[T24.01543] Afsprakenbrief Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

Goedgekeurde versie Bestuurlijk Overleg d.d. 11 september 2024

Afsprakenbrief onderwijshuisvesting [project] te [locatie]

www.lansingerland.nl

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

Deel A – algemene afspraken Met ondertekening van deze afsprakenbrief, leggen de [schoolbestuur] en de gemeente Lansingerland de afspraken vast voor het [project – (ver)nieuwbouw, renovatie, uitbreiding etc]. Deze afsprakenbrief is opgebouwd uit twee delen. Deel A betreft de algemene richtlijnen, processen en afspraken voor alle projecten. Deel B betreft de project specifieke onderdelen welke voor ieder project ingevuld dienen te worden. Bij besluit van 11 maart 2020 heeft de gemeenteraad van Lansingerland het Integraal Huisvestingsplan 20202024 Primair Onderwijs vastgesteld. Op [datum] heeft de gemeente de tweede actualisatie hiervan vastgesteld. Deze afsprakenbrief legt de onderlinge afspraken en verhoudingen vast voor de uitwerking en realisatie van elk afzonderlijk project in het IHP en is onlosmakelijk verbonden met dat besluit. Er is gedurende de initiatieffase overleg en afstemming geweest tussen de gemeente Lansingerland en het schoolbestuur over de uitvoering van het [project]. De gemaakte afspraken leggen partners vast in deze afsprakenbrief. De afsprakenbrief is een onderdeel van de beschikking. 0. Begripsbepaling Businesscase: Businesscase eigen bijdrage schoolbestuur. Op basis van een concreet uitgewerkte businesscase percentage eigen bijdrage stelt het college de definitieve hoogte van de eigen bijdrage van het schoolbestuur per project vast.

De bouwheer is verantwoordelijk voor het maken van de businesscase. College: college van burgemeester en wethouders. Gemeente: de gemeente Lansingerland. Onbeheersbaar risico: een onvoorziene omstandigheid waardoor de bouwheer bij de uitvoering van het project, ondanks getroffen voorzorgsmaatregelen, met het vooraf bepaalde taakstellende budget de voorziening niet in redelijkheid kan realiseren (conform pagina 3 en 4 onder kopje “risicobeheersplan”) Partners: de gemeente Lansingerland en betreffende schoolbestu(u)r(en) en mogelijke andere betrokken partijen die deel uitmaken van het project. Stichtingskosten: kosten nodig voor bouwkundige werken, installaties, vaste inrichting en terrein, de advieskosten van de architect, installateur en constructeur en de bouwbegeleiding van het project voor de bouwheer, leges, advieskosten diverse adviseurs, indirecte kosten aannemer (bouwplaatskosten, algemene bedrijfskosten, winst- en risico, post onvoorzien, verzekeringen en BTW). Een en ander zoals conform de normvergoeding gedefinieerd in de modelverordening door de VNG. Stuurgroep (plus): Bestaat uit afgevaardigden namens de gemeente Lansingerland en [schoolbestu(u)r(en)]; Verordening: Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Lansingerland, herziening 2022. 1.

Bouwheerschap  Volgens de toepasselijke onderwijswetgeving (art 103 Wpo/art 101 Wec/76n Wvo) fungeert het schoolbestuur als bouwheer tenzij gemeente en schoolbestuur overeenkomen dit anders in te vullen. Hier aangeven wie bouwheer is indien schoolbestuur dit niet is en waarom. Voordat tot de uitvoering van het project wordt overgaan willen partners (gemeente en schoolbestuur) duidelijkheid hebben omtrent ieders taken en verantwoordelijkheden. De bouwheer draagt de verantwoordelijkheid voor de realisatie van het gebouw met terrein tot en met de oplevering en de eventuele afhandeling daarvan. Schoolbestuur en gemeente werken bij de realisatie van het project samen 2/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

door uitwisseling van informatie en door de stapsgewijze vaststelling van de fasedocumenten. Het bouwheerschap houdt in dat het schoolbestuur opdrachtgever is voor de realisatie van het project, waarbij geldt dat de fasedocumenten de goedkeuring van de stuurgroep behoeven.

Taken/verantwoordelijkheden bouwheer De bouwheer heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: 1. Het realiseren van de huisvesting van [project] binnen de vastgestelde uitgangspunten en kaders en derhalve:  het ontwikkelen van diverse fasedocumenten (waaronder projectplan, programma van eisen, voorlopig en definitief ontwerp, risicobeheersingsplan, e.d.), zoals in deze afsprakenbrief uitgewerkt;  het selecteren en contracteren van architect en adviseurs;  het zorgdragen voor de uitvoering en kosten van alle benodigde onderzoeken, vergunningen en bijbehorende meldingen;  het ontwikkelen van een voor uitvoering gereed ontwerp;  het aanvragen en verkrijgen van de omgevingsvergunning en eventuele aanvullende vergunningen;  het aanbesteden van het project in de markt;  de realisering van de nieuwbouw/herbouw/verbouw/uitbreiding wat voldoet aan vigerende wet- en regelgeving.  2. Het toetsen van plannen en ontwerpen aan de kaders en uitgangspunten zoals in deze afsprakenbrief genoemd, conform het Integraal Huisvestingsplan 2020 - 2024.  3.

