[T25.02602] Intern controleplan SD 2025 - bijlage bij het Intern controleplan 2025 T25.00028
Tekst van het document
Intern controleplan Sociaal Domein Processen: WMO, Jeugdwet en Participatiewet
2025
Opsteller:
William Lagendijk
Beoordeling:
Wanda Bouwmeester, Marko Voorspuij
Datum:
16 april 2025
Inhoud 1.
Inleiding .......................................................................................................... 3
2.
Ontwikkelingen en groei naar 3-lijnenmodel .............................................................. 3
3.
Methodiek........................................................................................................ 3 3.1.
Algemene controleaanpak: risicogericht ............................................................. 3
3.2.
Aantal steekproeven ..................................................................................... 4
3.3.
Communicatie en frequentie interne controles .................................................... 5
3.4.
Steekproeftrekking en vastleggingen ................................................................. 5
3.5.
Algemene controles ...................................................................................... 5
3.6.
Prestatielevering Jeugd en Wmo ...................................................................... 6
4.
WMO .............................................................................................................. 6 4.1.
Financiële stromen....................................................................................... 6
4.2.
Risico-inventarisatie ..................................................................................... 7
4.3.
Controle-aanpak .......................................................................................... 8
5.
Jeugdwet ........................................................................................................ 9 5.1.
Financiële stromen....................................................................................... 9
5.2.
Risico-inventarisatie .................................................................................... 10
5.3.
Controle-aanpak ......................................................................................... 10
6.
Participatiewet ................................................................................................ 12 6.1.
Financiële stromen...................................................................................... 12
6.2.
Risico-inventarisatie .................................................................................... 13
6.3.
Controle-aanpak ......................................................................................... 13
7.
Toeslagenaffaire Kinderopvangtoeslag .................................................................... 15 7.1.
Financiële stromen...................................................................................... 15
7.2.
Risico-inventarisatie .................................................................................... 15
7.3.
Controle-aanpak ......................................................................................... 15
8.
Rapportage ..................................................................................................... 16
9.
Contactpersonen .............................................................................................. 17
10.
Relevante regelgeving ..................................................................................... 17
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
2
1. Inleiding Het doel van de interne controle binnen Domein Samenleving is tweeledig. Enerzijds gaat het vanuit een toezichthoudende functie om het doen van een uitspraak over de rechtmatigheid van besluiten en betalingen. Daaronder valt de beoordeling van processen en het doen van onderzoek op betaalde uitkeringen aan cliënten en declaraties aan zorgaanbieders. Anderzijds gaat het om het doen van aanbevelingen en verbetervoorstellen voor het versterken van de interne beheersing en sturing. Deze beide elementen zijn onderdeel van een continu beheers- en verbeterproces. De informatie uit interne controles helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Dit document is opgebouwd in vier stappen:
H2: Ontwikkelingen binnen Lansingerland rondom control(e) en het 3-lijnenmodel; H3: Beschrijving van de methodiek van de interne controle; H4: Inhoudelijke risicoanalyse en controle-aanpak per proces; H5: Vorm en structuur van periodieke rapportage.
Tot slot wordt afgesloten met een opsomming van de medewerkers die betrokken zijn bij de interne controle.
2. Ontwikkelingen en groei naar 3-lijnenmodel In de afgelopen jaren heeft de gemeente Lansingerland de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden (VIC) uitbesteed. Deze controles waren voornamelijk gegevensgericht ingestoken. Dat betekent dat er achteraf werd onderzocht of er afwijkingen in processen en financiële stromen waren. Met de nieuwe kijk op sturing en beheersing is de wens ontstaan om interne control(e) meer in te bedden in de organisatie. Daarmee ontstaan kansen in het verkrijgen van meer grip aan de voorkant, en het verlagen van de gegevensgerichte controles achteraf. Oftewel: van interne controle naar interne beheersing. In de visie van Concernstaf staat dat de gemeentelijke organisatie ‘in control’ wil zijn, vertaald naar: het rechtmatig en doelmatig omgaan met publieke middelen. De ambitie van de Concernstaf is om over drie jaar vanuit het 3-lijnenmodel te werken. Een belangrijk element van dit model is dat de primaire verantwoordelijkheid voor sturing en beheersing bij teammanagers en domeindirecteuren ligt (1e lijn) en dat er onder verantwoordelijkheid van datzelfde management sprake is van een ‘tussenlaag’ (2e lijn) die ondersteunt, adviseert en monitort over de primaire processen. Concernstaf zal daarbij de 3 e-lijnsrol vervullen; die van objectief en onafhankelijk toetsen en het totaaloverzicht behouden.
