[T24.03345] Nota Verbonden Partijen 2025 - 2028

Pagina 23/35

T24.04396

4.5.3 Zienswijzen De nieuwe Wgr beschrijft de mogelijkheid om bij alle soorten onderwerpen zienswijzen op te stellen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over kadernota’s, strategische agenda’s of meerjarenplannen. Elke gemeenschappelijke regeling dient hier een afweging in te maken en dit met bepalingen vast te leggen. 4.5.4 Evaluatie Elke gemeenschappelijke regeling dient een aantal bepalingen te hebben over de mogelijkheid tot evaluatie van de gemeenschappelijke regeling. Er kan gekozen worden om geen periodieke evaluatie te houden, maar dan moet dit expliciet worden benoemd.

4.6

Lokale instrumenten

De gemeente Lansingerland kiest ervoor om aanvullende instrumenten in te zetten om gedurende het jaar grip te houden op de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen (bij verbonden partijen) en tijdig de benodigde informatie beschikbaar te hebben voor de eigen begroting en jaarstukken.

4.6.1

Factsheets

De factsheet is een lokaal instrument. Drie keer per jaar biedt het college de factsheets van alle verbonden partijen aan de raad ter informatie aan. Dit is tijdens de begroting, de jaarrekening en de bijzondere raadsvergadering verbonden partijen (doorgaans in juni). In de factsheets staan naast de algemene gegevens ook informatie over veranderingen die mogelijk van invloed zijn op Lansingerland. Het format van de factsheets omvat een risicoprofiel (via financiële en bestuurlijke analyse) en doelmatigheidsanalyse (hebben de verbonden partijen bijgedragen aan de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen). In bijlage 2 is het format van de factsheet opgenomen.

4.6.2

Risicomanagement door financiële en bestuurlijke analyse

Risicomanagement is een instrument om gebruikmakend van een financiële en bestuurlijke analyse te komen tot een bepaald risicoprofiel voor een verbonden partij. Op basis van dit risicoprofiel kunnen extra kaderstellende of controlerende acties ondernomen worden of afspraken worden gemaakt over informatievoorziening. De in het schema genoemde middelen zijn niet limitatief. In onderstaand schema is een aantal vragen gesteld voor het uitvoeren van een financiële analyse. De vragen richten zich voor dit onderdeel met name op de begrippen control en governance en daarmee op sturing, beheersing en toezicht. In het tweede schema staan vragen over de uitvoering bestuurlijke analyse waarbij ook de begrippen welwillendheid, leiderschap en vertrouwen een onderdeel zijn. De vragen zijn nadrukkelijk bedoeld als hulpmiddel voor het doen van een analyse. Het overwegend scoren van ‘laag’ leidt tot de conclusie dat de financiële analyse ook laag scoort. Omdat niet alle vragen geheel kwantificeerbaar zijn, is discussie over de scores mogelijk.

Pagina 24/35

T24.04396

Richtlijnen

Laag

Gemiddeld

Hoog

Volledig

Deels

Niet

In hoeverre is de gemeente financieel aansprakelijk?

Niet

Gedeeltelijk

Volledig

Is de organisatie in staat om financieel bij te sturen?

Volledig

Deels

Niet

Is de bedrijfsvoering van de organisatie op de orde?

Ja

Gedeeltelijk

Nee

Is de kwaliteit van het risicomanagement van de organisatie op orde?

Ja

Gedeeltelijk

Nee

Is het weerstandsvermogen in de verbonden partij toereikend?

Omvang jaarlijkse financiële bijdrage  Inclusief aantal onvoorziene nacalculaties

Afhankelijk van de verbonden partij, beoordeling door de business controller

Benodigd gemeentelijk weerstandsvermogen op basis van de risico’s bij de verbonden partij

Afhankelijk van de verbonden partij (zie de nota risicomanagement 2025 – 2028)

Tabel 2. Financiële analyse verbonden partijen.

Pagina 25/35

T24.04396

Richtlijnen

Laag

Gemiddeld

Hoog

In hoeverre komt het Lansingerlandse belang overeen met het belang van de organisatie?

Volledig

Gedeeltelijk

Minimaal

Is er invloed op de samenstelling van het bestuur?

Ja

Is Lansingerland vertegenwoordigd in het bestuur?

Dagelijks bestuur

Algemeen bestuur / overig

Nee

Zijn er duidelijke afspraken over doelen te leveren prestaties en worden deze afspraken nagekomen?

Ja

Gedeeltelijk

Nee

In welke mate is er vertrouwen in het bestuur en/of directie van de verbonden partij?

