[U22.02242] Reactie college op accountantsverslag 2021

Aan de leden van de Gemeenteraad Postbus 1 2650 AA BERKEL EN RODENRIJS

Van

College van B&W

Onderwerp

Reactie college op accountantsverslag 2021

Datum

16 mei 2022

Ons kenmerk

U22.02242

Geachte leden van de raad, Op 9 mei 2022 ontving het college het concept accountantsverslag 2021. In deze brief geven wij onze bestuurlijke reactie op dit verslag. Algemene reactie op accountantsverslag Het accountantsverslag bevat net als voorgaande jaren een aantal aandachtspunten. Positief is dat verschillende aanbevelingen uit eerdere rapportages in 2021 zijn afgehandeld of verbeterd zijn ten opzichte van voorgaande jaren. Zo is de kwaliteit en de documentatie van de risico inschattingen bij de grondexploitaties verbeterd en zijn de onrechtmatige aanbestedingen afgenomen en nu beperkt tot een aantal reeds in het (verre) verleden aangegane contracten. Ten opzichte van voorgaande jaren en de managementletter 2021 zijn er nauwelijks nieuwe bevindingen of aandachtspunten. Deze reactie is dan ook korter dan dat u gewend bent. De stand van zaken aanbevelingen uit eerdere rapportages treft u in de bijlage bij deze brief aan. Reactie per (nieuwe) bevinding accountantsverslag 2021 Financiële positie en resultaat De accountant geeft het college en de Raad enkele (extra) cijfers om onze financiële positie mee te vergelijken. De vermogenspositie van de gemeente was door de verkoop van de aandelen Eneco in 2020 sterk toegenomen.

In aanvulling op de passages van de accountant merken wij op dat de vermogenspositie weliswaar sterk is, het (structurele) exploitatieresultaat 2021 was nadelig en zoals bekend is er komende jaren (2023 en verder) sprake van een structureel tekort waarvoor nog maatregelen moeten worden genomen.

1/4

Grondexploitaties Planningsoptimisme De accountant constateert dat bij de actualisatie van het MPG, net als voorgaande jaren, voor een aantal projecten de looptijd wordt verlengd. Als gevolg hiervan stijgen ook de plankosten (VTA) voor deze projecten. De accountant vraagt onze aandacht hiervoor, maar zonder concreet advies. Wij zullen bij de eerstvolgende herziening nog nadrukkelijker aandacht besteden aan de looptijd/planning van de projecten, maar de realiteit is ook dat niet alles te voorzien is. Zo kunnen vergunning trajecten langere tijd in beslag nemen dan voorzien en ook in de uitvoering lopen we soms tegen (civieltechnische) zaken aan die zorgen voor vertraging. Deze zaken worden overigens ook toegelicht in de toelichting op het MPG zelf. Risico’s De accountant vraagt in zijn verslag aandacht voor de risico’s die nog met diverse projecten samenhangen. Met name voor Wilderszijde ziet de accountant nog risico’s. Zoals de accountant ook aangeeft betrekken we deze risico’s bij het opstellen van de paragraaf weerstandsvermogen. De risico’s Wilderszijde lichten we ook uitgebreid toe in de betreffende paragraaf.

Risico op juridische discussie Staatssteun In het verslag wijst de accountant op het feit dat de wijze waarop de gemeente het project Wilderszijde moet splitsen in de jaarstukken het risico met zich mee brengt dat discussie ontstaat over mogelijke Staatssteun in relatie tot de anterieure overeenkomst. Mocht een dergelijke discussie ontstaan dan is de gemeente voldoende voorbereid. De overeenkomst is juridisch getoetst en aan de bedragen in de overeenkomst liggen waardebepalingen ten grondslag die onderbouwen dat sprake is van een ‘marktconforme’ overeenkomst. Europese aanbestedingen Net als in voorgaande jaren zijn bij de (interne) controle afwijkingen geconstateerd met betrekking tot de naleving van EU-aanbestedingsrichtlijnen. Zoals de accountant vorige jaren al aangaf in de BAC, is dit voor een gemeente geen ‘abnormaal’ beeld en wijken we op dit vlak niet af van hoe het bij andere gemeenten gaat. De resterende tekortkomingen zijn allemaal ontstaan door aanbestedingen gedaan voor 2021 en het bedrag aan tekortkomingen en onzekerheden ten opzichte van 2020 verder afgenomen. Waar tot en met begrotingsjaar 2020 ook nog sprake was van afwijkingen bij het inhuren van personeel is dat in 2021 niet meer het geval. Inhuur dient vanaf maart 2021 plaats te vinden via onze ‘inhuurdesk’. Deze ‘inhuurdesk’ is tot stand gekomen na een Europese Aanbestedingsprocedure.

