[U24.04980] Collegereactie op de Managementletter 2024

De leden van de Gemeenteraad Postbus 1 2650 AA BERKEL EN RODENRIJS

Van

College van B&W

Onderwerp

Bestuurlijke reactie op Managementletter 2024

Datum

3 december 2024

Ons kenmerk

U24.04980

Geachte raadsleden,

Op 12 november 2024 ontvingen wij de Managementletter 2024 en de Boardletter 2024 van de accountant. Deze documenten zijn de formele afronding van de door de accountant uitgevoerde interim-controle die ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole plaats vindt. Interim-controle 2024 Ieder jaar verricht de accountant, ter voorbereiding op de controle van de jaarstukken, een interimcontrole. Tijdens de interim-controle beoordeelt de accountant de interne procedures en beheersingsmaatregelen en wordt onderzocht in hoeverre de onderkende risico's worden afgedekt. De interimcontrole heeft als doel aanwijzingen te geven voor het continue proces van veranderen en verbeteren, ter verhoging van de kwaliteit van de organisatie (en de jaarrekening). Dit is de eerste interim-controle die uitgevoerd is door de nieuwe accountant BDO. Het is gebruikelijk dat een eerste interim-controle wordt uitgevoerd als nulmeting om vanuit die eerste meting in de daarop volgende jaren te toetsen of verbeteringen worden doorgevoerd. De interim-controle door BDO mondt uit in twee documenten: een managementletter voor college en management en een boardletter voor de raad. In de Managementletter 2024 worden expliciete adviezen aan het college gegeven over de op te pakken en af te handelen bevindingen zodat het college transparant is in de prioritering en de eventuele risico’s die worden genomen.

In de boardletter is dit op hoofdlijnen opgenomen. Hiermee wordt rolvastheid geborgd. Accountant BDO heeft voor u de Boardletter 2024 opgesteld die u ter informatie ontvangt. In deze boardletter staan de hoofdlijnen van de bevindingen die de accountant heeft geconstateerd. Via de boardletter wordt u uitgenodigd uw kaderstellende en controlerende rol te vervullen. In deze brief hebben wij onze algemene reactie op de Boardletter 2024 verwoord. Tegelijk geven wij aan op welke wijze wij met de bevindingen aan de slag gaan. Hierin nemen wij ook de bevindingen uit eerdere 1/4

jaren mee. De Concernstaf agendeert de opvolging van de bevindingen tweemaal per jaar in de In control gesprekken die op management- en directieniveau plaatsvinden en bewaakt daarmee dat de aanbevelingen daadwerkelijk tijdig en adequaat worden geïmplementeerd. Algemeen beeld 2024 Met het aantreden van een nieuwe accountant wordt er met een nieuwe objectieve blik naar de organisatie gekeken. Het is vertrouwenwekkend dat BDO, in lijn met PSA, constateert dat de medewerkering als plezierig en constructief wordt ervaren. En bovenal dat de interne beheersing van voldoende kwaliteit is. In het onderstaande geven we een korte reactie op de belangrijkste ontwikkelingen, bevindingen en aanbevelingen van de accountant. Rechtmatigheidsverantwoording Over boekjaar 2023 hebben we expliciet verantwoording moeten afleggen over de financiële rechtmatigheid. In die verantwoording hebben we moeten aangeven dat de baten, laten en balansmutaties niet allemaal rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen onze verantwoordingsgrens. Deze afwijkingen hebben met name te maken met het aanbestedingsproces. Om meer centraal inzicht te hebben in het proces van inkoop en aanbesteding zijn we een Contractenbank aan het inrichten met daaraan een gekoppelde verplichtingenadministratie.

Daarmee doen we recht aan onze decentrale inkooporganisatie én hebben we centraal overzicht en van de contracten die zijn afgesloten. Contractbeheer en monitoring zijn hier onderdeel van. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording constateert BDO dat in onze huidige situatie een belangrijke coördinerende rol is weggelegd voor de Concernstaf. Belangrijk is het besef dat de verantwoordelijkheden voor rechtmatigheid veel breder liggen. Alle organisatieonderdelen en het voltallige college zijn hiervoor verantwoordelijk. BDO geeft aan dat het toetsen op de werking van systemen of het eventueel aanvullen met gegevensgerichte werkzaamheden ook bij de teams zelf (eerste lijn) of in de tweede lijn kan worden belegd. Dan kan de VIC meer acteren als derde lijn waarbij het hun taak is om de betrouwbaarheid van informatievoorziening van de eerste en tweede lijn te beoordelen. Er vindt dan een verschuiving plaats van ‘de VIC als onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording naar ‘de VIC als bevestiging van de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van de verschillende teams’. Dit is een ontwikkeling waar gemeente Lansingerland al mee gestart is (zie de controleplannen 2023 (T23.01806) en 2024 (T23.06730)) en die het college helpt meer in control te zijn in de lijn, fouten te voorkomen en het lerend vermogen in de organisatie te vergroten.