Deze ambitie sluit aan op de bevinding van de accountant (Boardletter 2024) waarin staat (hoofdstuk 2.1) dat de concernstaf meer als onafhankelijke derde lijn zou kunnen functioneren als de 1 e en 2e lijn hun verantwoordelijkheden meer pakken bij het toetsen op werking van systemen en het aanvullen met eventuele gegevensgerichte werkzaamheden. De implementatie van het 3-lijnenmodel zal stap voor stap plaatsvinden, rekening houdend met de ontwikkelingen en prioriteiten binnen de teams van Samenleving, de hiervoor geschetste verschillen tussen processen, en aansluitend op de ambitie van Concernstaf om in 2027 vanuit het 3-lijnenmodel te werken. In afstemming met de betrokken teams bepalen we welke concrete stappen in dit jaar gezet gaan worden.
3. Methodiek Vanuit doelstelling van de interne controle beschrijven we de algemene controleaanpak, de communicatie en frequentie van de interne controles en de steekproeftrekking en vastleggingen. 3.1.
Algemene controleaanpak: risicogericht
Als het gaat om sturing en beheersing werken we vanuit het identificeren van risico’s. Het gaat dan
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
3
om risico’s op het niet-bereiken van de doelen binnen Samenleving. In werkgroepen per team of thema bepalen we allereerst welke doelen dat zijn. Naast rechtmatigheid en getrouwheid kijken we breder: het gaat om het totaal aan beheersing in de bedrijfsvoering van Samenleving. Dus ook aspecten als kwaliteit en doelmatigheid mogen daarin niet ontbreken. Als we overeenstemming hebben over de doelen bedenken we met elkaar welke risico’s er zijn. Of omgedraaid: welke kansen zien we om deze doelen te bereiken. En vervolgens: welke maatregelen zijn er of zijn er nodig om dit te verwezenlijken. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de minimaal noodzakelijke functiescheidingen en de inrichting van mandaten. Op grond daarvan wordt bepaald welke wijzigingen in risico’s er zijn en of er verhoogde aandachtsgebieden zijn voor de interne controle 2025. Door dit in werkgroepen te doen delen we kennis en versterken de we bewustwording van het belang van goede interne beheersing. We maken uiteraard gebruik van wat er al is, maar zullen ook voorbeelden van andere gemeenten gebruiken als inspiratie. Per domein is een risicoanalyse opgesteld. Daarbij zijn risico’s ingeschaald in categorieën laag, midden en hoog. De classificatie is als volgt gedefinieerd:
Laag risico: Een geïdentificeerd en ingeschat risico op een afwijking van materieel belang waaraan tijdens de controle in relatief beperkte mate aandacht moet worden besteed. Midden risico: Een geïdentificeerd en ingeschat risico op een afwijking van materieel belang waaraan tijdens de controle aandacht moet worden besteed. Hoog risico: Een geïdentificeerd en ingeschat risico op een afwijking van materieel belang waaraan tijdens de controle bijzondere aandacht moet worden besteed.
In 2025 gaan we, gefaseerd per team, deze risicoanalyses herijken, en onderzoeken we welke beheersmaatregelen er binnen de processen zijn of zouden moeten zijn. Vanuit een analyse van landelijke wet- en regelgeving en de gemeentelijke verordeningen en beleidsregels vindt een vertaling naar een normenkader plaats. Deze normen zijn leidend voor de uitvoering van de controles en worden uitgewerkt in checklists. De documenten ter onderbouwing van de waarnemingen worden per cliëntselectie opgeslagen. Aan nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving zal bij de uitvoering van de interne controle extra aandacht worden geschonken. 3.2.
Aantal steekproeven
Voor 2025 is de verwachting dat we grotendeels nog gegevensgericht controleren. Waar mogelijk zullen we steunen op interne beheersingsmaatregelen (procesgericht). Indicatief gelden de volgende aantallen voor 2025: WMO: 35 Jeugdwet: 45 Participatiewet: 40 Toeslagenaffaire kinderopvang 5 Totaal 125 De cijfers uit de begroting 2025 zijn gebruikt voor de totstandkoming van de verdeling van de aantal waarnemingen, zie ook de financiële stromen in hoofdstuk 3 per regeling. Afhankelijk van de realisatie vindt bijstelling van de aantallen plaats. De aantallen waarnemingen zullen worden verdeeld over de subregelingen van de Jeugdwet, WMO en Participatiewet en Toeslagenaffaire kinderopvang. Dit zal worden uitgewerkt in een scopingsdocument wat per kwartaal wordt bijgewerkt met de realisatie van de bestedingen op de afzonderlijke regelingen.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
4
3.3.
