Verslag BAC 26 maart 2025

VERSLAG Begeleidingscommissie Accountantscontrole Corsanummer

: BV25.0034

Datum vergadering

: 26 maart 2025

Aanwezig in de raadszaal Commissieleden Leefbaar 3B : Johan Philippens WIJ Lansingerland : Ton Jansen CDA : Job Halkes VVD : Ed van Santen CU : Kees-Willen Markus GroenLinks : Marko Ruijtenberg Voorzitter Commissiegriffier

: Jan Pieter Blonk : Lianne van den Houten

Wethouder

: Simon Fortuyn

Ambtelijk

: Wanda Bouwmeester : Marko Voorspuij

Afwezig PvdA : Hamid Azzouzi VOOR Lansingerland : Petrine van Olst D66 : Ronald van der Stad 1. Opening en mededelingen De voorzitter: Goedenavond, ik open de vergadering van de Begeleidingscommissie Accountantscontrole. Het is vandaag 26 maart 2025. Mede namens de commissiegriffier, welkom belangstellenden via de webcast, die meekijken en luisteren, nu live of later. Welkom wethouder Fortuyn, welkom concern controller, mevrouw Bouwmeester en senior controller, mijnheer Voorspuij. En natuurlijk u, commissieleden, hartelijk welkom op deze avond. Er zijn zeven van de negen fracties aanwezig. 2. Insprekers De voorzitter: We zijn bij agendapunt 2, over de insprekers. Er hebben zich geen insprekers aangemeld. Moet ik eerlijk zeggen dat ik dat nog nooit meegemaakt heb voor BAC, dat er een inspreker was. Dat even terzijde. 3. Vaststelling agenda De voorzitter: Dan zijn we bij agendapunt 3, vaststelling van de agenda. Kan u daarmee instemmen met de agenda? Dat is ook het geval. Dan is die daarmee vastgesteld. 4. Verslag vorige BAC vergadering De voorzitter: Het vaststellen van het verslag van de vorige BAC vergadering. Er zijn geen op- of aanmerkingen binnengekomen. Dat klopt, hè? Dat betekent dat het verslag bij deze is vastgesteld.

1/10

5. Rapportage over Intern controleplan 2024 en rechtmatigheid De voorzitter: Dan zijn we toe aan agendapunt 5. De rapportage over de intern controleplan 2024 en de rechtmatigheid. De rapportage over het intern controleplan 2024 en de rechtmatigheid geeft een totaalbeeld van de financiële beheersing van de gemeentelijke organisatie. Dit punt wordt nu geagendeerd, omdat de vaststelling door het college nodig is voor, tijdens de controle door de accountant. De accountant heeft zijn werk afgelopen 17 maart gestart. En u krijgt in eerste instantie een presentatie van de concern controller, mevrouw Bouwmeester. En vervolgens kan u onderling debatteren daarover. Vragen stellen aan ambtenaren, vragen aan de wethouder. Dat is allemaal mogelijk. Maar we gaan dus beginnen met een presentatie van mevrouw Bouwmeester. Eerste termijn Ambtelijke organisatie 1: Hij doet het? Inderdaad, even een terugblik op het afgelopen jaar, vanuit de rechtmatigheidsverantwoording. Ga maar door naar de volgende vast. In het controleplan zelf, dat hebben we natuurlijk aan het begin van het jaar hier gehad. Tenminste, de eerste helft van het jaar stonden allemaal voornemens, ambities. Hij doet het toch niet. Ja, precies. In het controleplan stonden allemaal voornemens en ambities. Dat moeten we maken, ook vanuit de rechtmatigheidsverantwoording.

En wat we nu willen doen, is het delen van de resultaten over het afgelopen jaar en meteen een blik vooruitwerpen op 2025. En net als vorig jaar, hebben we ook dit jaar nog best wel veel onduidelijkheden, omdat we stap voor stap ontdekken hoe het nou precies werkt met die rechtmatigheidsverantwoording. Accountant is nu nog volop bezig. Wij hebben onze interne controlewerkzaamheden afgerond. Maar het is nu nog inderdaad echt zoeken naar, hoe zit het nou precies in elkaar en wat betekent het financieel. Ik doe het eerste deel van deze presentatie. Marko die neemt het zo van mij over, om inderdaad wat dieper in te zoomen op de resultaten en de bevindingen die we hebben. Mag die door inderdaad. Als we kijken naar wat nou de intentie is van de rechtmatigheidsverantwoording, dan zit het in twee dingen eigenlijk. Enerzijds het versterken van de kaderstellende rol. Dus dat is ook vanavond weer eigenlijk de bedoeling, dat er een gesprek wordt gevoerd tussen college en raad over wat nou precies gezien is en hoe het college het heeft gedaan afgelopen jaar. En tegelijkertijd is het een impuls voor de organisatie om de kwaliteit te verbeteren. Dat sluit eigenlijk heel erg aan op de ontwikkeling waar de organisatie sowieso al in zit. Dus het geeft net een extra zetje aan de verdere professionalisering.

