20210526Rvs33 Contract accountantsdiensten BIJLAGE aanbiedingsbrief

Aan de Raden van de gemeente Blaricum, Eemnes en Laren en het bestuur van gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie T.a.v. mevrouw drs. E.L. Ruizeveld de Winter Postbus 71 3755 ZH EEMNES

Datum: Kenmerk: Onderwerp:

19 april 2021 2021.XXX Aanbieding controle vanaf boekjaar 2021

Geachte mevrouw Ruizeveld, Onlangs hebben we met u gesproken over de mogelijkheden om de samenwerking tussen de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren alsmede de gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie en HZG Accountants en Adviseurs ook na het boekjaar 2021 te verlengen. Een verlenging zou de boekjaren 2022 en 2023 betreffen. De huidige samenwerking, die is gebaseerd op onze oorspronkelijke aanbieding uit 2016, is de afgelopen jaren van beide kanten naar volle tevredenheid verlopen. Wij gaan daarom graag op dezelfde voet verder in de komende jaren. In dit voorstel houden we rekening met de aankomende wijzigingen in de verantwoording voor rechtmatig handelen en de effecten op uw organisatie. Daar komen wij verderop in deze aanbieding op terug. We gaan door met het bestaande kernteam. Het team staat onder leiding van Erik Vriesen als directeur en eindverantwoordelijk registeraccountant. Hij stuurt het team ter plaatse aan en hij is uw rechtstreekse aanspreekpunt voor alles. U zult hem dan ook in huis blijven aantreffen voor afstemming en bespreking van bevindingen. Ellen Zeeman blijft als tweede directeur bij de opdracht betrokken. Zij fungeert als klankbord voor het team en vervangt Erik als dat nodig is. Idriss Reda blijft de audit manager. De mensen in dit kernteam zijn allen doorgewinterde specialisten op het gebied van dienstverlening aan gemeenten.

De mensen in dit team vullen elkaar aan en zijn gewend samen te werken aan opdrachten. Het team beschikt over veel parate kennis en kan daardoor ook snel schakelen als u vragen aan ons heeft. Wij reageren standaard binnen 48 uur. Zo mogelijk direct met een concreet antwoord op uw vraag. Soms hebben we even iets meer tijd nodig. In dat geval melden we erbij wanneer u uiterlijk antwoord krijgt. Door de grote betrokkenheid van de verantwoordelijke directeur bij de dienstverlening zijn de lijnen kort en kan er ook snel een afdoende antwoord worden gegeven. Vermoedelijk met ingang van 2021 komt de verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen nog nadrukkelijker bij het college van burgemeester en wethouders te liggen. Het college zal zelf door middel van een rechtmatigheidsverantwoording inzicht geven in de mate van rechtmatig handelen, dan wel in de geconstateerde afwijkingen daarin. Ook het bestuur van de BEL Combinatie zal zich op deze wijze moeten verantwoorden, en is verantwoordelijk voor rapportage aan de individuele gemeente. U bent bezig met het doorontwikkelen van uw huidige interne controle systeem naar breder controle framework om aan deze verplichting vorm en inhoud te geven en de informatievoorziening goed in te richten. Dit is niet eenvoudig.

Immers het rechtmatig handelen gaat in de kern over de procesinrichting, de proceskwaliteit en de interne verantwoordingslijnen daarover. Dat geeft ook de HZGACCOUNTANTS.NL

lijnorganisatie een rol in de rechtmatigheidsverantwoording. In de organisatie zijn nog niet alle teams ingesteld op het uitvoeren van interne controle werkzaamheden, zowel ondersteunend voor de lijn als ook als voorportaal voor de externe accountant. Om zelfstandig de verantwoordelijkheid hier voor te kunnen nemen is meer nodig. Wij hebben erover gesproken dat naast de reguliere accountantswerkzaamheden ondersteuning nodig is in het proces naar volwassenheid van het nieuwe controle framework. Voor zover dit niet conflicteert met onze rol als externe accountant doen wij dit graag. Dat betekent dat wij de medewerkers die de interne controlewerkzaamheden uitvoeren ondersteunen bij hun werkzaamheden. Concreet betekent dit dat wij waar nodig de instrumenten voor de uitvoering aanreiken en de medewerkers coachen om de werkzaamheden kwalitatief goed uit te voeren en op de juiste wijze te vertalen naar uitkomsten. Dit alles is erop gericht dat na enkele jaren onze ondersteuning niet meer noodzakelijk is. Nadrukkelijk zullen wij geen conclusies trekken uit de verrichte werkzaamheden, dit is aan het college. Zouden wij dit wel doen, dan nemen wij de verantwoordelijkheid over van het college en dat is accountants op grond van hun beroepsregels niet toegestaan.

