[T22.06389] Intern controleplan 2022

Intern controleplan 2022

Afdeling: Concernstaf Datum: 1 november 2022 Corsanummer: T22.06389

1

Inhoudsopgave 1 Aanleiding en doelstelling intern controleplan .............................................................3 1.1 Doelstelling intern controleplan ........................................................................3 1.2 Scope intern controleplan ...............................................................................3 1.3 Samenwerking met de accountant .....................................................................4 1.4 Te gebruiken toleranties: ................................................................................4 2 Inventarisatie transactiestromen en risicoanalyse .........................................................5 2.1 Significante transactiestromen (en processen) ......................................................5 2.2 Significante transactiestromen die een specifieke (controle)aanpak vergen ...................5 2.2.1 Belastingen en heffingen ..............................................................................5 2.2.2 Participatiewet, WMO en Jeugd .....................................................................6 2.2.3 Algemene uitkering ....................................................................................6 2.2.4 Inkomende (incidentele) subsidies en Sisa-regelingen ...........................................6 2.3 Risicoanalyse 2022

........................................................................................6 2.3.1 Risicoanalyse significante ‘transactiestromen’ ...................................................6 2.3.2 Risicoanalyse ‘bijzondere’ transacties en gebeurtenissen 2022 ...............................7 2.4 Frauderisicoanalyse .......................................................................................7 3 Controle aanpak en uitvoering .................................................................................8 3.1 Opzet werkprogramma ...................................................................................8 3.2 Uitvoering controle ........................................................................................8 3.2.1 Steekproefbepaling en selecties .....................................................................8 3.2.2 Uitvoering van controles en review hierop ........................................................9 3.2.3 Toetsingscriteria ........................................................................................9 3.2.4 Werkwijze bij constateren van fouten of onzekerheden ...................................... 10 4 Rapportage momenten ........................................................................................ 11

2

1

Aanleiding en doelstelling intern controleplan

Het college van B&W is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente en de getrouwheid van de jaarstukken. Wat betreft de financiële rechtmatigheid, de zogenoemde rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in een begrotingsjaar, geeft de externe accountant hier jaarlijks een oordeel over via zijn controleverklaring. De accountant stelt nu voor 2022 de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening vast. Vanaf het verslagjaar 2023 legt het college zelfstandig, met de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken, verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. Vervolgens zal de accountant de getrouwheid van het geheel (dus inclusief rechtmatigheidsverantwoording) vaststellen. De interne controle dient daarom zo georganiseerd te zijn dat de verantwoording van het college deugdelijk is onderbouwd en de accountant (mede) zijn oordeel over de verantwoording hierop kan baseren. Deugdelijk houdt in dit geval in dat de verantwoording juist, toereikend en volledig is en overeenkomt met de feiten. De accountant zal dus minder de leiding nemen en het college zal voornamelijk zelf de interne controle behoren te organiseren. Dit wordt voor de jaarrekening 2023 een uitdaging voor alle gemeentes in Nederland.

Voor de Lansingerlandse situatie betekent dit dat we een aantal zaken rondom de ‘verbijzonderde interne controle’ (VIC) verder dienen te formaliseren. Dit komt ook overeen met de adviezen uit de rapportages 2020 en 2021 van de externe accountant. De interne controles zelf voerde onze gemeente al goed uit en deze werden ook goed gedocumenteerd en de accountant maakte ook gebruik van die werkzaamheden. Wel dient voor de accountant zichtbaarder te worden wat de werkzaamheden waren van de VIC en hoe dit bijdraagt aan de doelen van de jaarrekeningcontrole. Op basis van risico-inventarisatie stelden we eerder al een Auditplan Sociaal Domein op, dat is als bijlage 2 bij dit intern controleplan 2022 gevoegd.

1.1

Doelstelling intern controleplan

Het doel van het intern controleplan is de interne controlewerkzaamheden te plannen en hierbij de focus te leggen op de belangrijkste processen, (balans)posten en transactiestromen omtrent de financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarstukken. Hierbij is inzicht nodig in de relevante normenkaders voor de controle, de belangrijkste processen en de risico’s gerelateerd aan de zogenoemde controledoelstellingen. Dit plan behandelt deze onderwerpen en komt op basis van de analyses tot een planning van de uit te voeren interne controles.

