[T22.06392] Intern controleplan sociaal domein 2022

Intern controleplan Sociaal Domein Processen: WMO, Jeugdwet en Participatiewet

2022

Concept versie

Opstellers:

William Lagendijk en Dunyu Chen

Datum:

31 maart 2021

Inhoud 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 3

2.

Methodiek ........................................................................................................................................ 3

3.

4.

5.

2.1.

Algemene controleaanpak ...................................................................................................... 3

2.2.

Communicatie en frequentie interne controles ....................................................................... 4

2.3.

Steekproeftrekking en vastleggingen ...................................................................................... 4

2.4.

Algemene controles ................................................................................................................ 4

WMO ............................................................................................................................................... 5 3.1.

Financiële stromen .................................................................................................................. 5

3.2.

Risico-inventarisatie ................................................................................................................ 6

3.3.

Controle-aanpak ...................................................................................................................... 7

Jeugdwet ......................................................................................................................................... 8 4.1.

Financiële stromen .................................................................................................................. 8

4.2.

Risico-inventarisatie ................................................................................................................ 9

4.3.

Controle-aanpak ...................................................................................................................... 9

Participatiewet ............................................................................................................................... 10 5.1.

Financiële stromen ................................................................................................................ 10

5.2.

Risico-inventarisatie .............................................................................................................. 12

5.3.

Controle-aanpak .................................................................................................................... 12

6.

Rapportage.................................................................................................................................... 14

7.

Contactpersonen ........................................................................................................................... 15

8.

Relevante regelgeving .................................................................................................................. 15

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

2

1. Inleiding Het doel van de interne controle op het Sociaal Domein is tweeledig. Enerzijds gaat het vanuit een toezichthoudende functie om het doen van een uitspraak over de rechtmatigheid van besluiten en betalingen. Daaronder valt de beoordeling van processen en het doen van onderzoek op systemen en betalingen. Anderzijds ontstaat vanuit de adviserende functie de kans op het treffen van preventieve maatregelen door het doen van aanbevelingen en verbetervoorstellen voor het versterken van de beheersing en sturing in de toekomst. Deze beide elementen zijn onderdeel van een continu beheers- en verbeterproces. De informatie uit interne controles plus de inbedding van interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Dit controleaanpak is opgebouwd in drie stappen: 1) Beschrijving van de methodiek van de interne controle; 2) Inhoudelijke risicoanalyse en controle-aanpak per proces; 3) Vorm en structuur van periodieke rapportage. Tot slot wordt afgesloten met een opsomming van de belangrijkste contactpersonen die te maken hebben met de interne controle.

2. Methodiek Vanuit de tweeledige doelstelling van de interne controle beschrijven we de algemene controleaanpak, de communicatie en frequentie van de interne controles en de steekproeftrekking en vastleggingen. 2.1.

Algemene controleaanpak

Bij de herijking van de controleaanpak vindt een risicoanalyse plaats. Op basis van gesprekken en lijncontroles worden de processen en systemen getoetst op wijzigingen. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de minimaal noodzakelijke functiescheidingen en de inrichting van mandaten. Op grond daarvan wordt bepaald welke wijzigingen in risico’s er zijn en of er verhoogde aandachtsgebieden zijn voor de interne controle 2022. De processen worden, samen met een lijncontrole, gedocumenteerd in een procesbeschrijving per regeling. Vanuit een analyse van landelijke wet- en regelgeving, waarvan wijzigingen doorlopend in de gaten worden gehouden, vindt een vertaling naar een normenkader plaats. Deze normen zijn leidend voor de uitvoering van de controles en worden uitgewerkt in checklists. In afstemming met de accountant wordt een dossier opgesteld voor de waarnemingen die zij hebben geselecteerd, de overige waarnemingen zullen aan de hand van de checklist worden uitgevoerd met verwijzing naar de documenten in het zaaksysteem. Aan nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving zal bij de uitvoering van de interne controle extra aandacht worden geschonken. Per regeling worden detailcontroles uitgevoerd.

Indicatief gelden de volgende aantallen per jaar:  WMO: 35  Jeugdwet: 45  Participatiewet: 70  Totaal 150 De cijfers uit de begroting 2022 zijn gebruikt voor de totstandkoming van de verdeling van de aantal waarnemingen, zie ook de financiële stromen in hoofdstuk 3 per regeling. Afhankelijk van de realisatie vindt bijstelling van de aantallen plaats.

