[T23.03816] Bijlage 3 VIC op het sociaal domein 2023 - bijlage 3 bij het Intern controleplan 2023 (T23.01806)
Tekst van het document
Intern controleplan Sociaal Domein Processen: WMO, Jeugdwet en Participatiewet
2023
Opsteller:
William Lagendijk
Datum:
7 juni 2023
Inhoud 1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 3
2.
Methodiek ........................................................................................................................................ 3
3.
4.
5.
6.
2.1.
Algemene controleaanpak ...................................................................................................... 3
2.2.
Communicatie en frequentie interne controles ....................................................................... 4
2.3.
Steekproeftrekking en vastleggingen ...................................................................................... 4
2.4.
Algemene controles ................................................................................................................ 5
2.5.
Risicoanalyse .......................................................................................................................... 5
2.6.
Prestatielevering Jeugd en Wmo ............................................................................................ 5
WMO ............................................................................................................................................... 5 3.1.
Financiële stromen .................................................................................................................. 5
3.2.
Risico-inventarisatie ................................................................................................................ 7
3.3.
Controle-aanpak ...................................................................................................................... 8
Jeugdwet ......................................................................................................................................... 9 4.1.
Financiële stromen .................................................................................................................. 9
4.2.
Risico-inventarisatie .............................................................................................................. 10
4.3.
Controle-aanpak .................................................................................................................... 10
Participatiewet ............................................................................................................................... 11 5.1.
Financiële stromen ................................................................................................................ 11
5.2.
Risico-inventarisatie .............................................................................................................. 13
5.3.
Controle-aanpak .................................................................................................................... 13
Toeslagenaffaire Kinderopvangtoeslag ........................................................................................ 15 6.1.
Financiële stromen ................................................................................................................ 15
6.2.
Risico-inventarisatie .............................................................................................................. 15
6.3.
Controle-aanpak .................................................................................................................... 15
7.
Rapportage.................................................................................................................................... 16
8.
Contactpersonen ........................................................................................................................... 17
9.
Relevante regelgeving .................................................................................................................. 17
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
2
1. Inleiding Het doel van de interne controle op het Sociaal Domein is tweeledig. Enerzijds gaat het vanuit een toezichthoudende functie om het doen van een uitspraak over de rechtmatigheid van besluiten en betalingen. Daaronder valt de beoordeling van processen en het doen van onderzoek op systemen en betalingen. Anderzijds ontstaat vanuit de adviserende functie de kans op het treffen van preventieve maatregelen door het doen van aanbevelingen en verbetervoorstellen voor het versterken van de beheersing en sturing in de toekomst. Deze beide elementen zijn onderdeel van een continu beheers- en verbeterproces. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Dit controleaanpak is opgebouwd in drie stappen: 1) Beschrijving van de methodiek van de interne controle; 2) Inhoudelijke risicoanalyse en controle-aanpak per proces; 3) Vorm en structuur van periodieke rapportage. Tot slot wordt afgesloten met een opsomming van de belangrijkste contactpersonen die te maken hebben met de interne controle.
2. Methodiek Vanuit de tweeledige doelstelling van de interne controle beschrijven we de algemene controleaanpak, de communicatie en frequentie van de interne controles en de steekproeftrekking en vastleggingen. 2.1.
Algemene controleaanpak
Bij de herijking van de controleaanpak vindt een risicoanalyse plaats. Op basis van gesprekken worden de processen en systemen doorgenomen op wijzigingen. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de minimaal noodzakelijke functiescheidingen en de inrichting van mandaten. Op grond daarvan wordt bepaald welke wijzigingen in risico’s er zijn en of er verhoogde aandachtsgebieden zijn voor de interne controle 2023. Vanuit een analyse van landelijke wet- en regelgeving en de gemeentelijke verordeningen en beleidsregels vindt een vertaling naar een normenkader plaats. Deze normen zijn leidend voor de uitvoering van de controles en worden uitgewerkt in checklists. De documenten ter onderbouwing van de waarnemingen worden per cliëntselectie opgeslagen. Aan nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving zal bij de uitvoering van de interne controle extra aandacht worden geschonken. Per regeling worden detailcontroles uitgevoerd. Indicatief gelden de volgende aantallen per jaar: WMO: 35 Jeugdwet: 45 Participatiewet: 50 waarvan: o Reguliere/bestaande regelingen 34 o Inburgering 10 o Energietoeslag 4 o Leefgeld Oekraïense vluchtelingen 2 Toeslagenaffaire kinderopvang 10 Totaal 140
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
3
De cijfers uit de begroting 2023 zijn gebruikt voor de totstandkoming van de verdeling van de aantal waarnemingen, zie ook de financiële stromen in hoofdstuk 3 per regeling. Afhankelijk van de realisatie vindt bijstelling van de aantallen plaats. De aantallen waarnemingen zullen worden verdeeld over de subregelingen van de Jeugdwet, WMO en Participatiewet en Toeslagenaffaire kinderopvang. Dit zal worden uitgewerkt in een scopingsdocument wat per kwartaal wordt bijgewerkt met de realisatie van de bestedingen op de afzonderlijke regelingen. 2.2.
