20210630Rvs39 Programmabegroting 2022 en de meerjarenraming 2023-2025 BEL Combinatie voor zienswijze BIJLAGE progr begr
Tekst van het document
PROGRAMMABEGROTING 2022 MEERJARENRAMING 2023 - 2025
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 2 van 61
BEL Combinatie
Dhr. N. Mol
Mw. E. Ruizeveld de Winter
Voorzitter
Secretaris
Vastgesteld in de vergadering van het Bestuur van de BEL Combinatie op 4 mei 2021
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 3 van 61
BEL Combinatie
Dit is een uitgave van de BEL Combinatie Datum: Zuidersingel 5 3755 AZ Eemnes Postbus 71 3755 ZH Eemnes Tel. 14 035 info@belcombinatie.nl
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 4 van 61
BEL Combinatie
INHOUDSOPGAVE AANBIEDING .............................................................................................................................7 UITGANGSPUNTEN ...................................................................................................................9 LEESWIJZER.............................................................................................................................11 BEL COMBINATIE.....................................................................................................................13 PROGRAMMA'S ......................................................................................................................14 ORGANISATIEONTWIKKELING/HRM...............................................................................................14 FINANCIËN......................................................................................................................................17 INFORMATIE EN ICT........................................................................................................................19 BEDRIJFSONDERSTEUNING ............................................................................................................21 OVERIGE DIENSTVERLENING ..........................................................................................................22
PARAGRAFEN..........................................................................................................................24 PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING .....................................................................................................24 PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING....................................................26 Algemeen.......................................................................................................................................26 Beleid inzake weerstandscapaciteit en de risico’s.........................................................................26 Inventarisatie van de weerstandscapaciteit..................................................................................28 Inventarisatie van de risico’s .........................................................................................................29 Financiële kengetallen...................................................................................................................31 PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN...........................................................................33 PARAGRAAF FINANCIERING ...........................................................................................................34
Algemeen.......................................................................................................................................34 Financiering en Rente....................................................................................................................34 OVERIGE PARAGRAFEN ..................................................................................................................37 FINANCIËLE ONTWIKKELINGEN BEGROTING 2022 ...................................................................38 ONTWIKKELING MEERJARENPERSPECTIEF .....................................................................................38 ONTWIKKELINGEN GEMEENTELIJKE BIJDRAGE BEL-GEMEENTEN .............................................40 ALGEMENE ONTWIKKELING GEMEENTELIJKE BIJDRAGE 2022 – 2025...........................................40 ONTWIKKELING GEMEENTELIJKE BIJDRAGEN ................................................................................41 FINANCIËLE BEGROTING..........................................................................................................44 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ...............................................................................................44 Meerjarenbegroting 2022 – 2025 per programma .......................................................................45 Meerjarenbegroting 2022 – 2025 per
kostencategorie ...............................................................46 Toelichting baten en lasten ...........................................................................................................47 Overhead .......................................................................................................................................49 Incidentele baten en lasten ...........................................................................................................50 Structurele mutaties reserves .......................................................................................................51 Structureel en reëel evenwicht .....................................................................................................51 UITEENZETTING FINANCIËLE POSITIE .............................................................................................52 Geprognosticeerde begin- en eindbalans......................................................................................52 Toelichting geprognosticeerde balans...........................................................................................52
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 5 van 61
BEL Combinatie
Investeringsplanning 2022- 2025 ..................................................................................................54 Staat van reserves .........................................................................................................................55 EMU-saldo .....................................................................................................................................56 BIJLAGEN ................................................................................................................................57 BIJLAGE I: BEREKENING FINANCIËLE KENGETALLEN ......................................................................57 BIJLAGE II: BATEN EN LATEN PER TAAKVELD..................................................................................59 LIJST VAN TABELLEN EN FIGUREN............................................................................................61
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 6 van 61
BEL Combinatie
AANBIEDING Voor u ligt de programmabegroting 2022 en de meerjarenraming 2023-2025 van de BEL Combinatie. De BEL Combinatie is de gemeenschappelijke regeling waarin het ambtelijk apparaat van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren is ondergebracht met een focus op een goede dienstverlening aan onze inwoners en aan de drie gemeenten als opdrachtgever. Wij sluiten aan bij de (maatschappelijke) opgaven van de drie gemeenten in richten onze organisatie op een zo efficiënt mogelijke wijze in. Financiële ontwikkelingen De financiële ontwikkelingen in de programmabegroting vloeien voornamelijk voort uit de kaderbrief 2022. In de kaderbrief 2022 zijn naast de autonome ontwikkelingen ook de gevolgen van Covid-19, het hybride werken, uitbesteden van de belastingtaken en de actualisatie van de kapitaallasten verwerkt. Op organisatieniveau zijn er een aantal ontwikkelingen die reeds in gang gezet zijn of die we nog in gang willen zetten, die worden hieronder benoemd. Voor één ontwikkeling (versterking van de leiding bij team OR/RO) vragen wij de gemeenteraden in 2022 een incidentele bijdrage. Werken in regie De colleges en gemeenteraden hebben aangegeven dat zij ook voor de komende jaren de BEL Combinatie robuust en toekomstbestendig willen vormgeven. Werken in regie is hierbij een belangrijk uitgangspunt.
In 2021 wordt de visie op regie uitgewerkt, in 2022 en in de daaropvolgende jaren zullen we de inrichting van de organisatie vorm gaan geven. Evaluatierapport WagenaarHoes & benchmark In 2020 heeft WagenaarHoes de evaluatie van het BEL model afgerond en heeft Berenschot de benchmarkrapportage opgeleverd. Uit beide rapportages komen conclusies en aanbevelingen die we op diverse manieren ter hand genomen hebben. In de tweede begrotingswijziging 2021 zijn bezuinigingen en investeringen opgenomen die in lijn liggen met de uitkomsten van de benchmark. Het overgrote deel van de aanbevelingen van WagenaarHoes zijn in 2020 en 2021 ter hand genomen (bedrijfsvoeringsorganisatie, algemeen directeur / secretaris, verbetering bedrijfsvoering, formatie op orde brengen). Ten aanzien van het advies om twee teams (OR/RO en Control & Finance) te splitsen is eerst een aanvullend advies gevraagd. Op basis hiervan is besloten bij één van de teams tot splitsing over te gaan (OR/RO) en bij het andere team (Control & Finance) niet. Een belangrijke reden voor dit besluit is de uitbesteding van de belastingtaken en de vermindering van formatie en het aantal taakgebieden die dit oplevert. Voorts wordt er bij C&F gewerkt aan een tweejarig verbeterprogramma Duidelijkheid & Aandacht. De splitsing van het team OR/RO willen we wel doorzetten, om zo de opdrachtnemende rol van de BEL Combinatie te versterken.
Deze extra kosten kunnen in de beleidsarme begroting 2022 niet zelf opvangen, maar wel met ingang van de begroting 2023. Voor 2022 vragen we dus een incidentele bijdrage voor de extra teamleider. Het advies om (bestuurs)adviseurs terug te brengen voor de gemeentebesturen is ook overgenomen. In deze begroting wordt hiervoor een concreet voorstel gedaan.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 7 van 61
BEL Combinatie
Covid-19 & hybride werken De afgelopen 1,5 jaar heeft in het teken gestaan van Covid-19 en ook het komende half jaar zal dit nog spelen. Wij verwachten in 2022 hier geen additionele investeringen voor te hoeven doen maar zien wel dat covid-19 een versnelling heeft gebracht in het denken over de manier van werken. Het overgrote deel van ons personeel werkt al ruim een jaar thuis en uit een enquête gehouden onder ons personeel blijkt dat 75% van de ondervraagden (N=118) ook in de toekomst de helft of meer van hun werktijd thuis willen werken. Wij zijn bezig met een plan om het gebouw ook dienovereenkomstig in te richten en onze medewerkers zodanig te equiperen dat zij conform Arbonorm thuis kunnen werken. Bedrijfsvoering Het verbeteren van de bedrijfsvoering vraagt aandacht, ook nog in 2022. We hebben goede stappen gezet met het opstellen van de DVO en het maken van kwartaalrapportages over de uitvoering van de DVO. In 2021 wordt de verplichtingenadministratie ingericht en is de factuurafhandeling volledig gedigitaliseerd. 2022 staat in het teken van verdere ontwikkeling en het borgen van de reeds gemaakte afspraken. Gemeenteraden 2022 is een bijzonder jaar, een jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen zorgen voor nieuwe samenstelling van de gemeenteraden en de colleges.
