[T26.00418] Frauderisicoanalyse 2025
Tekst van het document
#
Frauderisicofactor 1 Bevoordeling van derden / bevriende partijen (niet-zakelijke transacties)
2 Doorbreking interne procedures en bevoordeling van derden / bevriende partijen (niet-zakelijke transacties)
3 Doorbreking interne procedures en bevoordeling van derden / bevriende partijen (niet-zakelijke transacties)
4 Ontvreemding van activa door misleiding derden of samenspanning
5 Ontvreemding van activa door misleiding derden of samenspanning
Risico-omschrijving
Mogelijke gevolgen risico
Gemaakte kosten door derden overschrijden de EUaanbestedingsgrens en zijn onterecht niet aanbesteed met als doel 'bevoordeling' bepaalde partijen (gunnen van werk etc.).
Onrechtmatige inkoop, welke leidt tot een anders dan goedkeurende controleverklaring.
Inkoop of aanbesteding gebeurt door niet bevoegde functionaris, waardoor opdracht niet rechtsgeldig/rechtmatig tot stand komt en bevriende/gelieerde partijen worden bevoordeeld.
Risico dat gelden aan de organisatie worden onttrokken door hiertoe onbevoegde functionarissen
Inkoop en aanbesteding - Uitvoeren van een spendanalyse op de totale bestedingen van crediteuren, waarbij wordt gekeken naar de bestedingen in (VIC-proces 9) het jaar T > 75K en bestedingen over 4 jaar > 221K. Hierbij zal worden vastgesteld of kosten de EU-aanbestedingsgrens overschrijden en of deze dan ook op een juiste wijze zijn aanbesteed conform het inkoopbeleid.
Key2Fin / Corsa
Processtappen boeking en bijbehorende autorisatie (mandaatregister, functieprofielen) naleven.
Ja
Vanuit de betaalde facturen uit de administratie een steekproef Inkoop en aanbesteding trekken en vaststellen of de betreffende factuur gebaseerd is (VIC-proces 9) op een opdracht, welke door bevoegd orgaan is verstrekt.
Key2Fin / Corsa
Vooraf: inkoopbeleid, integriteitsbeleid, gedragscode, Ja bewustwording, ambtseed, integriteitscode externen, VOG voor inen externen. Achteraf: Periodiek VIC op naleving procedure.
Vanuit de betaalde facturen uit de administratie een steekproef Inkoop en aanbesteding trekken en vaststellen of een onderliggende (VIC-proces 9) opdrachtverstrekking ten grondslag ligt. De opdrachtwaarde dient juist te zijn berekend en de aanbestedingsvorm dient conform het inkoop en aanbestedingsbeleid te zijn aanbesteed.
Key2Fin BNG
Functievermenging voorkomen door rechten in de financiële administratie voor de controlerend functionaris te beperken en geen rechten te verlenen tot muteren van crediteurengegevens. Dat is vastgelegd in de autorisatietabel. Check bankrekening.
Ja
- Vanuit fin. adm. een mutatieverslag generen van de Factuurverwerking en betaling wijzigingen van de crediteuren stamgegevens in boekjaar T. (VIC-proces 5) - Een willekeurige steekproef hierop trekken en vaststellen dat mutaties gegrond zijn adhv onderliggende stukken zoals de factuur met het gewijzigde IBAN nr. - Vaststellen dat mutatie is doorgevoerd door andere medewerker dan controleur - Vaststellen dat een zichtbare controle heeft plaatsgevonden door controleur -Vaststellen dat het nieuwe IBAN nr in fin. adm. aansluit met het IBAN nr op de factuur.
Key2Fin
Vanuit het systeem wordt er afgedwongen (autorisatietabel) dat eerst twee afzonderlijke goedkeuringen zijn afgegeven voordat het betaalbaar gesteld kan worden. Via de routing wordt de factuur automatisch naar de bijbehorende budgethouder gestuurd voor de fiattering waar oa wordt vastgesteld of de prestatie is geleverd. Vervolgens zal de desbetreffende teammanager van de afdeling een tweede goedkeuring geven.
Ja
- Steekproef op basis van inkoopfacturen Factuurverwerking en betaling - Controle per factuur of de juiste budgethouders hebben (VIC-proces 5) getekend voor akkoord - Vaststellen op welke wijze de prestatielevering is vastgesteld en onderbouwd.
