[T23.06730] Intern controleplan 2024

26/40

T23.06730

Controleplan 2024

9. Europese aanbestedingen Omschrijving De gemeente is volgens Europese normen een aanbestedende dienst en dient aan de aanbestedingsrichtlijnen (wetgeving) te voldoen. Rondom wezenlijke en niet wezenlijke wijzigingen wordt gehandeld volgens wetgeving en vaste afspraken. Omvang begrotingspost € 50,1 miljoen Procesverantwoordelijke Domein Bedrijfsvoering – team Juridische Zaken & Inkoop Risico’s

Zie nummer 9 in bijlage 4 (T24.01678).

Bepaling deelwaarnemingen

De omvang wordt bepaald op basis van de 4-jarige data op crediteurniveau. Voor de crediteuren boven de € 221.000 vindt een integrale controle plaats, voor de crediteuren onder de € 221.000 waarop een uitgaaf is gedaan in 2024 vindt een steekproef plaats op basis van een significant risico. De steekproef wordt door BDO bepaald en getrokken.

Controlepunten

Zie nummer 9 in bijlage 4 (T24.01678).

Documentatie

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Auditrechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2024 onder nummer 9. Europese aanbestedingen.

Criterium RMV

Voorwaarden, begroting

27/40

T23.06730

Controleplan 2024

10. Subsidieverstrekkingen Omschrijving Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke

Risico’s Bepaling deelwaarnemingen

De gemeente verstrekt voor het realiseren van bepaalde doelen subsidies. € 9,9 miljoen Diverse teams: Domein Samenleving – team MO; Domein Ruimte & Economie Zie nummer 10 in bijlage 4 (T24.01678). In overleg met de accountant zullen de steekproefaantallen worden bepaald, als ook de selectie aan deelwaarnemingen die gecontroleerd dienen te worden. De accountant trekt de steekproef. Bij het uitvoeren van de steekproeven door de gemeente zelf, zal worden gewaarborgd dat deze objectief tot stand komen. Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden: 1. De steekproef zal worden getrokken door een externe partij. 2. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen vaneen geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 3. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur.

Controlepunten Documentatie

Zie nummer 10 in bijlage 4 (T24.01678). Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2023 onder nummer 10. Subsidieverstrekkingen.

Criterium RMV

M&O, Voorwaarden, begroting

28/40

T23.06730

5.4

Controleplan 2024

VIC’s met specifieke controle aanpak

11. Belastingen en heffingen

Omschrijving

Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke Risico’s Bepaling deelwaarnemingen

Documentatie

Criterium RMV

Lansingerland heeft diverse processen rondom onder andere het opleggen en innen van de belastingen en heffingen uitbesteed aan de SVHW. De baten en lasten komen (uiteraard) nog steeds te staan in de gemeentelijke jaarstukken, waardoor de gemeente daarom verantwoordelijk blijft voor het vaststellen van de rechtmatige totstandkoming van deze baten en lasten. Jaarlijks stelt het college een rechtmatigheidskader vast voor de SVHW. De SVHW zelf en de accountant van de SVHW toetsen de totstandkoming van de baten en lasten aan de hand van dit kader. In het voorjaar van 2024 dient de SVHW bij de gemeente een jaarverantwoording in van de baten en lasten van het jaar 2023 voor de gemeente Lansingerland. Deze verantwoording dient voorzien te zijn van een rechtmatigheidsverklaring van de accountant van de SVHW. Aan de hand van deze verantwoording stelt het college van Lansingerland vast of de baten en lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen en betrekt dit oordeel in de eigen rechtmatigheidsverantwoording. € 34,2 miljoen Domein Bedrijfsvoering – team Financiën Zie nummer 11 in bijlage 4 (T24.01678).  Vaststellen dat het proces afdoende maatregelen (en dat deze maatregelen werken) heeft om de te importeren risico’s vanuit SVHW te mitigeren.  Vaststellen dat de afspraken met SVHW (en diens accountant) afdoende zijn.

