[T24.01115] Frauderisicoanalyse 2023
Tekst van het document
#
Frauderisicofactor 1 Bevoordeling van derden /
Risico-omschrijving
Mogelijke gevolgen risico
Gemaakte kosten door derden Onrechtmatige inkoop, welke leidt tot een anders bevriende partijen (niet-zakelijke overschrijden de EUdan goedkeurende controleverklaring. transacties) aanbestedingsgrens en zijn onterecht niet aanbesteed met als doel 'bevoordeling' bepaalde partijen (gunnen van werk etc.).
2 Doorbreking interne procedures
Inkoop of aanbesteding gebeurt en bevoordeling van derden / door niet bevoegde functionaris, bevriende partijen (niet-zakelijke waardoor opdracht niet transacties) rechtsgeldig/rechtmatig tot stand komt en bevriende/gelieerde partijen worden bevoordeeld.
3 Doorbreking interne procedures
Inkopen onder de EUen bevoordeling van derden / aanbestedingsgrens worden bevriende partijen (niet-zakelijke onjuist (niet conform het transacties) geldende inkoop en aanbestedingsbeleid) verstrekt of de geschatte opdrachtwaarde is onjuist bepaald met als doel omzeilen van de procedures en het zo kunnen bevoordelen van partijen.
4 Ontvreemding van activa door misleiding derden of samenspanning
5 Ontvreemding van activa door misleiding derden of samenspanning
Classificatie (hoog/midden/l aag) op basis van kans * impact IT systemen
Controleplan voor interne controle
Benodigde gegevens:
Proces
Key2Fin / Corsa
Vooraf: opstellen startdocumenten (link@work) Vooraf: communicatie op @work over inkoop en aanbesteding Achteraf: spendanalyse Achteraf: Controle op leverancierstotalen en voorwaarden. Achteraf: Controle op mandaten (mandaatregister). Achteraf: Controle startdocumenten inkoop.
Ja
- Uitvoeren van een spendanalyse op de totale bestedingen van crediteuren, waarbij wordt gekeken naar de bestedingen in het jaar T > 50K en bestedingen over 4 jaar > 200K. Hierbij zal worden vastgesteld of kosten de EUaanbestedingsgrens overschrijden en of deze dan ook op een juiste wijze zijn aanbesteed. Tevens wordt gekeken naar mandaatregeister en startdocumenten.
- Dump ontvangen facturen uit Key2Fin - Inkooporder - Offerte / gunning - Getekende raamovereenkomst / opdrachtverstrekking (incl waarde vd opdracht) - Mandaatregister - Startdocument
Inkoop en aanbesteding (VIC-proces 9)
Key2Fin / Corsa
Processtappen boeking en bijbehorende autorisatie (mandaatregister, functieprofielen) naleven.
Ja
Vanuit de betaalde facturen uit Key2Fin een steekproef - Dump ontvangen facturen uit Key2Fin trekken en vaststellen of de betreffende factuur gebaseerd is - Inkooporder op een opdracht, welke door bevoegd orgaan is verstrekt - Offerte / gunning - Getekende raamovereenkomst / opdrachtverstrekking (incl waarde vd opdracht) - Mandaatregister - Functieprofielen
Inkoop en aanbesteding (VIC-proces 9)
Key2Fin / Corsa
Vooraf: inkoopbeleid, integriteitsbeleid, gedragscode, bewustwording, ambtseed, integriteitscode externen, VOG voor in- en externen. Achteraf: Periodiek VIC op naleving procedure.
Ja
Vanuit de betaalde facturen uit Key2Fin een steekproef - Dump ontvangen facturen uit Key2Fin trekken en vaststellen of de betreffende factuur gebaseerd is - Inkooporder op een opdracht, welke door bevoegd orgaan is verstrekt. De - Offerte / gunning opdrachtwaarde juist is berekend en gekozen is voor de juiste - Getekende raamovereenkomst / aanbestedingsmethode op basis van het inkoop en opdrachtverstrekking (incl waarde vd aanbestedingsbeleid. opdracht)
Inkoop en aanbesteding (VIC-proces 9)
Key2Fin BNG
Functievermenging voorkomen door rechten in de financiële administratie voor de controlerend functionaris te beperken en geen rechten te verlenen tot muteren van crediteurengegevens. Dat is vastgelegd in de autorisatietabel. Check bankrekening.
