[T23.06355] Strategie communicatie en participatie LOO2 Noordeindseweg

Vervolg communicatie en participatie LOO2 - Noordeindseweg Juli 2023 Team communicatie / MJC

Bewonersbijeenkomst 28 juni De gemeente Lansingerland organiseerde op woensdag 28 juni 2023 een informatiebijeenkomst over de tweede locatie met flexwoningen voor langdurige opvang van ontheemde Oekraïners (LOO2) en spoedzoekers. Ruim 120 inwoners en belangstellenden kwamen naar de avond. Voor de bijeenkomst waren ruim 1850 omwonenden per brief uitgenodigd. Daarnaast is het gecommuniceerd via de website. Het doel van deze avond was om omwonenden meer te vertellen over de stand van zaken en het proces. Daarnaast konden omwonenden vragen stellen en zorgen, ideeën en suggesties delen over de locatie, hoe ze in gesprek willen met de gemeente, en het vervolgtraject. De input van de avond wordt gebruikt in het verdere proces en de uitwerking. 2

Samenvattend: 28 juni De meest gehoorde reacties waren: • Hoe zit het met een veilige verkeersontsluiting voor auto’s of een veilige route voor voetgangers en fietsers? • Waar komt de locatie van de woningen precies? • Waar gaan de mensen naar school of dokter? • Daarnaast maakten mensen zich zorgen over de toekomstige bewoners (afkomst) en mogelijke overlast.

3

Uitgangspunten communicatie & participatie Om dit project succesvol te laten verlopen en écht goed in contact met de omgeving te komen, volgen we de onderstaande strategische uitgangspunten die richting geven aan ál onze communicatie en participatie.

• Communiceren is iets anders dan informeren. We zetten in op goede communicatie (dus tweerichtingsverkeer • • • •

met de betrokkenen) waarbij we de participatieve aspecten als onderdeel van die communicatie zien. We gaan voor een open gesprek, waarin alle belangen een plek krijgen. We zetten het ‘waarom’ centraal: de focus ligt op de nieuwe voorziening voor Oekraïense vluchtelingen en spoedzoekers en waarom dit nodig is. We staan voor een transparant proces en communiceren daar dus ook open en eerlijk over, inclusief de dingen die misgaan. We zijn daarbij helder en nuchter van toon: we willen dit goed doen, maar er zal ook best een keer iets ongepland anders lopen of niet (naar uw wens) lukken. We managen de verwachtingen. Door aspecten als afhankelijkheid van beschikbaarheid van de flexwoningen, druk op de planning, ruimtelijke kaders, zijn de mogelijkheden om mee te denken niet ruim. Dat leggen we vanaf de start goed uit, zodat die verwachtingen helder zijn. We stellen ons op als een toegankelijke gesprekspartner, dat zijn we namelijk ook. We hebben vanzelfsprekend het beste voor met onze omgeving. Dit betekent dat we het gesprek blijven voeren, het contact niet uit de weg gaan en inzetten op zoveel mogelijk persoonlijk contact.

4

Het verhaal Bij een project als Langdurige Opvang Oekraïne is het belangrijk de goede toon te kiezen en het juiste, eerlijke verhaal te vertellen. Er komt niet zomaar een nieuwe opvanglocatie bij. Sterker nog: we hadden liever gewild dat zoiets überhaupt niet nodig is. Maar het probleem bestaat. En die problematiek wordt vooral gevoeld door mensen die tijdelijk geen eigen woning hebben. En zij zijn óók (tijdelijk) inwoners van Lansingerland. Dus voor hen willen we ook zorgen. De basis van het verhaal staat. We gaan nu naar een vervolg. Tone of voice in participatie Als toegankelijke gesprekspartner zoeken we daarom, in goed overleg met u, naar de beste mogelijkheden, opties en kansen om deze opvang, hier op deze locatie, op de juiste manier te organiseren. Dat zal ook niet altijd allemaal probleemloos gaan, maar we kunnen een eind komen. Het probleem bij dit soort dossiers is vaak het ‘NIMBY’-denken: Not In My Back Yard. Bijna iedereen snapt of vindt dat er windmolens, opvanglocaties of ondergrondse vuilcontainers moeten zijn, maar niemand wil ze voor z’n deur. Dat is in Lansingerland niet anders en daarom hebben we zorgvuldige verkend wat dan de beste locatie is. En die is hier. Daarom willen we nu graag samen met u bedenken hoe we dat zo goed en netjes mogelijk met elkaar regelen.

