U21.03167 Reactie college op accountantsverslag 2020

*U21.03167* *U21.03167*

De leden van de Gemeenteraad Postbus 1 2650 AA BERKEL EN RODENRIJS

Postbus 1 2650 AA Berkel en Rodenrijs Nadere informatie Martijn de Quartel Telefoon 14 010 E-mail info@lansingerland.nl Website

Verzenddatum 21 mei 2021

www.lansingerland.nl

Ons kenmerk U21.03167 Uw brief van

Onderwerp

Reactie college op accountantsverslag 2020

Geachte heer leden van de Raad, Op 19 mei 2021 ontving het college het accountantsverslag 2020. In deze brief geven wij onze bestuurlijke reactie op dit verslag. Algemene reactie op accountantsverslag Het accountantsverslag bevat net als voorgaande jaren een aantal aandachtspunten. Positief is dat verschillende aanbevelingen uit eerdere rapportages in 2020 zijn afgehandeld of verbeterd zijn ten opzichte van voorgaande jaren. Een aantal nieuwe aanbevelingen van de accountant passen bij recente ontwikkelingen en zijn of zullen in 2021 worden opgepakt en afgehandeld. Het is goed te constateren dat na de accountantswissel vorig verslagjaar dit verslagjaar de jaarstukken weer tijdig in de Raad vastgesteld kunnen worden. Reactie per bevinding Financiële positie en resultaat De accountant geeft het college en de Raad enkele (extra) cijfers om onze financiële positie mee te vergelijken. De vermogenspositie van de gemeente is door de verkoop van de aandelen Eneco sterk toegenomen. In aanvulling op de passage van de accountant merken wij op dat de vermogenspositie weliswaar sterk is gestegen, het (structurele) exploitatieresultaat 2020 was nihil en zoals bekend is er komende jaren sprake van een structureel tekort waarvoor in de Kaderbrief 2022 maatregelen worden genomen.

pagina 1/4

Ons kenmerk U21.03167

Grondexploitaties Risico’s bij tussentijdse winstneming De accountant is net als vorig jaar van mening dat wij ‘ruim’ rekening houdend met risico’s in de grondexploitatie c.q. ingeschatte risico’s beter gedocumenteerd onderbouwd moeten worden. In lijn met de nota Weerstandsvermogen en risicomanagement en de nota grondbeleid schatten we risico’s in per project en houden we, in lijn met de aanbeveling van de accountant vorig jaar, met de niet project specifieke risico’s rekening in ons weerstandsvermogen. De projectteams schatten de risico’s in en nemen alle aspecten van een project hierin mee. Zij documenteren dit ook zo veel als mogelijk in projectdossiers. Het kan voorkomen dat hier risico’s bij zitten die zich nog in een prematuur stadium bevinden en waar ‘grovere’ aannames nodig zijn om de risico bedragen in te schatten. In die gevallen gaan de projectteams wat meer aan de voorzichtigere kant zitten qua risicobedragen en zijn inschatting hieromtrent minder gedocumenteerd. Zoals de accountant al aangeeft heeft dit een ‘nadelig’ effect op het tempo van winstname in de grondexploitaties. Hierbij merkt het college op dat als de risico’s uiteindelijk niet uitkomen het resultaat op een project hetzelfde zal zijn als bij andere risico inschattingen, alleen het tempo van winstname verschilt.

In lijn met het advies van de accountant zullen we bij de jaarstukken 2021 en de herziening MPG 2022 voor de projecten waar een winst is geraamd nadrukkelijker aandacht besteden aan de kwaliteit van de risicoinschattingen en de documentatie hiervan ten behoeve van de controle. De interne controle constateerde, naast de bevinding van de accountant, ook dat er soms risico’s worden gedefinieerd die eigenlijk geen risico zijn op een gebeurtenis van buitenaf (bijvoorbeeld risico op bodemsanering), maar meer een financieel risico van mogelijke beleidskeuzen (bijvoorbeeld het op eigen initiatief van de gemeente aanpassen van het woningbouwprogramma in een project en daarmee minder grondopbrengsten). Dergelijke mogelijke beleidskeuzen zijn geen echte risico’s in de zin van het BBV. We zullen in de eerstvolgende actualisatie van de nota Grondbeleid hier nadrukkelijk onderscheid in aanbrengen en opnemen dat alleen ‘echte’ risico’s worden meegenomen en niet het risico op effecten van mogelijke beleidskeuzen. Vooruitlopend op deze actualisatie houden we met dit standpunt al rekening bij de actualisatie MPG 2022. Plankosten De accountant signaleert dat de geraamde plankosten in de grondexploitaties toenemen. Dit komt vooral door projecten die langer doorlopen dan bij de vorige actualisatie van de grondexploitaties was verwacht.

Om te borgen dat de plankosten in de praktijk ook niet te hoog oplopen adviseert de accountant ons deze nadrukkelijker te gaan monitoren. Wij nemen deze aanbeveling over. Via de periodieke ‘in control’ gesprekken en de hieraan ten grondslag liggende financiële management rapportages laten we deze plankosten (en de raming hiervan) nadrukkelijker monitoren. Grondtransacties De accountant geeft aan dat bij enkele grondaankopen in letterlijke zin is afgeweken van de Nota grondbeleid. Dit betrof twee ‘bijzondere’ grondaankopen waar ook een (mogelijke) onteigening van toepassing was c.q. de Wet voorkeursrecht gemeenten speelde. In beide gevallen besloot het college tot de gevolgde procedures en aankoop binnen de financiële kaders van de door de Raad vastgestelde grondexploitaties. In de eerstvolgende nota Grondbeleid zullen we opnemen dat er uitzonderingen mogelijk zijn op de hoofdregel van een definitieve externe taxatie die ten grondslag ligt aan een grondaankoop en dat het college gemotiveerd tot deze afwijking kan besluiten, rekening houdend met alle relevante juridische aspecten en omstandigheden.