1.2

Scope intern controleplan

De verbijzonderde interne controle en het oordeel van de accountant richt zich op de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en de getrouwheid van de jaarstukken van het jaar 2022. De niet-financiële rechtmatigheid valt daarmee niet onder de scope van de verbijzonderde interne controle c.q. dit audit plan. Dit geldt ook voor andere compliance audits zoals de ENSIAcontrole (informatiebeveiliging), controles in het kader van de AVG etc. Voor deze controles zijn er aparte auditplannen en controles die worden uitgevoerd. Praktisch houdt dit in dat gemeente Lansingerland met haar team Verbijzonderde Interne Controle (VIC) tussentijds financiële transacties toetst op zowel getrouwheid als rechtmatigheid. Getrouwheid geeft antwoord op de vraag “Klopt er wat er staat?”, terwijl (financiële) rechtmatigheid de vraag “Zijn wet- en regelgeving (W&R) in financiële zin correct nageleefd door de gemeente?” beantwoordt.

3

1.3

Samenwerking met de accountant

De interne controle draagt bij aan het opmerken van eventuele onrechtmatigheden en het vroegtijdig kunnen signaleren van risico’s binnen de organisatie om beheersmaatregelen te nemen. Daarnaast biedt zij ook de voorbereiding voor de accountantscontrole van de gemeente. Om ervoor zorg te dragen dat de interne controle een goede voorbereiding biedt voor de controle van onze externe accountant, stemmen wij de aanpak met hen af. Hierbij maken wij afspraken over het aantal waarnemingen, de selectiemethode van de te controleren posten en mutaties en de te controleren punten. Door die afspraken vooraf te bespreken, kan de accountant gebruik maken van onze werkzaamheden om de getrouwheid en rechtmatigheid vast te stellen. Bovenstaande wil echter niet zeggen dat de accountant steunt op de werkzaamheden van concernstaf. Steunen op de interne controle (dit is iets anders dan ‘gebruik’ maken van de uitgevoerde controles) is een afweging die de accountant dient te maken op basis van verschillende factoren/vereisten beschreven in standaard 610 van de Nadere Controle- en overige voorschriften voor accountants (NV COS). Gezien de striktheid van deze eisen met name op het gebied van onafhankelijkheid & deskundigheid, is het wegens de omvang van onze gemeente niet mogelijk om hieraan te voldoen. Dit is dan ook geen streven van ons als gemeente.

1.4

Te gebruiken toleranties:

Op basis van het controleprotocol bij de jaarrekening van de gemeente Lansingerland zijn de toleranties voor de jaarrekening bepaald op 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties voor fouten en 3% van de totale lasten inclusief reservemutaties voor onzekerheden. Deze percentages zijn conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en worden gebruikt door het overgrote deel van de Nederlandse gemeenten. Hierdoor zullen wij voor onze interne controle ook aansluiten bij deze toleranties bij de uitvoering van onze controle en de evaluatie van gevonden fouten en onzekerheden.

Op basis van de cijfers van de begroting 2022 geldende volgende toleranties, waarbij geldt dat deze op basis van de definitieve cijfers 2022 (jaarrekening) nog worden bijgesteld: € 1.919.000 (1%); € 5.757.000 (3%); 19.190.000 (10%) Bij de planning van de werkzaamheden gaan wij uit van bovenstaande bedragen. Uiteindelijk is het de gemeenteraad die deze percentages en bedragen definitief vaststelt (door het vaststellen van het controleprotocol 2022), waarbij de accountant als eis stelt dat van de minimum wettelijke percentages wordt uit gegaan. Indien de Raad een lagere ‘goedkeuringstolerantie’ of rapportagetolerantie wenst, heeft dat effect op de omvang van de interne controlewerkzaamheden en de accountantscontrole en daarmee op de kosten. Voor 2022 hanteren we in ieder geval nog het wettelijk minimum.

4

2

Inventarisatie transactiestromen en risicoanalyse

2.1

Significante transactiestromen (en processen)

