[T23.01699] Bevindingen Managementletter 2022

Bron

Domein

Team

Status accountant

Medewerking nodig van

Prioriteit

Afvoeren

MML-2018

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Reactie accountant

Voortgang en planning vanuit organisatie - managementreactie

Status gemeente

Personeel. Controle op de mutatie verslagen Binnen de salarisadministratie wordt het vier-ogenprinicpe (zichtbaar) Geplande afdoening: 1e kwartaal 2021. MML 2022: Er is geconstateerd dat opvolging is gegeven aan deze bevinding. Deze bevinding wordt afgevoerd salarisadministratie vindt niet zichtbaar plaats. Risico toegepast, waarbij de ene medewerker invoert en de andere deze invoer op fouten. In 2020 is geconstateerd dat een mutatie controleert. Verder is o.a. het uitstroomproces (einde van een vertrokken medewerker te laat was arbeidsovereenkomst) verder gedigitaliseerd, waarbij een medewerker via doorgevoerd waardoor salaris te lang was doorbetaald. het e-HRM systeem Motion zijn/haar ontslag indient en de desbetreffende Dit is inmiddels terugbetaald door de betreffende oud- manager hier haar/zijn akkoord op geeft). Voor de medewerker. Aanbeveling om mutaties altijd zichtbaar personeelskostenbegroting is tijdelijk externe inhuur ingezet om kwetsbaarheid te verkleinen. te controleren door een medewerker die niet de mutaties ingevoerd heeft en daarnaast voor 2020 een aanvullende controle op mutaties uitvoeren

Afvoeren

Onrechtmatigheden en onzekerheden t.a.v. In 2021 toetsten we wederom de naleving van de regels, inclusief de Eerdere managementreactie: inkoop wordt organisatiebreed geproffesionaliseerd. Dit heeft geleid tot geactualiseerd en vastgesteld inkoopbeleid (gemeenteraad, december 2019). Daarnaast zijn handboeken rechtmatigheid geconstateerd bij (Europese) naleving van de nieuwe raamovereenkomst voor inhuur. Daarnaast gemaakt, standaard werkprocessen en formulieren gemaakt (vindbaar op @work) en die dienen door inkopende teams binnen de organisatie ook te worden toegepast. Jaarlijks vindt ‘verbijzonderde’ interne aanbestedingen. Deels vanuit verleden (oude onderzochten we in 2021 of een aantal ‘oude’ contracten alsnog kunnen controle plaats op inkopen en aanbestedingen waarbij ook het ‘eigen’ inkoopbeleid wordt betrokken. De raad/BAC zijn daarover ook diverse malen geïnformeerd. contracten), deels huidige contracten (bijvoorbeeld worden aanbesteed en of voor een aantal ‘diensten’ alsnog een In november 2020 is de EU-aanbesteding van alle inhuur door de organisatie afgerond. Dit contract ging op 1 maart 2021 in. Vanaf 1 maart 2021 loopt alle inhuur via de centraal gecontracteerde partij. raamovereenkomst gesloten gaat worden na een aanbesteding. Waar van Via Directie en teammanagers is n.a.v.

de interim controle 2021 extra aandacht gevraagd voor het naleven van de procedurele afspraken omtrent inkoop, zoals het hanteren van het ‘startdocument’. bij inhuur van personeel). Vervolgactie: maatregel treffen dat startdocument structureel wordt gebruikt. En opgeslagen in een dossier. Werkprocessen zijn in opzet toereikend, maar worden toepassing start aanbesteding in 2022. De accountant constateert in MML 2022 dat er nog geen maatregelen zijn niet altijd nageleefd. Zoals het gebruiken van het getroffen die waarborgen dat startdocumenten structureel worden Managementreactie op MML 2022: in de accountgesprekken met iedere teammanager wordt periodiek (ook eind 2022) expliciet gewezen op het gebruiken van het startdocument. Ook nieuwe medewerkers ‘startformulier’ voor een aanbesteding waarmee krijgen uitleg over het gebruik van alle standaarddocumenten en krijgen de verplichting mee om te werken met het startdocument. Bij de inkooptrajecten waarbij team JZI adviseert (complex meervoudig bepaald kan worden welke procedure van toepassing toegepast. Wel is door de accountant vastgesteld dat onze organisatie diverse maatregelen heeft getroffen om de rechtmatigheid van inkopen te onderhands), wordt gecontroleerd op het gebruik van het startdocument. De ervaring is dat het startdocument vaak in concept blijft staan of niet wordt geactualiseerd. is.

