[T25.01770] Rapportage intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid t.b.v de rechtmatigheidsverantwoording

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

www.lansingerland.nl

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Auteur: WB Afdeling: Concernstaf Versienummer: 1.0 Datum: 5 maart 2025 Corsanummer: T25.01770.

2/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Inhoudsopgave 1. Aanleiding en doelstelling van rapportage 2024 ....................................................................4 2. Rechtmatigheidsverantwoording algemeen .........................................................................5 2.1 Rechtmatigheidsverantwoording SiSa ..........................................................................5 3.

Terugblik 2024: wat namen we ons voor en wat is gerealiseerd ................................................7 3.2 Lansingerland in control - Integrale aanpak ..................................................................8

4.

Verbijzonderde Interne Controle ......................................................................................8 4.1 Procesgerichte VIC ................................................................................................9

5.

4.2

Scope gegevensgerichte VIC .....................................................................................9

4.3

VIC’s met specifieke controle aanpak ....................................................................... 11

4.4

Conclusie op basis van de VIC ................................................................................. 12

Rechtmatigheid vanuit drie criteria en overige punten ......................................................... 14 5.1 Specifieke dossiers eerder bekend gemaakt aan de raad ................................................ 14 5.2

Overige onrechtmatigheden ................................................................................... 14

3/15

T25.01770

1.

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Aanleiding en doelstelling van rapportage 2024

Het college van B&W is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente en de getrouwheid van de jaarstukken. Vanaf het verslagjaar 2023 legt het college zelfstandig, met de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken, verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. De accountant stelt vervolgens de getrouwheid van het geheel (dus inclusief rechtmatigheidsverantwoording) vast. De interne controle moet daarom zo georganiseerd zijn dat de verantwoording van het college deugdelijk is onderbouwd en vastgelegd. Door deze vastlegging en onderbouwing kan de accountant daar (mede) zijn oordeel op bouwen. Deugdelijk houdt in dit geval in dat de verantwoording juist, toereikend en volledig is en overeenkomt met de feiten. De commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) heeft een standaardtekst opgesteld voor de verplichte rechtmatigheidsverantwoording die wordt opgenomen in de jaarrekening 2024. De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) richt zich op de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en de getrouwheid van de jaarstukken van het jaar 2024. De niet-financiële rechtmatigheid valt niet onder de scope van de VIC maar maakt wel deel uit van deze rapportage.

Dat betekent dat compliance audits zoals de ENSIA-controle (informatiebeveiliging), controles in het kader van de AVG en Wet politiegegevens wel genoemd worden maar verder zijn opgenomen in aparte auditplannen en rapportages (hiernaar wordt verwezen). Het algemene beeld is dat er in 2024 van minder onrechtmatige dossiers sprake is, en dat er minder bevindingen zijn. Een positieve tendens wat past bij de lerende organisatie. Met deze rapportage geeft het college inzicht in een aantal zaken: • Wat er in 2024 is gedaan/gerealiseerd van de ambities die opgenomen zijn in het Interne controleplan 2024. • Welke gevraagde en ongevraagde adviezen de onafhankelijke concernstaf in 2024 heeft uitgebracht. • Verantwoording over onduidelijkheden en onrechtmatigheden.

4/15

T25.01770

2.

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Rechtmatigheidsverantwoording algemeen

In de controleverordening (BR2400065/T24.03844, 24 oktober 2024) is opgenomen wat de goedkeuringstolerantie is. Bron hiervoor zijn de minimale eisen die door de commissie BADO worden gesteld aan materialiteit. Dat betreft in de accountantscontrole de som van fouten en onzekerheden. In de rechtmatigheidsverantwoording die het college opstelt wordt verantwoording afgelegd over fouten en onduidelijkheden. Met onduidelijkheden wordt bedoeld dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Zowel fouten, onzekerheden als onduidelijkheden worden uitgedrukt in euro’s die maximaal in de jaarrekening mogen voorkomen. Overeenkomstig de financiële verordening 2024 (BR2400074, T24.04446, 24 oktober 2024) wil de raad alleen over afwijkingen boven € 200.000 informatie ontvangen. Bij de rechtmatigheidsverantwoording die opgenomen wordt in de jaarrekening wordt de door de accountant opgestelde controleverklaring en een verslag van bevindingen ten aanzien van getrouwheid gevoegd. In de kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV is aangegeven dat SiSa onderdeel is van de rechtmatigheidsverantwoording. Fouten en onduidelijkheden met betrekking tot specifieke uitkeringen (SiSa) dienen derhalve te worden betrokken bij de rechtmatigheidsverantwoording.

Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening vertelt het college in de paragraaf bedrijfsvoering (als onderdeel van het jaarverslag) het ‘eigen verhaal’ aan de raad. Deze paragraaf is geen onderdeel van de jaarrekening. De voorliggende rapportage vormt daarvoor de basis. In de jaarrekening wordt per programma een verschillenanalyse gemaakt. Daarover wordt ook gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering indien er sprake is van begrotingsonrechtmatigheden op basis van de financiële verordening 2024. Die informatie is bij het opstellen van de voorliggende rapportage nog niet gereed. Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening vertelt het college in de paragraaf bedrijfsvoering (als onderdeel van het jaarverslag) het ‘eigen verhaal’ aan de raad. Deze paragraaf is geen onderdeel van de jaarrekening. De voorliggende rapportage vormt daarvoor de basis. In de jaarrekening wordt per programma een verschillenanalyse gemaakt. Daarover wordt ook gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering indien er sprake is van begrotingsonrechtmatigheden op basis van de financiële verordening 2024. Die informatie is bij het opstellen van de voorliggende rapportage nog niet gereed.

2.1 Rechtmatigheidsverantwoording SiSa In de kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV is aangegeven dat SiSa onderdeel is van de rechtmatigheidsverantwoording. Fouten en onduidelijkheden met betrekking tot specifieke uitkeringen (SiSa) dienen derhalve te worden betrokken bij de rechtmatigheidsverantwoording. Het betekent niet dat de gemeente interne controles moet uitvoeren op het niveau van de SiSa-bijlage of individuele specifieke uitkeringen. Voor de accountant geldt deze controleplicht wél op basis van de bepaling in het BADO dat voor regelingen met een omvang vanaf € 125.000 minimaal één waarneming moet worden gedaan. Het kan hierbij voorkomen dat de accountant een onrechtmatigheid constateert, die de gemeente niet heeft geconstateerd, omdat dit niveau van interne controle niet is vereist ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Zolang de verantwoordingsgrens van de gemeente inclusief de door de accountant geconstateerde onrechtmatigheden in de SiSa niet wordt overschreden, 5/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

leidt dit niet tot een andere rechtmatigheidsverantwoording door de gemeente. Wanneer de geconstateerde bevindingen van de accountant ertoe leiden dat de verantwoordingsgrens wél (net) wordt overschreden, dan moeten deze bevindingen wel worden meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Ook al heeft de gemeente deze onrechtmatigheden niet zelf geconstateerd. De informatie is bij het opstellen van de voorliggende rapportage nog niet gereed waardoor het geen onderdeel is van deze rapportage. De informatie over de SiSa wordt opgenomen in de jaarstukken.

6/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

3. Terugblik 2024: wat namen we ons voor en wat is gerealiseerd In het Interne controleplan 2024 (BW2400047/T23.06730, BW 7 mei 2024) waren enkele ambities opgenomen:  Verdere implementatie van het Three lines model (paragraaf 2.1 Controleplan 2024). De ambitie is dat dit model eind 2027 in de organisatie geïmplementeerd is (T24.08470/T24.08947, DT 5 december 2024). De accountant heeft in de MML 2024 geconstateerd dat de Concernstaf nog 1 e en 2e lijns werkzaamheden uitvoert en dat dit door de lijnorganisatie opgepakt moet worden. De ambitie geeft hier stapsgewijs invulling aan. Het Controleplan 2025 maakt per VIC de rol van de Concernstaf duidelijk.  Alignment (paragraaf 2.2 Controleplan 2024): we constateren dat er in de organisatie veel is vastgelegd (opzet en bestaan). Ten aanzien van werking zijn verbeterstappen te zetten. Dit is besproken in het DT In controlgesprek van 12 december 2024.  De onafhankelijk gepositioneerde concernstaf heeft zorggedragen voor dossiervorming per Verbijzonderde Interne Controle (VIC) (paragraaf 2.3 Interne controleplan 2024). In deze eindrapportage blijkt op basis van de controles wat de conclusie is ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Elk dossier is opgebouwd overeenkomstig het controleplan 2024.

