[T24.04744] Het protocol waarborgt een eenduidige, transparante en juridisch correcte omgang met geheimhouding binnen de gemeentelijke organisatie en het openbaar bestuur.

T24.04744

Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 Intitulé De raad van de gemeente Lansingerland; gelezen het voorstel van college van burgemeester en wethouders van 29 januari 2026 (BR2500082); gelet op hoofdstuk Va van de Gemeentewet en de Wet open overheid; overwegende dat openbaarheid een groot goed en het uitgangspunt is in het openbaar bestuur; geheimhouding gevoelige onderwerpen betreft; het daarom belangrijk is dat voor eenieder duidelijk is hoe in dergelijke gevallen te handelen; het daarom wenselijk is om hierover afspraken te maken en deze vast te leggen in een protocol. Besluit vast te stellen:

Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026 Inleiding Dit protocol is bedoeld om de organisatie te helpen om op een eenduidige en correcte manier om te gaan met het opleggen en opheffen van geheimhouding. In dit protocol staan de hoofdlijnen van de processen rondom geheimhouding binnen de gemeente Lansingerland. Het protocol heeft interne werking en bevat de richtlijnen voor het voorbereiden van een besluit/document waarop geheimhouding komt te liggen. Dit protocol is vastgesteld door het college van burgemeesters en wethouders en de gemeenteraad. Bij dit protocol horen ook de werkinstructies betreffende het opleggen en het opheffen van geheimhouding. Uitgangspunt Het uitgangspunt is openbaar, tenzij… In sommige gevallen kan het nodig zijn om geheimhouding op te leggen. Dit kan op grond van de uitzonderingsgronden zoals opgenomen in de Wet open overheid. Het opleggen van geheimhouding kan een beperking betekenen voor de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Het is immers niet mogelijk om een openbaar debat te voeren over, of op basis van, informatie waarop geheimhouding is gelegd. Juridisch kader In de gevallen dat geheimhouding noodzakelijk is dan moet dit zorgvuldig gebeuren. Er moet worden voldaan aan meerdere wettelijke voorschriften om te waarborgen dat het opleggen van geheimhouding zorgvuldig gebeurt.

Naast wettelijke voorschriften rondom openbaarheid, geheimhouding en de wijze van vergaderen zijn er binnen de gemeente Lansingerland ook specifieke regelementen en gedragscodes opgesteld. Dit protocol herhaalt niet de wet- en regelgeving die al bestaat. Dit protocol sluit aan op hetgeen is bepaald in de Gemeentewet, de Wet open overheid, de algemene wet bestuursrecht en het Wetboek van Strafrecht. En het reglement van orde van de gemeenteraad en raadscommissies van de gemeente Lansingerland, het reglement van orde college, de gedragscode collegeleden, gedragscode gemeenteraad en instructie voor de griffier allen van de gemeente Lansingerland.

T24.04744

Artikel 1 - Definities In dit protocol wordt, tenzij anders bepaald, verstaan onder: a) Bestuursorgaan: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht; b) Burgemeester: de burgemeester van de gemeente Lansingerland als bestuursorgaan, als bedoeld in artikel 61 van de Gemeentewet en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte, als bedoeld in artikel 171 van de Gemeentewet; c) College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lansingerland als bestuursorgaan, als bedoeld in artikel 34 van de Gemeentewet; d) Commissie: Een door één van de bestuursorganen van de gemeente Lansingerland ingestelde commissie als bedoeld in artikelen 82, 83 en 84 van de Gemeentewet; e) Geheim: Informatie die door een bevoegd bestuursorgaan expliciet als geheim is aangemerkt en waarvan de inhoud niet openbaar mag worden gemaakt, tenzij de verplichting tot geheimhouding formeel is opgeheven door het daartoe bevoegde orgaan, overeenkomstig het bepaalde in hoofdstuk Va van de Gemeentewet; f) Gemeentesecretaris: de algemeen directeur van de gemeente Lansingerland, als bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet; g) Griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger, als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet; h) Horizonbepaling: de conditie waaronder of de datum waarop de geheimhouding moet worden opgeheven of opnieuw moet worden