Ja
- Vanuit Key2Fin een Mutatieverslag generen van de - Mutatieverslag uit Key2Fin wijzigingen van de crediteuren stamgegevens in het boekjaar - Achterliggende facturen/ mails van T. crediteuren - Een willekeurige steekproef hierop trekken en vaststellen - Autorisatietabel medewerkers in Key2Fin dat mutaties gegrond zijn adhv onderliggende stukken zoals de factuur met het gewijzigde IBAN nr. - Vaststellen dat mutatie is doorgevoerd door andere medewerker dan controleur -Vaststellen dat het nieuwe IBAN nr in Key2Fin aansluit met het IBAN nr op de factuur.
Factuurverwerking en betaling (VIC-proces 5)
Key2Fin
Vanuit het systeem wordt er afgedwongen (autorisatietabel) dat Ja eerst twee afzonderlijke goedkeuringen zijn afgegeven voordat het betaalbaar gesteld kan worden. Via de routing wordt de factuur automatisch naar de bijbehorende budgethouder gestuurd voor de fiattering waar oa wordt vastgesteld of de prestatie is geleverd. Vervolgens zal de desbetreffende teammanager van de afdeling een tweede goedkeuring geven.
- Steekproef op basis van inkoopfacturen - Controle per factuur of de juiste budgethouders hebben getekend voor akkoord; - Op welke wijze is prestatielevering vastgesteld en onderbouwd.
- Dump van inkoopfacturen uit Key2 - De routings van de betreffende inkoopfacturen - Achterliggende bewijsstukken van medewerkers waaruit de prestatielevering blijkt.
Factuurverwerking en betaling (VIC-proces 5)
Key2Fin
Bij het aanmaken van de nieuwe crediteur wordt deze gekoppeld Ja aan de betreffende budgethouder en teammanager. Op basis van de autorisatietabel.
- steekproef op basis van inkoopfacturen - controle per factuur op, hebben de juiste medewerkers getekend voor akkoord; - op welke wijze is prestatielevering vastgesteld en onderbouwd.
- Dump van inkoopfacturen - Achterliggende bewijsstukken van medewerkers waaruit de prestatielevering blijkt. - Autorisatietabel
Factuurverwerking en betaling (VIC-proces 5)
Key2Fin
In de periode van de jaarwissel wordt aan alle budgethouders gevraagd of zij de kosten willen inventariseren die mogelijk een effect hebben op de overlopende passiva. Aan de hand van een standaard formulier en onderliggende stukken wordt vervolgens geïnventariseerd welke kosten moeten worden meegenomen op de tussenrekening
Ja
- steekproef op basis van inkoopfacturen binnengekomen in T+1 '- steekproef op basis van inkoopfacturen binnengekomen in periode 12 van jaar T '- vaststellen dat prestatie is geleverd in jaar waarop het geboekt is
- Dump van inkoopfacturen in periode 12 van jaar T en jaar T+1 - achterliggende bewijsstukken van medewerkers waaruit de prestatielevering blijkt om vast te stellen dat deze in het juiste jaar zijn verantwoord.
