[U23.04832] Collegereactie op Managementletter 2023

De leden van de Gemeenteraad Postbus 1 2650 AA BERKEL EN RODENRIJS

Van

College van B&W

Onderwerp

Collegereactie op Managementletter 2023

Datum

14 november 2023

Ons kenmerk

U23.04832

Geachte raadsleden,

Op 2 november 2023 ontvingen wij de Managementletter 2023 van de accountant. Deze Managementletter is de formele afronding van de door de accountant uitgevoerde interim-controle die ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole plaats vindt. De interim-controle heeft als doel aanwijzingen te geven voor het continue proces van veranderen en verbeteren, ter verhoging van de kwaliteit van de organisatie (en de jaarrekening). Deze Managementletter 2023 bevat de bevindingen van de accountant vanuit de controle inclusief hun aanbevelingen. Omdat de Managementletter 2022 vrij laat werd opgeleverd (vanwege personele wisselingen binnen de organisatie op cruciale posities als ook bij de externe partij die de onderzoeken uitvoert) is er relatief weinig tijd geweest om met die specifieke bevindingen aan de slag te gaan. De Managementletter 2022 is eind maart 2023 aan u toegezonden. U ontvangt de Managementletter 2023 inclusief het overzicht van bevindingen ter informatie. In deze brief hebben wij onze algemene reactie op de Managementletter 2023 verwoord. Tegelijk geven wij aan op welke wijze wij met de bevindingen aan de slag gaan. Hierin nemen wij ook de bevindingen uit eerdere jaren mee. De Concernstaf agendeert de opvolging van de bevindingen tweemaal per jaar in de In control gesprekken en bewaakt daarmee dat de aanbevelingen daadwerkelijk tijdig en adequaat worden geïmplementeerd.

Algemeen beeld 2023 In 2023 zijn er weer flinke stappen gezet. Dit jaar mede ingegeven door de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. We hebben een integraal Intern controleplan vastgesteld, drie verordeningen zijn geactualiseerd en wij hebben een nota ter Voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik aan u voorgelegd. Over alle zaken hebben wij de BAC geïnformeerd. De accountant constateerd dat we voorbereid zijn op de rechtmatigheidsverantwoording. Dat betekent dat we op basis van het interne controleplan 2023 in de jaarstukken onderbouwd verantwoording kunnen afleggen over rechtmatigheid. 1/3

De accountant stelt, net als in voorgaande jaren, dat de ‘interne beheersing’ in de gemeente Lansingerland op voldoende niveau is. De accountant geeft aan de samenwerking met onze gemeente als prettig te ervaren. Zij ziet onze organisatie als een positief-kritische gemeente met een professionele instelling. Voor een aantal onderwerpen voert de organisatie in overleg met de accountant nog specifieke werkzaamheden uit als voorbereiding op de jaarstukken. In het onderstaande geven we een korte reactie op de belangrijkste ontwikkelingen, bevindingen en aanbevelingen van de accountant. Procesbeschrijvingen kritische processen Als onderdeel van de werkafspraken met de accountant maken we procesbeschrijvingen van onze kritische processen zoals opgenomen in het Interne controleplan 2023 op hoofdlijnen. Bij het beoordelen daarvan maakt de accountant onderscheid naar eerste lijn (het primaire proces), de tweede lijn (ondersteunende processen) en de derde lijn (interne controle). Geconstateerd wordt dat de interne beheersing in voldoende mate op orde is en dat in de eerste en tweede lijn nog wat verbeteringen mogelijk zijn. Dat blijkt uit de aard van de bevindingen die opgenomen zijn in de Managementletter 2023. Grondexploitaties Zowel in deze als in voorgaande Managementletters werden aanbevelingen gedaan ten aanzien van de grondexploitaties.