 Vaststellen dat gesprekken zijn gevoerd met SVHW waarin de afspraken, risico’s, uitkomsten van controles, de planning en de voortgang daarop zijn besproken. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2024 onder nummer 11. Belastingen en heffingen. M&O, Voorwaarden, begroting

29/40

T23.06730

Controleplan 2024

Het sociaal domein vraagt een nadere toelichting: Het doel van de interne controle op het Sociaal Domein is tweeledig. Enerzijds gaat het vanuit een toezichthoudende functie om het doen van een uitspraak over de rechtmatigheid van besluiten en betalingen. Daaronder valt de beoordeling van processen en het doen van onderzoek op systemen en betalingen. Anderzijds ontstaat vanuit de adviserende functie de kans op het treffen van preventieve maatregelen door het doen van aanbevelingen en verbetervoorstellen voor het versterken van de beheersing en sturing in de toekomst. De controleaanpak is vastgelegd in het controleplan sociaal domein 2024 (corsa T24.01677). Deze is opgenomen als bijlage 3. Op hoofdlijnen geldt de volgende aanpak: Voor de bepaling van de controleaanpak vindt een risicoanalyse plaats. Op basis van gesprekken met de verantwoordelijke en uitvoerende medewerkers worden de processen en systemen in kaart gebracht. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de minimaal noodzakelijke functiescheidingen en de inrichting van mandaten. Op grond daarvan wordt bepaald welke risico’s er zijn en of er verhoogde aandachtsgebieden zijn voor de interne controle. De processen worden, samen met een lijncontrole, gedocumenteerd in een procesbeschrijving per regeling.

Vanuit een analyse van landelijke wet- en regelgeving, waarvan wijzigingen doorlopend in de gaten worden gehouden, vindt een vertaling naar een normenkader plaats. Deze normen zijn leidend voor de uitvoering van de controles en worden uitgewerkt in checklists. In afstemming met de accountant wordt een dossier opgesteld voor de waarnemingen die zij hebben geselecteerd, de overige waarnemingen zullen aan de hand van de checklist worden uitgevoerd met verwijzing naar de documenten in Suite4SociaalDomein en Corsa. Aan nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving zal bij de uitvoering van de interne controle extra aandacht worden geschonken. De VIC sociaal domein wordt elk kwartaal uitgevoerd. 12. Participatiewet, WMO en jeugd Omschrijving De baten en lasten gerelateerd aan het sociale domein maken ongeveer 40% uit van de totale begroting van de gemeente. Wegens de aard van de uitgaven, de volatiliteit (risico op onverwachte tegen- of meevallers) en de complexiteit van het verantwoordingsproces is voor deze transactiestromen een meer gedetailleerde controleaanpak gewenst. Daarom is een controleplan gemaakt voor het sociaal domein op basis waarvan we per kwartaal interne controles uit worden gevoerd. Het IC-plan sociaal domein is opgenomen als bijlage 3 (corsa T24.01677) maakt ‘integraal’ onderdeel uit van dit IC-plan.

Documentatie Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2024 onder nummer 12. Participatiewet, Wmo en jeugd. Criterium RMV M&O, Voorwaarden

30/40

T23.06730

Controleplan 2024

13. Prestatieleveringen WMO en jeugd

Omschrijving

Documentatie

Criterium RMV

14. Algemene uitkering Omschrijving

Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke Risico’s

Nadere toetsing door rechtstreeks contact te hebben met de zorgontvanger om vast te stellen dat de door zorgaanbieder gefactureerde zorg ook feitelijk is geleverd. Dit maakt deel uit van het controleplan sociaal domein. Het IC-plan sociaal domein is opgenomen als bijlage 3 (corsa T24.01677) maakt ‘integraal’ deel uit van dit IC-plan. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2024 onder nummer 13. Prestatieleveringen Wmo en jeugd. M&O, Voorwaarden