Het bewaken van de voortgang en de financiële kaders van het project conform het taakstellend krediet (vastgelegd in de voorlopige beschikking), waaronder:  de overall-planning (realisatie binnen de vastgestelde planning);  het actualiseren van het risicobeheersingsplan casu quo het voorkomen van escalatie van risico’s binnen de invloedsfeer;  het bijhouden van een deugdelijke en inzichtelijke financiële administratie van het project;  het bijhouden van meer- en minderwerk;  het bijhouden van de besteding van stelposten. 4. Het onderhouden van tijdige en adequate communicatie naar en participatie met alle stakeholders (belanghebbenden) van het project (nader te bepalen in het projectplan) is de verantwoording van de bouwheer. De gemeente Lansingerland hecht grote waarde aan de participatie van de omgeving (zoals omwonenden en bedrijven en organisaties) middels een gedegen stakeholders analyse en uitvoering daarvan. 5. Het tijdig informeren van gemeente en op de afgesproken momenten dan wel op verzoek over de ontwikkelingen en uitvoering van bovenstaande taken en verantwoordelijkheden.  6. Het organiseren van een oplevering met alle betrokken partners, waar goedkeuring gevraagd wordt op de uitgevoerde taken.

De goedkeuring op uitgevoerde taken door de bouwheer vindt op twee momenten plaats, te weten:  oplevering van het gebouw (via uitnodiging door de bouwheer);  levering van de financiële eindafrekening en projectverantwoording aan de gemeente (in de vorm van accountantsverklaring, bestuurlijke verklaring, architectenverklaring en NEN2580-meting); 3/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

 Ter afsluiting van zijn taken verzoekt de bouwheer aan de stuurgroep om decharge van zijn taakstelling uit monde van deze overeenkomst. De gemeente behandelt dit verzoek binnen een redelijke en billijke termijn met een maximum van twee maanden, welke wordt bevestigd met een schriftelijke bevestiging. 7. De bouwheer zal:  nader te contracteren adviseurs een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering laten afsluiten welke schade dekt welke het gevolg kunnen zijn van het geleverde advies;  een constructie allrisk verzekering laten afsluiten, welke de kosten voor schade tijdens de bouw (herbouw) dekt;  met een nader te contracteren aannemer / marktpartij een overeenkomst sluiten welke is gebaseerd op de uniforme administratieve voorwaarden van de UAV 2012 (voor uitvoering van werken) of de UAV – gc 2005 (voor geïntegreerde contracten);  in de opdracht aan de nader te contracteren aannemer/marktpartij een garantie- & onderhoudstermijn opnemen volgens § 11 van de UAV 2012. De termijn bedraagt minimaal zes maanden voor de aspecten bouwkunde en constructies en twaalf maanden op het aspect installaties. Taken en verantwoordelijkheden gemeente De gemeente heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: 1. Het beschikbaar stellen van het voor het project vastgestelde taakstellende krediet.

De gemeente draagt zorg voor het tijdig beschikbaar stellen van de voor het project benodigde middelen, conform de in deze afsprakenbrief genoemde termijnschema. 2. Het beschikbaar stellen binnen haar organisatie van tijdige en voldoende capaciteit voor het project vanuit onderwijshuisvesting. Communicatie en afstemming met het omgevingsloket ten behoeve van vergunningen en afstemming openbare ruimte is taak bouwheer. 3. Het aanbieden van een gemeentelijke contactpersoon als het gaat om zaken die betrekking hebben op het proces. Taken en verantwoordelijkheden schoolbestuur Het schoolbestuur heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: 0. Het beschikbaar stellen van de voor het project vast te stellen eigen bijdrage uit de businesscase; 1. Het kosteloos beschikbaar stellen binnen haar organisatie van tijdige en voldoende capaciteit ten behoeve van het project; 2. Het aanbieden van een contactpersoon als het gaat om zaken die betrekking hebben op het proces. Risicobeheersingsplan Naast het bepalen en vaststellen van taken en verantwoordelijkheden bij potentiële projectrisico’s, is het opstellen van een risicobeheersingsplan onderdeel van het nader op te stellen projectplan. Hierin worden de voornaamste risico’s uitgewerkt en aangegeven hoe deze risico’s beheerst worden. Voorbeelden van risico’s zijn: financiën, omgeving, communicatie, planning, ontwerp.

