1 Jaarplan raadsgriffie najaar 2023 en 2024 aangepaste volgorde

JAARPLAN RAADSGRIFFIE Najaar 2023 en 2024 Gemeente Laren

1 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024

Voorwoord De raadsraadsgriffie biedt de gemeenteraad in principe elk jaar een jaarplan aan, zodat de gemeenteraad inzicht heeft in de plannen van de raadsgriffie over hoe zij denkt de gemeenteraad zo optimaal mogelijk te gaan faciliteren in het komend jaar. Het jaarplan 2018 is als basis gebruikt voor dit jaarplan. Het jaarplan 2024 is aangevuld met de periode ervoor, najaar 2023. Gelet op het gegeven dat de huidige gemeenteraad in 2022 aan de slag is gegaan, in dit jaarplan een korte terugblik naar het jaar 2022 met de raadswisseling en deel 2023 voor de zomer. In de bijlage staat wat de reguliere taken zijn van de raadsgriffie met de omschrijving van de organisatie. Over de overige tussenliggende jaren zullen we alleen die wetenswaardigheden vermelden die relevant zijn voor de huidige gemeenteraad. In het begin geven we inzicht in waar de raadsgriffie in het najaar van 2023 en het jaar 2024 extra tijd aan wil gaan besteden. Met de raadswisseling in 2022 is de samenstelling van de werkgeverscommissie aangepast, die samenstelling is in de gemeenteraad van juni 2023 wederom gewisseld. Dit jaarplan is besproken met de huidige samenstelling van de werkgeverscommissie, waarna de werkgeverscommissie het heeft aangeboden aan het presidium en ter kennisname aan de gemeenteraad. De raadsgriffie is altijd bereid om in gesprek te gaan over de inhoud van dit plan.

Eventuele aanpassingen zal in overleg met de werkgeverscommissie worden doorgevoerd en ter bespreking aan het presidium worden voorgelegd. In het algemeen: de raadsgriffie ondersteunt en adviseert de gemeenteraad en zijn commissies bij het vervullen van de kaderstellende, controlerende en volks vertegenwoordigende taak. Daarbij schept de raadsgriffie(r) de voorwaarden voor het functioneren van de gemeenteraad en het waarmaken van zijn kwalitatieve en kwantitatieve ambities. De raadsgriffie staat de gemeenteraad bij in relatie tot zijn omgeving: het college van burgemeester en wethouders, de BEL Combinatie, de inwoners, de bedrijven, de instellingen en de regio. Els Boers en Antoinette Kroon Interim-raadsgriffier en plv. raadsgriffier gemeenteraad Laren September 2023

2 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024

1. Planning najaar 2023 en 2024 De huidige werkgeverscommissie is sinds juni 2023 operationeel. De huidige raadsgriffier zit sinds april 2022 in de ziektewet en doorloopt nu een re-integratietraject via een 2de spoor, buiten de griffie. De werkgeverscommissie komt najaar 2023 maandelijks bijeen, zo lang de interim-griffier onder contract staat van de gemeente Laren. Raadsgriffie organisatie Doel: Drie Raadsgriffiers eenzelfde functiebeschrijving voor de verschillende functies met een gelijke schalen en functie eisen. Najaar 2023. De interim-raadsgriffier neemt het initiatief en overlegt met de andere raadsgriffies en de P&O adviseurs. De raadsgriffiers nemen het vervolgens zelf op met ieders werkgeverscommissie. Nu zijn de drie raadsgriffies verschillende ingedeeld en de betaling is niet op basis van eenzelfde functieomschrijving, dit terwijl de werkzaamheden in de basis gelijk zijn. Het aantal uren per griffie hangt wel af van de wensen van de verschillende gemeenteraden. BEL Combinatie Naast de reguliere driehoek in alle 3 gemeenten is de wens van de raadsgriffiers om overleg te hebben tussen de 3 raadsgriffiers met de 3 gemeentesecretarissen. Er spelen veel zaken die de raden aangaan en waarbij de raadsgriffiers niet op voorhand betrokken zijn.

