[T23.03378] Nota voorkomen van Misbruik en oneigenlijk gebruik 2023

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

tegen op te treden, bijvoorbeeld door het doen van aangifte, het inhouden van documenten, dan wel het weigeren tot verstrekking van een (nieuw) document. Daarnaast is er een ‘regeling meervoudige vermissing van reisdocumenten’. De Minister van BZK heeft gemeenten bij circulaire verzocht mee te werken aan een regeling die vermissing van documenten moet terugdringen. Blijken de vermissingen de houder verwijtbaar dan wordt geen paspoort verstrekt maar wordt de Minister verzocht de gegevens van betrokkene op te nemen in het Register Paspoort-signaleringen dat bij het Ministerie gehouden wordt. Als men eenmaal geregistreerd is kan de aanvrager de Minister schriftelijk verzoeken toestemming te verlenen voor de afgifte van een paspoort (gemeente stapt er dan als het ware tussenuit). Overigens geldt deze regeling alleen voor paspoortaanvragen. ID-kaarten kunnen niet worden geweigerd of ingetrokken omdat deze oorspronkelijk worden afgegeven ter voldoening aan de legitimatieplicht.

3.1.5 Subsidies In beginsel worden subsidies alleen verstrekt op basis van de geldende subsidieverordening(en) en subsidieregelingen. Bij het verstrekken van subsidies is de gemeente grotendeels afhankelijk van de betrouwbaarheid van de door instellingen verstrekte gegevens. Gezien het aanmerkelijke financiële belang dat veelal met subsidieverlening is gemoeid, wordt een gematigd tot streng M&O-beleid gevoerd. Dit is mede afhankelijk van de hoogte van de subsidie. Omschrijving

Regelgeving

Communicatie/voorlichting

Het gaat hierbij vooral om subsidiëring van maatschappelijke en culturele voorzieningen. Hiervoor heeft het college de Subsidieregeling Sociaal Domein en Cultuur vastgesteld. Daarnaast worden andere subsidies toegekend zoals subsidie voor wildopvang, een starterslening (uitvoering door Stimuleringsfonds Volkshuisvesting), een duurzaamheidslening en subsidie voor groenblauwe schoolpleinen. Algemene wet bestuursrecht Algemene subsidieverordening Lansingerland 2018 Erfgoedverordening gemeente Lansingerland 2016 Subsidieregeling Levendig Lansingerland – opstartsubsidie voor cultuur en sport Subsidieregeling Sociaal Domein en Cultuur Beleid Wilde dieren in openbare ruimte Elke instelling/organisatie die subsidie aanvraagt kan de regelingen digitaal raadplegen. Als het gaat over de Subsidies Sociaal Domein en Cultuur dan worden de organisaties gewezen op de regelingen die daarvoor gelden: de Awb, de ASV Lansingerland 2018, de Subsidieregeling Sociaal Domein en Cultuur. In het bijzonder verwijzen wij op onze website naar de Subsidieregeling SD&C omdat dit een nadere regeling is waarin aanvullende of afwijkende bepalingen in staan. 25/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

Zowel in de Subsidieregeling als in de beschikking tot verlening staat dat de subsidie doelmatig en rechtmatig besteed moet worden. Wij maken daarvoor ook specifieke afspraken met de organisaties. Wij laten de organisaties al met de beschikking weten dat als de subsidie niet doelmatig en rechtmatig besteed is, de subsidie lager vastgesteld en teruggevorderd kan worden. Dit staat ook in de subsidieregeling. Controle op aangeleverde informatie/gegevens

Beoordeling van deze informatie en toetsing aan de voorwaarden vindt plaats bij het indienen van de aanvraag en/of vaststelling. Bij de verlening van subsidie wordt getoetst of de aanvraag voldoet aan de regels uit de Algemene wet bestuursrecht, de Algemene Subsidieverordening Lansingerland 2018, de gemeentelijke doelen en, indien van toepassing, de nadere regels en/of beleidsregels Bij subsidies van meer dan € 7.500 dient de subsidie ontvanger uiterlijk 1 juni na het jaar waarin de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht, een verantwoording (aanvraag tot vaststelling) in. De aanvraag bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan. Zie ook artikel 17 van de Algemene Subsidieverordening Lansingerland 2018 en paragraaf 2.5 van de Subsidieregeling Sociaal Domein en Cultuur. Organisaties die een subsidies tot € 7.500 hebben ontvangen, dienen uiterlijk 1 juni een verslag (geen verantwoording) in.