Volledig

Gemiddeld

Minimaal

Zijn er duidelijke afspraken over informatievoorziening?

Ja

Gedeeltelijk

Nee

In hoeverre zijn de te leveren prestaties van invloed op de realisatie van gemeentelijke beleidsdoelstellingen?

Minimaal

Gemiddeld

Volledig

Nee

Tabel 3. Bestuurlijke analyse verbonden partijen

Pagina 26/35

T24.04396

Tabel 4. Overzicht bestuurlijke en financiële risico’s Bestuurlijk risico Laag

Gemiddeld

Hoog

Laag

Basispakket

Basispakket

Pluspakket

Gemiddeld

Basispakket

Basispakket

Pluspakket

Hoog

Pluspakket

Pluspakket

Risicopakket

Financieel risico

4.6.3 Overzicht van (aanvullende) instrumenten afhankelijk van het risicoprofiel

Kaderstellend

Basispakket (laag)

Pluspakket(gemiddeld)

Risicopakket(hoog)

Zienswijze begroting

Afspraken over aanleveren

Jaarlijks vaststellen aanvullende kaders

Paragraaf VP

begroting niet zijnde

en prestatie- en effect indicatoren

Kaderbrief

gemeenschappelijke

bijvoorbeeld via kengetallen.

regelingen

Aanwezigheid van meerjarenbegrotingen en –doelstellingen. Indien van toepassing: het opstellen van een dienstverleningsovereenkomst met prestaties en prijzen. Afspraken over indexering van inwonersbijdrage.

Controlerend

Jaarstukken VP Paragraaf VP in jaarrekening Informatieplicht college bij GR

Extra tussentijds

Het periodiek volgen van benchmarken

informatieverzoek

vergelijkbare verbonden partijen;

Bestuursrapportage

Een periodieke externe audit van de

Rekeningencommissie van

kwaliteit van diensten, organisatie en

gemeenschappelijke regeling

kostenniveau; Certificering van werkprocessen (wordt de kwaliteit duurzaam geleverd?)

Pagina 27/35

T24.04396

Mogelijkheid tot verzoek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid VP (artikel 213a GW) Mogelijkheid tot verzoek rekenkamer onderzoek. Toepassen van afwegingskader of de VP nog voldoet aan de huidige eisen/omstandigheden.

Informatievoorziening

Factsheets

Presentatie avond

Vooraf afgesproken rapportagemodel

(facultatief)

en overlegstructuur met verbonden

Standaard terugkoppeling bij

partij, het toesturen van de (kwartaal)rapportages aan de raad.

agendapunt verbonden partijen op commissie

Periodieke gesprekken met verbonden

vergaderingen.

partij over ambities, kwaliteit,

Raad vooraf informeren (via lid AB) bij belangrijke

planning, projecten en inspanningen en relatiebeheer (governance). Zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau.

besluiten van en ontwikkelingen bij verbonden

Organiseren, indien nodig, van

partijen.

regionaal overleg en eventueel

Op verzoek ambtelijke

afstemming.

ondersteuning aan AB-

Periodieke toelichting op verbonden

raadslid of lid

partij van contactpersoon aan

adviescommissie

portefeuillehouder tijdens stafoverleg

Pagina 28/35

T24.04396

Bijlage 1 Uitvoeringsdocument Het uitvoeringsdocument bevat de werkafspraken van de ambtelijke organisatie. Lansingerland heeft een coördinator verbonden partijen en een vast contactpersoon per verbonden partij. Rol van de coördinator verbonden partijen: advisering, coördinatie en overzicht  Is aanspreekpunt voor de contactpersonen en de ambtelijke organisatie indien er vragen zijn van algemeen bestuurlijke aard (denk hierbij ook aan mogelijke belangenverstrengeling, geheimhoudingsplicht, advisering over toepassen afwegingskader en uittreding/liquidatie).  De coördinator verbonden partijen stimuleert de betrokken ambtelijke contactpersonen op hun taakverantwoordelijkheid richting raad en de tijdige en volledige advisering aan bestuurders en geeft gevraagd en ongevraagd advies over verbonden partijen aan bestuur en ambtelijke organisatie. De betrokken ambtenaren weten wat er van hen wordt verwacht.  Adviseert de coördinerend portefeuillehouder  Heeft een overzicht van ambtelijke contactpersonen per verbonden partij.  Informeert alle verbonden partijen over bestuurlijke vertegenwoordiging.  Draagt zorg voor het zaakdossier in Corsa zodat informatie over verbonden partijen voor betrokken collega’s goed toegankelijk is.  Zorgt voor actueel overzicht op de internetsite van het register verbonden partijen.  Werkt nauw samen met de griffie.

