[T22.02670] Stand van zaken aanbevelingen accountant t/m accountantsverslag 2021

Overzicht met bevindingen en actiepunten uit accountantsverslagen 2018 tot en met jaarrekening 2021 Stand na controle jaarrekening 2021 In geel gearceerd de mutaties t.o.v. de vorige versie (besproken in BAC november 2021).

VERSLAG EN PARAGRAAF Acc verslag1 2019 en 2020.

Acc verslag 2019 en MML 2020

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Wij adviseren u ingevolge de notitie grondbeleid 2019 van de commissie BBV een scherper en nadere invulling te geven aan de wijze waarop met (project specifieke) risico’s wordt omgegaan bij het bepalen van de tussentijdse winstneming en dit uit te werken in bijvoorbeeld de paragraaf grondbeleid, nota grondbeleid of de financiële verordening.

In de recent door de Raad vastgestelde nota risicomanagement 2020 is deze aanbeveling verwerkt.

Concernstaf en team Gebiedsopgaven

Afgerond voor wat betreft de nota risicomanagement.

Periodiek uitvoeren van een frauderisico analyse en jaarlijks afstemmen met de BAC.

De frauderisico analyse is in 2010 uitgevoerd en daarna in 2015 geactualiseerd. Met de accountant spraken wij af dat een nieuwe actualisatie nog voor de start van de jaarrekening controle 2020 plaatsvindt.

Bij de eerstvolgende actualisatie van de nota grondbeleid (2022) wordt dit in de nota grondbeleid verwerkt. Bij actualisatie MPG 2022 is nadrukkelijker aandacht besteed aan de onderbouwing en documentatie van de risicoanalyse. In het accountantsverslag 2021 is dit punt daarom ook niet meer opgenomen.

Actualisatie vond plaats in 2021 en is besproken met de BAC in november 2021. In overleg met de accountant vindt eerstvolgende actualisatie plaats bij de interim controle 2022 (en wordt deze besproken in de BAC november 2022).

1 1 MML = managementletter, Acc verslag = Accountantsverslag

2022 (nota grondbeleid en MPG 2022).

Concernstaf

Afgerond voor verslagjaar 2020 en 2021. Volgende actualisatie in 3e/4e kwartaal 2022 als onderdeel van intern controleplan 2022.

VERSLAG EN PARAGRAAF Acc verslag 2019 en 2020

Acc verslag 2019 en MML 2020

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Wij adviseren u scherper toe te zien op de juiste toerekening van de facturen aan de boekjaren. Daarbij kan het behulpzaam zijn om afspraken te maken met leveranciers dat per ultimo 2020 wordt afgerekend en/of dat op facturen duidelijker aan wordt gegeven op welk boekjaar de op de factuur opgenomen bedragen betrekking hebben.

Deze aanbeveling betrekken we bij het opstellen van de komende jaarstukken. De werkplanning hiervan maken we momenteel en daar krijgt deze aanbeveling een plek in.

Financiën

Afgerond en vanaf nu continue werkwijze.

Onvoldoende functiescheiding bij het maken van memoriaalboekingen. Aanbeveling om deze functiescheiding aan te brengen.

Het team Financiën actualiseert momenteel een aantal werkprocessen, waaronder ook het proces memorialen. In de taakverdeling binnen het team wordt de verantwoordelijkheid voor memoriaalboekingen belegd bij de financial controllers, met een controle door een business controller. De aanbeveling van de accountant nemen we daarin mee.

Financiën

Afgerond en vanaf nu continue werkwijze.

Ondanks de getroffen maatregelen constateerde de accountant bij de controle 2021 nog afwijkingen. Overigens betrof dit verschillende ‘kleinere’ facturen (tot € 2.000). Wij zien daarom geen aanleiding het proces aan te passen voor komende jaren. Er zal altijd een deel van de facturen zijn dat pas na de afsluiting van de administratie wordt ontvangen en in een later begrotingsjaar wordt verantwoord.

In het financiële systeem zelf is deze functiescheiding niet doorgevoerd om praktische redenen (werkproces moet uitvoerbaar blijven). Als compenserende maatregel wordt sinds 2021 periodiek door het team Financiën intern gecontroleerd welke memorialen niet in functiescheiding tot stand zijn gekomen en deze worden nog een keer (achteraf) gecontroleerd. Daarmee is de aanbeveling afgerond.