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

3

De aantallen waarnemingen zullen worden verdeeld over de subregelingen van de Jeugdwet, WMO en Participatiewet. Dit zal worden uitgewerkt in een scopingsdocument wat per kwartaal wordt bijgewerkt met de realisatie van de bestedingen op de afzonderlijke regelingen. 2.2.

Communicatie en frequentie interne controles

De interne afstemming over de interne controle vindt enerzijds plaats met de kwaliteitsmedewerkers en coördinatoren om onderlinge verwachtingen helder te maken en te houden. Gedurende de uitvoering zal afstemming plaatsvinden met de verantwoordelijke teamleiders bij bijzonderheden of afwijkingen. Na afloop van ieder kwartaal worden de bevindingen en adviezen gerapporteerd en besproken. Daarnaast vindt communicatie plaats met concerncontrol en de accountant, om de interne controles in te bedden in de totale controle-aanpak en te borgen dat de accountant gebruik kan maken van de interne werkzaamheden. De interne controles worden na afloop van iedere per kwartaal uitgevoerd. Eén maand na het kwartaal wordt de rapportage over het vorige kwartaal besproken. Dat betekent concreet de volgende data van oplevering van de concept rapportages:    

1e kwartaal: 2e kwartaal: 3e kwartaal: 4e kwartaal:

1 mei 1 augustus 1 november 1 februari *

* op verzoek van de gemeente zal de controle op het 4 e kwartaal worden uitgevoerd in twee delen: oktober en november in december, december in januari. 2.3.

Steekproeftrekking en vastleggingen

Per kwartaal worden de steekproeven getrokken op de betaalregels vanuit de Suite Sociaal Domein (SSD). Daarbij wordt een combinatie van een willekeurige en gerichte selectie gemaakt. De gerichte selectie vindt plaats vanuit een risicogerichte data-analyse, waarbij op afwijkingen en bijzonderheden wordt geanalyseerd. De aantallen waarnemingen zijn minimaal gebaseerd op de controletolerantie die de accountant hanteert voor de getrouwheidsverklaring: 1% van de totale lasten van de gemeente. De dossiercontroles worden uitgevoerd met behulp van de beschikbare informatie in SSD en het zaaksysteem (Corsa). Waar nodig worden aanvullende gegevens opgevraagd bij de consulenten. De belangrijkste gegevens uit de dossiers worden per waarneming opgeslagen in een map, zodat deze voor de accountant raadpleegbaar zijn. De interne controles worden vastgelegd in checklists. Deze worden vooraf voorgelegd aan de vakinhoudelijke teams en ter toetsing aan de accountant. Op het moment dat er sprake is van een afwijking wordt onderzocht:     2.4.

Wat de reden van afwijking is; Of dit incidenteel of structureel voorkomt; Wat het effect op (uitbreiding van) de steekproef is; Wat het financieel effect op de totale onderzoeksmassa (extrapolatie) is. Algemene controles

Vanuit de verbijzonderde interne controles zal worden onderzocht op de periodieke aansluitingen tussen de financiële administratie en subadministraties juist en volledig worden gemaakt.

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

4

Daarnaast wordt vastgesteld hoe het proces van mutatieverwerking verloopt, zoals de IB-samenloop en BRP-signalen.

3. WMO Het doel van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning is het bieden van maatschappelijke ondersteuning aan inwoners, bijvoorbeeld om hen zo lang mogelijk thuis te kunnen laten wonen, de regie op hun leven te houden en niet eenzaam te zijn. Het streven is om mensen passende ondersteuning te bieden in de eigen leefomgeving; door inzet van het sociale netwerk of met behulp van gemeentelijke voorzieningen. 3.1.