Communicatie en frequentie interne controles
De interne afstemming over de interne controle vindt enerzijds plaats met de kwaliteitsmedewerkers en coördinatoren om onderlinge verwachtingen helder te maken en te houden. Gedurende de uitvoering zal afstemming plaatsvinden met de verantwoordelijke teamleiders bij bijzonderheden of afwijkingen. Na afloop van ieder kwartaal worden de bevindingen en adviezen gerapporteerd. Minimaal 2x per jaar worden de uitkomsten en adviezen besproken. Daarnaast vindt communicatie plaats met de Concernstaf en de accountant, om de interne controles in te bedden in de totale controle-aanpak en te borgen dat de accountant gebruik kan maken van de interne werkzaamheden. De interne controles worden gedurende het jaar uitgevoerd. Rapportages worden een maand na afloop van het kwartaal gedeeld. Dat betekent concreet de volgende data van oplevering van de concept rapportages:
1e kwartaal: 2e kwartaal: 3e kwartaal: 4e kwartaal:
1 mei 1 augustus 1 november 1 februari *
* de uitkomsten over oktober/november worden eerder gedeeld om beantwoording en tijdige herstelacties (indien nodig) mogelijk te maken. Na rapportage over het 4 e kwartaal kan een update volgen bij de jaarrekeningcontrole (maart/april) als herstel- of uitzoekacties plaatsgevonden hebben. 3.4.
Steekproeftrekking en vastleggingen
Per maand worden de steekproeven getrokken op de betaalregels vanuit de Suite Sociaal Domein (SSD) en – o.a. bij de KOT en inburgering – uit het financieel pakket (Key2Financiën). Voor de PGB’s vinden selecties plaats vanuit de aan SVB verstrekte besluiten. Bij de steekproefbepaling wordt geborgd dat selectie willekeurig plaatsvinden, met behulp van het SRA-steekproefmodel. De aantallen waarnemingen zijn minimaal gebaseerd op de controletolerantie die de gemeente hanteert voor rechtmatigheidsverantwoording: 2% van de totale lasten van de gemeente. De dossiercontroles worden uitgevoerd met behulp van de beschikbare informatie in SSD en het zaaksysteem (Corsa/DIS). Waar nodig worden aanvullende gegevens opgevraagd bij de consulenten. De belangrijkste gegevens uit de dossiers worden per waarneming opgeslagen in een map, zodat deze voor review raadpleegbaar zijn. De interne controles worden vastgelegd in checklists. Op het moment dat er sprake is van een afwijking wordt onderzocht:
Wat de reden van afwijking is; Of dit incidenteel of structureel voorkomt; Wat het effect op (uitbreiding van) de steekproef is; Wat het financieel effect op de totale onderzoeksmassa (extrapolatie) is.
3.5. Algemene controles Vanuit de verbijzonderde interne controles zal worden onderzocht of de periodieke aansluitingen tussen de financiële administratie en subadministraties juist en volledig worden gemaakt. Daarnaast wordt vastgesteld hoe het proces van mutatieverwerking verloopt, zoals de IB-samenloop en BRP-signalen.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
5
3.6. Prestatielevering Jeugd en Wmo Om vast te stellen of zorg daadwerkelijk en volgens afspraken is geleverd door zorgaanbieders (voor de beschikte Wmo- en Jeugdzorg) leveren zorgaanbieders na afloop van het boekjaar productieverantwoordingen aan. De beoordeling daarvan en verwerking in de administratie is onderdeel van het jaarrekeningtraject. Dit betreft Zorg in Natura (ZIN). Voor persoonsgebonden budgetten (PGB) geldt dat de Sociale verzekeringsbank (SVB) een jaarverantwoording indient. Al enkele jaren kent deze verklaring geen goedkeurend oordeel van de accountant van de SVB, daarnaast controleert de SVB niet of zorg ook daadwerkelijk geleverd is. Om deze redenen voert Lansingerland zelfstandig werkzaamheden uit om een oordeel te vormen over de prestatielevering van betaalde Jeugdzorg en Wmo. Deze werkzaamheden bestaan uit het opvragen van informatie bij de zorgontvangers, zowel PGB als ZIN, middels een steekproef waarbij het instrument van enquêtes wordt toegepast. Voorheen werden deze werkzaamheden door Concernstaf gedaan. In 2025 wordt deze beoordeling ingebed bij Domein Samenleving, en voert Concernstaf (vanuit de 3e lijn) een beoordeling uit op de rapportage van Samenleving. Dit sluit aan bij de opmerkingen van de accountant in de Managementletter. De uitwerking wordt vastgelegd in een bepaling van de selectie en checklist met uitkomsten van de onderzochte dossiers.
De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd na afloop van het boekjaar.
4. WMO Het doel van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning is het bieden van maatschappelijke ondersteuning aan inwoners, bijvoorbeeld om hen zo lang mogelijk thuis te kunnen laten wonen, de regie op hun leven te houden en niet eenzaam te zijn. Het streven is om mensen passende ondersteuning te bieden in de eigen leefomgeving; door inzet van het sociale netwerk of met behulp van gemeentelijke voorzieningen. 4.1.
