Voorstel Raad 16054

Onderwerp

Huis van de Samenleving

Portefeuillehouder

Simon Fortuyn

Registratienummer

BR2000136

Datum Raad

25 maart 2021

Gevraagde beslissing: Het opgenomen investeringskrediet van € 500.000 uit de meerjarenbegroting 2021-2024 beschikbaar te stellen voor veiligheidsaanpassingen en noodzakelijke investeringen voor functionaliteit van de hal van het Huis van de Samenleving. 0. Samenvatting Met de vaststelling van de begroting 2021 is een investeringskrediet van € 500.000 gereserveerd voor het huis van de samenleving. Het college deed hierbij de toezegging (T2020-056) de raad eerst een raadsvoorstel over de invulling ervan voor te leggen, alvorens tot daadwerkelijke aanpassingen wordt overgegaan. Om te voldoen aan huidige wet- en regelgeving investeren wij in fysieke veiligheidseisen, ergonomische eisen en in informatieveiligheid. Incidenten in de publiekshal en meldingen bij de bedrijfsarts maakten dat een veiligheidsscan en een ergonomisch onderzoek gedaan is. De aanbevelingen uit deze rapportages geven de noodzaak van de investering aan. Verdere aanpassingen voor een optimale informatieveiligheid en privacy vragen ook een noodzakelijke investering. Bij een Huis van de Samenleving hoort een snelle, digitaal georiënteerde, foutloze dienstverlening. Daarom investeren we in een goeie en slimme dienstverlening. Waarbij fysieke en online dienstverlening naadloos met elkaar zijn verweven en samen Dienstverlening worden. Waarbij we alle eerstelijns kanalen snel en doeltreffend afhandelen.

Het realiseren van een Huis van de Samenleving zoals we dat voor ogen hadden voor de Coronacrisis is op dit moment niet mogelijk. Wat wel kan? Een plek waar inwoners en bezoekers snel en efficiënt worden geholpen. In een representatieve omgeving met prettig ogend en modern meubilair waar je vriendelijk te woord wordt gestaan. Waar onze dienstverlening vlot en toegankelijk is. Met als uiteindelijk doel een plek waar inwoners en medewerkers elkaar kunnen ontmoeten, samen werken en bouwen aan een toekomst. In 2019 is het Huis van de Samenleving uitgewerkt met de regels voor Huis van de Samenleving, zoals door de raad is vastgesteld. Twee jaar verder, zien we dat de nieuwe manier van werken er bij de meesten van ons ingeslepen is. De combinatie van thuiswerken en in het gemeentehuis aanwezig zijn, is de nieuwe standaard die door zowel de inwoner als de medewerker als

1

comfortabel wordt ervaren. Past deze nieuwe standaard niet op een voorkomende situatie, dan is er altijd ruimte voor op-maat-oplossing. In dit licht is het gemeentehuis niet langer een verblijfplaats, maar meer een plaats om te ontmoeten waarbij we het accent verleggen van Hospitality naar Service. 1. Aanleiding/ context met tijdlijn In juli 2019 stelde de raad de regels rondom het Huis van de Samenleving vast (zie T19.05931, bijlage 1). Samen met de Visie op Dienstverlening (zie T19.05408, bijlage 2) vormt dit stuk de randvoorwaarden waarbinnen het Huis van de Samenleving kan worden gerealiseerd. Eind 2018 en begin 2019 lieten wij – op verzoek van de bedrijfsarts – een ergonomisch werkplekonderzoek uitvoeren met betrekking tot de balies en receptie (zie T21.00771, bijlage 3). Als gevolg van een aantal (veiligheids)incidenten in de centrale hal, lieten wij een veiligheidsscan uitvoeren. De uitkomsten van dit onderzoek zijn uit veiligheidsoogpunt vertrouwelijk. Uit beide onderzoeken blijkt dat de inrichting van de centrale hal niet voldoet om een (informatie-)veilige en Arbo-verantwoorde omgeving te bieden aan onze inwoners en bezoekers. Al enkele jaren verkennen wij onderwerpen als ‘thuisbezorgen van documenten’ en ‘tijd- en plaats onafhankelijke, digitale, dienstverlening’. Zeker dit laatste onderwerp neemt een vlucht, mede ingegeven door de corona-crisis.