Financiële stromen

Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2022 opgenomen: Grootboek (Fcl)

Kostensoort (Ecl)

6661100 Woningaanpassingen

U 423100 Woningaanpassingen

€

314.623

€

6661100 Woningaanpassingen

U 423102 Woonvoorziening derden

€

50.748

€

50.000

6661201 Hulpmiddelen

U 423300 Hulpmiddelen WMO

€

549.676

€

704.899

6662000 WMO begeleiding

U 423711 Begeleiding mantelzorger

€

416.772

€

337.866

6662000 WMO begeleiding

U 423716 Begeleiding individueel

€

945.092

€

1.856.006

6662000 WMO begeleiding

U 423717 Begeleiding groep

€

641.294

€

560.866

6662000 WMO begeleiding

U 423718 Kortdurend verblijf

€

-

€

30.000

6662000 WMO begeleiding

U 423805 Invoering Wvggz

€

-

€

122.000

6662100 Huishoudelijke hulp

U 423060 Hulp bij het huishouden

€

€

4.283.993

6662100 Huishoudelijke hulp

U 423061 Hulp bij het huishouden hospice

€

-

€

6662100 Huishoudelijke hulp

U 423064 WMO - Parents Home

€

222

€

-

6662400 Vervoer begeleiding

U 423200 Vervoer begeleiding

€

47.908

€

43.602

€

674.550

€

599.119

€

1.275

€

-

U 423210 Collectieve vervoersvoorziening 6662402 Collectieve vervoersvoorzienin U 423402 WMO - Persoons gebonden 6672000 PGB WMO budget vorige jaren U 423719 PGB WMO 6672000 PGB WMO Totaal

Rekening 2021

3.624.267

Begroting 2022 446.424

-

€

304.781

€

374.642

€

7.571.207

€

9.409.417

Iedere voorziening heeft zijn eigen kenmerken, maar de kern van de maatwerkvoorzieningen is gelijk: bepalen van de zorgbehoefte en daarop effectief inzetten van een passende oplossing. Er is onderscheid in inzet van gecontracteerde aanbieders (zorg in natura) en zelfstandig inkopen door de inwoner (persoonsgebonden budget).

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

5

3.2.

Risico-inventarisatie

De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van WMO-uitgaven zijn vooralsnog onderkend: Risico-classificatie (laag/midden/hoog) normaal

Proces WMO (ZIN)

Risico-omschrijving De betaling is onrechtmatig doordat: 1. Cliënt geen Nederlander of daaraan gelijkgestelde is; 2. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 3. Er geen getekende aanvraag aanwezig is; 4. Een rapportage ontbreekt; 5. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 6. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of product); 7. BRP-signalen zoals verhuizing niet of niet juist zijn opgepakt. 8. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast.

WMO (ZIN)

De WMO-uitgaven zijn onrechtmatig doordat er geen of geen volledige zorgprestatie is geleverd.

normaal

WMO (administratief)

1. Het risico dat betalingen worden gedaan zonder dat daar een geldige beschikking, toewijzing en/of (GGK)declaratie aan ten grondslag ligt; 3. Het risico dat een onjuist tarief is toegepast; 2. Het risico dat een betaling aan een onjuist IBAN plaatsvindt; 3. Het risico dat stamgegevens van crediteuren ongeautoriseerd, en niet onderbouwd, worden gewijzigd.

laag

WMO (PGB)

Risico dat de PGB-uitgaven niet juist en of rechtmatig zijn hoog doordat: 1. De beschikte voorziening niet conform beschikking is verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. De in rekening gebrachte PGB-uitgaven niet overeenstemmen met de beschikking; 3. Er wordt afgeweken van het beschikte tarief; 3. Er zijn geen prestaties geleverd.

WMO (CAK)

De eigen bijdragen CAK zijn niet volledig verantwoord

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

normaal

6

3.3.

Controle-aanpak

De interne controle start met het in kaart brengen van het proces. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Per jaar worden maximaal 35 betalingen voor de WMO gecontroleerd, verdeeld over:     

Huishoudelijke verzorging Ondersteuning (begeleiding/dagbesteding) Woonvoorziening Rolstoelvoorziening Vervoersvoorziening

Dit betreft zowel de ZIN- als PGB-betalingen. Ten opzichte van vorig jaar is het aantal waarnemingen verhoogd. Vanuit de begrote cijfers 2022 is de verwachting dat de werkelijke bestedingen in 2022 hoger liggen dan vorig jaar. Toen zijn 30 waarnemingen verricht. Bij de controles wordt onderzocht of het onderliggende besluit voor de betreffende betaling juist is uitgevoerd en of het recht, de hoogte en de duur van de betaling vastgesteld is. Daarnaast wordt onderzocht of de mutatie aan de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en het Centraal Administratie Kantoor (CAK) juist en volledig is doorgegeven.