Financiële stromen
Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2025 opgenomen: Grootboek (Fcl) 6661100 Woningaanpassingen 6661100 Woningaanpassingen 6661201 Hulpmiddelen 6662000 WMO begeleiding 6662000 WMO begeleiding 6662000 WMO begeleiding 6662000 WMO begeleiding 6662000 WMO begeleiding 6662000 WMO begeleiding 6662000 WMO begeleiding 6662003 WMO dagbesteding 6662003 WMO dagbesteding 6662100 Huishoudelijke hulp 6662100 Huishoudelijke hulp 6662400 Vervoer begeleiding 6662402 Collectieve vervoersvoorziening 6667200 Inkomsten WMO TOTAAL
Kostensoort (Ecl) U 423100 Woningaanpassingen U 423102 Woonvoorziening derden U 423300 Hulpmiddelen WMO U 343700 Werken door derden (uitbesteding) U 423061 Hulp bij het huishouden hospice U 423711 Begeleiding mantelzorger U 423716 Begeleiding individueel U 423718 Kortdurend verblijf U 423719 PGB WMO U 423722 Bemoeizorg U 423200 Vervoer begeleiding U 423717 Begeleiding groep U 423060 Hulp bij het huishouden U 423719 PGB WMO U 423200 Vervoer begeleiding U 423210 Collectieve vervoersvoorziening I 421080 Eigen bijdragen CAK
Rekening 2024 345.222 65.865 835.794 800 723 190.820 1.289.956 615 159.815 65.400 139.699 785.811 5.069.777 17.669 1.264 571.170 -284.174 9.256.225
Begroting 2025 431.657 56.175 856.001 380.000 1.227.758 21.027 267.215 64.883 70.737 902.309 5.319.787 20.323 811.000 -282.000 10.146.872
Iedere voorziening heeft zijn eigen kenmerken, maar de kern van de maatwerkvoorzieningen is gelijk: bepalen van de zorgbehoefte en daarop effectief inzetten van een passende oplossing. Er is onderscheid in inzet van gecontracteerde aanbieders (zorg in natura) en zelfstandig inkopen door de inwoner (persoonsgebonden budget).
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
6
4.2.
Risico-inventarisatie
De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van WMO-uitgaven zijn vooralsnog onderkend: Risico-classificatie (laag/midden/hoog) Midden
Proces WMO (ZIN)
Risico-omschrijving De betaling is onrechtmatig doordat: 1. Cliënt geen Nederlander of daaraan gelijkgestelde is; 2. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 3. Er geen getekende aanvraag aanwezig is; 4. Een rapportage ontbreekt; 5. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 6. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of product); 7. BRP-signalen zoals verhuizing niet of niet juist zijn opgepakt. 8. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast.
WMO (ZIN)
De WMO-uitgaven zijn onrechtmatig doordat er geen of geen volledige zorgprestatie is geleverd.
Midden
WMO (administratief)
1. Het risico dat betalingen worden gedaan zonder dat daar een geldige beschikking, toewijzing en/of (GGK)declaratie aan ten grondslag ligt; 3. Het risico dat een onjuist tarief is toegepast; 2. Het risico dat een betaling aan een onjuist IBAN plaatsvindt; 3. Het risico dat stamgegevens van crediteuren ongeautoriseerd, en niet onderbouwd, worden gewijzigd.
Laag
WMO (PGB)
Risico dat de PGB-uitgaven niet juist en of rechtmatig zijn doordat: 1. De beschikte voorziening niet conform beschikking is verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. De in rekening gebrachte PGB-uitgaven niet overeenstemmen met de beschikking; 3. Er wordt afgeweken van het beschikte tarief; 3. Er zijn geen prestaties geleverd.
Hoog
WMO (CAK)
De eigen bijdragen CAK zijn niet volledig verantwoord
Midden
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
7
4.3.
Controle-aanpak
De interne controle start met het in kaart brengen van het proces. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Per jaar worden maximaal 35 betalingen voor de WMO gecontroleerd, verdeeld over:
Huishoudelijke verzorging Ondersteuning (begeleiding/dagbesteding) Woonvoorziening Rolstoelvoorziening Vervoersvoorziening
Dit betreft zowel de ZIN- als PGB-betalingen. Bij de controles wordt onderzocht of het onderliggende besluit voor de betreffende betaling juist is uitgevoerd en of het recht, de hoogte en de duur van de betaling vastgesteld is. Daarnaast wordt onderzocht of de mutatie aan de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en het Centraal Administratie Kantoor (CAK) juist en volledig is doorgegeven.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
8
5. Jeugdwet Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor alle jeugdhulp: ondersteuning, hulp en zorg aan jeugdigen en ouders bij opgroei- en opvoedproblemen, psychische problemen en stoornissen. Ook zijn gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering, en de advisering en verwerking van meldingen inzake huiselijk geweld en kindermishandeling. De gemeente Lansingerland heeft de maatwerkvoorzieningen bij jeugdhulpaanbieders regionaal ingekocht. De GR Jeugdhulp Rijnmond (GRJR) is daarbij de contractpartij voor de jeugdhulpaanbieders, en voert ook de betalingen uit. Een deel van de maatwerkvoorzieningen wordt lokaal ingekocht. Op deze onderdelen wordt de interne controle ook uitgevoerd op de betalingen. De rechtmatigheid van de betalingen wordt gecontroleerd door de accountants van respectievelijk de GRJR en de SVB. Na ontvangst van de verantwoordingen van deze partijen na afloop van het jaar worden de stukken beoordeeld en verwerkt in het totaaloordeel rondom rechtmatigheid. De interne controle op de Jeugdwet bij de gemeente richt zich hiermee dan ook op de toegang, en bestaat uit het toetsen van afgegeven beschikkingen. 5.1.