Vanuit het gemeentefonds wordt de algemene uitkering ontvangen. De algemene uitkering is een significante (ontvangsten) transactiestroom (50% van de totale inkomsten van de Gemeente) maar bevat nauwelijks rechtmatigheidsaspecten. Voor de algemene uitkering is voornamelijk relevant of de juiste parameters en gegevens zijn gebruikt om de Algemene uitkering te berekenen en daarmee getrouw te verantwoorden in de jaarstukken 2023. 87,0 miljoen Domein Bedrijfsvoering – team Financiën Risico’s: 

Controlepunten Documentatie

Criterium RMV

Verkeerde, onvolledige of onjuiste parameters en gegevens gebruikt en daardoor een te lage of te hoge Algemene uitkering

De gemeente heeft voldoende maatregelen getroffen om de risico’s te mitigeren. De risico wordt ingeschat op laag. Vaststellen dat de team financiën de Algemene Uitkering volledig en juist heeft nagerekend. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2024 onder nummer 14. Algemene uitkering. NVT

31/40

T23.06730

Controleplan 2024

15. Inkomende (incidentele) subsidies Omschrijving Inkomende (incidentele) subsidies en de SiSa-regelingen kennen specifieke rechtmatigheidsaspecten (voorwaarden en M&O) die vastliggen in subsidiebeschikkingen en de relevante SiSa-regelingen. Vooraf is nog niet (volledig) welke subsidies en regelingen van toepassing zijn. In de periodieke interne controle zijn de regelingen daarom geen punt van aandacht c.q. niet opgenomen in de werkzaamheden. Indien relevant worden inkomende incidentele subsidies (bijvoorbeeld voor projecten) specifiek gecontroleerd en veelal al voorzien van een controleverklaring door een externe accountant (maatregel). Voor de SiSa-regelingen worden in de jaarrekeningcontrole betrokken. Omvang begrotingspost NVT Procesverantwoordelijke Domein Bedrijfsvoering – team Financiën Risico’s NVT Bepaling deelwaarnemingen NVT Documentatie Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2024 onder nummer 15. Inkomende (incidentele) subsidies en SiSa-regelingen. Criterium RMV M&O, Voorwaarden

16. IT (informatieveiligheid en IT-controls)

Omschrijving

Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke Risico’s Bepaling deelwaarnemingen Documentatie

Criterium RMV

Op de IT controls wordt een Electronic Data Processing (EDP)-audit uitgevoerd. In 2023 heeft een 0-meting plaatsgevonden, verbeteringen worden geïmplementeerd. Accountant BDO verricht in 2024 de IT-audit. NVT Domein bedrijfsvoering – team I&D en CISO NVT NVT Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2024 onder nummer 16. IT. NVT

32/40

T23.06730

Controleplan 2024

17. Frauderisicoanalyse Omschrijving

Omvang begrotingspost Procesverantwoordelijke Risico’s Bepaling deelwaarnemingen

Documentatie

Criterium RMV

Jaarlijks vindt een frauderisicoanalyse plaats om aan de hand van een aantal normen en toetsingscriteria te beoordelen of frauderisico’s voldoende gemitigeerd worden. Hierbij wordt een relatie gelegd met integriteitsbeleid, nevenfuncties, onrechtmatige onttrekkingen en geld/goederen (zie gegevensgerichte VIC’s 4, 5, 6, 7, 8, 9 en 10), de VIC’s van het sociaal domein en procesgerichte VIC 2. Risico’s zijn benoemd in T24.01115. n.v.t. Concernstaf NVT Niet van toepassing aangezien deze deels al in de VIC worden meegenomen. Van belang is dat er in de VIC ook frauderisico’s worden vastgelegd indien van toepassing. In de checklijsten VIC worden de (fraude)risico’s meegenomen. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een checklijst opgesteld deze wordt nog voorgelegd aan BDO. Vastlegging vindt plaats op G:\CS\@Audit-rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid-VIC \ Rechtmatigheid 2024 onder nummer 17. Frauderisicoanalyse. NVT