Communicatie en frequentie interne controles
De interne afstemming over de interne controle vindt enerzijds plaats met de kwaliteitsmedewerkers en coördinatoren om onderlinge verwachtingen helder te maken en te houden. Gedurende de uitvoering zal afstemming plaatsvinden met de verantwoordelijke teamleiders bij bijzonderheden of afwijkingen. Na afloop van ieder kwartaal worden de bevindingen en adviezen gerapporteerd en besproken. Daarnaast vindt communicatie plaats met concerncontrol en de accountant, om de interne controles in te bedden in de totale controle-aanpak en te borgen dat de accountant gebruik kan maken van de interne werkzaamheden. De interne controles worden na afloop van ieder kwartaal uitgevoerd. In beginsel rapportages een maand na afloop van het kwartaal gedeeld. Dat betekent concreet de volgende data van oplevering van de concept rapportages:
1e en 2e kwartaal: 3e kwartaal: 4e kwartaal (okt/nov): 4e kwartaal (dec):
1 augustus * 1 november 1 januari ** 15 februari
* voorgesteld wordt de eerste 2 kwartalen samengevoegd te rapporteren. ** op verzoek van de gemeente zal de controle op het 4e kwartaal worden uitgevoerd in twee delen: oktober en november in december, december en de afsluitende werkzaamheden in januari en februari. 2.3.
Steekproeftrekking en vastleggingen
Per kwartaal worden de steekproeven getrokken op de betaalregels vanuit de Suite Sociaal Domein (SSD). Daarbij wordt geborgd dat selectie willekeurig plaatsvinden, met behulp van een steekproefmodel. De aantallen waarnemingen zijn minimaal gebaseerd op de controletolerantie die de gemeente hanteert voor rechtmatigheidsverantwoording: 1% van de totale lasten van de gemeente. De dossiercontroles worden uitgevoerd met behulp van de beschikbare informatie in SSD en het zaaksysteem (Corsa/DIS). Waar nodig worden aanvullende gegevens opgevraagd bij de consulenten. De belangrijkste gegevens uit de dossiers worden per waarneming opgeslagen in een map, zodat deze voor review raadpleegbaar zijn. De interne controles worden vastgelegd in checklists. Op het moment dat er sprake is van een afwijking wordt onderzocht:
Wat de reden van afwijking is; Of dit incidenteel of structureel voorkomt; Wat het effect op (uitbreiding van) de steekproef is; Wat het financieel effect op de totale onderzoeksmassa (extrapolatie) is.
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
4
2.4. Algemene controles Vanuit de verbijzonderde interne controles zal worden onderzocht of de periodieke aansluitingen tussen de financiële administratie en subadministraties juist en volledig worden gemaakt. Daarnaast wordt vastgesteld hoe het proces van mutatieverwerking verloopt, zoals de IB-samenloop en BRP-signalen. 2.5. Risicoanalyse Per domein is een risicoanalyse opgesteld. Daarbij zijn risico’s ingeschaald in categorieën laag, midden en hoog. De classificatie is als volgt gedefinieerd:
Laag risico: Een geïdentificeerd en ingeschat risico op een afwijking van materieel belang waaraan tijdens de controle in relatief beperkte mate aandacht moet worden besteed. Midden risico: Een geïdentificeerd en ingeschat risico op een afwijking van materieel belang waaraan tijdens de controle aandacht moet worden besteed. Hoog risico: Een geïdentificeerd en ingeschat risico op een afwijking van materieel belang waaraan tijdens de controle bijzondere aandacht moet worden besteed.