Financiële stromen
Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2025 opgenomen: Grootboek (Fcl) 6672101 PGB Jeugd 6673000 Sociaal Medische Indicatie (SMI) 6682000 Jeugd - Met beperking 6682001 Jeugdhulp begeleiding - lokaal 6682002 Jeugdhulp behandeling - lokaal 6682003 Jeugdhulp dagbesteding - lokaal 6682003 Jeugdhulp dagbesteding - lokaal 6682004 Jeugdhulp zonder verblijf overig - lokaal 6682005 Jeugdhulp met verblijf overig - lokaal 6682100 Jeugd GGZ 6682100 Jeugd GGZ 6682100 Jeugd GGZ 6682100 Jeugd GGZ 6682401 Jeugdhulp behandeling - GRJR 6682402 Jeugdhulp dagbesteding - GRJR 6682403 Pleegzorg - GRJR 6682404 Jeugdhulp met verblijf overig - GRJR 6682406 Jeugdhulp crisis/LTA/GGZ - GRJR 6682407 Jeugdbescherming 6682408 Jeugdreclassering TOTAAL
Kostensoort (Ecl) Rekening 2024 U 423420 Jeugd PGB 1.259.224 U 343010 Overige goederen en diensten 1 349.934 U 423000 Sociale verstrekking in natura aan personen 0 U 423000 Sociale verstrekking in natura aan personen 2.522.648 U 423000 Sociale verstrekking in natura aan personen 1.333.218 U 423000 Sociale verstrekking in natura aan personen 790.508 U 423201 Jeugdvervoer 606.448 U 423804 Onderwijs Zorgarragementen 65.287 U 423000 Sociale verstrekking in natura aan personen 1.124.026 U 343700 Werken door derden (uitbesteding) 207.373 U 423000 Sociale verstrekking in natura aan personen U 423801 Basis GGZ 337.479 U 423802 Dyslexiezorg GGZ 440.883 U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond 5.455.243 U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond 834.111 U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond 378.763 U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond 4.167.322 U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond 1.548.801 U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond 943.330 U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond 119.765 22.484.362
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
Begroting 2025 1.300.000 365.000 2.607.035 1.680.000 845.000 652.000 84.729 1.250.000 304.879 52.500 357.000 483.958 5.073.707 858.638 325.088 4.084.201 2.196.419 1.212.848 167.891 23.900.893
9
5.2.
Risico-inventarisatie
De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van Jeugd-uitgaven zijn vooralsnog onderkend: Risico-classificatie (laag/midden/hoog) Midden
Proces Jeugd (lokale maatwerkvoorzieningen)
Risico-omschrijving De betaling is onrechtmatig doordat:
Jeugd (ZIN)
De Jeugd-uitgaven zijn onrechtmatig doordat er geen of geen volledige zorgprestatie is geleverd.
Midden
Jeugd (GRJR)
Risico dat de Jeugd-uitgaven via Jeugdhulp Rijnmond niet rechtmatig zijn doordat: 1. De beschikte voorziening is niet conform beschikking verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. Onjuiste tarieven zijn toegepast.
Midden
Jeugd (PGB)
Risico dat de PGB-uitgaven niet juist en of rechtmatig zijn doordat: 1. De beschikte voorziening niet conform beschikking is verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. De in rekening gebrachte PGB-uitgaven niet overeenstemmen met de beschikking; 3. Er wordt afgeweken van het beschikte tarief; 3. Er zijn geen prestaties geleverd.
Hoog
5.3.
1. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 2. Er geen getekende aanvraag aanwezig is; 3. Een rapportage ontbreekt; 4. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 5. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of product); 6. BRP-signalen zoals verhuizing niet of niet juist zijn opgepakt. 7. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast.