Het gaat er heel erg om in de rechtmatigheidsverantwoording dat we verklaren dat de jaarrekening rechtmatig tot stand is gekomen. Daarvoor is aan het eind van het jaar al een normen- en toetsingskader vastgesteld. En we gebruiken daar in de organisatie de verbijzonderde interne controles voor om inderdaad gewoon te kijken van, hebben we nou de boel netjes op orde of niet. U bent tussentijds ook geïnformeerd vanuit de interim controle over de bevindingen op dat moment van de accountant. Dus accountant en concernstaf werken hierin gewoon vanuit allebei een controlerende rol met elkaar samen. Uiteindelijk blijft de accountant gewoon toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst ook of de rechtmatigheidsverantwoording van het college getrouw is. Dus dat is het werk waar ze nu mee bezig zijn. Vergelijken we nou een beetje het begin van ‘24 met het eind van ‘24, vorig jaar hebben we hier natuurlijk ook voor het eerst een verantwoording of een verklaring afgelegd. De ambities hebben we op basis daarvan weer bijgesteld. En eigenlijk is de hoofdambitie heel vanzelfsprekend, voldoen aan datgene wat de wet ons voorschrijft. Dus ook aan alle wettelijke normen en de interne regels die zijn vastgesteld. En de ambitie is daarbij natuurlijk dat we jaar na jaar zien dat de onrechtmatigheden afnemen. Dat gaat met pieken en dalen. Dat zien we verderop in de presentatie ook wel.

En we kunnen wel constateren, we hebben al ontzettend veel in de organisatie, maar niet alles is expliciet of vastgelegd. Dat hebben we vorig jaar ook gezegd. Dat blijft op dit moment ook nog steeds zo. Maar we zien wel echt stappen tot verbetering. Dus in die zin, goed nieuws. Voornemens die we hadden, dat waren een heel aantal jaarlijkse documenten. We moeten van alles vastleggen. Bleek ook al uit de vorige slides. En op een aantal momenten heeft

2/10

het college hier inderdaad gewoon verteld waar ze staan. Bijvoorbeeld met het interne controleplan. We zijn hier geweest voor de controleverordening. U kunt het allemaal lezen. Financiële verordening, normen-, toetsingskader. En nu zitten we hier voor de rapportage over datgene wat we allemaal hebben gedaan en daarbij de fraude risicoanalyse. Het interne controleplan wordt altijd gebaseerd op een risicoanalyse. En datzelfde geldt eigenlijk voor de fraudes. Daar maak ik ook gewoon jaarlijks een analyse van. En waar toetsen we dan op? Het gaat om negen criteria in zijn totaliteit. Dus de accountant neemt alle criteria mee. En de rode criteria, dus begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik in oneigenlijk gebruik, dat is hetgeen waarop het college zich vooral moet verantwoorden. Dus dat zijn ook de punten die in de rapportage die nu voor ligt, die naar voren komt. En dan Neemt Marko het over met de concrete uitwerking en de bevindingen vanuit de verbijzonderde interne controles. De voorzitter: Oké, daar gaat het woord naar de heer Voorspuij. Ambtelijke organisatie 2: Dank u wel. Volgende sheet, alsjeblieft. Als we kijken naar in het interne controleplan, zijn daar 17 VIC’s in geformuleerd, variërend vanuit bijvoorbeeld de IT-audit tot aan de factuurcontrole. Evenals in 2023 valt op de VIC op de Europese aanbesteding.

Zoals we zien, we toetsen daar over een gemiddelde van vier jaar alle dossiers integraal die boven de 221.000 euro uitkomen. Daarin zien we ook een forse toename van het aantal dossiers. We hebben integraal 264 dossiers gecontroleerd ten opzichte van 2023 198. Enerzijds komt het ook omdat we zien, we doen heel veel als gemeente, dus je exploitatie neemt daardoor ook toe en daardoor eigenlijk ook onze populatie. Het aantal dossiers die onrechtmatig zijn, zijn er veertien. Een lichte verbetering ten opzichte van vorig jaar. De rapportage die voor u ligt is tot oktober. En in de rapportage hebben we al de tot en met heden verwerkt en daarin ook het laatste kwartaal meegenomen. Als we kijken naar de verantwoordingsgrens, die is in de financiële verordening door u vastgesteld in 2024. Die staat nu op 2 procent van de totale lasten. Vooralsnog betekent dat een verantwoordingsgrens van 4,8 miljoen. Als de onrechtmatigheden daar boven komen, dan verklaart het college onrechtmatig gehandeld hebben. Blijft het eronder, dan is het rechtmatig gehandeld door het college. In de meeste VIC’s hebben we geen bijzonderheden. Er zijn een aantal bijzonderheden die wij in deze presentatie willen toelichten. Mijn collega Wanda Bouwmeester heeft al aangegeven, een deel zit ook in het monitoren en een deel in het vastleggen. Dat zien we ook terug in de bevindingen vanuit de VIC vandaan.