2.6. Prestatielevering Jeugd en Wmo Om vast te stellen of zorg daadwerkelijk en volgens afspraken is geleverd door zorgaanbieders (voor de beschikte Wmo- en Jeugdzorg) leveren zorgaanbieder na afloop van het boekjaar productieverantwoordingen aan. De beoordeling daarvan en verwerking in de administratie is onderdeel van het jaarrekeningtraject. Dit betreft Zorg in Natura (ZIN). Voor persoonsgebonden budgetten (PGB) geldt dat de Sociale verzekeringsbank (SVB) een jaarverantwoording indient. Al enkele jaren kent deze verklaring echter geen goedkeurend oordeel van de accountant van de SVB, daarnaast controleert de SVB niet of zorg ook daadwerkelijk geleverd is. Om deze redenen voert Lansingerland zelfstandig werkzaamheden uit om een oordeel te vormen over de prestatielevering van betaalde Jeugdzorg en Wmo. Deze werkzaamheden bestaan uit het opvragen van informatie bij de zorgontvangers, zowel PGB als ZIN, middels een steekproef waarbij het instrument van enquêtes wordt toegepast. De uitwerking wordt vastgelegd in een bepaling van de selectie en checklist met uitkomsten van de onderzochte dossiers. De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd na afloop van het boekjaar.
3. WMO Het doel van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning is het bieden van maatschappelijke ondersteuning aan inwoners, bijvoorbeeld om hen zo lang mogelijk thuis te kunnen laten wonen, de regie op hun leven te houden en niet eenzaam te zijn. Het streven is om mensen passende ondersteuning te bieden in de eigen leefomgeving; door inzet van het sociale netwerk of met behulp van gemeentelijke voorzieningen. 3.1.
Financiële stromen
Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2023 opgenomen:
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
5
Grootboek (Fcl)
Kostensoort (Ecl)
6661100 Woningaanpassingen
U 423100 Woningaanpassingen
€
Rekening 2022 222.952
€
Begroting 2023
6661100 Woningaanpassingen
U 423102 Woonvoorziening derden
€
49.185
€
50.000
6661201 Hulpmiddelen
U 423300 Hulpmiddelen WMO
€
631.031
€
768.340
6662000 WMO begeleiding
U 423711 Begeleiding mantelzorger
€
313.369
€
371.079
6662000 WMO begeleiding
U 423716 Begeleiding individueel
€
986.772
€
999.199
6662000 WMO begeleiding
U 423717 Begeleiding groep
€
576.960
€
636.681
6662000 WMO begeleiding
U 423718 Kortdurend verblijf
€
-
€
30.000
6662000 WMO begeleiding
U 423805 Invoering Wvggz
€
-
€
123.000
6662100 Huishoudelijke hulp
U 423060 Hulp bij het huishouden
€
3.861.590
€
4.358.730
6662100 Huishoudelijke hulp
U 423061 Hulp bij het huishouden hospice
€
1.040
€
-
6662400 Vervoer begeleiding
U 423200 Vervoer begeleiding
€
45.321
€
44.474
6662402 Collectieve vervoersvoorziening U 423210 Collectieve vervoersvoorziening U 423719 PGB WMO 6672000 PGB WMO
€
688.164
€
803.066
€
225.020
€
275.867
Totaal
€
7.601.403
€
8.938.110
477.674
Iedere voorziening heeft zijn eigen kenmerken, maar de kern van de maatwerkvoorzieningen is gelijk: bepalen van de zorgbehoefte en daarop effectief inzetten van een passende oplossing. Er is onderscheid in inzet van gecontracteerde aanbieders (zorg in natura) en zelfstandig inkopen door de inwoner (persoonsgebonden budget).
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
6
3.2.
Risico-inventarisatie
De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van WMO-uitgaven zijn vooralsnog onderkend: Risico-classificatie (laag/midden/hoog) Midden
Proces WMO (ZIN)
Risico-omschrijving De betaling is onrechtmatig doordat: 1. Cliënt geen Nederlander of daaraan gelijkgestelde is; 2. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 3. Er geen getekende aanvraag aanwezig is; 4. Een rapportage ontbreekt; 5. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 6. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of product); 7. BRP-signalen zoals verhuizing niet of niet juist zijn opgepakt. 8. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast.
WMO (ZIN)
De WMO-uitgaven zijn onrechtmatig doordat er geen of geen volledige zorgprestatie is geleverd.