In 2024 is een eerste vaste VIC medewerker in dienst gekomen, in 2025 hopen we, nu de begroting is vastgesteld, een tweede te kunnen aannemen. Daardoor kunnen we afscheid nemen van inhuur en een continue bijdrage leveren aan het ondersteunen van de organisatie bij het versterken van de eerste en tweede lijn in de organisatie. Wijzigen als gevolg van notities van de commissie BBV De commissie BBV heeft een aantal notities uitgebracht die gevolgen hebben voor ons. De notitie Rente van de commissie BBV heeft een verhoogde rentetoerekenng tot gevolg met mogelijk een negatief effect op de verwachte eindwaarde van verschillende grondexploitaties. BDO adviseert de notitie rente vanaf boekjaar 2024 toe te passen zodat de rente-effecten verwerkt kunnen worden in de waardering van de grondexploitaties.

2/4

In 2024 is de Financiële verordening geactualiseerd. Hierin zijn de notities Overhead, Rente en Grondbeleid 2023 van de commissie BBV nog niet verwerkt. BDO adviseert ons dat te doen in 2025 zodat deze geldig zijn vanaf boekjaar 2025. Deze adviezen volgen wij op. Wijzigingen als gevolg van wet DBA Ten aanzien van de wijzigingen als gevolg van wet DBA (wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) waarin de arbeidsrelatie van de Zelfstandigen Zonder Personeel (ZZP) wordt geregeld geeft BDO aan dat we de risico’s in beeld hebben. Het is goed om dat bevestigd te krijgen. Duurzaamheid BDO maakt inzichtelijk dat wij veel doen als het gaat om duurzaamheid. Zo zijn we aangesloten bij Gemeenten4GlobalGoal. BDO geeft aan dat we meer kunnen doen ten aanzien van het rapporteren over eigen (interne) inspanningen. Hierbij is een kosten/baten afweging wel van belang. Dat betekent dat we op dit moment geen specifieke aanvullende acties gaan nemen om te monitoren. Bevindingen en de opvolging daarvan In deze eerste interimcontrole door BDO zijn er 11 bevindingen geconstateerd op processen waarvan er 7 in lijn zijn met de eerdere interimcontrolles die door PSA zijn uitgevoerd. Daarnaast zijn er 3 bevindingen ten aanzien van de IT-controls. Er staan nog 4 bevindingen open vanuit PSA. Dat betekent dat er in totaal dus 18 op te pakken bevindingen zijn.

Aan drie bevindingen wordt de prioriteit ‘hoog’ toegekend. Dat betreft 1) de handmatige boekingen, 2) factuurverwerking en betalingen, 3) inkoop en aanbestedingen. Ten aanzien van punt 1, de handmatige boekingen. Ook met PSA hebben we hierover het gesprek gevoerd. Omdat er systeemtechnische belemmeringen zijn is een handmatig vier-ogen-principe geïmplementeerd. Tevens wordt via de Verbijzonderde Interne Controle hier extra op getoetst. Ten aanzien van punt 2: dit punt is opgenomen op basis van een incident. Er wordt voor het eind van 2024 een integrale controle uitgevoerd om te checken of het proces goed is ingeregeld. Ten aanzien van het punt inkoop en aanbesteding wordt verwezen naar de tekst onder ‘Rechtmatigheidsverantwoording’. Als college hebben we, op advies van de directie, besloten om alle bevindingen de komende tijd op te volgen. Niet alles zal gereed zijn voor de controle van de jaarstukken. Enerzijds omdat deze bevindingen niet de hoogste prioriteit hebben en anderzijds om werkdruk te spreiden. Hierin hebben we een kosten baten afweging gemaakt. Bevindingen 2024

2024

Afvoeren - gerealiseerd

4

2025

Onderhanden PSA Onder handen BDO

4 14

Parkeren/vertragen/niet uitvoeren BDO

0

TOTAAL

18

2026

2027

3/4

De Boardletter 2024 en onze reactie hierop kunt u indien gewenst bespreken in de commissie BAC van 10 december 2024.

Met een vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Lansingerland

Mickel Beckers

drs. Pieter van de Stadt

Gemeentesecretaris

Burgemeester

Bijlage(n): 

Managementletter 2024, I24.19334

4/4