[T23.07090] Rapportage over uitvoering Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

www.lansingerland.nl

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Auteur: WB Afdeling: Concernstaf Versienummer: 0.1 Datum: 7 maart 2024 Corsanummer: T23.07090.

2/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Inhoudsopgave 1. Aanleiding en doelstelling van rapportage 2023 ...................................................................... 4 2. Rechtmatigheidsverantwoording algemeen ........................................................................... 5 2.1 Rechtmatigheidsverantwoording SiSa ............................................................................ 6 3.

Terugblik 2023: wat namen we ons voor en wat is gerealiseerd .................................................. 7 3.1 Implementatie Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................. 7 3.2

4.

5.

Lansingerland in control - Integrale aanpak .................................................................... 8

Verbijzonderde Interne Controle ...................................................................................... 10 4.1 Procesgerichte VIC ................................................................................................ 10 4.2

Scope gegevensgerichte VIC ..................................................................................... 10

4.3

VIC’s met specifieke controle aanpak ......................................................................... 12

4.4

Conclusie op basis van de VIC ................................................................................... 15

Rechtmatigheid vanuit drie criteria en overige punten ........................................................... 16 5.1 Specifieke dossiers eerder bekend gemaakt aan de raad .................................................. 16 5.2

Onrechtmatigheden ............................................................................................... 17

5.3

Overige ontwikkelpunten ........................................................................................ 18

Bijlage 1 – Verplichte tekst rechtmatigheidsverantwoording .......................................................... 19

3/19

T23.07090

1.

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Aanleiding en doelstelling van rapportage 2023

Het college van B&W is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente en de getrouwheid van de jaarstukken. Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college zelfstandig, met de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken, verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. De accountant stelt vervolgens de getrouwheid van het geheel (dus inclusief rechtmatigheidsverantwoording) vast. De interne controle moet daarom zo georganiseerd zijn dat de verantwoording van het college deugdelijk is onderbouwd en vastgelegd. Door deze vastlegging en onderbouwing kan de accountant daar (mede) zijn oordeel op bouwen. Deugdelijk houdt in dit geval in dat de verantwoording juist, toereikend en volledig is en overeenkomt met de feiten. De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) richt zich op de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en de getrouwheid van de jaarstukken van het jaar 2023. Het gaat dan om financiële inclusief fiscale rechtmatigheid. De niet-financiële rechtmatigheid valt niet onder de scope van de VIC maar maakt wel deel uit van deze rapportage. Dat betekent dat compliance audits zoals de ENSIA-controle (informatiebeveiliging), controles in het kader van de AVG en Wet politiegegevens wel genoemd worden maar verder zijn opgenomen in aparte auditplannen en rapportages (hiernaar wordt verwezen).

Met deze rapportage geeft het college inzicht in een aantal zaken: Wat er in 2023 is gedaan/gerealiseerd van de ambities die opgenomen zijn in het Interne controleplan 2023. De wijze waarop invulling is gegeven aan de ambitie om meer aandacht te besteden aan de kop en de staart van de interne controle. De kop van de controle is het Interne controleplan 2023. De staart is deze rapportage. Verantwoording over onduidelijkheden en de verantwoording over rechtmatigheid met daarin aandacht voor de verantwoordingscriteria: Voorwaardencriterium (alle financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met externe en interne wet- en regelgeving), begrotingscriterium, criterium van Misbruik- en oneigenlijk gebruik.

4/19

T23.07090

2.

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Rechtmatigheidsverantwoording algemeen

De commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) heeft een standaardtekst opgesteld voor de verplichte rechtmatigheidsverantwoording1 (bijlage 1). Deze tekst wordt voor het eerst opgenomen in de jaarrekening 2023. Dit betekent dat we in boekjaar 2023 de financiële rechtmatigheidstoets overnemen van de accountant. De eisen die gesteld worden aan de administratieve organisatie, interne controle, dossiervorming en audittrail2 zijn op basis van de verbijzonderde controle in afgelopen jaren afdoende geborgd. Deze lijn is in 2023 verder voortgezet. De onafhankelijk gepositioneerde concernstaf heeft zorggedragen voor dossiervorming. Uit het controledossier blijkt wat de conclusie is ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording en ter onderbouwing hiervan dient het volgende in het dossier opgenomen te zijn: a. Wat er is gecontroleerd; b. Aansluitingen van de controle-documentatie met de financiële verantwoording; c. Documentatie van de controle met bewijsstukken (bijvoorbeeld aanbestedingsdossiers) d. Waarom dit is gecontroleerd; e. Hoe en door wie dit is gecontroleerd; f. Het gebruikte normenkader waaraan diverse toetsingskaders en toetspunten gekoppeld kunnen zijn; g. Wat de bevindingen waren en wat daaraan is gedaan; h. Conclusie over rechtmatigheid (die op basis van audittrail en dossier herleidbaar is) middels een rapportage per VIC.

Voor de financiële rechtmatigheidstoets heeft de raad een controleprotocol met normenkader vastgesteld (BR2300089, 30 november 2023) die alle, voor de financiële beheershandelingen relevante wet- en regelgeving en interne regelgeving (verordeningen, raadsbesluiten en (wettelijk verplichte) kader stellende collegebesluiten) bevat. In het controleprotocol is tevens opgenomen wat de goedkeuringstolerantie is. Bron hiervoor zijn de minimale eisen die door de commissie BADO 3 worden gesteld aan materialiteit. Dat betreft in de accountantscontrole de som van fouten en onzekerheden. In de rechtmatigheidsverantwoording die het college opstelt betreft het fouten en onduidelijkheden. Met onduidelijkheden wordt bedoeld dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten door het college worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording en gewogen. Zowel fouten, onzekerheden als onduidelijkheden worden uitgedrukt in euro’s die maximaal in de jaarrekening mogen voorkomen. Overeenkomstig de financiële verordening wil de raad alleen over afwijkingen boven €200.000 informatie ontvangen. Bij de rechtmatigheidsverantwoording die opgenomen wordt in de jaarrekening wordt de door de accountant opgestelde controleverklaring en een verslag van bevindingen ten aanzien van getrouwheid gevoegd.