De drie gemeentesecretarissen worden opgeroepen regulier gezamenlijk met de drie raadsgriffiers te overleggen over zaken die de raden aangaan, 1 x per maand. Doel: optimale samenwerking BEL, gemeentesecretarissen en raadsgriffiers. BEL-raadsgriffiers – 3 raadsgriffiers met eventueel plv. raadsgriffier(s) Uitbreiding overleg naar wekelijks en ook met regelmaat de gemeentesecretarissen en de directeur van de BEL Combinatie aan te laten sluiten, 1 x per maand. Dit om de samenwerking te optimaliseren, recht te doen aan ieders positie en tot meer verdieping te komen. Doel: optimale samenwerking BEL, gemeentesecretarissen en raadsgriffiers. Nieuw: Auditcommissie 2 x per jaar in het Brinkhuis. Deze commissie overlegt om samen met de accountant en financiële adviseurs de Planning (P) en Control (C) cyclus en de jaarrekening goed voor te bereiden voor de behandeling in de gemeenteraad. De werkgroep financiën stopt hierom, deze werd georganiseerd door het college, de auditcommissie is van de gemeenteraad. Leden: een vertegenwoordiger van elke fractie en de raadsgriffier. Vaste adviseurs: wethouder Financiën, gemeentesecretaris, controller. De auditcommissie komt minimaal 2 x per jaar bijeen, voor de jaarrekening en in het najaar om te bespreken hoe de jaarrekening voor dit jaar onderzocht zal worden.

Actie: De verordening vast laten stellen door de gemeenteraad, voorbereiding in de commissie M&F, de benoemingen in de gemeenteraad en te starten met een vergadering in het najaar. Doel: De gemeenteraad krijgt een positie t.a.v. de P&C cyclus en de werkzaamheden van de accountant. Nieuw: BEL Rekenkamer i.v.m. wetswijziging In 2023 is de verplichting voor het instellen van een Rekenkamer volgens de Gemeentewet een feit geworden. Inmiddels is de keuze voor BEL Rekenkamer genomen. De drie griffies komen in het najaar met een voorstel voor de Gemeenschappelijk Regeling waaronder de Rekenkamer komt te vallen. Voor de begeleidingscommissie voor de werving van de leden van de BEL Rekenkamer zijn 2 gemeenteraadsleden per gemeenteraad nodig. Hier komt een oproep voor. Vanuit de griffie zal er voor het wervingstraject ondersteuning worden gegeven. Doel: het realiseren van een BEL Rekenkamer.

3 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024

Klankbord/brainstormbijeenkomst RO Intensiveren van informele klankbord/brainstormbijeenkomsten op het gebied van ruimtelijke ordening. In samenwerking met het college komen er meer bijeenkomsten om aan het begin van een project input te verkrijgen vanuit de raad. Deze bijeenkomsten zijn, afhankelijk van het onderwerp, tevens bij te wonen door inwoners. In principe zijn deze bijeenkomsten openbaar, maar het verschilt of er actief inwoners bij worden betrokken. De samenstelling is wisselend, afhankelijk van het onderwerp. De gemeenteraads- en commissieleden kunnen ieder bij interesse hieraan deelnemen. De klankbord/brainstormbijeenkomst kan ook op verzoek van inwoners plaatsvinden. Het presidium beslist of een dergelijk verzoek gehonoreerd wordt. Actie: agenda van het college bijhouden op mogelijke onderwerpen; regelmatig overleg met zowel gemeentesecretaris, wethouder en participatie ambtenaar. Doel van de klankbord/brainstorm bijeenkomsten is om in een vroegtijdig stadium kennis te kunnen nemen van de raadsvoorstellen die in voorbereiding zijn en om de wethouder mogelijke nuttige informatie mee te geven. Bijeenkomsten; ca 1 x per maand Website en Vergadersysteem De BEL is gestart met het ingang zetten van overleggen over de drie websites. De raadsgriffie gaat over die onderdelen die over de gemeenteraad gaan.

De raadsgriffie gaat aan de slag met aanpassingen in lijn met het doel zoals vermeld in de RIB hierover. Begrijpelijke taal, kort en helder voor eenieder. De raadsgriffie voert meerdere overleggen en komt met aanpassingsvoorstellen en past al onderdelen aan in zoverre dit door de raadsgriffie zelf mogelijk is. In samenspraak met de raad blijft het beter benutten van iBabs nog extra aandacht vragen. Actie: website aanpassen waar dat mogelijk is voor de raadsgriffie; voorstellen tot aanpassing doen; overleggen voeren met de BEL en drie raadsgriffiers; de inzet van iBabs in overleg met raads- en commissieleden verder optimaliseren. Doel: nieuwe website met inwonervriendelijke informatie over de gemeenteraad; optimale inzet van iBabs voor de gebruikers. Anno 2023 is de website gekoppeld aan twee vergadersystemen: iBabs en Notubiz. iBabs is geregeld door de BEL combinatie en die betalen de rekeningen van iBabs, wel worden die uiteraard doorberekend. Notubiz huren de drie gemeenten zelf, voor de opnames van de vergaderingen. De wens is te komen tot één vergadersysteem met het uitzenden in beeld. Aangegeven is door de BEL om hiervoor een offertetraject te doorlopen en zodanig dat de nieuwe website dan één vergadersysteem heeft met de uitzendingen. De website heeft dan de bijbehorende informatie, zodat het toegankelijk is voor een ieder.