33/40

T23.06730

Controleplan 2024

6. Samenwerking, planning en capaciteit 6.1

Samenwerking betrokken partijen

Het proces van verbijzonderde interne controle (VIC) en de controle van de jaarrekening vraagt samenwerking en afstemming tussen drie partijen. Dat betreffen de gemeente, de accountant (BDO) en het externe VIC-team (Vanberkel professionals). Belangrijk is om afspraken te hebben over de te verrichten werkzaamheden en wie daarin wat doet. Gemeente Lansingerland: - De concerncontroller stelt samen met de senior controller en adviseur VIC het Interne controleplan op en legt deze ter besluitvorming (via het DT) voor aan het college. - Heeft de regie op het proces van de VIC en heeft voor de jaren 2023, 2024 en 2025 een opdracht verstrekt aan Vanberkel. Hiervoor heeft het DT een afwijkingsbesluit (T23.01502) van het Inkoopbeleid genomen. - De concerncontroller is eindverantwoordelijk - Senior controller/coördinator VIC (bij de concernstaf) heeft de dagelijkse afstemming met Vanberkel. De concerncontroller, senior controller en adviseur VIC stellen de eindrapportage over het Interne controleplan 2024 op. Deze wordt uiterlijk begin maart voorgelegd aan het college en de BAC voorafgaand aan de controle van de jaarrekening door de accountant Vanberkel professionals - Stelt een eindverantwoordelijke coördinator VIC beschikbaar. Deze coördinator heeft contact met de concerncontroller van de gemeente en/of met de coördinator VIC.

- Vanberkel is zo vaak mogelijk in de organisatie (gemeente) aanwezig in de periode waarin de VIC werkzaamheden worden uitgevoerd. - De escalatie voor Vanberkel is via de concerncontroller indien documenten niet tijdig worden ontvangen en/of vragen niet tijdig worden beantwoord. Samenwerkingsafspraken - De VIC’s worden voor 50% door Vanberkel uitgevoerd en voor 50% door de gemeente Lansingerland (concernstaf). Voor enkele VIC’s gelden specifieke afspraken: o De uitvoering van de VIC grondexploitaties (nummer 6) ligt onder aansturing van de VIC in handen van team Gebiedsontwikkeling. o Voor de controle op prestatieleveringen in het Sociaal Domein (Wmo / lokale jeugdzorg) gaan we in overleg met de verantwoordelijke teams en toezichthouder hoe dat in 2024 zal worden ingericht. o De uitvoering van de IT-VIC (nummer 16) ligt volledig in handen van BDO. o De uitvoering van de frauderisicoanalyse (nummer 17) ligt in handen van de adviseur VIC/senior controller van de concernstaf. - Voor de start van de VIC worden de interne collega’s (proceseigenaren) geïnformeerd over de start van de interne controle. - Tussenrapportages van de VIC worden opgesteld door de adviseur VIC in afstemming met Vanberkel en na review door de senior controller aangeleverd aan de concerncontroller (zie hoofdstuk 7 rapportage).

34/40

T23.06730

-

-

Controleplan 2024

Uitvoering van de VIC’s inclusief het genereren van de benodigde financiële overzichten om selecties te maken en het uitvoeren van de spend-analyses liggen in handen van medewerkers van Vanberkel en adviseur VIC. Beiden stemmen af met senior controller van de gemeente. Interviews met lijnverantwoordelijken worden samen gevoerd. Op basis van interviews actualiseren van de processen in het kader van de VIC (net als de adviseur VIC van de gemeente). Vragen aan proceseigenaren worden vooraf zo goed mogelijk gekoppeld aan medewerkers en gebundeld voordat deze met de proceseigenaar worden afgestemd. De proceseigenaar staat centraal (en niet elke losse vraag).