Geconstateerd wordt dat we hier stappen in zetten. Desondanks geeft de accountant aanvullende adviezen die met name gericht zijn op het doen van schattingen. De accountant neemt dit mee in de controle van de jaarrekening. Wij hebben hier aandacht voor in de risicoparagraaf van de jaarstukken. Daarnaast doet de accountant aanbevelingen ten aanzien van de zichtbaarheid van controles. Diverse controles worden door ons wel uitgevoerd, maar die controle wordt niet altijd zichtbaar vast­ gelegd, waardoor niet vast te stellen is dat deze controles hebben plaatsgevonden. Ook dit heeft onze aandacht. Ten aanzien van Wilderszijde heeft de accountant geadviseerd een second opinion te doen. Dat advies volgen we op. Duurzaamheid Omdat wij aangesloten zijn bij de Gemeenten4GlobalGoals en daarmee laten zien dat we duurzaamheid belangrijk vinden, adviseert de accountant ons na te denken of en de wijze waarop wij specifiek willen rapporteren over duurzaamheidsdoelen in ons jaarverslag. Dat in lijn met de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Deze wetgeving wordt in 2024 voor grote ondernemingen van kracht op basis waarvan zij in hun jaarverslag moeten rapporteren over duurzaamheidsdoelen.

Verwatering aandelen Stedin De accountant heeft ons geattendeerd op de eventuele effecten op de geraamde dividendopbrengsten als ook op de waardering van de aandelen Stedin in de jaarrekening 2023. U heeft hierover reeds gesproken in uw raadsvergadering op 26 oktober 2023 (BR2300097). Inkoop De afgelopen jaren is de inkoopfunctie steviger neergezet in de organisatie. Dit leidde ook tot zichtbare resultaten. Dit jaar is inzet geleverd op de bewustwording rondom vastlegging en dossieropbouw. Er zijn duidelijke richtlijnen waaruit blijkt hoe inkooptrajecten en (Europese) aanbestedingen moeten lopen. Van belang is om dat ook zo uit te voeren. We zien in 2023 nauwelijks onrechtmatige inkopen, los van de oude met name IT-contracten (zoals financieel- en documentregistratie-systeem). Dit laatste geldt voor veel gemeenten. Zoals de accountant ook aanbeveelt in de Managementletter is een verdere stap te zetten 2/3

door de werkwijze omtrent vastlegging van contracten, het voeren van contractenregister en het toetsen van ramingen consequenter uit te voeren. Wij verkennen in 2024 op welke wijze wij effectief invulling kunnen geven aan deze bevindingen en maken daarbij een afweging van effectiviteit en inzet in tijd. Dit betreft de bevindingen 1, 14 en 18 in het overzicht opvolging bevindingen T23.06595. Sociaal domein Er zijn op dit moment drie bevindingen ten aanzien van het sociale domein die open staan. Een daarvan wordt nog dit jaar gerealiseerd. De andere twee hebben nader onderzoek nodig. Die verkenning vindt in 2024 plaats. Opvolging aanbevelingen Uit de Managementletter 2023 blijkt dat er 15 bevindingen zijn opgenomen in hoofdstuk 15 en dat hiervan 2 bevindingen zijn opgevolgd. Daarnaast zijn er 4 nieuwe bevindingen zijn (hoofdstuk 3). Dat betekent dat er totaal 17 bevindingen door ons opgepakt moeten worden. In het overzicht opvolging bevindingen (T23.06595) staan 22 bevindingen. Hiervan worden er 6 afgevoerd omdat die gerealiseerd zijn. Dat betekent dat er 16 bevindingen opgepakt moeten worden. Het verschil van 17 van de managementletter en 16 in de bijlage wordt veroorzaakt door de koppeling van twee bevindingen tot één bevinding (inkoop). Wij hebben besloten om 6 bevindingen te parkeren omdat opvolging van deze bevindingen een nadere verkenning vraagt.

Met de overige 10 gaan we aan de slag. Via de Managementletter over 2024 komen we bij u terug op de opvolging hiervan. Bevindingen 2023

2022

2023

Afvoeren - gerealiseerd

10

6

Onder handen

12

10

Parkeren/vertragen/niet uitvoeren

4

6

TOTAAL

16

16

De Managementletter 2023 en onze reactie hierop kunt u indien gewenst bespreken in de commissie BAC van 20 november 2023, in deze vergadering bespreken we ook de nota Voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik 2023. Met een vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Lansingerland

Mickel Beckers Gemeentesecretaris

drs. Pieter van de Stadt Burgemeester

Bijlage(n): »

Managementletter 2023 (I23.17222)

»

Overzicht opvolging bevindingen (T23.06595) 3/3