Per projectfase levert de bouwheer een fasedocument aan de stuurgroep, waar ook telkens het risicobeheersingsplan onderdeel van uit maakt. In beginsel valt de beheersing van opgetreden risico’s en overschrijdingen onder de verantwoordelijkheid van de bouwheer. Mogelijk dat hierover bij het vaststellen van het risicobeheersingsplan in de definitiefase tussen bouwheer en partners aanvullende afspraken worden gemaakt. Mocht de bouwheer tijdens een projectfase een risico constateren die moeilijk beheersbaar lijkt, dan informeert hij direct de partners via de stuurgroep. Hiervoor geldt het volgende: 4/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

Op het moment dat ondanks alle voorzorgsmaatregelen het project door onvoorziene omstandigheden financieel uit de pas dreigt te lopen, dan is het aan de bouwheer om met een plan te komen hoe met overschrijdingen om te gaan. Van belang hierbij is dat beide partijen hiervoor in overleg gaan op moment dat het risico zich voordoet. Mogelijke overschrijdingen en bezuinigingen worden ingebracht en besproken in de stuurgroep. Additionele lasten kunnen enkel in rekening worden gebracht bij de gemeente als hier vooraf expliciet door de gemeente goedkeuring voor is verleend. Het budget dat bij beschikking is afgegeven is taakstellend voor het project. Ingeval van een overschrijding van het "taakstellend" krediet, is de bouwheer verantwoordelijk voor voorstellen om binnen het krediet te blijven. Indien dit niet mogelijk wordt geacht, informeert de bouwheer de stuurgroep hierover. Wanneer bouwheer met een motivatie heeft aangetoond dat er geen verdere versoberingen in het ontwerp kunnen worden aangebracht dan kan de overschrijding worden voorgelegd aan de portefeuillehouder in de VO-fase of aan het college van de gemeente Lansingerland in de DO-fase en/of aanbestedingsfase. De wethouder of het college van burgemeester en wethouders besluiten of een project doorgaat naar de volgende fase en of een definitieve beschikking met opgehoogd taakstellend budget wordt afgegeven.

Met onderstaand overzicht, leggen partners de demarcatie vast in taken en verantwoordelijkheden tussen gemeente en schoolbestuur bij de potentiële projectrisico’s: Demarcatie verantwoordelijkheden bouwheerschap Gemeente 1. Bouwrijp leveren van de grond. Verantwoordelijkheid om de grond tijdig bouwrijp aan te leveren t.b.v. het bouwproject. 2. Slopen (deel) bestaande gebouw Indien er een bestaand gebouw(deel) gesloopt wordt zal er hiervoor specifiek budget door de gemeente beschikbaar gesteld worden. 3. Aanleveren processtukken voor eventuele wijziging bestemmingsplan Streven naar uitbreiding die past binnen het bestemmingsplan (of binnenplanse afwijking). 4. Vergunningprocedure Het opstellen van stukken, indienen van de aanvraag en bijbehorende stukken en communicatie over bezwaren. 5. Projectgebonden communicatie en participatie Het toepassen van gepaste communicatie en participatieactiviteiten voor het specifieke project op belanghebbenden (docenten, leerlingen, omwonenden etc.) ten behoeve van het belang van het project op de aangewezen locatie. 6. Visie op onderwijs(huisvesting) Vertaling van de opvatting over het onderwijs naar de functionele opzet en indeling van het gebouw. 7. Draagvlak bij gebruikers creëren Schoolbestuur richting docententeam en partners.

Bouwheer

V

B

V/B

V/B

B

V

X

V

B

V

B

V

X

V

5/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

8. Aanbesteding uitvoering  Bouwheer doet voorstel voor aanbestedingswijze. Na akkoord zet bouwheer aanbesteding op en waar nodig adviseert deze hierin de stuurgroep t.a.v. uitkomst voor contract met derden.

B

V

9. Budgetbeheersing Bouwheer is verantwoordelijk voor budgetbewaking en rapporteert aan stuurgroep. Bij afwijkingen adviseert bouwheer de stuurgroep om binnen kaders te blijven. 10. Projectplanning  Bouwheer is verantwoordelijk voor projectplanning en bewaking en rapporteert aan stuurgroep. Bij afwijkingen adviseert bouwheer de stuurgroep om binnen kaders te blijven. 11. Technische uitwerking  Bouwheer is technisch inhoudelijk verantwoordelijk voor ontwerp, uitwerking en realisatie binnen vastgelegde afspraken en wetgeving. 12. Prijsverhogende marktontwikkelingen Bouwheer doet voorstellen in de Stuurgroep en deze neemt beslissingen om mogelijke budgetoverschrijdingen te voorkomen Legenda: Verantwoordelijk voor Betrokken bij Geen verantwoordelijkheid of betrokkenheid

