[T25.00028] Intern controleplan 2025

Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden: 1. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen vaneen geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 2. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur.

24/39

T25.00028

Controleplan 2025

Controlepunten Documentatie

Criterium RMV

Zie regel 5 in bijlage 3 (T25.02501). Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 5. Factuurproces. Voorwaarden en begroting

6. Grondexploitaties, grondaankopen en grondverkopen (GREX) Omschrijving Deze controle richt zich op zowel de grondverkopen als de grondverwervingen en onderbouwing voor de aankoop- en verkoopprijs. Fase in Three lines model Vanuit concernstaf worden 2e lijns controles uitgevoerd op de GREX meerderingen. Voor 2025 vindt geen doorontwikkeling plaats. Door de Concernstaf worden 3e lijns controles op de GREX verminderingen uitgevoerd. Omvang begrotingspost Grondverkopen: € 24,3 miljoen Grondverwerving: € 0,6 miljoen Procesverantwoordelijke Domein Ruimte en Economie – team Gebiedsspecialisten Risico’s Zie nummer 6 in bijlage 4 (T25.02501). Van belang is, voortkomend uit de MML 2022, dat sprake is van zichtbare controles. De maatregel wordt op naleving getoetst (koppeling met bevinding MML-2022). NB: de waardering van de grondexploitaties alsmede de volledigheid van de grondverkopen vallen niet onder de scope van dit plan. Bepaling deelwaarnemingen

In overleg met de accountant zullen de steekproefaantallen worden bepaald, als ook de selectie aan deelwaarnemingen die gecontroleerd dienen te worden. De gemeente trekt de steekproef. Bij het uitvoeren van de steekproeven door de gemeente zelf, zal worden gewaarborgd dat deze objectief tot stand komen. Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden: 1. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen vaneen geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 2. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur.

Controlepunten

Zie nummer 6 in bijlage 3 (T25.02501).

25/39

T25.00028

Controleplan 2025

Documentatie

Criterium RMV

7. Omgevingsvergunningen Omschrijving Fase in Three lines model Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke Risico’s Bepaling deelwaarnemingen

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 6. Grondexploitaties. Voorwaarden, M&O en begroting

Omgevingsvergunningen (leges): bij de gemeente worden vergunningen aangevraagd. De Gemeente legt het betalen van leges op. Vanuit concernstaf worden 2e lijnscontroles uitgevoerd. De aanpak wijzigt niet in 2025. € 3,5 miljoen Domein Ruimte en Economie – team Omgevingsvergunningen Zie nummer 7 in bijlage 3 (T25.02501). In overleg met de accountant zullen de steekproefaantallen worden bepaald, als ook de selectie aan deelwaarnemingen die gecontroleerd dienen te worden. De gemeente trekt de steekproef. Bij het uitvoeren van de steekproeven door de gemeente zelf, zal worden gewaarborgd dat deze objectief tot stand komen. Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden: 1. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen vaneen geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 2. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur.

Controlepunten Documentatie

Criterium RMV

Zie nummer 7 in bijlage 3 (T25.02501). Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 7. Omgevingsvergunningen. M&O, Voorwaarden, begroting

26/39

T25.00028

Controleplan 2025

8. Huur- en overige opbrengsten Omschrijving De gemeente verhuurt locaties en int daarvoor huur. Fase in Three lines model Vanuit concernstaf worden 2e lijnscontroles uitgevoerd. De aanpak wijzigt niet in 2025. Omvang begrotingspost € 1,8 miljoen Procesverantwoordelijke Domein Ruimte en Economie – team Exploitatie Risico’s Zie nummer 8 in bijlage 3 (T25.02501). Bepaling deelwaarnemingen In overleg met de accountant zullen de steekproefaantallen worden bepaald, als ook de selectie aan deelwaarnemingen die gecontroleerd dienen te worden. De gemeente trekt de steekproef. Bij het uitvoeren van de steekproeven door de gemeente zelf, zal worden gewaarborgd dat deze objectief tot stand komen. Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden: 1. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen vaneen geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 2. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur.. Controlepunten Documentatie

Criterium RMV

Zie nummer 8 in bijlage 3 (T25.02501). Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 8. Huuren overige opbrengsten. Voorwaarden