Binnen de gemeente Lansingerland lopen verschillende financiële transactiestromen die wij hieronder hebben opgesomd. Wij hebben de significante processen in kaart gebracht op basis van de financiële transactiegrootte (baten, lasten, balansmutaties of balansposities > € 1,919 miljoen) die een impact hebben op de jaarrekening. De processen die in 2022 zijn aangemerkt als significant zijn hieronder aangemerkt. Dit kan theoretisch gezien jaarlijks wijzigen, afhankelijk van de financiële transactiegrootte. Op basis van ervaringen in voorgaande jaren en bestaande werkwijzen onderkennen wij de volgende significante transactiestromen, die ten grondslag zullen liggen aan de jaarrekening 2022: 1. Treasury (aantrekken en uitzetten van gelden incl. rentebaten, rentelasten en dividend); 2. Personele lasten; 3. Omgevingsvergunningen (Wabo); 4. Subsidieverstrekkingen; 5. Duurzame goederen/Investeringen; 6. Grondexploitatie (bouw- en woonrijp maken en VTA); 7. Grondaankopen; 8. Grondverkopen; 9. Inkoop en aanbesteding (waaronder EU-aanbestedingen); 10. Huur- en overige opbrengsten; 11. Factuurverwerking en betalingen; 12. Memoriaalboekingen; 13. Verbonden partijen; 14. Belastingenopbrengsten; Op boven genoemde processen zullen wij onze werkzaamheden plannen en uitvoeren. Deze processen zijn zichtbaar in onze risicoanalyse in bijlage 1.

2.2

Significante transactiestromen die een specifieke (controle)aanpak vergen

Een aantal van de significante transactiestromen van onze gemeente vergen een dusdanige specifieke controleaanpak dat zij daarom niet in de reguliere interne controle worden betrokken. 2.2.1

Belastingen en heffingen

Lansingerland heeft diverse processen rondom onder andere het opleggen en innen van de belastingen en heffingen uitbesteed aan de SVHW. De baten en lasten komen (uiteraard) nog steeds te staan in de gemeentelijke jaarstukken, waardoor de gemeente daarom verantwoordelijk blijft voor het vaststellen van de rechtmatige totstandkoming van deze baten en lasten. Jaarlijks stelt het college een rechtmatigheidskader vast voor de SVHW. De SVHW zelf en de accountant van de SVHW toetsen de totstandkoming van de baten en lasten aan de hand van dit kader. In het voorjaar van 2023 dient de SVHW bij de gemeente een jaarverantwoording in van de baten en lasten van het jaar 2022 voor de gemeente Lansingerland. Deze verantwoording dient voorzien te zijn van een rechtmatigheidsverklaring van de accountant van de SVHW. Aan de hand van deze verantwoording stelt het college van Lansingerland vast of de baten en lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen en betrekt dit oordeel in de eigen rechtmatigheidsverantwoording.

5

2.2.2

Participatiewet, WMO en Jeugd

De baten en lasten gerelateerd aan het sociale domein maken ongeveer 40% uit van de totale begroting van de gemeente. Wegens de aard van de uitgaven, de volatiliteit (risico op onverwachte tegen- of meevallers) en de complexiteit van het verantwoordingsproces wordt voor deze transactiestromen een meer gedetailleerde controleaanpak gewenst. In het voorjaar van 2022 is daarom een controleplan gemaakt voor het sociaal domeinen op basis van dit controleplan voeren we per kwartaal interne controles uit. Het IC-plan sociaal domein maakt ‘integraal’ onderdeel uit van dit IC-plan. 2.2.3

Algemene uitkering

De algemene uitkering is een significante transactiestroom (ruim 50% van de totale inkomsten van de gemeente) maar bevat nauwelijks rechtmatigheidsaspecten. Voor de algemene uitkering is voornamelijk relevant of de juiste parameters en gegevens zijn gebruikt om de Algemene uitkering juist te berekenen en daarmee getrouw te verantwoorden in de jaarstukken 2022. Met de accountant zullen we afspraken maken over de dossiervorming voor de onderbouwing van de Algemene uitkering voor de jaarstukken 2022. In eerste instantie worden er geen verbijzonderde interne controlewerkzaamheden verwacht op dit aspect. 2.2.4

Inkomende (incidentele) subsidies en Sisa-regelingen

Inkomende (incidentele) subsidies en de Sisa-regelingen kennen specifieke rechtmatigheidseisen die vastliggen in subsidiebeschikkingen en de relevante Sisa-regelingen. Vooraf is nog niet (volledig) bekend welke subsidies en regelingen op 2022 van toepassing zijn. In de periodieke interne controle zijn deze regelingen daarom geen punt van aandacht c.q. niet opgenomen in de werkzaamheden. Indien relevant worden inkomende incidentele subsidies (bijvoorbeeld voor projecten) specifiek gecontroleerd en veelal al voorzien van een controleverklaring door een externe accountant. Voor de Sisa-regelingen maken wij (interne) controle afspraken met de accountant waarbij wij afspraken maken over de voorbereiding t.b.v. de accountantscontrole en welke documentatie wij opnemen in het jaarrekeningdossier.