De eisen die gesteld worden aan de administratieve organisatie, interne controle, dossiervorming en audittrail zijn op basis van de verbijzonderde controle in afgelopen jaren afdoende geborgd. Dat blijkt ook uit de Boardletter 2024.  RPA-bots: in 2024 zijn stappen gezet om het proces van VIC nummer 5 Factuurverwerking en betalingen te werken met RPA-bots. Deze bot willen we in 2025 implementeren. Dat betekent dat op dit proces vanuit het Three lines model gewerkt kan worden.  Voor de financiële rechtmatigheidstoets heeft de raad een controleverordening (BR2400065/T24.03844, 24 oktober 2024, https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024469099.html ) en het normenkader vastgesteld (BR2400077/T24.03990, 19 december 2024) die alle, voor de financiële beheershandelingen relevante wet- en regelgeving en interne regelgeving (verordeningen, raadsbesluiten en (wettelijk verplichte) kader stellende collegebesluiten) bevat. (paragraaf 2.4 Controleplan 2024).  Daarnaast is het Risicobeleid geactualiseerd en vastgesteld (BR2400096/T24.07315, 19 december 2024) https://www.officielebekendmakingen.nl/gmb-2025-1982.html  En is de financiële verordening geactualiseerd (BR2400074/T24.04446, 24 oktober 2024, https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-468927.html)  Ook in 2025 zijn In control-gesprekken gevoerd.

Er hebben twee rondes plaatsgevonden: de eerste in de eerste helft van 2024, de tweede in de tweede helft van 2024. In deze gesprekken is aandacht geweest voor risico’s in de organisatie (verzuim, vacatures) in relatie tot de ambities, het hebben van normen om te toetsen of er risico’s ontstaan, het inhuren van medewerkers in relatie tot verzuim/vacatures en ambities, en het MIP. Tevens is aandacht besteedt aan het werken op basis van vastgestelde (werk)processen. In 2024 is een project gestart om meer vanuit vastgestelde wekprocessen te werken. Er is een top 10 bepaald van processen die als eerste geactualiseerd worden en worden vastgelegd.  Met het oog om het risico op onrechtmatigheden zoveel mogelijk te mitigeren is in Q4 2024 de onderzoeksfase (fase 2) afgerond voor invoering van een contractenbank en verplichtingenadministratie. In Q1 2025 zijn de resultaten gepresenteerd aan de directie en een keuze gemaakt voor een scenario. Gezien de omvang van het project worden in 2025 eerste activiteiten gevoerd die

7/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

randvoorwaardelijk nodig zijn voor het uiteindelijk inrichten van een contractenbank en verplichtingenadministratie. In 2024 is tevens een doelmatigheidsonderzoek uitgevoerd. Dit onderzoek was gericht op het verkrijgen van een objectief beeld van de uitvoeringskosten van alle gemeentelijke taken en hoe deze zich verhouden tot andere vergelijkbare gemeenten. Met daarbij een onderscheid naar primair proces en overhead. De uitkomsten vormde input voor de Kaderbrief 2025 en een vertaalslag naar het Knoppenboek. Het onderzoek is opgeleverd (I24.11885), voorgelegd aan de BAC en aan de Rekenkamer (U24.04816).