27/39

T25.00028

Controleplan 2025

9. Europese aanbestedingen Omschrijving De gemeente is volgens Europese normen een aanbestedende dienst en dient aan de aanbestedingsrichtlijnen (wetgeving) te voldoen. Rondom wezenlijke en niet wezenlijke wijzigingen wordt gehandeld volgens wetgeving en vaste afspraken. Fase in Three lines model Vanuit concernstaf worden 2e lijnscontroles uitgevoerd. De aanpak wijzigt niet in 2025. De aanpassingen lopen in lijn met project contractenbank en verplichtingenadministratie. Omvang begrotingspost N.V.T. Procesverantwoordelijke Domein Bedrijfsvoering – team Juridische Zaken & Inkoop Risico’s

Zie nummer 9 in bijlage 3 (T25.02501).

Bepaling deelwaarnemingen

De omvang wordt bepaald op basis van de 4-jarige data op crediteurniveau. Voor de crediteuren boven de € 221.000 vindt een integrale controle plaats, voor de crediteuren onder de € 221.000 waarop een uitgaaf is gedaan in 2024 vindt een steekproef plaats op basis van een significant risico. De steekproef wordt door BDO bepaald en getrokken.

Controlepunten

Zie nummer 9 in bijlage 4 (T25.02501).

Documentatie

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 9. Europese aanbestedingen. Voorwaarden, begroting

Criterium RMV

28/39

T25.00028

Controleplan 2025

10. Subsidieverstrekkingen (incl. vaststellingen) Omschrijving De gemeente verstrekt voor het realiseren van bepaalde doelen subsidies. Fase in Three lines model Vanuit concernstaf worden 2e lijnscontroles uitgevoerd. De aanpak wijzigt niet in 2025. Omvang begrotingspost € 10,3 miljoen Procesverantwoordelijke Diverse teams: Domein Samenleving – team MO; Domein Ruimte & Economie Risico’s Zie nummer 10 in bijlage 3 (T25.02501). Bepaling deelwaarnemingen In overleg met de accountant zullen de steekproefaantallen worden bepaald, als ook de selectie aan deelwaarnemingen die gecontroleerd dienen te worden. De gemeente trekt de steekproef. Bij het uitvoeren van de steekproeven door de gemeente zelf, zal worden gewaarborgd dat deze objectief tot stand komen. Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden: 1. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen vaneen geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 2. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur. Controlepunten Documentatie

Criterium RMV

Zie nummer 10 in bijlage 3 (T25.02501). Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 10. Subsidieverstrekkingen. M&O, Voorwaarden, begroting

29/39

T25.00028

Controleplan 2025

11. Investeringen

Omschrijving Fase in Three lines model Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke Risico’s Bepaling deelwaarnemingen

De gemeente investeert in diverse activa (post is exclusief investeringen in GREX). Vanuit concernstaf worden 2e lijnscontroles uitgevoerd. De aanpak wijzigt niet in 2025. € 54,5 miljoen Diverse teams Zie nummers 5G t/m 5J in bijlage 3 (T25.02501). In overleg met de accountant zullen de steekproefaantallen worden bepaald, als ook de selectie aan deelwaarnemingen die gecontroleerd dienen te worden. De gemeente trekt de steekproef. Bij het uitvoeren van de steekproeven door de gemeente zelf, zal worden gewaarborgd dat deze objectief tot stand komen. Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden: 1. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen vaneen geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 2. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur.

Documentatie

Criterium RMV

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 11. Investeringen. M&O, Voorwaarden, begroting