pagina 2/4

Ons kenmerk U21.03167

Europese aanbestedingen Net als in voorgaande jaren zijn bij de (interne) controle afwijkingen geconstateerd met betrekking tot de naleving van EU-aanbestedingsrichtlijnen. Zoals de accountant vorige jaren al aangaf in de BAC, is dit voor een gemeente geen ‘abnormaal’ beeld en wijken we op dit vlak niet af van hoe het bij andere gemeenten gaat. Daarnaast zijn de tekortkomingen nagenoeg allemaal ontstaan door aanbestedingen gedaan voor 2020 en is het bedrag aan tekortkomingen en onzekerheden ten opzichte van 2019 aanzienlijk afgenomen. Het college nam al maatregelen naar aanleiding van deze bevindingen. Voor de genomen maatregelen verwijzen we naar onze eerdere reacties op de accountantsverslagen en de bijlage met ‘follow-up’ van de aanbevelingen van de accountant. Een belangrijk deel van de nu nog geconstateerde tekortkomingen/onzekerheden betreft de inhuur van personeel. In 2020 is een Europese aanbesteding gehouden voor een raamcontract voor inhuur (inhuurdesk). Dit contract is ingegaan per 1 maart 2021. Vanaf dat moment, rekening houdend met een overgangsperiode tot 1 juli 2021, horen alle inhuur contracten via de inhuurdesk te lopen en daarmee via de gecontracteerde aanbieder. Wij verwachten dat vanaf dat moment nieuwe inhuur rechtmatig zal zijn en het aantal onzekerheden en/of tekortkomingen verder zal afnemen.

Stelsel van baten en lasten De accountant constateerde vorig jaar dat het voor sommige investeringsfacturen onduidelijk is in welk jaar de prestatie is geleverd. Voor het resultaat van de jaarrekening maakt dit niet uit. Wel mogelijk voor de balansposities. Om dit in 2020 zoveel mogelijk te voorkomen zijn in de organisatie hierover afspraken gemaakt voor de jaarstukken 2020. Desondanks is dit bij twee facturen niet goed gegaan. Die zijn zoals de accountant aangeeft ook gecorrigeerd. Het effect was overigens zo’n € 200.000 op een balanstotaal van ruim € 300 miljoen. Bij de jaarrekening 2021 zullen we hier wederom extra aandacht aan schenken en in overleg met de accountant bepalen welke aanvullende maatregelen we nog kunnen nemen. Onzekerheden prestatie levering Wmo en Jeugd De accountant geeft in het verslag aan dat er een onzekerheid in hun controle resteert van € 2,9 miljoen. Dit is een veel hoger bedrag dan bij de afronding van de jaarstukken 2019. Dit komt omdat in verband met Corona de zorgaanbieders landelijk tot uiterlijk 1 oktober 2021 te tijd hebben gekregen om productieverantwoordingen in te dienen. Door bij het afronden van de controle ontbreken van deze verantwoordingen bestaat er onzekerheid over de geleverde prestaties door de zorgaanbieders. Wij verwachten dat deze onzekerheden de komende maanden afnemen als we alsnog de verantwoordingen gaan ontvangen.

Mochten aanbieders in gebreke blijven dan zullen we passende maatregelen nemen. De onzekerheid voor de kleinere aanbieders (met een productie onder de € 125.000) is juist afgenomen ten opzichte van 2019. Dit komt omdat we conform de aanbeveling van de accountant van vorig jaar intern controle hebben uitgevoerd onder de aanbieders onder de € 125.000. Dit door middel van een telefonische enquête onder onze cliënten om vast te stellen dat de gecontracteerde zorg ook geleverd is door de aanbieders. Interne beheersing De accountant bracht in november 2020 een managementletter uit aan het college. Brief U20.09272 bevat onze reactie op de managementletter en is besproken in de BAC van 25 november 2020.

pagina 3/4

Ons kenmerk U21.03167

Het in onze reactie toegezegde intern audit plan 2021 is helaas, door andere prioriteiten (o.a. het afronden van de controle 2020), nog niet volledig af. Wij verwachten dit plan in juni 2021 te kunnen vaststellen en wij zenden u dit dan ter informatie toe. Dit is ook met de accountant afgestemd en past ook in hun aanpak voor de accountantscontrole 2021. Wel beschikken we over een intern auditplan 2021 voor het sociaal domein. Overigens betekent het ontbreken van een audit plan niet dat er geen audits worden uitgevoerd. Net als in voorgaande jaren worden deze controles in overleg met de externe accountant al uitgevoerd. Het mogelijk in werking treden van de rechtmatigheidsverantwoording maakt het wel nodig een ‘kop’ en ‘staart’ aan deze controles te geven en daarmee een intern audit plan en interne audit rapportage te maken. Wij vertrouwen er op u met deze reactie voldoende te hebben geïnformeerd en gaan ervan uit dat deze reactie bijdraagt aan een goede bespreking van het accountantsverslag in de BAC op 27 mei a.s.

Met een vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Lansingerland

B.A.

Lucas Vokurka Secretaris

drs. Pieter van de Stadt Burgemeester

Bijlage(n): 1. Accountantsverslag 2020 (I21.09350) 2. Bijlage met stand van zaken aanbevelingen accountantsrapportages (T21.04540)

pagina 4/4