Dus wat dat betreft is daar geen verschil ten opzichte van 2023. In de Europese aanbestedingen, de bevindingen die daarin zijn, zijn veertien dossiers zijn onrechtmatig. Waarbij één dossier een forse onrechtmatig, wat eigenlijk driekwart van de onrechtmatigheid verklaart. We zagen dat eigenlijk in 2023 al aankomen, waardoor we een wezenlijke wijziging hebben aangevraagd. Dat hebben we gepubliceerd op TenderNed. En die loopt er eigenlijk in 2024 uit, waardoor we die onrechtmatigheden hebben. Een deel van de onrechtmatigheden in 2023 lopen ook nog door in ‘24. En we zijn ook vanuit intern natuurlijk bezig om vanuit concern control dat te monitoren. En ook de organisatie daar intern opvolging voor te vragen. Als we kijken naar, waar zit nou die overschrijding in? Dat zit hem voornamelijk in het overschrijden van drempelwaardes. Waar die in 2023 ook nog in een onjuiste aanbestedingsprocedure zitten. Dus dan heb je de keuze uit enkelvoudig of meervoudig aanbesteden of Europees. Die bevinding hebben we voor 2024 niet. Dus in principe is het allemaal Europees juist aanbesteed. Alleen de contractwaardes, zoals die in het contract staat, die is dan overschreden. Worden eigenlijk eerder aanbesteed dan had mogen worden. Daarnaast is er nog buiten de VIC een casus gemeld over de aanbesteding van rioolgemalen. Wat de organisatie rechtstreeks aan ons gemeld heeft.

En die nemen we ook mee in de rechtmatigheidsverantwoording als apart onderdeel. Als we dan kijken naar de jaarrekening en welk gevolg heeft dit nou? De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit drie onderdelen. De begrotingscriterium, voorwaardencriterium en criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik. Begrotingscriterium is eigenlijk de onrechtmatigheid tussen de slotwijziging en uiteindelijk de

3/10

definitieve cijfers zoals ze in de jaarrekening komen. Dat is een verschillen analyse opgenomen in de jaarrekening. En op basis van die verschillen analyse komen daar bruto onrechtmatigheden uit. Dus echt sec, wat is het verschil tussen realisatie en de slotwijziging. En in de financiële verordening hebben we afspraken gemaakt van, wat vindt de raad nu acceptabel. Bijvoorbeeld de open einderegeling. Of als de tussentijds gemeld is tussen de slotwijziging en 31 december/de jaarrekening, dan vinden we dat acceptabel. Dan krijg je een bruto onrechtmatigheid van rond de half miljoen, of een netto onrechtmatigheid, sorry. Als we dan kijken naar het voorwaardecriterium, die is dan gestegen. Op basis van die veertien dossiers zitten we nu op 20,3 miljoen. Daarbij wel de kanttekening, het dossier is in 2025 opnieuw aanbesteed. Die loopt 1 maart is dat ingegaan. We hebben eigenlijk die twee maanden van 2025 meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording 2024. Waardoor we 2025 op dat dossier met een schone lei willen beginnen. Er zijn geen bevindingen op misbruik en oneigenlijk gebruik. Evenals de SiSa. De SiSa zie je wel een apart onderdeel in, want in principe gaat de accountant over de verklaring van de rechtmatigheid. Dat is een apart onderdeel in de controleverklaring.