30/39

T25.00028

5.4

Controleplan 2025

VIC’s met specifieke controle aanpak

Het sociaal domein vraagt een nadere toelichting: Het doel van de interne controle op het Sociaal Domein is tweeledig. Enerzijds gaat het vanuit een toezichthoudende functie om het doen van een uitspraak over de rechtmatigheid van besluiten en betalingen. Daaronder valt de beoordeling van processen en het doen van onderzoek op systemen en betalingen. Anderzijds ontstaat vanuit de adviserende functie de kans op het treffen van preventieve maatregelen door het doen van aanbevelingen en verbetervoorstellen voor het versterken van de beheersing en sturing in de toekomst. De controleaanpak is vastgelegd in het controleplan sociaal domein 2025 (corsa T25.02602). Deze is opgenomen als bijlage 2. Op hoofdlijnen geldt de volgende aanpak: Voor de bepaling van de controleaanpak vindt een risicoanalyse plaats. Op basis van gesprekken met de verantwoordelijke en uitvoerende medewerkers worden de processen en systemen in kaart gebracht. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de minimaal noodzakelijke functiescheidingen en de inrichting van mandaten. Op grond daarvan wordt bepaald welke risico’s er zijn en of er verhoogde aandachtsgebieden zijn voor de interne controle. De processen worden, samen met een lijncontrole, gedocumenteerd in een procesbeschrijving per regeling.

Vanuit een analyse van landelijke wet- en regelgeving, waarvan wijzigingen doorlopend in de gaten worden gehouden, vindt een vertaling naar een normenkader plaats. Deze normen zijn leidend voor de uitvoering van de controles en worden uitgewerkt in checklists. In afstemming met de accountant wordt een dossier opgesteld voor de waarnemingen die zij hebben geselecteerd, de overige waarnemingen zullen aan de hand van de checklist worden uitgevoerd met verwijzing naar de documenten in Suite4SociaalDomein en Corsa. Aan nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving zal bij de uitvoering van de interne controle extra aandacht worden geschonken. De VIC sociaal domein wordt elke maand uitgevoerd en per kwartaal gerapporteerd. Daarnaast spelen enkele ontwikkelingen bij de GRJR waardoor extra werkzaamheden bij de gemeentes zelf komen te liggen. Een groot deel van de jeugdhulptaken worden uitgevoerd met behulp van de GRJR. Tot en met 2023 waren deze taken gedelegeerd aan de GRJR. Dit houdt in dat de baten en lasten die hieruit voortvloeien door de jaarrekening van de GRJR liepen en de accountant bij die jaarrekening een controleverklaring afgaf over de getrouwheid en rechtmatigheid hiervan. De GRJR voerde zelfstandig controles uit hierop en verantwoorden hierover. Wij als gemeente namen ons aandeel in de jaarrekening van de GRJR op in onze jaarrekening.

Vanaf 2024 zijn deze taken niet meer gedelegeerd, maar gemandateerd aan de GRJR. Doordat dit een individuele aanpassing is van een GR heeft dit geen effect op andere gemeenschappelijke regelingen. Dit betekent dat de baten en lasten niet meer door de jaarrekening van de GRJR lopen, maar dat deze rechtstreeks in de jaarrekening worden verantwoord van de gemeente. Hierdoor legt de GRJR geen verantwoording hierover meer af in haar jaarrekening. Zie verder IC plan sociaal domein 2025 (corsa T25.02602). Deze is opgenomen als bijlage 2. En memo T24.09726.

31/39

T25.00028

Controleplan 2025

12. Participatiewet, WMO en jeugd

Omschrijving

Fase in het Three lines model

Documentatie

Criterium RMV

De baten en lasten gerelateerd aan het sociale domein maken ongeveer 40% uit van de totale begroting van de gemeente. Wegens de aard van de uitgaven, de volatiliteit (risico op onverwachte tegen- of meevallers) en de complexiteit van het verantwoordingsproces is voor deze transactiestromen een meer gedetailleerde controleaanpak gewenst. Daarom is een controleplan gemaakt voor het sociaal domein op basis waarvan we per maand interne controles uit worden gevoerd. Het IC-plan sociaal domein is opgenomen als bijlage 2 (corsa T25.02602) maakt ‘integraal’ deel uit van dit IC-plan. In 2025 gaat domein samenleving de doorontwikkeling maken om zelf de 2e lijn controles uit te voeren op Participatiewet, WMO en Jeugd. Vanaf 2026 gaat concernstaf een 3e lijns controle uitvoeren. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 12. Participatiewet, Wmo en jeugd. M&O, Voorwaarden

13. Prestatieleveringen WMO en jeugd Omschrijving Nadere toetsing door rechtstreeks contact te hebben met de zorgontvanger om vast te stellen dat de door zorgaanbieder gefactureerde zorg ook feitelijk is geleverd. Dit maakt deel uit van het controleplan sociaal domein. Het IC-plan sociaal domein is opgenomen als bijlage 2 (corsa T25.02602) maakt ‘integraal’ deel uit van dit IC-plan.