Key2Fin
Bij het aanmaken van de nieuwe crediteur wordt deze gekoppeld aan de betreffende budgethouder en teammanager. Op basis van de autorisatietabel.
Ja
- Steekproef op basis van inkoopfacturen - Controle per factuur op, hebben de juiste medewerkers getekend voor akkoord; - Op welke wijze is prestatielevering vastgesteld en onderbouwd.
Factuurverwerking en betaling (VIC-proces 5)
Key2Fin
In de periode van de jaarwissel wordt aan alle budgethouders Ja gevraagd of zij de kosten willen inventariseren die mogelijk een effect hebben op de overlopende passiva. Aan de hand van een standaard formulier en onderliggende stukken wordt vervolgens geïnventariseerd welke kosten moeten worden meegenomen op de tussenrekening.
- Steekproef op basis van inkoopfacturen binnengekomen in T+1 - Steekproef op basis van inkoopfacturen binnengekomen in periode 12 van jaar T - Vaststellen dat prestatie is geleverd in jaar waarop het geboekt is
Factuurverwerking en betaling (VIC-proces 5)
- Overzicht van ingeboekte declaraties per maand - control hiervan op basis van achterliggende bewijsstukken - vaststellen dat declaratie in overeenstemming is met cao/ Personeelsgids
Personeels- en salarisadministratie (VIC-proces 4)
M
Verlies van middelen van de organisatie Fraudegevoeligheid
M
Het risico dat facturen betaalbaar Betaalbaar stellen door medewerkers die hier geen worden gesteld door medewerkers, mandaat voor hebben welke hier niet toe bevoegd zijn
misleiding derden of samenspanning
9 Ontvreemding van activa door misleiding intern (ghost on the payroll), soms door derden
10 Doorbreking interne procedures
L
Onjuist toerekenen van kosten aan het boekjaar.
in het onjuiste jaar worden verantwoord, doordat prestaties nog niet zijn geleverd maar wel gefactureerd.
8 Ontvreemding van activa door
Proces
Ja
L
Het risico dat facturen worden Betalen voor prestaties die niet zijn geleverd betaald waarvoor geen prestatie is geleverd
7 Financial misstatements (bewust) Het risico dat facturen doelbewust
Controleplan voor interne controle
Vooraf: opstellen startdocumenten (link@work) Vooraf: communicatie op @work over inkoop en aanbesteding Vooraf: controletechnische functiescheiding en vier ogen principe Achteraf: spendanalyse Achteraf: Controle op leverancierstotalen en voorwaarden. Achteraf: Controle op mandaten (mandaatregister). Achteraf: Controle startdocumenten inkoop.
L
6 Doorbreking interne procedures
Interne beheersingsmaatregel ter afdekking van risico
Risico ondervangen in IC aanpak
Key2Fin / Corsa
H
Door het niet volgen van het interne beleid of het Inkopen onder de EUaanbestedingsgrens worden onjuist onvoldoende onderbouwen van de geschatte (niet conform het geldende inkoop opdrachtwaarde bestaat het risico dat inkopen en aanbestedingsbeleid) verstrekt onrechtmatig tot stand komen of de geschatte opdrachtwaarde is onjuist bepaald met als doel omzeilen van de procedures en het zo kunnen bevoordelen van partijen. Het risico dat betalingen aan onrechthebbende plaatsvinden, doordat het bankrekeningnummer waarop betaald wordt niet overeenstemt met het bankrekeningnummer van de leverancier
Classificatie (hoog/midden/l aag) op basis van kans * impact IT systemen
M
Het risico dat declaraties worden uitgekeerd zonder dat hier geldige bewijsstukken aan ten grondslag liggen
Het risico op onterechte uitbetaling of naheffing van belastingdienst.
L
Motion
Het declaratieformulier dient eerst door de afdelingshoofden te worden goedgekeurd en vervolgens zal PSA toetsen of dit binnen de richtlijnen van de personeelsgids / CAO vallen.
Ja
Het risico dat loonkosten onjuist zijn doordat medewerkers te laat of niet uit dienst worden gemeld en hierdoor onterecht loon ontvangen of iemand anders dit loon krijgt.