3.2 Lansingerland in control - Integrale aanpak We streven naar een integrale aanpak als het gaat om het ‘in control’ zijn van de organisatie. Dat betekent dat enkele onderwerpen zijn opgenomen in het Interne controleplan die in het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording niet direct relevant zijn. Het zijn wel onderwerpen die gericht zijn op risico’s in de organisatie. Over privacy en informatieveiligheid wordt in de jaarrekening (paragraaf bedrijfsvoering) verantwoording afgelegd. In het onderstaande wordt inzicht gegeven in de Wet politiegegevens.

Realisatie voornemens ten aanzien Wet politiegegevens In het onderstaande een schematische weergave met daarna een korte toelichting. Q2-2024

Q3-2024

Q4-2024

Q1-2025

Uitvoeren van verbeterpunten Interne audit op de Wpg

In 2024 zijn verbeteringen doorgevoerd dat tot een positiever beeld leidt in de interne audit. Desondanks voldoen we nog niet aan de vereisten van de Wpg. Dat zit met name in vastlegging van zaken. Vanuit 1e, 2e en 3e lijn moet verkend worden wat er nodig is om wel te voldoen aan de Wpg. Hierin neemt team Veiligheid en APV het voortouw (1e lijn). Vanuit de intern toezichthoudende rol wordt geconstateerd dat we er nog niet zijn, ook al zijn we daarin niet de enige gemeente. Dit zou een boete kunnen betekenen of dat de AP optreedt op andere wijze. Het risico hiervan is niet in te schatten.

4.

Verbijzonderde Interne Controle

In 2024 zijn er 17 VIC’s uitgevoerd. Er zijn twee methoden gebruikt om de controle uit te voeren:  Procesgericht: de controle is gericht op het toetsen van het proces zelf. Vraagstelling is of de opzet (inrichting) van het proces goed is en of daadwerkelijk gewerkt wordt zoals het proces is opgezet (werking). Hierbij is van belang dat alle beheersingsmaatregelen in een proces goed zijn vastgelegd en dat deze achteraf toetsbaar zijn. Dit vereist een goede vastlegging en interne beheersing binnen het proces. Indien significante risico’s gedetecteerd worden, worden detailcontroles uitgevoerd.  Gegevensgericht: hierbij worden de resultaten en producten die uit een proces voortkomen getoetst en niet het procesverloop zelf. 8/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Daarnaast zijn er enkele VIC’s met een specifieke controleaanpak. In het onderstaande een samenvatting van de bevindingen. De periode waarover in deze rapportage wordt gerapporteerd is van 1 januari tot en met 30 september 2024, behoudens domein samenleving. De periode voor domein samenleving is van 1 januari tot en met 31 december 2024. Er wordt over de periode van het sociaal domein meer in detail gerapporteerd door de aard van de regelingen en omvang bedragen. In de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken 2024 wordt gerapporteerd over de overige VIC’s betreffende de periode van 1 november tot en met 31 december 2024. De onderstaande bevindingen zijn niet limitatief omdat de VIC werkzaamheden nog niet zijn afgerond en er dossiers zijn waar mogelijk nog een onrechtmatigheid uit komt. Dit is nu echter nog niet vast te stellen. Hierdoor zal de omvang van de genoemde onrechtmatigheden kunnen afwijken van de uiteindelijke rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2024. Op grond van de financiële verordening 2024 kan dit ook verantwoord worden in de jaarrekening.

4.1 Procesgerichte VIC In het onderstaande een samenvatting van de bevindingen voortkomend uit de procesgerichte VIC die in 2024 is uitgevoerd. Verbonden partijen Conclusie: In de procesgerichte VIC is door het VIC-team geen bijzonderheid geconstateerd. De accountant constateerde en informeerde het college op basis van de interimcontrole 2024 dat er onvoldoende sprake is van centrale coördinatie op de verbonden partijen. Het contact met verbonden verloopt via verschillende contactpersonen waardoor onvoldoende centraal inzicht is in de financiële risico’s en verantwoordelijkheden van de gemeente. Daarnaast constateert de accountant dat er geen zichtbare vastlegging is van beoordeling van de performance en risico’s van verbonden partijen en de financiële transacties. Ondanks de constatering van de accountant treden er tot op heden geen risico’s op. Het beleid ten aanzien van Verbonden partijen is aangepast in 2024 met een beter uitgelijnd proces. Daardoor verwachten we dat de processen duidelijker verlopen. Het helpt als de coördinatie ook versterkt wordt.