Controle-aanpak
De interne controle start met het in kaart brengen van het proces. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Conform vorig jaar voeren we minimaal 45 waarnemingen uit in 2025. Opgemerkt wordt dat er geen uitspraak wordt gedaan over een groot deel van de financiële rechtmatigheid (deel betalingen GRJR en SVB), omdat genoemde partijen daarover verantwoording afleggen. Kijkend naar de onderdelen waar de financiële afhandeling door Lansingerland wordt gedaan voeren we daar minimaal 20 waarnemingen op uit. Op de overige onderdelen (GRJR en SVB) voeren we 25 waarnemingen uit, specifiek gericht op de rechtmatigheid van de toeleiding.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
10
Van de besluiten wordt vastgesteld of deze rechtmatig tot stand gekomen zijn, en of de dossiervorming juist en volledig is. Tevens wordt vastgesteld of de verwerking door de GRJR op juiste wijze heeft plaatsgevonden. Vanuit het SVB-portaal wordt onderzocht vanuit het trekkingsrecht wat de bestedingen zijn op het persoonsgebonden budget. Daar waar Lansingerland zelfstandig de betaling doet wordt de financiële rechtmatigheid gecontroleerd.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
11
6. Participatiewet De Participatiewet (feitelijk onderdeel van de BUIG) bestaat uit diverse regelingen op het gebied van werk en inkomen. De gemeente Lansingerland voert een deel van deze regelingen zelfstandig uit. De BBZ-regeling is echter uitbesteed aan Rotterdam Bureau Zelfstandige (RBZ). Dat geldt ook voor de regeling Tijdelijke ondersteuning zelfstandig ondernemers (Tozo). 6.1.
Financiële stromen
Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2025 opgenomen: Participatie Grootboek (Fcl) 6610000 Uitkeringen 6610000 Uitkeringen 6610000 Uitkeringen 6610000 Uitkeringen 6610000 Uitkeringen 6610000 Uitkeringen 6610000 Uitkeringen 6610000 Uitkeringen 6610000 Uitkeringen 6610100 Bijstandsverlening Zelfstandigen 6610100 Bijstandsverlening Zelfstandigen 6614000 Inkomensondersteuning 6614000 Inkomensondersteuning 6614000 Inkomensondersteuning 6614000 Inkomensondersteuning 6614000 Inkomensondersteuning 6614400 Individuele bijzondere bijstand 6623000 Participatie 6623000 Participatie 6623000 Participatie 6623000 Participatie 6623000 Participatie 6623000 Participatie 6623000 Participatie 6623000 Participatie 6623000 Participatie TOTAAL
Kostensoort (Ecl) U 422000 Bijstandsverlening jonger dan 21 U 422010 Bijstandsverlening 21 tot 65 U 422030 Bijstandsverlening elders verzorgden U 422050 Uitkeringen IOAW U 422060 Uitkeringen IOAZ U 422220 Krediethypotheek U 422420 BBZ startend bijstand om niet U 422522 Individuele studietoeslag U 422990 Onvoorziene uitkeringen (WIZ)
Rekening 2024 54.169 10.291.151 107.845 496.435 24.949 16.299 14.357 69.808 -15.416 11.059.598 U 422410 BBZ gevestigden om niet -8.760 U 422412 BBZ gevestigden rentedragend (kapitaalverstrekk.)14.125 5.365 U 343950 Rotterdampas 135.598 U 422040 Langdurigheidstoeslag 1.713 U 422521 Individuele inkomenstoeslag 96.732 U 422522 Individuele studietoeslag U 423709 Collectieve zorgverzekering 375.680 U 423044 Individuele bijzondere bijstand 737.314 1.347.036 U 343017 Inkoop re-integratie U 343019 Beschut werken 64.854 U 343208 Tolk/vertaler 9.857 U 343732 Begeleiding bij re-integratie 390.457 U 423520 Scholing en activering 54.905 U 423522 Preventie jeugdwerkloosheid 95.000 U 423524 Diverse ondersteuningsmiddelen t.b.v. kandidaten113.313 U 423525 Diverse ondersteuningsmiddelen t.b.v. werkgevers37.086 U 423550 Loonkostensubsidie/gesubs. arbeidsplaatsen 617.650 1.383.123 13.795.122
Begroting 2025 62.420 9.401.492 131.760 620.281 26.817 16.022 20.000 61.653 2.000 10.342.445 150.000 98.399 7.756 436.202 655.291 1.347.648 89.389 146.000 248.804 25.000 120.000 114.170 40.000 465.000 1.248.363 12.938.456
Kostensoort (Ecl) U 343010 Overige goederen en diensten 1 U 411616 Wet Inburgering U 411617 Onderwijsroute
Begroting 2025 104.000 700.000 804.000
Inburgering Grootboek (Fcl) 6623100 Wet inburgering (EMO) G13+G10 6623100 Wet inburgering (EMO) G13+G10 6623100 Wet inburgering (EMO) G13+G10 TOTAAL
Rekening 2024 14.202 468.553 168.931 651.686
Voor de landelijke regelingen vormt de wetgeving de basis voor het normenkader en de interne controle. Voor de bijzondere bijstand zijn de gemeentelijke verordeningen leidend voor de toetsing op de verstrekkingen.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
12
6.2.