1

In de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV staan 9 criteria die van toepassing zijn op rechtmatigheid. De 6 toetsingscriteria voor getrouwheid die ook gelden voor rechtmatigheid en 3 aanvullende criteria voor rechtmatigheid.

2

Alle vastgelegde stappen die leiden tot een transactie, klantcontact, beschikking, toekenning etc.

3

Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden. 5/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening vertelt het college in de paragraaf bedrijfsvoering (als onderdeel van het jaarverslag) het ‘eigen verhaal’ aan de raad. Deze paragraaf is geen onderdeel van de jaarrekening. De voorliggende rapportage vormt daarvoor de basis. In de jaarrekening wordt per programma een verschillenanalyse gemaakt. Daarover wordt ook gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering indien er sprake is van begrotingsonrechtmatigheden op basis van de financiële verordening 2023. Die informatie is bij het opstellen van de voorliggende rapportage nog niet gereed.

2.1 Rechtmatigheidsverantwoording SiSa In de kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV is aangegeven dat SiSa onderdeel is van de rechtmatigheidsverantwoording. Fouten en onduidelijkheden met betrekking tot specifieke uitkeringen (SiSa) dienen derhalve te worden betrokken bij de rechtmatigheidsverantwoording. Het betekent niet dat de gemeente interne controles moet uitvoeren op het niveau van de SiSa-bijlage of individuele specifieke uitkeringen. Voor de accountant geldt deze controleplicht wél op basis van de bepaling in het BADO dat voor regelingen met een omvang vanaf € 125.000 minimaal één waarneming moet worden gedaan. Het kan hierbij voorkomen dat de accountant een onrechtmatigheid constateert, die de gemeente niet heeft geconstateerd, omdat dit niveau van interne controle niet is vereist ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Zolang de verantwoordingsgrens van de gemeente inclusief de door de accountant geconstateerde onrechtmatigheden in de SiSa niet wordt overschreden, leidt dit niet tot een andere rechtmatigheidsverantwoording door de gemeente. Wanneer de geconstateerde bevindingen van de accountant ertoe leiden dat de verantwoordingsgrens wél (net) wordt overschreden, dan moeten deze bevindingen wel worden meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Ook al heeft de gemeente deze onrechtmatigheden niet zelf geconstateerd.

De informatie is bij het opstellen van de voorliggende rapportage nog niet gereed waardoor het geen onderdeel is van deze rapportage. De informatie over de SiSa wordt opgenomen in de jaarstukken.

6/19

T23.07090

3.

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Terugblik 2023: wat namen we ons voor en wat is gerealiseerd

3.1 Implementatie Rechtmatigheidsverantwoording In het interne controleplan 2023 is in hoofdstuk 2 de ontwikkeling geschetst die op basis van de rechtmatigheidsverantwoording in gang wordt gezet. Eerste stap daarin is meer om gebruik te maken van het Three lines model hetgeen in lijn is met de organisatie inrichting van 2019, om helderder onderscheid te maken in rollen en verantwoordelijkheden. Dit is ook als uitgangspunt genomen in het Privacybeleid en het Strategisch Informatieveiligheidsbeleid. Daarnaast was het voornemen om continue aandacht te geven aan alignment. Dat betekent in deze context dat er sprake is van een logische samenhang tussen richten (strategisch niveau) – inrichten (managementniveau) – verrichten (uitvoeren van (sub)doelen). En dat er op elk niveau sprake is van een werkende PlanDo-Check-Act-cyclus (Demming) die alle drie op elkaar ingrijpen. Deze lijn is gebruikt voor het opnieuw inrichten van de In control gesprekken 2023. En het uitwerken en verhelderen van de rollen van directeur – teammanager – medewerkers (T23.06101). In de In controlgesprekken wordt op MT- en DT-niveau onder andere gesproken over personeel (vacatures, verzuim, inhuur), privacy, informatieveiligheid, financiën, voortgang in uitvoering collegeprogramma en opvolging van bevindingen die door de accountant zijn opgenomen in de managementletter.

Daarnaast moest een aantal zaken als gevolg van de rechtmatigheidsverantwoording geactualiseerd worden. In het onderstaande een schematische weergave met daarna een korte toelichting. Q2-2023 Intern controleplan 2023 gemeente vaststellen Controleverordening vaststellen (art. 213)

Q3-2023

Q4-2023

BW

Q1-2024 BW

Raad

Controleprotocol – normenkader - toetsingskader

Raad

Financiële verordening vaststellen (art. 212)

Raad

Verordening doelmatigheid (art 213A)