Alleen omdat alle negen criteria hierin getoetst worden benoemen wij hem ook in de rechtmatigheid als onderdeel van deze presentatie. Als we kijken wat voor vervolgacties, ook in hetgeen wat mijn collega Wanda aangegeven heeft. Het herstellen van bevindingen. Onder andere door het opnieuw aanbesteden van onrechtmatige dossiers. Anderzijds zijn we ook bezig met het onderzoeken van de contractenbank, zodat er een centraal overzicht is op het monitoren van contracten. Wat nu inherent aan een decentrale inkoop niet volledig gefaciliteerd is. Enerzijds willen we ook de bewustwording verder vergroten binnen de organisatie. En we zitten met het implementeren van een drielijnen model. Eigenlijk in lijn met hetgeen wat de accountant in de boardletter heeft geroepen om onze rol als concernstaf verder te versterken. Om daar een betere splitsing in te brengen van, waar liggen nou de verantwoordelijkheden. En kunnen wij onze derdelijns rol, dus meer toezichthoudende rol, daarin verstevigen? De voorzitter: Dank je wel, mevrouw Bouwmeester en mijnheer Voorspuij. Dan is de vloer voor de commissie. Mijnheer Ruijtenberg. De heer Ruijtenberg: Dank u wel, mijnheer de voorzitter. Ik heb eigenlijk twee vragen. De eerste vraag is aan mevrouw Bouwmeester. U heeft in de presentatie en in de notitie ook aangegeven, de ambitie is voldoen aan de wettelijke norm.

Is dat niet wat mager dat we ons gaan houden aan de wet? Of is die wettelijke norm zo hoog dat het al bijna onmogelijk is om daaraan te voldoen? Dat was mijn eerste vraag. En dan de tweede vraag is aan mijn naamgenoot, ook op de juiste manier geschreven. De hoge onrechtmatigheid, u zei van, die zagen we in ‘23, zagen we die al aankomen. Is er toen vervolgens in ‘23 aan de bel getrokken of heeft u toen al enige andere actie ondernomen? En zo nee, waarom niet? De voorzitter: Dank u wel. Wie nog verder? Mijnheer Markus. De heer Markus: Meer een verduidelijkende vraag. Ik snap dat in die raamcontracten dat gewoon over het drempelbedrag is heen gegaan. Maar even heel plat gezegd, betekent gewoon dat de contractmanager van dat contract gewoon niet bijgehouden heeft hoe al die opdrachten, hoe het ook opgezet is, bijgehouden heeft hoe die bedragen oplopen. Maar wat gaat een contractenbank daar dan in helpen, zeg maar even? Want het heeft ook gewoon te maken met een stukje intern bijhouden waar je staat in je contract en wat je nog uit te geven hebt de komende jaren. Dus ik zit even in die relatie te zoeken, maar misschien snap ik de contractenbank niet helemaal. De voorzitter: Dan gaan we naar de heer Philippens.

4/10

De heer Philippens: Voorzitter, voor mij ook twee vraagjes. Ik zie dat we nog niet voldoen aan de WPG, Wet politiegegevens. Is er een tijdlijn, dat we daar wel aan gaan voldoen of welke acties worden daarop ingezet? En met betrekking tot de verbonden partijen, daar hebben we nu geen centrale coördinatie. Advies van de accountant om dat wel te doen. Volgens mij is dat nu in het stuk een stukje van, het helpt als de coördinatie ook versterkt wordt. Dat lijkt wat passief. Maar de vraag is, gaat dat ook echt gebeuren? Dank u wel. De voorzitter: Wie nog meer? Mijnheer Jansen. De heer Jansen: Dank u wel, voorzitter. Een beetje aanzettend op de vraag van de heer Markus. Als die contractenbank inderdaad de oplossing is, maar die is er nog niet, kijken we dan nu ook wel vooruit wat er komend jaar en in 2026 af gaat lopen? Dan zouden we op dit moment natuurlijk al met een spotcheck kunnen kijken waar het misschien mis dreigt te gaan, totdat die contractenbank er is, als dat de oplossing is. Maar dat horen we graag van u. Dank u wel. De voorzitter: Dank u wel Verder nog? Mijnheer Van Santen. De heer Van Santen: Dank u wel, voorzitter. Ik zit altijd een beetje met dit punt, het komt elk jaar terug. Complimenten voor wat er dan nu gedaan wordt. Een aantal goede vragen van de collega's ook. Maar ik heb wel het idee dat het steeds serieuzer genomen wordt.

Maar toch zit ik er altijd wel een beetje mee dat dit nu al jaren, dat we in overtreding zijn. Is het dan niet erg? Want iedereen zit hier nog. In mijn werk dan betekent dat ontslag. Maar hier niet, dat is prima. Dus is het dan niet zo erg? Dus wat is nou het risico eigenlijk van het feit dat we dit al jaren niet doen? Ook al zijn er intenties om het wel te doen. Dat woordje bewustwording vind ik zeer apart. Want als dat er nu nog niet is, denk ik, dan komt het er nooit meer. Alleen is dan het risico dat een partij die, als het wel aanbesteed had geweest, had die mee kunnen doen en die claimt nu bijvoorbeeld dat die opdracht misschien hierdoor gemist zou hebben? Dus ik ben op zoek naar, wat is nou het risico van het feit dat we telkens elk jaar hier niet aan voldoen? De voorzitter: Dank u wel, mijnheer Van Santen. Verder nog? Dat is niet het geval. Dan gaan we naar de wethouder, wethouder Fortuyn. De heer Fortuyn: Dank u wel, mijnheer de voorzitter. Ik laat inderdaad een aantal vragen even over aan mijn ambtelijke assistentie. Maar ik wil wel eventjes, en dat is ook inderdaad wel het punt waar het hier vanavond ook wel om gaat, dat er inderdaad al voor het tweede of derde jaar overschrijdingen zitten in de onrechtmatigheid en het college geen rechtmatigheidsverklaring krijgt.