Risico op onterechte uitbetaling van loon / te hoge loonkosten in de jaarrekening
M
Motion
Op basis van de schriftelijke opzegging van de uitdienst tredende Nee werknemer en het vier ogen principe op het mutatieverslag van de salarissen
- Verkrijg een lijst met medewerkers in dienst op peildatum; Personeels- en - verzoek aan teammanagers te laten bevestigen dat salarisadministratie medewerkers nog in dienst zijn; (VIC-proces 4) - voer een steekproef uit op de medewerkers die uit dienst zijn gegaan in het boekjaar - stel vast dat uit dienst treding overeenkomst ontslagbrief is verwerkt. - stel vast dat afrekening van verlofuren conform het systeem is verwerkt. - Stel vast aan de hand van het betaalbestand (maand na de uitdienst) dat de uitdiensttredende werknemer, niet meer op de lijst staat.
Het risico dat in dienst tredende medewerkers bewust onjuist worden verwerkt in de administratie of dat het personeelsdossier onvolledig is.
Risico dat loon foutief wordt uitbetaald of dat niet voldaan wordt aan de archiveringsplicht
M
Motion
1) P&O medeweker dient aan de hand van een checklist alle Ja benodigde documenten te archiveren in het (digitale) personeelsdossier. 2) Adequate toezicht door 2e lijn/3e lijn. Tevens te bespreken van deze frauderisico-analyse met externe accountant.
- Steekproef uitvoeren op de lijst met in dienst getreden medewerkers; - Vaststellen dat alle verplichte stukken welke verplicht zijn voor belastingdienst aanwezig zijn. - Vaststellen dat de gebruikte checklist is ondertekend voor volledigheid. - Vaststellen dat in dienst treding is verwerkt conform aanstellingsbesluit - Vaststelling dat aanstellingsbesluit conform functieschaal is opgesteld - Vaststellen dat aanstelling door bevoegd orgaan is ondertekend - Aansluiting maken met de volgende stukken contract, mutatieverslag, salarisstrook en betaling
Personeels- en salarisadministratie (VIC-proces 4)
11 Ontvreemding van activa door misleiding
-Het risico dat de gebruiksduur van Risico dat afschrijvingen te laag of te hoog worden activa bewust onjuist wordt verantwoord ingeschat &; -Het risico dat activa bewust onjuist is geclassificeerd, waardoor afschrijvingen onjuist tot stand komen
L
Key2Fin
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid .
Ja
- Verkrijg de staat van activa - Stel vast dat investeringen met zelfde aard op eenduidige wijze worden afgeschreven - Stel vast dat nieuwe investeringen in jaar T conform het activabeleid wordt afgeschreven
Afschrijvingen - jaarrekening
- Verkrijg overzicht van de investeringsfacturen - Stel vast dat de afgeronde investeringen zijn opgenomen in de activastaat - Stel vast dat de afschrijving conform nota activabeleid is geregistreerd - Stel vast hoe afschrijvingen zich verhouden tot begroting en verklaar afwijkingen groter dan € 5.000. - Verkrijg de activastaat - Stel steekproefsgewijs vast dat de activa welke is nog op de balans staat, nog werkelijk in gebruik wordt genomen adhv een waarneming, fotos, google maps streetview, online artikelen etc. -Draai een dump uit fin. adm. van de huur- en overige opbrengsten van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de bedragen in fin. adm. is gegrond aan de hand van de onderliggende documenten (factuur, contract, contractenregister) - Stel vast dat de bedragen op de factuur rekenkundig juist is adhv het contract - Stel vast dat het bedrag daadwerkelijk is ontvangen op de bankafschrift - Jaarlijkse dient een volledigheidscheck te worden uitgevoerd op het totaaloverzicht van vastgoedobjecten in eigendom van de gemeente die is verhuurd - Verkrijg een lijst uit het Kadaster met alle vastgoedobjecten in eigendom van de gemeente - Vaststellen of het interne totaaloverzicht volledig is adhv de lijst van het kadaster.
Afschrijvingen - jaarrekening
12 Financial misstatements (bewust) Het risico dat afschrijvingen bewust niet tijdig worden ingeboekt, doordat activa te laat gereed worden gemeld.
Risico dat afschrijvingen niet tijdig plaatsvinden, waardoor resultaat onjuist tot stand komt
L
Key2Fin
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid .
Ja
13 Onjuiste weergave van activa
Risico dat activa te laat worden afgeboekt, waardoor resultaat onjuist tot stand komt.
L
Key2Fin
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid .
Ja
14 Financial misstatements (bewust) - Het risico dat verhuuropbrengsten niet worden verantwoord c.q. weggesluisd worden.
Te lage / hoge opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
L
Key2Fin Corsa Excel
Een goede contractbeheersing met functiescheiding tussen de opsteller van het contract en de toetser, welke uiteindelijke door het afdelingshoofd moet worden getekend.