Raad



Intern controleplan 2023 is ontwikkeld met een hoofdstuk specifiek over de rechtmatigheidsverantwoording. Het opstellen van het Interne controleplan komt jaarlijks terug. BW2300173 (BV.0070), 4 juli 2023.  De controleverordening (Gemeentewet art. 213) is op basis van de Rechtmatigheidsverantwoording geactualiseerd en gepubliceerd. BR2300051, 28 september 2023. Zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR701411/1.  Het controleprotocol met normen- en toetsingskader is op basis van de rechtmatigheidsverantwoording geactualiseerd. Hierin zijn de tolerantiegrenzen (goedkeuringstolerantie en rapportagetolerantie) opgenomen. Het opstellen hiervan komt jaarlijks terug. BR2300089, 30 november 2023.  De Financiële verordening Lansingerland (Gemeentewet art. 212) is op grond van de Rechtmatigheidsverantwoording geactualiseerd en gepubliceerd. BR2300051, 28 september 2023. Zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR701409/1.  De Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (213A) is op basis van de Rechtmatigheidsverantwoording geactualiseerd en gepubliceerd. BR2300062, 28 september 2023. Zie: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR701393/1. Alle beoogde resultaten 2023 die nodig waren om te voldoen aan de rechtmatigheidsverantwoording zijn gerealiseerd. 7/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

3.2 Lansingerland in control - Integrale aanpak Er is sprake van een integrale aanpak ten aanzien van het ‘in control’ zijn van de organisatie. Dat betekent dat een aantal onderwerpen die in het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording niet direct relevant zijn wel onderdeel zijn van het Interne controleplan omdat ze bijdragen aan het ‘in control zijn van de organisatie. Denk aan privacy, informatieveiligheid, uitvoering van de Wet politiegegevens en Misbruik en oneigenlijk gebruik. Hiermee hebben we enkele adviezen van de accountant (managementletter 2022) opgevolgd.

Realisatie voornemens ten aanzien van Privacy In het onderstaande een schematische weergave met daarna een korte toelichting. Q2-2023

Q3-2023

Q4-2023

Q1-2024

Privacy jaarverslag

BW

BW

Jaarverslag FG

BW

BW

Uitvoeren jaarplan privacy Raad

Vaststellen geactualiseerd beleid Via P&C-producten rapporteren aan raad

Jaarstukken

Begroting

Jaarstukken

 

Privacy jaarverslag 2022. T2303062. Vastgesteld in DT van 1 juni 2023. Jaarverslag van de Functionars Gegevensbescherming (FG) 2022. T23.02629. Vastgesteld in DT van 1 juni 2023. (Jaarverslag 2021 is T22.00606)  Uitvoeren jaarplan privacy  Geactualiseerd Privacybeleid 2023. BR2300084, 30 november 2023. Over privacy wordt op grond van de AVG separaat inhoudelijk gerapporteerd over 2023 door de Functionaris gegevensbescherming.

Realisatie voornemens ten aanzien Wet politiegegevens In het onderstaande een schematische weergave met daarna een korte toelichting. Q2-2023

Q3-2023

Q4-2023

Q1-2024

Uitvoeren van verbeterpunten Interne audit op de Wpg Externe audit en indienen bij AP

BW



Het uitvoeren van verbeterpunten zoals vastgelegd in het controleplan. Er zijn verbeteringen geïmplementeerd. Desondanks voldoen we nog niet aan de vereisten van de Wpg. Dat zit met name in vastlegging van zaken. Vanuit 1e, 2e en 3e lijn moet verkend worden wat er nodig is om wel te voldoen aan de Wpg. Vanuit de intern toezichthoudende rol wordt geconstateerd dat we er nog niet zijn, ook al zijn we daarin niet de enige gemeente. Dit zou een boete kunnen betekenen of dat de AP optreedt op andere wijze. Het risico hiervan is niet in te schatten.  Op basis van het auditplan is een interne audit (T23.0779) uitgevoerd. Hoewel verbeterstappen aantoonbaar zijn is er nog veel te doen.  Externe audit is uitgevoerd en opgeleverd (T23.07778) en deze wordt na vaststelling door het college voor 1 maart 2024 ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

8/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Realisatie voornemens ten aanzien van Informatieveiligheid In het onderstaande een schematische weergave met daarna een korte toelichting. Q2-2023 Jaarverslag informatieveiligheid via de paragraaf

Q3-2023

Q4-2023

Q1-2024

Jaarstukken

bedrijfsvoering van de jaarrekening Uitvoeren jaarplan informatieveiligheid Vaststellen geactualiseerd beleidskader Begroting

Via P&C-producten rapporteren aan de raad



Via de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening is verslag gelegd over hetgeen in 2022 is gerealiseerd. Dat zal ook zo worden gedaan met betrekking tot 2023.  De voornemens die opgenomen waren in het jaarplan informatieveiligheid 2023 zijn uitgevoerd.  Er is een geactualiseerd beleidskader informatieveiligheid 2023 opgesteld. Dat wordt in het eerste kwartaal van 2024 vastgesteld door de raad.  Via P&C-producten is gerapporteerd aan de raad. Er is in 2023 een 0-meting (Recourse) gehouden waaruit blijkt in hoeverre de organisatie voldoet aan de BIOnormen. In deze meting is op 14 verschillende thema’s getoetst. Hieruit komt naar voren dat de gemeente op drie thema’s onvoldoende scoort. Deze thema’s zijn strategisch beleid, fysieke beveiliging en bedrijfscontinuïteit. Voorbeelden van thema’s waar de gemeente goed op scoort zijn: beheer van informatiebeveiligingsincidenten, toegangsbeveiliging en veilig personeel.