borgen In 2022 zijn er twee opleidingen aangeboden in de organisatie. Eén gemeentebrede opleiding over de basis van Inkopen en één opleiding specifiek over Inkopen binnen het sociaal domein. Indien gewenst, worden deze opleidingen opnieuw ingekocht in 2023. Tijdens deze trainingen is ook aandacht besteed aan het gebruik van het startdocument. Daarnaast gaan we in 2023 ook een e-learning starten over inkopen. Deze bewustwording vraagt continue aandacht.

Onderhanden

Betrouwbaarheid gegevensverwerking in GWS wordt Controles op autorisaties vinden inmiddels periodiek plaats. intern niet getoetst (bijvoorbeeld controle op Analyse van loggings nog niet. Wordt onderdeel van op te stellen intern autorisaties en loggings). controleplan 2021 (onderdeel IT-audit).

Het risico is afdoende afgedekt via de verbijzonderde interne controle (VIC). De accountant deelt deze mening.

Afvoeren

In de recent door de Raad vastgestelde nota risicomanagement 2020 is deze aanbeveling verwerkt en daarmee afgerond voor wat betreft de nota risicomanagement.

Afvoeren

O&HRM Onderhanden

MML-2018

Bevinding accountant

Fin

Midden

JZ&I

Op de uitkeringsadministratie zelf vindt verbijzonderde interne (rechtmatigheids)controle plaats. Daarmee wordt grotendeels risico afgedekt van de genoemde bevindingen. MML-2018

Samenleving

MO&J Grondexploitatie – risico’s: Wij adviseren u ingevolge de notitie grondbeleid 2019 van de commissie BBV een scherper en nadere invulling te geven aan de wijze waarop met (project specifieke) risico’s wordt omgegaan bij het bepalen van de tussentijdse winstneming en dit uit te werken in bijvoorbeeld de paragraaf grondbeleid, nota grondbeleid of de financiële verordening.

Afvoeren

MML-2019

Ruimte & Economie

Bij actualisatie MPG 2022 is nadrukkelijker aandacht besteed aan de onderbouwing en documentatie van de risicoanalyse. In het accountantsverslag 2021 is dit punt daarom ook niet meer opgenomen.

Bij de eerstvolgende actualisatie van de nota grondbeleid (2022) wordt dit in de nota grondbeleid verwerkt. De nota grondbeleid wordt in 2023 vastgesteld.

De accountant constateert dat we stappen hebben gezet op dit onderdeel.

GO Onderhanden

Midden

Periodiek uitvoeren van een frauderisico analyse en De frauderisico analyse is in 2010 uitgevoerd en daarna in 2015 jaarlijks afstemmen met de BAC. geactualiseerd. Met de accountant spraken wij af dat een nieuwe actualisatie nog voor de start van de jaarrekening controle 2020 plaatsvindt.

Afgerond voor verslagjaar 2020 en 2021. Volgende actualisatie in 3e/4e kwartaal 2022 als onderdeel van intern controleplan 2022.

Afvoeren

In 2022 hebben wij een frauderisico analyse uitgevoerd en vastgelegd. Hierover vindt nog een gesprek plaats met het DT en met het BAC (mei 2023). Daarnaast nemen we het uitvoeren van een frauderisisco analyse en het maken van een korte rapportage van bevindingen op in het controleplan 2023.

Actualisatie vond plaats in 2021 en is besproken met de BAC in november Daarmee is dit onderdeel van het reguliere werk geworden en kan de bevinding worden afgevoerd. 2021. In overleg met de accountant vindt eerstvolgende actualisatie plaats bij de interim controle 2022 (en wordt deze besproken in de BAC november 2022). In 2022 is een frauderisico analyse uitgevoerd. De accountant adviseert deze te bespreken in het BAC. MML-2019

Concernstaf

CS Midden

MML-2019

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Ondanks de getroffen maatregelen constateerde de accountant bij de controle 2021 nog afwijkingen.