Tegelijkertijd wordt ook door concern controle aangegeven, het zit voornamelijk, want van die 20 miljoen die je net gezien hebt, zit er 18 miljoen alleen al bij één leverancier. En dat heeft te maken met de uitzendkrachten. Wij hebben daar natuurlijk zeer serieus naar gekeken. We hebben daar ook intern verder onderzoek naar gedaan. En wij komen, om op de heer Jansen ook even te reageren, maar ook naar u toe, wij komen met een voorstel om te gaan investeren in de contractenbank en de verplichtingenadministratie. Wij hebben altijd gekozen, zolang ik hier al zit, en dat is al een tijdje, om de inkoop decentraal te regelen. Daar zit toch de kennis, daar zit de kennis van de markt, daar zit de kennis van de beweging in die markt. En we hebben nooit gekozen voor een centrale inkoopbureau. Dat kennen we nog uit het verleden vandaan. Er zijn allerlei voordelen, maar ook nadelen aan. Het nadeel daarvan is dat wij in de centralisering van al die inkopen en de bewaking erop deels afhankelijk zijn van het menselijk handelen. En ook op een gegeven moment het overzicht niet meer compleet hebben, omdat het uit vele gaten vandaan komt. Je kan je voorstellen, als je personeel inhuurt, en je hebt daar een goede leverancier voor, en allerlei afdelingen bestellen maar, of nemen af, of roepen af, dan wordt dat erg lastig. Dan raak

5/10

je het overzicht wel kwijt. Je hebt het niet centraal. Die contractenbank kan daarbij ons helpen. Dat kunt u zeggen, en ik denk dat er zijn hier een aantal raadsleden ook, ik denk ook de heer Van Santen, ik denk ook aan de heer Markus, even kijken, de heer Ruijtenberg denk ik ook wel, dat wij een aantal jaren geleden ons hard gemaakt hebben voor het zaaksysteem. En het zaaksysteem wil eigenlijk alle informatie bij elkaar brengen. Dat werkt ook heel erg goed. Met name binnen het domein Wmo werkt het erg goed, het sociaal domein. Waar we niet op andere onderdelen, hebben we geen goede aansluiting. En die zaaksysteem, dat is heel erg goed naar de buitenwereld toe, naar de dienstverlening. Je hoeft maar één keer je informatie in te vullen, dan kom je er later weer in, dan is alle informatie bekend van je, BSN-nummer, noem maar op. Dat is allemaal bekend. Waar het zwakke punt daarin zit, is met name die registratie van je contracten bij je inkoop. Daar zit een zwakke plek. Wij bereiden op dit moment voor, dat is een half jaar zijn ze ermee bezig geweest, ook via JZ, oftewel juridische zaken onder andere, maar ook financiën van, welk systeem hebben we nou wat met het zaaksysteem kan samenwerken om het te centraliseren en meer grip te krijgen op dit verhaal, is een contractenbank met een verplichtingadministratie.

En dat voorstel komt aankomende dinsdag in ieder geval langs mij, langs het college. Maar goed, daarna gaat het nog naar de commissie, et cetera. Want het vraagt wel een investering in aanvang, en daarna is het binnen de organisatie exploitabel op te vangen, om de uitvoering te doen. En dan krijgen we er ook meer grip op. Dat laat onverlet dat je, en je zag het net ook bij een van die slides, rioolgemalen. Daar hebben we gewoon een overtreding. Dat hebben we ook doelbewust gedaan. En dat hebben we ook als college geaccordeerd. Want dat had alles te maken met het overschakelen van 3G naar 4G. Kan je twee dingen doen. Je gaat aanbesteden. Dat duurt zes maanden of acht maanden. En vervolgens ben jij te laat om überhaupt nog leverancier te vinden om die rioolgemalen op 4G aan te sluiten en ondertussen zijn een aantal rioolgemalen uit functie vandaan. Dat heeft dan geen zin. Dan gaat het eventjes het pragmatische boven het normaal via proces inzetten. Want we konden nu meteen aanbesteden door onderhands te doen. Maar het lag qua bedrag wel boven het bedrag wat we eigenlijk in de Europese aanbesteding moesten doen. Ik ga met u niet in discussie vanavond, alhoewel ik er graag aan zou willen, dat wij als gemeente Lansingerland het hele Europese aanbestedingsbeleid maar overboord gooien. Want het hele, precies, ik zie het al aan de overkant, ik heb al medestanders.