Realisatie voornemens ten aanzien van Voorkomen van Misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik In het onderstaande een schematische weergave met daarna een korte toelichting. Q2-2023

Q3-2023

Q4-2023

Q1-2024

Verkenning M&O Evt M&O beleid opstellen met normen- en toetsingskader





Raad

Er is in beeld gebracht welk beleid en interne regels in Lansingerland van kracht zijn ten aanzien van het voorkomen van M&O, van welke leemtes er sprake is en of er voldoende beleid is. Indien nodig wordt er beleid opgesteld. Er is direct gekozen om hetgeen er is in een nota op te nemen zonder toets op leemten. In combinatie met de Nota voorkomen van Misbruik en oneigenlijk gebruik (Nota M&O 2023) is direct een normen – en toetsingskader opgesteld en vastgesteld door de raad op 30 november 2023 (BR2300085). Zie ook: https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR705790/1.

9/19

T23.07090

4.

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Verbijzonderde Interne Controle

In 2023 zijn er 17 VIC’s uitgevoerd. Er zijn twee methoden gebruikt om de controle uit te voeren: - Procesgericht: de controle is gericht op het toetsen van het proces zelf. Is de opzet (inrichting) van het proces goed en wordt daadwerkelijk gewerkt zoals het proces is opgezet (werking)? Hierbij is van belang dat alle beheersingsmaatregelen in een proces goed zijn vastgelegd en dat deze achteraf toetsbaar zijn. Dit vereist een goede vastlegging en interne beheersing binnen het proces. Indien significante risico’s gedetecteerd worden, worden detailcontroles uitgevoerd. Gegevensgericht: hierbij worden de resultaten en producten die uit een proces voortkomen getoetst en niet het procesverloop zelf. Daarnaast zijn er enkele VIC’s met een specifieke controleaanpak. In het onderstaande een samenvatting van de bevindingen. De periode waarover in deze rapportage wordt gerapporteerd is van 1 januari tot en met 31 oktober, behoudens voor het sociaal domein. De periode voor het sociaal domein is van 1 januari tot en met 31 december. Er wordt over de periode van het sociaal domein meer in detail gerapporteerd door de aard van de regelingen en omvang bedragen. In de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken 2023 wordt gerapporteerd over de overige VIC’s betreffende de periode van 1 november tot en met 31 december 2023.

De onderstaande bevindingen zijn niet limitatief omdat de VIC werkzaamheden nog niet zijn afgerond en er dossiers zijn waar mogelijk nog een onrechtmatigheid uit komt. Dit is nu echter nog niet vast te stellen. Hierdoor zal de omvang van de genoemde onrechtmatigheden kunnen afwijken van de uiteindelijke rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023.

4.1 Procesgerichte VIC In het onderstaande een samenvatting van de bevindingen voortkomend uit de drie procesgerichte VIC’s die in 2023 zijn uitgevoerd. 1. Treasury (aantrekken en uitzetten van gelden incl. rentebaten, rentelasten en dividend); 2. Memoriaalboekingen 3. Verbonden partijen Conclusie: Uit de procesgerichte VIC’s zijn geen bijzonderheden geconstateerd. De processen zijn zo ingericht dat de beheersingsmaatregelen per proces afdoende zijn om de risico’s te mitigeren.

4.2 Scope gegevensgerichte VIC De werkzaamheden starten met het inzichtelijk maken van de omvang van de geldstromen die gemoeid zijn met de onderwerpen die in het interne controleplan zijn opgenomen (scoping). De scoping is door het VICteam afgestemd met de accountant. De scoping wordt als volgt opgesteld:  Alle FCL-nummers worden gekoppeld aan balans, programmarekening, programmarekening (specifiek GREX), investeringen, reserve mutaties of voorzieningen mutaties.  Vervolgens worden alle ECL-nummers in de data dump gekoppeld aan een proces, hiervan wordt een draaitabel gemaakt. Er zijn zeven procesgerichte VIC’s uitgevoerd. Per onderwerp staat een beschrijving van de constateringen naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden.

10/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

4. Personele lasten; Conclusie: Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd. 5. Factuurverwerking en betalingen (inkoop en betalingen) Conclusie: Vanwege de rapportagedatum (eind oktober) blijkt dat niet voor alle verplichtingen die zijn aangegaan, de prestatielevering. Hierdoor is van 16 facturen nog niet de prestatielevering vastgesteld. Het niet kunnen vaststellen van de prestatielevering kan naast de rechtmatigheid ook de getrouwheid raken van de verantwoording. Aanbeveling: Vanuit het risico dat er pas betaald wordt als de prestatie geleverd is, is het aan te bevelen om de prestatieleveringen overeenkomstig art. 6 van de budgethoudersregeling (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR619536) als bijlage in Key2Financien toe te voegen. In opzet is het geregeld, qua bestaan zijn verbeteringen mogelijk. 6. Grondexploitatie, grondaankopen en grondverkopen (GREX); Conclusie: Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd. 7. Omgevingsvergunningen (Wabo-leges); Conclusie: Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd. 8. Huur- en overige opbrengsten. Conclusie: Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd. 9. Europese aanbestedingen (duurzame goederen/ investeringen/ inkoop en aanbesteding Er is van drie dossiers vastgesteld dat deze niet op de juiste wijze zijn aanbesteed en zijn daarmee onrechtmatig op basis van het voorwaardencriterium. A.