Factuurverwerking en betaling (VIC-proces 5)
- Overzicht uit Motion met declaraties '- declaratieformulieren - cao - personeelsgids
Personeels- en salarisadministratie (VIC-proces 4)
H
Risico dat gelden aan de organisatie worden onttrokken door hiertoe onbevoegde functionarissen L
Door het niet volgen van het interne beleid of het onvoldoende onderbouwen van de geschatte opdrachtwaarde bestaat het risico dat inkopen onrechtmatig tot stand komen M
Het risico dat betalingen aan Verlies van middelen van de organisatie onrechthebbende plaatsvinden, Fraudegevoeligheid doordat het bankrekeningnummer waarop betaald wordt niet overeenstemt met het bankrekeningnummer van de leverancier
M
Het risico dat facturen worden Betalen voor prestaties die niet zijn geleverd betaald waarvoor geen prestatie is geleverd L
6 Doorbreking interne procedures
Het risico dat facturen betaalbaar worden gesteld door medewerkers, welke hier niet toe bevoegd zijn
Betaalbaar stellen door medewerkers die hier geen mandaat voor hebben L
7 Financial misstatements (bewust) Het risico dat facturen doelbewust Onjuist toerekenen van kosten aan het boekjaar. in het onjuiste jaar worden verantwoord, doordat prestaties nog niet zijn geleverd maar wel gefactureerd.
8 Ontvreemding van activa door misleiding derden of samenspanning
9 Ontvreemding van activa door misleiding intern (ghost on the payroll), soms door derden
10 Doorbreking interne procedures
Interne beheersingsmaatregel ter afdekking van risico
Risico ondervangen in IC aanpak
M
Het risico dat declaraties worden Het risico op onterechte uitbetaling of naheffing uitgekeerd zonder dat hier geldige van belastingdienst. bewijsstukken aan ten grondslag liggen
L
Motion
Het declaratieformulier dient eerst door de afdelingshoofden te Ja worden goedgekeurd en vervolgens zal PSA toetsen of dit binnen de richtlijnen van de personeelsgids / CAO vallen.
- Overzicht van ingeboekte declaraties per maand - control hiervan op basis van achterliggende bewijsstukken - vaststellen dat declaratie in overeenstemming is met cao/ Personeelsgids
Het risico dat loonkosten onjuist Risico op onterechte uitbetaling van loon / te hoge zijn doordat medewerkers te laat loonkosten in de jaarrekening uit dienst worden gemeld en hierdoor onterecht loon ontvangen of iemand anders dit loon krijgt.
M
Motion
Op basis van de schriftelijke opzegging van de uitdienst tredende Nee werknemer en het vier ogen principe op het mutatieverslag van de salarissen
.- Verkrijg een lijst met medewerkers in dienst op peildatum; - Overzicht medewerkers op peildatum. Personeels- en - Verzoek aan afdelingshoofden te laten bevestigen dat - Bevestiging van afdelingshoofden; salarisadministratie medewerkers nog in dienst zijn; - Overzicht uit dienst getreden medewerkers (VIC-proces 4) - Voer een steekproef uit op de medewerkers die uit dienst - Personeelsdossier uit dienst getreden zijn gegaan in het boekjaar medewerkers - Stel vast dat uit dienst treding overeenkomst ontslagbrief is - Betaalbestand op medewerker niveau verwerkt. aansluitend op totaalbetaling - Stel vast dat afrekening van verlofuren conform het systeem is verwerkt. - Stel vast aan de hand van het betaalbestand (maand na de uitdienst) dat de uitdiensttredende werknemer, niet meer op de lijst staat.
Het risico dat in dienst tredende medewerkers bewust onjuist worden verwerkt in de administratie of dat het personeelsdossier onvolledig is.
M
Motion
1) P&O medeweker dient aan de hand van een checklist alle benodigde documenten te archiveren in het (digitale) personeelsdossier. 2) Adequate toezicht door 2e lijn/3e lijn. Tevens te bespreken van deze frauderisico-analyse met externe accountant.