B

V

B

V

X

V

B

V

V B X

8. Uitgangspunten en randvoorwaarden Het project dient te voldoen aan de volgende uitgangspunten en randvoorwaarden: vigerende bouwregelgeving, waaronder het Bouwbesluit en de beleidsregels bouwoverlast; vigerende wet- en regelgeving inzake onderwijshuisvesting; vigerende wet- en regelgeving inzake kinderopvang (BSO), waaronder de Wet op de kinderopvang en Kwaliteitseisen peuterspeelzalen; de Verordening; de strategische uitvoeringskaders onderwijshuisvesting meegegeven door de gemeenteraad van Lansingerland. Deze strategische uitvoeringskaders zijn in het Uitvoeringsplan geconcretiseerd naar een toetsingskader bestaande uit tien elementen waarop ook dit project wordt getoetst: 1. Combinatiegebruik: inzet op clustering / samenwerkingscombinaties (scholen, IKC-vorming) en gerichte inzet op combinatiegebruik (wonen, werken, maatschappelijke functies) bij en/of boven scholen. 2. Buurteffect: het effect op de buurt bij voorgenomen planontwikkeling (onderwijsaanbod, kansen en aanwezigheid van gymvoorziening op wijkniveau). 3. Renovatie of nieuwbouw: de (bouw- en kostentechnische) haalbaarheid van renovatie van bestaande schoolgebouwen en de (kosten)afweging renovatie of nieuwbouw. 6/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

4. Leegstand en vrijvallende locaties: de kansen die er liggen in het optimaal benutten van (leegstaande) ruimten en vrijvallende kavels. 5. Duurzaamheid: de mogelijkheden tot verduurzaming (Bijna Energie Neutraal Gebouw (BENG), Energie Neutraal Gebouw (ENG), Nul-op-de-Meter (NoM) en het streven naar 5 gasloos, met als uitgangspunt de ambities van het college en de (voorziene) landelijk geldende duurzaamheidseisen. 6. Verkeer en vervoer: de verkeerskundige consequenties van de beoogde ontwikkeling en de eventueel benodigde oplossingsmaatregelen. 7. Participatie: de wijze waarop het schoolbestuur (als bouwheer) per project het participatieproces inricht met stakeholders (ouders, MT, onderwijsteam, buurt), onder andere om samen de inpassingsvraagstukken te bespreken. 8. Groennorm: wijze waarop invulling wordt gegeven aan de gemeentelijke Groennorm 9. Natuur, bodem en milieu: de eventuele aandachtspunten en beperkingen voor schoollocaties vanuit ecologie, natuur en milieu (geluid, fijnstof) en bodem (verontreiniging, niet gesprongen explosieven). 10. Beleid Gemeente Lansingerland Leidraad ten behoeve van klimaat adaptief bouwen. 11.

Bijzonderheden: specifieke aandachtspunten voor het project, de welstandstoets, de toegankelijkheid van schoolpleinen en de gevolgen van het vigerende bestemmingsplan Bovenstaande projectuitgangspunten zijn voor het project gespecificeerd in IHP 2020-2024. inachtneming van de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Lansingerland; specifieke randvoorwaarden en inventarisaties op het gebied van verkeer, bodem/archeologie, flora- en fauna, welstand, geluid en luchtkwaliteit ter voorbereiding van de afgifte van een omgevingsvergunning. De bouwheer krijgt de beschikking over de onderzoeken die in het kader van het opstellen van het Uitvoeringsplan IHP zijn verricht. 9. Aanbestedingstechnische randvoorwaarden  De gids proportionaliteit van de Nationale overheid is maatgevend voor het uitvragen van partijen door de bouwheer. Dit geldt voor zowel adviseurs als werken. Uitgangspunt voor de uitvraag van zowel adviseurs en werken zal door bouwheer in een inkoopplan worden uitgewerkt. Indien de bouwheer partijen contracteert die niet conform de regelgeving zijn uitgevraagd zal de gemeente deze niet financieren. In de aanbestedingsdocumenten wordt aansluiting gezocht bij het gemeentelijke inkoopbeleid.