Vanuit de BEL Combinatie worden de overdrachtsdossiers samengesteld en wij zullen in 2022 opnieuw een informatiebijeenkomst houden voor de nieuwe college en raadsleden zodat ook zij weten waarvoor ze bij ons terecht kunnen. Ook willen we opnieuw diverse informatiebijeenkomsten met de BEL gemeenteraden houden om hen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in de organisatie en op diverse beleidsterreinen. Tot slot Ook in 2022 voorzien we weer veel ontwikkelingen op het maatschappelijke vlak en binnen onze organisatie. Een robuuste toekomstbestendige organisatie vraagt om samenwerking van alle spelers binnen het BEL-model, goede onderlinge afspraken en gedeelde prioriteiten. Daar gaan wij ons, ook in 2022, samen met de nieuwe raden en colleges voor inzetten. Alleen op deze manier kunnen we, binnen de gestelde financiële kaders, succesvol uitvoering geven aan de diverse (maatschappelijke) opgaven.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 8 van 61
BEL Combinatie
UITGANGSPUNTEN Bij het opstellen van de begroting zijn de uitgangspunten van de kaderbrief 2022 gehanteerd. Naast de diverse ontwikkelingen die wij in onze organisatie oppakken (deze worden benoemd onder de programma's), werden in de Kaderbrief 2022 ook een vijftal uitgangspunten voor de begroting 2022 aangegeven: -
Covid-19 en gevolgen voor de organisatie. Hybride werken. Uitbesteding belastingtaken. Actualisatie kapitaallasten o.b.v. Jaarrekening 2020. Autonome ontwikkelingen.
Covid-19 en gevolgen voor de organisatie In het jaar 2022 verwachten we voor Covid-19 geen intensieve inzet van onze organisatie. Wel verwachten we dat de reeds bestaande crisisorganisatie met een integraal ambtelijk crisisteam en bestuurlijk beleidsteam nog operationeel is. Op dit moment, met de kennis van nu, schatten we in dat de consequenties voor onze organisatie en bedrijfsvoering te overzien zijn. Indien de situatie met betrekking tot Covid-19 meer van onze medewerkers en bedrijfsvoering vraagt, zijn wij voornemens om een beroep te doen op de middelen die de gemeenten ontvangen in de Algemene Uitkering ter compensatie van kosten gemaakt als gevolg van Covid-19, ervan uitgaande dat dit het geval is. Hybride werken Het afgelopen jaar hebben we versneld ervaring opgedaan met digitaal vergaderen, thuiswerken en is de noodzaak om steeds op kantoor aanwezig te zijn minder vanzelfsprekend. Het gebouw en de inventaris gaan inmiddels bijna 12 jaar mee. We hebben bij aanvang bewust gekozen voor kwaliteit in plaats van laagste prijs en dat heeft zich uitbetaald. Ook nu nog zien de balies en publiekshal er representatief en modern uit. Echter na 12 jaar zijn er ook wensen om te investeren, zo zijn op basis van arbo-eisen de bureaustoelen aan vervanging toe.
Het inrichten van flexplekken vergt ook een investering (denk aan elektrisch verstelbare bureaus) en het digitaal vergaderen is niet meer weg te denken en zal ook binnen het gebouw gefaciliteerd moeten worden. Per stuk kleine investeringen, echter omdat we ruim 200 medewerkers hebben telt dat wel op tot een fors bedrag. Door wederom de kwaliteit voorop te stellen kunnen we die investering in 10 jaar afschrijven. In de begroting nemen we een investeringsbedrag van € 120.000 op, met een jaarlijkse annuïteit van € 12.670. Uitbesteding belastingtaken In 2020 namen de drie colleges een voorgenomen besluit over de partij waaraan zij de belastingtaken willen uitbesteden. Blaricum en Laren kozen voor de gemeente Huizen, Eemnes voor de gemeente Baarn. De uitbesteding verloopt daarom op twee externe sporen. Het proces doorlopen we zoveel als mogelijk op dezelfde manier. We houden één gezamenlijk moment van uitbesteden aan: 1 januari 2022.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 9 van 61
BEL Combinatie
In het tweede kwartaal van 2021 wordt de verkenningsfase van de overdracht belastingtaken afgerond. In deze fase wordt een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd met als resultaat een principe besluit van de deelnemende besturen (Blaricum, Laren, Huizen & Baarn, Eemnes) om al dan niet door te gaan met de samenwerking. Op basis van dit besluit wordt de verdere overdracht vormgegeven en wordt gedefinieerd welke formatie er binnen de BEL Combinatie achter zal blijven om de regie op beide verbonden partijen te faciliteren. De kosten en baten hiervan konden we daarom nog niet opnemen in de Kaderbrief. Het risico bestaat dat de uitbesteding later plaatsvindt. In dit geval zullen incidentele middelen in 2022 nodig zijn om de belastingtaken binnen de BEL Combinatie te kunnen blijven uitvoeren. Het is echter te prematuur om een budget hiervoor aan te vragen en we doen dit pas als deze situatie zich voordoet. Actualisatie kapitaallasten o.b.v. jaarrekening 2020 Op basis van de jaarrekening 2020 van de BEL Combinatie zullen de kapitaallasten opnieuw worden bepaald in de begroting 2022. Daarbij zal ook rekening worden gehouden met de Notitie Rente van de Commissie BBV. We verwachten dat deze actualisatie geen noemenswaardige invloed zal hebben op de meerjarige gemeentelijke bijdrage in de begroting. Autonome ontwikkelingen a.