2.3

Risicoanalyse 2022

2.3.1

Risicoanalyse significante ‘transactiestromen’

De risicoanalyse richt zich met name op de significante sub processen die in kaart zijn gebracht aan de hand van onder andere de financiële stromen van de gemeente. De inherente risico’s die gepaard gaan met deze processen zijn bij voorhand geïdentificeerd in bijlage 1. Vervolgens is een classificatie gegeven aan deze risico’s op basis van kans * impact (Hoog/Midden/Laag). De risicoclassificatie kan gedurende de controle wijzigen, gezien de kans voornamelijk wordt beïnvloed door de aanwezige interne beheersingsmaatregelen. Ook is het mogelijk binnen risicomanagement de impact te verkleinen. Het uitgangspunt voor onze risicoanalyse is dat de beschreven interne beheersingsmaatregelen in bijlage 1 adequaat zijn geïmplementeerd in de processen. Indien gedurende de controle blijkt dat deze interne beheersingsmaatregelen tekortschieten, zal de risicoclassificatie worden verhoogd. Consequenties hiervan zijn dat het aantal deelwaarnemingen worden verhoogd om genoeg zekerheid te verkrijgen om een oordeel te geven over de rechtmatigheid. Voor 2022 zullen wij op basis van de opgestelde risicoanalyse (zie bijlage 1), in afstemming met de accountant, de scope van onze VIC bepalen en de werkzaamheden uitvoeren.

6

2.3.2

Risicoanalyse ‘bijzondere’ transacties en gebeurtenissen 2022

Naast de risicoanalyse op de significante transactiestromen is het ook relevant te beoordelen in hoeverre er in 2022, naast de reguliere processen, bijzondere transacties en gebeurtenissen zijn die specifieke (extra) aandacht behoeven van de interne controle of van het management (directie en concern control). Voor 2022 zou hierbij gedacht kunnen worden aan: A. Opvang van Vluchtelingen uit Oekraïne (OVO); B. Meerkosten Corona; C. Ontwikkelingen rondom majeure grondexploitaties. We zullen met de accountant bespreken in hoeverre deze onderwerpen specifieke aandacht vanuit de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) vergen in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022.

2.4

Frauderisicoanalyse

Jaarlijks maakt de concerncontroller een frauderisicoanalyse. Het doel hiervan is om frauderisico’s in kaart te brengen en na te gaan welke maatregelen het college en de organisatie moeten nemen om deze risico’s te beheersen c.q. terug te brengen naar een (financieel) aanvaardbaar niveau. Het uitvoeren van deze analyse zorgt voor een fundamentele rol bij het ontwikkelen en implementeren van de interne beheersingsmaatregelen. Tevens zorgt dit ervoor dat de zwakke plekken in de processen in kaart worden gebracht en bewustzijn wordt gecreëerd. Om die laatste reden bespreken wij ook jaarlijks de analyse in directie en worden de uitkomsten gedeeld met de teammanagers en het college (als ingekomen stuk). Er bestaat reeds een intern ontwikkeld format dat wordt gebruikt voor deze analyse. De laatste actualisatie (eind 2022) is toegevoegd bij dit plan als bijlage 3.

7

3

Controle aanpak en uitvoering

3.1

Opzet werkprogramma

Om de VIC op een gestructureerde en uniforme wijze uit te voeren zal in 2022 voor iedere significante transactiestroom een werkprogramma worden opgesteld. Dit werkprogramma zal bestaan uit de volgende onderdelen: Systeemgericht: 1. Geactualiseerde procesbeschrijving (opzet) gevold door een interview met de proceseigenaren om het “bestaan” vast te stellen. 2. Een lijncontrole om het bestaan en werking van de opzet te toetsen. 3. Gegevensgerichte waarnemingen, waarbij middels steekproef wordt vastgesteld of de geselecteerde transactie getrouw en rechtmatig tot stand is gekomen. 4. Concluderend memo met de bevindingen en werkzaamheden die zijn uitgevoerd. Voor het boekjaar 2023 zullen wij, met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording, bovenstaande werkzaamheden uitbreiden met een verdere verdieping van onze VIC en daarbij zelfstandig een controleprogramma opstellen per transactiestroom op basis van onderstaande punten: 5. De controledoelstelling: Hierin wordt beschreven welke beweringen (juistheid/ volledigheid/ bestaan/ waardering/ presentatie/ rechtmatigheid) zullen worden gecontroleerd. 6. Wet- en regelgeving: Welke wet- en regelgeving is van toepassing op deze transactiestroom. Daarnaast zal hierin ook de interne regelgeving worden opgenomen waaraan voldaan dient te worden. Op basis hiervan wordt het normenkader dan ook vastgesteld. 7.