Dat betekent dat er in ieder geval een afweging gemaakt wordt met betrekking tot de inzet van Social Return on Investment (SROI) en de wijze waarop duurzaamheidscriteria onderdeel uitmaken van de opdracht. Dit geldt voor alle in te kopen partijen van de bouwheer (adviseurs, architecten en aannemers). Ten behoeve van adviesdiensten zal de bouwheer eenduidig opnemen dat de advies/ontwerp opdracht is opgedeeld uit separate deelopdrachten voor de fasen definitie, VO, DO, aanbesteding en uitvoering. Afwijkingen tussen het inkoopbeleid van de Gemeente en de bouwheer worden in de stuurgroep besproken. Om rechtmatigheid en doelmatigheid van de aanbestedingsprocedure te borgen maken partners de volgende afspraken: De gemeente wordt vroegtijdig betrokken bij de inkoopstrategie (contract- en aanbestedingsstrategie) en het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. De bouwheer blijft verantwoordelijk voor de inkoopstrategie. De gemeentelijk aanbestedingsadviseur adviseert de portefeuillehouder in de stuurgroep over de rechtmatigheid en doelmatigheid van de aanbestedingsprocedure, het aanbestedingsresultaat en de gunning, voordat in de stuurgroep fasedocumenten worden vastgesteld. Uiteindelijk is de bestuurder, als bouwheer, verantwoordelijk en beslissingsbevoegd. 7/14

T24.01543

-

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

Bouwheer en partners maken vroegtijdig procesafspraken om de benodigde doorlooptijd hiervan tot een minimum te beperken; Dit geldt ook voor het uitvragen en contracteren van de adviesdiensten voor het project zoals architecten, bouwmanagers en andere in te huren partijen door bouwheer. Indien bouwheer partijen contracteert zonder deze op een goed gekeurde wijze aan te hebben besteed zal dit kunnen leiden tot een stopzetting of beperking van het krediet.

10. Projectfases en planning

De fases en planning van de planontwikkeling en realisatie is in principe als volgt. Deze planning is onder voorbehoud en afhankelijk van de te kiezen bouwvorm en aanbestedingsvorm. In deel B is een project specifieke planning opgenomen. Indien voor een andere marktvorm wordt gekozen dan wordt onderstaande planning daarop aangepast. De planning is een terugkerend onderwerp in de Stuurgroep. Tijdens de Definitiefase wordt onderstaande planning op hoofdlijnen geconcretiseerd. 11. Plantoetsing Conform de onderwijswetgeving (art 104 Wpo/102 Wec/76o Wvo, jo artikel 15 van de Verordening) behoeven het bouwplan (Definitief Ontwerp) en de bijbehorende stichtingskostenraming de instemming van de gemeente. Partners spreken af dat het ontwerp/bouwplan in elk van projectfases tijdig wordt getoetst en gezamenlijk wordt vastgesteld middels een te accorderen fasedocument. Iedere fase wordt afgesloten middels een fasedocument. De bouwheer levert de fasedocumenten minimaal vier weken (20 werkdagen) voor gewenste goedkeuring/stuurgroep aan. Partners zetten zich maximaal in voor een tijdige en zorgvuldige voortgang en besluitvorming. Goedkeuring van fase documenten door gemeente neemt circa drie weken (15 werkdagen) in beslag mits deze binnen de randvoorwaarden vallen. Hierbij is het van belang dat de bouwheer tijdig aankondigt wanneer stukken worden aangeleverd.

Het staat partners vrij om een second opinion uit te voeren op de voorgestelde bouwplannen en bijbehorende ramingen. Na beoordeling en vaststelling van het fasedocument in de stuurgroep, kan met de volgende fase gestart worden en vindt er de volgende kredietverstrekking plaats. In onderstaand overzicht wordt per projectfase aangegeven welke onderdelen in het fasedocument door de bouwheer inzichtelijk worden gemaakt ter besluitvorming. In ieder fasedocument wordt generiek inzichtelijk maakt: De raming van de stichtingskosten met hierin opgenomen de bouwkosten en alle bijkomende kosten;

8/14

T24.01543

-

-

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

De voortgang met betrekking tot de GROTICK-aspecten: geld, risico’s, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit. Bouwheer maakt hiervoor gebruik van de methode projectmatig werken of een soortgelijke systematiek; De wijze waarop risico’s worden beheerst middels een risicobeheersingsplan.

Per fase spreken partners aanvullend af om de volgende onderdelen op te nemen in het fasedocument. Definitiefase Deel A: Een projectplan, welke ten doel heeft de haalbaarheid van het project inzichtelijk te maken en onderbouwt op welke wijze is voldaan aan de kaderstelling vanuit het Uitvoeringsplan en deze afsprakenbrief; Een concreet uitgewerkt voorstel van de hoogte van de eigen bijdrage van de school, zodat partijen een indicatie krijgen van de eigen bijdrage. In de DO-fase wordt de hoogte van de eigen bijdrage definitief gemaakt. Indien het schoolbestuur een KDV wenst op te nemen in de plannen dient hiervoor een separaat financieringsvoorstel te worden opgenomen in de definitiefase; Een uitgewerkt kavelpaspoort. Deel B: Functioneel, technisch en ruimtelijk programma van eisen; Deel C: De aanbestedingsstrategie (adviseurs en uitvoerende partijen) onderlinge werk- en procesafspraken rondom de planning.

