2

RAADSGRIFFIE Gemeente Laren

1 Raadsgriffie Laren: organisatie en werkzaamheden

1. Organisatie raadsgriffie Inleiding De raadsgriffier staat de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde”, aldus lid 1 van artikel 107a van de Gemeentewet. De gemeenteraad van Laren heeft de instructie van de raadsgriffier op 24 april 2013 vastgesteld, “Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Laren”. Daarin staat dat de raadsgriffier advies en bijstand verleent aan de gemeenteraad, zijn leden en alle door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen. De raadsgriffier draagt zorg voor de logistieke processen, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen. Hij/zij geeft hiërarchisch leiding aan de raadsgriffie en functioneel leiding aan de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de gemeenteraad en/of uitvoering geeft aan verzoeken om ambtelijke bijstand. Binnen de raadsgriffie worden de taken verdeeld, is er elke week werkoverleg over welke taken die week aan de orde zijn en wie wat doet. Er is in principe een onderlinge basisverdeling, maar de raadsgriffie functioneert als team. Voorop staat dat de taken snel en kundig worden uitgevoerd, dat je collega van de raadsgriffie een taak van jou uitvoert als jij al een vol takenpakket hebt die week. De raadsgriffier verricht dus ook taken van bijvoorbeeld de plv.

raadsgriffier/raadsadviseur als dat nodig is. De raadsgriffier is en blijft ten alle tijden eindverantwoordelijk. Taken raadsgriffie 1. inhoudelijke ondersteuning; 2. logistieke en secretariële ondersteuning; 3. coördinatie bij ambtelijke bijstand; 4. werkwijze en positionering van de gemeenteraad. 1. Inhoudelijke ondersteuning: • De raadsgriffie ondersteunt raadsleden desgewenst bij het formuleren van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen en dergelijke; • De raadsgriffie is aanspreekpunt voor vragen van gemeenteraads- en commissieleden, voor het verkrijgen van feitelijke informatie; de raadsgriffie zorgt dat er antwoorden komen vanuit de ambtelijke organisatie en bewaakt de kwaliteit van die antwoorden; • De raadsgriffie geeft (on)gevraagd advies aan individuele raads- en commissieleden. 2. Logistieke ondersteuning: • Publicatie van de informatiestroom naar de raads- en commissieleden via plaatsing op iBabs.

Eventueel een extra mailzending; weekmail van de raadsgriffie aan het eind van elke week; • Adviseren, ondersteunen en faciliteren van vergaderingen van de gemeenteraad, commissie en werkgroepen en bijeenkomsten voor/van de gemeenteraad; • Overleg met de voorzitter van de vergadering over vergaderorde, bijzondere zaken en eventueel insprekers; • Bewaken van de kwaliteit van de vergadering en zo nodig de voorzitter hierover (on)gevraagd adviseren; Ziet toe op het verloop van de vergadering volgens wet- en regelgeving. • Kort verslag (lijst van adviezen en conclusies commissies); besluitenlijst (raadsvergadering); • Verzorgen van correspondentie in het algemeen, binnenkomende en uitgaande; • Zorgdragen en bewaken van diverse werkprocessen en correcte afdoening van stukken. 3. Coördinatie en begeleiding bij vraag om ambtelijke bijstand. Bij initiatiefraadsvoorstellen, schriftelijke vragen en overige (technische) vragen. De gemeentesecretaris kan op grond van de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011’ één of meer ambtenaren aanwijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Deze verzoeken gaan via de raadsgriffier die de gemeentesecretaris hierover benaderd. De raadsgriffie bewaakt de kwaliteit bij deze inzet.

2 Raadsgriffie Laren: organisatie en werkzaamheden

4. Werkwijze en positionering van de gemeenteraad: • Advisering over mogelijke of wenselijke veranderingen en aanpassingen van regelgeving; deels zal de raadsgriffie voorstellen zelf opstellen, deels vanuit de BEL Combinatie; • Advisering over mogelijke veranderingen in de werkwijze van gemeenteraad met als doel de gemeenteraad beter in positie te brengen. Positionering van de raadsgriffie De raadsgriffie is de eigen ambtelijke organisatie van de gemeenteraad en staat los van de BEL Combinatie. De bevoegdheid tot het vaststellen van de arbeidsvoorwaarden en de rechtspositie van het raadsgriffiepersoneel ligt dan ook bij de gemeenteraad. Om praktische redenen is de raadsgriffie zoveel mogelijk ingepast in de personele, financiële en administratieve organisatie van de BEL Combinatie. In 2013 is een werkgeverscommissie uit de gemeenteraad ingesteld en is een organisatieverordening voor de raadsgriffie vastgesteld. De functieprofielen verdienen nog aandacht, zo ook de bijhorende inschaling. De insteek is om zoveel mogelijk samen op te trekken met de raadsgriffiers van Blaricum en Eemnes en te komen tot een eenduidig model waarbinnen ruimte is voor de wenselijke verschillen voor de drie BEL-raadsgriffies.