Leverancier: Sportfondsen MFA’S Lansingerland BV; € 61.437 B. Leverancier: Raetsheren van Orden BV; € 385.062 C. Leverancier: Wienerberger BV; € 479.362 Ad A: Sportfondsen MFA’s Lansingerland B.V. In 2018 heeft aanbesteding plaatsgevonden voor een periode van drie jaar met een optie van verlenging voor één jaar. In 2022 is onrechtmatig gegund en daardoor is de eindafrekening in 2023 ook onrechtmatig. Er heeft in 2022 een nieuwe aanbesteding via tenderned plaatsgevonden waardoor per 1 januari 2023 rechtmatig wordt besteedt, zie tevens B&W advies (BW2200252) voor nadere informatie. Ad B: Raetsheren van Orden B.V. Betreft uitgaven inzake hulp bij inkoop verzekeringen en premies voor kleinere verzekeringen. Onder andere de opstalverzekering en de bouwverzekering. Het gaat over de periode 2020 – 2023. Deze diensten vallen onder de aanbestedingswet, waarbij de uitgaven de Europese drempelwaarde overschrijden. De juiste procedure is niet gevolgd voor aanbesteding en daarmee onrechtmatig. Ad C: Wienerberger B.V. Er is vastgesteld dat de uitgaven betrekking hebben op één groot GREX project Berkel Centrum en één kleiner project Wilderszijde. De kosten zijn verantwoord onder het woonrijpmaken van gronden wat een werk betreft, echter bij het raadplegen van de factuur gaat het om levering van ellenboogverband.

De dienst betreft levering van elleboogverband (klinkerstenen) voor werkzaamheden bestrating. 11/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Er is vastgesteld dat er geen bestratingswerkzaamheden zijn uitgevoerd. Derhalve ziet de gehele uitgaven tot op levering van goederen. Waarbij de werkelijke kosten boven de EU drempelwaarde zijn en daarmee onrechtmatig. D: Leverancier: Yacht BV; Yacht bv is Europees aanbesteed met een waarde van € 28 miljoen. De spendanalyse geeft voor 2023 een bedrag aan van € 20,8 miljoen (in combinatie met 2021 en 2022 betreft het een bedrag van € 38 mio). Deze onrechtmatigheid is eerder geconstateerd waarna er aanvullende besluitvorming heeft plaatsgevonden in het college. Daarna is melding gemaakt op Tenderned en is formeel de raamovereenkomst verlengd (en qua waarde uitgebreid). Nu (maart 2024) wordt geconstateerd dat de overschrijding iets groter is geworden. Er is overigens niet opnieuw aanbesteed in 2023; wel is melding gemaakt van onvoorziene omstandigheden op Tenderned en daarom de ‘overschrijding’ van de oorspronkelijk geraamde waarde. In 2024 vindt een nieuwe EU-aanbesteding plaats. Tot die tijd gaan we door met Yacht en zijn dus de uitgaven mogelijk ‘onrechtmatig’ (dit is niet meer te herstellen). Zie o.a. DT advies T23.05903 en BW2300331). Tevens is de vermoedelijke onrechtmatigheid gemeld in de Slotwijziging 2023 gemeld aan de raad. Zie voor verdere toelichting op deze casus hoofdstuk 5.1.

Aanbevelingen: Voor het niet op de juiste wijze aanbesteden, is de aanbeveling om de gecontracteerde leveranciers te monitoren en te analyseren. Dit kan door als opdrachtgever halfjaarlijkse overzichten te vragen en/of door bijvoorbeeld een contractenregister en een periodieke spend-analyse. 10. Subsidieverstrekkingen Conclusie: In een beperkt aantal gevallen blijkt dat de subsidievaststellingen niet juist zijn doorgerekend waardoor een onjuist bedrag als vordering is opgenomen op de subsidient. Het gaat hier om een bedrag tussen de € 2.500 en € 4.500. Gezien de omvang zijn er geen verdere werkzaamheden verricht. Daarnaast als een verstrekte subsidie tijdens een periode wordt aangepast dient opnieuw een toekenningsbeschikking te gestuurd, dit gebeurd niet in alle gevallen. Aanbevelingen: De aanbeveling is om tussentijdse wijzigingen en de subsidievaststellingen financieel door te rekenen (toepassen 4-ogen) voordat de beschikking definitief wordt gemaakt en verzonden wordt naar de subsidient. Daarnaast is de aanbeveling om bij aanpassing van een subsidie een nieuwe toekenningsbeschikking te sturen.

4.3 VIC’s met specifieke controle aanpak Een aantal van de significante transactiestromen van onze gemeente vergen een dusdanige specifieke controleaanpak dat zij daarom niet of op andere wijze in de reguliere interne controle zijn betrokken. Er zijn zeven VIC’s uitgevoerd met een specifieke controleaanpak. Per onderwerp staat een beschrijving van de constateringen naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden. 11. Belastingen en heffingen (via SVHW) Conclusie: De accountant van SVHW verstrekt een rechtmatigheidsoordeel. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd.

12/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

12. Participatiewet, WMO en Jeugd (apart controleplan Sociaal Domein) Vanuit de VIC zijn per onderwerp (Participatiewet, WMO en jeugd) bevindingen en aanbevelingen. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder opgenomen. Er wordt niet ingegaan op individuele casussen. Participatiewet Onderzocht zijn verschillende regelingen. Denk aan IOAW/IOAZ, Participatie naar werk, Participatiewet, energietoeslag, Regeling Opvang Ontheemden Oekraïne, Sociaal Medische Indicatie en Inburgering. In totaal is hier een bedrag mee gemoeid van ca € 13mio waarvan de grootste uitgaven vanuit de Participatiewet komen (ca € 10mio). In totaal zijn 64 dossiers gecontroleerd. Er is een onzekerheid geconstateerd van circa € 7.400. WMO  Ten aanzien van de Wmo – Zorg In Natura (ZIN) is in nagenoeg alle gevallen de rechtmatigheid van de geselecteerde betalingen vastgesteld. Als aanbeveling is meegegeven om een eenduidige manier van clientidentificatie te hanteren. Definitieve interne afstemming hierover vindt begin 2024 plaats.  Bij huishoudelijke hulp valt op dat sommige aanbieders altijd het maximaal aantal minuten declareren, waar andere aanbieders dat niet doen. Als aanbeveling is meegegeven een analyse uit te voeren met als doel vast te stellen wat de redenen zijn dat het maximaal minuten wordt gedeclareerd.