4.2 Scope gegevensgerichte VIC De werkzaamheden starten met het inzichtelijk maken van de omvang van de geldstromen die gemoeid zijn met de onderwerpen die in het interne controleplan zijn opgenomen (scoping). De scoping is door het VIC-team afgestemd met de accountant. De scoping wordt als volgt opgesteld:  Alle FCL-nummers worden gekoppeld aan balans, programmarekening, programmarekening (specifiek GREX), investeringen, reserve mutaties of voorzieningen mutaties.  Vervolgens worden alle ECL-nummers in de data dump gekoppeld aan een proces, hiervan wordt een draaitabel gemaakt. Er zijn negen gegevensgerichte VIC’s uitgevoerd. Per onderwerp staat een beschrijving van de constateringen naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden. Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd op de VIC’s:  3. Memoriaalboekingen 9/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

 4. Personele lasten (nog onderhanden)  5. Factuurverwerking (nog onderhanden)  6. Grondexploitatie (nog onderhanden)  7. Omgevingsvergunningen  8. Huur- en overige opbrengsten  10. Subsidieverstrekkingen en subsidievaststellingen (nog onderhanden). Er zijn wel bijzonderheden geconstateerd op de VIC’s 2 en 9. Die worden in het onderstaande toegelicht. VIC 2 Treasury Conclusie: In januari 2025 is geconstateerd dat bij het afsluiten van een langlopende lening niet conform de mandaatregeling is gehandeld maar conform het treasurystatuut. Er was in 2025 een discrepantie tussen de vastgestelde mandaatregeling 2024 en het vastgestelde treasurystatuut. In het treasurystatuut heeft de teammanager financiën de bevoegdheid voor het afsluiten van een langlopende lening. In de mandaatregeling niet. Naar aanleiding van deze bevinding is alsnog met terugwerkende kracht om formeel akkoord gevraagd van het college (BW2500014). Daarnaast is door wethouder Financiën in de commissie Algemeen Bestuur d.d. 5-2-2025 toegelicht dat de langlopende lening d.d. 24 september niet is ondertekend conform de mandaatregeling maar conform het treasurystatuut. Voor de toekomst zal worden uitgegaan van de mandaatregeling bij het ondertekenen van geldleningsovereenkomsten. Daarnaast worden de bevoegdheden in het treasurystatuut in lijn gebracht met de mandaatregeling bij de eerstvolgende herziening.

Het treasurystatuut is onderhanden. De onrechtmatige beheershandeling heeft geen financiële gevolgen en wordt gezien als een formele rechtmatigheidsfout, waarvoor mogelijk een toelichting wordt opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening 2024. VIC 9 Europese aanbestedingen. Conclusie: In de gegevensgerichte VIC zijn in totaal 264 leveranciers beoordeeld. Hierbij is bij 13 dossiers (2023: 18) vastgesteld dat de kosten boven het raamcontract uitkomen en daarmee onrechtmatig zijn. De totale onrechtmatigheid komt uit op minimaal €15 miljoen. De controle is nog onderhanden, waardoor het precieze bedrag nog kan wijzigen, maar enkel kan leiden tot een hoger bedrag aan onrechtmatigheden. Voor de beoordeling van de onrechtmatigheden zijn ook de reeds bekende kosten 2025 betrokken in de foutbepaling, waardoor deze niet meer meewegen in de fouten bij de jaarrekening 2025. Dit is gedaan voor fouten die hun oorsprong hebben in 2024 of eerder en waar het contract begin 2025 afloopt. Wij stellen vast dat de hierboven benoemde fouten voornamelijk voortkomen uit overschrijding van contractwaardes van raamcontracten. Voor raamcontracten geldt dat deze een vastgestelde looptijd hebben en daarbij ook een maximale waarde. Op het moment dat de maximale waarde wordt bereikt, zou dat ook betekenen dat het contract opnieuw moet worden aanbesteedt.