Want het is een drama. Want op het moment dat je ziet dat je begint te overschrijden, dan moet je gaan aanbesteden. Maar dat duurt zes maanden of acht maanden. Wat ga ik doen dan? Ik leg de zaak niet plat. Dus het wordt nog een keer leuk. Misschien dat ik nog wel inbreek om eens een keer daarover te discussiëren dat wij als Lansingerland een keertje Europees ongehoorzaam zijn. Dat zou nog een keer kunnen. Maar die discussie wil ik wel hebben. Maar wij komen met het voorstel om hier meer grip op te krijgen. Want heel eerlijk gezien, en dat is ook een antwoord naar de heer Van Santen, we hebben het er elke keer over. Dan heb je het toch over urgentie. En over serieus. Hoe serieus het nou wel. Moeten we het er nog wel over hebben. Dat begrijp ik helemaal, want als je het niet weet terug te dringen of in ieder geval je elke keer met zo'n verhaal komt, wat gaan we er nou aan doen? En moeten we dit wel behandelen? En ja, wij pakken het serieus. Wij willen ook rechtmatig handelen. Maar we zullen wel de instrumenten moeten hebben om het serieus aan te pakken. Want ik begrijp uw opmerking echt heel goed, mijnheer Van Santen, dat u dat zegt, als we het nou zien en constateren, moeten we het ook serieus aanpakken. Dus ik hoop ook dat de VVD de investering gaat ondersteunen, daar waar het gaat zo direct om de contractenbank en de verplichtingadministratie.

Mijnheer de voorzitter, ik denk dat ik mijn vragen wel gehad heb. De voorzitter: Ik heb nog een interruptie, want die lokt u wel uit, van de heer Van Santen. De heer Van Santen: Het antwoord van de VVD dat hangt een beetje af van het antwoord wat u geeft op de vraag van de heer Markus. Want die zei, nou heb je dadelijk een contactenbank en daar

6/10

had hij een goede vraag over. Als u daar nou een bevestigend antwoord op hebt, denk ik dat er geen probleem is. De voorzitter: De wethouder. De heer Fortuyn: Ik ga bevestigend antwoorden. De voorzitter: Wie? Mevrouw Bouwmeester. Ambtelijke organisatie 1: De eerste vraag ging inderdaad over voldoen aan de wettelijke norm. Dat is natuurlijk ook een soort hoog over term. Waar het om gaat is dat we gewoon op een gegeven moment kunnen constateren dat het college rechtmatig heeft gehandeld. Dat is vanuit de rechtmatigheidsverantwoording de norm waar we het over hebben. En dat betekent dat de wethouder hier niet meer hoeft te vertellen dat er een overschrijding is of een onrechtmatigheid van 20 miljoen, maar dat we gewoon binnen de normen van nu die 4,8 kunnen blijven. Dus dat is zeg maar de ambitie. Als we dan kijken inderdaad naar de hoge onrechtmatigheid van nu. De onrechtmatigheid die er nu is, daar kunnen we niks meer aan doen. Maar wat je wel ziet in de volle breedte van de organisatie, dat als mensen het vermoeden hebben dat ze net niet voldoen of dat er iets dreigt in termen van onrechtmatigheid of dat er onzekerheid ontstaat, komen ze meteen naar ons toe om inderdaad met elkaar te sparren over, wat is de meest passende oplossing.

En als je dan inderdaad weer rapporteert in een van de P&C producten en je hebt gewoon een verklaring ervoor, dan is het vanuit het perspectief van professionaliseren nog niet helemaal zoals we het zouden willen, maar het is wel rechtmatig. Omdat je het dan inderdaad gewoon open en transparant als college aan de raad meldt. Dus daar zit echt het lerend vermogen. Dan heb ik het over bewustzijn. Maar dat zit hem allemaal in dit soort ontwikkelingen binnen de organisatie. De Wpg, daar voldoen we inderdaad nog niet aan. Wat we wel zien, er is net een interne audit afgerond. Op basis daarvan is een verbeterplan gemaakt, worden alle acties bijgehouden. En op zich is dat al een enorme stap voorwaarts. En waarom kunnen we die stap voorwaarts zetten? Omdat er nu voor het eerst sinds een half jaar ongeveer een medewerker is die voor de helft van de tijd gewoon echt bezig is met het implementeren en het nakomen van de afspraken die binnen de Wpg gelden. Dus in die zin, alle vertrouwen dat we inderdaad steeds stapjes vooruit gaan. En we kleuren nu in audit termen meer groen dan dat we voorheen deden, dat is winst. Dus we zien vooruitgang. En de verbonden partijen, het coördineren. Er is een nieuwe nota verbonden partijen. Die is of wordt, ik heb even de timing niet scherp, hier voorgelegd.