- Steekproef uitvoeren op de lijst met in dienst getreden medewerkers; - Vaststellen dat alle verplichte stukken welke verplicht zijn voor belastingdienst aanwezig zijn. - Vaststellen dat de gebruikte checklist is ondertekend voor volledigheid. - Vaststellen dat in dienst treding is verwerkt conform aanstellingsbesluit - Vaststelling dat aanstellingsbesluit conform functiehuis is opgesteld - Vaststellen dat aanstelling door bevoegd orgaan is ondertekend - Vaststellen dat aanstelling binnen formatie past - Aansluiting maken met de volgende stukken contract, mutatieverslag, salarisstrook en betaling
Risico dat loon foutief wordt uitbetaald of dat niet voldaan wordt aan de archiveringsplicht
Ja
- Overzicht in dienst getreden medewerkers Personeels- en - Personeelsdossiers salarisadministratie - Loonbetaling eerste maand (VIC-proces 4)
11 Ontvreemding van activa door misleiding intern (ghost on the payroll), soms door derden
-Het risico dat de gebruiksduur van activa bewust onjuist wordt ingeschat &; -Het risico dat activa bewust onjuist is geclassificeerd, waardoor afschrijvingen onjuist tot stand komen
Risico dat afschrijvingen te laag of te hoog worden verantwoord
L
Key2Fin
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid 2020-2024.
Ja
- Verkrijg de staat van activa - Stel vast dat investeringen met zelfde aard op eenduidige wijze worden afgeschreven - Stel vast dat afschrijving tot stand komt op basis van het vastgestelde nota activabeleid - Stel vast dat de investeringen in het jaar worden meegenomen in de zomerrapportage en slotwijziging d.m.v. een bijgestelde MIP en begroting
12 Financial misstatements (bewust) Het risico dat afschrijvingen bewust niet tijdig worden ingeboekt, doordat activa te laat gereed worden gemeld.
Risico dat afschrijvingen niet tijdig plaatsvinden, waardoor resultaat onjuist tot stand komt
L
Key2Fin
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid 2020-2024.
Ja
Afschrijvingen - jaarrekening
13 Onjuiste weergave van activa
Risico dat activa te laat worden afgeboekt, waardoor resultaat onjuist tot stand komt.
L
Key2Fin
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid 2020-2024.
Ja
Te lage / hoge opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
L
Key2Fin Corsa Excel
Een goede contractbeheersing met functiescheiding tussen de opsteller van het contract en de toetser, welke uiteindelijke door het afdelingshoofd moet worden getekend.
Ja
- Verkrijg overzicht van de investeringsfacturen - Activastaat - Stel vast dat de afgeronde investeringen zijn opgenomen in - Nota activabeleid de activastaat - Stel vast dat de afschrijving conform nota activabeleid is - Dump investeringsfacturen geregistreerd - Verkrijg de activastaat - activastaat - Stel steekproefsgewijs vast dat de activa welke is nog op de - activabeleid balans staat, nog werkelijk in gebruik wordt genomen adhv een waarneming, fotos, google maps streetview, online artikelen etc. -Draai een dump uit Key2Fin van de verhuuropbrengsten van - Dump uit Key2fin van alle boekjaar T en maak een willekeurige steekproef verhuuropbrengsten - Stel vast dat de bedragen in Key2Fin is gegrond aan de - Contractenregister hand van de onderliggende documenten (factuur, contract, - Factuur contractenregister) - Contract - Stel vast dat de bedragen op de factuur rekenkundig juist is - Bankontvangst adhv het contract - Stel vast dat het bedrag daadwerkelijk is ontvangen op de bankafschrift
15 Financial misstatements (bewust) Het risico dat verhuuropbrengsten Te lage opbrengstenverantwoording in de onvolledig is verantwoord jaarrekening
M
Key2Fin Corsa Excel
Een duidelijk totaaloverzicht van alle verhuurde objecten wordt Ja bijgehouden en dient als controlemiddel voor de volledigheid van de verhuuropbrengsten
- Jaarlijkse dient een volledigheidscheck te worden - Lijst uit het kadaster uitgevoerd op het totaaloverzicht van vastgoedobjecten in - Contracten overzicht eigendom van de gemeente die is verhuurd - Verkrijg een lijst uit het Kadaster met alle vastgoedobjecten in eigendom van de gemeente - Vaststellen of het interne totaaloverzicht volledig is adhv de lijst van het kadaster.