Actie: vergadersysteem iBabs verder optimaliseren binnen de mogelijkheden; begeleiden offertraject waarbij de gemeenteraad wordt meegenomen met de keuze tussen de drie spelers: Notubiz, iBabs en Gemeente Oplossingen; de interim raadsgriffier is ervaringsdeskundige in dit soort trajecten. Doel: één vergadersysteem met video uitzending voor alle drie gemeenten. Regionale zaken Nu de commissie BLS is gestopt wil de gemeenteraad brainstormen over hoe dan wel de regionale zaken op het netvlies te krijgen/te houden. Het is de vraag of er voldoende tijd en behoefte is aan één of meerdere bijeenkomsten. Actie: 2 x Brainstormsessie over regionale zaken en onderdelen die relevant zijn om over van gedachten te wisselen. Doel: Regionale zaken krijgen voldoende aandacht van de gemeenteraad en andere zaken.

4 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024

Spreekrecht Het spreekrecht voor niet-geagendeerde onderwerpen in de raadsvergadering op de agenda zetten. Het Reglement van Orde wordt hierop aangepast met de nodige communicatie naar buiten. Dit in samenwerking met de afdeling Communicatie. Actie: RvO aanpassen en de agenda’s met vast agendapunt inspreekrecht; agenderen in de werkgroep bestuurlijke vernieuwing. Doel: Inwoners zijn meer betrokken bij de gemeenteraad. Positioneren Gemeenteraad Samenwerken met het college om gemeenteraadsleden en commissieleden actief te betrekken bij participatietrajecten, een actieve rol te laten vervullen. Hierover overleg voeren met de gemeentesecretaris en de ambtenaar participatie. Met het college tevens kortsluiten waar een brainstormsessie relevant kan zijn om over van gedachten te wisselen. Actie: De website, Larens journaal en de pers meer benutten, alerter zijn, in samenwerking met de Communicatieafdeling. Doel: Inwoners zijn meer betrokken bij de gemeenteraad, zie ook klankbord/brainstorm bijeenkomsten. Educatie Basisscholen Dit jaar willen we graag meewerken aan het Project Prodemos, nu er wederom een andere basisschool een aanvraag heeft gedaan bij Prodemos. We hebben de griffiers van Blaricum en Eemnes daarover benaderd. De voorwaarde is dat er 5 scholen meedoen met groep 7 en 8. Dit geldt dan 5 scholen samen voor de drie gemeenten. Dit vindt dan plaats in de raadzaal in Eemnes.

Actie: Oproep naar de scholen, voorbeeld brief van Prodemos. Hand en spandiensten verdeeld over de 3 griffies. Betrekken raadsleden. Doel: Basisschoolleerlingen kennis laten nemen van de gemeenteraad. Brinkhuis verdeling vergaderingen De raadsgriffie is verhuisd naar het Brinkhuis. Voor de raadsgriffie is dit najaar de uitdaging om vergaderingen te verdelen over het BEL-kantoor en het Brinkhuis, waar in de laatste de meer informele vergaderingen plaats vinden. Actie: Vergadermogelijkheden van het Brinkhuis optimaal benutten. Doel: Informele bijeenkomst zoveel mogelijk in het Brinkhuis plaats te laten vinden. Reglement van Orde 2023; aanpassingen met de nodigde raadsvoorstellen Oktober/november 2023 raadsvoorstellen, waarin commissieleden benoemd worden als commissielid en niet als zijnde lid van een commissie. Zowel raads- als commissieleden kunnen commissievergaderingen bijwonen en zijn niet langer lid van een commissie, maar kunnen deelnemen aan agendapunten op beide commissies. Raadsvoorstel met opheffen van de commissie BLS en opheffen van de benoemingen, maar commissieleden als commissielid aan te merken. Actie: RvO aanpassen met alle gewenste veranderingen; agenderen in de werkgroep bestuurlijke vernieuwing, waarna het presidium het aan de raad aanbiedt. Raadsvoorstel opheffen commissie BLS en opheffen de commissiebenoemingen.

