[T23.06338] Uitwerking aanpak communicatie en participatie LOO2

Memo Gemeente Lansingerland

Van

José Meijboom

Aan

Onderwerp

Communicatie vervolgtraject LOO2

Datum

12 oktober 2023

Ons kenmerk

T23.06338

Uitwerking strategie In het voorjaar van 2023 is de strategie voor communicatie en participatie voor LOO2 opgesteld. De strategie beschrijft de hoofdlijnen. De uitwerking volgt per processtap of beleidsdocument. Na de bijeenkomst van 2 oktober doen we:  Presentatie projectleider op de website (3 okt)  Verslag nalezen en na akkoord op de website plaatsen (na akkoord BM)  Reacties verzamelen van bewoners – foto’s van uitwerking avond verwerken (PL)  Antwoord geven op vragen via emailadres noordeindseweg@lansingerland.nl (PL en callcenter)  Website up to date maken (communicatie)  Vervolg communicatie uitwerken (MJ) Vervolgcommunicatie Tijdens de bijeenkomst bleek dat niet alle omwonenden wisten van de bijeenkomst. Niet iedereen heeft zich geregistreerd of het gehoord van buren. Daarom heeft de projectgroep besloten om nog 1 brief uit te sturen, per post, naar alle bewoners van Noordeindseweg (tot xx huisnummer), Edelstenenbuurt, Planeten en Sterrenwijk. In deze brief staat de verwijzen naar de website waar alle informatie te vinden is. Maar ook de oproep om zich aan te melden voor het mailingbestand. Timing: na verzending van digitale nieuwsbrief. Inmiddels zijn ruim 120 inwoners aangemeld voor informatie/mailinglijst LOO2. Klankbordgroep Zo gauw de locatie definitief gekozen is in het zoekgebied, dan vragen we omwonenden of ze willen bijdragen via een klankbordgroep.

Door een brede afspiegeling van omwonenden te betrekken, wordt de uitwerking beter en vollediger. Daarbij kunnen de klankbordgroepleden de achterban goed op de hoogte te houden. Alle informatie blijft op de website van de gemeente gepubliceerd worden. De vorm van inspraak blijft: meedenken en meeweten (participatieladder). De business case geven we zo samen vorm. Het Rijk gaat uiteindelijk over de financiering van het LOO deel en de gemeenteraad over de financiering van de sociale huur en de randvoorwaarden. Nieuwsbrief Een digitale nieuwsbrieven sturen we in het begin maandelijks uit. Zo blijven mensen op de hoogte en verwijzen we door naar informatie die om de website staat. Informatie kan informatief zijn of een uitnodiging voor een bijeenkomst. Mensen melden zichzelf aan voor de nieuwsbrief en geven aan dat ze hem willen ontvangen. (i.v.m. AVG) 1/2

Bijeenkomsten & webinar Samenwerken vinden we belangrijk. Zodra er nieuws te melden is en wij input van de omgeving nodig hebben, organiseren wij een bijeenkomst op locatie. We geven hier niet vooraf een frequentie aan, omdat het mede afhankelijk is van het besluitvormingsproces en de gesprekken die met grondeigenaren of direct betrokkenen lopen. We zijn van mening dat een bijeenkomst ‘hout moet snijden’ en willen mensen niet mensen het gevoel geven ‘dat het ook in een mailtje had gekund’. De vorm van een bijeenkomst kan ook een webinar zijn. Het voordeel is dat het op te nemen en terug te kijken is, als mensen er niet bij aanwezig kunnen zijn. Het nadeel is, dat we niet kunnen tekenen of opmerkingen plaatsen op een kaart. Zoals we bij een bijeenkomst wel doen. Maar het is goed inzetbaar om mensen snel te informeren of vragen te stellen, zonder dat men ‘eruit’ hoeft. Het kan bij wijze van spreken ook in de auto of op een vakantieadres. Raadsinformatiebrief De projectleider en opgavemanager informeren de gemeenteraad via een raadsinformatiebrief over de voortgang van het project. Dit zijn extra informatieve brieven naast het reguliere besluitvormingstraject. Fotopagina Tegen de tijd dat er ‘iets’ gebeurt op de locatie voor realisatie LOO2, dan publiceren wij weer een fotoverslag. Bijvoorbeeld over het leggen van grondplaten of bouwrijp maken van een terrein.

Tijdslijn De tijdslijn voor communicatie is afhankelijk van besluitvorming en projectplanning. De contante factor is de informatie op de website, aanmelden voor nieuwsbrief en beantwoorden van vragen via email. Eerstvolgende nieuwsbrief: na akkoord verslag en publicatie op website (week van 16 okt).

2/2