Bevindingen uit voorgaande perioden: Hierbij zal worden vastgesteld of de accountant bevindingen heeft gerapporteerd in het accountantsverslag of managementletter waarmee rekening dient te worden gehouden bij de controle van de transactiestroom en in welke mate dit een verhoging oplevert van het risicoprofiel. 8. Een risicoanalyse: in dit onderdeel zal worden vastgesteld welke risico’s er spelen binnen de transactiestroom en zal ook een classificatie worden gegeven aan deze risico’s. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van de formule: Kans * impact. Op het moment dat de kans op een risico groot is en de impact eveneens groot (bijvoorbeeld een aanbestedingsfout), zal dit leiden tot een grotere omvang aan waarnemingen dan op het moment dat de impact en de kans laag zijn (bijvoorbeeld een foutieve toerekening van rente). 9. Beschrijving van de werkzaamheden: Op basis van de hierboven genoemde stappen zullen de werkzaamheden worden beschreven die uitgevoerd zullen worden om de risico’s tot een aanvaardbaar niveau te verminderen. Op basis van bovenstaande stappen kan achteraf worden vastgesteld per transactiestroom of de baten, lasten en balansmutaties getrouw en rechtmatig zijn verantwoord in de administratie van de gemeente.

3.2

Uitvoering controle

3.2.1

Steekproefbepaling en selecties

In overleg met de accountant zullen de steekproefaantallen worden bepaald, als ook de selectie aan waarnemingen die gecontroleerd dienen te worden. Hierbij zullen onderling afspraken worden gemaakt over wie de steekproef trekt en op basis van welke informatie deze steekproeven worden getrokken. Bij het uitvoeren van de steekproeven door de gemeente zelf, zal worden gewaarborgd dat deze objectief tot stand komen.

8

Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden: 1. De steekproef zal worden getrokken door een externe partij. 2. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen van een geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 3. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur. 3.2.2 Uitvoering van controles en review hierop Zowel de uitvoering- als de review van de controlewerkzaamheden zal plaatsvinden door een team Verbijzonderde Interne Controle (team VIC). Hiertoe leent de gemeente externe capaciteit in. De review zal zich richten op de volgende punten: 1. Zijn de werkzaamheden volledig uitgevoerd? Dit houdt in: a. Zijn alle geselecteerde waarnemingen betrokken in de controle?; b. Zijn alle controlepunten gecontroleerd en is bij elke waarneming een conclusie getrokken? 2. Zijn de uitkomsten van de controlewerkzaamheden reproduceerbaar en sluiten deze aan op de gebruikte brondocumentatie? Hierbij zal worden gecontroleerd op: a.

Is in voldoende mate duidelijk uit de aantekeningen welke documenten zijn gebruikt voor de controle?; b. Komt de reviewer tot dezelfde conclusie per deelwaarneming op basis van een “reperformance” van de werkzaamheden?; c. Zijn alle gehanteerde stukken, welke ten grondslag liggen aan de controlewerkzaamheden, ook opgenomen in het controledossier of ligt in afdoende mate vast waar deze documentatie is gearchiveerd binnen het proces? 3. Zijn de bevindingen en de totaalconclusie over de transactiestroom in overeenstemming met de vastgelegde werkzaamheden? 3.2.3 Toetsingscriteria Tijdens de uitvoering van de controle zullen onderstaande rechtmatigheidscriteria in acht worden genomen. De eerste zes criteria hebben naast de rechtmatigheid ook betrekking op de getrouwheid van de jaarrekening. De overige drie criteria zijn aanvullend op decentrale overheden. De eerste vijf criteria en [8] het volledigheidscriterium zien toe op de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door het College. Over deze criteria wordt niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze criteria blijven onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant.

Het begrotingscriterium [6], voorwaardencriterium [7] en criterium misbruik en oneigenlijk gebruik [9] komen (waarschijnlijk) vanaf 2023 expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording van het college.