VO-fase Uitwerking van architectonische, functionele, constructieve, grond mechanische en installatietechnische ontwerpen, conform standaard taakbeschrijving (STB 2014) voor de betreffende fase; Stichtingskostenbegroting, conform indeling NEN 2699 (gedetailleerdheid niveau 4); Bouwkostenbegroting conform indeling NEN 2699 (gedetailleerdheid niveau 4), opgesteld door de architect en gecontroleerd door een onafhankelijk kostenadviseur; Benoemen van de belangrijkste 5 risico’s incl. beheersmaatregelen; DO-fase Definitieve plattegronden, materialisatie, kleurgebruik, gevels, wanden, vloerdikten, techniek en voorschriften conform standaard taakbeschrijving (STB 2014) voor de betreffende fase; Definitieve businesscase percentage eigen bijdrage (herberekening businesscase uit definitiefase aan de hand van het Definitief Ontwerp); Stichtingskostenbegroting conform indeling NEN 2699 (gedetailleerdheid niveau 4); Bouwkostenbegroting conform indeling NEN 2699 (gedetailleerdheid niveau 4), opgesteld door de architect en gecontroleerd door een onafhankelijke kostenadviseur; Benoemen van de belangrijkste 5 risico’s incl. beheersmaatregelen op basis van de GROTIK pincipes. Na goedkeuring van het Definitief Ontwerp en stichtingskostenraming wordt door de gemeente onder voorbehoud een krediet beschikbaar gesteld.

Het voorbehoud betreft de uitkomst van de aanbesteding en het daarvan aan de gemeente te verstrekken proces-verbaal. Zodra bekend is wat de aanneemsom is en welke inschrijver voor opdrachtverstrekking in aanmerking voor gunning, wordt het definitieve bouwkrediet vastgesteld, waarna de bouwheer tot definitieve gunning over kan gaan. 9/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

Aanbesteding Vooraf ter goedkeuring Definitieve aanbestedingsstrategie Contracten conform UAV / UAV-gc Aanbestedingsleidraad (voor ieder onderdeel) Na aanbesteding Proces verbaal van aanbesteding Nota’s van inlichtingen Volledige digitale contracten Aangepaste STIKO t.b.v. definitieve beschikking Realisatiefase De eventuele latere wijzigingen in ontwerp en bestek (tijdens de realisatiefase) worden ter goedkeuring aan de stuurgroep voorgelegd. De gemeente en schoolbestuur (verenigd in de Stuurgroep) beoordelen voorafgaand aan door te voeren wijzigingen en bij oplevering of het geleverde aan de afspraken en de gestelde eisen voldoet. Bij de oplevering ziet de bouwheer erop toe dat de benodigde documenten beschikbaar zijn. Het gaat daarbij tenminste om bouwkundige en installatietechnische revisietekeningen, vergunningen, garantieverklaringen, certificeringen en sleutelplan. Ingebruikname Bij ingebruikname van het schoolgebouw ondertekenen de gemeente en het schoolbestuur een overdrachtsdocument, ingebruiknemingsovereenkomst of …. Deze dient voor ingebruikname ondertekend te zijn. Oplevering en decharge Na de definitieve oplevering zal de bouwheer, binnen 6 maanden, de stuurgroep een voorstel tot decharge aanbieden.

Hierin minimaal op te nemen: Procesverbaal van Oplevering (getekend); Financieel eindoverzicht Project evaluatie op alle GROTIK aspecten; Een Meer Jaren OnderhoudsPlan (MJOP) voor 10 jaar; Juridische overdracht. Gebruiksfase De bouwheer legt verantwoording af over de besteding van de door gemeente beschikbaar gestelde middelen voorzien van een door de accountant ondertekende controleverklaring. Uit deze verklaring dient te blijken dat de bestedingen aan dit project als rechtmatig zijn beoordeeld, waarbij is getoetst aan de toepasselijke regelgeving en deze afsprakenbrief. Deze verantwoording vindt plaats uiterlijk negen maanden na ingebruikname van de voorziening. Indien in de aannemingsovereenkomst een onderhoudstermijn is opgenomen, die buiten de garantietermijn valt, dan moeten de daaraan verbonden kosten reeds bij inschrijving worden vermeld. Deze kosten zijn geen onderdeel van de stichtingskosten. De onderhoudskosten zijn voor rekening van het schoolbestuur. 12. Kredietverstrekking Het investeringskrediet wordt in termijnen beschikbaar gesteld. Dit vindt plaats op de volgende wijze en ritme: 10/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

-

8 % (voorbereidingskrediet), bij ondertekening van deze afsprakenbrief;

-

5% bij gereed zijn van het Voorlopig Ontwerp [VO];

-

5% bij akkoord op het Definitief Ontwerp [DO].