Verhuuropbrengsten (VIC-proces 8)
16 Inadequaat systeem van autorisatie en goedkeuring van transacties
Het risico dat niet goedgekeurde memoriaalboekingen in de administratie worden verwerkt / ongeautoriseerde memoriaalboekingen worden verwerkt
Foutieve / fraudegevoelige boekingen kunnen worden gemaakt waardoor de financiële administratie een onjuist beeld geeft.
H
Key2Fin
1) Een goede afbakening tussen de invoer en de controle van de Ja memoriaalboeking dient in Key2Fin te zijn geïncorporeerd / afgedwongen. Het systeem dient altijd het vier ogen principe toe te passen bij het uitvoeren van een memoriaalboeking met een bijbehorende autorisatietabel. 2) Adequate functiescheiding.
- Draai een dump uit Key2Fin van alle memoriaalboekingen van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de memoriaalboeking is goedgekeurd door de juiste persoon adhv de autorisatie tabel
- Dump uit Key2fin van alle memoriaalboekingen - Autorisatietabel - Routing (goedkeuring in key2)
Memoriaal (VIC-proces 2)
17 Onjuiste vastlegging (bewust)
Het risico dat een onjuiste Foutieve / fraudegevoelige boekingen kunnen memoriaalboeking wordt gemaakt worden gemaakt waardoor de financiële administratie een onjuist beeld geeft.
H
Key2Fin
Er dient altijd op basis van onderliggende documenten, dan wel Ja documentatie aanwezig te zijn waarop de memoriaalboeking op is gebaseerd. Deze dient door de invoerder te worden aangeleverd waarna de controle van de tweede functionaris zal plaatsvinden. Deze activiteiten worden tevens bijgehouden in het logbestand in Key2Fin (Routing).
-Draai een dump uit Key2Fin van alle memoriaalboekingen van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de memoriaalboeking is onderbouwd met onderliggende stukken - Stel vast dat de memoriaalboeking gegrond is adhv de onderliggende stukken
- Dump uit Key2fin van alle memoriaalboekingen - Routing (goedkeuring in key2) - Onderbouwing memoriaalboeking
Memoriaal (VIC-proces 2)
18 Financial misstatements (bewust) Het risico dat de bouwleges Te lage / te hoge opbrengstenverantwoording in bewust verkeerd berekend worden de jaarrekening (te laag), waardoor deze foutief in rekening wordt gebracht of helemaal niet in rekening.
L
Key2Fin / Zaaksysteem
Vier ogen principe bij het berekenen van de bouwleges en het toetsen hiervan. Daarnaast worden deze bouwleges automatisch berekend op basis van het bouwkosten kompas.
Ja
-Draai een dump uit Key2Fin van de bouwleges van boekjaar - Dump uit Key2fin van alle bouwleges T en maak een willekeurige steekproef - Factuur bouwleges - Stel vast dat de bedragen in Key2Fin is gegrond aan de - Legesverordening hand van de factuur - Stel vast dat de bedragen op de factuur rekenkundig juist is adhv de legesverordening van het betreffende boekjaar T
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
19 Financial misstatements (bewust) Het risico dat het tarief onjuist tot Te lage / te hoge opbrengstenverantwoording in stand komt, doordat niet de juiste de jaarrekening kosten worden toegerekend
M
Key2Fin / Zaaksysteem
Vier ogen principe bij de invoer van de tarieven door de applicatiebeheerder in Zaaksysteem en vervolgens de controle hierop door de Beleidsadviseur Bouwen en Milieu, aansluitend met de tarieven volgens de legesverordening.
ja
- Verkrijg de lijst met de verschillende tarieven die worden gehanteerd in Zaaksysteem voor het berekenen van de bouwleges - Stel vast dat de tarieven volgens de legesverordening aansluit met de tarieven in Zaaksysteem - stel vast dat de juiste tarieven worden gehanteerd bij de juiste afgrenzing van de bouwkosten - stel vast dat het maximum van de bouwkosten is verwerkt in Zaaksysteem
- Tarievenlijst uit Zaaksysteem - Legesverordening
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
20 Financial misstatements (bewust) Het risico dat de bouwleges niet juist worden toegerekend aan de verslagingsperiode
L
Key2Fin / Zaaksysteem
Het deel dat vooruit is ontvangen dient door de financiele medewerker als vooruitontvangen te worden geboekt. Waarna gedurende jaarrekeningtraject deze naar rato van realisatie van de kosten als opbrengst wordt verantwoord.