Naast de verandering in de rechtmatigheidsverantwoording hebben wij als accountant ook te maken met steeds strenger wordende wetgeving voor het uitvoeren en documenteren van onze eigen werkzaamheden als extern accountant. Dat betekent helaas dat wij gedwongen zijn om meer werkzaamheden uit te voeren en vooral meer documentatie op te vragen. Dit was al een tendens die zichtbaar was in de afgelopen jaren, die helaas nog steeds door gaat. De voorgestelde aanpak geeft invulling aan de VNG-notitie over de rechtmatigheidsverantwoording waarin aangegeven wordt dat intensieve afstemming tussen gemeente en accountant nodig is om onnodige doublures te voorkomen. Bij onze aanbieding in 2016 hebben wij aangegeven dat wij niet doen aan het factureren van meerwerk. Daar hebben wij ons ook aan gehouden. En daar zullen wij ons ook voor de komende periode aan houden. Wel betekent dit dat wij, gelet op het voorgaande, uitgaan van een hogere urenbesteding en dus een hoger controlebudget. Perceel 1 BEL gemeenten en BEL Combinatie

Tarief 2022

Tarief 2023

Controle gemeente Blaricum Controle gemeente Eemnes Controle gemeente Laren Controle GR BEL Combinatie

€ 28.000 € 28.000 € 28.000 € 17.500

€ 28.560 € 28.560 € 28.560 € 17.850

De hiervoor genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Wij stellen voor deze prijs jaarlijks met een vastgelegd percentage van 2% te indexeren hetgeen in de bovenstaande tabel is verwerkt. De andere voorwaarden zoals in de aanbesteding in 2016 zijn verwoord blijven van kracht. Wij merken op dat een verlenging van deze opdracht voor 2 jaar een afwijking van uw inkoopbeleid inhoudt. De totale opdrachtwaarde is zodanig dat op grond van uw eigen regels een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure zou zijn voorgeschreven. De Raad kan echter besluiten van het beleid af te wijken. Daarnaast is een verlenging van 2 jaar niet ongebruikelijk in de markt voor accountantsdiensten en zijn bij u, naast de rechtmatigheidsverantwoording, ook taakinhoudelijke wijzigingen aanstaande zoals de toekomst van de uitvoering van de belastingtaken, die een mogelijke wisseling van accountant, op dit moment minder geschikt maken. Die afweging is uiteraard aan de Raad. HZGACCOUNTANTS.NL 2 van 3

Voor de volledigheid melden wij ook de uurtarieven (prijspeil 2021) die we hanteren voor eventueel aanvullende opdrachten zoals controles van subsidieverantwoordingen. Net als bij de jaarrekeningcontrole spreken wij bij voorkeur vooraf een vaste prijs af. Functie

Tarief

Directeur

€ 180

Manager / Controleleider

€ 125

Assistent

€ 90

AFSLUITING U kent ons, wij kennen u. Dat is een voordeel in de ontwikkelingen waar u op dit moment mee te maken hebt. Nieuwe taken en wetgeving komen in hoog tempo op uw af en vragen het nodige van de gemeenten, de BEL Combinatie en haar medewerkers. De coronacrisis is overal en laat zich op veel manieren zien. Het vraagt om aanpassingen in het functioneren van bedrijven en instellingen, van uw mensen en van onze mensen. U kent ons als een laagdrempelig, no nonsense accountantskantoor dat gericht is op samenwerking. We zijn en blijven ook in deze lastige tijd een betrouwbare partner, op proces, op inhoud en op prijs.

Het is ons een genoegen u deze aanbieding te mogen doen. Uw reactie zien we met belangstelling tegemoet. Hoogachtend, Hofsteenge Zeeman Groep B.V.

drs. E. Vriesen RA

HZGACCOUNTANTS.NL 3 van 3