Door het ontbreken van actief contractmanagement worden deze overschrijdingen van maximumwaardes niet tijdig gesignaleerd, waardoor onrechtmatigheden ontstaan. De accountant constateert via de interimcontrole 2024 dat het door het decentraal inkopen kan voorkomen dat onterecht (niet tijdig) niet voor een Europese aanbestedingsprocedure wordt gekozen. In het proces rond (Europese) aanbestedingen is geen centrale interne beheersingsmaatregel aangetroffen. Het gevolg is dat er achteraf een integrale spend-analyse op totaalniveau wordt opgesteld.

10/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

In 2024 zijn, net als in 2023, de meeste onrechtmatigheden geconstateerd bij de Europese aanbestedingen. Dat betekent dat de geconstateerde onrechtmatigheden over 2024 boven de verantwoordingsgrens (2% van de totale lasten inclusief toevoeging reserves) uit komen, daarmee heeft het college over 2024 onrechtmatig gehandeld. Om de onrechtmatigheden te minimaliseren is naar aanleiding van de rechtmatigheidsverantwoording 2023 een project gestart om een (centrale) contractenbank en verplichtingenadministratie te onderzoeken en te implementeren binnen de gemeente.

4.3 VIC’s met specifieke controle aanpak Een aantal van de significante transactiestromen van onze gemeente vergen een dusdanige specifieke controleaanpak dat zij daarom niet of op andere wijze in de reguliere interne controle zijn betrokken. Er zijn zeven VIC’s uitgevoerd met een specifieke controleaanpak. Per onderwerp staat een beschrijving van de constateringen naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden. Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd op de VIC’s:  14. Algemene uitkering;  17. Frauderisico analyse. De volgende VIC’s zijn nog onderhanden, de uitkomsten zijn nog niet bekend en kunnen daardoor niet worden meegenomen in deze rapportage. De uitkomsten worden indien nodig meegenomen in de jaarrekening 2024:  11. Belastingen en heffingen (via SVHW);  13. Prestatieleveringen Jeugd en WMO;  15. Inkomende (incidentele) subsidies en SiSa-regelingen. Er zijn wel bijzonderheden geconstateerd op de volgende VIC’s 12 en 16. Die worden in het onderstaande toegelicht. VIC 12 Participatiewet – WMO - Jeugd Conclusie: WMO: In totaal zijn 36 dossiers (2023: 35) voor een bedrag van circa € 114.000 (2023: circa € 78.000) gecontroleerd, totale omvang regelingen bedraagt circa € 7.992.000 (2023: circa € 6.544.000). Er zijn geen kwantitatieve onrechtmatigheden geconstateerd.

Er zijn een aantal kwalitatieve bevindingen, onderstaand zijn de belangrijkste bevindingen opgenomen:  In alle gevallen is de rechtmatigheid van de geselecteerde betalingen (ZIN) vastgesteld.  Bewaking van prestatielevering bij vergoedingen via PGB vond niet structureel plaats, processen zijn hierop aangepast in 2024.  Er zijn enkele (kleine) administratieve onjuistheden geconstateerd. Jeugd: In totaal zijn 47 dossiers (2023: 45) voor een bedrag van circa € 388.000 (2023: circa € 323.000) gecontroleerd, totale omvang regelingen bedraagt circa € 11.935.000 (2023: circa € 8.136.000). Er zijn geen kwantitatieve- of kwalitatieve onrechtmatigheden geconstateerd.  In een aantal gevallen was niet duidelijk hoe het door aanbieder gefactureerde tarief is opgebouwd. Deze gevallen zijn nader toegelicht.  Bij de PGB-dossiers is de totstandkoming van het budget niet altijd goed gemotiveerd in de rapportages.