9

#

Rechtmatigheidscriteria

Omschrijving De financiële beheershandeling 1 Aanvaardbaarheidscriterium past binnen de gestelde kaders De betaling is gedaan aan de juiste persoon of organisatie 2 Adresseringscriterium Zijn de vastgestelde bedrag juist berekend conform brondocument 3 Calculatiecriterium Juistheid van de geleverde goederen of diensten Leveringscriterium 4

5 Valuteringscriterium

6 Begrotingscriterium

7 Voorwaardencriterium

8 Volledigheidscriterium Misbruik en oneigenlijk 9 gebruik criterium

Het tijdstip van betalingen en de verplichtingen is juist De financiële beheershandeling past binnen de vastgestelde begroting De financiële beheershandeling voldoet aan de geldende regelgeving

Alle te verantwoorden opbrengsten zijn verantwoord het beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik is nagevolgd

Voorbeeld Subsidieregelingen, inkoop van goederen / diensten Al het betalingsverkeer Facturen, huuropbrengsten, legesbedragen, uurtarieven (sociaal domein) Prestatielevering van inkopen van goederen en/of diensten Het toerekenen van de kosten/baten aan de juiste boekjaren Overschrijden van een programma Subsidievoorwaarden, aanbestedingen, belastingwetgeving Legesopbrengsten, grondverkopen, diverse belastingheffingen, verhuuropbrengsten, dividend

Subsidieregelingen, uitkeringen

3.2.4 Werkwijze bij constateren van fouten of onzekerheden Vanuit de controles kunnen fouten of onzekerheden worden geconstateerd die invloed kunnen hebben op de jaarrekening of jaarverantwoordingen. Bij het constateren van een fout/onzekerheid zullen werkzaamheden uitgevoerd worden die de fout/ onzekerheid kwantificeren en kwalificeren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een incidentele fout en een structurele fout. Om te bepalen of sprake is van een incidentele of structurele fout zal een oorzaak-analyse uitgevoerd moeten worden die de oorzaak van de fout/onzekerheid vaststelt. Er is sprake van een incidentele fout indien er een bijzondere transactie plaatsvindt die slechts beperkt voorkomt in de populatie. Aan de hand van de omvang wordt bepaald of de fout/onzekerheid zodanig hersteld kan worden dat deze niet terugkomt in de jaarrekening of jaarverantwoording. Als dit niet mogelijk is, wordt de fout gerapporteerd. Bij een structurele fout kan de fout vaker voorkomen in de populatie, bijvoorbeeld bij het ontbreken van een beheersmaatregel in het proces of wanneer sprake is van een foutieve interpretatie door een medewerker. Om een structurele fout te voorkomen, zal op basis van onderstaande beslisboom worden bepaald welke werkzaamheden aanvullend dienen te worden uitgevoerd: 1.

Bepalen of de fout te isoleren is naar een beperkte deelpopulatie: Hierbij zal worden vastgesteld of de fout betrekking heeft op de totale populatie of dat de constatering enkel voor komt in een beperkte deelmassa van de transactiestroom. 2. Extrapoleren van de constatering: Hierbij wordt het percentage van de fout in relatie tot de steekproefomvang afgezet tegen de totale transactiestroom of de deelpopulatie waartoe deze behoort. Op basis hiervan kan worden vastgesteld wat de maximale omvang van de fout is op basis van de constatering. 10

3. Wanneer de maximale omvang van de fout binnen de gestelde toleranties blijft, zullen geen aanvullende controlewerkzaamheden worden uitgevoerd. Bij een overschrijding van de toleranties zal de steekproef worden uitgebreid om op die wijze de omvang van de fout te verkleinen.

4

Rapportage momenten

Over de uitkomsten van de interne controle wordt tijdens de jaarrekeningcontrole gerapporteerd. Dit zal plaatsvinden buiten de huidige P&C-documenten, omdat de timing van deze documenten ongunstig valt in combinatie met de uit te voeren interne controles. Vanaf het laatste kwartaal van 2022 worden diverse werkzaamheden uitgevoerd. In februari/maart 2023 zal, vooruitlopend op de rapportering in de jaarrekening, de uitkomsten van de VIC’s over geheel 2022 worden weergegeven. Met betrekking tot de rapportering van de uitkomsten uit de interne controles zullen de volgende onderdelen worden gerapporteerd: 1. De uitgevoerde werkzaamheden per transactiestroom, waarbij wordt ingegaan op de volgende aspecten: a. De gecontroleerde aantallen; b. De uitkomsten van deze gecontroleerde waarnemingen; c. Eventuele verbeterpunten en risico’s voor de jaarrekening en jaarverantwoordingen; d. Eventuele verbeterpunten in de procesmatige handelingen m.b.t. de interne controle; e. Of de controles op schema lopen of dat er achterstanden zijn in de uitvoering van de controles.

11