- Maak een aansluiting tussen het Zaaksysteem en de financiele administratie en stel vast dat alle aanvragen die geregistreerd in het Zaaksysteem ook verantwoord zijn in de financiele administratie.
- Tarievenlijst uit Zaaksysteem - Legesverordening
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
Het risico dat activa, welke niet meer in bezit zijn of niet meer worden gebruikt bewust nog wel staan geactiveerd
14 Financial misstatements (bewust) "- Het risico dat verhuuropbrengsten niet worden verantwoord c.q. weggesluisd worden.
Te lage / te hoge opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
- Activastaat - Nota activabeleid - bijgestelde MIP (zomerrapportage/ slotwijziging)
Afschrijvingen - jaarrekening
Afschrijvingen - jaarrekening
Verhuuropbrengsten (VIC-proces 8)
21 Financial misstatements (bewust)/Bewuste onjuiste inschatting van kosten/opbrengsten
Het risico dat de bouwkosten Te lage opbrengstenverantwoording in de bewust niet accuraat zijn jaarrekening opgesteld waardoor de bouwleges die hierop zijn gebaseerd niet juist is.
M
Key2Fin / Zaaksysteem
De bouwkosten zijn geraamd op de kengetallen van de externe ja partij bouwkostenkompas. De geraamde kosten kunnen op drie scenario's worden weergegeven, laag, midden of hoog. De gemeente kiest hierbij voor laag, wat ervoor zorgt dat de werkelijke bouwkosten hoger kunnen liggen. De gerealiseerde bouwkosten wordt naast de geraamde kosten gelegd zodat een concept afrekening kan worden opgesteld, deze wordt vervolgens gecontroleerd door de plantoetser.
-Draai een dump uit Key2Fin van de bouwleges van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Verkrijg de werkelijke kosten van de bouw - Stel vast dat de afrekening juist is berekend op basis van de werkelijke kosten
- Dump uit Key2fin van alle bouwleges - Factuur bouwleges - Werkelijke kosten - Legesverordening - Afrekening
Omgevingsvergunning (VIC-proces 7)
22 Onrechtmatige verstrekking van subsidie
Het risico dat (deels) onterecht subsidie is verleend vanwege te hoge kosten die zijn opgevoerd door de aanvrager
De kosten zijn onrechtmatig besteed
M
Corsa Key2fin Zaaksysteem
Inhoudelijk beoordelen van de aanvraag / tussentijdse ja rapportages en vaststelling van de subsidie op T+1. Daarnaast is een accountantsverklaring vereist voor subsidies > 50.000
- Vanuit de betaalde subsidies uit Key2Fin een willekeurige steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de betaalde subsidiebedragen gegrond zijn adhv de subsidiebeschikking
- Dump uit Key2fin van de betaalde subsidies -Subsidie dossier -Subsidiebeschikking -Vragenlijst aanvraag subsidie
Subsidieverstrekkingen (VIC-proces 10)
23 Onrechtmatige vaststelling van subsidie
Het risico dat de subsidie wordt vastgesteld adhv onvolledige of onvoldoende betrouwbare informatie van de aanvrager
De kosten zijn onrechtmatig besteed
M
Corsa Key2fin Zaaksysteem
De verwachtingen / prestatie verplichtingen worden duidelijk vooraf gecommuniceerd en vastgelegd in de beschikking adhv duidelijke prestatie indicatoren waarover de aanvrager tussentijds en achteraf moet rapporteren.