bepaald; i) Raad: de gemeenteraad van de gemeente Lansingerland als bestuursorgaan, als bedoeld in artikel 7 van de Gemeentewet; Artikel 2 - Geheim hanteren 1) In de informatievoorziening tussen de raad, de burgemeester, het college en de commissies wordt: a) de term ‘geheim’ gehanteerd; b) de term ‘vertrouwelijk’ niet gebruikt c) de term ‘embargo’ niet gebruikt. 2) Informatie van het college, de burgemeester en de raad is openbaar, óf zij is geheim. 3) Het college, de burgemeester of een door deze bestuursorganen ingestelde commissie legt enkel geheimhouding op over (gedeelte(n) van) stukken, waarbij informatie die geheim moet blijven zoveel mogelijk wordt opgenomen in een bijlage. 4) De raad of een door dit bestuursorganen ingestelde commissie legt enkel geheimhouding op over (gedeelte(n) van) stukken, waarbij informatie die geheim moet blijven zoveel mogelijk wordt opgenomen in een bijlage. 5) Op alle pagina’s van documenten die onder de geheimhouding vallen wordt, overeenkomstig artikel 89 eerste lid van de Gemeentewet, de tekst ‘geheim’, middels een watermerk, vermeld. In het geval er geen sprake is van informatie in de schriftelijke vorm, dan zal op passende wijze kenbaar worden gemaakt dat er sprake is van geheime informatie.

6) Als geheimhouding wordt opgelegd wordt in het BW-advies of voorstel minimaal het volgende vermeld: a) de beslispunten of het besluit, met daarin: i) welke onderdelen van een voorstel geheim zijn; ii) de wettelijke grondslagen conform de Gemeentewet en de Wet open overheid; iii) de horizonbepaling (termijn); iv) het eventueel verstrekken van de geheime informatie aan een ander bestuursorgaan of andere(n). b) de motivering met daarin:

T24.04744

i)

de toepassing van de grond(en) uit artikel 5.1 eerste en/of tweede lid van de Wet open overheid; ii) de horizonbepaling, met uitleg over de lengte van de termijn. 7) Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”. 8) Als het college geheime informatie met de raad deelt bevat de raadsinformatiebrief minimaal de onderdelen zoals genoemd in lid 6 van dit artikel. Artikel 3 - Lijst geheime informatie en besloten vergaderingen 1) De gemeentesecretaris houdt een lijst bij van alle informatie waar het college of de burgemeester of een door een van deze bestuursorganen ingestelde commissie geheimhouding heeft opgelegd. 2) De griffier houdt een lijst bij van alle informatie waar de raad of een door dit bestuursorgaan ingestelde commissie geheimhouding heeft opgelegd. 3) De in het eerste en tweede lid bedoelde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing: a) de datum en het onderwerp van het stuk, of het raadsbesluit waar de bijlage bij hoort; b) de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd; c) kenmerk van het stuk; d) de reden van geheimhouding (wettelijke grondslag en motivatie); e) de horizonbepaling (termijn); en f) het team dat het stuk heeft aangeleverd.

Artikel 4 – Jaarlijkse controle van de reden van de geheimhouding en de horizonbepalingen 1) De gemeentesecretaris bewaakt de reden van geheimhouding én de horizonbepalingen, beiden als bedoeld in artikel 3 lid 3, met betrekking tot alle informatie waar het college, de burgemeester of een door een van deze bestuursorganen ingestelde commissie geheimhouding heeft opgelegd. 2) De griffier bewaakt de reden van geheimhouding én de horizonbepalingen, beiden als bedoeld in artikel 3 lid 3, met betrekking tot alle informatie waar de raad of een door dit bestuursorgaan ingestelde commissie geheimhouding heeft opgelegd. 3) De gemeentesecretaris controleert jaarlijks in het eerste kwartaal de reden van geheimhouding én de horizonbepalingen, beiden als bedoeld in artikel 3 lid 3, en zorgt dat er een advies wordt voorgelegd aan het college, over het eventueel verlengen van de horizonbepaling dan wel het opheffen van de geheimhouding. 4) De griffier controleert jaarlijks in het eerste kwartaal de reden van geheimhouding én de horizonbepalingen, beiden als bedoeld in artikel 3 lid 3, en zorgt dat er een advies wordt voorgelegd aan de raad, over het eventueel verlengen van de horizonbepaling dan wel het opheffen van de geheimhouding over die stukken waarop de raad zelfstandig geheimhouding heeft opgelegd overeenkomstig de lijst als bedoeld in artikel 3 lid 2.