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

7

4. Jeugdwet Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor alle jeugdhulp: ondersteuning, hulp en zorg aan jeugdigen en ouders bij opgroei- en opvoedproblemen, psychische problemen en stoornissen. Ook zijn gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering, en de advisering en verwerking van meldingen inzake huiselijk geweld en kindermishandeling. De gemeente Lansingerland heeft de maatwerkvoorzieningen bij jeugdhulpaanbieders regionaal ingekocht. De GR Jeugdhulp Rijnmond (GRJR) is daarbij de contractpartij voor de jeugdhulpaanbieders, en voert ook de betalingen uit. Een deel van de maatwerkvoorzieningen wordt lokaal ingekocht. Op deze onderdelen wordt de interne controle ook uitgevoerd op de betalingen. De rechtmatigheid van de betalingen wordt gecontroleerd door de accountants van respectievelijk de GRJR en de SVB. Na ontvangst van de verantwoordingen van deze partijen na afloop van het jaar worden de stukken beoordeeld en verwerkt in het totaaloordeel rondom rechtmatigheid. De interne controle op de Jeugdwet bij de gemeente richt zich hiermee dan ook op de toegang, en bestaat uit het toetsen van afgegeven beschikkingen. 4.1.

Financiële stromen

Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2022 opgenomen: Grootboek (Fcl)

Kostensoort (Ecl)

6672101 PGB Jeugd

U 423420 Jeugd PGB

€

1.596.638

€

1.451.000

6682000 Jeugd - Met beperking

€

2.304.279

€

2.338.667

6682100 Jeugd GGZ

U 423000 Sociale verstrekking in natura aan personen U 423201 Vervoer jeugd GGZ

€

216.697

€

217.552

6682100 Jeugd GGZ

U 423801 Basis GGZ

€

328.920

€

540.000

6682100 Jeugd GGZ

U 423802 Dyslexiezorg GGZ

€

447.971

€

400.000

6682400 GR Jeugd

U 424016 GR Jeugdhulp Rijnmond

€

10.481.913

€

9.644.403

€

15.376.418

€

14.591.622

Totaal

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

Rekening 2021

Begroting 2022

8

4.2.

Risico-inventarisatie

De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van Jeugd-uitgaven zijn vooralsnog onderkend: Risico-classificatie (laag/midden/hoog) normaal

Proces Jeugd (lokale maatwerkvoorzieningen)

Risico-omschrijving De betaling is onrechtmatig doordat:

Jeugd (ZIN)

De Jeugd-uitgaven zijn onrechtmatig doordat er geen of geen volledige zorgprestatie is geleverd.

normaal

Jeugd (GRJR)

Risico dat de Jeugd-uitgaven via Jeugdhulp Rijnmond niet rechtmatig zijn doordat: 1. De beschikte voorziening is niet conform beschikking verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. Onjuiste tarieven zijn toegepast.

normaal

Jeugd (PGB)

Risico dat de PGB-uitgaven niet juist en of rechtmatig zijn doordat: 1. De beschikte voorziening niet conform beschikking is verstrekt en daarom deels of geheel onrechtmatig; 2. De in rekening gebrachte PGB-uitgaven niet overeenstemmen met de beschikking; 3. Er wordt afgeweken van het beschikte tarief; 3. Er zijn geen prestaties geleverd.

hoog

4.3.

1. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 2. Er geen getekende aanvraag aanwezig is; 3. Een rapportage ontbreekt; 4. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 5. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of product); 6. BRP-signalen zoals verhuizing niet of niet juist zijn opgepakt. 7. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast.