Overleg rondom VIC  Tweewekelijks vindt er overleg plaats tussen het VIC-team en de gemeentelijke VIC-coördinator. In dit overleg wordt de stand van zaken besproken en worden eventuele achterstanden c.q. uitdagingen besproken. In dit overleg kunnen escalaties worden besproken, opdat het VIC-team vragen (tijdig) beantwoord krijgt of ontbrekende documenten ontvangt.  Vanberkel en de concerncontroller overleggen elk kwartaal om de voortgang van de opdracht te bespreken. Accountant BDO - Vanaf 2024 werken we met een nieuwe accountant. Dat betekent dat de organisatie nog niet bekend is voor de accountant en dat hun dossiers nog opgebouwd moet worden. Dat betekent inzet van onze organisatie. - De accountant is gedurende de interimcontrole en de controle van de jaarstukken zoveel als mogelijk in het gemeentehuis aanwezig. - De accountant betrekt de uitgevoerde werkzaamheden van de VIC in hun externe controle. Vragen naar aanleiding van de VIC (inclusief procesbeschrijvingen en vragen rondom de spend analyse) worden gesteld aan de concernstaf (senior controller/coördinator VIC). - Team Financiën is verantwoordelijk voor het maken van de jaarstukken en het jaarrekening dossier (niet zijnde de VIC, maar onderbouwingen van posten in de jaarstukken). Vragen over deze onderbouwingen stelt de accountant aan team Financiën (coördinator P&C).

Coördinator P&C (team Financiën) en coördinator VIC (Concernstaf) zijn verantwoordelijk om hun onderlinge communicatie goed af te stemmen en de communicatie integraal af te stemmen op en met de accountant. - Bovenstaande twee punten maakt dat het wenselijk is dat de accountant aangeeft op welk onderdeel (VIC of controle) de vragen betrekking hebben. Overleg rondom interim-controle en accountantscontrole  Er zal een maand voor de start van de interim-controle en een maand voor de start van de accountantscontrole een overleg plaatsvinden tussen gemeente (concerncontroller, coördinator P&C en coördinator VIC) – VIC-team en de accountant. Dit overleg wordt georganiseerd door de gemeente (coördinator VIC of concerncontroller).

6.2

Planning – wat wordt er wanneer gecheckt in de organisatie

Er wordt qua zichtbaar vastleggen en verantwoorden steeds meer gevraagd van de organisatie. Het goede van deze ontwikkeling is dat de kwaliteit van de kritische processen toeneemt. De keerzijde is dat de controledruk in de organisatie toeneemt. Toch is het nodig dit te doen om een goedkeurende verklaring van de accountant te krijgen omdat dan bevestigd is dat we een getrouw beeld geven over de financiële 35/40

T23.06730

Controleplan 2024

uitkomsten van het begrotingsjaar en over de mate waarin we rechtmatig met overheidsmiddelen om zijn gegaan. Om de druk op de organisatie hanteerbaar te houden worden VIC’s centraal aangestuurd vanuit de concernstaf. Daarnaast willen we steeds transparanter maken voor de organisatie wat er wanneer aan inzet gevraagd wordt. Om die reden is er in bijlage 1 een overall-planning toegevoegd waarin per kwartaal is aangegeven wat er loopt. Ook willen we een relatie leggen met de planning van de P&C-cyclus op hoofdlijnen. Zie hiervoor bijlage 1. Planning procesgerichte VIC Freq.

1. Verbonden partijen

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1 J+1

1

X

Planning gegevensgerichte VIC 2. Treasury 3. Memoriaalboekingen 4. Personele lasten 5. Factuurverwerking en betalingen 6. Grondexploitatie 7. Leges/omgevingsvergunningen 8. Huur- en overige opbrengsten 9. Europese aanbestedingen 10. Subsidieverstrekkingen

Freq. 1 1 3 3 2 3 2 3 1

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1 J+1 X

k T-1 k T-1 x k T-1 x k T-1

k T-1 k T-1 x k T-1 x k T-1 x

X k T-1 k T-1 k T-1 k T-1

Planning VIC’s met een specifieke controle aanpak Freq.