 Coördineert het inwerkprogramma voor de nieuwe raad met betrekking tot verbonden partijen  Houdt overzicht in het totale proces van begrotings-zienswijzen  Stuurt aan op een eenduidige implementatie van de financiële en bestuurlijke analyse bij verbonden partijen Rol van de ambtelijke contactpersoon verbonden partijen (accounthouder)  De contactpersoon onderhoudt regelmatig op ambtelijk niveau contact met de verbonden partij.  Contactpersoon is verantwoordelijk voor de verbonden partij. Hij werkt nauw samen met de business controller.  Bieden van inhoudelijke en beleidsmatige ondersteuning aan de portefeuillehouder en in voorkomende gevallen aan college en/of raad. Regelmatig overleg met de portefeuillehouder (in stafoverleg) over de verbonden partij.  Het in gang zetten van de noodzakelijk procedures bij de ontvangst van stukken. De contactpersoon hanteert hierbij –indien nodig en in nauwe afstemming met de griffie- het proces zienswijze verbonden partijen uit het handboek bestuurlijke processen (T24.02814).  Indienen zienswijze op de begroting van een gemeenschappelijke regeling.  Vult het zakendossier in corsa voor de eigen verbonden partij.  Verantwoordelijk voor het schriftelijk kenbaar maken van de besluiten van college en/of raad aan het (algemeen) bestuur van de verbonden partij.

 Het mede opstellen van de paragraaf verbonden partijen voor de (verantwoording van de) jaarrekening en begroting.  Het invullen van de jaarlijkse factsheets inclusief financiële en bestuurlijke analyse.  Het invullen van de Lange Termijn Agenda voor verbonden partijen.

Pagina 29/35

T24.04396

Taken van de portefeuillehouder van de verbonden partij  Vertegenwoordigt de gemeente in het bestuur van de verbonden partij  Vertegenwoordigt het gemeentelijk belang van de gemeente in het (algemeen) bestuur van de verbonden partij  Onderhoudt op bestuurlijk niveau contacten met andere deelnemende gemeenten in de verbonden partij  Representeert de gemeente bij (openbare) bijeenkomsten van de verbonden partij  Onderhoudt contact met de ambtelijk contactpersoon over de lopende ontwikkelingen van de verbonden partij, bijvoorbeeld concept-zienswijzen van de verbonden partij  Onderhoudt contact met de raadsrapporteur van de verbonden partij  Voert het woord in commissie- en raadsvergaderingen over de verbonden partij

Werkafspraken over de informatievoorziening aan de raad  De raad ontvangt drie keer per jaar de geactualiseerde factsheets; dit is bij de begroting, de jaarrekening en de bijzondere raadsvergadering verbonden partijen.  Op basis van de factsheet kan de raad om een informatieavond verzoeken waarin de betrokken verbonden partij nader toegelicht wordt. Zo een informatieavond wordt door de contactpersoon georganiseerd.  De ambtelijke contactpersoon is verantwoordelijk voor actieve informatieverstrekking van ‘zijn’ verbonden partij via college aan raad. Dit vindt plaats via terugkoppeling in de commissievergaderingen en het actief (laten) plaatsen van informatie op het RIS. Hij houdt de tijdige levering van de ontwerpbegroting, jaarrekening en andere relevante stukken in de gaten en informeert de griffie daarover.  Het format van de factsheets wordt gebruikt om zowel de raad jaarlijks te informeren als om de input te leveren voor de gemeentelijke jaarstukken.  Bij de instelling van een nieuwe gemeenteraad wordt door de griffie een inwerkprogramma opgesteld voor kennismaking met verbonden partijen van de gemeente. Taken griffie  Draagt zorg indien nodig van de vergaderingen van verbonden partijen  Hanteert in overleg met de ambtelijk contactpersoon de aangepaste werkwijze voor het indienen van een zienswijze en/of maakt afspraken over het tijdig aanleveren van de stukken.

 Draagt zorg voor een speciale raadsvergadering in juni voor het behandelingen van de zienswijzen op begroting van de gemeenschappelijke regelingen.  Informeert coördinator verbonden partijen over stukken die rechtstreeks bij de griffie binnen komen.  Ondersteunen van de raadsrapporteurs

Pagina 30/35

T24.04396

Bijlage 2 Format factsheet Factsheet ten behoeve van de begroting Lansingerland en GR-raad (Kijkt vooruit) Naam verbonden partij Type regeling