Controle-aanpak

De interne controle start met het in kaart brengen van het proces. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Ten opzichte van vorig jaar wordt voorgesteld om 45 waarnemingen uit te voeren in 2022. In 2021 waren dit er 70. De reden voor verlaging van het aantal is dat er geen uitspraak hoeft te worden gedaan over een groot deel van de financiële rechtmatigheid (deel betalingen GRJR en SVB), en dat er over 2021 en eerdere jaren geen financiële fouten of onzekerheden zijn gebleken. De gerapporteerde aandachtspunten hadden met name betrekking op dossiervorming zoals kwaliteit van beschikkingen en rapportages, vastlegging van identificatie en woonplaats en centrale borging van tarieven en prijsafspraken. Kijkend naar de onderdelen waar de financiële afhandeling door Lansingerland wordt gedaan voeren we minimaal 20 waarnemingen uit. Op de overige onderdelen (GRJR en SVB) voeren we 25 waarnemingen uit, gericht op de rechtmatigheid van de toeleiding.

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

9

Van de besluiten wordt vastgesteld of deze rechtmatig tot stand gekomen zijn, en of de dossiervorming juist en volledig is. Tevens wordt vastgesteld of de verwerking door de GRJR op juiste wijze heeft plaatsgevonden. Vanuit het SVB-portaal wordt onderzocht vanuit het trekkingsrecht wat de bestedingen zijn op het persoonsgebonden budget. Daar waar Lansingerland zelfstandig de betaling doet wordt de financiële rechtmatigheid gecontroleerd.

5. Participatiewet De Participatiewet (feitelijk onderdeel van de BUIG) bestaat uit diverse regelingen op het gebied van werk en inkomen. De gemeente Lansingerland voert een deel van deze regelingen zelfstandig uit. De BBZ-regeling is echter uitbesteed aan Rotterdam Bureau Zelfstandige (RBZ). Dat geldt ook voor de regeling Tijdelijke ondersteuning zelfstandig ondernemers (Tozo). 5.1.

Financiële stromen

Vanuit de financiële administratie zijn onderstaande cijfers begroting 2022 opgenomen:

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

10

Grootboek (Fcl)

Kostensoort (Ecl)

6610000 Uitkeringen

U 422000 Bijstandsverlening jonger dan 21

€

49.479

€

6610000 Uitkeringen

U 422010 Bijstandsverlening 21 tot 65

€

8.677.758

€

9.017.587

6610000 Uitkeringen

€

81.170

€

70.000

6610000 Uitkeringen

U 422030 Bijstandsverlening elders verzorgden U 422220 Krediethypotheek

€

26.489

€

-

6610000 Uitkeringen

U 422990 Onvoorziene uitkeringen (WIZ)

€

982

€

5.000

€

8.835.877

€

9.092.587

6610000 Uitkeringen

U 422050 Uitkeringen IOAW

€

581.677

€

604.694

6610000 Uitkeringen

U 422060 Uitkeringen IOAZ

€

38.296

€

40.969

Bijstandsverlening IOAW/IOAZ

€

619.973 €

645.663

6610100 Bijstandsverlening Zelfstandige U 422410 BBZ gevestigden om niet

€

-

€

80.000

6610100 Bijstandsverlening Zelfstandige U 422412 BBZ gevestigden rentedragend (kapitaalverstrekk.) U 422420 BBZ startend bijstand om niet 6610000 Uitkeringen

€

-71.088

€

50.000

€

80.090

€

32.000

6610000 Uitkeringen

€

-

€

26.000

€

9.002 €

188.000

Bijstandsverlening regulier

U 422421 BBZ startend renteloos

Bijstandsverlening Zelfstandigen

Rekening 2021

Begroting 2022 -

6614000 Inkomensondersteuning

U 343950 Rotterdampas

€

111.931

€

207.465

6614000 Inkomensondersteuning

U 422521 Individuele inkomenstoeslag

€

98.212

€

85.000

6614000 Inkomensondersteuning

U 422522 Individuele studietoeslag

€

3.085

€

6.700

6614000 Inkomensondersteuning

€

545

€

-

6614000 Inkomensondersteuning

U 423041 Bijzondere bijstand Wet op de Lijkbezorging U 423042 Jeugdsportfonds

€

60.000

€

98.700

6614000 Inkomensondersteuning

U 423043 Jeugdcultuurfonds

€

-

€

10.500

6614000 Inkomensondersteuning

U 423709 Collectieve zorgverzekering

€

404.658

€

422.159

Inkomensondersteuning

€

678.430 €

830.524

6614400 Individuele bijzondere bijstand U 423044 Individuele bijzondere bijstand

€

611.465

€

546.341

6614400 Individuele bijzondere bijstand U 423045 Tonk Covid-19

€

7.650

€

300.000

Individuele bijzondere bijstand

€

619.115 €

846.341

6623000 Participatie

U 343016 Diverse uitvoeringskosten

€

10.811

€

28.679

6623000 Participatie

U 343019 Beschut werken

€

994

€

891

6623000 Participatie

€

-

€

5.080

6623000 Participatie

U 343210 Onderzoek en advies (juridisch advies: is 343280) U 343732 Begeleiding bij re-integratie