Doel: Formaliseren van de wens om Commissieleden in het algemeen te benoemen en het opheffen van overbodige benoemingen; Een RvO dat rechtdoet aan alle regels zodat deze weer een leidraad kan zijn voor eenieder. Andere verordeningen die de gemeenteraad aangaan. Een aantal verordeningen zijn verouderd en doen geen recht aan de huidige praktijk, Acties: Alle relevante verordeningen nalopen en zo nodig aan passen. Doel: Up-to-date van verordeningen, zodat deze recht doen aan de huidige praktijk.

5 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024

Personele bezetting raadsgriffie Het contract met de interim-raadsgriffier wordt verlengd voor zolang het nodig blijkt in 2024. De personele bezetting op de griffie wordt nader bekeken. Er komt een raadsvoorstel voor het wijzigen van het huidige functiehuis, zodat deze recht doet aan de huidige situatie. Actie: raadsvoorstel functiehuis gemeente Laren. Doel: een toekomst bestendige bemensing van de raadsgriffie. Scholing In het najaar neemt de plv. griffier/raadsadviseur deel aan de workshop B1 schrijven. De plv. raadsgriffier/raadsadviseur is lid van de Ondernemingsraad BEL Combinatie en BEL gemeenten en neemt ook hiervoor deel aan cursussen/workshops. Het jaarcongres van de griffier vereniging in oktober wordt bijgewoond.

6 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024

2. Terugblik 2022 en 2023 De toenmalige raadsgriffier is in september 2021 met pensioen gegaan, maar heeft als interimraadsgriffier opgetreden in 2022 en 2023. Sinds april 2023 is er een nieuwe interim-griffier. De plv. raadsgriffier/raadsadviseur heeft in de praktijk grotendeels de taken van de raadsgriffie vervuld met de komst van de nieuwe raadsgriffier per september 2021. De raadsgriffier belandde in april 2021 in de ziektewet. De plv. raadsgriffier/raadsadviseur is in september 2022 als zodanig benoemd zolang de raadsgriffier, in de ziektewet zit. 2022, wisseling van de gemeenteraad Van de 15 gemeenteraadsleden zijn 6 gemeenteraadsleden niet meer teruggekeerd in de gemeenteraad van 2022-2026. De fracties bestaan uit: Larens Behoud (4); VVD (4); Liberaal Laren (2); Groen Laren (2); D66 (2); CDA (1). Het aantal commissieleden is van 9 gestegen naar 19. Het College bestaat naast burgemeester Nanning Mol uit 3 nieuwe wethouders: Jan van Midden (VVD); Frits Westerkamp (Larens behoud) en Flip de Groot (D66). De nieuwe gemeenteraad breidt het aantal commissies uit van 2 naar 3. Het idee is dat een derde commissie bijdraagt aan het meer aandacht geven aan regionale aangelegenheden. 1. De commissie R&I, Ruimte en Infrastructuur 2. De commissie M&F, Maatschappij en Financiën. 3.

De commissie BLS, Boven Lokale Samenwerking Laren heeft 8 Gemeenschappelijke regelingen, waaronder de BEL-samenwerking, de gezamenlijke ambtelijke organisatie, de regionale samenwerking Gooi en Vechtstreek. De gemeenteraad van Laren vindt de regionale samenwerking zwaar wegen, gelet op het belang om zelfstandig te kunnen blijven als gemeente. De invoering van een derde commissie BLS, is door deze wens ingegeven. In het voorjaar 2023 blijkt dat de commissie BLS niet voldoet aan het doel om de regio op de agenda van de gemeenteraad te krijgen. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) schrijft de besluitverplichting voor m.b.t. de begroting en jaarrekening in juni/juli. De ervaring over de te nemen besluiten in juni maakt dat de gemeenteraad in juni 2023 informeel besluit te stoppen met de commissie BLS. Daarna bezint de gemeenteraad zich over hoe wel de aandacht voor de regio in de gemeenteraad te kunnen stimuleren en versterken. De werkgroep bestuurlijke vernieuwing blijft bestaan, maar komt pas eind 2022 in de nieuwe samenstelling bijeen. De voorzitter is de burgemeester en vanuit de raadsgriffie adviseert en ondersteunt de plv. raadsgriffier in eerste instantie, de interim-raadsgriffier sluit in 2023 in het voorjaar aan.