11/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Participatiewet (PW): In totaal zijn 43 dossiers (2023: 64) voor een bedrag van circa € 70.000 (2023: circa € 68.000) gecontroleerd, totale omvang regelingen bedraagt circa € 13.430.000 (2023: circa € 12.720.000). Er is voor een bedrag van € 2.849 aan onrechtmatigheden geconstateerd (2023: nihil). Geëxtrapoleerd is dit een onrechtmatigheid van € 250.000. De onrechtmatigheden zien toe op de regeling Participatiewet en Inburgering. Daarnaast zijn er enkele betalingen waar nog een onzekerheid over is € 3.800 (2023: circa € 7.300). Geëxtrapoleerd is dit bijna € 600.000 (2023: € 1,4 miljoen). Een deel van deze onzekerheden kan nog worden weggenomen door uitzoek- en herstelacties. Er zijn een aantal kwalitatieve bevindingen, onderstaand zijn de belangrijkste bevindingen opgenomen:  Participatiewet Levensonderhoud o In één geval is er een foutieve inkomensverrekening geweest; o In meerdere gevallen is de actuele rechtmatigheid van de uitkering niet vastgesteld, veelal doordat cliënten lange tijd niet zijn gezien of onderzocht.  Inburgering: o Het proces is voor medewerkers nog niet altijd duidelijk. Daardoor ontstaan er slordigheden. Er zijn herstelacties in gang gezet. Compensatie Kinderopvangtoeslagaffaire: In totaal zijn 7 dossiers (2023: 10) voor een bedrag van circa € 45.000 (2023: circa € 115.000) gecontroleerd.

Er zijn geen kwantitatieve- of kwalitatieve onrechtmatigheden geconstateerd. De accountant heeft in de boardletter 2024 een opmerking gemaakt over de interne beheersing rondom de uitgaven met betrekking tot de GRJR. In het interne controleplan 2025 wordt hier verder op ingegaan en mitigerende maatregelen beschreven. Samenvattend betekent dat over 2024 meer € zijn gecontroleerd waarbij een bedrag van € 2.849 als onrechtmatig is gekwalificeerd (2023: nihil). In 2024 is € 3.800 nog onzeker (2023: circa € 7.300). VIC 16 IT (informatieveiligheid en audit IT-controls. Conclusie: De IT audit is uitgevoerd door BDO, over de uitkomsten bent u geïnformeerd middels de boardletter 2024 welke is besproken in de BAC van 10 december 2024. De accountant constateert o.a. in de boardletter 2024 (pagina 19) dat het minimaliseren van eindgebruikers met superuser rechten opvolging behoeft. Er zijn nog een aantal andere bevindingen. In 2023 is een nulmeting uitgevoerd om inzicht te krijgen waar we staan als organisatie. Dat betekent dat het aanpassen van superuser rechten bij eindgebruikers onze prioriteit heeft.

4.4 Conclusie op basis van de VIC Op basis van alle uitgevoerde VIC werkzaamheden zijn er over het algemeen geen significante financiële risico’s geconstateerd. Net als in 2023 zien de forse onrechtmatigheden voornamelijk toe op VIC 9 Europese aanbestedingen. Die onrechtmatigheid (voorwaardencriterium) overschrijd de normen (zie hoofdstuk 5). De organisatie zet vervolgstappen middels een contractenbank en verplichtingenadministratie om in de toekomst de onrechtmatigheden op aanbestedingen zo veel mogelijk te mitigeren. Naar verwachting zien we over boekjaar 2025 een positieve kentering.

12/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Een aantal bevindingen zijn procesmatig van aard. Denk hierbij aan het ontbreken van vastleggingen in procedures, maar ook het monitoren van inkoopcontracten en het adequaat onderbouwen van memoriaalboekingen. Een deel van de bevindingen kunnen worden opgevolgd door het vastleggen van afspraken in procedures en het volgen van de procedures, verplichte elementen op te nemen in je cliëntdossier en het monitoren van inkoopcontracten.

13/15

T25.01770

5.