Risico-inventarisatie
De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van Participatie-uitgaven zijn vooralsnog onderkend:
Proces Participatiewet en andere BUIG regelingen Participatiewet en andere BUIG regelingen
Participatiewet (administratief)
Risico-omschrijving Er is geen of niet tijdig een heronderzoek uitgevoerd of op een andere wijze zicht op de cliënt waardoor de blijvende rechtmatigheid van een lopende uitkering niet kan worden vastgesteld. De betaling is onrechtmatig doordat: 1. Cliënt geen Nederlander of daaraan gelijkgestelde is; 2. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 3. De woon-/leefsituatie niet juist is bepaald; 4. De bepalingen rondom inkomen en vermogen onjuist zijn toegepast; 5 Er een onjuist normbedrag is toegepast; 6. Inkomsten niet of niet juist of volledig worden verrekend met de uitkering; 7. Een rapportage ontbreekt; 8. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 9. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of hoogte uitkering); 10. BRP- en IB-signalen niet of niet juist zijn opgepakt. 11. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast. 1. Het risico dat betalingen worden gedaan zonder dat daar een geldige beschikking aan ten grondslag ligt; 2. Het risico dat een betaling aan een onjuist IBAN plaatsvindt; 3. Het risico dat stamgegevens van crediteuren ongeautoriseerd, en niet onderbouwd, worden gewijzigd;
Risico-classificatie (laag/midden/hoog) Hoog
Midden
Laag
Vanuit de bevindingen over afgelopen jaren is het risico op blijvende rechtmatigheid van lopende uitkeringen op ‘hoog’ gezet (was midden). 6.3.
Controle-aanpak
De interne controle start met de beoordeling van het proces en eventuele wijzigingen daarin. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Per jaar worden naar verwachting 40 betalingen gecontroleerd voor de Participatiewet en aanverwante wetten (BUIG), verdeeld over:
Bestaande regelingen o Participatiewet levensonderhoud o IOAW/IOAZ o Bijzondere bijstand o Re-integratiebudget o Loonkostensubsidie
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
13
o o
Inburgering Leefgeld Oekraïense vluchtelingen
Bij de controle op de uitkeringen levensonderhoud wordt de totale opbouw van de te controleren betaling betrokken. Dat wil zeggen dat de (kostendelers)norm, inkomsten, afstemmingen en inhoudingen ten behoeve van vorderingen of doorbetalingen nagekeken worden, welke mede leiden tot de betaling. Over de processen rondom de Participatiewet hebben we vorige jaren op een aantal onderwerpen belangrijke bevindingen gerapporteerd:
Bij een deel van de onderzochte cliënten zijn geen heronderzoeken gepland of uitgevoerd in de afgelopen jaren. Doordat ook geen ander cliëntcontact uit het dossier bleek was onduidelijk wat de situatie van de cliënt is. Het recht op de uitkering was daarmee onzeker. Dit is sinds 2024 als hoog risico aangemerkt. Dossiervorming binnen de Participatiewet is een aandachtspunt. Zo waren documenten soms lastig terug te vinden in het dossier. Ook kwam het voor dat vastgelegde acties in de besluiten niet worden opgevolgd.
Bij de interne controle in 2025 zullen we nagaan of op deze aspecten procesverbeteringen zichtbaar zijn.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
14
7. Toeslagenaffaire Kinderopvangtoeslag Veel gezinnen die slachtoffer zijn van de kinderopvangtoeslagaffaire hebben grote stress en onrust ervaren. Zij voelen zich vaak eenzaam en in de steek gelaten. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om deze gezinnen te ondersteunen, zodat zij kunnen herstellen van de toeslagenaffaire. Bij de aanmelding als gedupeerde bij de Belastingdienst konden ouders aangeven of zij ondersteuning willen van de gemeente. Als zij hebben aangegeven dit te willen, ontvangt de gemeente de gegevens van de getroffenen. Met deze gezinnen kan de gemeente contact opnemen. Daarnaast kan de gemeente zelf actief op zoek gaan naar getroffenen. 7.1.
Financiële stromen
De financiële omvang hiervan voor 2025 is momenteel niet precies te bepalen. In 2024 bedroegen de bestedingen circa € 880.000. In de begroting zijn geen kosten opgenomen, omdat deze geheel gedekt worden vanuit een Rijksbijdrage. Grootboek (Fcl) 6614500 Toeslagenproblematiek (SISA B2+C62) 6614500 Toeslagenproblematiek (SISA B2+C62) TOTAAL
7.2.