Er wordt bezien wat de urgentie is en of (en wanneer) er capaciteit beschikbaar is in 2024.  Bij de overgang naar een nieuwe vervoerder zijn administratieve gebreken ontstaan. Een analyse om de effecten op rechtmatigheid/ getrouwheid van de vervoerskosten 2023 te bepalen dient nog te worden uitgevoerd, dat doen we ten behoeven van de jaarstukken 2023 en worden verder niet meegenomen in deze rapportage. Jeugdwet Ten aanzien van de uitvoering van de Jeugdwet zijn geen financiële onzeker- onrechtmatigheden geconstateerd. Net als bij de Wmo is als aanbeveling meegegeven om een eenduidige manier van clientidentificatie te hanteren. Definitieve interne afstemming hierover vindt begin 2024 plaats. Compensatie kinderopvangtoeslagaffaire Ten aanzien van de kinderopvangtoeslagaffaire gaat het in 2023 om een bedrag van ca € 800.000. Er zijn 10 dossiers geselecteerd en beoordeeld. Op basis hiervan vinden herstelwerkzaamheden plaats om dossiers te completeren met beschikkingen, het registreren van losse bonnetjes als onderbouwing. Registratie van (mogelijk) gedupeerden en declaraties per persoon ligt vast in een Excel bestand met verwijzingen naar het zaaksysteem. Bij de steekproef is vastgesteld dat 40% van de betaalde bedragen (nog) niet voorzien zijn van betaalbewijzen. Dit leidt tot een onzekerheid voor de rechtmatigheid van ca € 38.000.

Door herstelwerkzaamheden is die onzekerheid inmiddels afgenomen. 13. Prestatieleveringen Jeugd en WMO De werkzaamheden zijn nog onderhanden, de uitkomsten zijn nog niet bekend en kunnen daardoor niet worden meegenomen in deze rapportage. De uitkomsten worden indien nodig meegenomen in de jaarrekening 2023.

13/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

14. Algemene uitkering De parameters voor bepaling van de hoogte van de algemene uitkering zijn gecontroleerd. Er zijn geen bijzonderheden geconstateerd. 15. Inkomende (incidentele) subsidies en SiSa-regelingen De werkzaamheden zijn onderhanden en uitkomsten worden gerapporteerd bij de jaarstukken 2023. 16. IT (informatieveiligheid en audit IT-controls) Eind 2023 is een IT 0-meting uitgevoerd op de belangrijkste jaarrekeningposten en achterliggende systemen. De systemen die zijn getoetst is Key2Financien, Motion & Motion Pro, Suite Sociale domein en Citrix. Daarnaast zijn de “algemene” IT controls getest. Met de algemene IT controls wordt bedoelt “Wijzigingsbeheer”, “Wachtwoordbeheer”, “Gebruikersbeheer”, “Beveiliging van componenten” en het “backup en recovery” procedure. Ten aanzien van wijzigingenbeheer worden veel wijzigingen vooraf getest en in de bovengenoemde programma’s doorgevoerd. Deze testen en procedures liggen niet vast. Ten aanzien van gebruikersbeheer is het waarborgen dat de logische toegang tot informatiesystemen is beperkt tot daartoe bevoegde personen. Aan gebruikers en beheerders rechten zijn toegewezen overeenkomstig het functieprofiel en zijn geautoriseerd door daartoe bevoegde personen.

Ten aanzien van beveiliging van componenten is het waarborgen dat de systemen en de onderliggende componenten zijn beveiligd om het risico op ongeautoriseerde toegang, wijziging, beschadiging en/of dataverlies te voorkomen. Er wordt vanuit de organisatie gestuurd op bewustwording. Op basis van de uitkomsten van de 0-meting zijn enkele aanbevelingen gedaan:  Stel procedures rondom het wijzigingenbeheer op en formaliseer deze. In dit proces dient het testen, het zichtbaar vastleggen van de testresultaten, de functiescheiding en de periodieke controles een plek te krijgen.  Stel procedures rondom het gebruikersbeheer op en formaliseer deze. In dit proces dienen de constateringen voorkomend uit de 0-meting (rapportages van rollen en rechten, mandaat, functiescheiding, bewaken functiewijzigingen, periodieke evaluatie) te worden meegenomen.  Leg de IT-infrastructuur en de benodigde procedures vast en het monitoren van het netwerkverkeer. 17. Frauderisicoanalyse In de frauderisicoanalyse zijn per proces risico’s geformuleerd. Vervolgens is per risico aangegeven welke beheersingsmaatregelen zijn genomen. Met betrekking tot fraude zijn in 2023 acties ondernomen om bewustwording binnen de organisatie te vergroten. Een aantal maatregelen die zijn genomen:  Periodieke bijeenkomst voor nieuwe medewerkers waarin verschillende casussen worden gehandeld en de ambtseed wordt afgelegd.