Fase in het Three lines model

In 2025 vindt doorontwikkeling plaats om 2e lijn in het domein zelf te beleggen zodat de concernstaf in 2026 een 3e lijnscontrole kan uitvoeren.

Documentatie

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 13. Prestatieleveringen Wmo en jeugd. M&O, Voorwaarden

Criterium RMV

32/39

T25.00028

Controleplan 2025

14. Algemene uitkering

Omschrijving

Fase in Three lines model

Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke Risico’s

Vanuit het gemeentefonds wordt de algemene uitkering ontvangen. De algemene uitkering is een significante (ontvangsten) transactiestroom (50% van de totale inkomsten van de Gemeente) maar bevat nauwelijks rechtmatigheidsaspecten. Voor de algemene uitkering is voornamelijk relevant of de juiste parameters en gegevens zijn gebruikt om de Algemene uitkering te berekenen en daarmee getrouw te verantwoorden in de jaarstukken 2023. In 2025 vindt doorontwikkeling plaats om 2e lijn bij Financiën te beleggen zodat concernstaf in 2026 een 3e lijnscontrole kan uitvoeren. € 103,5 miljoen Domein Bedrijfsvoering – team Financiën Risico’s: 

Controlepunten Documentatie

Criterium RMV

Verkeerde, onvolledige of onjuiste parameters en gegevens gebruikt en daardoor een te lage of te hoge Algemene uitkering

De gemeente heeft voldoende maatregelen getroffen om de risico’s te mitigeren. De risico wordt ingeschat op laag. Vaststellen dat de team financiën de Algemene Uitkering volledig en juist heeft nagerekend. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 14. Algemene uitkering. NVT

15. Inkomende (incidentele) subsidies Omschrijving Inkomende (incidentele) subsidies en de SiSa-regelingen kennen specifieke rechtmatigheidsaspecten (voorwaarden en M&O) die vastliggen in subsidiebeschikkingen en de relevante SiSa-regelingen. Vooraf is nog niet (volledig) welke subsidies en regelingen van toepassing zijn. In de periodieke interne controle zijn de regelingen daarom geen punt van aandacht c.q. niet opgenomen in de werkzaamheden. Indien relevant worden inkomende incidentele subsidies (bijvoorbeeld voor projecten) specifiek gecontroleerd en veelal al voorzien van een controleverklaring door een externe accountant (maatregel). Voor de SiSa-regelingen worden in de jaarrekeningcontrole betrokken. Fase in Three lines model Het proces omtrent SiSa controles wordt door financiën in 2025 vorm gegeven. Concernstaf kijkt vanuit controle perspectief mee in de ontwikkeling. In 2025 zullen nog geen controles worden uitgevoerd op de Sisa door concernstaf. Omvang begrotingspost NVT 33/39

T25.00028

Controleplan 2025

Procesverantwoordelijke Risico’s Bepaling deelwaarnemingen Documentatie

Criterium RMV

16. Frauderisicoanalyse Omschrijving

Fase in Three lines model Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke Risico’s Bepaling deelwaarnemingen

Documentatie

Criterium RMV

Domein Bedrijfsvoering – team Financiën NVT NVT Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 15. Inkomende (incidentele) subsidies en SiSa-regelingen. M&O, Voorwaarden