Bij subsidies van meer dan € 50.000 dient de subsidie ontvanger een aanvraag tot vaststelling in:  een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan  een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel jaarverslag of jaarrekening) Zie ook artikel 18 van de Algemene Subsidieverordening Lansingerland 2018 en paragraaf 2.5 van de Subsidieregeling Sociaal Domein en Cultuur. In het proces zijn mitigerende beheersmaatregelen getroffen zoals, collegebesluiten, begroting, functiescheiding, subsidieverordening, verantwoording en controle.

Maatregelen/sanctiebeleid

In de Algemene subsidieverordening Lansingerland 2018 (artikel 11) kent de volgende maatregelen/sanctiemogelijkheden: het weigeren van subsidie; het lager vaststellen van een verleende subsidie; het terugvorderen van niet-bestede subsidie; 26/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

-

het intrekken van subsidie; het wijzigen van subsidie.

27/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

3.2 Beleidsterreinen met een gematigd M&O-beleid 3.2.1 Belastingen en heffingen De belangrijkste belastingen die de gemeente heft zijn OZB, afvalstoffen- en rioolheffing. De gemeente heft belastingen op basis van objectieve gegevens die bijvoorbeeld via bevolkingsregister, kadaster en taxateurs worden aangereikt. Daarnaast is de interne controle op belastinginkomsten goed te organiseren, waarbij het aanbrengen van voldoende functiescheidingen van belang is. Het nemen van aanvullende maatregelen op het gebied van M&O lijkt voor belastingeninkomsten niet nodig. Toch zijn er onderdelen van belastingen waarbij de gemeente afhankelijk is van informatie van niet geheel onafhankelijke derden. Een voorbeeld hiervan is de hondenbelasting. Er is sprake van een gematigd M&O-beleid, voor zowel belastingen en heffingen, als kwijtschelding van belastingen. a. Invordering van belastingen en heffingen Omschrijving Het gaat hierbij om: onroerende zaakbelastingen; hondenbelasting; publiekrechtelijke leges; afvalstoffenheffing en reinigingsrechten; rioolheffing; markt- en standplaatsgelden; BIZ belasting (Bedrijveninvesteringszones) Lijkbezorgingsrechten.

Algemene wet inzake rijksbelastingen Regelgeving Gemeentewet Wet waardering onroerende zaken Uitvoeringsregeling instructie waardebepaling Wet waardering onroerende zaken Verordening onroerende-zaakbelastingen 2023 Verordening hondenbelasting 2023 Legesverordening 2023 Algemene Plaatselijke Verordening Lansingerland 2023 Verordening afvalstoffenheffing 2023 Verordening rioolheffing 2023 Verordening Lijkbezorgingsrechten 2021 Verordening op de heffing en invordering van marktgelden gemeente Lansingerland 2014 Wet op de bedrijveninvesteringszones Invorderingswet 1990 Uitvoeringsregeling invorderingswet 1990 Kostenwet invordering rijksbelastingen Leidraad Invordering SVHW 2023 Communicatie/voorlichting Voorlichting over belastingen en heffingen en de van toepassing zijnde voorwaarden worden bekend gemaakt door middel van: aanslagbiljet gemeente Lansingerland via SVHW; Op verzoek een WOZ-taxatieverslag; digitale informatie op de internetsite van Lansingerland; nieuwsberichten in ‘De Heraut’; www.wozwaardeloket.nl? 28/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

lokale lastenmeter; publicatie van concept tarieven in de begroting van het belastingjaar publicatie van definitieve tarieven en grondslagen vanuit raadsbesluiten op overheid.nl; voorlichting door KCC en door SVHW. De benodigde informatie die leidt tot het opleggen van een aanslag wordt verkregen van en getoetst door: SVHW (geautomatiseerd en wettelijk verplicht gebruik van basisregistraties); waarderingsgrondslagen op grond van de Wet WOZ: toetsing op de volledigheid en juistheid van de belastingopbrengsten vindt plaats door middel van het vergelijken van kohieren met de grondslagen; gegevens NHR/KVK en het waterleidingbedrijf (toetsing door SVHW); aangifte burgers voor hondenbelasting: controle door extern bureau (‘hondencontroleur’); burgers (toetsing door SVHW). -

Controle op aangeleverde informatie/gegevens

Maatregelen/sanctiebeleid

De SVHW dient een verantwoording in vergezeld van een controleverklaring over rechtmatigheid. Met de controleverklaring worden de rechtmatigheidscriteria gedekt. In de betreffende verordeningen zijn geen maatregelen/sancties opgenomen. Wanneer daartoe aanleiding bestaat, vindt dwanginvordering plaats.