Cao gemeenten Bij het opstellen van de kaderbrief is er voor 2021 nog geen nieuwe cao afgesloten. De VNG en vakbonden zijn in onderhandeling over een nieuwe CAO. Door de huidige financiële onzekerheid stellen de werkgevers voor om in 2021 een pauze in te lassen in de structurele salarisverhogingen. De bonden hebben een looneis neergelegd van 3,5%. Omdat de CAO en premiebedragen nog niet bekend zijn is voor de bepaling van de loonaanpassing gebruik gemaakt van het indexcijfer “prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers” van het CPB. Deze bedraagt 1,9%#. b. Pensioenpremies 2021 Het ABP verhoogt de pensioenpremies in 2021 met 1,0 %. Van deze verhoging komt 70% voor rekening van de werkgever. Conform bestendige gedragslijn begroten we alleen de werkelijke verhoging van de pensioenpremies. We nemen geen stelpost op voor mogelijk een verdere toekomstige stijging van de premies in 2022. c. Consumentenprijsindex 2022 De consumentenprijsindex (CPI) is de maatstaf waarmee we jaarlijks inflatie meten. Om de CPI voor 2022 te bepalen is gebruik gemaakt van gegevens van het Centraal Plan Bureau en het Centraal Bureau voor de Statistiek. Op basis van de Macro Economische Verkenning 2021 is de CPI 1,6%. De inflatiecorrectie is bepaald op basis van de materiële budgetten.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 10 van 61
BEL Combinatie
LEESWIJZER De begroting 2022 bestaat uit: het algemene beleid van de BEL Combinatie, het programmaplan, de paragrafen, de financiële ontwikkelingen, de ontwikkelingen gemeentelijke bijdrage voor de BELgemeenten, de financiële begroting en de bijlagen. Tenzij anders vermeld zijn alle bedragen in euro’s en afgerond op hele getallen. Door deze afronding kan een optelverschil ontstaan. Duiding ‘resultaat’ in de financiële tabellen: Bedrag +:
resultaat is negatief (verlies)
méér uitgaven of minder inkomsten dan begroot
Bedrag - :
resultaat is positief (winst)
minder uitgaven of méér inkomsten dan begroot
Hieronder worden de verschillende onderdelen van de programmabegroting kort beschreven. BEL Combinatie Hier wordt kort de doelstelling, missie, visie en kernwaarden van de BEL Combinatie beschreven. Daarnaast zijn de relevante beleidskaders weergegeven. Programma’s In het programmaplan staan de programma’s, waarbij per programma de doelstellingen beschreven zijn evenals de wijze waarop deze doelstellingen verwezenlijkt zullen worden. Paragrafen In de paragrafen worden de onderwerpen behandeld die van belang zijn voor het inzicht in de financiële positie van de BEL Combinatie. De voorgeschreven paragrafen betreffen: bedrijfsvoering, weerstandvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen en financiering. De paragrafen verbonden partijen, grondbeleid en lokale heffingen zijn voor de BEL Combinatie niet van toepassing. Financiële ontwikkelingen begroting 2022 In dit hoofdstuk staan de financiële ontwikkelingen voor de begroting 2022. Ontwikkelingen gemeentelijke bijdrage BEL-gemeenten Dit hoofdstuk toont het effect van de financiële ontwikkelingen bij de BEL Combinatie op de financiële bijdrage van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren aan de gemeenschappelijke regeling.
Financiële begroting Samen met het overzicht van baten en lasten is de ‘financiële begroting’ het deel van de begroting dat de basis vormt voor de controle van de rechtmatigheid en het oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening door de accountant. Dit onderdeel bestaat uit de meerjarige geprognosticeerde balans, de investeringsplanning, een overzicht van reserves en tot slot het overzicht van het EMUsaldo.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 11 van 61
BEL Combinatie
Bijlagen De bijlagen bestaan uit de berekening van de financiële kengetallen en het overzicht van de taakvelden
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 12 van 61
BEL Combinatie
BEL COMBINATIE De doelstelling voor de BEL Combinatie is het leveren van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering van de door de deelnemende gemeenten opgedragen taken. Missie:
het professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming. Hier zit in dat we werknemers willen die voor die opdrachtgevers kunnen werken; het leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening; door samenwerking meer efficiëntie, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van de ‘couleur locale’ (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten; (bestuurlijke) innovatie; een wendbare en weerbare organisatie die soepel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen.
Visie: “Wij staan als professionals voor eigenaarschap en commitment van de uitvoering van de gemeentelijke vraagstukken. De BEL Combinatie is de werkorganisatie van drie gemeenten met elk een eigen bestuur. Wij leveren klantgerichte, zelfbewuste, flexibele en professionele dienstverlening aan de bestuurders en inwoners van de drie BEL-gemeenten en aan onze collega’s. Wij stellen ons ondernemend op, en richten ons op de vraag en het resultaat. Wij leggen verantwoording af en gebruiken de feedback van onze klanten om het nog beter te doen.”
Kernwaarden: Publiek Ondernemerschap: wij zijn flexibel. We zien wat inwoners en bestuurders nodig hebben en we zijn in staat om dat te leveren. We kijken vooruit en houden rekening met toekomstige ontwikkelingen. Hierin liggen kansen en geen bedreigingen. Openheid: we spreken collega’s aan op wat we van ze nodig hebben. Dat doen we professioneel, met oog voor de relatie en het resultaat. We kunnen onze opdrachtgevers en gesprekspartners (inwoners, ondernemers, vertegenwoordigers van instellingen) vanuit onze professionele houding aanspreken op wat wij van ze nodig hebben en wat zij van ons mogen verwachten. Professionaliteit: iedere medewerker kent zijn sterke kanten en hij kent ook zijn minder sterke kanten. We vertrouwen op elkaars kwaliteit. We kennen onze rol als zakelijke dienstverlener. Vanuit die rol benaderen wij onze opdrachtgevers en inwoners et cetera. Samenwerking: we hebben elkaar nodig om tot een beter resultaat te komen. We staan open voor elkaar en houden rekening met elkaars belangen. We zijn in staat om de juiste partijen bij elkaar te brengen om met behulp van elkaars expertise het beste resultaat te bereiken.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 13 van 61
BEL Combinatie
PROGRAMMA'S ORGANISATIEONTWIKKELING/HRM De BEL-organisatie ontwikkelt zich continue. Eén van de pijlers van de organisatievisie is: het zijn van een wendbare en flexibele organisatie die kan inspelen op de maatschappelijke context en de vragen van onze drie opdrachtgevers. Onze medewerkers zijn hierin cruciaal zij zijn het kapitaal van onze organisatie.
Versterking BEL model Niet alleen de BEL-organisatie ontwikkelt zich continue, dat geldt ook voor het BEL-model. In 2020 bracht WagenaarHoes een evaluatierapport uit over de werking van het BEL-model. Het rapport bevatte een zestal conclusies en aanbevelingen die grotendeels in 2020 opvolging hebben gekregen. Onder andere door de wijziging van de topstructuur (algemeen directeur & gemeentesecretarissen), de wijziging van de gemeenschappelijke regeling (bedrijfsvoeringsorganisatie) en het realiseren van een verbeterplan voor de bedrijfsvoering. Het bedrijfsvoeringsoverleg is geïntroduceerd waarin integraal sturing wordt gegeven aan deze verbeteropgave. In 2022 geven we de versterking van het BEL-model verder vorm (conform advies WagenaarHoes) door de strategische advisering van het bestuur te verbeteren. De strategische advisering van de colleges is voor een groot deel verbeterd door de gemeentesecretarissen hun rol als bestuursadviseur fulltime in te vullen. WagenaarHoes gaf verder aan om extra bestuursadvies per college te organiseren en deze binnen de BEL te plaatsen.
Onder aansturing van de algemeen directeur wordt een klein stafteam geformeerd specifiek voor tactisch/strategische ondersteuning van de vier besturen (BEL en gemeentebestuur) maar ook voor bijvoorbeeld ondersteuning op het gebied van raadsvragen, moties, amendementen en het versterken van het opdrachtgeven / opdrachtnemen. Resultaat hiervan is dat de strategische opgaven beter opgepakt worden en het bestuur meer in regie komt van de opgaven waarvoor zij staat. Deze verbetering wordt budgetneutraal gerealiseerd.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 14 van 61
BEL Combinatie
Verkleinen span of control & support team Control & Finance en team OR/RO WagenaarHoes geeft in de evaluatie aan dat bij de teams van Control & Finance en OR/RO de span of control te groot is en dat de span of support derhalve te gering is. In 2020 hebben wij een verdieping laten uitvoeren op dit advies. Door het uitplaatsen van de belastingtaken en de publiekrechtelijke vorderingen (innen) wordt de span of control van de teamleider Control & Finance per 1 januari 2022 verminderd. Er is niet gekozen om bij team Control & Finance met twee leidinggevenden verder te gaan. Gekozen is om verder te gaan met één leidinggevende en een senior medewerker bij de administratie die, als rechterhand van de teamleider, sturing kan geven aan het juist uitvoeren van de werkprocessen en medewerkers kan coachen op de inhoud. Bij team OR/RO bevestigt het verdiepende rapport de conclusie van WagenaarHoes dat de span of control te groot is en de span of support te gering. Ook hebben we nog een aantal aanvullende adviezen gekregen op het gebied van de bedrijfsvoering (DVO, projectmatig werken, rapportages) en ambtelijk / bestuurlijke samenwerking (opdracht geven/opdracht nemen, tactisch strategisch bestuursadvies, DVO). Gelet op de adviezen is besloten om het team OR/RO te splitsen en een extra teamleider binnen de organisatie te plaatsen. Dit vraagt een extra investering op jaarbasis van € 115.212.
