[T23.01866] Aanbesteding accountantsdiensten

Memo Gemeente Lansingerland

Van

Eveline Hamelink–van Rens en Wanda Bouwmeester

Aan

Aan leden van de BAC

Onderwerp

Aanbesteding accountantsdiensten

Datum

10 mei 2023

Ons kenmerk

T23.01866

Geachte leden van de BAC, Het contract met onze accountant Publieke Sector Accountants BV (PSA) loopt af. Dit betekent dat we de accountantsdiensten opnieuw moeten aanbesteden om per 1 juli 2024 een nieuwe overeenkomst met een accountant te hebben. Gezien de hoogte van de opdrachtwaarde is hiervoor een Europese openbare Aanbestedingsprocedure nodig. Ambtelijk is de voorbereiding al in gang gezet. In dit memo informeren wij u over een aantal belangrijke uitgangspunten en wij vragen u om 4 leden aan te wijzen die namens de BAC/gemeenteraad deelnemen in het aanbestedingsteam. Bijgevoegd treft u ook een concept planning van de aanbestedingsprocedure. Uitgangspunten aanbesteding Duur overeenkomst Het voorstel is om de accountantsdiensten aan te besteden voor een periode van 4 jaar (begrotingsjaren 2024 t/m 2027), met een optie om deze met 2x 24 maanden te verlengen. Basis voor deze duur ligt in de

controleverordening 2013, waarin is opgenomen dat er een overeenkomst voor 4 jaar wordt aangegaan. De opties tot verlenging zorgen ervoor dat er bij tevredenheid een langere periode van stabiliteit mogelijk is. Daarnaast is het, gezien het opdrachtgeverschap van de gemeenteraad, nodig om rekening te houden met de gemeenteraadsverkiezingen. Ook moet in de planning rekening gehouden worden met de momenten waarop de accountant de controle van de jaarrekening uitvoert. De planning van de procedure is er op gericht om uiterlijk vanaf juli 2024 de interim controle door de nieuwe accountant uit te laten voeren. Geen marktconsultatie Voorgesteld wordt om geen marktconsultatie uit te voeren. Het aanbod op de markt is verbeterd ten opzichte van de vorige aanbesteding. Een aantal omliggende gemeenten heeft de accountantsdiensten recent aanbesteed, zonder gebruik te maken van de marktconsultatie. Een marktconsultatie is ook geen vereiste of verplichting. Geen prijsplafond Het voorstel is om geen prijsplafond te hanteren. Het beschikbare budget voor de accountantsdiensten zal in

de begroting van 2025 (en in de zomerrapportage 2024) moeten worden aangepast op basis van de prijs van de gegunde inschrijver. De wethouder Financiën is hiervan op de hoogte. In de vorige aanbesteding is een prijsplafond gehanteerd, dat achteraf bezien (een stuk) te laag was.  

Kan de BAC akkoord gaan met bovengenoemde drie uitgangspunten? Wil de BAC nog andere suggesties meegeven aan het aanbestedingsteam?

1/3

Samenstelling aanbestedingsteam accountant en verwachte tijdsbesteding De Raad is formeel opdrachtgever voor de aanbesteding accountantsdiensten. De BAC is het orgaan dat voor de Raad deze opdracht voorbereidt. De griffie en ambtelijke organisatie ondersteunen de BAC hierbij. Het voorstel is om voor de aanbesteding van de accountantsdiensten een aanbestedingsteam in te stellen met de volgende samenstelling:    

Vier leden vanuit de commissie BAC; Een plv. griffier; De concern controller; De financieel adviseur ‘planning & control’

Voorzitter en adviseur van deze commissie is de inkoopadviseur. Vanuit zijn verantwoordelijkheid voor de gemeentefinanciën en het tot stand komen van de jaarstukken zal wethouder Simon Fortuyn als klankbord/adviseur voor het aanbestedingsteam dienen (als agenda lid). Voor de leden vanuit de commissie BAC verwachten we de volgende tijdsbesteding: Maand

Activiteit

13 en 27 juni

Beoordelen concept aanbestedingsleidraad, 2 bijeenkomsten van 2 uur excl. voorbereiding Extra BAC Instructie beoordelingsteam Individuele beoordeling inschrijvingen (uitgaande van 4 inschrijvingen en 3 uur per inschrijving) Gezamenlijke beoordeling

7 september 20 november 29 november - 6 december 12 december 

Tijdsbesteding (uren) 4 1 2 12 5

Verzoek aan de BAC is om vier leden aan te wijzen voor het aanbestedingsteam die beschikbaar zijn op bovengenoemde data.

Proces In de maanden juni en juli (met optie voor een extra bijeenkomst in augustus) zal het aanbestedingsteam de aanbestedingsleidraad (inclusief bijlagen) voorbereiden. Op 7 september wordt er een extra BAC ingelast, waarin de leidraad als bespreekpunt wordt geagendeerd. Vervolgens wordt de aanbestedingsleidraad in de raadsvergadering van 28 september vastgesteld. Na vaststelling wordt de aanbesteding accountantdiensten gepubliceerd op TenderNed. Zie de bijlage voor de concept planning. In de raadsvergadering van januari 2024 moet de raad een besluit nemen over de overeenkomst met de nieuwe accountant. Aangezien dit dan enkel nog een formaliteit betreft, zal het raadvoorstel als hamerstuk worden geagendeerd. We zien uit naar een constructieve samenwerking om een goede accountant voor onze gemeente te vinden. Met een vriendelijke groet,

Eveline Hamelink–van Rens (griffier) en Wanda Bouwmeester (Concern Controller)

Bijlage(n): Concept planning Aanbestedingsprocedure 2/3

Bijlage Concept planning Aanbestedingsprocedure

Concept planning Europese Aanbestedingsprocedure

Datum/tijdstip

Publiceren aankondiging van de opdracht

2 oktober 2023

Uiterlijke ontvangst vragen ronde 1

26 oktober 2023

Bekendmaken Nota van inlichtingen 1

2 november 203

Uiterlijke ontvangst vragen ronde 2

8 november 2023

Bekendmaken Nota van inlichtingen 2

13 november 2023

Uiterlijke ontvangst inschrijvingen

28 november 2023 om 14 uur

Opening van de kluis met inschrijvingen

28 november 2023 om 14.05 uur

Gezamenlijke beoordeling inschrijvingen

12 december 2023

Raadsvergadering met raadsbesluit overeenkomst

Januari 2024

Versturen gunningsbeslissing

29 januari 2024

Verificatie(gesprek)

1 februari 2024

Standstill-termijn

29 januari 2024-19 februari 2024

Definitieve gunning

20 februari 2024

Ondertekening overeenkomst

21 februari 2024

Start overeenkomst

1 juli 2024

3/3