b. Kwijtschelding van belastingen Omschrijving Het gaat hierbij om het verlenen van kwijtschelding van gemeentelijke belastingen en heffingen. Gemeentewet Regelgeving Invorderingswet 1990 Uitvoeringsregeling invorderingswet 1990 Verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen en heffingen 2023 Participatiewet Leidraad Invordering SVHW 2023 Communicatie/voorlichting Voorlichting hierover en over de voorwaarden voor het verlenen van kwijtschelding worden gepubliceerd op: publicatie op overheid.nl; aanslagbiljet Gemeente Lansingerland via SVHW; verzoekformulier voor kwijtschelding SVHW; toelichting bij het verzoekformulier; digitale informatie op de internetsite van Lansingerland en SVHW; voorlichting door KCC en door SVHW.

29/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

Controle op aangeleverde informatie/gegevens

Bij het indienen van een aanvraag tot kwijtschelding dient de indiener relevante bewijsstukken te overleggen, die door SVHW worden getoetst op juistheid en volledigheid. Zo nodig wordt aanvullend schriftelijke informatie opgevraagd. Op basis hiervan wordt een besluit genomen.

Maatregelen/sanctiebeleid

Geen maatregelen/sanctiebeleid. Zo nodig wordt aangifte gedaan en/of een civiele procedure gestart. Wanneer daartoe aanleiding bestaat, vindt dwanginvordering plaats.

3.2.2 Leerlingenvervoer Bij leerlingenvervoer bestaat het risico dat deze voorziening wordt toegekend aan niet-rechthebbenden of op grond van een verkeerde voorstelling van zaken. We kiezen voor een gematigd MO&-beleid, gegeven de financiële omvang in combinatie met de AO/IC-maatregelen. Omschrijving

Regelgeving Communicatie/voorlichting

Controle op aangeleverde informatie/gegevens

Maatregelen/sanctiebeleid

Het gaat hierbij om het verstrekken van bijdragen aan ouders en het organiseren van (groeps)vervoer, voor leerlingen die een school of onderwijsinstelling bezoeken. Verordening leerlingenvervoer gemeente Lansingerland 2014 Beleidsregels leerlingenvervoer gemeente Lansingerland 2012 Op de website staat informatie over de mogelijkheden om leerlingenvervoer aan te vragen en aan welke voorwaarden ouders en leerling moeten voldoen. Bij het indienen van een aanvraag worden geen voorwaarden gesteld, wel wordt er informatie uitgevraagd. In de toekenningsbeschikking wordt verwezen naar artikel 6 verordening (zie maatregelen). Beoordeling van de informatie en toetsing aan de voorwaarden vindt plaats bij de beoordeling van de aanvraag. Indien nodig wordt schriftelijk aanvullende informatie opgevraagd. Jaarlijks dient een nieuwe aanvraag te worden gedaan. De Verordening leerlingenvervoer gemeente Lansingerland 2014 bepaalt dat ouders wijzigingen, die van invloed kunnen zijn op de toegekende bekostiging van de vervoerskosten, onverwijld schriftelijk moeten mededelen aan het college. Via de beschikking worden de aanvragers hierover geïnformeerd. Wanneer niet aan deze verplichting wordt voldaan, vervalt de aanspraak op bekostiging direct. Een ten onrechte genoten bekostiging kan van de ouders worden teruggevorderd, dan wel worden verrekend bij een eventuele nieuwe toekenning.

Zie artikel 6 van de verordening.

30/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

3.2.3 Integriteit in relaties De integriteit van medewerkers en bestuurders in de contacten met belanghebbenden is een punt van aandacht. Het integriteitsbeleid, de gedragscode Gemeenteraad Lansingerland 2010 en gedragscode integriteit medewerkers zijn behulpzaam bij het voorkomen van integriteitschendingen en bieden handvatten voor medewerkers in de omgang en samenwerking met relaties van de gemeente. In het onderstaande staat vooral hetgeen van toepassing is voor medewerkers in dienst van de gemeente. Als het gaat om inhuurmedewerkers (via YIS) dan wordt er een integriteitsverklaring externen ondertekend. Daarbij wordt de Gedragscode integriteit medewerkers en het Reglement gebruik digitale middelen verstrekt. Met ondertekening committeren zij zich ook aan die regelgeving. We kiezen voor een gematigd M&O-beleid voor wat betreft integriteit. In de preventieve sfeer zijn aanvullende maatregelen noodzakelijk en ook al genomen en in de organisatie ingebed. Vanwege de impact van integriteitschendingen wordt niet overgegaan tot basisbeleid. Omschrijving Regelgeving