Ondanks de getroffen maatregelen constateerde de accountant bij de controle 2021 nog afwijkingen. Overigens betrof dit verschillende ‘kleinere’ facturen (tot € 2.000). Wij zien daarom geen aanleiding het proces Afvoeren aan te passen voor komende jaren. Er zal altijd een deel van de facturen zijn dat pas na de afsluiting van de administratie wordt ontvangen en in een later begrotingsjaar wordt verantwoord. Deze aanbeveling betrekken we bij het opstellen van de jaarstukken 2022. De werkplanning hiervan maken we momenteel en daar krijgt deze aanbeveling een plek in. Deze bevinding komt niet terug in de managementletter. De accountant ziet er op toe of de afgesproken werkwijze het proces voldoende beperkt. Afgerond en vanaf nu continue werkwijze.

FIN Onderhanden

MML-2019

Wij adviseren u scherper toe te zien op de juiste toerekening van de facturen aan de boekjaren. Daarbij kan het behulpzaam zijn om afspraken te maken met leveranciers dat per ultimo 2020 wordt afgerekend en/of dat op facturen duidelijker aan wordt gegeven op welk boekjaar de op de factuur opgenomen bedragen betrekking hebben.

Hoog

Onvoldoende functiescheiding bij het maken van De accountant geeft in de MML 2022 aan: Voor een deel van de memoriaalboekingen. memorialen dwingt het systeem functiescheiding af. Voor een gedeelte De medewerkers financieel beheer kunnen vanuit hun ook niet. Ons advies blijft om de functiescheiding voor alle memorialen af rol zowel memoriaalboekingen aanmaken als te dwingen in het systeem. goedkeuren, hierdoor is er geen sprake van functiescheiding. Wij adviseren hier functiescheiding Tevens vragen wij u de memorialen 2022 alsnog te beoordelen aan de hand van loggegevens en data-analyse. in aan te brengen, zodat het muteren van de administratie via het memoriaal alleen mogelijk is op basis van het vier-ogenprincipe. Aanbeveling om deze functiescheiding aan te brengen.

N.a.v. MML 2021: In het financiële systeem zelf is deze functiescheiding niet doorgevoerd om praktische redenen (werkproces moet uitvoerbaar blijven). Als compenserende maatregel wordt sinds 2021 periodiek door het team Financiën intern gecontroleerd welke memorialen niet in functiescheiding tot stand zijn gekomen en deze worden nog een keer (achteraf) gecontroleerd. Het team Financiën actualiseert een aantal werkprocessen, waaronder ook het proces memorialen. In de taakverdeling binnen het team wordt de verantwoordelijkheid voor memoriaalboekingen belegd bij de financial controllers, met een controle door een business controller. De aanbeveling van de accountant nemen we daarin mee.

Onderhanden

Managementreactie op MML 2022: We werken reeds volgens de werkwijze waarbij we daar waar het vier-ogen-principe niet automatisch wordt afgedwongen dit handmatig doen. Deze functiescheiding wordt toegepast. Dit gold al voorafgaand aan het jaar 2022. Dit is nu een continue werkwijze.

FIN Onderhanden

Gemeente beschikt niet over een centraal register voor (inkomende) subsidies. En voert geen tussentijdse interne controles uit op subsidieverantwoordingen

Staat niet in de MML qua opvolging maar is wel actueel.

Managementreactie op MML 2020: Subsidies worden veelal decentraal aangevraagd door de verantwoordelijke teams. We oriënteren ons in 2021 op welke wijze we dit ook (deels) kunnen centraliseren. Met de accountant maken we afspraken op welke wijze en bij welk soort subsidies tussentijdse controles nodig zijn met het oog op de eindcontroles door de accountant van de definitieve verantwoordingen (niet bij alle subsidies is dit relevant).

Onderhanden. Beperkte actie in 2023.

Managementreactie op MML 2021: Subsidieregister: planning was 3e kwartaal 2021, wordt nu 2022. Overige is continue werkwijze. Managementreactie op MML 2022: Het verkrijgen van inkomende subsidies is decentraal belegd en tot nu toe zijn er geen tekortkomingen in geconstateerd. Het zou wenselijk zijn de coordinatie op één punt te beleggen in de organisatie zodat gecoordineerde inzet geleverd kan worden op het verkennen van subsidiemogelijkheden. En de toezichthoudende rol door concernstaf uitgevoerd kan worden. Op dit moment is hier geen capaciteit voor. Aan het opvolgen van deze bevindingen kennen we in 2023 geen hoge prioriteit toe. MML-2019

Bedrijfsvoering

FIN Onderhanden

MML-2020

MML-2020

Ruimte & Economie

Ruimte & Economie

FIN

Midden

Toenemende plankosten vragen verhoogde aandacht De accountant beoordeelt dit bij de eindejaarscontrole 2022.