€

95.508

€

212.281

6623000 Participatie

U 423520 Scholing en activering

€

2.147

€

45.000

6623000 Participatie

U 423522 Preventie jeugdwerkloosheid

€

95.953

€

95.000

6623000 Participatie

U 423524 Diverse ondersteuningsmiddelen t.b.v. kandidaten

€

69.459

€

168.912

6623000 Participatie

U 423525 Diverse ondersteuningsmiddelen t.b.v. werkgevers

€

15.126

€

48.596

6623000 Participatie

U 423526 Het nieuwe Wij

€

19.360

€

50.000

6623000 Participatie

U 423550 Loonkostensubsidie/gesubs. arbeidsplaatsen

€

293.906

€

300.000

Participatie

€

Totaal

€

603.264 €

954.439

€

12.557.554

11.365.661

Voor de landelijke regelingen vormt de wetgeving de basis voor het normenkader en de interne controle. Voor de bijzondere bijstand zijn de gemeentelijke verordeningen leidend voor de toetsing op de verstrekkingen.

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

11

5.2.

Risico-inventarisatie

De volgende risico’s rondom de rechtmatigheid van Participatie-uitgaven zijn vooralsnog onderkend:

Proces Participatiewet en andere BUIG regelingen

Participatiewet (administratief)

5.3.

Risico-classificatie Risico-omschrijving (laag/midden/hoog) De betaling is onrechtmatig doordat: normaal 1. Cliënt geen Nederlander of daaraan gelijkgestelde is; 2. Cliënt niet woonachtig is in de gemeente; 3. De woon-/leefsituatie niet juist is bepaald; 4. De bepalingen rondom inkomen en vermogen onjuist zijn toegepast; 5 Er een onjuist normbedrag is toegepast; 6. Inkomsten niet of niet juist of volledig worden verrekend met de uitkering; 7. Een rapportage ontbreekt; 8. Een beschikking ontbreekt of niet in lijn is met de rapportage; 9. De beschikking administratief niet juist is verwerkt (looptijd of hoogte uitkering); 10. Er geen of niet tijdig een heronderzoek is uitgevoerd; 11. BRP- en IB-signalen niet of niet juist zijn opgepakt. 12. Overige bepalingen uit de wet- en regelgeving niet zijn nageleefd of onjuist toegepast.

1. Het risico dat betalingen worden gedaan zonder dat laag daar een geldige beschikking aan ten grondslag ligt; 2. Het risico dat een betaling aan een onjuist IBAN plaatsvindt; 3. Het risico dat stamgegevens van crediteuren ongeautoriseerd, en niet onderbouwd, worden gewijzigd;

Controle-aanpak

De interne controle start met de beoordeling van het proces en eventuele wijzigingen daarin. Daarbij wordt de bestaande procesbeschrijving geactualiseerd en wordt met een lijncontrole het bestaan van de procedures vastgesteld. Waar nodig vindt bijstelling van de risicoanalyse plaats. Per jaar worden maximaal 70 betalingen gecontroleerd voor de Participatiewet en aanverwante wetten (BUIG), verdeeld over:     

Participatiewet IOAW/IOAZ Bijzondere bijstand Re-integratiebudget Loonkostensubsidie

Bij de controle op de uitkeringen levensonderhoud wordt de totale opbouw van de te controleren betaling betrokken. Dat wil zegen dat de (kostendelers)norm, inkomsten, afstemmingen en inhoudingen ten behoeve van vorderingen of doorbetalingen nagekeken worden, welke mede leiden tot de betaling.