 Iedere medewerker is in 2023 uitgenodigd om deel te nemen aan een integriteitsshow die op 23 en 26 oktober plaatsvonden.  In 2023 is het nieuwe integriteitsbeleid vastgesteld alsmede een gedragscode en meldingsprocedures (bijvoorbeeld o.b.v. de Wet bescherming klokkeluiders). Hierover heeft de gemeentesecretaris gecommuniceerd in de organisatie (hele organisatie via de mail) en is een bericht geplaatst op het intranet @work. De regelingen zijn onderdeel van het personeelshandboek: https://www.mijnrap.nl/gemeente%20lansingerland/medewerker/Gemeente_personeelshandboek/1_al gemeen_848355.  In 2023 is tevens de nota voorkomen van Misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld (zie hoofdstuk 3). 14/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Het college is met memo T24.00986 geïnformeerd over de frauderisico’s 2023 waar bijlage T24.01115 de basis voor is.

4.4 Conclusie op basis van de VIC Op basis van de uitgevoerde VIC werkzaamheden zijn er over het algemeen geen significante financiële risico’s geconstateerd/ forse onrechtmatigheden. Een aantal bevindingen zijn procesmatig van aard. Denk hierbij aan het ontbreken van vastleggingen in procedures, maar ook het monitoren van inkoopcontracten en het opbouwen van een cliëntdossier. Daarnaast zijn er bevindingen die incidenteel van aard zijn en een onzekerheid die ontstaan is ten aanzien van het rechtmatig uitgeven van gelden. Denk bijvoorbeeld aan de bevindingen omtrent compensatie kinderopvangtoeslagaffaire. Een deel van de bevindingen kunnen worden opgevolgd door het vastleggen van afspraken in procedures, verplichte elementen op te nemen in je cliëntdossier en het monitoren van inkoopcontracten.

15/19

T23.07090

5.

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Rechtmatigheid vanuit drie criteria en overige punten

Dit hoofdstuk bevat de verantwoording over onduidelijkheden en de verantwoording over rechtmatigheid met daarin aandacht voor de drie verantwoordingscriteria. Dat zijn het voorwaardencriterium (alle financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met externe en interne wet- en regelgeving), begrotingscriterium, criterium van Misbruik- en oneigenlijk gebruik. Aan deze verantwoording ligt het controleprotocol (BR2300089) ten grondslag. In dit protocol staat het wettelijk minimum van tolerantie voor toetsing van zowel het getrouw beeld als de rechtmatigheid waarbij de te gebruiken verantwoordingsgrens (percentage) voor de rechtmatigheidsverantwoording en de rapporteringsgrens voor de paragraaf bedrijfsvoering zijn opgenomen. Dit betekent: op basis van de begroting 2023 mag voor circa € 2,1 miljoen aan fouten en een totaalbedrag aan onzekerheden in de controle van circa € 6,3 miljoen zitten zonder dat dit het goedkeurende oordeel van de accountant zal aantasten. Daarnaast is in de Financiële verordening 2023 de rapporteringsgrens voor fouten en onduidelijkheden vastgesteld op € 200.000. Fouten en/of onduidelijkheden van deze omvang worden gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering. De verantwoordingsgrens is gesteld op 1% van de werkelijke totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves.

Bij het opstellen van deze rapportage zijn de werkelijke gegevens nog niet beschikbaar. Daarom wordt dat verwerkt in de jaarrekening 2023. Per programma wordt er in de jaarstukken 2023 een verschillenanalyse opgesteld waarbij gerapporteerd wordt over afwijkingen groter dan € 200.000. Bij het opstellen van deze rapportage waren die in de gegevens nog niet beschikbaar.

5.1 Specifieke dossiers eerder bekend gemaakt aan de raad Dossier 1 YACHT B.V.: In 2020 heeft gemeente Lansingerland een Europese niet-openbare procedure ‘Uitbesteden en centraliseren van inhuurprocessen’ georganiseerd. Doel van de procedure was het afsluiten van een raamovereenkomst voor de duur van maximaal 4 jaar met één opdrachtnemer voor de volledige uitbesteding van de zogenoemde ‘inhuur’. Op 1 maart 2021 is de raamovereenkomst tussen de gemeente en de winnaar van de aanbesteding, Yacht Inhouse Services (hierna: YIS), van kracht geworden. De maximale waarde van de raamovereenkomst is destijds bepaald op 4 maal € 7.000.000,- ofwel € 28.000.000,-. In Q3 2023 is een beroep gedaan op onvoorziene omstandigheden in de zin van artikel 2.163 e Aanbestedingswet 2012 waardoor de oorspronkelijke maximale waarde in de raamovereenkomst met maximaal 50% overschreden mag worden. Op basis van de huidige concept cijfers per 31 december 2023 is de totale inhuur voor Yacht op crediteurennummer 2 over een periode van 2020 tot en met 2023 ad € 32.853.333. Daarnaast is per november 2023 een nieuwe crediteur aangemaakt (nummer 1903) ook met omschrijving Yacht ad € 4.944.883 waarbij de totale Yacht besteding uitkomt op € 37.798.216.

16/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Uitgaande van een raamovereenkomst met een waarde van € 28.000.000 plus een maximale overschrijding van 50% komt de maximale waarde uit op € 42.000.000. De totale besteding per 31 december is € 37.798.216. Omdat de maximale waarde van € 42.000.000 niet wordt overschreden, is er geen sprake van een onrechtmatigheid. Voor de besteding in 2024 is circa € 4.000.000 “ruimte” tot aan de nieuwe aanbesteding. Dat er is sprake van een overschrijding op de opdrachtwaarde van een raamovereenkomst is opgenomen in de Slotwijziging 2023. Zie ook BW2300331, T23.06370 en T23.05903. Dossier 2 Jeugdhulp: via actieve informatie is de raad geïnformeerd over het eerder beschikbaar stellen van financiële middelen dan via de Slotwijziging (U23.03981).