Ja
15 Financial misstatements (bewust) Het risico dat verhuuropbrengsten onvolledig is verantwoord
Te lage opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
M
Key2Fin Corsa Excel
Een duidelijk totaaloverzicht van alle verhuurde objecten wordt bijgehouden en dient als controlemiddel voor de volledigheid van de verhuuropbrengsten
Ja
16 Inadequaat systeem van autorisatie en goedkeuring van transacties
Het risico dat niet goedgekeurde memoriaalboekingen in de administratie worden verwerkt / ongeautoriseerde memoriaalboekingen worden verwerkt
Foutieve / fraudegevoelige boekingen kunnen worden gemaakt waardoor de financiële administratie een onjuist beeld geeft.
H
Key2Fin
1) Een goede afbakening tussen de invoer en de controle van de Ja memoriaalboeking. Het systeem dient altijd het vier ogen principe toe te passen bij het uitvoeren van een memoriaalboeking met een bijbehorende autorisatietabel. 2) Adequate functiescheiding.
-Draai een dump uit fin. adm. van alle memoriaalboekingen van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de memoriaalboeking is goedgekeurd door de juiste persoon adhv de autorisatie tabel
Memoriaal (VIC-proces 2)
17 Onjuiste vastlegging (bewust)
Het risico dat een onjuiste memoriaalboeking wordt gemaakt
Foutieve / fraudegevoelige boekingen kunnen worden gemaakt waardoor de financiële administratie een onjuist beeld geeft.
H
Key2Fin
Er dient altijd op basis van onderliggende documenten, dan wel documentatie aanwezig te zijn waarop de memoriaalboeking op is gebaseerd. Deze dient door de invoerder te worden aangeleverd waarna de controle van de tweede functionaris zal plaatsvinden. Deze activiteiten worden tevens bijgehouden in het logbestand in Key2Fin (Routing).
Ja
-Draai een dump uit fin. adm. van alle memoriaalboekingen van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de memoriaalboeking is onderbouwd met onderliggende stukken - Stel vast dat de memoriaalboeking gegrond is adhv de onderliggende stukken
Memoriaal (VIC-proces 2)
18 Financial misstatements (bewust) Het risico dat de bouwleges bewust Te lage / te hoge opbrengstenverantwoording in de verkeerd berekend worden (te jaarrekening laag), waardoor deze foutief in rekening wordt gebracht of helemaal niet in rekening.
L
Key2Fin / Zaaksysteem
Vier ogen principe bij het berekenen van de bouwleges en het toetsen hiervan. Daarnaast worden deze bouwleges automatisch berekend op basis van het bouwkosten kompas.
Ja
-Draai een dump uit fin. adm. van de bouwleges van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de bedragen in fin. adm. is gegrond aan de hand van de factuur - Stel vast dat de bedragen op de factuur rekenkundig juist is adhv de legesverordening van het betreffende boekjaar T
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
19 Financial misstatements (bewust) Het risico dat het tarief onjuist tot stand komt, doordat niet de juiste kosten worden toegerekend
Te lage / te hoge opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
M
Key2Fin / Zaaksysteem
Vier ogen principe bij de invoer van de tarieven door de ja applicatiebeheerder in Zaaksysteem en vervolgens de controle hierop door de Beleidsadviseur Bouwen en Milieu, aansluitend met de tarieven volgens de legesverordening.
- Verkrijg de lijst met de verschillende tarieven die worden Omgevingsvergunning gehanteerd in Zaaksysteem voor het berekenen van de (VIC-proces 7) bouwleges - Stel vast dat de tarieven volgens de legesverordening aansluit met de tarieven in Zaaksysteem - stel vast dat de juiste tarieven worden gehanteerd bij de juiste afgrenzing van de bouwkosten - stel vast dat het maximum van de bouwkosten is verwerkt in Zaaksysteem
20 Financial misstatements (bewust) Het risico dat de bouwleges niet juist worden toegerekend aan de verslagingsperiode
Te lage / te hoge opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
L
Key2Fin / Zaaksysteem
Het deel dat vooruit is ontvangen dient door de financiele medewerker als vooruitontvangen te worden geboekt. Waarna gedurende jaarrekeningtraject deze naar rato van realisatie van de kosten als opbrengst wordt verantwoord.