Boodschap In onze boodschap redeneren we dan ook vanuit het waarom en waar, via het hoe naar het wat. Niet andersom. Waarom: Lansingerland neemt haar verantwoordelijkheid als gemeente in het opvangen van Oekraïense vluchtelingen. Tegelijkertijd bieden we tijdelijke woonruimte aan inwoners die met spoed een woning nodig hebben. Waar: aan de Sporthoeklaan in Bergschenhoek is de eerste tijdelijke locatie gerealiseerd. De tweede locatie komt aan de Noordeindseweg in Berkel & Rodenrijs. Hoe: met de tijdelijke opvanglocaties bieden we vluchtelingen uit Oekraïne en mensen die met spoed een woning zoeken een woonplek. Wat: we bouwen tijdelijke woningen, die duurzaam maar ook verplaatsbaar zijn, in een gecombineerde woonomgeving (Oekraïners en spoedzoekers). We hebben over veel dingen al goed nagedacht, maar willen het samen met omwonenden en andere betrokkenen verder uitdenken. Framing Daarnaast is het goed om bepaalde vaktermen te vermijden of steeds te voorzien van een goede uitleg, gezien de verkeerde beelden die deze termen soms oproepen. Zoals LOO2, spoedzoekers en flexwoningen. Ook wordt er door sommigen gesproken over ‘natuur’ als het gaat over de beoogde locatie. Het is goed om dit beeld recht te zetten. Hoewel het voor omwonenden kan voelen als ‘natuur’ is dat het niet: het is nu grasgebied met een bestemming voor glastuinbouw.

5

De boodschap volgens message house methode

Lansingerland biedt langdurige opvang aan Oekraïense ontheemden, omdat zij de humane plicht heeft om mensen in nood op te vangen. De opvanglocaties Sporthoeklaan en Noordeindseweg bieden ook ruimte aan mensen die met spoed een woning zoeken.

De woningnood is hoog. Daarom worden de woningen ook aangeboden aan woningzoekenden. (spoedzoekers) Op de tijdelijke woningbouwlocatie wonen dus Oekraïners én huurders van de wooncorporatie.

De locatie wordt tijdelijk ingericht als woonwijk, met kleine woonhuizen en groen. Als de Oekraïners er niet meer wonen, dan worden het reguliere huurwoningen voor huurders van de woningcorporatie.

Over de locatie zelf – Noordeindseweg – kan niet worden geparticipeerd. Die staat vast. Wel verzamelen we input van omwonenden over de exacte plek, ontsluiting van verkeer, veiligheid en groen. Dit wordt in het proces meegenomen.

Argumenten: hoge woningnood, behoefte aan meer aantallen woningen. Tijdelijke flexwoningen oplossing voor tekort aan woning: duurzaam, snel te realiseren en relatief lange levensduur.

Argumenten: tijdelijk voor maximaal 15 jaar, daarna weer bestemming glastuinbouw. Woningen zijn verplaatsbaar naar een andere locatie en gaan zo’n 40 jaar mee.

Argumenten: participatie over een locatie geeft een nimby-effect, niemand wil hem in ‘zijn achtertuin’. Daarom is het geen democratisch proces. Over andere onderwerpen is wel participatie mogelijk. 6

Stakeholders Tijdens een kick-off hebben we samen de omgeving in kaart gebracht en een beeld gekregen van wie belangrijkste stakeholders zijn.

Omwonenden van het terrein (o.a. bewoners van de Noordeindseweg en de Edelstenenbuurt) Ontwikkelaar BPD als eigenaar van de grond Woningcorporatie 3B Wonen als samenwerkingspartner vanuit de

prestatieafspraken die mogelijk de woningen gaat aankopen, beheren en verhuren. Provincie Zuid-Holland (ambtelijk en bestuurlijk) Kerk Moestuinvereniging Pachter van de grond van BPD Hoogheemraadschap Delfland Projectleider, communicatieadviseur en klankbordgroep van het project de Driehoek Buurtvereniging Noordeindseweg / Edelstenenbuurt (als die er is) Bedrijven in de omgeving (al dan niet verenigd) College van B&W / directie organisatie Gemeenteraad Lansingerland Collega’s gemeente Lansingerland, bijvoorbeeld van Sociaal Domein en Wijkbeheer. (interne organisatie) Natuur & Vogelwacht Rotta (artikel Heraut)

           

1. Omwonenden 2. Bestuurlijk / overheden

3. Samenwerkingspartners 4. Wooncorporatie

7

Proces & procedure De uitkomst van 28 juni wordt de input voor de verdere uitwerking van het project. De gemeente is inmiddels gestart met verkeersonderzoek, bodemonderzoek en flora en faunaonderzoek. Deze lopen van juli t/m september 2023. Daarnaast verzamelen we ook input van ondernemers, nutspartijen, het waterschap, de provincie, etc. De uitgewerkte opties worden ook voorgelegd aan omwonenden via een participatieavond begin oktober.