Daar zit inderdaad een nieuwe rolverdeling verantwoordelijkheidsverdeling in waarmee de coördinatie rol al sterker wordt ingevuld dan dat die was. Dus ik denk dat we daarmee al een stap voorwaarts maken. En daarmee denk ik dat we alle vragen voor nu hebben beantwoord. De voorzitter: Een vraag van de heer Jansen. De heer Jansen: Dank u wel, voorzitter. Ik had het antwoord op mijn vraag nog niet helemaal gehoord, maar misschien dat ik het gemist heb. Totdat die informatiebank er is, of die contractenbank er is, misschien de Europese aanbesteding, dan gaat er ook weer zes maanden overheen, wat is dan de interim oplossing om een beetje grip te krijgen op die mogelijke overschrijdingen van die contractbudgetten? De voorzitter: Mijnheer Voorspuij. Ambtelijke organisatie 2: Enerzijds om tussentijds al te monitoren, bijvoorbeeld via de spendanalyses die we doen. Die deden we eerst jaarlijks en die gaan we nu al om het half jaar

7/10

daarin inrichten. En anderzijds ook vanuit financiën, de businesscontrollers, die zullen ook periodiek het gesprek aangaan, want die hebben uiteindelijk de centrale signaalfunctie, ook met de teammanagers. Dus vanuit die kant proberen we daar korter op de bal te zitten in de tussentijd. De voorzitter: Dank u wel. Hebben we dat…Nog een interruptie in de eerste termijn, mijnheer Markus? De heer Markus: Ja, dit is een officiële vergadering. Ik weet niet of het, laten we het maar bij een interruptie houden. Die overschrijding van die bedragen en dat je dat gaat controleren met de contractenbank, ik snap dat je daar stappen in moet maken en dat het ook gebeurt. Maar het heeft natuurlijk ook iets te maken met aan de voorkant. Want gewoon plat gezegd is er een verkeerd bedrag aan de voorkant geraamd. Maar dat hoor ik nog niet helemaal terug in de oplossing. Dus dat heeft ook met een stukje kwaliteitscontrole aan de voorkant te maken en een goede inschatting of het nou over vijf, vijf zit in de ronde, maar of het nou over tien of vijftien miljoen gaat. Hoe wordt dat beter opgepakt? De voorzitter: Mevrouw Bouwmeester. Ambtelijke organisatie 1: Bij elk contract zijn we er inderdaad veel bewuster mee bezig, wat is nou de geschatte opdrachtwaarde? En die zetten we dan inderdaad ook zo royaal in, wel reëel. En daar monitoren we dan inderdaad gaandeweg op.

Dus als je het inderdaad hebt over het dossier waar nu de aanbesteding net is afgerond, waar de grote onrechtmatigheid op zat, die is bijvoorbeeld afgesloten in coronatijd. Dat was lastig om in te schatten van, wat gaat er dan de komende vier jaar gebeuren? Dat was dus geen reële opdrachtwaarde. En daar zitten we dus nu inderdaad veel scherper in. De voorzitter: Dan kunnen we nu naar de tweede termijn. Ik wil u er in ieder geval op attenderen, dit punt komt niet in de raad terug. Het is nu vraag-antwoord-spel met het college. Maar u kunt ook input meegeven aan het college. Dus ik wil dat toch even nog zeggen. Gaan we naar de tweede termijn. Wie? Tweede termijn De heer Jansen: Dank u wel, voorzitter. Een van de antwoorden triggert bij mij nog iets voor de tweede termijn. U gaf aan, we maken nu op één dossier kunnen we wat stappen voorgang maken omdat er een halve formatie beschikbaar is die dat op heeft kunnen pakken. Ziet u verder formatieproblemen om dit echt voortvarend op te kunnen pakken? Of zegt u, in principe is de formatie in orde? Dank u wel. De voorzitter: Wie nog meer in tweede termijn? Niemand meer? Nee? Dan gaan we weer naar mevrouw Bouwmeester. Ambtelijke organisatie 1: Als we kijken naar de concernstaf, dan kan ik daarvan zeggen dat de formatie op orde is. Dus dat was inderdaad twee jaar terug heel anders, maar daar zitten we nu zoals het zou moeten.