Jaarlijks vindt een frauderisicoanalyse plaats om aan de hand van een aantal normen en toetsingscriteria te beoordelen of frauderisico’s voldoende gemitigeerd worden. Hierbij wordt een relatie gelegd met integriteitsbeleid, nevenfuncties, onrechtmatige onttrekkingen en geld/goederen (zie gegevensgerichte VIC’s 2,3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11), de VIC’s van het sociaal domein en procesgerichte VIC 1. Risico’s zijn benoemd in Frauderisicoanalyse. Concernstaf verricht een eerste lijn controle op de frauderisicoanalyse. Er vindt geen doorontwikkeling plaats voor 2025. n.v.t. Concernstaf NVT Niet van toepassing aangezien deze deels al in de VIC worden meegenomen. Van belang is dat er in de VIC ook frauderisico’s worden vastgelegd indien van toepassing. In de checklijsten VIC worden de (fraude)risico’s meegenomen. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn toetspunten vastgesteld die door BDO zijn gebruikt bij de interimcontrole 2024 en daarmee goed bevonden. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2025 onder nummer 16. Frauderisicoanalyse. NVT

34/39

T25.00028

Controleplan 2025

6. Samenwerking, planning en capaciteit 6.1

Samenwerking betrokken partijen

Met ingang van 2025 wordt de verbijzonderde interne controle (VIC) uitgevoerd door het VIC-team van de gemeente en niet meer door een externe partij. In het team worden afspraken gemaakt over de verdeling van de werkzaamheden. Op hoofdlijnen wordt de volgende werkwijze gevolgd: -

-

De concerncontroller stelt samen met de senior controller en adviseurs VIC het Interne controleplan op en legt deze ter besluitvorming (via het DT) voor aan het college. De concerncontroller is eindverantwoordelijk. Senior controller/coördinator VIC (bij de concernstaf) heeft de dagelijkse afstemming met adviseurs VIC. Tussenrapportages van de VIC worden opgesteld door de adviseurs VIC en na review door de senior controller aangeleverd aan de concerncontroller. Deze rapportages maken deel uit van de interim- en eindejaarscontrole van de accountant. Concerncontroller en senior controller stellen de eindrapportage over het Interne controleplan 2025 op. Deze wordt uiterlijk in maart voorgelegd aan het college en de BAC voorafgaand aan de controle van de jaarrekening door de accountant

Voor de Interne controle op het Sociaal domein gelden andere afspraken evenals voor de spendanalyse: - Hiervoor worden in 2025 extern deskundigen ingehuurd. Zij maken deel uit van het VIC team zodat zij mede een impuls geven aan de implementatie van het Three lines model. Betrokkenheid van de organisatie - Voor de start van de VIC worden de interne collega’s (proceseigenaren) geïnformeerd over de start van de interne controle. - Vragen aan proceseigenaren worden vooraf zo goed mogelijk gekoppeld aan medewerkers en gebundeld voordat deze met de proceseigenaar worden afgestemd. De proceseigenaar staat centraal (en niet elke losse vraag). Accountant BDO - In tegenstelling tot eerdere jaren gaat de gemeente zelf de steekproefitems trekken. Voor de werkwijze voor het trekken van de steekproef worden met BDO werkafspraken gemaakt. - De accountant is gedurende de interimcontrole en de controle van de jaarstukken zoveel als mogelijk in het gemeentehuis aanwezig. - De accountant betrekt de uitgevoerde werkzaamheden van de VIC in hun externe controle. Vragen naar aanleiding van de VIC (inclusief procesbeschrijvingen en vragen rondom de spend analyse) worden gesteld aan de concernstaf (senior controller/coördinator VIC).

- Team Financiën is verantwoordelijk voor het maken van de jaarstukken en het jaarrekening dossier (niet zijnde de VIC, maar onderbouwingen van posten in de jaarstukken). Vragen over deze onderbouwingen stelt de accountant aan team Financiën (coördinator P&C). Coördinator P&C (team Financiën) en coördinator VIC (Concernstaf) zijn verantwoordelijk om hun onderlinge communicatie goed af te stemmen en de communicatie integraal af te stemmen op en met de accountant. - Bovenstaande twee punten maken dat het wenselijk is dat de accountant aangeeft op welk onderdeel (VIC of controle) de vragen betrekking hebben.

35/39

T25.00028

Controleplan 2025

Overleg rondom interim-controle en accountantscontrole  Er zal een maand voor de start van de interim-controle en een maand voor de start van de accountantscontrole een overleg plaatsvinden tussen gemeente (concerncontroller, coördinator P&C en coördinator VIC) – VIC-team en de accountant. Dit overleg wordt georganiseerd door de gemeente (coördinator VIC of concerncontroller).