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Rechtmatigheid vanuit drie criteria en overige punten

Dit hoofdstuk bevat de verantwoording over onduidelijkheden en de verantwoording over rechtmatigheid met daarin aandacht voor de drie verantwoordingscriteria. Dat zijn het voorwaardencriterium (alle financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met externe en interne wet- en regelgeving), begrotingscriterium, criterium van Misbruik- en oneigenlijk gebruik. Aan deze verantwoording ligt de financiële verordening 2024 ten grondslag. In de financiële verordening staat het wettelijk minimum van tolerantie voor toetsing van zowel het getrouw beeld als de rechtmatigheid waarbij de te gebruiken verantwoordingsgrens (percentage) voor de rechtmatigheidsverantwoording en de rapporteringsgrens voor de paragraaf bedrijfsvoering zijn opgenomen. Dit betekent: op basis van de begroting 2024 mag voor circa € 4,8 miljoen aan fouten en een totaalbedrag aan onzekerheden in de controle van circa € 7,2 miljoen zitten zonder dat dit het goedkeurende oordeel van de accountant zal aantasten. Daarnaast is in de Financiële verordening 2024 de rapporteringsgrens voor fouten en onduidelijkheden vastgesteld op € 200.000. Fouten en/of onduidelijkheden van deze omvang worden gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering. De verantwoordingsgrens is gesteld op 2% van de werkelijke totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves.

Bij het opstellen van deze rapportage zijn de werkelijke gegevens nog niet beschikbaar. Daarom wordt dat verwerkt in de jaarrekening 2024. Per programma wordt er in de jaarstukken 2024 een verschillenanalyse opgesteld waarbij gerapporteerd wordt over afwijkingen groter dan € 200.000. Bij het opstellen van deze rapportage zijn de gegevens nog niet beschikbaar.

5.1 Specifieke dossiers eerder bekend gemaakt aan de raad Zie paragraaf 4.2. toelichting bij VIC 2 Treasury.

5.2 Overige onrechtmatigheden Daarnaast is er, in aanvulling op hoofdstuk 4, een specifiek dossier waar sprake is van een onrechtmatigheid op basis van het voorwaardencriterium. Deze afwijking is om moverende redenen specifiek besloten in het door het college op 8 oktober 2024 (BW2400242). Vervanging van 2G/3G modems naar 4G modems voor de rioolgemalen: Beschrijving situatie: Reden van de Europese afwijking: Door het uitfaseren van het 2G mobiele netwerk lopen opdrachtgevers in heel Nederland tegen het feit aan, dat de communicatie van installaties zo spoedig mogelijk voorzien moet worden van een upgrade naar 4G. Er zijn aanzienlijke uitdagingen in de leveringsketen ontstaan door de toegenomen vraag naar 4G modems. Minimaal 70% van onze assets kan niet meer beschikken over communicatie als de uitvoering niet rond is voor december 2025, waardoor de controle over de (riool-) installaties wegvalt. Dit betekent dat wij hier zo spoedig mogelijk op in moeten spelen en de benodigde materialen en personeel moeten inkopen (hierdoor één op één gunnen aan een leverancier en niet Europees aanbesteden); het is noodzakelijk om de communicatie ten allen tijden te waarborgen. Omvang van de Europese afwijking: De raming van de opdracht bedraagt ongeveer € 300.000,-, waarvoor er een toereikend investeringsbudget is opgenomen in het MIP-2025 om de kosten te kunnen dekken.

14/15

T25.01770

Rapportage Intern controleplan 2024 en Rechtmatigheid

Conclusie: Hiermee wordt niet voldaan aan het voorwaardencriterium. Getroffen maatregelen: Het College erkent de noodzaak tot verbetering en zal in het vervolg eerder inspelen op signalen uit de markt, met een realistischer planning, scherpere prioritering en een betere projectaanpak. Deze stappen moeten toekomstige problemen voorkomen en bijdragen aan efficiëntere besluitvorming en uitvoering. Onrechtmatigheden op basis van begrotingscriterium  Deze analyse is onderhanden en bij het opmaken is het exacte bedrag vooralsnog niet bekend. Onrechtmatigheden op basis van M&O criterium  Vooralsnog zijn er geen onrechtmatigheden bekend van het M&O criterium.

15/15