[U23.00813] Collegereactie op Managementletter 2022

De leden van de Gemeenteraad Postbus 1 2650 AA BERKEL EN RODENRIJS

Van

College van B&W

Onderwerp

Collegereactie op Managementletter 2022

Datum

29 maart 2023

Ons kenmerk

U23.00813

Geachte raadsleden,

Op 6 maart 2023 ontving het college de Managementletter 2022 van de accountant. Deze Managementletter is de formele afronding van de door de accountant uitgevoerde interim controle. De interim controle is de voorbereiding op de jaarrekeningcontrole en heeft als doel om aanwijzin­ gen te geven voor het continue proces van veranderen en verbeteren, ter verhoging van de kwaliteit van de jaarrekening. Deze managementletter bevat de bevindingen van de accountant vanuit de controle inclusief hun aanbevelingen. Deze keer is de managementletter vrij laat opgeleverd. Oorzaak hiervan is te verklaren door personele wisselingen binnen de organisatie op cruciale posities en bij de externe partij, waardoor de onderzoeken voor de interne controles laat hebben plaatsgevonden. De raad ontvangt de Managementletter ter informatie. De voorliggende brief bevat de algemene reactie op de Managementletter van het college en geeft aan op welke manier wij opvolging geven aan de bevindingen en aanbevelingen van de accountant. In de bijlage hebben we per bevinding een reactie opgenomen. Hierin staan, conform het advies van de accountant, ook nog niet afgehandelde aanbevelingen uit eerdere rapportages van de accountant. De Concernstaf bewaakt dat de aanbevelingen daadwerkelijk tijdig en adequaat worden geïmplementeerd.

Algemene reactie Over het algemeen stelt de accountant dat de ‘interne beheersing’ in de gemeente Lansingerland op voldoende niveau is. De accountant geeft aan de samenwerking met onze gemeente als prettig te ervaren. Zij ziet onze organisatie als een positief-kritische gemeente met een professionele instelling. Met de accountant maken we jaarlijks afspraken over de door de gemeente zelf te controleren processen en voor te bereiden dossiers en werkzaamheden. Deze legden we vast in het controleplan dat besproken is met de BAC op 23 november 2022. De accountant kan goed gebruik maken van deze interne werkzaamheden. Voor een aantal onderwerpen voert de organisatie in overleg met de accountant nog specifieke werkzaamheden uit als voorbereiding op de jaarstukken.

1/3

In het onderstaande geven we een korte reactie op de belangrijkste ontwikkelingen, bevindingen en aanbevelingen van de accountant. Rechtmatigheidsverantwoording Op 25 mei 2022 heeft de Tweede kamer en op 27 september 2022 de Eerste kamer besloten dat het college met ingang van het boekjaar 2023 zelfstandig, met de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken, verantwoording aflegt over de (financiële) rechtmatigheid. Dat betekent een uitgebreidere toelichting op de rechtmatigheid in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarstukken 2023. Ter voorbereiding hierop hebben we een intern controleplan 2022 opgesteld waarin een aantal zaken rondom de ‘verbijzonderde interne controle’ (VIC) verder geformaliseerd zijn. Dit betreft vooral het zichtbaarder maken welke werkzaamheden van de VIC zijn uitgevoerd en hoe die bijdragen aan de onderbouwing van de verantwoording. Het controleplan 2022 bevat weer een verdere aanzet richting die formalisering en integraliteit. De ervaringen in 2022 en aanbevelingen van de accountant verwerken we in een integraal controleplan voor 2023. In eerste instantie betekent dit het gereed maken van het controleplan 2023 zodat we voldoen aan de vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van het controleplan 2023 kan het college onderbouwd verantwoording afleggen over rechtmatigheid.

Procesbeschrijvingen Als onderdeel van de werkafspraken met de accountant maken we procesbeschrijvingen op hoofdlijnen. Bij het beoordelen daarvan maakt de accountant onderscheid naar eerste lijn (het primaire proces), de tweede lijn (ondersteunende processen) en de derde lijn (interne controle). Geconstateerd wordt dat de interne beheersing in voldoende mate op orde is en dat in de eerste en tweede lijn nog wat verbeteringen mogelijk zijn. In 2022 zijn enkele processen beschreven voor nieuwe SiSa regelingen zoals de Energietoeslag en de Kinderopvang Toeslagen. Inkoop De afgelopen jaren is de inkoopfunctie steviger neergezet in de organisatie. Dit leidde ook tot zichtbare resultaten. In de MML wordt geconstateerd dat duidelijk is welke documenten er allemaal in het dossier moeten zitten. Dit wordt nog niet door iedereen opgevolgd en vraagt aandacht. Daarnaast wordt geadviseerd om de spendanalyse periodiek uit te voeren. Via directie en de teammanagers hebben we in de organisatie nog eens benadrukt dat dit wel de bedoeling is. De verbeterslag omtrent inkoopcontracten is verder doorgezet. We zien in 2022 nauwelijks onrecht­ matige inkopen, los van de oude met name IT-contracten (zoals financieel- en documentregistratiesysteem). Dit laatste geldt voor veel gemeenten.

Zoals de accountant ook aanbeveelt in de Managementletter is een verdere stap te zetten door de werkwijze omtrent vastlegging van contracten en het voeren van contractenregister consequenter uit te voeren. Dit heeft onze aandacht. Grondexploitaties Zowel in deze als in voorgaande Managementletters werden aanbevelingen gedaan ten aanzien van de grondexploitaties. Geconstateerd wordt dat we hier stappen in zetten. Desondanks geeft de accountant aanvullende adviezen die met name gericht zijn op het doen van schattingen. De accountant neemt dit mee in de controle van de jaarrekening. Wij hebben hier aandacht voor in de risicoparagraaf van de jaarstukken. Daarnaast doet de accountant aanbevelingen ten aanzien van de zichtbaarheid van controles. Diverse controles worden door ons wel uitgevoerd, maar die controle

2/3

wordt niet altijd zichtbaar vastgelegd, waardoor niet vast te stellen is dat deze controles hebben plaatsgevonden. Ook dit heeft onze aandacht. Opvolging aanbevelingen Deze Managementletter bevat twee nieuwe aanbevelingen. Tegelijkertijd zien we dat we op basis van de aanpassingen afgelopen periode tien aanbevelingen hebben ingevuld en afgedaan. Daarmee laten we zien dat we actief aan de slag zijn met verbeteradviezen en deze ook realiseren. De managementletter 2022 en onze reactie hierop kunt u indien gewenst bespreken in de commissie BAC van 24 mei 2023, in deze vergadering bespreken we ook de (concept) jaarrekening met accountantsverklaring.

Met een vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Lansingerland

Gemeentesecretaris

drs. Pieter van de Stadt Burgemeester

Bijlage(n): » Managementletter (T23.01701) » Overzicht opvolging bevindingen (T23.01699)

3/3