Door het wegvallen van de raadsgriffier en beperkte inzetbaarheid van de oude (interim) raadsgriffier is de raadsgriffie niet instaat om de nieuwe gemeenteraad optimaal te ondersteunen en in te werken in 2022. De raadsgriffie (in feite grotendeels de plv. raadsgriffier) zorgt in ieder geval dat de gemeenteraad optimaal kan blijven vergaderen en dat iedereen optimaal gefaciliteerd is. De interimraadsgriffier houdt zich bezig met de huisvesting, de verhuizing naar het Brinkhuis. Zij laat een onderzoek uitvoeren naar de voor- en nadelen van de verhuizing met de verdeling over het gebruik van het BEL-kantoor in Eemnes. Verder wordt er voor de voorzitters een workshop geregeld in het voorjaar van 2023.

7 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024

2023, tot de zomer In april start de nieuwe interim-raadsgriffier, zij is meer aanwezig dan de eerdere interim-raadsgriffier. Wel kost de raadsgriffier nog extra tijd van de interim-raadsgriffie tot de zomer, dit in het kader van zijn re-integratietraject. De eerste actie van de interim is het daadwerkelijk benutten van iBabs als vergadersysteem. Dit was tot dan niet optimaal, veel werd naar de gemeenteraad gemaild. Alles gaat nu in iBabs waarmee het tevens direct publiek staat. De weekmail wordt ingevoerd met daarin de vergaderdata en andere belangrijke info, maar wel kort. De plv. griffier/raadsadviseur gaat enthousiast aan de slag en verfijnd de informatievoorziening verder. Het is even wennen, maar al snel ervaart iedereen de aanpassingen als wel zo overzichtelijk en efficiënt. Naast de informatievoorziening wordt ook de wijze van organiseren van de stukkenstroom aangepakt. Op de raadsgriffie wordt het werkoverleg ingevoerd, zodat ook de raadsgriffier mee kan doen in de taakverdeling. De raadsgriffie maakt conceptagenda’s en zet deze in iBabs met de vermelding dat het Presidium er nog een besluit over neemt. De raadsgriffie maakt een overzicht van de conceptagenda’s en zet deze bij de presidiumvergadering. Alles wat bij de raadsgriffie binnenkomt staat meteen of in ieder geval kort na binnenkomst op iBabs en is beschikbaar voor eenieder (dus ook voor de inwoner).

Dit scheelt heel veel rondmailen. De workshop voor de voorzitters vindt plaats en de interim geeft 2 avonden uitleg over de instrumenten van de gemeenteraad en over het gebruik van iBabs. Na de zomer komt er nog een avond met uitleg over iBabs. De werkgroep Bestuurlijke vernieuwing komt bijeen en maakt afspraken over de invoering van het vragenhalfuurtje en de mogelijkheid tot benen op tafelgesprekken. Het schrappen van de commissie BLS komt voorbij en er blijkt geen behoefte aan een interactieve avond in juni te zijn. Er is wel behoefte aan het kunnen wisselen binnen een commissievergadering van de deelnemers, zodat er door een fractie optimaal gebruik gemaakt kan worden van ieders expertise. De interim raadsgriffier raadpleegt de wethouder en de gemeentesecretaris over een mogelijke invoering van een Auditcommissie, beiden zijn positief. De verordening van de Auditcommissie komt na de zomer in de commissie en de gemeenteraad. De presidiumvergadering wordt verplaatst, van een week vooraf aan de raadsvergadering van de afgelopen raadscyclus naar de eerste donderdag na die raadsvergadering. De raadsgriffie is niet continue in bedrijf, maar sluit in het voorjaar een week en in de zomer 3 weken. De plv. raadsgriffier/raadsadviseur krijgt in de zomer 6 weken vrij, dit om de vele overuren enigszins te kunnen compenseren.

Werkgeverscommissie: Samenstelling Werkgeverscommissie vanaf april 2022 – juni 2023: Bart Vos voorzitter en lid Désirée Niekus lid Ellen van Dorst lid Samenstelling Werkgeverscommissie juli 2023 - heden: Karel Loeff voorzitter en lid Erik Koldenhof, lid Evert de Jong, lid

8 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024

Bijlage : De griffie, organisatie en werkzaamheden

9 Jaarplan Raadsgriffie Laren najaar 2023 - 2024