2. Missie en Visie Missie raadsgriffie De raadsgriffie ondersteunt de gemeenteraad bij de uitvoering van zijn taken. Zij ondersteunt het proces dat de gemeenteraad in staat stelt zijn taken uit te voeren. De missie: 'De raadsgriffie levert een bijdrage aan het verhogen van de kwaliteit en transparantie van de besluitvormingsprocessen en de betrokkenheid van de burger bij de politiek'. Visie raadsgriffie De visie is een optelsom van de navolgende kernkwaliteiten: Open en toegankelijk De raadsgriffie werkt voor de gehele gemeenteraad zonder onderscheid naar politieke partij. De raadsgriffie is goed bereikbaar voor gemeenteraadsleden, commissieleden, collega’s, ambtenaren, wethouders, de inwoners van Laren en maatschappelijke organisaties. Professioneel De medewerkers van de raadsgriffie hebben zicht op en kunnen goed functioneren in het politiekbestuurlijke- en ambtelijke krachtenveld. Daarbij past een kritische, signalerende en probleemoplossende houding. De raadsgriffie kent een efficiënte bedrijfsvoering, waarin de werkprocessen zijn gestandaardiseerd en op schrift gesteld. Politiek sensitief De medewerkers van de raadsgriffie kunnen zich goed verplaatsen in de positie en in de rol van de gemeenteraad en zijn individuele gemeenteraadsleden en commissieleden. De aandacht in het werk is primair gericht op het dienen van de belangen van de gemeenteraad.

Samenwerking De medewerkers van de raadsgriffie zijn gericht op samenwerking met het college en ambtelijke organisatie. De raadsgriffie deelt haar kennis over procedures en regelgeving met belanghebbenden en investeert daartoe in de ontwikkeling en in het behoud van relevante netwerken.

3 Raadsgriffie Laren: organisatie en werkzaamheden

3. Overzicht reguliere werkzaamheden raadsgriffie Raadsvoorstellen en andere ingekomen informatie: Voorafgaand aan de raadsvergadering zet de raadsgriffie alle binnengekomen raadsvoorstellen, informatiebrieven (RIB’s) en overige informatie in iBabs en daarmee openbaar voor eenieder, dit zodra het binnenkomt op de raadsgriffie of in ieder geval zo snel mogelijk daarna. • De raadsgriffie maakt de concept agenda’s op voor de commissievergaderingen, de raadsvergadering en andere bijeenkomsten met duidelijke vermelding dat het gaat om een conceptagenda. De bijbehorende stukken worden bij het desbetreffende agendapunt gezet. • Raadsvoorstellen komen in de vergadering van de commissie én van de gemeenteraad te staan. • Ingekomen RIB ed. komen bij het agendapunt 6 ‘Ingekomen Stukken’ te staan op volgorde met de bijbehorende stukken tot een week voorafgaand aan de raadsvergadering. Ter besluitvorming en het overzicht, staat het document ‘lijst ingekomen stukken’ bovenaan; deze lijst wordt wekelijks aangepast aan de dan binnenkomen stukken. Presidium 11 x per maand - 1ste donderdag na de raadsvergadering in het Brinkhuis. Leden: alle fractievoorzitters, de fractievoorzitter wijst zelf zijn/haar vervanger (gemeenteraadslid) aan. De raadsgriffie maakt de conceptagenda op in overleg met de voorzitter en publiceert deze in iBabs.

De raadsgriffie zet de conceptagenda’s van de vergaderingen zonder de stukken bij het agendapunt van de presidiumvergadering. De raadsgriffier neemt actief deel aan de vergadering en de plv. raadsgriffier/raadsadviseur maakt een kort verslag met actielijst. De gemeentesecretaris is vaste gast om toelichting te kunnen geven op de bestuurlijke planning (LTA) en eventueel andere zaken. Taak van het presidium is de concept agenda’s vast te stellen en de LTA voor zover die maand bekend en eventueel afspraken te maken over huishoudelijke aangelegenheden. Raadsvergaderingen 12 x per jaar: 10 x regulier, 1 Begrotingsraad en 1 Kadernotaraad. De laatste woensdag van de maand in principe. Vooraf bespreekt de raadsgriffier de agenda met de voorzitter en maakt daarvoor een bijzonderheden document. De raadsgriffier neemt deel aan de vergadering en zorgt voor het overzicht van de bijzonderheden op de agenda. De raadsgriffier maakt de besluitenlijst: = de letterlijke teksten van de genomen besluiten met vermelding welke fractie voor en tegen hebben gestemd en de toezeggingen van het college. De raadsgriffie legt de handtekeningenlijst klaar. Raadscommissies 10 x per jaar; raadsvoorstellen worden verdeeld over de agenda’s van de onderstaande commissies; week op woensdagavond Ruimte & Infrastructuur en de volgende woensdag Maatschappij & Financiën. De plv.

raadsgriffier/raadsadviseur heeft de commissie R&I onder haar hoede, de raadsgriffier M&F; uiteraard kan er gewisseld worden mocht dat wenselijk zijn. Elke fractie kan per agendapunt met 2 vertegenwoordigers deelnemen aan de beraadslaging, waarvan dan wel één het woord voert. Dit kunnen zowel gemeenteraads- als commissieleden zijn. Klankbord/brainstormbijeenkomst RO Incidenteel is er een informele bijeenkomst op het gebied van ruimtelijke ordening. De gemeenteraad heeft aangegeven meer betrokken te willen worden door het college in het begin.