6.2

Planning – wat wordt er wanneer gecheckt in de organisatie

Er wordt qua zichtbaar vastleggen en verantwoorden steeds meer gevraagd van de organisatie. Het goede van deze ontwikkeling is dat de kwaliteit van de kritische processen toeneemt. De keerzijde is dat de controledruk in de organisatie toeneemt. Toch is het nodig dit te doen om een goedkeurende verklaring van de accountant te krijgen omdat dan bevestigd is dat we een getrouw beeld geven over de financiële uitkomsten van het begrotingsjaar en over de mate waarin we rechtmatig met overheidsmiddelen om zijn gegaan. Om de druk op de organisatie hanteerbaar te houden worden VIC’s centraal uitgevoerd vanuit de concernstaf. Daarvoor is wel nodig dat de interne processen steeds meer op orde komen in de organisatie (decentrale verantwoordelijkheid). Daarnaast willen we steeds transparanter maken voor de organisatie wat er wanneer aan inzet gevraagd wordt. Planning procesgerichte VIC Freq.

1. Verbonden partijen

Q1

Q2

Q3

Q4

1

Q1 J+1

X

Planning gegevensgerichte VIC 2. Treasury 3. Memoriaalboekingen 4. Personele lasten 5. Factuurverwerking en betalingen 6. Grondexploitatie 7. Leges/omgevingsvergunningen 8. Huur- en overige opbrengsten 9. Europese aanbestedingen 10. Subsidieverstrekkingen en vaststellingen 11. Investeringen

Freq. 1 4 4 3 4 4 4 2 1

Q1

Q2 X X X X X X X

Q3

Q4

X X X X X X X

X X X X X X

X X

X

X X

Q1 J+1 X X X X X X X X X

Planning VIC’s met een specifieke controle aanpak 12. 13. 14. 15. 16.

Participatiewet, Wmo en jeugd (controleplan SD) Prestatieleveringen Wmo en jeugd (controleplan SD) Algemene uitkering Inkomende (incidentele subsidies) en SiSa-regelingen Frauderisicoanalyse

Freq.

Q1

Q2

Q3

Q4

4 1 1 1 1

X

X

X

X

X

Q1 J+1

X X X X X

36/39

T25.00028

Controleplan 2025

Bijlage 1 – Lijst afkortingen AVG BADO BIO Boa BOD CISO DPIA DT ENSIA FG IBD ISMS MML M&O NIS2 P&C RMV VIC Wpg

Algemene Verordening Gegevensbescherming Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden Baseline Informatiebeveiliging Overheid Buitengewoon opsporingsambtenaren Bijzondere OpsporingsDiensten Chief Information Security Officer Data Protection Impact Assessment Directieteam Eenduidige Normatiek Single Information Audit Functionaris gegevensbescherming Informatie Beveiligingsdienst Information Security Management System Managementletter Misbruik en oneigenlijk gebruik Network and Information Security Planning & Control Rechtmatigheidsverantwoording Verbijzonderde Interne Controle Wet politiegegevens

Bijlage 2 - Controleplan sociaal domein 2024: T25.02602 Bijlage 3 – Risico-analyse Lansingerland: T25.02501 Bijlage 4 – Overzicht doelmatigheidsonderzoeken (213A) Welke onderzoeken zijn er in het verleden geweest (al dan niet formeel afgerond)  Doelmatigheid processen Wabo (toen nog bouwvergunningen) (rond 2012);  Doelmatigheid beheerplannen (beheer openbare ruime) (rond 2013);  Doelmatigheid onderwijshuisvesting (rond 2014) met review door Rekenkamer R’dam;  Doelmatigheid leges en tarieven (rond 2015);  Doelmatigheid communicatie (rond 2019);  Doelmatigheid ICT (specifieke benchmark ICT) (2019).  2024: efficiënte uitvoering van taken (M2023-026) (dossier D24-00116)  2024: benchmark uitvoering Wpg, Avg, NIS2, BIO, RMV (dossier D24-01007)  2025: inzet sociale basis Samenleving (dossier D25-00337) Toekomstige onderwerpen (BW1800464):



Andere beleidsterreinen, zoals Participatie (wet) en/of Veiligheid: Onderzoek of de doorgevoerde intensiveringen (bijvoorbeeld toezicht M&O beleid voor participatie) ook effectief is/is geweest.

