20210526Rvs33 Contract accountantsdiensten

BESLISVOORSTEL RAAD LAREN Besluitvormend orgaan 2021/33.

Gemeentecode Laren.

Onderwerp

Contract accountantsdiensten Portefeuillehouder P.A.M. Calis. Openbaar Ja.

Korte inhoud

Verlengen contract of aanbesteden accountantsdiensten voor de BEL Combinatie, de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren en de gemeente Huizen. Besluiten

In afwijking van het eigen beleid het contract voor de accountantsdiensten met HZG Accountants en Adviseurs met 2 jaar te verlengen. Aanleiding voorstel

Het contract met de huidige accountant loopt tot en met het boekjaar 2021; i.c. de

controle van de jaarrekening 2021 welke in mei 2022 eindigt. Dat betekent dat we, als BEL alleen, of samen met gemeente Huizen, moeten besluiten tot: a. Het nog éénmaal verlengen van het huidige contract met 2 jaar OF b. Het starten van een nieuwe aanbesteding: Doel

Het doel is om op rechtmatige wijze een nieuwe accountant te kunnen contracteren voor de komende jaren.

Pagina 1 van 4

Toelichting besluit (argumenten)

Ad a. Het nog éénmaal verlengen van het huidige contract De huidige accountant heeft ons benaderd om te kiezen voor deze optie (verlengen). Zie hiertoe bijgevoegd voorstel/aanbieding.

Voor de overwegingen/voor- en nadelen willen we hierbij het volgende meegeven.

De voordelen bij wederom verlengen zijn: 1. De ervaringen met de huidige accountant zijn positief. Volgens ons zijn we in de

organisatie ook tevreden met hem als accountant. De markt is krap voor gemeentelijke accountants. Van andere gemeenten die aanbestedingen hebben gedaan, hebben wij vernomen dat die soms niet succesvol zijn afgerond.

2. Gemeente Huizen is voor verlengen en kan dit samen met de BEL doen. 3. Een uitgebreide aanbestedingsprocedure met instelling van een selectiecommissie vanuit de 4 gemeenteraden, en inzet van veel ambtelijke capaciteit, is niet nodig.

4. Het nog éénmaal verlengen met 2 jaar betekent dat een nieuwe gemeenteraad in 2023 een nieuwe accountant kan kiezen.

5. De accountantscontrole voor gemeenten gaat, met de rechtmatigheidstoets waar de raden voortaan verantwoordelijk voor worden, veranderen. De accountant heeft een

voorstel gedaan voor begeleiding bij deze nieuwe werkwijze waarbij het niet handig is in de eerste jaren van implementatie ook nog eens te maken te krijgen met een wisseling van accountant.

De nadelen van wederom verlengen zijn: 1) De overeenkomst met de accountant is voor 4 jaar plus 2 maal een jaar verlenging. Dat laatste hebben we samengevoegd tot 1 maal 2 jaar verlenging. Formeel is er na de twee verlengingsjaren over boekjaar 2020 en 2021 geen mogelijkheid meer tot verdere verlenging en dient te moeten worden aanbesteed. Er is op grond van de Aanbestedingswet geen reden voorhanden om alsnog te verlengen.

2) De waarde van de verlenging zelf blijft wel onder de EU aanbestedingsgrens maar

overschrijdt de interne regels die, gebaseerd op de gids proportionaliteit, stellen dat boven de € 50.000 meervoudig onderhand aanbesteed moet worden. Een dergelijke overschrijding blijft nog wel buiten het normeringskader van de accountant.

Pagina 2 van 4

Wanneer we uitgaan van de contractwaarden voor 2022 dan komen we voor de drie gemeenten en de BEL samen respectievelijk op € 101.500,-. Reken voor de daarop

volgende jaren tenminste op prijsstijgingen conform de cao voor gemeente ambtenaren.

Deze opdrachtsommen zijn overigens exclusief specifieke vragen aan de accountant door de opdrachtgever. Hiermee komt een verlenging boven de € 50.000 en zal dus door het BEL bestuur en de gemeenteraden goedgekeurd moeten worden. Bovendien zal een

accountant stellen dat het opknippen van een overeenkomst in 2 jaar om daarmee onder de aanbestedingsgrens te blijven niet toegestaan is.

3) Het is op zich goed om periodiek van accountant te wisselen; vreemde ogen dwingen, op een gegeven moment gaat de accountant mogelijk teveel meedenken als bedrijfsadviseur en niet meer als controleur (te weinig kritisch). Ad b. Het starten van een nieuwe aanbesteding In 2015/2016 hebben we de aanbesteding gezamenlijk gedaan met gemeente Huizen, inclusief het instellen van een selectiecommissie vanuit de 4 gemeenteraden en het bestuur van de BEL Combinatie.

Indien alsnog wordt gekozen voor het opnieuw aanbesteden dan heeft het onze voorkeur om dit wederom op dezelfde wijze als in 2016 te gaan doen. Voor de samenstelling van de selectiecommissie zou dat betekenen dat er een afvaardiging komt van 2 leden per gemeenteraad in de selectiecommissie, en 2 leden vanuit het Bestuur van de BEL Combinatie. De selectiecommissie wordt dan aangevuld met ambtelijke vertegenwoordiging vanuit de BEL en Huizen. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader

Aanbestedingswet 2012 van 2016 en artikel 213, lid 2, Gemeentewet: De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van boek 2 Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het

daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie

Het voorstel wordt gelijktijdig voorgelegd aan de raden van de BEL gemeenten (en Huizen).

Kanttekeningen

Als het verlengen van de overeenkomst met de huidige accountant tot zwaarwegende

protesten leidt van marktpartijen zal alsnog aanbesteed moeten worden. Er heeft zich

reeds een andere partij gemeld met de vraag over de eerdere aanbesteding en afloop van

Pagina 3 van 4

de termijn hiervan met de vraag of de gemeenten de opdracht weer gaan

publiceren/aanbesteden. Tevens willen zij daarover informatie ontvangen. Dat betekent dat in elk geval nu reeds met de accountant bij de verlenging afspraken gemaakt worden over de mogelijkheid van voortijdige beëindiging van de opdracht

zonder een claim op schadevergoeding en met een deugdelijke overdracht van het werk. Financiën

De kosten worden opgenomen in de begroting. Voor 2022 bedragen deze 28.000 euro (in 2021 was dit 23.500 euro). Als motivatie zegt de accountant hierover: naast de

verandering in de rechtmatigheidsverantwoording hebben wij als accountant ook te maken met steeds strenger wordende wetgeving voor het uitvoeren en documenteren van onze eigen werkzaamheden als extern accountant. Dat betekent helaas dat wij gedwongen zijn om meer werkzaamheden uit te voeren en vooral meer documentatie op te vragen. Begrotingswijziging nodig? Nee.

Uitvoering

Na instemming van uw raad zal opdracht worden verleend aan de accountant. Communicatie

De communicatie hieromtrent vindt in gezamenlijk overleg plaats tussen de 4 gemeenten. Bijlagen

Concept raadsbesluit

Aanbieding controle vanaf boekjaar 2021 Steller

P. van Dijk(pdijk). Registratiedatum 20 april 2021.

Burgemeester en wethouders van Laren,

S. van Waveren

drs. N. Mol

secretaris

burgemeester Pagina 4 van 4