Midden
WMO (administratief)
1. Het risico dat betalingen worden gedaan zonder dat daar een geldige beschikking, toewijzing en/of (GGK)declaratie aan ten grondslag ligt; 3. Het risico dat een onjuist tarief is toegepast; 2. Het risico dat een betaling aan een onjuist IBAN plaatsvindt; 3. Het risico dat stamgegevens van crediteuren ongeautoriseerd, en niet onderbouwd, worden gewijzigd.
Laag
WMO (PGB)
Risico dat de PGB-uitgaven niet juist en of rechtmatig zijn Hoog doordat: 1. De beschikte voorziening niet conform beschikking is verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. De in rekening gebrachte PGB-uitgaven niet overeenstemmen met de beschikking; 3. Er wordt afgeweken van het beschikte tarief; 3. Er zijn geen prestaties geleverd.
WMO (CAK)
De eigen bijdragen CAK zijn niet volledig verantwoord
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
Midden
7
3.3.
Controle-aanpak
De interne controle start met het in kaart brengen van het proces. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Per jaar worden maximaal 35 betalingen voor de WMO gecontroleerd, verdeeld over:
Huishoudelijke verzorging Ondersteuning (begeleiding/dagbesteding) Woonvoorziening Rolstoelvoorziening Vervoersvoorziening
Dit betreft zowel de ZIN- als PGB-betalingen. Bij de controles wordt onderzocht of het onderliggende besluit voor de betreffende betaling juist is uitgevoerd en of het recht, de hoogte en de duur van de betaling vastgesteld is. Daarnaast wordt onderzocht of de mutatie aan de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en het Centraal Administratie Kantoor (CAK) juist en volledig is doorgegeven.
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
8
4. Jeugdwet Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor alle jeugdhulp: ondersteuning, hulp en zorg aan jeugdigen en ouders bij opgroei- en opvoedproblemen, psychische problemen en stoornissen. Ook zijn gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering, en de advisering en verwerking van meldingen inzake huiselijk geweld en kindermishandeling. De gemeente Lansingerland heeft de maatwerkvoorzieningen bij jeugdhulpaanbieders regionaal ingekocht. De GR Jeugdhulp Rijnmond (GRJR) is daarbij de contractpartij voor de jeugdhulpaanbieders, en voert ook de betalingen uit. Een deel van de maatwerkvoorzieningen wordt lokaal ingekocht. Op deze onderdelen wordt de interne controle ook uitgevoerd op de betalingen. De rechtmatigheid van de betalingen wordt gecontroleerd door de accountants van respectievelijk de GRJR en de SVB. Na ontvangst van de verantwoordingen van deze partijen na afloop van het jaar worden de stukken beoordeeld en verwerkt in het totaaloordeel rondom rechtmatigheid. De interne controle op de Jeugdwet bij de gemeente richt zich hiermee dan ook op de toegang, en bestaat uit het toetsen van afgegeven beschikkingen. 4.1.
Financiële stromen
Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2023 opgenomen: Grootboek (Fcl)
Kostensoort (Ecl)
6672101 PGB Jeugd
U 423420 Jeugd PGB
€
1.607.812
€
1.600.000
6682000 Jeugd - Met beperking
€
3.233.261
€
3.296.456
6682100 Jeugd GGZ
U 423000 Sociale verstrekking in natura aan personen U 423201 Jeugdvervoer
€
-
€
425.000
6682100 Jeugd GGZ
U 423201 Vervoer jeugd GGZ
€
236.337
€
-
6682100 Jeugd GGZ
U 423801 Basis GGZ
€
410.718
€
459.000
6682100 Jeugd GGZ
U 423802 Dyslexiezorg GGZ
€
448.768
€
357.000
6682400 GR Jeugd
U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond
€
10.023.394
€
10.918.781
€
15.960.289
€
17.056.237
Totaal
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
Rekening 2022
Begroting 2023
9
4.2.
Risico-inventarisatie
De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van Jeugd-uitgaven zijn vooralsnog onderkend: Risico-classificatie (laag/midden/hoog) Midden
Proces Jeugd (lokale maatwerkvoorzieningen)
Risico-omschrijving De betaling is onrechtmatig doordat:
Jeugd (ZIN)
De Jeugd-uitgaven zijn onrechtmatig doordat er geen of geen volledige zorgprestatie is geleverd.