Via de periodieke ‘in control’ gesprekken en de hieraan ten grondslag liggen financiële management rapportages laten we deze plankosten (en de raming hiervan) nadrukkelijker monitoren.

Onderhanden

Managementreactie op MML 2022: Het uitgangspunt voor het MPG is de inzet van medewerkers met een gedifferentieerd uurtarief plus overhead. De plankosten worden geraamd in een vast format per grondexploitatie. Gedurende het jaar worden tijdens de project-control-gesprekken alle budgetten doorgesproken. In de verschillende p&c producten wordt gerapporteerd over de voortgang. Financiële bijstelling vindt 1 keer per jaar plaats bij de actualisatie van de grondexploitatie. Er zijn verschillende oorzaken waardoor plankosten hoger kunnen uitvallen dan geraamd. Dit kan zijn vertraging in het project, langere looptijd, tegenvallers in de uitvoering, capaciteitsproblemen of hogere loonkosten. Ieder project kent zijn eigen situatie en (indien aan de orde) oorzaken van toenemene plankosten. Dit wordt in de MPG onderbouwd en toegelicht.

GO Juridische toets laten uitvoeren op juridische risico’s aankoop grond Wilderszijde

Aankoop nog niet in 2021 plaatsgevonden. Juridische toets is afgerond en daarmee ook de aanbeveling opgevolgd.

Afvoeren

Grondexploitaties – taxaties: Bij twee grondaankopen De nota grondbeleid wordt momenteel geactualiseerd en zal in 2023 waren er geen (definitieve) taxaties. Formeel zouden gereed zijn. die er op basis van de Nota grondbeleid wel moeten zijn.

Reactie n.a.v. controle 2020: Dit betrof twee ‘bijzondere’ grondaankopen waar ook een (mogelijke) onteigening van toepassing was c.q. de Wet voorkeursrecht gemeenten speelde. In beide gevallen besloot het college tot de gevolgde procedure en aankoop. In de eerstvolgende nota Grondbeleid (onderhanden) zullen we opnemen dat er uitzonderingen mogelijk zijn op de hoofdregel van een externe taxatie die ten grondslag ligt aan een grondaankoop en dat het college gemotiveerd tot deze afwijking kan besluiten rekening houdend met alle relevante juridische aspecten.

Onderhanden

GO Onderhanden

Midden

Managementreactie op MML 2022: In 2022 is een start gemaakt met de actualisatie van de nota grondbeleid. Deze nota wordt in 2023 vastgesteld. MML-2020

Ruimte & Economie

GO Onderhanden

MML-2020

Concernstaf

CS

Midden

Intern controleplan en rechtmatigheidsverantwoording: operationaliseer normenkader naar een toetsingskader en de interne beheersing, geef richting aan omvang van het controlewerk, en onderbouw welke aan derden uitbestede activiteiten wel of geen effect kunnen hebben op de rechtmatigheidsverantwoording

De accountant constateert dat in 2022 een intern controleplan is opgesteld.

Reactie n.a.v. MML 2021: Betrekken we in IC-plan 2022. Managementreactie op MML 2022:I n 2022 is een intern controleplan opgesteld. Deze aanbeveling om het normenkader te operationaliseren in een toetsingskader en interne beheersing wordt opgenomen in het controleplan van 2023 (relatie met regels 14 en 25)

Onderhanden

Onderhanden

MML-2020

Concernstaf

Samenleving

Midden

Laag

MML-2021

MML-2021

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

De toetsing op IT-beheersing is opgenomen in het controlplan 2022. Informatieveiligheid en privacy nog niet

De wens was ook informatieveiligheid en privacy op te nemen in het controleplan 2022. Dat is niet gelukt. Managementreactie op MML 2022:In 2023 wordt eerst het IC-plan geschikt gemaakt voor de rechtmatigheidsverantwoording. De stap daarna (2024) is om ook informatiebeveiliging en privacy daarin op te nemen. Het jaarplan Informatieveiligheid 2022 - 2023 is vastgesteld door het DT in december 2021 (T21.10023) en ter informatie aan het college aangeboden. Aan de raad wordt gerapporteerd via de P&Cproducten.