ja
- Dump uit Key2fin van de betaalde Subsidieverstrekkingen subsidies (VIC-proces 10) -Subsidie dossier -Vaststellingsvragenlijst -Vaststellingsbeschikking -Onderliggende stukken waarop vaststelling is gebaseerd
24 Doorbreking interne procedures
Het risico dat de werkzaamheden rondom de waarnemingen niet adequaat zijn uitgevoerd op de bestaande interne controle van sociaal domein
De kosten zijn onrechtmatig besteed
M
Corsa Key2fin Suite
Het sociaal domein voert een interne controle uit, waarbij een selectie wordt gemaakt en vervolgens een waarneming wordt uitgevoerd. Vervolgens dient een andere functionaris te waarborgen dat deze werkzaamheden adequaat en voldoende zijn geweest om een goed oordeel over te kunnen geven.
Ja
- Vanuit de betaalde subsidies uit Key2Fin een willekeurige steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de vaststelling is beschikt door de juiste persoon die over het mandaat beschikt. - Stel vast dat de vaststelling heeft plaatsgevonden adhv de juiste onderliggende stukken, dus of de prestatie verplichtingen zijn nagekomen zoals beschreven in de subsidiebeschikking - Verkrijg de VIC tussenrapportages - Beoordeel of voldoende werkzaamheden zijn uitgevoerd om een adequate conclusie te geven. - Kwaliteitsplan Lansingerland
- VIC tussenrapportages
Sociaal Domein (VIC-proces 12)
25 Financial misstatements (bewust) Het risico dat bewust de opbrengsten van grondverkopen onjuist / niet volledig zijn verantwoord
Te lage opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
26 Resultaatsturing (profit management)
Het risico dat bewust een onjuiste Te lage / hoge resultaatverantwoording in de verliesvoorziening wordt getroffen jaarrekening waardoor winststuring mogelijk is
27 Resultaatsturing (profit management)
Onjuist gewaardeerde tussentijdse Te lage / hoge resultaatverantwoording in de winstneming jaarrekening waardoor winststuring mogelijk is
M
Corsa Key2fin
De prijzen van de grond dienen op basis van gecertificeerde taxateurs tot stand te zijn gekomen, waarna deze prijzen nogmaals door de interne afdeling worden getoetst of deze prijzen redelijk zijn.
Ja
- Verkrijg uit Key2Fin een dump met de verkopen van grond en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de transactie is gegrond aan de hand van een notaris akte / contract. - Stel vast dat de prijs conform de afspraken zijn met taxatie rapportages - Maak een aansluiting tussen de bankontvangst, akte en Key2Fin
Corsa Key2fin
Een interne berekening opgesteld door de planeconoom waaruit blijkt dat voorziene verliezen niet kan worden gecompenseerd door verwachte toekomstige winsten. Een andere functionaris controleert of de opgestelde berekening is gegrond (adhv goed onderbouwde stukken
ja
- Verkrijg de interne berekening waarop de verliesvoorziening - Interne berekening vd voorziening Grondexploitatie is gebaseerd - Dump uit Key2Fin van de grondexploitatie (VIC-proces 6) - onderliggende stukken - Maak een steekproef op alle verlieslatende projecten - Stel vast dat de voorziening onderbouwd is met onderliggende stukken - Maak een aansluiting van de interne berekening met Key2Fin
Corsa Key2fin
Een interne berekening opgesteld door de planeconoom waaruit blijkt dat winsten volgens de POC methode wordt berekend. Een andere functionaris controleert of de opgestelde berekening is gegrond adhv goed onderbouwde stukken
ja
- Verkrijg de interne berekening waarop de tussentijdse winst - Interne berekening vd winst Grondexploitatie is gebaseerd - Dump uit Key2Fin van de grondexploitatie (VIC-proces 6) - Kostenraming en onderliggende stukken - Maak een steekproef op alle winstgevende projecten - Grondverkopen documenten - Stel vast dat de tussentijdse winst is berekend op POC - Projectspecifieke risico's onderbouwing methode (bij actief grondbeleid) - Stel vast of er voldoende zekerheid bestaat om winst te mogen nemen volgens Notitie Grondbeleid 2019 - Stel vast dat de projectspecifieke risico's zijn onderbouwd en gereviewd - Maak een aansluiting van de interne berekening met Key2Fin
Corsa Key2fin
De prijzen van de grond of verkoopobject dient (zowel bij ja aankoop- als bij verkooptransacties) op basis van gecertificeerde taxateurs tot stand te zijn gekomen, waarna deze prijzen nogmaals door de interne afdeling wordt getoetst of deze prijzen redelijk zijn.
