[U21.06599] Managementletter 2021

GEMEENTE

Lansingerland

Aan de leden van de Gemeenteraad Postbus 1 2650 AA BERKEL EN RODENRIJS

Van

College van B&W

Onderwerp

Managementletter 2021

Datum

16 november 2021

Ons kenmerk

U21.06599

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 15 november 2021 ontving het college de managementletter 2021 van de accountant. Deze managementletter is de formele afronding van de door de accountant uitgevoerde interim controle. De interim controle is de voorbereiding op de jaarrekeningcontrole. De managementletter 2020 bevat de bevindingen van de accountant vanuit de controle inclusief aanbevelingen. De Raad ontvangt de managementletter ter informatie. Deze brief bevat onze reactie op de managementletter en geeft aan op welke manier wij opvolging geven aan de bevindingen en aanbevelingen van de externe accountant. De brief bevat een algemene reactie. In de bijlage geven we per bevinding onze reactie en afgesproken actiepunten. Hierbij betrekken we, conform het advies van de accountant, ook nog niet afgehandelde aanbevelingen uit eerdere rapportages van de accountant. De Concernstaf bewaakt dat de aanbevelingen daadwerkelijk tijdig en adequaat worden geïmplementeerd. Algemene reactie Over het algemeen is de accountant tevreden over de ‘interne beheersing’ in de gemeente Lansingerland. Met de accountant maken we jaarlijks afspraken over de door de gemeente zelf te controleren processen en voor te bereiden dossiers en werkzaamheden. De accountant kan goed gebruik maken van deze interne werkzaamheden.

Voor een aantal onderwerpen voert de organisatie in overleg met de accountant nog specifieke werkzaamheden uit als voorbereiding op de jaarstukken 2021. Hierna geven we een korte reactie op de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen van de accountant. Rechtmatigheidsverantwoording In onze reactie op de managementletter 2020 kondigden wij aan dat in het kader van de rechtmatigheids­ verantwoording en de daarbij behorende verschuiving van rechtmatigheidscontrole door de accountant naar rechtmatigheidsverantwoording door het college, een intern controleplan zouden opstellen. Het streven daarbij was om een integraal audit plan te maken waarbij zowel de rechtmatigheid, getrouwheid (van de jaarstukken) als informatiebeveiliging en privacy onderdeel was. Een dergelijk integraal plan bleek in 2021 nog een brug te ver (net als bij de meeste andere gemeenten). Wel beschikken we inmiddels over een intern controleplan voor de rechtmatigheid en getrouwheid en daarmee ligt de basis voor het in 2022 door het college onderbouwd afleggen van een verantwoording over rechtmatigheid. 1/2

GEMEENTE

Lansingerland

De accountant doet enkele aanbevelingen t.a.v. het intern controleplan die wij in 2022 zullen oppakken (voor het plan 2022). Volgend jaar hopen we dan ook de sprong naar een integraal plan (inclusief informatiebeveiliging en privacy) te maken. Daarbij is het, zoals de accountant ook aanbeveelt, wel van belang dat onze informatiebeveiligingsprocessen (control framework) volledig zijn opgetuigd (processen beschreven, maatregelen geïmplementeerd etc.) zodat ook een audit kan plaats vinden op het naleven hiervan. Om dit framework neer te zetten zijn wel middelen nodig. Deze middelen maakten onderdeel uit van de C 800.000 die in de begroting 2022 was opgenomen voor ICT en waarvoor ons college in 2021 nog een nader onderbouwd voorstel aan de Raad zal doen. Procesbeschrijvingen Als onderdeel van de werkafspraken met de accountant maken we procesbeschrijvingen op hoofdlijnen. In 2021 scherpten wij een aantal processen aan ten opzichte van vorig jaar. Zo beoordelen we veel vaker en op een uitgebreidere wijze de investeringskredieten (MIP) en organiseerden we portfoliomanagement MIP. U bent hierover in het voorjaar van 2021 bijgepraat middels een beeldvorming. In de procesbeschrijving voor de accountant waren deze maatregelen nog niet genoemd waardoor deze niet op het netvlies stonden van de accountant.

Wij spraken met de accountant af dat we in het vervolg zorgen dat deze beschrijvingen weer volledig up-to-date zijn voor de start van hun werkzaamheden. Inkoop De afgelopen jaren is de inkoopfunctie steviger neergezet in de organisatie. Dit leidde ook tot zichtbare resultaten. Het aantal rechtmatigheidsfouten en onzekerheden neemt af en tekortkomingen die er nu nog zijn, zijn veelal het gevolg van keuzes uit het (verre) verleden. Desondanks merken we, zowel bij de interne als externe controle, dat een aantal procedurele afspraken over ‘inkoop’ door de teams in de organisatie beter moet worden nageleefd. Zo schrijven onze procedures voor dat gebruik wordt gemaakt van een ‘startformulier’ voor inkoop om zo gedocumenteerd te kunnen bepalen welke procedure voor inkoop nodig is. We zien dat deze formulieren steeds vaker gebruikt worden, maar zeker nog niet in alle gevallen waar dat wel nodig is. Via directie en de teammanagers hebben we in de organisatie nog eens benadrukt dat dit wel de bedoeling is. Om de inkoop verder te versterken in de organisatie en de toenemende hoeveelheid aan inkopen goed te kunnen begeleiden bevatte de begroting 2022 een voorstel om hier extra geld voor vrij te maken. Bij de 1e begrotingswijzing zullen we u hiervoor een nader onderbouwd voorstel doen toe komen.

De managementletter 2021 en onze reactie hierop bespreken we in de commissie BAC van 24 november 2021. Met een vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Lansingerland

drs. Wilma Atsma Gemeentesecretaris

drs. Pieter van de Stadt Burgemeester

Bijlage(n):

» »

Overzicht aanbevelingen accountant, T21.08252 Management letter 2021, T21.09173 2/2