Onderhanden. Beperkte actie in 2023.

Brevettering consulenten WMO (ML 2020) Er zijn stappen gezet om de brevetering van consulenten ander in te Wij hebben geadviseerd u om de vereisten voor het kaderen. Uw gemeente hanteert hierbij echter nog geen eenduidige lijn brevetteren van consulenten vast te leggen en vast te laten stellen, zodat er een eenduidige en toetsbare richtlijn is. Wij hebben u tevens geadviseerd om een controlemechanisme op te zetten waarmee gewaarborgd wordt dat de gebrevetteerde consulenten ook blijven voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en wat de consequenties zullen zijn als deze consulenten er niet aan voldoen.

Reactie op MML 2020: Wel mee bezig, nog geen eenduidige lijn.

Onderhanden. Beperkte actie in Managementreactie op MML 2022: er zijn stukken aangeleverd n.a.v. een interview met de accountant. Uit die stukken (kwaliteitsplan, afspraken rond uitvoering van steekproeven, format steekproef) blijkt 2023. een eenduidige lijn. Niet duidelijk is wat er verbeterd moet worden. Die vraag wordt door CS neergelegd bij PSA (actie 1). Deze bevinding heeft een lage prioriteit. Als zodanig wordt het DT geadviseerd er ook mee om te gaan (actie 2).Dat betekent dit niet op te pakken in 2023 en te heroverwegen op basis van de MML 2023.

Controle op betalingen: risico op tussentijdse mutatie We kijken of het mogelijk is de controle op de betalingen plaats te laten crediteur afdekken vinden op de gegevens uit de bankapplicatie (dus na inlezen SEPA bestand)

De accountant heeft in de MML 2022 geconstateerd dat er geen procesafwijkingen zijn. Daarmee is deze bevinding opgenomen als continue werkwijze en afgerond.

MO&J Afvoeren

MML-2021

Stel een integraal controleplan op waar ook informatiebeveiliging en privacy onderdeel van uitmaken (IT-controls)

CS Onderhanden

MML-2020

I&D

FIN

Afvoeren

Onderhanden

Hoog

Procesbeschrijving monitoring investeringskredieten actualiseren. Preventief is er geen sprake van ingerichte interne beheersing omtrent de monitoring van investeringskredieten.

In de MML 2022 heeft de accountant het volgende opgenomen: Monitoring We beoordelen vaker dan voorheen en op een uitgebreidere wijze de investeringskredieten (MIP) en organiseerden portfoliomanagement MIP. Het tijdig signaleren van dreigende kredietoverschrijdingen, als ook de Onderhanden van de investeringskredieten vindt plaats via het MIP. Er is nog geen voortgang van investeringskredieten wordt hierbij betrokken. Het proces van uitgevoerde acties en de uitkomsten daarvan worden nader vastgelegd en gedocumenteerd. sprake van zichtbare vastlegging van de gesprekken over de uitputting van investeringskredieten met de verantwoordelijke teams. Managementrecatie op de MML 2022: Bij elk P&C-documenten worden de raming voor de investeringskredieten doorgesproken en bijgewerkt. Meestal gebeurt dat in de Excel die besproken wordt. Dit zullen we vanaf heden structureel doen en op een centrale plek opslaan.

Onderhanden

Midden

Formaliseren van proces tussenrekeningen.

In de MML 2022 heeft de accountant het volgende opgenomen: De tussenrekeningen worden gedeeltelijk tussentijds beoordeeld. Wij hebben met uw organisatie afgesproken dat de tussenrekeningen bij de controle van de jaarrekening volledig zijn opgeschoond.

FIN Reactie in 2021: Op dit moment formaliseren we dit proces, door bijvoorbeeld een planning op te stellen en functionarissen verantwoordelijk te maken voor het controleren van de tussenrekeningen.