4 Raadsgriffie Laren: organisatie en werkzaamheden

Raadsinformatiebijeenkomsten Naaste de reguliere vergaderingen zijn er regelmatig informatiebijeenkomsten voor de gemeenteraad van Laren, maar ook voor de BEL gemeenteraden en regionaal. Deze worden georganiseerd in overleg met de raadsgriffie. Het college is meestal de organiserende partij. Deze avonden vinden met enige regelmaat plaats, c.q. 1 á 2x per maand. Insprekers In de commissievergaderingen is het voor inwoners mogelijk om gebruik te maken van het spreekrecht voor geagendeerde onderwerpen. Begin dit jaar is er in het presidium het besluit genomen om ook het spreekrecht voor niet-geagendeerde onderwerpen in de raadsvergadering mogelijk te maken. Hierdoor worden de spreekmogelijkheden voor inwoners verbeterd en wordt er voorzien in de behoefte om invloed uit te oefenen op het democratische besluitvormingsproces. Het Reglement van Orde wordt hierop aangepast met de nodige communicatie naar buiten. De raadsgriffie staat inwoners hierover te woord en adviseert zo nodig welke weg de inwoner het beste kan bewandelen. Werkbezoeken/raadsuitje 2 x voor de zomer en 1 x na de zomer. De raadsgriffie doet voorstellen en werkt deze uit en begeleidt. Een raadsuitje vindt één keer per jaar plaats en is informeel van aard. Plezier staat hierbij voorop. Scholing De raadsgriffie zorgt dat hij/zij vakkennis bij houdt en neemt deel aan workshops. De plv.

raadsgriffier/raadsadviseur is lid van de Ondernemingsraad BEL Combinatie en BEL gemeenten en neemt ook hiervoor deel aan cursussen/workshops. Website/communicatie Bijhouden website voor het deel niet zijnde iBabs, Larens journaal – de raadsgriffie levert de agenda’s van de vergaderingen aan; de BEL Combinatie regelt met de gemeenteraadsleden hun bijdragen. De raadsgriffie neemt deel aan het project verbetering website BEL gemeenten. Ook wordt er gekeken naar het verbeteren van het vergadersysteem, welke is gekoppeld aan de website.

4.1 Reguliere overleggen Driehoek wekelijks – burgemeester, gemeentesecretaris en raadsgriffier Hier worden actuele aangelegenheden uitgewisseld en informeel besproken, dit om elkaar goed op de hoogte te houden en gebruik te maken van ieders kennis en positie om te zorgen dat het bestuur (college en raad) zo optimaal mogelijk kan functioneren. BEL-raadsgriffiers – 3 raadsgriffiers met eventueel plv. raadsgriffier(s) Dit overleg is onregelmatig, afhankelijk van de onderwerpen die er spelen. De wens is om dit najaar dit overleg te inventariseren. Ondernemingsraad BEL Combinatie en BEL-gemeenten De plv. raadsgriffier/raadsadviseur is namens de staf (griffies en bestuurssecretariaten van de BELgemeenten) lid van de Ondernemingsraad. Door het lidmaatschap heeft de staf van de BELgemeenten, en daarmee ook de griffie, een waardevolle inbreng om de samenwerking met de BEL Combinatie meer te verdiepen en te intensiveren. Overleg kring raadsgriffiers – raadsgriffiers in de regio Aan dit overleg neemt de raadsgriffier van de gemeente Huizen, Blaricum, Eemnes, Laren, Gooisemeren, Hilversum en Wijdemeren maar ook de secretaris van de Regio G&V deel. In dit overleg worden de regionale zaken doorgesproken en onderwerpen waar de raadsgriffiers meer verdieping op willen hebben. Dit overleg vindt 6-wekelijks plaats.

5 Raadsgriffie Laren: organisatie en werkzaamheden

VNG-congres Aan het VNG-congres neemt het college, raadsgriffier en plv. raadsgriffier deel. Dit vindt 1x per jaar plaats. Ook raadsleden kunnen hierbij aanwezig zijn. Congres raadsgriffiers Dit vindt 2x per jaar plaatst. In het najaar 2023 vindt het congres plaats in Amsterdam. Voor volgend jaar is het nog niet bekend. Overige max. 3 x per jaar Bijeenkomsten waar de raadsgriffie (vak)kennis kan opdoen.

6 Raadsgriffie Laren: organisatie en werkzaamheden