5) Indien noodzakelijk wordt door het college, de burgemeester, de raad of een door een van deze bestuursorganen ingestelde commissie (binnen de toepasselijke bevoegdheden) tijdens de jaarlijkse controle besloten over de eventuele verlenging van de horizonbepaling dan wel het opheffen van de geheimhouding. 6) Indien het in lid 3 bedoelde advies betrekking heeft op informatie die aan de raad is voorgelegd of toegezonden doet het college een voorstel aan de raad over het eventueel verlengen van de horizonbepaling dan wel het opheffen van de geheimhouding.

T24.04744

7) Geheimhouding wordt niet opgeheven, zonder vooraf ter zake overleg te plegen met het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. Tenzij het voorstel tot het opheffen van de geheimhouding afkomstig is van datzelfde bestuursorgaan. 8) Ten aanzien van de reden van geheimhouding, namelijk de wettelijke grondslag en motivatie, wordt jaarlijks een zorgvuldige en gemotiveerde belangenafweging gemaakt. Indien de geheimhouding langer dan 5 jaar geleden is opgelegd geldt een verzwaarde motivatieplicht conform de Wet open overheid. Artikel 5 - Tussentijds opheffen van de geheimhouding 1) Het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd kan (binnen de toepasselijke bevoegdheden), buiten de hiervoor genoemde jaarlijkse controle van de reden van geheimhouding én de horizonbepalingen, beiden als bedoeld in artikel 3 lid 3, op ieder moment besluiten tot het eventueel verlengen van de horizonbepaling dan wel het opheffen van de geheimhouding. 2) In afwijking van het eerste lid, kan het bestuursorgaan dat informatie waarop geheimhouding is opgelegd en aan de raad is voorgelegd of toegezonden buiten de genoemde jaarlijkse controle (binnen de toepasselijke bevoegdheden), op eigen initiatief aan de raad een voorstel doen tot het verlengen van de horizonbepaling dan wel het opheffen van de geheimhouding.

3) Indien een besluit als bedoeld in het eerste of tweede lid nodig is in het kader van een binnengekomen Woo-verzoek, als bedoeld in artikel 4.1 of 5.5 van de Wet open overheid, zal dit (voorgenomen) besluit in de eerstvolgende vergadering van de bij het verzoek betrokken bestuursorga(a)n(en) worden behandeld. Artikel 6 – Openbaarmaking na opheffen van de geheimhouding 1) De lijsten van geheime informatie, als bedoeld in artikel 3 eerste en tweede lid, worden na de jaarlijkse controle omtrent het wel of niet opheffen van de geheimhouding, als bedoeld in artikel 4 derde en vierde lid, en besluitvorming omtrent het eventueel verlengen van de horizonbepaling dan wel het opheffen van de geheimhouding openbaar gemaakt. 2) Informatie waarop de geheimhouding wordt opgeheven door de raad wordt na het besluit tot opheffen daarvan openbaar gemaakt. Artikel 7 - Schending geheimhouding 1) Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester of deze namens de gemeente aangifte doet. 2) In die gevallen dat de burgemeester betrokken is bij de schending van de geheimhouding besluit de loco-burgemeester of deze namens de gemeente aangifte doet. Artikel 8 - Slotbepalingen 1) Deze regeling wordt aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Lansingerland 2026’. 2) Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

3) Het Protocol geheime stukken en besloten vergaderingen gemeenteraad Lansingerland 2014 wordt ingetrokken.

T24.04744

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 januari 2026. de griffier

de voorzitter

Eveline Hamelink-van Rens

Rik van der Linden