- Maak een aansluiting tussen het Zaaksysteem en de financiele administratie en stel vast dat alle aanvragen die geregistreerd in het Zaaksysteem ook verantwoord zijn in de financiele administratie.
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
-Draai een dump uit fin. adm. van de bouwleges van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Verkrijg de werkelijke kosten van de bouw - Stel vast dat de afrekening juist is berekend op basis van de werkelijke kosten
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
Het risico dat activa, welke niet meer in bezit zijn of niet meer worden gebruikt bewust nog wel staan geactiveerd
Afschrijvingen - jaarrekening
Verhuuropbrengsten (VIC-proces 8)
Verhuuropbrengsten (VIC-proces 8)
21 Financial misstatements (bewust)/Bewuste onjuiste inschatting van kosten/opbrengsten
Het risico dat de bouwkosten Te lage opbrengstenverantwoording in de bewust niet accuraat zijn opgesteld jaarrekening waardoor de bouwleges die hierop zijn gebaseerd niet juist is.
M
Key2Fin / Zaaksysteem
De bouwkosten zijn geraamd op de kengetallen van de externe partij bouwkostenkompas. De geraamde kosten kunnen op drie scenario's worden weergegeven, laag, midden of hoog. De gemeente kiest hierbij voor laag, wat ervoor zorgt dat de werkelijke bouwkosten hoger kunnen liggen. De gerealiseerde bouwkosten wordt naast de geraamde kosten gelegd zodat een concept afrekening kan worden opgesteld, deze wordt vervolgens gecontroleerd door de plantoetser.
22 Onrechtmatige verstrekking van subsidie
Het risico dat (deels) onterecht subsidie is verleend vanwege te hoge kosten die zijn opgevoerd door de aanvrager
De kosten zijn onrechtmatig besteed
M
Corsa Key2fin Zaaksysteem
Inhoudelijk beoordelen van de aanvraag / tussentijdse rapportages ja en vaststelling van de subsidie op T+1. Daarnaast is een accountantsverklaring vereist voor subsidies > 50.000
- Vanuit de betaalde subsidies uit fin. adm. een willekeurige Subsidieverstrekkingen steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / (VIC-proces 10) Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de betaalde subsidiebedragen gegrond zijn adhv de subsidiebeschikking - Stel vast dat de vaststelling heeft plaatsgevonden van T-1 (indien mogelijk);
23 Onrechtmatige vaststelling van subsidie
Het risico dat de subsidie wordt vastgesteld adhv onvolledige of onvoldoende betrouwbare informatie van de aanvrager
De kosten zijn onrechtmatig besteed
M
Corsa Key2fin Zaaksysteem
De verwachtingen / prestatie verplichtingen worden duidelijk vooraf gecommuniceerd en vastgelegd in de beschikking adhv duidelijke prestatie indicatoren waarover de aanvrager tussentijds en achteraf moet rapporteren.
24 Doorbreking interne procedures
Het risico dat de werkzaamheden rondom de waarnemingen niet adequaat zijn uitgevoerd op de bestaande interne controle van sociaal domein
De kosten zijn onrechtmatig besteed
M
Corsa Key2fin Suite
Het sociaal domein voert een interne controle uit, waarbij een Ja selectie wordt gemaakt en vervolgens een waarneming wordt uitgevoerd. Vervolgens dient een andere functionaris te waarborgen dat deze werkzaamheden adequaat en voldoende zijn geweest om een goed oordeel over te kunnen geven.
- Vanuit de betaalde subsidies uit fin. adm. een willekeurige steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de vaststelling is beschikt door de juiste persoon die over het mandaat beschikt. - Stel vast dat de vaststelling heeft plaatsgevonden adhv de juiste onderliggende stukken, dus of de prestatie verplichtingen zijn nagekomen zoals beschreven in de subsidiebeschikking - Verkrijg de VIC tussenrapportages - Beoordeel of voldoende werkzaamheden zijn uitgevoerd om een adequate conclusie te geven. - Kwaliteitsplan Lansingerland
ja
ja
Subsidieverstrekkingen (VIC-proces 10)
Sociaal Domein (VIC-proces 12)
25 Financial misstatements (bewust) Het risico dat bewust de opbrengsten van grondverkopen onjuist / niet volledig zijn verantwoord
Te lage opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
26 Resultaatsturing (profit management)
Het risico dat bewust een onjuiste verliesvoorziening wordt getroffen
Te lage / hoge resultaatverantwoording in de jaarrekening waardoor winststuring mogelijk is
27 Resultaatsturing (profit management)
Onjuist gewaardeerde tussentijdse Te lage / hoge resultaatverantwoording in de winstneming jaarrekening waardoor winststuring mogelijk is
28 Misleiding door derden, nietzakelijke transacties, soms ook door samenspanning
Het risico dat grondaankopen, verkopen en vastgoedtransacties plaatsvinden tegen onzakelijke condities.