Voor 2022 kan deze niet binnen de begroting van de BEL Combinatie gerealiseerd worden. Vanaf 2023 kan deze investering wel binnen de eigen begroting gerealiseerd worden (uit de stelpost kwaliteitsverhogende maatregelen). Regie organisatie Het bestuur van de BEL Combinatie heeft de directeur de opdracht gegeven om in 2021 een visie uit te werken van de BEL Combinatie als regie organisatie. Het bestuur wil hiermee voor de komende jaren een nieuw perspectief schetsen voor de medewerkers en bestuurders. Het uitgangspunt is dat wij een organisatie willen zijn die faciliterend en voorwaardenscheppend is en die daarmee de zelfredzaamheid van inwoners stimuleert. De visie wordt in 2021 uitgewerkt waarna de uitvoering ter hand genomen wordt. Het is een meerjarig project waarbij we per jaar kijken welke stappen we kunnen zetten binnen de hiervoor door de gemeenten beschikbaar gestelde middelen. Werken in regie vraagt ook een cultuuromslag binnen de organisatie. We gaan minder zelf doen en laten meer aan andere (markt) partijen over. Medewerkers zullen dus meer als opdrachtgevers gaan gedragen. Aan de voorkant moet helderheid zijn over de gevraagde prestaties en de beschikbare middelen en aan de achterkant vindt controle plaats op beide onderdelen. Dat vraagt andere competenties van mensen dan als de werkzaamheden zelf uitgevoerd worden.
In 2022 heeft deze ontwikkeling een belangrijke plek in ons opleidingsbeleid. Anders werken/hybride werken Al voor de COVID-periode constateerden we dat het BEL-kantoor aan de krappe kant is om alle medewerkers en inhuurkrachten te huisvesten. Om hiervoor tot een goede oplossing te komen, alsook een antwoord te geven op het vraagstuk “Wat wordt de nieuwe manier van werken na de Coronacrisis?”, ontwikkelen we in 2021 visie op het anders werken. In deze visie gaan we er van uit dat we in de toekomst niet meer 100% van onze werktijd op kantoor zullen werken. Om de wensen en ideeën van onze medewerkers op dit gebied van het anders werken te inventariseren voeren we in 2021 een onderzoek uit van BMC. Zo willen we draagvlak voor de nieuwe visie creëren en de mogelijkheid verhogen om het te implementeren. Het anders werken biedt kansen om zowel de werkomgeving als onze werkwijzen te verbeteren. Stappen die we daarin zetten dragen in onze beleving ook bij aan een aantrekkelijker werkgeverschap. De uitvoering wordt over meerdere jaren
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 15 van 61
BEL Combinatie
verspreid en in behapbare deelprojecten opgesplitst, zodat zichtbare resultaten worden behaald in het pad van A naar B. Medewerkers Al vanaf de start van de BEL Combinatie zien we dat onze organisatie een aantrekkingskracht heeft voor nieuwe medewerkers maar dat de BEL Combinatie ook een springplank is naar andere organisaties. Persoonlijke ontwikkeling is een groot goed in onze organisatie en wij faciliteren dit door het voeren van ‘het goede gesprek’, elkaar van feedback te voorzien, opleiden en ontwikkelen en het werken aan duurzame inzetbaarheid. Tegelijkertijd constateren we dat flexibiliteit op het gebied van personeel belangrijk is. Mensen willen niet jaren dezelfde baan of jaren voor dezelfde werkgever blijven werken. Deze ‘job rotation’ is heel normaal. Dat betekent dat wij als organisatie hier ook op in moeten spelen. Doorstroommogelijkheden zijn belangrijk, ook flexibel belonen en het introduceren van ‘anders werken’. Daarbij accepteren we dat uitstroom heel normaal is. Ook in 2022 blijven we inzetten op het werkgeluk van onze medewerkers en het hieraan gekoppelde goede werkgeverschap. Medewerkertevredenheidsonderzoek Het is al geruime tijd geleden dat er binnen de BEL Combinatie een medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) uitgevoerd is. Het stond al enige tijd op de planning, vanwege corona is het de afgelopen 2 jaar niet uitgevoerd.
In 2022 willen wij wel een MTO gaan uitvoeren en we ramen hiervoor € 10.000 binnen de begroting van de BEL Combinatie.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 16 van 61
BEL Combinatie
FINANCIËN In 2020 is het plan ‘Duidelijkheid & Aandacht’ ontwikkeld waarmee we sturing geven aan de verbetering van de bedrijfsvoering. Dit projectplan richt zich op de onderdelen: financiële basis op orde, procesbeheersing en kwaliteitszorg, de gewijzigde invulling van de opdrachtgeversrol (na wijziging van het BEL-model). Ook de instrumenten die daarvoor nodig zijn uit het oogpunt van beheersing, sturing en borging komen aan bod. Daarbij wordt de focus gelegd op het op orde brengen en in control zijn/komen op financieel gebied en het doelmatig realiseren van de maatschappelijke opgaven, verdeeld over de volgende thema’s: 1. Financiële basis op orde: beheer en sturing organisatie: a. Dienstverleningsovereenkomst (DVO): opstellen en monitoren via periodieke voortgangsrapportages en voortgangsgesprekken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Waar mogelijk het vereenvoudigen van de opzet van de DVO waardoor de sturing en de monitoring verder kan worden verbeterd. b. Financieel beheer optimaliseren en efficiënter inrichten van de financiële administratie (waaronder maandafsluitingen, periodieke voortgangsrapportages en het voeren van een verplichtingenadministratie). c. Anders en slimmer organiseren van de financiële advisering en ondersteuning van de organisatie (teams) enerzijds en de gemeenten en de BEL combinatie anderzijds.
Daarbij worden alle taken duidelijk belegd bij vaste aanspreekpunten (eigenaarschap). d. Opvolgen aanbevelingen van de externe accountant en vanuit de verbijzonderde interne controle. Een verhoudingsgewijs groot aandeel van de formatie van Control & Finance bestond uit een schil van medewerkers die flexibel wordt ingehuurd. Dit trekt een grote wissel op zowel de vaste bezetting als ook op de continuïteit van de bedrijfsvoering. In 2021 zijn diverse vacatures ingevuld door vaste medewerkers en we verwachten de externe inhuur in 2022 zoveel als mogelijk te kunnen beperken. 2. Procesbeheersing en kwaliteitszorg (verbeteren en borgen): a. Goed implementeren en borgen van nieuwe werkwijzen/methoden, invoeren van nieuwe applicaties voor de medewerkers (instructie, opleiden, helpdesk, etc.): met name vanuit programma digitalisering (informatie en ICT). b. Processen optimaliseren, met prioriteit voor risicovolle processen met grote impact, processen waar nog veel efficiencywinst is te behalen. 3. Besturen/opdrachtgevers: a. Realiseren collegeprogramma’s: gebruik van het instrument integrale bestuurlijke (meerjaren)planning en projectplanning. Aandacht voor prioritering, samenhang met DVO – beschikbare capaciteit, sturing en bewaking van de uitvoering. b. Opdrachtgeven – opdrachtnemen (OGON: optimaliseren invulling goed opdrachtgeverschap versus opdrachtnemerschap). c.