Waardering aandelen Stedin De accountant plaatst een opmerking bij de boekwaarde van de aandelen Stedin die reeds op 1 januari 2021 in ons bezit waren (dus niet de nieuw ingekochte aandelen 2021). De boekwaarde (ooit betaalde prijs voor de aandelen) kunnen wij niet meer aantonen met onderliggende documenten. Deze aandelen zijn ver voor de fusiedatum van 1 januari 2007 gekocht en de brondocumenten konden we ten behoeve van de accountant niet ‘eenvoudig’ terug vinden. Wellicht dat met een forse tijdsinvestering van ambtelijke personeel dit alsnog te doen is, maar ons college vindt dit geen prioriteit hebben en ‘zonde’ van de ambtelijke uren inzet.

2/4

Stelsel van baten en lasten De accountant constateerde voor € 215.000 aan facturen die in 2022 zijn verantwoord in plaats van 2021. Naar aanleiding van aanbevelingen van de accountant in voorgaande jaren namen we maatregelen om zo veel mogelijk te voorkomen dat lasten in een onjuist begrotingsjaar terecht komen. De accountant nam ook kennis van die maatregelen. Desondanks konden we door die maatregelen deze afwijkingen niet voorkomen. Het betrof overigens allemaal facturen die na 15 februari 2022 bij de gemeente zijn binnen gekomen en gezien de tijd die nodig is om een jaarrekening te maken is op 15 februari 2022 de administratie over 2021 gesloten. Het college ziet geen aanleiding om aanvullende maatregelen te nemen, de kosten van eventuele aanvullende maatregelen werken dan niet op tegen de baten. Onzekerheden prestatie levering Wmo en Jeugd De accountant geeft in het verslag aan dat er een onzekerheid in hun controle resteert ten aanzien van de prestatielevering Wmo en Jeugd. Door bij het afronden van de controle ontbreken van deze verantwoordingen bestaat er onzekerheid over de geleverde prestaties door de zorgaanbieders. Wij verwachten dat deze onzekerheden de komende maanden afnemen als we alsnog de verantwoordingen gaan ontvangen. Mochten aanbieders in gebreke blijven dan zullen we passende maatregelen nemen.

De onzekerheid voor de kleinere aanbieders (met een productie onder de € 125.000) is afgenomen ten opzichte van 2019 en 2020. Dit komt omdat we conform eerdere aanbevelingen van de accountant intern controle hebben uitgevoerd onder de aanbieders onder de € 125.000. Dit door middel van een telefonische enquête onder onze cliënten om vast te stellen dat de gecontracteerde zorg ook geleverd is door de aanbieders. Het verder reduceren van deze ‘onzekerheden’ vergt extra ambtelijke inzet (meer en uitgebreidere controles), ten opzichte van de ‘opbrengsten’ (minder onzekerheid) zien wij daar niet de meerwaarde van in. Door jaarlijks aselect te controleren worden elk jaar andere zorgaanbieders met een zorgverantwoording < € 125.000 in de interne controle betrokken. Daarmee maakt elke aanbieder de kans om gedurende de contractperiode gecontroleerd te worden. Daar gaat ook een preventieve werking van uit. Interne beheersing De accountant bracht in november 2021 een managementletter uit aan het college. Brief U21.06599 bevat onze reactie op de managementletter en is besproken in de BAC van 24 november 2021. Ten opzichte van de managementletter bevat het accountantsverslag geen nieuwe aandachtspunten voor de interne beheersing. In de bijlage bij deze brief treft u de stand van zaken van de door de accountant(s) gedane aanbevelingen aan.

Rechtmatigheidsverantwoording Tot slot gaat de accountant in het accountantsverslag nog in op de in te voeren rechtmatigheidsverantwoording met ingang van begrotingsjaar 2022. De aanbevelingen van de accountant zijn bekend bij de gemeente en we zullen deze implementeren als onderdeel van het traject om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording 2022. Ook de aanbeveling van de accountant inzake een ‘overkoepelend’ M&O-beleid nemen we daarin mee.

3/4

Wij vertrouwen er op u met deze reactie voldoende te hebben geïnformeerd en gaan ervan uit dat deze reactie bijdraagt aan een goede bespreking van het accountantsverslag in de BAC op 23 mei a.s. Met een vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Lansingerland

Mickel Beckers Gemeentesecretaris

drs. Pieter van de Stadt Burgemeester

Bijlage(n): T22.02670 Stand van zaken aanbevelingen accountant

4/4