[T23.01777] Evaluatie accountantscontrole

Mei 2023 BAC

Evaluatie en aanbevelingen accountantscontrole Rapportage

Inhoud — De opdracht en opzet van evaluatie — Het doorlopen proces — De opzet van de rapportage — Beelden en Aanbevelingen 1. 2. 3. 4. 5.

Kwaliteit van de controle Proces van de controle Financiën Communicatie over en weer Algemeen en overig

2

De opdracht en opzet van de evaluatie — Plan van aanpak Evaluatie Accountantscontrole in november 2022 met de BAC besproken. — Aanleiding: het besluit van de gemeenteraad januari 2022 tot verlenging van het contract met de huidige accountant: Public Sector Accountants (PSA). De raad besloot hierbij ook om de accountantscontrole te evalueren. — Doel: uit de evaluatie leerpunten ophalen. Een aantal daarvan kan betrokken worden in de (voorbereiding op de) procedure aanbesteding nieuwe accountant. — Opzet: interviews met vertegenwoordigers ambtelijke organisatie, wethouder financiën, gemeenteraad (3 raadsleden) en de accountant. — Uitvoering: de griffie en concernstaf hebben de opdracht samen uitgevoerd. 3

Het doorlopen proces — De gesprekken vonden plaats in januari 2023. — De beelden hieruit zijn verwerkt in voorliggende rapportage. — Deze eindrapportage wordt ter informatie geagendeerd in de BAC-vergadering van 24 mei 2023. In de vergadering kunt u uw eventuele vragen stellen.

4

De opzet van de rapportage — We hanteerden een vijftal agendapunten in de interviews: — Kwaliteit van de controle — Proces van de controle — Financiën — Communicatie over en weer — Algemeen en overig

— Vorm rapportage conform PvA: — Vertaling van de beelden uit de gesprekken — Met name kwalitatief — Powerpoint

— Deze 5 agendapunten zijn ook de verschillende hoofdstukken in deze rapportage. Per onderdeel benoemen we steeds: — De beelden / rode draden uit de gesprekken — Vertaling hiervan naar aandachtspunten 5

Beelden en aanbevelingen

1 - Kwaliteit

— Opgehaalde beelden:  De controlerend accountant heeft brede ervaring in het controleren van gemeentelijke organisaties en heeft specifieke kennis van grondexploitaties. Gezien de bouwopgave van de gemeente zijn er aanzienlijke grondexploitaties met aanzienlijke risico’s.  Natuurlijke adviesfunctie accountant: geeft onafhankelijk advies met zicht op verschillende belangen. De accountant voert niet alleen de ‘wettelijke controle’ van de jaarrekening uit.  De gemeenteraadsleden waarderen de duidelijke toelichting van de accountant in de BAC.

— Aanbevelingen / aandachtspunten:  Gemeentelijke ervaring (specifiek expertise op grote grondexploitaties) meenemen in het programma van eisen aanbesteding.  Kies voor een juiste weging van de adviesfunctie bij beoordeling inschrijvingen.

6

Beelden en aanbevelingen

2 - Proces

— Opgehaalde beelden:  Per begrotingsjaar 2023 is de Rechtmatigheidsverantwoording1 (RMV) ingevoerd. Dit heeft door de veranderde verantwoordelijkheid van college en accountant effect op de rol en werkzaamheden van de verschillende partijen.  De accountant hanteert een lijst met stukken die de organisatie voorafgaand aan de (interim) controle oplevert. Dit is een aanzienlijke lijst. Beeld is tegelijkertijd dat alle accountantskantoren een soortgelijke lijst hanteren.  Planning van controles. Accountant en organisatie communiceren hier tijdig, open en meedenkend over. Afgelopen jaar is door personele wisselingen in onderling overleg de planning opgeschoven. 1 De rechtmatigheidsverantwoording is de schriftelijke verklaring van het college bij de jaarrekening. Hiermee legt het college zelf verantwoording af over de naleving van wet- en regelgeving. Tot op heden is het de accountant die hierover verslag uitbrengt en in gesprek gaat met de raad. Vanaf 2023 toetst de accountant of de jaarrekening en daarmee de rechtmatigheidsverantwoording van het college getrouw is.

7

Beelden en aanbevelingen

2 - Proces

— Aanbevelingen / aandachtspunten:  Vraag in aanbesteding naar het beeld van de inschrijvers op de wijze waarop de accountant de rechtmatigheidsverantwoording van het college controleert en hoe dit wordt aangepakt.  Vraag om inzicht in de lijst van stukken en waarom deze selectie wordt gemaakt.  Neem in de aanbestedingsdocumenten ook het eigen beeld op de rechtmatigheidsverantwoording (proces en onderbouwing) op om duidelijkheid te geven aan mogelijke inschrijvers.

8

Beelden en aanbevelingen

3 - Financiën

— Opgehaalde beelden:  De afgelopen jaren is het aantal SiSa-regelingen2 fors gegroeid. Deze hebben een relevante impact op de te besteden uren en dus op de controlekosten.  De huidige accountant declareert soms meerwerk, met name vanwege het toegenomen aantal SiSa-verantwoordingen. Dit geschiedt conform de gemaakte afspraken, waardoor dit niet leidt tot noemenswaardige discussies.

— Aanbevelingen / aandachtspunten:  Overweeg een (korte) marktconsultatie voor komende aanbesteding.  Houd in de uitvraag rekening met groei en/of de krimp van het aantal SiSa-regelingen.  Maak duidelijk wat er wel en niet in de prijs moet zitten en maak afspraken over (proces van) eventueel meerwerk. 2 SiSa staat voor Single information Single audit. Hiermee legt de gemeente verantwoording af over besteding van specifieke uitkeringen (Spuks). De accountant voert controles uit op deze verantwoording, dat vraagt ook tijd. De laatste jaren is het aantal specifieke uitkeringen met SiSa-verantwoordingen aanzienlijk gestegen.

9

Beelden en aanbevelingen

4 - Communicatie

— Opgehaalde beelden:  Accountant is benaderbaar en geeft dikwijls snel reactie. In deze reactie formuleert hij aanbevelingen of standpunten concreet en denkt hij – vanuit onafhankelijke positie – mee in passende invulling.

— Aanbevelingen / aandachtspunten:  Vraag naar de visie op communicatie over en weer.

10

Beelden en aanbevelingen

5 - Algemeen

— Opgehaalde beelden:  Bij de vorige aanbestedingsronde waren er initieel geen inschrijvingen.  Komende aanbesteding voor de periode vanaf boekjaar 2024. Opdracht vangt dan aan per 1 juli 2024.

— Aanbevelingen / aandachtspunten:  Zorg ervoor dat de gemeente in de uitvraag wordt gezien als een aantrekkelijke partner.  Publiceer de aanbesteding uiterlijk in het najaar van 2023.  Houd goed rekening met de beperkingen die samenhangen met de standaard VNG inkoopvoorwaarden in relatie tot onafhankelijkheid en aansprakelijkheid, veel accountants gaan hier niet mee akkoord.

11

Afronding – verdere proces — De algehele afdronk van de evaluatie is positief. Daarom is de rapportage beknopt. — Het beeld van de griffie en concernstaf is dat deze rapportage geen aanvullende toelichting in de BAC vraagt. Mocht dit toch gewenst zijn dan horen wij dat graag. — In de BAC van mei 2023 kunt u eventuele inhoudelijke vragen stellen.

12