Projectmatig werken borgen: inclusief projectcontrol en risicomanagement. d. Kwaliteit verbeteren van extern schriftelijk communiceren.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 17 van 61
BEL Combinatie
Deze ontwikkelpunten realiseren we niet in één jaar. Het is een meerjarige ontwikkeling die gestart is in 2021 en die in 2022 en 2023 ook verder vormgegeven én geborgd wordt. Uitbesteding belastingtaken Het jaar 2021 staat in het teken van de voorbereidingen op de uitbesteding van de gemeentelijke belastingtaken en de bestuurlijke vorderingen naar Huizen en Baarn met ingang van 1 januari 2022. ANG begeleidt de BEL Combinatie bij het in- en outsourcingstraject. De regiefunctie, die met ingang van 2022 nodig is voor de verbinding tussen de BEL Combinatie en de uitvoerende partijen, wordt ook dit jaar uitgewerkt. Per 1 januari 2022 wordt het geïmplementeerd en opgenomen in ons formatie overzicht. Bij het opstellen van de begroting van de BEL Combinatie heeft de definitieve besluitvorming over de uitbesteding van de belastingtaken nog niet plaatsgevonden. De structurele en incidentele kosten voor de uitbesteding van de belastingtaken zijn ook nog niet duidelijk. De financiële consequenties voor de BEL begroting zijn daarom nog niet in deze begroting verwerkt. Bezuinigingen De meerjarige bezuinigingsopgave van gemeenten Laren en Eemnes zorgt ook dat de BEL Combinatie met een bezuinigingsopgave geconfronteerd wordt. We hebben aan de bezuinigingsopgave invulling gegeven en deze in meerjarig perspectief in de BEL begroting van 2021 – 2024 verwerkt.
De besparingen worden in onderstaand overzicht weergegeven.
2021
Overeengekomen taakstellende bezuiniging BEL Combinatie
2022
2023
2024
-54.422 -134.779 -281.449 -385.793
Tabel 1 taakstellende bezuiniging Bel Combinatie
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 18 van 61
BEL Combinatie
INFORMATIE EN ICT De laatste jaren zijn al de nodige maatregelen genomen om de informatiebeveiliging en privacy te verbeteren. De stand van zaken van de informatiebeveiliging wordt jaarlijks doorgelicht en verbetermaatregelen worden, na goedkeuring door de colleges van B&W en het BEL Bestuur, doorgevoerd. Als basis houden we hierbij de landelijk, door de VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) aan.
In 2021-2022 zullen we meer bewustwordingsactiviteiten uitvoeren. Hiervoor zoeken we speciale trainingen uit die iedere medewerker digitaal kan volgen en sluiten we aan bij het on boarding proces voor nieuwe medewerkers. Tijdens de on boarding ontvangen nieuwe medewerkers dan informatie over ons informatieveiligheid en privacybeleid. Door de werving van een privacy officer / ENSIA coördinator, zullen we kunnen voldoen aan de vereisten uit de Baseline Informatieveiligheid Overheidseisen (BIO) en de AVG. De plannen van aanpak voor de BRP, BIO en AVG-Privacy, die opgesteld zijn uit de ENSIA verantwoordingsrapportages 2020, kunnen tot uitvoering komen wanneer deze functionaris is aangenomen en is ingewerkt. Digitalisering Digitalisering is gericht op het verbeteren van de externe dienstverlening. Dankzij digitalisering kunnen inwoners en ondernemers tijd- en plaatsonafhankelijk informatie ontvangen. Het is hierdoor mogelijk om dienstverleningsprocessen van (of via) de gemeenten in gang te zetten en te volgen. Inwoners en ondernemers krijgen inzage in de eigen gegevens en lopende processen. De BEL Combinatie heeft de basis op orde en gaat in 2021-2022 door met de uitbreiding van de eformulieren en het ontsluiten van de Persoonlijke Internet Pagina (PIP). Via de PIP kunnen inwoners hun zaken zelf volgen.
Er wordt een nieuw informatiesysteem voor het KCC geïmplementeerd, waarmee inzichtelijker wordt op welke manier onze inwoners de dienstverlening afnemen. Hiermee kunnen we beter bijsturen op de wensen van de inwoners (o.a. welke kanaalsturing passen we toe afhankelijk van de vraag). BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 19 van 61
BEL Combinatie
Nieuwe wetgeving openbare overheid (woo) Het doel van de Woo is om overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. In het programma I en ICT worden basisinrichtingen gemaakt die zorgen dat we betrouwbaar, transparant en gericht op samenwerking met onze partners zijn. We willen open en transparant zijn naar de raad en inwoners. Met een goede inrichting kunnen we dat realiseren. In 2021 – 2022 zullen we meer informatie openbaar ontsluiten. Zo zullen we onder andere de PIP verder vormgeven, zodat inwoners hun zaakmeldingen kunnen volgen via deze site. Omgevingswet 2022 De Omgevingswet is qua implementatie uitgesteld tot 1 januari 2022. De BEL Combinatie heeft de technische componenten op orde en sluit aan op de ontwikkelingen van het programma Omgevingswet BEL Combinatie. Aanpassingen/vervangingen applicatielandschap en beheer Veel contracten lopen in de periode 2021-2024 af. We brengen de bedrijfsrisico’s voor vervangingstrajecten in kaart en werken een strategie uit, waarmee vervanging van het applicatielandschap en het beheer ervan tot een minimum wordt beperkt. Hierdoor kan er geen uitval van bedrijfsprocessen plaatsvinden.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 20 van 61
BEL Combinatie
BEDRIJFSONDERSTEUNING In 2022 richt Bedrijfsondersteuning zich met name op verdere professionalisering. Op deze manier kan op een nog effectievere en efficiëntere manier ingespeeld worden de (toekomstige) behoeften van de organisatie. Naar verwachting vragen de volgende projecten en thema's de nodige aandacht in 2022. Facilitaire zaken Op het gebied van facilitaire zaken zal vooral de verdere implementatie van het anders werken op de agenda staan. Een deel van onze inventaris (bureaus en stoelen) is afgeschreven en zal vervangen worden. De huidige vaste bureaus worden gedeeltelijk vervangen door hoog-laag bureaus die het mogelijk maken dat verschillende mensen volgens de Arbonorm aan hetzelfde bureau kunnen werken.
Inkoop & aanbesteding Op het gebied van inkoop zal de aandacht uitgaan naar de begeleiding van de aanbestedingen en het nog beter inbedden van het hernieuwde inkoopbeleid. Gegevensbeheer In het kader van de samenwerking op belastingtaken met Huizen en Baarn is ook gekeken naar samenwerking op het gebied van gegevensbeheer. De logica hiervan is de ‘samenhangende objectregistraties (SOR)’ die naar verwachting in 2024 een wettelijke eis worden. We zullen de komende jaren kijken hoe we dit samen met Huizen en Baarn vorm kunnen geven. Totdat de SOR een feit is, zullen we moeten zorgen voor juiste en tijdige gegevensuitwisseling. Dit is van groot belang voor het goed uitvoeren van de belastingtaken. Datagedreven werken zal vanuit informatiemanagement een belangrijk thema zijn, niet in de laatste plaats om onze bedrijfsvoering verder te professionaliseren. Het gebruik van GEO-informatie zal hierin een belangrijke rol spelen.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 21 van 61
BEL Combinatie
OVERIGE DIENSTVERLENING De BEL Combinatie is primair een dienstverlenende organisatie voor de inwoners en bedrijven van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Contact met inwoners en bedrijven is de kerntaak van de BEL Combinatie. Het eerste contact verloopt in veel gevallen via de medewerkers van het team Publiek. Bij meer complexe zaken ondersteunen we de inwoners en bedrijven vanuit de vakafdelingen. Onder andere voor vragen rondom vergunningen, ruimtelijke plannen, openbaar groen, afval, onderwijs, sport, huisvesting, et cetera. Sommige zaken vragen persoonlijke dienstverlening, in andere gevallen wordt er steeds meer gebruik gemaakt van onze digitale informatievoorziening. Gemeenteraadsverkiezingen In 2022 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. De BEL Combinatie faciliteert niet alleen het stemmen in de drie gemeenten, wij faciliteren ook het opstellen van een overdrachtsdossier van de zittende wethouders voor de nieuwe wethouders. Daarbij zorgen we voor een introductie binnen de BEL organisatie en ondersteunen daar waar nodig bij het opstellen van de coalitie akkoorden en collegeprogramma’s. Gladheidsbestrijding De BEL Combinatie voert al jaren de gladheidsbestrijding uit voor de BEL-gemeenten. Het afgelopen jaar zijn er vele tonnen zout uitgereden over de wegen, fiets- en voetpaden.