In het document ‘Huis van de Samenleving, volle kracht vooruit voor een gewoon goeie dienstverlening’ omschrijven wij welke stappen wij op operationeel niveau de komende periode zetten (zie T20.11690, bijlage 4). Om het Huis van de Samenleving te realiseren, vroegen wij een budget van € 500.000 aan in de meerjarenbegroting van 2021 – 2024. De raad besloot positief op deze aanvraag. Daarbij maakte zij de kanttekening dat wij de raad mee nemen in de uit te voeren stappen. Met de doorontwikkeling van Huis van de Samenleving bieden we, ook in de toekomst, goede, persoonlijke dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers en (maatschappelijke) organisaties. Met een warm ontvangst, in een gezellige omgeving en met goede faciliteiten zijn we iedereen graag van dienst. Op naar het Huis van de Samenleving! 2. Maatschappelijk effect Het realiseren van een representatieve omgeving waar we de inwoners snel en efficiënt helpen. De omgeving is fysiek veilig en informatieveilig en voldoet aan de normen van deze tijd. 3. Argumenten 1.1 Met deze investering maken we het gemeentehuis veiliger en efficiënter We maken gescheiden looproutes voor bezoekers en medewerkers. Bij binnenkomst in de publiekshal ziet de bezoeker welke route hij volgt naar de juiste balie. De goed ingerichte

2

werkprocessen zorgen hiervoor. De duidelijke, goed gekozen bewegwijzering ondersteunt dit. De route van de medewerkers leidt naar het niet-publieke deel en kruist de route van de bezoeker niet. 1.2. Deze investering zorgt voor een veilige omgeving voor iedereen Het nieuwe camerasysteem zorgt voor een totaalbeeld in de hal. De dode hoeken en het beperkte zicht door de plaats van de lift horen tot het verleden. De beveiliger houdt alles in het zicht waarmee hij zorgt voor fysieke veiligheid. De spreekkamers krijgen een veilige indeling. De medewerker gebruikt bij nood de vluchtroute naar de backoffice. De hal en werkplekken voldoen, net zoals de spreekkamers, na de aanpassing aan de eisen die we stellen aan informatieveilig en arbo-veilig werken. Ook de nieuwe balies zijn veilig. Zowel de medewerker als inwoner zijn goed zichtbaar. Door een goed ontwerp heeft de balie een vriendelijke uitstraling en voldoet na de aanpassing aan de veiligheidseisen. De medewerker is op voldoende fysieke afstand van de inwoner. 1.3. De investering zorgt voor een optimale dienstverlening Bij binnenkomst is het helder bij welke balie men verwacht wordt. Wij werken flexibel, alle balies zijn multifunctioneel inzetbaar. Eén balie heeft daarnaast de receptiefunctie en één balie zetten wij in als “snel-balie”. 1.4.

Met de investering werken onze medewerkers ergonomisch verantwoord De nieuwe balies voldoen aan de ergonomische eisen van deze tijd. Daardoor voorkomen wij lichamelijke klachten bij medewerkers. Het ergonomisch rapport (Rapportage Beoordeling Balie, bijlage 3) is leidend voor de inrichting van de balies. 1.5. De investering zorgt voor meer privacy en informatieveiligheid voor inwoners Alle balies krijgen een extra scherm met privacy-folie. Hierdoor kijkt alleen de inwoner/bezoeker vóór de balie mee met de medewerker. Twee speciaal aangepaste balies en de spreekkamers lenen zich goed voor privacy gesprekken. De printers en de beveiligde documentenopslag, plaatsen wij áchter de balies welke een afgesloten geheel vormen. Wij voldoen aan de wettelijke eisen. 1.6. Met de investering staan wij een mindervalide inwoner goed te woord Vanzelfsprekend hanteert de gemeente een inclusieve dienstverlening. Ook de mindervalide inwoner ervaart een goede dienstverlening. 1.7. Met de investering vernieuwen wij het meubilair en tonen het gezicht van Lansingerland Wij kiezen voor fris, robuust en makkelijk te onderhouden en te verplaatsen meubilair, met een representatieve uitstraling. De uitstraling draagt bij aan de herkenbare, gastvrije identiteit van Lansingerland.