Dus we hebben vorig jaar een benchmark gedaan en de formatie sluit daar vanaf 1 april op aan. Want dan nemen we onze laatste medewerker, of heeft de laatste medewerker haar eerste inwerkdag. Dus dat is heel goed nieuws. Kijken we naar de implementatie van het three lines model, dan betekent het iets zeg maar in datgene wat een eerstelijns, dus het primaire proces, gewoon moet doen. Daar zitten zeker nog knelpunten. Dus op privacy zijn we dat bijvoorbeeld nu ook in beeld aan het brengen. En in de tweede lijn zie je dat inderdaad ook. Maar

8/10

goed, daar gaan de desbetreffende teammanagers ook zelf mee aan de slag met hun directie en indien nodig worden daar voorstellen voor gedaan via perspectiefnota of anderszins. De voorzitter: Dank u wel. Dan zijn we aan het eind van dit agendapunt. Het woord is nu weer aan het college dadelijk. Die moet hier een besluit over nemen en die zullen dat ook gaan doen binnenkort. 6. Frauderisicoanalyse De voorzitter: Dan gaan we naar agendapunt 6, frauderisicoanalyse. Als onderdeel van de interne controle wordt jaarlijks een frauderisicoanalyse opgesteld. Deze wordt na vaststelling door het college jaarlijks voorgelegd aan de BAC. Het is dus vastgesteld door het college, maar u kunt hier nog vragen over stellen c.q. over debatteren. Maar ook dit agendapunt komt dus niet in de raad terug. Dus uw kans om wat over te vragen is dus nu op dit moment. Wie mag ik daarvoor het woord geven? Mijnheer Jansen. Eerste termijn De heer Jansen: Dank u wel, voorzitter. Ik hoop dat het antwoord op wat ik geconstateerd heb ook een beetje in het vorige blokje al gegeven is, we zijn er weer bezig, maar we zijn er nog niet helemaal. Ik heb precies een jaar geleden in deze commissie ook aangegeven dat rond die memoriaalboekingen dat er stond van, we zijn afspraken liggen schriftelijk niet helemaal vast. Toen heb ik daar vragen over gesteld. Toen gaf u aan, daar zijn we mee bezig, dat gaan we op orde maken.

Ik lees nu eigenlijk 100 procent dezelfde tekst weer in deze frauderisicoanalyse. Dus ik hoop niet dat dat betekent dat we stilstand gehad hebben, maar dat we wel vooruitgang geboekt hebben, maar dat we nog niet zijn waar we zouden moeten zijn. Dat zou ik graag van u horen. De voorzitter: Dank u wel. Verder, wie nog meer daar vragen over? Niet het geval, niemand? Dan gaan we voor de beantwoording eerste termijn naar… Ambtelijke organisatie 1: Dit sluit inderdaad heel erg aan op het vorige punt. We hebben zeker stappen gezet als het gaat om het vastleggen ook van het proces rondom memoriaalboekingen, maar we zijn er nog net niet. Dus vandaar dat dezelfde teksten er inderdaad in staan. Maar goed, we maken inderdaad stappen. Misschien meteen gelegenheid om een ander voorbeeld daarvan te noemen. De accountant heeft in de boardletter aangegeven dat we heel sterk zijn in het maken van die frauderisicoanalyses, maar dat we ook een frauderesponsplan zouden moeten maken. Daar zijn we ook mee bezig. Dat ligt in concept klaar, moet eerst nog voorgelegd worden aan de OR en dat komt dan hier ook nog terug in de BAC. Zodat als je weet inderdaad dat zich fraude voordoet, dat je dat inderdaad ook gewoon, dat er een proces aan is gekoppeld om te zorgen dat je de fraude ook goed oppakt. Even een voorbeeld van hoe we bezig zijn met de doorontwikkeling, zoals ook bij de memorialen.

De voorzitter: Dank u wel. Verder geen vragen, geen tweede termijn? Dat is niet het geval. Dan, het college die heeft al een besluit genomen daarover en die gaan daar ter uitvoering zeker mee aan de gang. 7. Rondvraag en sluiting De voorzitter: Dan zijn we nu aan agendapunt 7, het laatste agendapunt, aan de sluiting. Het is dus, zoals u allemaal weet, de laatste keer dat ik op deze stoel zit als voorzitter. Maar om, dadelijk om even over, zeg maar 0 uur 01, ben ik geen raadslid meer. Dat is over een uurtje of over drie,

9/10

drieënhalf. Morgenavond mag ik nog heel eventjes op dat plekje daar op die hoek zitten. En dan is het echt voorbij. Ik sluit de vergadering.

10/10