Midden
Jeugd (GRJR)
Risico dat de Jeugd-uitgaven via Jeugdhulp Rijnmond niet rechtmatig zijn doordat: 1. De beschikte voorziening is niet conform beschikking verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. Onjuiste tarieven zijn toegepast.
Midden
Jeugd (PGB)
Risico dat de PGB-uitgaven niet juist en of rechtmatig zijn doordat: 1. De beschikte voorziening niet conform beschikking is verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. De in rekening gebrachte PGB-uitgaven niet overeenstemmen met de beschikking; 3. Er wordt afgeweken van het beschikte tarief; 3. Er zijn geen prestaties geleverd.
Hoog
4.3.
1. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 2. Er geen getekende aanvraag aanwezig is; 3. Een rapportage ontbreekt; 4. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 5. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of product); 6. BRP-signalen zoals verhuizing niet of niet juist zijn opgepakt. 7. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast.
Controle-aanpak
De interne controle start met het in kaart brengen van het proces. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Conform vorig jaar voeren we minimaal 45 waarnemingen uit in 2023. Opgemerkt wordt dat er geen uitspraak wordt gedaan over een groot deel van de financiële rechtmatigheid (deel betalingen GRJR en SVB), omdat genoemde partijen daarover verantwoording afleggen. Kijkend naar de onderdelen waar de financiële afhandeling door Lansingerland wordt gedaan voeren we daar minimaal 20 waarnemingen op uit. Op de overige onderdelen (GRJR en SVB) voeren we 25 waarnemingen uit, specifiek gericht op de rechtmatigheid van de toeleiding.
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
10
Van de besluiten wordt vastgesteld of deze rechtmatig tot stand gekomen zijn, en of de dossiervorming juist en volledig is. Tevens wordt vastgesteld of de verwerking door de GRJR op juiste wijze heeft plaatsgevonden. Vanuit het SVB-portaal wordt onderzocht vanuit het trekkingsrecht wat de bestedingen zijn op het persoonsgebonden budget. Daar waar Lansingerland zelfstandig de betaling doet wordt de financiële rechtmatigheid gecontroleerd.
5. Participatiewet De Participatiewet (feitelijk onderdeel van de BUIG) bestaat uit diverse regelingen op het gebied van werk en inkomen. De gemeente Lansingerland voert een deel van deze regelingen zelfstandig uit. De BBZ-regeling is echter uitbesteed aan Rotterdam Bureau Zelfstandige (RBZ). Dat geldt ook voor de regeling Tijdelijke ondersteuning zelfstandig ondernemers (Tozo). 5.1.
Financiële stromen
Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2023 opgenomen:
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
11
Grootboek (Fcl)
Kostensoort (Ecl)
6610000 Uitkeringen
U 422000 Bijstandsverlening jonger dan 21
€
Rekening 2022 37.829
€
Begroting 2023
6610000 Uitkeringen
U 422010 Bijstandsverlening 21 tot 65
€
8.578.412
€
9.355.130
88.454
€
70.000
6610000 Uitkeringen
U 422030 Bijstandsverlening elders verzorgden U 422050 Uitkeringen IOAW
€
6610000 Uitkeringen
€
515.838
€
604.694
6610000 Uitkeringen
U 422060 Uitkeringen IOAZ
€
22.034
€
40.969
6610000 Uitkeringen
U 422220 Krediethypotheek
€
27.696
€
-
6610000 Uitkeringen
U 422420 BBZ startend bijstand om niet
€
178.896
€
32.000
6610000 Uitkeringen
U 422421 BBZ startend renteloos
€
-
€
26.000
6610000 Uitkeringen
U 422522 Individuele studietoeslag
€
7.661
€
-
6610000 Uitkeringen
U 422990 Onvoorziene uitkeringen (WIZ)
€
-1.122
€
5.000
6610000 Uitkeringen
€
9.455.697
€
10.133.793
6610100 Bijstandsverlening ZelfstandigenU 422410 BBZ gevestigden om niet U 422412 BBZ gevestigden rentedragend 6610100 Bijstandsverlening Zelfstandigen(kapitaalverstrekk.)