Dit alles wordt verwerkt in een zogenaamde businesscase. Deze is nodig om het Rijk te laten besluiten over de subsidie voor de realisatie van de woningen voor de Oekraïense ontheemden, maar ook of het bieden van woonruimte aan spoedzoekers realiseerbaar is. De gemeenteraad moet een besluit nemen over de bouw van de huurwoningen voor inwoners (financiering). Definitieve besluitvorming: oktober 2023 college > Rijk > verdere uitwerking > college > gemeenteraad.

1. Onderzoek en haalbaarheid: schrijven business case 2. Consultatieronde omwonenden 3. Besluitvorming college 4. Goedkeuring Rijk 5. Uitwerking en besluitvorming raad

8

Globale planning project

Juli - okt

• Verkeersonderzoek en florafauna onderzoek • Business case maken • Persoonlijke gesprekken • Gesprekken stakeholders

Sept/okt

• Consultatieronde bij omwonenden: opties bespreken 2 oktober • Locatiebezoek LOO1 • Vervolg informeren bepalen

Okt

Dec /Q1 2024

• Input verwerken • Besluitvorming college • Indienen Rijk

• Input verwerken • Besluitvorming college • Besluitvorming financiering raad

9

Communicatie/participatie over project Persoonlijke gesprekken met direct-belanghebbenden Voor het proces is het van belang om persoonlijk contact te hebben met direct belanghebbenden, zoals de pachter van de grond, de moestuinvereniging, directe omwonenden (waaronder de insprekers bij de commissievergadering) en de wijkmanager. Deze partijen en/of individuen praten we bij over het traject en luisteren naar hun aandachtpunten / ideeën / zorgen. Dit geeft ons een beeld van de verwachte reacties op het plan én we laten hen tegelijkertijd zien dat we ze in beeld hebben en serieus nemen. Nieuwsbrief Middels een digitale nieuwsbrief houden we mensen op de hoogte. Hiervoor is inschrijving verplicht (i.v.m. AVG). Daarnaast staat alle info op de website. Zie volgende pagina voor kanalen en middelen.

Informatiebijeenkomst De startbijeenkomst was op 28 juni 2023. Op dit moment zitten we in de voorbereiding voor de business case en werken we allerlei varianten uit. Als we klaar zijn, en een vijftal opties hebben, dan consulteren wij de omgeving weer. We nodigen omwonenden en andere belanghebbenden dan uit voor een informatiebijeenkomst. Het doel van deze bijeenkomst is: informeren, luisteren en bespreken. In deze bijeenkomst laten we zien waar we staan en bespreken samen met de omwonenden de mogelijkheden en onmogelijkheden van de voorstellen. Daarnaast geven wij informatie over het proces en besluitvormingstraject: wie gaat over wat en wanneer? Ook gaan we in gesprek met deelnemers over het vervolg: hoe willen zij meegenomen worden en op welke manier willen ze betrokken worden? Verslagen Van de bijeenkomsten worden verslagen gemaakt en gedeeld op de website. (transparantie)

10

Communicatie en participatie – kanalen en middelen Gedurende het project zetten we communicatie in om belanghebbenden op de hoogte te houden van de ontwikkelingen en stappen die wij zetten. Let op volgorde van communicatie besluiten: directeur Samenleving / college / raad / intern, extern & media

Alle informatie op 1 plek: Lansingerland.nl/loo

Callcenter heeft informatie om antwoord te geven

Info over: LOO1, LOO2 en ZHC. FAQ + foto’s + verslagen + presentaties

Noordeindseweg@ is het emailkanaal

Inschrijven voor nieuwsbrief

@work voor interne comm.

Nieuwsberichten op de site voor actuele informatie en nieuwsbrief voor het mailing-bestand met inwoners en belangstellenden Persberichten voor media

Socials inzetten voor extra contactmomenten met inwoners en informatie over het project Brief sturen we voor persoonlijke informatie

Bijeenkomsten

11

Communicatie over Inhoud, zoals wat komt waar en waarom. Of uitnodiging voor bijeenkomst.