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2020

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Juridische toets laten uitvoeren op juridische risico’s aankoop grond Wilderszijde.

Aankoop nog niet in 2021 plaatsgevonden. Juridische toets is afgerond en daarmee ook de aanbeveling opgevolgd.

Gebiedsopgaven

Afgerond.

MML 2018 Paragraaf 2 MML 2020

Personeel. Controle op de mutatie verslagen salarisadministratie vindt niet zichtbaar plaats. Risico op fouten. In 2020 is geconstateerd dat een mutatie van een vertrokken medewerker te laat was doorgevoerd waardoor salaris te lang was doorbetaald. Dit is inmiddels terugbetaald door de betreffende oud-medewerker. Aanbeveling om mutaties altijd zichtbaar te controleren door een medewerker die niet de mutaties ingevoerd heeft en daarnaast voor 2020 een aanvullende controle op mutaties uitvoeren.

Binnen de salarisadministratie wordt het vierogenprinicpe (zichtbaar) toegepast, waarbij de ene medewerker invoert en de andere deze invoer controleert. Verder is o.a. het uitstroomproces (einde arbeidsovereenkomst) verder gedigitaliseerd, waarbij een medewerker via het e-HRM systeem Motion zijn/haar ontslag indient en de desbetreffende manager hier haar/zijn akkoord op geeft). Voor de personeelskostenbegroting is tijdelijk externe inhuur ingezet om kwetsbaarheid te verkleinen.

Organisatie & Human Resource Management (O&HRM)

1e kwartaal 2021

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2018 Acc verslag 2018 en 2019 MML 2020

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Onrechtmatigheden en onzekerheden t.a.v. rechtmatigheid geconstateerd bij (Europese aanbestedingen). Deels vanuit verleden (oude contracten), deels huidige contracten (bijvoorbeeld bij inhuur van personeel).

Inkoop verder professionaliseren organisatie breed. Dit is de afgelopen jaren ook opgepakt, de raad/BAC zijn daarover ook diverse malen geïnformeerd. Inkoopbeleid is geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad (december 2019). Daarnaast zijn handboeken gemaakt, standaard werkprocessen en formulieren gemaakt en die dienen door inkopende teams binnen de organisatie ook te worden toegepast. Jaarlijks vindt ‘verbijzonderde’ interne controle plaats op inkopen en aanbestedingen waarbij ook het ‘eigen’ inkoopbeleid wordt betrokken.

Alle afdelingen Concernstaf Juridische Zaken en Inkoop

Loopt en vanaf 1 maart 2021 alle inhuur via de centraal gecontracteerde partij.

Werkprocessen zijn in opzet toereikend, maar worden niet altijd nageleefd. Zoals het gebruiken van het ‘startformulier’ voor een aanbesteding waarmee bepaald kan worden welke procedure van toepassing is.

In november 2020 is de EU-aanbesteding van alle inhuur door de organisatie afgerond. Dit contract ging op 1 maart 2021 in. Vanaf dat moment moet alle inhuur via de gecontracteerde partij plaatsvinden. In 2021 toetsten we wederom de naleving van de regels, inclusief de naleving van de nieuwe raamovereenkomst voor inhuur. Daarnaast onderzochten we in 2021 of een aantal ‘oude’ contracten alsnog kunnen worden aanbesteed en of voor een aantal ‘diensten’ alsnog een raamovereenkomst gesloten gaat worden na een aanbesteding. Waar van toepassing start aanbesteding in 2022. Via Directie en teammanagers is n.a.v. de interim controle 2021 extra aandacht gevraagd voor het naleven van de procedurele afspraken omtrent inkoop, zoals het hanteren van het ‘startformulier’.

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2018 paragraaf 2

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Betrouwbaarheid gegevensverwerking in GWS2 wordt intern niet getoetst (bijvoorbeeld controle op autorisaties en loggings).

Controles op autorisaties vinden inmiddels periodiek plaats.

Maatschappelijke ondersteuning & Jeugd Informatisering & Digitalisering Concernstaf

Door onvoldoende capaciteit nog niet uitgevoerd, planning nu 2022

Informatisering & Digitalisering

Door onvoldoende capaciteit nog niet uitgevoerd, planning nu 2022

Analyse van loggings nog niet. Wordt onderdeel van op te stellen intern controleplan 2021 (onderdeel IT-audit). Op de uitkeringsadministratie zelf vindt verbijzonderde interne (rechtmatigheids)controle plaats. Daarmee wordt grotendeels risico afgedekt van de genoemde bevindingen.