5.2 Onrechtmatigheden Daarnaast zijn er enkele specifieke dossiers waar (mogelijk) sprake is van een onrechtmatigheid op basis van het voorwaardencriterium. 

Raamovereenkomst juridische dienstverleners overschreden: Beschrijving situatie: In 2019 is er een aanbestedingsprocedure doorlopen voor de juridische dienstverlening voor de rechtsgebieden Staats- en bestuursrecht, omgevingsrecht, privaatrecht en Civiel bouwrecht/GWW. Dit is centraal uitgevoerd door cluster JZ. Op 25 februari 2020 zijn met twee juridische dienstverleners raamovereenkomsten ingegaan. Decentraal konden de vakafdelingen afroepen op deze raamovereenkomsten door middel van nadere offertes bij één van de juridische dienstverleners. De totaal geraamde waarde zoals gepubliceerd voor beide overeenkomsten komt uit op € 729.1664. Begin 2023 is deze geraamde waarde bereikt. Hierdoor hebben de raamovereenkomsten op grond van Europese en nationale jurisprudentie vanaf dat moment geen effect meer. Het huidige totale bedrag dat afgeroepen is op beide overeenkomsten is € 1.049.649 Nog niet alle facturen zijn ontvangen en naar verwachting zijn er nog lopende opdrachten bij de juridische dienstverleners. De aanbesteding had in beginsel een waarde onder de Europese drempel waardoor deze onderhands is aanbesteed. Juridische dienstverlening is namelijk een zogenaamde Sociale en andere Specifieke dienst (SAS), het betreft CPV code: 79100000-5 Juridische dienstverlening. De gemeente doorliep daarom een vereenvoudigde procedure voor sociale en andere specifieke diensten.

En bepaalde dat het doorlopen van een meervoudig onderhandse procedure het best passend is. Dit was rechtmatig. Het Europese drempelbedrag van SAS diensten is € 750.000.

4 Paragraaf 4.2 aanbestedingsleidraad en Tenderned: De geraamde waarde van de voorgenomen opdrachten van beide

raamovereenkomsten tezamen bedraagt € 125.000- per jaar. Omdat de start van de raamovereenkomsten eind februari was, is de waarde voor het eerste jaar 10/12 de deel van de raming per jaar. 17/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Doordat de waarde nu boven de Europese drempel is uitgekomen constateren we dat in beginsel de verkeerde procedure is doorlopen. Conclusie: Hiermee wordt niet voldaan aan het voorwaardencriterium. Getroffen maatregelen: Er is inmiddels gestart met de voorbereiding van een nieuwe aanbestedingsprocedure (doorlooptijd inclusief voorbereiding 4 à 5 maanden). De organisatie is geïnformeerd over het overschrijden van de raamovereenkomst, desondanks blijven we via de raamovereenkomst inkopen. 

Leverancier 3B Wonen: € 251.154. Met deze leverancier zijn meerdere afspraken gemaakt. Bepaalde afspraken (zoals huur en subsidies) vallen niet onder de aanbestedingswet. Echter een opdracht – stofferen – wel. Deze opdracht had aanbesteed moeten worden. De aanbeveling is om zo spoedig mogelijk aan te besteden.



Sportfondsen MFA’s Lansingerland B.V. Beschrijving situatie: In 2018 heeft aanbesteding plaatsgevonden voor een periode van drie jaar met een optie van verlenging voor één jaar. In 2022 is onrechtmatig gegund en daardoor is de eindafrekening in 2023 ook onrechtmatig. Conclusie: hiermee wordt niet voldaan aan het voorwaardencriterium Getroffen maatregelen: In 2022 heeft een nieuwe aanbesteding via Tenderned plaatsgevonden waardoor per 1 januari 2023 rechtmatig wordt besteedt.

Onrechtmatigheden op basis van begrotingscriterium - Vooralsnog zijn er geen onrechtmatigheden bekend vanuit het begrotingscriterium Onrechtmatigheden op basis van M&O criterium - Vooralsnog zijn er geen onrechtmatigheden bekend van het M&O criterium.

5.3 Overige ontwikkelpunten Zoals in hoofdstukken 4, 5.1 en 5.2. is te lezen hebben de Verbijzonderde Interne Controles effect doordat we zelf onrechtmatigheden constateren. De voornaamste onrechtmatigheden komen vanuit het inkoopproces. Daarnaast zijn er geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van bijvoorbeeld grondexploitatie, leges en huuropbrengsten. Positief is dat als zich situaties voordoen waarin mogelijk sprake is van een onrechtmatigheid, dat dit in openheid met de Concernstaf wordt besproken. Desondanks zijn er wel verbeteringen mogelijk zo blijkt uit de Recourse meting en VIC’s om verder te professionaliseren. Daarbij gaat het om het implementeren van het Three lines model zodat er helderheid is over rollen, taken en proceseigenaarschap. Maar ook om het beschrijven - vastleggen van en werken volgens processen. Zowel uit de Recourse meting als uit de Wpg audit blijkt dat. In 2023 is ook geconstateerd op basis van twee raamcontracten dat er onvoldoende monitoring plaatsvindt op de waarde/uitnutting van de contracten (als onderdeel van contractmanagement) over meerdere jaren waardoor overschrijdingen en ongeldigheid van het raamcontract ontstaat. Daar is aandacht voor nodig om onrechtmatig handelen te voorkomen.

18/19

T23.07090

Rapportage Intern controleplan 2023 en Rechtmatigheid

Bijlage 1 – Verplichte tekst rechtmatigheidsverantwoording

19/19