Kostensoort (Ecl) U 343010 Overige goederen en diensten 1 U 422516 Inkoop, uitvoering trajectzorg
Rekening 2024 322.298 558.288 880.587
Begroting 2025 -
Risico-inventarisatie
De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van KOT-uitgaven zijn vooralsnog onderkend:
Proces KOT (proces)
KOT (betalingen)
7.3.
Risico-omschrijving Risico’s in de procesgang en inzicht door: 1. Ontbreken van of onduidelijke procedures; 2. Onvoldoende concrete beschrijving van resultaten bij ondersteuningsgebieden in het plan van aanpak; 3. Ontoereikende registratie van aantallen en bestedingen voor de SiSa-verantwoording; 2. Ontbreken van de relatie tussen registratie van kosten met de gedupeerden. De betaling is onrechtmatig doordat: 1. Cliënt geen gedupeerde is; 2. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 3. Er geen plan van aanpak aanwezig is; 4. De besteding niet in lijn is met het plan van aanpak. 5. De besteding niet onderbouwd is met een factuur, betaalbewijs en prestatielevering.
Risico-classificatie (laag/midden/hoog) Hoog
Midden
Controle-aanpak
In 2024 zijn procesverbeteringen doorgevoerd, en is het proces van verantwoording toereikend bevonden. In 2025 worden naar verwachting 5 cliëntdossiers gecontroleerd. Bij de controles wordt onderzocht of het dossier toereikend is opgebouwd, betalingen passen binnen de regeling het plan van aanpak en voldoende zijn onderbouwd.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
15
8. Rapportage De bevindingen van de interne controles worden per kwartaal geanalyseerd en samengevat in een controlerapportage. Per regeling worden bevindingen en conclusies apart per hoofdstuk beschreven. Deze rapportage wordt per kwartaal gedeeld met de verantwoordelijke medewerkers van de gemeente Lansingerland zodat bijsturing gedurende het controlejaar mogelijk is. Verbetervoorstellen worden naar aanleiding van de bevindingen geformuleerd en voorgelegd. De uit te voeren verbetervoorstellen worden in overleg vastgesteld en geprioriteerd. Concernstaf monitort bij de rapportages de voortgang van de bevindingen en uitvoering van de verbeteracties. Het jaar wordt afgerond met een overkoepelende rapportage. Deze rapportage geeft een samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden en de belangrijkste bevindingen, en een financiële vertaling van eventuele fouten en onzekerheden. Daarnaast geeft de rapportage adviezen en aanbevelingen om het proces te verbeteren en om geconstateerde tekortkomingen in de toekomst te voorkomen. Om dit te bereiken worden de volgende onderwerpen in de rapportages vastgelegd:
Welke werkzaamheden zijn gedurende de interne controle uitgevoerd? Wat zijn de bevindingen naar aanleiding van die werkzaamheden en betreffen dit financiële fouten, financiële onzekerheden, of bevindingen c.q. aanbevelingen ter verbetering van het proces? Indien sprake is van fouten of onzekerheden; wat is het effect op de totale massa? Hebben zich recentelijk bijzondere ontwikkelingen voorgedaan in het proces en welke impact hebben deze op de rechtmatigheid van de besluiten en betalingen? Wat is de opvolging van de bevindingen van voorgaande perioden? Is er sprake van open items, of is sprake van onderdelen die wij niet hebben kunnen controleren, hoe wordt dat veroorzaakt en wat zijn de consequenties? Zijn er tijdens de interne controle tekortkomingen geconstateerd die betrekking hebben op de geautomatiseerde gegevensverwerking? Wat is de conclusie naar aanleiding van de interne controle?
De rapportage en onderliggende documentatie zullen ook onderdeel zijn van de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente Lansingerland en dienen ter onderbouwing van het getrouwheidsoordeel van de externe accountant.
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
16
9. Contactpersonen De volgende personen zijn betrokken bij de processen en/of kwaliteitsborging daarvan:
Concernstaf (uitvoering) Concernstaf (review) Applicatiebeheer Kwaliteitstoetsing Wmo Jeugd Participatiewet Accountant
William Lagendijk en Marjolein Molenaar Wanda Bouwmeester, Marko Voorspuij Conny Udo, Aldo Hofman Serenety Lont, Miranda de Graaf Annika de Vries, Diana van IJzendoorn Patricia Barkmeijer, Annet Stolk Erik Dortland, Marietta Elsborg, Frank de Waal BDO Accountants
10. Relevante regelgeving De onderstaande wet- en regelgeving is kaderstellend voor de uitvoering van de interne controles:
Participatiewet Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 Jeugdwet Ioaw, Ioaz Wet hersteloperatie toeslagen Verordening Sociaal Domein gemeente Lansingerland 2023
IC-plan Sociaal Domein 2025 – gemeente Lansingerland
17