Onderhanden

Managementreactie op MML 2022: Bij de jaarrekening zijn de tussenrekeningen zoals afgesproken opgeschoond. Wij zijn van mening dat niet alle tussenrekeningen tussentijds beoordeeld hoeven te worden, omdat er bijv. maar één of geen transactie op plaatsvindt. Voor de tussenrekeningen waarbij dat wel nodig is, gebeurt dit grotendeels al.

FIN Niet opgelost

Hoog

Geen consistente vastlegging ID-check in dossiers Wmo. Er vindt geen consistente vastlegging plaats van de waarneming van de ID check in het dossier van een WMO-cliënt. Hierdoor is achteraf niet vast te stellen of werkelijk een ID-check heeft plaatsgevonden

De accountant heeft begrepen dat we ervoor hebben gekozen om dit niet Reactie 2021: Het vastleggen van de ID-check is reeds staande werkwijze, er wordt gecontroleerd of dit in GWS ook afdwingbaar is. expliciet vast te leggen. Managementreactie op MML 2022: De lijn in Lansingerland is dat we niet meer vastleggen dan nodig is waarbij we wel aansluiten op dat wat de wet ons oplegt. Wat we doen binnen Jeugd en Wmo: 1) Tijdens het vooronderzoek onderzoekt de consulent in Key2Burgerzaken, de gegevens m.b.t. soort ID bewijs, nummer en datum. 2) Tijdens het huisbezoek of de telefonisch uitvraag, vraagt de consulent bovenstaande gegevens bij de inwoner na. Tevens wordt in persoon gecontrolleerd of ID en pesrsoon overeenkomen.als we iemand voor het eerst ontmoeten, veelal tijdens een huisbezoek en anders op kantoor. I) Indien dit klopt, wordt in de rapportage bij de aanvraag aangegeven dat de identificatie is gecheckt. De rapportage wordt opgeslagen in Suite.

Afvoeren op basis van DT-besluit

De wettekst Wmo 2015 geeft ons geen verplichting om ook een kopie van het identificatiebewijs te maken voor het dossier. Vaststellen van de identiteit en het rapporteren daarvan in het dossier is voldoende, bijvoorbeeld door vermelding van soort, nummer en geldigheidstermijn van het getoonde identiteitsbewijs. Zie hiervoor: Artikel 2.3.2 lid 1 Wmo 2015: Bij de melding (zie) moet de gemeente de identiteit van de cliënt vaststellen op basis van een geldig identiteitsbewijs als bedoeld in de Wet op de identificatieplicht. Het gaat hier dus om een verplichting van de gemeente. Lid 1 is immers geen ‘kan’- bepaling. Zie hiervoor de bovenstaande 3 stappen. Wat is een geldig ID-bewijs: - reisdocument als bedoeld in de Paspoortwet (nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort, een dienstpaspoort, een reisdocument voor vluchtelingen, een reisdocument voor vreemdelingen en andere door de minister vast te stellen reisdocumenten, geldige Nederlandse identiteitskaart). - Vreemdeling kan zich legitimeren met een document waar hij op grond van de Vreemdelingenwet 2000 over beschikt, zie artikel 1.2.2 Wmo 2015 en Hoofdstuk 2 Uitvoeringsbesluit Wmo 2015.

- Als de cliënt een nationaliteit van een andere lidstaat heeft: geldig nationaal, diplomatiek of dienstpaspoort dat is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat van de Europese Gemeenschappen of in een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte. Een rijbewijs is geen geschikt document voor legitimatie bij een Wmo-melding of aanvraag, omdat het rijbewijs niet de nationaliteit van de houder vermeldt. Aangezien er al een BSN is genoteerd hoeft het tabblad Verificatie in de Suite dus niet ingevuld te worden. Hiermee voldoen we aan de wet en aan de AVG. Het DT wordt voorgesteld met deze lijn in te stemmen en deze bevinding als afgehandeld te beschouwen.