Communicatie/voorlichting

Hierbij gaat het om het naleven door bestuur en organisatie van gedrags-en omgangscodes. Gemeentewet o gedragscode collegeleden Lansingerland 2011 (T11.09396) o Gedragscode Gemeenteraad Lansingerland 2010 Ambtenarenwet, met op basis daarvan de vastgestelde regelingen/gedragscodes en opgenomen in het Personeelshandboek: o Regeling VOG en eed of belofte T19.21632 o Gedragscode T23.00665 o Regeling melden vermoeden misstand (T23.00623 o Regeling registratie en openbaarmaking nevenfuncties gemeente Lansingerland 2014 Regeling registratie en openbaarmaking nevenfuncties gemeente Lansingerland 2014, T14.01637 Regeling controle en toegang tot digitale communicatie en bedrijfsmiddelen Handreiking integriteit van politiek ambtsdragers bij gemeenten (VNG & BZK) Inkoop- en aanbestedingsbeleid Lansingerland 2019 Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (wet Bibob) Regeling Tijd en plaatsonafhankelijk werken T20.13123 Regeling reiskosten woon- werkverkeer T19.21635 Regeling zakelijke reis- en verblijfskosten T19.21636 Regeling beloning T23.00942 Regeling Individueel Keuzebudget IKB T22.05988 Regeling opleidingsfaciliteiten T19.21638 -

In Topdesk heeft Team O&HRM een pagina waarop informatie staat. Er wordt informatie gedeeld via intranet @Work; Het thema integriteit wordt onder de aandacht gebracht in de Week van de integriteit

31/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

Het thema integriteit is onderdeel van de introductiebijeenkomsten voor nieuw personeel. Organisatie-integriteit is één van de kerncompetenties waaraan medewerkers van de gemeente Lansingerland behoren te voldoen. In het goede gesprek tussen medewerker en leidinggevende komt deze competentie aan de orde. Informatie over inkoop en aanbesteding staat ook op de gemeentelijke website. Voor zover mogelijk vindt controle plaats door de medewerkers van het taakveld Personeelszaken. Daarnaast maakt een aantal regelingen onderdeel uit van de rechtmatigheidscontroles. Informatie/gegevens die worden aangeleverd in het kader van inkoop en aanbesteding, worden getoetst aan de Aanbestedingswetgeving. Bij vermoeden van misbruik dan wel oneigenlijk gebruik kan op grond van de wet Bibob de minister van Justitie en Veiligheid worden ingeschakeld. Ook bestaat de mogelijkheid de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) in te schakelen. Wanneer misbruik of oneigenlijk gebruik in de zin van deze nota wordt geconstateerd, dan wordt de betreffende medewerker daarop aangesproken. In de ambtenarenwet c.q. CAR/PNUWO is een aantal sancties benoemd. Door de minister van Justitie en Veiligheid kunnen op grond van de wet Bibob sancties worden opgelegd. Ook de NMa kan sancties opleggen. -

Controle op aangeleverde informatie/gegevens

Maatregelen/sanctiebeleid

32/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

3.3 Beleidsterreinen basis M&O-beleid 3.3.1 Personeelslasten De interne controle op personeelslasten is goed te organiseren. Belangrijke onderdelen daarbij zijn het verkrijgen van een kopie ID en het nemen van formele aanstellingsbesluiten, inclusief vaststelling van salaris door het college of gemandateerde. Mits de organisatie op orde is, zijn geen bijzondere risico’s aan de orde. Met betrekking tot personeelslasten wordt daarom een basis M&O-beleid noodzakelijk geacht. Basisbeleid volstaat. De VIC stelt door middel van lijncontroles vast dat de beheersmaatregelen die de risico's op M&O mitigeren werken. M&O betreft hier met name declaraties. Omschrijving Regelgeving

Hierbij gaat het om de salarisadministratie. Wet- en regelgeving op het gebied van loonbelasting, sociale verzekeringen en pensioenen Burgerlijk Wetboek: het wettelijk kader voor overeenkomsten Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten CAO gemeenten: de collectieve arbeidsovereenkomst is een schriftelijke overeenkomt waarin afspraken over arbeidsvoorwaarden staan geldend voor alle gemeenten in Nederland Personeelshandboek gemeente Lansingerland: het personeelshandboek is een toelichting op de cao. Het personeelshandboek bestaat onder meer uit een opsomming van de belangrijkste primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden (salarissen, pensioenregelingen, individueel keuzebudget, reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en dergelijke).