3

1.8. De raad vindt het belangrijk te investeren in een symbool voor Artikel 1 van de Grondwet 1.9. Met de aanpassingen zorgen wij voor een goed klimaat in de hal Na de aanpassingen ervaren medewerkers en bezoekers minder last van tocht en kou in de hal. De verlichting bij zowel de balies als in de spreekkamers passen wij aan voor de medewerkers, gebaseerd op de nieuwe positie en inrichting. Bij alle aanpassingen houden wij rekening met de akoestiek. 4. Kanttekeningen De landelijke ontwikkelingen van de dienstverlening kunnen leiden tot een andere functie van het gemeentehuis en dus aanpassingen in inrichting. Met deze investering is de invulling van het bruisende onderdeel van het Huis van de Samenleving nog niet bereikt. Met de nu noodzakelijke investeringen bereiken wij fysieke-, ergonomisch en informatieveiligheid en een optimale dienstverlening. Ook houden wij rekening bij de keuze van inventaris met een toekomstige invulling met meer activiteiten. 5. Financiële consequenties met dekkingsvoorstel Sweco heeft voor een kostenraming gemaakt voor de aanpassingen in de hal, dit betreft onder andere volledige camerabewaking en aanpassingen in het kader van fysieke veiligheid. Hierin zijn ook aanpassingen in de inrichting voor informatieveiliger werken en ook ergonomisch veilig werken meegenomen. Dit betreffen de belangrijkste kostenposten in deze investering.

De inschatting van Sweco is dat, inclusief een post onvoorzien, het budget toereikend is. In dit investeringskrediet is € 10.000 als stelpost opgenomen voor het Kunstwerk Artikel 1 van de Grondwet. In de begroting 2021 – 2024 is reeds € 500.000,00 opgenomen voor het investeringskrediet “Huis van de Samenleving”. Hierbij was gerekend met een afschrijvingstermijn van 25 jaar voor de volledige investering, dus een jaarlijkse afschrijving van € 20.000. De kostenraming van de investering past binnen het krediet. Op basis van de vastgestelde nota activabeleid schrijven we de balies, meubilair en de elektrische installaties echter af in 10 jaar en de bouwkundige werkzaamheden in 25 jaar af. Dit leidt in de begroting 2022-2025 \ tot hogere afschrijvingslasten. Dekking hiervoor is gevonden in de post onderhoud inventaris huisvesting (fcl 6995001). Wij verwerken dit in een volgend P&C-document. 6. Juridische aspecten Met het Huis van de Samenleving geven wij invulling aan goed werkgeverschap, met inachtneming van de geldende richtlijnen op het gebied van Arbo wet- en regelgeving. 7. Duurzaamheid Het gebruik van duurzame materialen en hergebruik van hetgeen nog goed is, draagt bij aan de (economische) duurzaamheid.

4

8. Extern draagvlak / burgerparticipatie Het Huis van de Samenleving draagt bij een goede dienstverlening waarbij we - ook in de toekomst - veilig klantcontact kunnen blijven bieden. Burgerparticipatie is niet van toepassing. 9. Verdere procedure Na afronding van het Programma van Eisen gaan we over tot het realiseren van het Huis van de Samenleving. Bijlagen 1. Huis van de Samenleving T19.05931 (hierin is een tijdlijn opgenomen) 2. Visie op Dienstverlening T19.05408 3. Rapportage Beoordeling Balie feb 2019 (ergonomisch rapport) T21.00771 4. Huis van de Samenleving T20.11690

5

Datum Raad

25 maart 2021

Registratienummer

BR2000136

Onderwerp

Huis van de Samenleving

De raad van de gemeente Lansingerland; Na het voorstel gelezen te hebben Op basis van de argumenten - met deze investering maken we het gemeentehuis veiliger en efficiënter; - deze investering zorgt voor een veilige omgeving voor iedereen; - de investering zorgt voor een optimale dienstverlening; - met de investering werken onze medewerkers ergonomisch verantwoord; - de investering zorgt voor meer privacy en informatieveiligheid voor inwoners; - met de investering staan wij een mindervalide inwoner goed te woord; - met de investering vernieuwen wij het meubilair en tonen het gezicht van Lansingerland; - de raad vindt het belangrijk te investeren in een symbool voor Artikel 1 van de Grondwet; - met de aanpassingen zorgen wij voor een prettig verblijf. Rekening te houden met - Arbo Wet- en regelgeving.

Besluit(en) Het opgenomen investeringskrediet van € 500.000 uit de meerjarenbegroting 2021-2024 beschikbaar te stellen voor veiligheidsaanpassingen en noodzakelijke investeringen voor functionaliteit van de hal van het Huis van de Samenleving. Dit Raadsbesluit is vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 9 februari 2021. de griffier,

drs. Marijke Walhout

6