Het uitvoeren van de gladheidsbestrijding wordt gezien als een parel in de dienstverlening voor de gemeenten. Gladheidsbestrijding is een zware en intensieve taak die tot 55 jarige leeftijd als onderdeel van het werk gezien kan worden en die daarna op vrijwillige basis vormgegeven wordt. Het vergrijzende personeelsbestand en de wens van de gemeenten om het aantal kilometers te strooien weg/fiets- en voetpad te vergroten, hebben gemaakt we moeten kijken naar de toekomstbestendigheid van de gladheidsbestrijding in eigen beheer. Het onderzoek stond al enige tijd op de rol maar is door omstandigheden niet uitgevoerd. In 2022 zal dit wel plaatsvinden.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 22 van 61
BEL Combinatie
Omgevingswet Wederom staat het inwerkingtreden van de Omgevingswet ter discussie. Voor de zomer zal hier uitsluitsel over worden gegeven, vooralsnog gaan de voorbereidingen gewoon door zodat de BEL Combinatie klaar is op 1 januari 2022. In vervolg op het Contourendocument dat in elke gemeente wordt vastgesteld, wordt na de verkiezingen een start gemaakt met het opstellen van een gemeentelijke omgevingsvisie. Ook wordt in 2022 verder gewerkt aan het opstellen van een gemeentelijk omgevingsplan. Dat gebeurt door het definitief maken van een startnotitie en het Europees aanbesteden van de drie omgevingsplannen. Voor het bereiken van de doelstellingen van de Omgevingswet is meer nodig. De gewenste ontwikkeling vraagt niet alleen om het 'technisch' aanpassen van regels, processen en werkwijzen, maar ook om een verdergaande ontwikkeling van onder andere de cultuur, vaardigheden en het gedrag. Het is nodig om de organisatie verder te laten groeien in de wijze waarop de Omgevingswet wordt uitgevoerd. Deze ontwikkeling zal duurzaam aandacht vragen van zowel leidinggevenden als medewerkers. In januari 2021 is het programmaplan Implementatie Omgevingswet 2021, 2022 en 2023 door de raden van Blaricum, Eemnes en Laren vastgesteld. In de besluitvorming in de raden is besloten dat het geraamde budget voor 2022 in de gemeentelijke kadernota’s 2022 wordt meegenomen.
In de raming is er vanuit gegaan dat de benodigde uren in de dienstverleningsovereenkomst opgenomen worden. Bereikbaarheid Team publiek speelt een belangrijke rol in de bereikbaarheid van onze organisatie. Het telefonische informatiepunt, het klant contact centrum (KCC), is in de huidige omstandigheden een onmisbaar onderdeel voor de bereikbaarheid en vormt een belangrijke schakel in het werken op afstand. Vanuit de gemeenschap bemerkten wij als gevolg van corona een toename van het telefoon- en emailverkeer van ongeruste inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Het tijdig beantwoorden van vragen is een speerpunt geweest in het afgelopen jaar. Tegelijkertijd constateren we dat inwoners nog niet altijd tijdig teruggebeld worden of dat de wachttijd aan de telefoon lang is. Eind 2020 hebben we onze telefooncentrale vervangen, waarmee we ook onze telefonische dienstverlening de komende jaren verder verbeteren. De meetbaarheid van onze bereikbaarheid is en blijft een aandachtspunt. We zijn op weg naar meetbare servicenormen. We verwachten in 2021/2022 een meetplan op te leveren die we kunnen delen met onze gemeenteraden en inwoners.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 23 van 61
BEL Combinatie
PARAGRAFEN PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING In de programmaverantwoording is de stand van zaken van de uitvoering van het programma Bedrijfsvoering beschreven. Deze paragraaf bedrijfsvoering richt zich op formatie, opleidingsbudget en inhuur extern personeel. Formatie De totale formatie voor de BEL Combinatie in 2022 bedraagt 196,52 fte. De volgende tabel geeft een overzicht van het aantal fte’s per team. Formatieplan BEL Combinatie
Fte’s
Directie Vergunningen, handhaving, juridische zaken Communicatie/HRM Publiek Control & Financiën Ruimte ontwikkeling/ Openbare ruimte Maatschappelijke ontwikkeling Bedrijfsondersteuning Buitendienst
2,5 30,11 12,64 20,78 28,53 32,3 17,42 18,74 33,5
Formatieplan 2022
196,52
Tabel 2 Formatie BEL Combinatie 2022
Inhuur extern personeel De BEL Combinatie huurt extern personeel om drie verschillende redenen, namelijk ten behoeve van ziektevervanging, vacaturevervanging en projecten. Voor vacaturevervanging geldt dat dit moet plaatsvinden binnen de geplande loonsom. Deze inhuur wordt dus gedekt uit ontstane vacatureruimte. Voor ziektevervanging is het ‘inhuurbudget ziektevervanging’ ad €637.000 beschikbaar. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden die door de gemeenten beschikbaar worden gesteld. Opleidingsbudget Opleidingen en trainingen zijn essentiële instrumenten in de beoogde ontwikkeling van medewerkers en organisatie en in het duurzaam inzetbaar houden van medewerkers. Bovendien dragen ze in positieve zin bij aan de kwaliteit van de dienstverlening. Er zijn keuzes gemaakt over de besteding van de BEL-budgetten, waardoor voor opleidingen sinds 2021 nog € 295.000 beschikbaar is voor medewerkers om zich zowel persoonlijk als professioneel verder te ontwikkelen.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 24 van 61
BEL Combinatie
Invoering rechtmatigheidsverantwoording De verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen komt nog nadrukkelijker bij de gemeenten c.q. het bestuur van de BEL combinatie te liggen. Dat betekent dat we zelf door middel van een zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording inzicht moeten gaan geven in de mate van rechtmatig handelen, dan wel in de geconstateerde afwijkingen daarin. Daarmee komt dan het separate accountantsoordeel voor de financiële rechtmatigheid te vervallen. Het is nu nog niet duidelijk met ingang van welk jaar (2021 of 2022) deze nieuwe wet- en regelgeving zal worden ingevoerd. In 2021 gaan we ons voorbereiden op deze wijziging van verantwoordelijkheden, zodat we in 2022 in staat zullen zijn deze verantwoording te kunnen geven. Hiervoor zullen we extra capaciteit voor de (verbijzonderde) interne controle functie gaan vrijmaken.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 25 van 61
BEL Combinatie
PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING Algemeen Conform het BBV komt in deze paragraaf het beleid inzake de weerstandscapaciteit en de risico’s, de inventarisatie van de risico’s, de inventarisatie van de weerstandcapaciteit en tot slot de confrontatie van de risico’s met het beschikbaar weerstandsvermogen. Beleid inzake weerstandscapaciteit en de risico’s Risicomanagement en weerstandsvermogen Blaricum, Eemnes, Laren en BEL Combinatie”. Om de BEL Combinatie ruimte in de bedrijfsvoering te geven en tegelijk eventuele risico’s af te dekken heeft het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie in december 2015 de notitie Omvang Weerstandsvermogen vastgesteld. Kaders weerstandsvermogen In de notitie Omvang Weerstandsvermogen is bepaald dat voor de hoogte van het weerstandsvermogen een ondergrens van 2% van de omzet geldt. De BEL Combinatie kan in uitzonderlijke gevallen aanspraak maken op het weerstandsvermogen van de gemeenten, maar in beginsel is de BEL Combinatie eerst aansprakelijk voor tekorten in de exploitatie. Dit kan alleen wanneer het weerstandsvermogen van de BEL Combinatie niet toereikend blijkt. In geval van positieve rekeningresultaten van de BEL Combinatie mag dit aangevuld worden tot een maximum van 5% van de omzet. Cyclische aanpak Gekozen is voor een cyclische aanpak bij het risicomanagement. In de nota Risicomanagement staan de volgende fasen:
Fase 1. Kaderstelling en strategie
2. Risicoanalyse
3. Beheersmaatregelen
Activiteiten Het vastleggen van de kaders in de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen. Inventariseren van de potentiële risico’s en deze vastleggen in een risicokaart. In deze paragraaf staat een samenvatting van het resultaat. Per risico wordt inzicht gegeven in de kans dat een risico zich voordoet (verdeeld in vijf klassen) en het schatten van het financiële gevolg (verdeeld in vijf klassen). De kans vermenigvuldigt met het financieel gevolg bepaalt de risicoscore. Om de risico’s af te dekken, worden beheersmaatregelen gedefinieerd en wordt een risico-eigenaar benoemd. Er is een aantal basisstrategieën voor het omgaan met risico’s: accepteren, reduceren, elimineren of overdragen/verzekeren.