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

12

Over de processen rondom de Participatiewet hebben we vorig jaar op een viertal onderwerpen belangrijke bevindingen gerapporteerd: 

 



Bij een deel van de onderzochte cliënten zijn geen heronderzoeken gepland of uitgevoerd in de afgelopen jaren. Doordat ook geen ander cliëntcontact uit het dossier bleek was onduidelijk wat de situatie van de cliënt is. Het recht op de uitkering was daarmee onzeker. Rondom de brevettering is het niet altijd duidelijk geweest wie waarvoor bevoegd was. De registratie van gebrevetteerde bleek niet altijd actueel, en begin- en einddata ontbraken. Dossiervorming binnen de Participatiewet is een aandachtspunt. Zo ontbrak regelmatig een vastlegging rondom identificatie en waren documenten soms lastig terug te vinden in het dossier. Ook kwam het voor dat vastgelegde acties in de besluiten niet worden opgevolgd. Bij loonkostensubsidies werd vaak met een forfaitair percentage voor de loonwaarde gewerkt. Het duurde vervolgens lang voordat de definitieve loonwaardebepaling bekend was. Dit leidt tot het risico op verrekeningen achteraf.

Bij de interne controle in 2022 zullen we nagaan of op deze aspecten procesverbeteringen zichtbaar zijn.

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

13

6. Rapportage De bevindingen van de interne controles worden per kwartaal geanalyseerd en samengevat in een controlerapportage. Per regeling worden bevindingen en conclusies apart per hoofdstuk beschreven. Deze rapportage wordt per kwartaal besproken met de verantwoordelijke medewerker van de gemeente Lansingerland zodat bijsturing gedurende het controlejaar mogelijk is. Verbetervoorstellen worden naar aanleiding van de bevindingen geformuleerd en voorgelegd. De uit te voeren verbetervoorstellen worden in overleg vastgesteld en geprioriteerd. Ieder jaar wordt afgerond met een overkoepelende rapportage. Deze rapportage geeft een samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden en de belangrijkste bevindingen, en een financiële vertaling van eventuele fouten en onzekerheden. Daarnaast geeft de rapportage adviezen en aanbevelingen om het proces te verbeteren en om geconstateerde tekortkomingen in de toekomst te voorkomen. Om dit te bereiken worden de volgende onderwerpen in de rapportages vastgelegd:  

     

Welke werkzaamheden zijn gedurende de interne controle uitgevoerd? Wat zijn de bevindingen naar aanleiding van die werkzaamheden en betreffen dit financiële fouten, financiële onzekerheden, of bevindingen c.q. aanbevelingen ter verbetering van het proces? Indien sprake is van fouten of onzekerheden; wat is het effect op de totale massa? Hebben zich recentelijk bijzondere ontwikkelingen voorgedaan in het proces en welke impact hebben deze op de rechtmatigheid van de besluiten en betalingen? Wat is de opvolging van de bevindingen van voorgaande perioden? Is er sprake van open items, of is sprake van onderdelen die wij niet hebben kunnen controleren, hoe wordt dat veroorzaakt en wat zijn de consequenties? Zijn er tijdens de interne controle tekortkomingen geconstateerd die betrekking hebben op de geautomatiseerde gegevensverwerking? Wat is de conclusie naar aanleiding van de interne controle?

De rapportage en onderliggende documentatie zullen ook onderdeel zijn van de accountantscontrole bij de gemeente Lansingerland.

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

14

7. Contactpersonen De volgende personen zijn betrokken bij de processen en/of kwaliteitsborging daarvan:         

Uitvoering interne controle Eerste aanspreekpunt Lansingerland Concerncontrol Applicatiebeheer Kwaliteitstoetsing WMO Jeugd Participatiewet Accountant

William Lagendijk en Dunyu Chen Patricia Barkmeijer Kees van Dongen Conny Udo, Coen Stenger, Gido Groenendaal Hans Lorsheijd, Els Nagtegaal, Mirjam Mayenburg Diana van IJzendoorn Jitske Doodkorte Patrick de Wolf, Marietta Elsborg, Frank de Waal Publieke Sector Accountants

8. Relevante regelgeving De onderstaande wet- en regelgeving is kaderstellend voor de uitvoering van de interne controles:      

Participatiewet Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 Jeugdwet Ioaw, Ioaz Regelingen Tozo, Tonk Verordening Sociaal Domein gemeente Lansingerland 2022

IC-plan Sociaal Domein 2022 – gemeente Lansingerland

15