MML 2018

IT-audit. In 2018 is een IT-audit uitgevoerd. Daar kwamen een aantal bevindingen uit:  Aantal badges met toegang tot serverruimte is te groot  Geen procedure voor inrichten van administrator accounts op het netwerk  Geen procedure voor het verwijderen van accounts op netwerk, GWS en K2F3  Geen tussentijdse review op de accounts op netwerk, GWS en K2F  Geen procedure voor change management

Het aantal badges is inmiddels aangepast en toegang tot serverruimte is beperkt tot die personen die daar ook echt moeten zijn voor beheer. Inmiddels zijn er procedures voor accountbeheer en controle op ‘activiteit’ en verwijderen van oude/inactieve accounts. Een procedure voor change management is nog niet aanwezig. Staat wel op de planning voor 2021 (nadat project TOP-werken is afgerond).

2 GWS is de applicatie voor de uitkeringsadministratie. 3 K2F is de applicatie voor de financiële administratie (Key2Financien).

VERSLAG EN PARAGRAAF Acc verslag 2019

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Gemeente beschikt niet over een centraal register voor (inkomende) subsidies. En voert geen tussentijdse interne controles uit op subsidieverantwoordingen.

Subsidies worden veelal decentraal aangevraagd door de verantwoordelijke teams. We oriënteren ons in 2021 op welke wijze we dit ook (deels) kunnen centraliseren. Met de accountant maken we afspraken op welke wijze en bij welk soort subsidies tussentijdse controles nodig zijn met het oog op de eindcontroles door de accountant van de definitieve verantwoordingen (niet bij alle subsidies is dit relevant).

Alle teams Financiën

Subsidieregister: planning was 3e kwartaal 2021, wordt nu 2022 Overige is continue werkwijze.

Acc verslag 2020

Toenemende plankosten vragen verhoogde aandacht.

Via de periodieke ‘in control’ gesprekken en de hieraan ten grondslag liggen financiële management rapportages laten we deze plankosten (en de raming hiervan) nadrukkelijker monitoren.

Gebiedsopgaven Financiën Concernstaf

2021 en verder

Acc verslag 2020

Bij twee grondaankopen waren er geen (definitieve) taxaties. Formeel zouden die er op basis van de Nota grondbeleid wel moeten zijn.

Dit betrof twee ‘bijzondere’ grondaankopen waar ook een (mogelijke) onteigening van toepassing was c.q. de Wet voorkeursrecht gemeenten speelde. In beide gevallen besloot het college tot de gevolgde procedure en aankoop. In de eerstvolgende nota Grondbeleid zullen we opnemen dat er uitzonderingen mogelijk zijn op de hoofdregel van een externe taxatie die ten grondslag ligt aan een grondaankoop en dat het college gemotiveerd tot deze afwijking kan besluiten rekening houdend met alle relevante juridische aspecten.

Gebiedsopgaven

2022 (actualisatie nota grondbeleid)

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2021

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Intern controleplan en rechtmatigheidsverantwoording: operationaliseer normenkader naar een toetsingskader en de interne beheersing, geef richting aan omvang van het controlewerk, en onderbouw welke aan derden uitbestede activiteiten wel of geen effect kunnen hebben op de rechtmatigheidsverantwoording Stel integraal controleplan op waar ook informatiebeveiliging en privacy onderdeel van uitmaken (IT-controls) Controle op betalingen: risico op tussentijdse mutatie crediteur afdekken

Betrekken we in IC-plan 2022

Concernstaf

2022

Betrekken we in IC-plan 2022

Concernstaf Informatisering & Digitalisering

2022

We kijken of het mogelijk is de controle op de betalingen plaats te laten vinden op de gegevens uit de bankapplicatie (dus na inlezen SEPA bestand).

Financiën

Q1 2022

MML 2021

Procesbeschrijving monitoring investeringskredieten actualiseren

We beoordelen vaker dan voorheen en op een uitgebreidere wijze de investeringskredieten (MIP) en organiseerden portfoliomanagement MIP. Het tijdig signaleren van dreigende kredietoverschrijdingen, als ook de voortgang van investeringskredieten wordt hierbij betrokken. Het proces van uitgevoerde acties en de uitkomsten daarvan worden nader vastgelegd en gedocumenteerd.