4. Monitoren en toetsen
In deze fase wordt informatie verstrekt, worden ontwikkelingen in beeld gebracht en resultaten beoordeeld.
5. Toezicht en toetsen
Risico’s worden (mede in het kader van interne controle) in verband gebracht met de beheersmaatregelen en het beschikbare weerstandvermogen.
6. Continue verbetering
Op basis van (tussentijdse) resultaten kan beleid en methodiek worden bijgesteld.
Tabel 3 Cyclische aanpak risicomanagement
Rolverdeling
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 26 van 61
BEL Combinatie
De volgende actoren hebben een rol bij risicomanagement:
Het Bestuur stelt het beleid vast en stelt de paragraaf Weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening vast; De Algemeen Directeur ziet toe op een juiste uitvoering van risicomanagement en de verantwoording daarover; Het Managementteam en het ambtelijk apparaat zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het risicomanagement waarbij het identificeren van de risico’s en het uitvoeren van beheersmaatregelen de kern vormen.
Kaders risico-inventarisatie De risico’s voor een gemeente bestaan uit onbenutte belastingcapaciteit, financiële tegenvallers en risico’s in de bedrijfsvoering of incidenten die van buitenaf de organisatie beïnvloeden. (Denk hierbij aan stormschade en de kosten voor het optreden bij een noodsituatie). Bij een gemeenschappelijke regeling als de BEL Combinatie is geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit. Risicoanalyse De veronderstelde risico’s worden bepaald aan de hand van het model dat is vastgelegd in de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Blaricum, Eemnes, Laren en de BEL Combinatie. Het financieel effect wordt berekend door de kans van werkelijk voordoen van het risico te vermenigvuldigen met het ingeschatte financiële gevolg. Deze berekening is schematisch weergegeven in onderstaand staatje:
Kans
Financieel gevolg
Klasse
Kwantiteit
Klasse
Geldgevolg
1
10%
1
€ 2.000
2
30%
2
€ 20.000
3
50%
3
€ 100.000
4
70%
4
€ 180.000
5
90%
5
€ 1.000.000
Tabel 4 Schematische weergave financiële gevolgen risico's
Hierbij wordt ook nog onderscheid gemaakt in structurele financiële gevolgen en incidentele financiële gevolgen. Indien noodzakelijk kan van dit model worden afgeweken voor zover en indien een bepaald risico de maximaal in dit model bereikbare waarde van € 900.000,- overstijgt (90% van €1.000.000). Dit wordt separaat bij het benoemde risico aangegeven. Echter gezien de benoemde risico’s is het niet waarschijnlijk dat een dergelijk risico zich kan voordoen.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 27 van 61
BEL Combinatie
Inventarisatie van de weerstandscapaciteit De incidentele weerstandscapaciteit is het bedrag dat in de reservepositie vrij aanwendbaar is.
Ratio weerstandsvermogen Algemene reserve
€ 114.719
Bestemmingsreserves
€0
Gerealiseerd resultaat o.b.v. resultaatbestemming 2020
€0
Beschikbare weerstandscapaciteit
€ 114.719
Benodigde weerstandscapaciteit
€ 434.953
Ratio
0,26
Tabel 1 Ratio weerstandsvermogen BEL Combinatie
Algemene reserve Deze reserve is bedoeld voor het opvangen van onvoorziene uitgaven voortvloeiende uit: opkomende verplichtingen, calamiteiten en het opvangen van rekeningtekorten. Over de algemene reserve mag géén rente meer worden toegerekend vanaf 2017 conform wet en regelgeving vanuit het BBV. Derhalve kan de totale algemene reserve toegerekend worden aan de weerstandcapaciteit. Ultimo 2022 is de verwachte stand van de algemene reserve € 114.719. Vrij besteedbare deel van de bestemmingsreserves De bestemmingsreserves nemen een bijzondere plaats in de begroting in. Het Bestuur heeft de bestemming van deze reserves vastgelegd. In de begroting 2022 heeft de BEL Combinatie geen bestemmingsreserve. Ratio weerstandvermogen BEL Combinatie In deze begroting bedraagt de ratio weerstandsvermogen BEL Combinatie 0,26 en is daarmee onvoldoende om onderstaande risico’s af te dekken. Met een beschikbare weerstandscapaciteit van € 114.719 bevindt het weerstandsvermogen zich buiten de vereiste marges. Echter heeft het Algemeen Bestuur besloten om geen reserve op te bouwen in de BEL Combinatie maar de financiële ruimte binnen de drie BEL- gemeenten te laten. Dit om te voorkomen dat maatschappelijk geld zowel bij de BEL Combinatie als de gemeenten op de plank blijft liggen. Indien risico’s zich voordoen heeft de BEL Combinatie geen eigen weerstandsvermogen om dit te dekken.