11. Belastingen en heffingen 12. Participatiewet, Wmo en jeugd (controleplan SD) 13. Prestatieleveringen Wmo en jeugd (controleplan SD) 14. Algemene uitkering 15. Inkomende (incidentele subsidies) en SiSa-regelingen 16. IT 17. Frauderisicoanalyse

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1 J+1

1 4

X

X

X

X

1

X

X

X

X

1 1 1 1

X

x

X X X x

Capaciteit Vanberkel De VIC is voor 50% uitbesteed aan Vanberkel Professionals. Vanberkel professionals draagt zorg voor voldoende capaciteit om de VIC-werkzaamheden uit te voeren. Vanberkel Professionals stelt minimaal één RA ter beschikking (zie 6.1 eindverantwoordelijke coördinator VIC) voor de review/beoordelingswerkzaamheden, vaktechnische vraagstukken en strategisch meedenken/sparren en gesprekken voeren. Vanberkel professionals heeft in totaal 507 uur beschikbaar voor de werkzaamheden. Het VIC-team acht dit aantal uur voldoende. 36/40

T23.06730

Controleplan 2024

Bijlage 1 – Integrale planning 2024 met effect op de organisatie Onderwerp en resultaat

2024-Q2

2024-Q3

2024-Q4

2025-Q1

2025-Q2

P&C - Begroting 2025 - 2028 P&C – Zomerrapportage 2024 P&C - Kaderbrief P&C - Slotwijziging P&C – Jaarstukken 2024 VIC’s t.b.v. verslagjaar 2024  Eerste 4 maanden (januari t/m april): mei/juni onderzoek. Rapportage: juli (voor interim)  Tweede 5 maanden (mei t/m september): onderzoek in oktober/november. Rapportage: november/december  Laatste 3 maanden (oktober t/m december): onderzoek januari/februari. Rapportage: maart. Informatieveiligheid Ensia (horizontale verantwoording) Informatieveiligheid – verticale verantwoording

37/40

T23.06730

Controleplan 2024

Bijlage 2 – Lijst afkortingen AVG BADO BIO Boa BOD CISO DPIA DT ENSIA FG IBD ISMS MML M&O NIS2 P&C RMV VIC Wpg

Algemene Verordening Gegevensbescherming Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden Baseline Informatiebeveiliging Overheid Buitengewoon opsporingsambtenaren Bijzondere OpsporingsDiensten Chief Information Security Officer Data Protection Impact Assessment Directieteam Eenduidige Normatiek Single Information Audit Functionaris gegevensbescherming Informatie Beveiligingsdienst Information Security Management System Managementletter Misbruik en oneigenlijk gebruik Network and Information Security Planning & Control Rechtmatigheidsverantwoording Verbijzonderde Interne Controle Wet politiegegevens

Bijlage 3 - Controleplan sociaal domein 2024: T24.01647 Bijlage 4 – Risico-analyse Lansingerland: T24.01678 Bijlage 5 – Overzicht doelmatigheidsonderzoeken (213A) Welke onderzoeken zijn er in het verleden geweest (al dan niet formeel afgerond)  Doelmatigheid processen Wabo (toen nog bouwvergunningen) (rond 2012);  Doelmatigheid beheerplannen (beheer openbare ruime) (rond 2013);  Doelmatigheid onderwijshuisvesting (rond 2014) met review door Rekenkamer R’dam;  Doelmatigheid leges en tarieven (rond 2015);  Doelmatigheid communicatie (rond 2019);  Doelmatigheid ICT (specifieke benchmark ICT) (2019).  2024: efficiënte uitvoering van taken (M2023-026)  2024: benchmark uitvoering Wpg, Avg, NIS2, BIO, RMV Toekomstige onderwerpen (BW1800464):



andere beleidsterreinen, zoals Participatie (wet) en/of Veiligheid: Onderzoek of de doorgevoerde intensiveringen (bijvoorbeeld toezicht M&O beleid voor participatie) ook effectief is/is geweest. 38/40