-

10% na instemming met de uitkomst aanbesteding en goedkeuring van de opdrachtverlening. Dan volgt hier definitieve beschikking en definitief bouwbudget;

-

66% tijdens de realisatiefase, volgens een tussen partners nader af te spreken betalingsregime aansluitend op de termijnregeling met de uitvoerende partijen;

-

5% na goedgekeurde oplevering van het gebouw;

-

1% bij einde onderhoudstermijn [bij 6 of 12 maanden].

Een eventuele eigen bijdrage vanuit het schoolbestuur wordt verrekend met de betalingen gedurende de uitvoeringsfase.

13. Projectorganisatie De bouwheer zorgt voor een deugdelijke projectorganisatie. Deze ziet er als volgt uit: -

Projectgroep (intern bouwheer), waarin de projectleider (van de bouwheer) zit, contactpersonen namens de schoolbesturen en een onafhankelijk bouwkundig adviseur. De taken van de projectgroep zijn: bewaken voortgang op tijd, kwaliteit en informatie; uitzetten van opdrachten aan ontwerp- en bouwteam en beoordelen van hun adviezen, input en accordering van de adviezen aan de Stuurgroep.

-

Stuurgroep, waarin vertegenwoordigers zitten vanuit gemeente en schoolbestuur (of -besturen). Deze hebben het mandaat om fasedocumenten te accorderen. In de stuurgroep neemt ook de projectleider (van de bouwheer) deel (als ‘linking pin’ met de projectgroep). Taken van de stuurgroep zijn: vaststellen en bewaken kaders, vaststellen fasedocumenten, gunning en fase-resultaat. De stuurgroep wordt in de basis één keer per maand gehouden op een vast tijdsstip. Eventuele derde partijen binnen het project hebben geen stemrecht in de stuurgroep.

-

Stuurgroep plus: deze komt bij elkaar op cruciale vooraf bepaalde momenten op moment dat er situaties voordoen die afwijken van de afgesproken kaders (en waarin besluiten worden gevraagd) en op moment dat er in de stuurgroep geen overeenstemming wordt bereikt (escalatie).

-

Werkgroepen: functioneren onder de projectgroep, en rondom specifieke thema’s (bijvoorbeeld duurzaamheid, inrichting, technisch, buitenterrein). Taken van werkgroepen zijn: input leveren op vragen die de projectgroep graag in detail door een kleine groep uitgewerkt wil hebben.

De onafhankelijke adviseurs hebben geen stemrecht, maar adviseert de bouwheer, de gemeente en desgewenst de stuurgroep aangaande de inhoud en proces van het project. De opdracht van de bouwkundig adviseur is om het project binnen de afgesproken kaders uitgevoerd te krijgen en daarvoor de adviezen te geven die daarvoor nodig zijn. De adviseur participeert proactief in de voorbereiding en vaststelling van de 11/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

fasedocumenten, de wijze van aanbesteding en gunning. Deze adviseur adviseert de bouwheer tijdens de planvorming, de aanbesteding, de realisatie en het toezicht, en informeert de gemeente periodiek over het verloop van het project. Deze adviseur heeft geen stem in de besluitvorming. De projectleider namens de bouwheer wordt nader bepaald. De taken van de projectleider zijn: eindverantwoordelijk voor het project, bewaken van kwaliteit, samenhang en voorgang, zorgdragen voor benodigde fasedocumenten (incl. projectplan, raming), afspraken maken over inhoud en proces, aansturing projectgroep en adviseurs, de ‘linking pin’ tussen de projectgroep en de stuurgroep (agendering van onderwerpen in stuur- en projectgroep en ontwerpteam, verslaglegging van besprekingen). De invulling en rollen van de overleggen is in deel B van deze brief opgenomen. 14. Eigendomsverhoudingen Na oplevering van het project wordt het schoolbestuur juridisch eigenaar van het schoolgebouw, aangezien het al juridisch eigenaar is van de grond en het huidige schoolgebouw. Het economisch eigendom van het schoolgebouw ligt bij de gemeente. De grond waarop het schoolgebouw staat wordt (‘om niet´) ter beschikking gesteld aan de school. Indien anders afgesproken hier omschrijven en toelichting.