MML-2021

Samenleving

MO&J Onderhanden

MML-2021

MML-2021

ACC-2021

Samenleving

Ruimte & Economie

Bedrijfsvoering

Hoog

Tijdige afwikkeling van IB-signalen wordt niet altijd tijdig en zichtbaar gedocumenteerd

Op basis van uw vastleggingen blijkt dat er slechts oude IB signalen Reactie 2021: Momenteel zit er in GWS geen termijn op het afhandelen van IB-signalen. Inmiddels wordt bij het binnenkomen van een IB-signaal vanuit het inlichtingenbureau automatisch een werkproces Onderhanden openstaan. Er is een interne beheersmaatregel ingericht om te voorkomen aangemaakt. Hieraan zijn wel termijnen en rapellen gekoppeld. Het betreft dus voornamelijk de oude meldingen waar vanwege een capaciteitsvraagstuk deze langer blijven liggen. dat er vaker voor een langere tijd IB signalen openstaand blijven Reactie op MML 2022: Het gaat om een oude voorraad IB-signalen (2015-2021) die nog in het systeem staan (166 stuks). In april 2023 zal deze achterstand weggewerkt zijn. Nieuwe signalen worden automatisch gekoppeld aan een werkproces en consulent. Er zal dus niet nogmaals zo’n voorraad ontstaan.

Participatie

GO

De accountant constateert regelmatige verlenging Op basis van de MML 2022: Dit is geen procesbevinding en staat daarom Reactie 2021:Wij zullen bij de eerstvolgende herziening nog nadrukkelijker aandacht besteden aan de looptijd/planning van de projecten, en de onderbouwing als er veranderingen optreden. De realiteit is ook dat van de looptijd van grondexploitaties. Uiteraard kan niet in de MML. De accountant geeft aan dat deze afgevoerd kan worden. niet alles te voorzien is. Zo kunnen vergunning trajecten langere tijd in beslag nemen dan voorzien en ook in de uitvoering lopen we soms tegen (civieltechnische) zaken aan die zorgen voor vertraging. Deze zaken het altijd zo zijn dat een project vanwege worden toegelicht in de toelichting op het MPG zelf. onvoorziene omstandigheden moet worden verlengd. Vanwege de trend in de verlenging van de looptijd van projecten zijn er mogelijk ook andere oorzaken, waaronder planningsoptimisme. Wij vragen uw aandacht hiervoor

Afvoeren

De accountant plaatst een opmerking bij de Op basis van de MML 2022: De accountant geeft aan dat deze afgevoerd boekwaarde van de aandelen Stedin die reeds op 1 kan worden. januari 2021 in ons bezit waren (dus niet de nieuw ingekochte aandelen 2021). De boekwaarde (ooit betaalde prijs voor de aandelen) kunnen wij niet meer aantonen met onderliggende documenten.

Deze aandelen zijn ver voor de fusiedatum van 1 januari 2007 gekocht en de brondocumenten konden we ten behoeve van de accountant niet ‘eenvoudig’ terug vinden. Wellicht dat met een forse tijdsinvestering van ambtelijke personeel dit alsnog te doen is, maar ons college vindt dit geen prioriteit hebben en ‘zonde’ van de ambtelijke uren inzet. Daarmee wordt dit punt afgevoerd.

Afvoeren

Gemeente beschikt niet over een ‘overkoepelend’ M&O-beleid (voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen).

Managementreactie op MML 2021: Een overkoepelend beleid/beschrijving ontbreekt, maar de gemeente heeft hier wel degelijk aandacht voor. Zowel in individuele verordening als in bijvoorbeeld het beleid toezicht en handhaving sociaal domein. Als onderdeel van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording onderzoeken we in 2022 de noodzaak van een dergelijk overkoepelend beleid en indien dit nodig is werken we dit uit.

Onderhanden

FIN

Managementreactie op MML 2022: De commissie BBV geeft in de Kadernota Rechtmatigheid aan dat het niet verplicht is een nota misbruik en oneigenlijk gebruik te hebben. Op basis van de rechtmatigheidsverantwoording wordt geadviseerd wel een nota op te stellen. Op dit moment is in allerlei verordeningen geregeld hoe we M&O willen voorkomen. Die verordeningen toetsen we met behulp van de frauderisicoanalyse. Die werkwijze volgen we ook in 2023 waarbij we ook een paragraaf in het Controleplan opnemen over Misbruik en Oneigenlijk gebruik. In 2024 stellen we overkoepelend beleid op. ACC-2021

ACC-2021

ACC-2021

Concernstaf

Bedrijfsvoering

Concernstaf

CS

FIN

Bij de controle is geconstateerd dat interne Op basis van de MML 2022: De accountant geeft aan dat deze afgevoerd doorbelastingen administratief niet correct (bruto) kan worden zijn verwerkt. Per saldo heeft dit geen invloed op het resultaat van de jaarrekening.