Collegeregeling/raadsregeling/burgemeestersregeling/ gemengde regeling*

Vestigingsplaats Deelnemende partijen Visie en beleidsvoornemens Publiek belang van Lansingerland in Verbonden Partij (waarom nemen we deel?) Financieel belang van Lansingerland in de Verbonden Partij (hoeveel betalen we?) Instructie: deelnemersbijdrage dan wel aandeelhouderspercentage Eigen vermogen Uit: Begroting volgend kalenderjaar Vreemd vermogen Uit: Begroting volgend kalenderjaar Financieel resultaat Uit: Begroting volgend kalenderjaar Specifieke financiële risico’s (welke risico’s bestaan er, specifiek voor deze GR, die niet in de weerstandsparagraaf zijn opgenomen?) Bestuurlijke risico’s Relevante informatie - Voeg hier een hyperlink toe van de meest recente zienswijze

Pagina 31/35

T24.04396

-

Voeg andere informatie toe

Aanvullende gegevens (invullen bij GR-raad)

Naam verbonden partij Wat zijn de belangrijkste beleidsvoornemens van de verbonden partij voor het komende jaar? Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten of mogelijke knelpunten voor de gemeente Lansingerland voor het komende jaar? Zijn er aandachtspunten beschreven in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening?

Factsheets t.b.v. Jaarrekening Lansingerland (Kijkt terug) Naam verbonden partij Type regeling

Collegeregeling/raadsregeling/burgemeestersregeling/ gemengde regeling*

Vestigingsplaats Deelnemende partijen Visie en beleidsvoornemens Publiek belang van Lansingerland in Verbonden Partij (waarom nemen we deel?) Behaalde resultaten in het afgelopen kalenderjaar Financieel belang van Lansingerland in de Verbonden Partij (hoeveel betalen we?) Instructie: deelnemersbijdrage dan wel aandeelhouderspercentage Eigen vermogen

Pagina 32/35

T24.04396

Uit: Jaarrekening afgelopen kalenderjaar Vreemd vermogen Uit: Jaarrekening afgelopen kalenderjaar Financieel resultaat Uit: Jaarrekening afgelopen kalenderjaar Specifieke financiële risico’s (welke risico’s bestaan er, specifiek voor deze GR, die niet in de weerstandsparagraaf zijn opgenomen?) Bestuurlijke risico’s Heeft de accountant onrechtmatigheden geconstateerd die effect hebben op de begrotingscriteria, voorwaardencriteria, Misbruik & Oneigenlijk gebruik? Geef een toelichting. (Voor definities zie het interne Controleplan) Relevante informatie - Voeg hier een hyperlink toe van de meest recente zienswijze Voeg andere informatie toe

Pagina 33/35

T24.04396

Bijlage 3 Rol raadsrapporteur Opdracht raadsrapporteurs 2024 Doel is om de raad beter aan te haken bij de verbonden partijen. Informatievoorziening aan de raad te verbeteren en de positie van de raad te versterken. De raad beter in positie is om invloed uit te oefenen. Op de volgende manieren kunnen raadsrapporteurs hier invulling aan geven:  Vooraf input geven en betrokken worden bij het (ambtelijk) opstellen van zienswijzen met betrekking tot de verbonden partijen  Overleggen met bestuurlijke portefeuillehouder  Pro-actief ophalen van informatie bij ambtelijk contactpersoon, portefeuillehouder/AB-lid, verbonden partij al dan niet middels een (gezamenlijk) overleg of via de website van de verbonden partij (AB- stukken)  Delen van informatie met raads- en commissieleden bv door terugkoppeling bij het agendapunt actualiteiten in de commissie (schriftelijk of mondeling)  Het uitvragen bij de raad/woordvoerders bij de inhoudelijke invulling van hun raadsrapporteurschap  Zo nodig samenwerking zoeken met andere deelnemende gemeenten door: o a. Contact op te nemen met collega raadsleden van die deelnemende gemeenten o b. Het benaderen via de griffie van andere gemeenteraden

Pagina 34/35

T24.04396

Bijlage 4 Beslisboom rechtmatigheid verbonden partijen

Verbonden partij heeft eigen rechtspersoonlijkheid

Ja

Gemeente heeft overwegende zeggenschap m.b.t. verbonden partij

Nee

Ja

Verbonden partij heeft voldaan aan het gemeentelijk normenkader

Nee

Ja Nee

Verbonden partij heeft specifieke voorwaarden gesteld aan bijdrage

Ja Verbonden partij heeft voldaan aan specifieke voorwaarden

Nee Nee

Onrechtmatige transacties werken niet door naar gemeente

Wel rechtmatigheidsprobleem bij gemeente

Ja

Geen rechtmatigheidsprobleem bij gemeente

Wel rechtmatigheidsprobleem bij gemeente

Pagina 35/35