Voor een eventuele aanvullende akte wordt door de huidige juridische eigenaar in nader overleg een notaris benaderd, welke zal zorgdragen voor het opstellen van de benodigde akte en inschrijving in de openbare registers indien noodzakelijk. De kosten voor deze akte wordt gedragen door de huidige juridisch eigenaar. 15. Eigen bijdrage schoolbestuur wegens verduurzaming schoolgebouw Op grond van artikel 4, tweede lid van de Verordening wordt voor het project een eigen bijdrage van het schoolbestuur gevraagd binnen de stichtingskosten. Daarbij wordt rekening gehouden met het terugverdieneffect op de exploitatie conform de TCO-methodiek (Total Cost of Ownership). Per project wordt op basis van een businesscase de reële eigen bijdrage vastgesteld. Dit gebeurt aan de hand van de verwachte besparing op energie, de verwachte besparing op onderhoud en reservering vervanging (installaties en gebouwschil) de besparing op het huidige Meerjaren Onderhouds Plan (MJOP) in de voorliggende vijf jaar en de eventueel de te verwachten exploitatievoordeel (terugverdienen) uit bijvoorbeeld de exploitatie van een gymzaal, aula of klaslokaal. De eigen bijdrage wordt geraamd tijdens de Definitiefase en de Definitief Ontwerp-fase en gecontroleerd bij oplevering (middels de businesscase percentage eigen bijdrage). De bouwheer is verantwoordelijk voor het maken van de businesscase. 16.

Geschillenregeling Indien er tijdens het proces geschillen ontstaan zal er eerst in de stuurgroep plus worden getracht met elkaar in goed overleg tot een oplossing te komen. Indien dat niet lukt, zullen partners vervolgens proberen door middel van mediation (overeenkomstig het NMI Mediation Reglement) tot een oplossing te komen. Partners wijzen samen een mediator aan.

12/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

DEEL B project specifieke gegevens In deel B worden de project specifieke en inhoudelijke uitgangspunten voor het project opgenomen. Onderstaande zaken dienen in overleg tussen Gemeente en Schoolbestuur ingevuld te worden. 17. Doelstelling en programma project Schoolbestuur en gemeente hebben overeenstemming bereikt over de uitgangspunten en doelstelling van het project. De voorziening wordt gerealiseerd aan de [adres] te [plaats] (kadestraal […]). Het project omvat de volgende bouwopgave: School met bruto vloeroppervlak van [BVO] m2 voor maximaal [aantal] leerlingen (leerling prognose [……]).1 Het schoolgebouw zal in de basis worden uitgewerkt als een generiek schoolgebouw. Eventuele onderwijs specifieke wensen dienen in het interieur opgevangen te worden; Basis speelplaats toereikend en passend binnen de kavel. Nieuwbouw/renovatie/uitbreiding op locatie [adres] met een levensduurverlenging van 40 jaar met als streven een duurzaamheidsniveau BENG/NoM (Nul op de Meter) en Frisse Scholen Klasse B. Fietsparkeren Groen Klimaat adaptief bouwen (convenanten)? - IKC/KDV conform ….. - Er zijn locatie gebonden kosten vastgesteld, deze zijn opgenomen in het investeringsbedrag en betreffen …

18. Projectplanning 1. Definitiefase  Start vindt plaats op [datum]. 2. Voorlopig ontwerpfase (VO)  Start VO-fase vindt plaats op [datum]. 3. Definitief ontwerpfase (DO)  Start DO-fase vindt plaats op [datum] 4. Bouwvoorbereidingsfase  Start aanbesteding2 vindt plaats op [datum]. 5. Realisatiefase  Start realisatie vindt plaats op [datum].  De oplevering vindt plaats op [datum]. 6. Gebruiksfase  De inhuizen vindt plaats op [datum].

1

Uitgangspunt voor het aantal leerlingen is de leerlingenprognose die tweejaarlijks in opdracht van de gemeente wordt geactualiseerd door een onafhankelijk extern bureau en vastgesteld in overleg met de schoolbesturen (OOGO). Per project wordt bij aanvang zo nodig in overleg met het schoolbestuur de precieze benodigde onderwijshuisvestingscapaciteit opnieuw bepaald op basis van deze herziene prognose. 2 Waar in de planning dit opgenomen wordt is afhankelijk van de aanbestedingsprocedure en de contractvorm.

13/14

T24.01543

Afsprakenbrief [project] te [locatie] Uitvoeringsplan onderwijshuisvesting 1ste tranche IHP 2020 -2024

19. Project organisatie De projectgroep (door bouwheer) bestaat uit de volgende personen: … De stuurgroep bestaat uit de volgende personen: … De stuurgroep plus bestaat uit de volgende personen: …

Ondertekening voor akkoord Partners gaan uit van een goede samenwerking en wensen elkaar veel succes toe met de verdere voorbereiding en uitvoering van dit project. Voor akkoord, Namens [bestuur]

……….

Datum: ………………

Namens de gemeente Lansingerland,

Esther Boonstra, Domijndirecteur Samenleving

Datum: ………………[datum]

Partners wordt gevraagd om voor die datum in tweevoud te ondertekenen en 1 exemplaar aan de andere partij retour te zenden.

14/14