 

Maatschappelijke ondersteuning op het gebied van armoede. Wat bieden we en wat levert het op? Zijn onze maatregelen doelmatig? Doelmatigheidsonderzoek op maatschappelijk vastgoed 37/39

T25.00028

Controleplan 2025

Bijlage 5 – Langere termijn agenda Langere termijn agenda control – privacy – informatieveiligheid

2022

2023

2024

2025

2026

2027

CONCERNSTAF Controle plan – jaarlijks = basis voor al het controlewerk (Controleprotocol) – normenkader - toetsingskader Rapportage over het vastgestelde controleplan tbv RMV Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2020 Controleverordening: Vanaf boekjaar 2025 wijzigen de normen voor goedkeuringstoleranties. Dus in 2025 controle verordening herzien Frauderisico-analyse – meenemen in VIC Controle verordening 2023 (art. 213 GW) Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2023 (art. 213a GW) Evaluatie accountant Artikel 213a – onderzoeksplan en begeleiden – op verzoek (op basis van nieuwe verordening) Regels M&O – elke 4 jaar actualiseren. Conform Financiële verordening Privacy - jaarplan Privacy - jaarverslag Privacybeleid Wpg: externe audit – elke 4 jaar Wpg: interne (deel)audits op de Wpg-verwerkingen = jaarlijks Jaarplan informatieveiligheid (looptijd van 2 jaar, 2024 en 2025). Met ingang van 2026 nieuw plan. Strategisch informatieveiligheidsbeleid (drie jaar, looptijd 2023, 2024, 2025) Wat te doen

Eigenaar

Herzien in

Nota Garantstelling 2015

Domein bedrijfsvoering – FIN

2025

Nota Planning & Control 2017 evt opnemen in te herziene Financiële

Domein bedrijfsvoering – FIN

2025

Domein Bedrijfsvoering - FIN

2025

Notitie Rente

Domein Bedrijfsvoering - FIN

2025

Treasurystatuut 2020

Domein bedrijfsvoering – FIN

2025

Nota geldleningen

Domein Bedrijfsvoering - FIN

2025

verordening) Nota toerekening overhead (evt opnemen in te herziene Financiële verordening)

38/39

T25.00028

Controleplan 2025

Bijlage 6 – 3 lines model in Lansingerland De gemeentelijke organisatie dient haar processen zodanig te organiseren dat zij haar doelen op een doelmatige en doeltreffende (effectieve en efficiënte) - binnen de geldende wet en regelgeving - wijze realiseert. In eerste instantie dient iedere medewerker als een volwaardig ‘vakprofessional’ zelf te handelen conform de voor zijn werk geldende wetten, regels en afspraken. Maar om onafhankelijk te kunnen vaststellen dat deze vakprofessionals ook zodanig handelen en hen hierbij te ondersteunen, zijn er extra ‘checks and balances’ aangebracht binnen het operationele proces. De organisatie volgt hierbij grotendeels het ‘Three lines Model’ (3LM). 1e Lijn: De vakafdelingen (teams) zijn onder leiding van de teammanagers en directeuren Bedrijfsvoering, Samenleving en Ruimte & Economie integraal verantwoordelijk voor de organisatie- en procesbeheersing in de teams. Dat betekent dat de teams zelf ‘in control’ (lees, beheersing van taken) dienen te zijn door het treffen van adequate beheersmaatregelen en de monitoring van de werking. 2e Lijn: De juridische control, de HR-control, ICT-control, financial & business control en privacy faciliteren de 1e lijn maar denken vanuit hun adviesrol ook kritisch mee en tegen.

3e Lijn: De concerncontroller, de VIC, de Chief Information Security Officer (CISO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG) hebben een toetsende, signalerend, initiërende en adviserende rol m.b.t. de kwaliteit, de getrouwheid, rechtmatigheid en het functioneren van de 1e en 2e lijn. Zij kunnen ook – indien nodig geacht – externe audits laten uitvoeren.

39/39