Zonder een beschikbare weerstandscapaciteit zal de BEL Combinatie zich indien nodig moeten beroepen op de BELgemeenten.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 28 van 61
BEL Combinatie
Inventarisatie van de risico’s Bij de inventarisatie van de risico’s zijn 4 risico’s geïdentificeerd waarbij een inschatting is gemaakt van de mate van de kans dat het daadwerkelijk op zal treden. Hieronder worden alle risico’s met een geschat financieel effect van € 20.000 of meer genoemd en toegelicht. Het betreft hier de risico’s welke bekend zijn op het moment van aanbieden van de begroting. Risico
Risico Score
Deelnemende gemeenten Herijking gemeentefonds Inhuurbudget Mobiliteitsbudget Niet realiseren bezuinigingen Uitbesteden belastingtaken Hybride werken
1*5 2*5 1*4 4*5 3*4 2*5 1*4
Totale risico-inventarisatie
Financieel effect Incidenteel Structureel PM PM PM 18.000 700.000 0 90.000 300.000 PM € 1.018.000
€ 90.000
Tabel 2 Ratio weerstandsvermogen BEL Combinatie
Deelnemende gemeenten Op grond van artikel 25 (over uittreding) van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie kan het college en de burgemeester van elke deelnemende gemeente, na vooraf verkregen instemming van de raad van die gemeente, besluiten dat de deelneming aan deze regeling wordt opgezegd. De raden van de overige gemeenten worden over de besluiten geïnformeerd. Een dergelijk besluit kan voor de eerste keer worden genomen zes jaar na het besluit tot deelname aan / toetreding tot deze regeling. Er is daarom sinds 2014 het risico van uittreden van één van de deelnemers. Dit risico is zeer laag door ingebouwde bestuurlijke mechanismen. Daarnaast is het politiekbestuurlijke klimaat binnen de drie deelnemende gemeenten gericht op continuerende samenwerking. Het financiële effect is nagenoeg risicoloos, doordat de daadwerkelijke uittreding pas twee jaar na het jaar van besluitvorming in werking treedt. Het betreffende risico wordt ook als niet heel groot beoordeeld, doordat de consequenties van uittreding voor de uittreder aanzienlijk zijn en om die reden niet snel genomen zal worden. Herijking gemeentefonds Op 2 februari 2021 heeft de minister van BZK de integrale herziening van de verdeling van het gemeentefonds aangeboden aan de ROB (Raad voor het Openbaar Bestuur) voor advies.
Daarna volgt consultatie van de VNG en zullen de effecten van het nieuwe model met als ijkjaar 2019 worden opgenomen in de meicirculaire 2021. Invoering van het nieuwe model is beoogd met ingang van begrotingsjaar 2023. Binnen de BEL gemeenten is er sprake van voordeel- en nadeelgemeenten. Mogelijkerwijs zal aan de BEL Combinatie worden gevraagd om bij te dragen aan de bezuinigingen van de nadeelgemeenten door (structurele) bezuinigingsvoorstellen binnen de BEL-begroting aan te dragen. Daarbij is het van belang om aan te geven dat de BEL Combinatie middels de 1e begrotingswijziging 2021 reeds heeft bijgedragen aan de bezuinigingsopgave van Eemnes en Laren. Indien er als gevolg van de herijking
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 29 van 61
BEL Combinatie
van het gemeentefonds opnieuw moet worden bezuinigd, zal een kerntakendiscussie mogelijk onderdeel uitmaken van de mogelijkheden om te bezuinigen. Het is onduidelijk hoe een toekomstige bezuinigingsopgave zal worden gerealiseerd en daarom is het risico op P.M. gezet. Inhuurbudget In 2020 is ingezet op een koerswijziging die tot gevolg moest hebben dat er geen of minimale tekorten zouden ontstaan op het inhuurbudget (€ 637.000) van de BEL Combinatie. Concreet betekende dit dat het inhuurbudget nog voornamelijk wordt ingezet voor inhuur bij (langdurige) ziektevervanging. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden en vacaturevervanging moet binnen de loonsom plaatsvinden om de gestelde financiële doelstelling te behalen. Dit heeft tot gevolg dat inhuur op vacatureruimte veelal voor minder uren kan plaatsvinden dan dat beschikbaar is op basis van de formatie. Inhuurkrachten zijn immers duurder dan medewerkers in loondienst. In de DVO’s 2020 is hiermee al rekening gehouden, wat op onderdelen tot gevolg heeft gehad dat de BEL Combinatie niet alles kon leveren wat bestuurlijk werd gevraagd. Omdat de koerswijziging niet het hele boekjaar 2020 besloeg, is het resultaat alleen deels terug te zien in de jaarcijfers. Het is de verwachting dat de vruchten in vanaf 2021 zichtbaar zal zijn. De uitkomst van het risicomodel geeft een risico aan van € 18.000.
Mobiliteitsbudget Door intensief HRM-beleid is er de laatste jaren meer beweging gekomen. Er liggen vaak latente vraagstukken rond duurzame inzetbaarheid aan ten grondslag op het gebied van loopbaan, gezondheid, balans werk-privé of levensfase. Het is belangrijk dit te adresseren. Sommige medewerkers kiezen door die gesprekken, ondersteund met assessments of begeleiding, een andere plek in de BEL Combinatie en anderen kiezen ervoor om buiten de BEL hun loopbaan voort te zetten. Dit zijn natuurlijke processen en meestal komen mensen op eigen kracht verder. Maar wanneer dat niet het geval is, is het van belang om medewerkers vanuit goed werkgeverschap verder te helpen. Daarnaast kan de organisatie ook een bedrijfseconomisch belang (bijvoorbeeld het voorkomen van ww-lasten) hebben om medewerkers hierin te faciliteren. Het is onze visie dat vrijwillige interne en externe mobiliteit een geaccepteerd gespreksonderwerp mag zijn binnen de werkgever-medewerker relatie. Mobiliteit hoort bij een wendbare organisatie. Dit komt niet alleen de medewerker, maar ook de kwaliteit van de organisatie ten goede. De uitkomst van het model geeft een risico aan van € 700.000. Niet realiseren bezuinigingen Tijdens de voorbereiding van de begrotingen 2021 van Eemnes en Laren is duidelijk geworden dat deze gemeenten een uitdaging zullen hebben om een sluitende meerjarenperspectief te realiseren.
Als ambtelijke organisatie heeft de BEL Combinatie in de 1e begrotingswijziging 2021 bijgedragen aan de realisatie van de bezuinigingen. In de 2e begrotingswijziging 2021 is de bezuiniging ingevuld. Een deel van de bezuinigingen kunnen zonder veel inspanning worden gerealiseerd. Daarentegen zijn er andere bezuinigingen die alleen kunnen worden gerealiseerd door een extra inspanning van de ambtelijke organisatie. Er is een risico dat deze taakstellende bezuinigingen niet worden gerealiseerd. De uitkomst van het model geeft een risico aan van € 90.000.
BEGROTING 2022 - 2025
Pagina 30 van 61
BEL Combinatie
Uitbesteding belastingtaken In 2021 wordt volle aandacht besteed aan de uitbesteding van de belastingtaken. Wij streven ernaar om de transitie naar gemeente Huizen en Baarn voor het eind van 2021 te realiseren. Echter, er bestaat een risico dat het traject om de taken en personeel over te hevelen langer doorloopt. Als gevolg hiervan zal incidenteel in 2022 een inbesteding van de belastingtaken moeten worden verlengd. Volgens het model leidt dit tot een incidenteel risico van € 300.000. Hybride werken Door Coronacrisis zijn veel zaken waar jaren over werden gediscussieerd in de praktijk uitgerold door de lockdown. Medewerkers werken nu meer dan ooit op afstand. Om dit te ondersteunen moet de IT-infrastructuur te allen tijde op orde zijn. Daarnaast speelt de werkinrichting thuis een belangrijke rol in een gezond werkomgeving van het personeel van de BEL Combinatie. Met het project “Anders werken” voorziet de BE Combinatie in de toekomstige behoefte van de medewerkers om op hybride wijze te blijven werken. Echter, de financiële gevolgen hiervan zijn onduidelijk. Daarom wordt het nu als P.M. meegenomen. Organisatieontwikkeling – extra teamleider OR/RO WagenaarHoes geeft in de evaluatie aan dat bij het team OR/RO de span of control te groot is en dat de span of support derhalve te gering is. In een verdiepend rapport zijn de conclusie van WagenaarHoes bevestigd.