Proces, in juli doen we X en in december doen we Y. We schatten in dat we in het voorjaar Z gaan doen. Procedure, we schrijven een business case die wordt vastgesteld door het college. We houden de website bij met actuele informatie. Uiteindelijk besluit de raad in een raadsvoorstel over de financiën. Volgorde van communicatie bij besluitvorming: DT/college/raad/intern, extern & media 12

Randvoorwaarden Goede afstemming met project Driehoek én LOO1; het is belangrijk om goed af te stemmen met deze projecten, omdat ze voor belanghebbenden een belangrijke schakel zijn met dit project. Ontwikkelingen bij de Driehoek en LOO1 kunnen invloed hebben op het proces en de beeldvorming van LOO2. Het proces van DNP is direct van invloed op inhoud consultatieronde LOO2 op 2 oktober! Vergeet interne organisatie niet: ook voor het slagen van dit project en de verdere invulling hebben we onze collega’s van de verschillende afdelingen van de gemeente Lansingerland hard nodig. Niet alleen qua inzet en input, maar ook echt commitment en gedeeld eigenaarschap.

13

Alternatieven communicatie /participatie Je kunt bijvoorbeeld denken aan het starten van een klankbordgroep, het organiseren van themabijeenkomsten (bijvoorbeeld thema verkeer, thema inrichting openbare ruimte en thema sociaal) en het bezoeken van LOO1 met een groep omwonenden van LOO2.

14

Checklist             

Vorm Datum Tijd Locatie (en catering) Voorzitter (onafhankelijk) Doel + boodschap Bemensing Materialen / kaarten Draaiboek Actielijst Uitnodiging Verzendlijst Verslag van de avond (verslaglegger!)

Een bijeenkomst… Voorbeeld van een programma: • Welkom en aftrap -> uitleg over de avond en het programma. • Opening door de burgemeester: uitleg over stand van zaken, waarom deze avond belangrijk is, wat we samen willen uitzoeken en hoe, wat dit betekent voor de buurt. En hoe wij het vervolg voor ons zien: met u een open gesprek voeren over de verdere invulling. • Eerste reacties en vragen ophalen. • De optie voor uitwerking Noordeindseweg locatie: hoe ziet dat er precies uit? Waarom deze opties? Uitleg over het ontwerp en hoe dit precies in z’n werk gaat door projectleider. • Vorm bijv. in verschillende groepen uiteen om echt in gesprek te gaan met de deelnemers. We luisteren naar hun aandachtspunten en ideeën en vragen goed door naar voor en tegen argumenten. Uiteraard binnen de kaders die wij hiervoor meegeven (ruimte voor meedenken, planning etc.) Handig om een tijdsindicatie mee te geven: voorbeeld tot 21.30 uur kunt u… • Verwijzing naar de website + nieuwsbrief om op de hoogte te blijven. En uitleg over het vervolgtraject. • Mensen gaan zelf naar huis, bij de deur staan mensen om iedereen ‘wel thuis’ te wensen. • Plenaire afronding voor projectgroepleden.

15

Afhankelijk van de boodschap op 2 oktober Inloopavond (is informeler)

• • • • • •

Tussen 19.00 – 21.00 uur mensen welkom Koffie, thee en fris Panelen met informatie over de opties. Mensen die uitleg geven over opties en verzamelen van input voor vervolgproces. Klankbordgroepuitvraag Verslag van de vragen en reacties

Redactie: Het was een informatiebijeenkomst op 2 oktober

Informatieavond (is formeler)

• • • • • •

• •

Tussen 19.00 – 21.00 uur mensen welkom Koffie, thee en fris Plenaire toelichting door voorzitter Welkom / interview met BM In gesprek deel: panelen met informatie over de opties. Mensen die uitleg geven over opties en verzamelen van input voor vervolgproces. Klankbordgroepuitvraag Verslag van de avond (incl.reacties)

Op beide varianten is het mogelijk een A0-kaart neer te leggen met ‘schuimblokjes’, zodat mensen de nieuwe ‘wijk’ kunnen bouwen. Ervaren van hoogte, grootte, breedte of ontsluiting.

Communciatie volgt de inhoud en planning van het project. Het blijft altijd een middel en geen doel. Als gemeente zijn we open, transparent en duidelijk in onze communicatie. Dienstverlening is onze core business, waarbij we openstaan voor feedback en inbreng van onze inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen.

17

Voor het tijdsbeeld: de strategie is in juli 2023 geschreven. De informatieavond op 2 oktober was toen nog niet ingepland. Een strategie beschrijft altijd op hoofdlijnen. De uitwerking volgt per processtap of beleidsdocument. Zo vindt u bijvoorbeeld een meer specifieke communicatie-uitwerking in het B&W voorstel van oktober. Waarbij de uitgangspunten uit de strategie nog wel leidend zijn. In een nieuwsbrief vindt u weer de informatie die op dát moment belangrijk is. Zo passen we de boodschap aan op inhoud, tijdspad, doelgroep of proces.

18