€
-22.650
€
80.000
€
-
€
50.000
-
€
-22.650
€
130.000
6614000 Inkomensondersteuning
U 343950 Rotterdampas
€
139.302
€
220.743
6614000 Inkomensondersteuning
U 422521 Individuele inkomenstoeslag
€
94.117
€
89.250
6614000 Inkomensondersteuning
U 422522 Individuele studietoeslag
€
4.695
€
7.035
6614000 Inkomensondersteuning
U 423040 Verstrekkingen om niet in natura
€
-2.614
€
-
€
547
€
-
6614000 Inkomensondersteuning 6614000 Inkomensondersteuning
U 423041 Bijzondere bijstand Wet op de Lijkbezorging U 423042 Jeugdsportfonds
€
65.000
€
103.635
6614000 Inkomensondersteuning
U 423043 Jeugdcultuurfonds
€
65.000
€
11.025
6614000 Inkomensondersteuning
U 423709 Collectieve zorgverzekering
€
426.726
€
443.267
874.955
6610100 Bijstandsverlening Zelfstandigen
6614000 Inkomensondersteuning
€
792.772
€
6614400 Individuele bijzondere bijstand U 411615 Energietoeslag
€
2.089.393
€
-
6614400 Individuele bijzondere bijstand U 423044 Individuele bijzondere bijstand
€
625.423
€
502.658
€
2.714.816
€
502.658
6614400 Individuele bijzondere bijstand 6623000 Participatie
U 343017 Inkoop re-integratie
€
-
€
-
6623000 Participatie
U 343019 Beschut werken
€
-
€
948
6623000 Participatie
U 343208 Tolk/vertaler
€
-
€
-
€
-
€
5.405
6623000 Participatie 6623000 Participatie
U 343210 Onderzoek en advies (juridisch advies: is 343280) U 343732 Begeleiding bij re-integratie
€
155.391
€
201.395
6623000 Participatie
U 423520 Scholing en activering
€
4.135
€
45.000
6623000 Participatie
U 423522 Preventie jeugdwerkloosheid
€
123.825
€
95.000
6623000 Participatie
U 423523 Werkervaringsplaatsen
€
-
€
-
€
167.175
€
114.912
€
2.522
€
48.596
6623000 Participatie
U 423524 Diverse ondersteuningsmiddelen t.b.v. kandidaten U 423525 Diverse ondersteuningsmiddelen t.b.v. werkgevers U 423526 Het nieuwe Wij
6623000 Participatie
U 423550 Loonkostensubsidie/gesubs. arbeidsplaatsen
6623000 Participatie 6623000 Participatie
€
1.440
€
-
€
322.175
€
300.000
6623000 Participatie
€
776.664
€
811.256
Totaal
€
13.717.299
€
12.452.662
Voor de landelijke regelingen vormt de wetgeving de basis voor het normenkader en de interne controle. Voor de bijzondere bijstand zijn de gemeentelijke verordeningen leidend voor de toetsing op de verstrekkingen.
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
12
5.2.
Risico-inventarisatie
De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van Participatie-uitgaven zijn vooralsnog onderkend:
Proces Participatiewet en andere BUIG regelingen
Participatiewet (administratief)
5.3.
Risico-classificatie Risico-omschrijving (laag/midden/hoog) De betaling is onrechtmatig doordat: Midden 1. Cliënt geen Nederlander of daaraan gelijkgestelde is; 2. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 3. De woon-/leefsituatie niet juist is bepaald; 4. De bepalingen rondom inkomen en vermogen onjuist zijn toegepast; 5 Er een onjuist normbedrag is toegepast; 6. Inkomsten niet of niet juist of volledig worden verrekend met de uitkering; 7. Een rapportage ontbreekt; 8. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 9. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of hoogte uitkering); 10. Er geen of niet tijdig een heronderzoek is uitgevoerd; 11. BRP- en IB-signalen niet of niet juist zijn opgepakt. 12. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast.