T23.06730

Controleplan 2024

Bijlage 6 – Langere termijn agenda Langere termijn agenda control – privacy – informatieveiligheid

2022

2023

2024

2025

2026

2027

CONCERNSTAF Controle plan – jaarlijks = basis voor al het controlewerk Controleprotocol – normenkader - toetsingskader Rapportage over het vastgestelde controleplan tbv RMV Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2020 Controleverordening: Vanaf boekjaar 2025 wijzigen de normen voor goedkeuringstoleranties. Dus in 2025 controle verordening herzien Frauderisico-analyse – meenemen in VIC Controle verordening 2023 (art. 213 GW) Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2023 (art. 213a GW) Evaluatie accountant Artikel 213a – onderzoeksplan en begeleiden – op verzoek (op basis van nieuwe verordening) Herzien organisatiebesluit 2019 Regels M&O – elke 4 jaar actualiseren. Conform Financiële verordening Privacy - jaarplan Privacy - jaarverslag Privacybeleid Wpg: externe audit – elke 4 jaar Wpg: interne (deel)audits op de Wpg-verwerkingen = jaarlijks Jaarplan informatieveiligheid (looptijd van 2 jaar, 2024 en 2025). Met ingang van 2026 nieuw plan. Strategisch informatieveiligheidsbeleid (drie jaar, looptijd 2023, 2024, 2025) Wat te doen

Eigenaar

Nota Garantstelling 2015

Domein bedrijfsvoering – FIN

Herzien in

Nota reserves en voorzieningen 2020

Domein bedrijfsvoering – FIN

Nota Planning & Control 2017

Domein bedrijfsvoering – FIN

Nota Activa 2020 – 2024

Domein bedrijfsvoering – FIN

2024

Nota Verbonden partijen 2021-2024

Domein bedrijfsvoering – BC

2024

Financiële verordening 2023 (art. 212 GW) - aanpassen ivm omgevingswet

Domein bedrijfsvoering – FIN

2024

2024

en vanwege Slotwijziging (herzien in 2023) Treasurystatuut 2020

Domein bedrijfsvoering – FIN

39/40

T23.06730

Controleplan 2024

Bijlage 7 – 3 lines model in Lansingerland De gemeentelijke organisatie dient haar processen zodanig te organiseren dat zij haar doelen op een doelmatige en doeltreffende (effectieve en efficiënte) - binnen de geldende wet en regelgeving - wijze realiseert. In eerste instantie dient iedere medewerker als een volwaardig ‘vakprofessional’ zelf te handelen conform de voor zijn werk geldende wetten, regels en afspraken. Maar om onafhankelijk te kunnen vaststellen dat deze vakprofessionals ook zodanig handelen en hen hierbij te ondersteunen, zijn er extra ‘checks and balances’ aangebracht binnen het operationele proces. De organisatie volgt hierbij grotendeels het ‘Three lines Model’ (3LM). 1e Lijn: De vakafdelingen (teams) zijn onder leiding van de teammanagers en directeuren Bedrijfsvoering, Samenleving en Ruimte & Economie integraal verantwoordelijk voor de organisatie- en procesbeheersing in de teams. Dat betekent dat de teams zelf ‘in control’ (lees, beheersing van taken) dienen te zijn door het treffen van adequate beheersmaatregelen en de monitoring van de werking. 2e Lijn: De juridische control, de HR-control, ICT-control, financial & business control en privacy faciliteren de 1e lijn maar denken vanuit hun adviesrol ook kritisch mee en tegen.

3e Lijn: De concerncontroller, de VIC, de Chief Information Security Officer (CISO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG) hebben een toetsende, signalerend, initiërende en adviserende rol m.b.t. de kwaliteit, de getrouwheid, rechtmatigheid en het functioneren van de 1e en 2e lijn. Zij kunnen ook – indien nodig geacht – externe audits laten uitvoeren.

40/40