M
Corsa Key2fin
De prijzen van de grond dienen op basis van gecertificeerde Ja taxateurs tot stand te zijn gekomen, waarna deze prijzen nogmaals door de interne afdeling worden getoetst of deze prijzen redelijk zijn.
- Verkrijg uit Key2Fin een dump met de aankopen van grond en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de transactie is gegrond aan de hand van een notaris akte / contract. - Stel vast dat de prijs conform de afspraken zijn met taxatie rapportages - Maak een aansluiting tussen de bankbetaling, akte en Key2Fin
Grondverkopen (VIC-proces 6)
Corsa Key2fin
ja Een interne berekening opgesteld door de planeconoom waaruit blijkt dat voorziene verliezen niet kan worden gecompenseerd door verwachte toekomstige winsten. Een andere functionaris controleert of de opgestelde berekening is gegrond (adhv goed onderbouwde stukken
- Verkrijg de interne berekening waarop de verliesvoorziening is gebaseerd - Maak een steekproef op alle verlieslatende projecten - Stel vast dat de voorziening onderbouwd is met onderliggende stukken - Stel vast dat de berekening zichtbaar gecontroleerd is door een (tweede) planeconoom of door Concern control - Maak een aansluiting van de interne berekening met fin. adm.
Grondexploitatie (VIC-proces 6)
Corsa Key2fin
Een interne berekening opgesteld door de planeconoom waaruit blijkt dat winsten volgens de POC methode wordt berekend. Een andere functionaris controleert of de opgestelde berekening is gegrond adhv goed onderbouwde stukken
- Verkrijg de interne berekening waarop de tussentijdse winst Grondexploitatie is gebaseerd (VIC-proces 6) - Maak een steekproef op alle winstgevende projecten - Stel vast dat de tussentijdse winst is berekend op POC methode (bij actief grondbeleid) - Stel vast of er voldoende zekerheid bestaat om winst te mogen nemen volgens Notitie Grondbeleid 2019 - Stel vast dat de projectspecifieke risico's zijn onderbouwd en gereviewd - Maak een aansluiting van de interne berekening met fin. adm. -Lijst maken van alle actieve grondexploitatie projecten en hiervan een aantal significante projecten uitkiezen.
Corsa Key2fin
De prijzen van de grond of verkoopobject dient (zowel bij aankoop- ja als bij verkooptransacties) op basis van gecertificeerde taxateurs tot stand te zijn gekomen, waarna deze prijzen nogmaals door de interne afdeling wordt getoetst of deze prijzen redelijk zijn.
Suite4sociale regie Key2Financien
Interne procedures voor ontvangst, beoordelen en toekennen van Ja sociale voorzieningen en toetsing waar nodig door toetsers (eerste lijns maatregelen). Verbijzonderde interne controle op (levering van) toegekende en betaalde voorzieningen.
Key2Fin Topdesk
Interne procedures voor fijnmazig budgetteren en verplichtingen vastleggen om verschillen in prijs en hoeveelheden tijdig te signaleren; Interne procedures voor het zichtbaar bepalen op basis van functieprofielen (wie heeft waar recht op) alvorens bestellingen te plaatsen; Interne procedures voor ontvangst (vastleggen), uitleveren aan medewerkers, voorraadbeheer en inname apparatuur (bij reparatie/uit-dienst).
L
Suite4sociale regie Key2Financien
L ja
M Te veel betalen voor de grond/te weinig vergoed krijgen bij verkoop van grond of vastgoedobject
- Verkrijg uit Key2Fin een dump met de aankopen van grond en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de transactie is gegrond aan de hand van een notaris akte / contract. - Stel vast dat de prijs conform de afspraken zijn met taxatie rapportages - Maak een aansluiting tussen de bankbetaling, akte en Key2Fin - verbijzonderde interne controle op juistheid en rechtmatigheid verstrekkingen.
Grondexploitatie (VIC-proces 6)
N.v.t.