1. Het risico dat betalingen worden gedaan zonder dat Laag daar een geldige beschikking aan ten grondslag ligt; 2. Het risico dat een betaling aan een onjuist IBAN plaatsvindt; 3. Het risico dat stamgegevens van crediteuren ongeautoriseerd, en niet onderbouwd, worden gewijzigd;
Controle-aanpak
De interne controle start met de beoordeling van het proces en eventuele wijzigingen daarin. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Per jaar worden maximaal 50 betalingen gecontroleerd voor de Participatiewet en aanverwante wetten (BUIG), verdeeld over:
Bestaande regelingen o Participatiewet levensonderhoud o IOAW/IOAZ o Bijzondere bijstand o Re-integratiebudget o Loonkostensubsidie Nieuwe regelingen (onderdeel van IC per 2023) o Inburgering o Energietoeslag o Leefgeld Oekraïense vluchtelingen
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
13
Bij de controle op de uitkeringen levensonderhoud wordt de totale opbouw van de te controleren betaling betrokken. Dat wil zegen dat de (kostendelers)norm, inkomsten, afstemmingen en inhoudingen ten behoeve van vorderingen of doorbetalingen nagekeken worden, welke mede leiden tot de betaling. Over de processen rondom de Participatiewet hebben we vorig jaar op een viertal onderwerpen belangrijke bevindingen gerapporteerd:
Bij een deel van de onderzochte cliënten zijn geen heronderzoeken gepland of uitgevoerd in de afgelopen jaren. Doordat ook geen ander cliëntcontact uit het dossier bleek was onduidelijk wat de situatie van de cliënt is. Het recht op de uitkering was daarmee onzeker. Rondom de brevettering is het niet altijd duidelijk geweest wie waarvoor bevoegd was. De registratie van gebrevetteerde bleek niet altijd actueel, en begin- en einddata ontbraken. Dossiervorming binnen de Participatiewet is een aandachtspunt. Zo ontbrak regelmatig een vastlegging rondom identificatie en waren documenten soms lastig terug te vinden in het dossier. Ook kwam het voor dat vastgelegde acties in de besluiten niet worden opgevolgd.
Bij de interne controle in 2023 zullen we nagaan of op deze aspecten procesverbeteringen zichtbaar zijn. Voor de nieuw te controleren regelingen geldt:
Inburgering De omvang van de kosten is naar schatting € 500.000 per jaar. Vanaf 2022 is de nieuwe wet Inburgering van kracht. Doel is dat de gemeente het hele traject voor de statushouders regisseert: taallessen, maatschappelijke trajecten, etc. Het gaat hier om ongeveer 150 statushouders per jaar. Bij de IC kijken we met name naar de procedures en rechtmatigheid van de bestedingen. We voeren 10 waarnemingen uit voor het jaar 2023, tenzij de uitgaven sterk toenemen. De bestedingen die bij het inburgeringstraject horen worden gecontroleerd.
Energietoeslag De precieze omvang is vooraf niet exact te bepalen, vorig jaar leidde de regeling tot €200.000 aan kosten. Bij vergelijkbare omvang kan volstaan worden met 4 dossiers. We controleren daarbij of de bepalingen van de regeling goed zijn toegepast.
Leefgeld Oekraïense vluchtelingen Sinds vorig jaar is de gemeente verantwoordelijk voor het verstrekken van leefgeld aan ontheemden. Bij vergelijkbare omvang van de kosten in 2022 kan volstaan worden met 2 dossiers. De uitgaven worden per kwartaal gemonitord en waar nodig wordt het aantal steekproeven uitgebreid.
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
14
6. Toeslagenaffaire Kinderopvangtoeslag Veel gezinnen die slachtoffer zijn van de kinderopvangtoeslagaffaire hebben grote stress en onrust ervaren. Zij voelen zich vaak eenzaam en in de steek gelaten. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om deze gezinnen te ondersteunen, zodat zij kunnen herstellen van de toeslagenaffaire. Bij de aanmelding als gedupeerde bij de Belastingdienst konden ouders aangeven of zij ondersteuning willen van de gemeente. Als zij hebben aangegeven dit te willen, ontvangt de gemeente de gegevens van de getroffenen. Met deze gezinnen kan de gemeente contact opnemen. Daarnaast kan de gemeente zelf actief op zoek gaan naar getroffenen. 6.1.
Financiële stromen
De financiële omvang hiervan is momenteel nog niet te bepalen. In de begroting 2023 zijn geen kosten opgenomen: Grootboek (Fcl)
Kostensoort (Ecl)
6614500 Toeslagenproblematiek (SISA) U 422516 Inkoop, uitvoering trajectzorg
Rekening 2022 €
20.547
Begroting 2023 €
-
Kijkend naar het aantal aanvragen en (mogelijk) gedupeerden is de verwachting dat hier maximaal 10 waarnemingen in 2023 voor nodig zijn. 6.2.
Risico-inventarisatie
De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van WMO-uitgaven zijn vooralsnog onderkend:
Proces KOT (proces)
KOT (betalingen)
6.3.