Wij kozen er voor deze ‘omissie’ niet meer te corrigeren in de jaarrekening 2021, omdat dit ook op deze (onjuiste) wijze in begroting 2021 is verwerkt. In de begroting 2022 (en jaarrekening 2022) zullen we dit wel op een juiste wijze verwerken.

Afvoeren

Invoering rechtmatigheidsverantwoording in 2022. Reactie op basis van de MML 2022: de accountant verwacht een integrale Accountant doet diverse algemene (voor alle notitie over de RMV. gemeenten van toepassing zijnde) aanbevelingen. Zie blz. 27 en 28 van het accountantsverslag.

Wij namen kennis van de aanbevelingen en betrekken deze bij de verdere invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2022 en 2023.

Onderhanden

Managementreactie op MML 2022: met ingang van boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording van kracht. Dat betekent dat het college aan de raad verklaart rechtmatig te hebben gehandeld binnen een door de raad vastgesteld normenkader. Dat betekent dat het college zelf rapporteert (via de P&C producten) en daar de fouten en onzekerheden in betrekt. Hierbij zijn de volgende criteria van belang: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en M&O-criterium. Deze criteria zijn niet nieuw, alleen de rolverdeling is anders. De raad gaat over de drie verantwoordingscriteria met het college in gesprek. De accountant controleert de getrouwheid. In het controleplan 2023 voegen we een hoofdstuk toe over de RMV.

CS Inkoopproces – vastleggen verplichtingen/contracten Aanbeveling: Wij adviseren de mogelijkheden te onderzoeken om een Managementreactie op MML 2022: we inventariseren in 2023 de mogelijkheid om het zaaksysteem verplicht te gebruiken als contractbeheersysteem met een extra toevoeging van het verplicht opnemen van Vanwege de decentrale werkwijze in het inkoopproces uniforme werkwijze voor het archiveren van inkoopcontracten te kiezen het startformulier. bijvoorbeeld door gebruik te maken van het zaaksysteem. Op deze wijze is het beheer van het inkoopdossier primair de kan ook vanuit centraal oogpunt het contractenregister worden bewaakt. verantwoordelijkheid van de afdeling. In de huidige spendanalyse moet handmatig per crediteur een uitsplitsing Risico: Op dit moment is er vanuit centraal oogpunt onvoldoende zicht op de afgesloten inkoopcontracten van de crediteuren worden gemaakt. Wanneer de raming en en bestaat het risico dat diverse afdelingen contracten contractwaarde per contract per leverancier inzichtelijk is kan de worden aangegaan bij één en dezelfde leverancier. uitputting worden afgezet tegen de raming en contractwaarde. Daarmee Hierdoor ontstaat het risico op onrechtmatige kan een efficiëntere spendanalyse worden uitgevoerd en geeft dit beter inkopen. Daarnaast kan de volledigheid van de inzicht in de uitputting ten opzichte van de contractwaarde.

contracten niet worden gemonitord.

MML-2022

Bedrijfsvoering

JZ&I

Onderhanden

Zichtbare interne controle grondexploitaties Advies: keuzes maken welke controles relevant zijn en die ook vast te In de procesbeschrijvingen worden de interne leggen. controlemaatregelen genoemd. Het kan niet worden aangetoond dat deze controles zijn uitgevoerd. Daardoor ontstaat het risico dat de afrekening van notaris en/of parameterbrief fouten bevat of dat niet aangetoond kan worden dat de controles zichtbaar zijn uitgevoerd MML-2022

Ruimte & Economie

GO

Managementreactie op de MML 2022: De controles zoals in de procesbeschrijving benoemd zijn, worden wel uitgevoerd maar zijn niet altijd zichtbaar vastgelegd. In 2023 gaan we de procesbeschrijving met de Onderhanden betrokken collega’s doornemen en vastleggen hoe we de zichtbare controle uitvoeren en hier actief op sturen. Bij de cijfers van het MPG worden controles uitgevoerd door de planeconomen onderling (4ogenprincipe), en ook door businesscontrol. Hierbij werken we met een checklist welke ingevuld en opgeslagen wordt.