Suite4sociale regie Key2Financien
Interne procedures voor ontvangst, beoordelen en toekennen van sociale voorzieningen en toetsing waar nodig door toetsers (eerste lijns maatregelen). Verbijzonderde interne controle op (levering van) toegekende en betaalde voorzieningen.
Key2Fin Topdesk
Interne procedures voor fijnmazig budgetteren en verplichtingen vastleggen om verschillen in prijs en hoeveelheden tijdig te signaleren; Interne procedures voor het zichtbaar bepalen op basis van functieprofielen (wie heeft waar recht op) alvorens bestellingen te plaatsen; Interne procedures voor ontvangst (vastleggen), uitleveren aan medewerkers, voorraadbeheer en inname apparatuur (bij reparatie/uit-dienst).
Suite4sociale regie Key2Financien
Interne procedures voor ontvangst, beoordelen en toekennen van sociale voorzieningen en toetsing waar nodig door toetsers (eerste lijns maatregelen). Verbijzonderde interne controle op toegekende en betaalde voorzieningen.
L
- Dump uit Key2fin van alle grondverkopen - Notariele akte / contract - Taxatie rapportages - Bank ontvangst
Grondverkopen (VIC-proces 6)
M 28 Misleiding door derden, nietzakelijke transacties, soms ook door samenspanning
Het risico dat grondaankopen, verkopen en vastgoedtransacties plaatsvinden tegen onzakelijke condities.
Te veel betalen voor de grond/te weinig vergoed krijgen bij verkoop van grond of vastgoedobject
29 Misbruik & oneigenlijk gebruik van publieke voorzieningen
Het risico dat sociale voorzieningen frauduleus worden verstrekt.
Onrechtmatige onttrekking van middelen aan de gemeente.
30 Ontvreemden ICT-activa
Het risico dat ICT-activa 'kwijt raken' bij levering/ontvangst, uitgifte/voorraadbeheer (in- en uitdiensttreding of reparatie)
Budgetoverschrijdingen Teveel en onrechtmatig verstrekte devices/actie Te weinig terug ontvangen devices/activa
31 Energietoeslag
Het risico dat toeslagen onterecht Onrechtmatige uitbetalingen worden toegekend.
L
M L
L
ja
- Verkrijg uit Key2Fin een dump met de aankopen van grond en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de transactie is gegrond aan de hand van een notaris akte / contract. - Stel vast dat de prijs conform de afspraken zijn met taxatie rapportages - Maak een aansluiting tussen de bankbetaling, akte en Key2Fin - verbijzonderde interne controle
- Dump uit Key2fin van alle grondaankopen Grondexploitatie - Notariele akte / contract (VIC-proces 6) - Taxatie rapportages - Bank betaling
- Beschikking - Bankafschrift betaling - CAK melding - ingediende declaraties - OSP formulier - afdruk Suite
WMO, Jeugd en Participatie wet (VIC-proces 12)
- in topdesk wordt per medewerker een lijst (telefoonnummer, laptop o.b.v. serienummer) bijgehouden. Op deze manier is er een voorraadregistratie.
IC sociaal domein
IC sociaal domein en bestandscontroles (verificatie inkomen via Belastingdienst).
WMO, Jeugd en Participatie wet (VIC-proces 12)