Communicatie/voorlichting

Wij houden ons aan/verwerken zaken van de bovenstaande opsomming en verzorgen bij indiensttreding een korte training over de werking van het e-hrm systeem en de juiste wijze aanbieden van (personeels- en salaris)mutaties en declaraties. (Personeels- en salaris)mutaties worden via het e-hrm systeem digitaal aangeleverd en verwerkt. Wij hanteren het vier-ogen principe. Wanneer misbruik of oneigenlijk gebruik in de zin van deze nota wordt geconstateerd, dan wordt de betreffende medewerker daarop aangesproken. In de ambtenarenwet c.q. CAO is een aantal sancties benoemd.

Controle op aangeleverde informatie/gegevens Maatregelen/sanctiebeleid

3.3.2 Inkoop en aanbesteding Bij inkoop en aanbesteding is meestal sprake van een aanzienlijk financieel belang. Dat neemt niet weg dat via de interne controle op transacties de juistheid en volledigheid daarvan voldoende wordt gewaarborgd. In 33/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

het algemeen worden via budget- en functiescheidingen risico’s beperkt tot een aanvaardbaar niveau. Verder zijn in het beleid kaders, drempelwaarden en daaraan gekoppelde procedures vastgesteld. Elementen op het gebied van de AO/IC zijn hierin eveneens opgenomen. ‘Lijnverantwoordelijken’ (budgethouders, teammanagers, directeuren) zijn binnen afgesproken kaders qua budget en procedurekeuze, verantwoordelijk voor de eigen inkoop en aanbesteding. De inkoopadviseurs adviseren en ondersteunen bij de uitvoering van het inkoopproces. Op basis hiervan is streng M&O-beleid ten aanzien van inkopen en aanbestedingen niet nodig. Ook hier volstaat het basisbeleid. De VIC stelt vast dat de beheersmaatregelen om risico’s ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik te mitigeren werken. In het proces zijn mitigerende beheersmaatregelen getroffen zoals, collegebesluiten, begroting, functiescheiding, inkoopbeleid, uitvoering spendanalyse. Omschrijving Regelgeving

Communicatie/voorlichting

Controle op aangeleverde informatie/gegevens

Hierbij gaat het om de inkoop en aanbesteding. Aanbestedingswet Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en Concessierichtlijn kan volgen uit Groenboeken, interpretatieve mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten Gemeentewet: het wettelijk kader voor gemeenten Gids Proportionaliteit: De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel, volgens het principe ‘comply or explain’. Aanbestedingsreglement Werken: In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor werken moeten verlopen. Inkoop-en Aanbestedingsbeleid Lansingerland 2019 Wij houden ons aan/verwerken zaken van de bovenstaande opsomming in bijvoorbeeld onze inkoopvoorwaarden. Wij hanteren boven én onder de aanbestedingsdrempel het Universeel Europees Aanbestedingsdocument en vermelden in onze aanbestedingsdocumenten de mogelijkheid van een Bibob-toets.

Ook is er in ons startdocument ruimte opgenomen voor de onderwerpen privacy en informatieveiligheid. Met betrekking tot de interne communicatie richting collega’s, hiervoor hebben wij het Inkoop en aanbestedingsbeleid. Hierin staan de regels, procedures en manier van werken bij een inkoop en aanbesteding. Het startdocument dient altijd ingevuld te worden door de inkoper (behalve bij aankopen van eenmalige leveringen zonder garantie). Vanaf complex meervoudig onderhandse procedures controleert de

34/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

inkoopadviseur dit startdocument. Het advies is zonder een volledig startdocument niet over te gaan tot een aanbesteding. Maatregelen/sanctiebeleid

Specifieke zaken die in ons Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 zijn opgenomen en het onderwerp van Misbruik en Oneigenlijk gebruik raken vind je terug in: Hoofdstuk 2 – Doelstellingen van de gemeente Lansingerland (specifiek doelstelling a en b): a. Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat de gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Hoofdstuk 3 Juridische uitgangspunten a. Paragraaf 3.2 algemene beginselen bij inkoop: Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht Algemene beginselen van behoorlijk bestuur b. Paragraaf 3.3 gebruik uniforme documenten om misbruik en oneigenlijk gebruik (ook) tegen te gaan: UEA c. Paragraaf 3.6 Klachtenregeling Hoofdstuk 4: Ethische en ideële uitgangspunten: a. Paragraaf 4.1 Integriteit Hoofdstuk 5 Economische uitgangspunten: a. Paragraaf 5.2 Onafhankelijkheid en keuze ondernemersrelatie b. Paragraaf 5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

35/36

T23.03378

Nota M&0 2023 - 2026

36/36