Alle Financiën

2022

MML 2021

Formaliseren van proces tussenrekeningen

Op dit moment formaliseren we dit proces, door bijvoorbeeld een planning op te stellen en functionarissen verantwoordelijk te maken voor het controleren van de tussenrekeningen.

Financiën

2022

MML 2021

MML 2021

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2021

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Geen consistente vastlegging ID-check in dossiers Wmo

Het vastleggen van de ID-check is reeds staande werkwijze, er wordt gecontroleerd of dit in GWS ook afdwingbaar is.

Maatschappelijke Ondersteuning en Jeugd

2022

MML 2021

Tijdige afwikkeling van IB-signalen wordt niet altijd zichtbaar en volgbaar gedocumenteerd.

Momenteel zit er in GWS geen termijn op het afhandelen van IB-signalen. Inmiddels wordt bij het binnenkomen van een IB-signaal vanuit het inlichtingenbureau automatisch een werkproces aangemaakt. Hieraan zijn wel termijnen en rapellen gekoppeld. Het betreft dus voornamelijk de oude meldingen waar vanwege een capaciteitsvraagstuk deze langer blijven liggen. Deze worden komende maanden weggewerkt.

Participatie

2022

Acc verslag 2021

De accountant constateert regelmatige verlenging van de looptijd van grondexploitaties. Uiteraard kan het altijd zo zijn dat een project vanwege onvoorziene omstandigheden moet worden verlengd. Vanwege de trend in de verlenging van de looptijd van projecten zijn er mogelijk ook andere oorzaken, waaronder planningsoptimisme. Wij vragen uw aandacht hiervoor.

Wij zullen bij de eerstvolgende herziening nog nadrukkelijker aandacht besteden aan de looptijd/planning van de projecten, maar de realiteit is ook dat niet alles te voorzien is. Zo kunnen vergunning trajecten langere tijd in beslag nemen dan voorzien en ook in de uitvoering lopen we soms tegen (civieltechnische) zaken aan die zorgen voor vertraging. Deze zaken worden overigens ook toegelicht in de toelichting op het MPG zelf.

Gebiedsontwikkeling

2022

Acc verslag 2021

De accountant plaatst een opmerking bij de boekwaarde van de aandelen Stedin die reeds op 1 januari 2021 in ons bezit waren (dus niet de nieuw ingekochte aandelen 2021). De boekwaarde (ooit betaalde prijs voor de aandelen) kunnen wij niet meer aantonen met onderliggende documenten.

Deze aandelen zijn ver voor de fusiedatum van 1 januari 2007 gekocht en de brondocumenten konden we ten behoeve van de accountant niet ‘eenvoudig’ terug vinden. Wellicht dat met een forse tijdsinvestering van ambtelijke personeel dit alsnog te doen is, maar ons college vindt dit geen prioriteit hebben en ‘zonde’ van de ambtelijke uren inzet.

Financiën

Afgerond

VERSLAG EN PARAGRAAF Acc verslag 2021

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Gemeente beschikt niet over een ‘overkoepelend’ M&O-beleid (voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen).

Een overkoepelend beleid/beschrijving ontbreekt, maar de gemeente heeft hier wel degelijk aandacht voor. Zowel in individuele verordening als in bijvoorbeeld het beleid toezicht en handhaving sociaal domein.

Concernstaf

2022

Acc verslag 2022

Bij de controle is geconstateerd dat interne doorbelastingen administratief niet correct (bruto) zijn verwerkt. Per saldo heeft dit geen invloed op het resultaat van de jaarrekening.

Als onderdeel van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording onderzoeken we in 2022 de noodzaak van een dergelijk overkoepelend beleid en indien dit nodig is werken we dit uit. Wij kozen er voor deze ‘omissie’ niet meer te corrigeren in de jaarrekening 2021, omdat dit ook op deze (onjuiste) wijze in begroting 2021 is verwerkt. In de begroting 2022 (en jaarrekening 2022) zullen we dit wel op een juiste wijze verwerken.

Financiën

2022

Acc verslag 2022

Invoering rechtmatigheidsverantwoording in 2022. Accountant doet diverse algemene (voor alle gemeenten van toepassing zijnde) aanbevelingen. Zie blz. 27 en 28 van het accountantsverslag.

Concernstaf

2022/2023 (jaarstukken 2022)

Wij namen kennis van de aanbevelingen en betrekken deze bij de verdere invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2022 en 2023