Personeels- en salarisadministratie (VIC-proces 4)
Interne procedures voor ontvangst, beoordelen en toekennen van IC sociaal sociale voorzieningen en toetsing waar nodig door toetsers (eerste domein lijns maatregelen). Verbijzonderde interne controle op toegekende en betaalde voorzieningen.
IC sociaal domein en bestandscontroles (verificatie inkomen via Belastingdienst).
WMO, Jeugd en Participatie wet (VIC-proces 12)
L 29 Misbruik & oneigenlijk gebruik van Het risico dat sociale voorzieningen Onrechtmatige onttrekking van middelen aan de publieke voorzieningen frauduleus worden verstrekt. gemeente.
M L
30 Ontvreemden ICT-activa
Het risico dat ICT-activa 'kwijt raken' bij levering/ontvangst, uitgifte/voorraadbeheer (in- en uitdiensttreding of reparatie)
Budgetoverschrijdingen Teveel en onrechtmatig verstrekte devices/actie Te weinig terug ontvangen devices/activa
31 Energietoeslag
Het risico dat toeslagen onterecht worden toegekend.
Onrechtmatige uitbetalingen
32 Bevoordeling van derden / bevriende partijen (niet-zakelijke transacties)
Het risico dat bestemmingsplannen Risico dat de gemeente niet handelt in het belang worden aangepast om derden te van de burger bevoordelen (vergunningverlening, waardestijging grond)
M
Key2Fin / Zaaksysteem
- Vier ogen principe bij het aanvraag- en beoordelingsproces - Goedkeuring van de gemeenteraad
Nee
N.v.t.
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
33 Bevoordeling van derden / bevriende partijen (niet-zakelijke transacties)
Het risico dat een omgevingsvergunning wordt verstrekt die niet voldoet aan het bestemmingsplan en bouwtechnische vereisten etc. Met inschrijvende partijen op een (EU-) aanbesteding wordt informatie gedeeld om hen te bevoordelen in de gunning alsmede faciliteren van samenspel tussen inschrijvers te faciliteren
Risico dat ten onrechte een omgevingsvergunning is verstrekt die niet voldoet aan de voorwaarden van de gemeente
M
Key2Fin / Zaaksysteem
Vier ogen principe bij het beoordelingsproces
Nee
N.v.t.
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
Risico dat de inkoopkosten van de gemeente onrechtmatig te hoog zijn.
M
Key2Fin / Corsa
Vooraf: inkoopbeleid, integriteitsbeleid, gedragscode, Nee bewustwording, ambtseed, integriteitscode externen, VOG voor inen externen. Achteraf: Periodiek VIC op naleving procedure.
N.v.t.
Inkoop en aanbesteding (VIC-proces 9)
35 Doorbreking interne procedures en bevoordeling van derden / bevriende partijen (niet-zakelijke transacties)
Onterecht gunnen van de opdracht Risico dat de inkoopkosten van de gemeente aan een andere partij. onrechtmatig te hoog zijn.
M
Key2Fin / Corsa
Vooraf: inkoopbeleid, integriteitsbeleid, gedragscode, Nee bewustwording, ambtseed, integriteitscode externen, VOG voor inen externen. Achteraf: Periodiek VIC op naleving procedure.
N.v.t.
Inkoop en aanbesteding (VIC-proces 9)
36 Onrechtmatige verstrekking van subsidie
Het risico dat de partij (of De verstrekte subsidie wordt onrechtmatig besteed bestuurders/aandeelhouders) waaraan de subsidie wordt verstrekt betrokken is geweest bij ilegale activiteiten (fraude, witwassen of terrorisme) of andere vergrijpen heeft gepleegd.
M
Corsa Key2fin Zaaksysteem
De gemeente controleert of de aanvrager of de organisatie in het verleden betrokken is geweest bij fraude of misbruik van subsidies. Waar nodig wordt een BIBOB toets uitgevoerd om vast te stellen dat de partij betrouwbaar is.
N.v.t.