Risico-omschrijving Risico’s in de procesgang en inzicht door: 1. Ontbreken van of onduidelijke procedures; 2. Onvoldoende concrete beschrijving van resultaten bij ondersteuningsgebieden in het plan van aanpak; 3. Ontoereikende registratie van aantallen en bestedingen voor de SiSa-verantwoording; 2. Ontbreken van de relatie tussen registratie van kosten met de gedupeerden. De betaling is onrechtmatig doordat: 1. Cliënt geen gedupeerde is; 2. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 3. Er geen plan van aanpak aanwezig is; 4. De besteding niet in lijn is met het plan van aanpak. 5. De besteding niet onderbouwd is met een factuur, betaalbewijs en prestatielevering.
Risico-classificatie (laag/midden/hoog) Hoog
Midden
Controle-aanpak
De interne controle start met het in kaart brengen van het proces. Daarbij worden de werkinstructies en procesbeschrijvingen beoordeeld en vinden er gesprekken plaats met betrokken collega’s. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. In 2023 worden naar verwachting 10 cliëntdossiers gecontroleerd. Bij de controles wordt onderzocht of het dossier toereikend is opgebouwd, betalingen passen binnen de regeling het plan van aanpak en voldoende zijn onderbouwd.
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
15
7. Rapportage De bevindingen van de interne controles worden per kwartaal geanalyseerd en samengevat in een controlerapportage. Per regeling worden bevindingen en conclusies apart per hoofdstuk beschreven. Deze rapportage wordt per kwartaal besproken met de verantwoordelijke medewerker van de gemeente Lansingerland zodat bijsturing gedurende het controlejaar mogelijk is. Verbetervoorstellen worden naar aanleiding van de bevindingen geformuleerd en voorgelegd. De uit te voeren verbetervoorstellen worden in overleg vastgesteld en geprioriteerd. Het jaar wordt afgerond met een overkoepelende rapportage. Deze rapportage geeft een samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden en de belangrijkste bevindingen, en een financiële vertaling van eventuele fouten en onzekerheden. Daarnaast geeft de rapportage adviezen en aanbevelingen om het proces te verbeteren en om geconstateerde tekortkomingen in de toekomst te voorkomen. Om dit te bereiken worden de volgende onderwerpen in de rapportages vastgelegd:
Welke werkzaamheden zijn gedurende de interne controle uitgevoerd? Wat zijn de bevindingen naar aanleiding van die werkzaamheden en betreffen dit financiële fouten, financiële onzekerheden, of bevindingen c.q. aanbevelingen ter verbetering van het proces? Indien sprake is van fouten of onzekerheden; wat is het effect op de totale massa? Hebben zich recentelijk bijzondere ontwikkelingen voorgedaan in het proces en welke impact hebben deze op de rechtmatigheid van de besluiten en betalingen? Wat is de opvolging van de bevindingen van voorgaande perioden? Is er sprake van open items, of is sprake van onderdelen die wij niet hebben kunnen controleren, hoe wordt dat veroorzaakt en wat zijn de consequenties? Zijn er tijdens de interne controle tekortkomingen geconstateerd die betrekking hebben op de geautomatiseerde gegevensverwerking? Wat is de conclusie naar aanleiding van de interne controle?
De rapportage en onderliggende documentatie zullen ook onderdeel zijn van de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente Lansingerland.
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
16
8. Contactpersonen De volgende personen zijn betrokken bij de processen en/of kwaliteitsborging daarvan:
Uitvoering interne controle Eerste aanspreekpunt Lansingerland Concerncontrol Applicatiebeheer Kwaliteitstoetsing WMO Jeugd Participatiewet Accountant
William Lagendijk en Michael Amoh Patricia Barkmeijer Wanda Bouwmeester, Paul Ettiene Conny Udo, Aldo Hofman Hans Lorsheijd, Mirjam Mayenburg, Miranda de Graaf Diana van IJzendoorn Annet Stolk Erik Dortland, Marietta Elsborg, Frank de Waal Publieke Sector Accountants
9. Relevante regelgeving De onderstaande wet- en regelgeving is kaderstellend voor de uitvoering van de interne controles:
Participatiewet Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 Jeugdwet Ioaw, Ioaz Regelingen Tozo, Tonk Verordening Sociaal Domein gemeente Lansingerland 2023
IC-plan Sociaal Domein 2023 – gemeente Lansingerland
17