Subsidieverstrekkingen (VIC-proces 10)
37 Onrechtmatige verstrekking van subsidie
Het risico dat de subsidie is verleend terwijl de aanvraag te laat is ingediend
De kosten zijn onrechtmatig besteed
M
Corsa Key2fin Zaaksysteem
Het vier ogen principe wordt gehanteerd bij de beoordeling van de Ja aanvraag. Nadat de eerste toetser heeft beoordeeld, dient de tweede toetser de aanvraag te beoordelen
Subsidieverstrekkingen (VIC-proces 10)
38 Ontvreemding van activa door misleiding intern (ghost on the payroll), soms door derden
Het risico dat activa van de gemeente wordt ontvreemd
Risico dat de activa niet meer bestaat en de waardering van de activa in de jaarrekening te hoog is
L
Key2Fin
Toegangsbeveiliging in het gemeentehuis en andere locaties van de gemeente
- Vanuit de betaalde subsidies uit fin. adm. een willekeurige steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de aanvraag is beoordeeld door minimaal twee functionarissen - Stel vast dat de aanvraag voldoet aan de eisen van de subsidieverordening - Verkrijg de activastaat - Stel steekproefsgewijs vast dat de activa welke is nog op de balans staat, nog werkelijk in gebruik wordt genomen adhv een waarneming, fotos, google maps streetview, online artikelen etc.
34 Doorbreking interne procedures en bevoordeling van derden / bevriende partijen (niet-zakelijke transacties)
Nee
WMO, Jeugd en Participatie wet (VIC-proces 12)
Nee
Ja
Duurzame goederen/ investeringen (VIC-proces 5 & 11)
39 Doorbreking interne procedures
Het risico doet zich voor dat Handelingen worden uitgevoerd in strijd met medewerkers niet bekend zijn met bijvoorbeed de integriteitsregels of meldingplicht wat integriteitsregels, fraude en nevenactiviteten belangenverstrengeling is.
L
N.v.t.
40 Doorbreking interne procedures
Het risico doet zich voor dat Dit kan financiële dan wel niet-financiële gevolgen samenspanning plaatsvindt binnen hebben op de gemeente in zijn geheel (financiële) functies om interne beheersingsmaatregelen te kunnen doorbreken
H
N.v.t.
41 Ontvreemding van activa door misleiding intern of doorbreken van interne procedures
Dit kan financiële dan wel niet-financiële gevolgen Het risico dat medewerkers hebben op de gemeente in zijn geheel geschenken of gelden aannemen met als oogmerk een tegenprestatie (aanpassing vergunning/ advies, niet factureren van opbrengsten, gunnen van opdracht, etc.)
H
42 Ontvreemding van activa door misleiding intern of doorbreken van interne procedures
Veranderde privé of persoonlijke Dit kan financiële dan wel niet-financiële gevolgen omstandigheden die maken dat hebben op de gemeente in zijn geheel een persoon chantabel is of kan worden. Het risico dat medewerkers in Risico op onterechte uitbetaling van loon / te hoge loonkosten in de jaarrekening loondienst werkzaamheden uitvoeren voor andere gemeentes in de vorm van een ZZP opdracht waardoor de overeengekomen uren niet worden gewerkt voor de gemeente.
43 Ontvreemding van activa door misleiding intern
44 Misleiding door derden, nietzakelijke transacties, soms ook door samenspanning
Het risico dat medewerkers korten langlopende leningen afsluiten en in samenwerking met intermediairs de commissie deelt.
Teveel commissie en rente betalen bij een partij die mogelijk niet was gekozen als daar geen samenwerking in zat.
integriteitsbeleid is aanwezig, gedragscode is aanwezig en een Nee regeling melden misstanden en ongewenst gedrag is aanwezig. daarnaast wordt jaarlijks over integriteit en fraude gecommuniceerd via @work waardoor medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Klokkenluidersregeling en frauderesponseplan Nee
N.v.t.
Personeels- en salarisadministratie (VIC-proces 4)
N.v.t.
Algemeen
N.v.t.
Controletechnische functiescheiding en vier ogen principe binnen de bedrijfsprocessen van de gemeente
Nee
N.v.t.
Algemeen
H
N.v.t.
Controletechnische functiescheiding en vier ogen principe binnen de bedrijfsprocessen van de gemeente
Nee
N.v.t.
Algemeen
M
Motion
- nevenfuncties moeten worden gemeld door personeel; - Meldingsbeleid aanwezig voor vermoeden misstanden.
Ja
N.v.t.
Personeels- en salarisadministratie (VIC-proces 4)
L
N.v.t.
Uitvragen van meerdere offertes voor afsluiten leningen en functiescheiding tussen aanvragen offerte en afsluiten lening.
Ja
- aansluiten diverse offertes: - controleren bevoegdheid afsluiten lening obv financiele verordening.
Treasury (VIC-proces 2)