[T21.08252] Overzicht aanbevelingen accountant

Overzicht met bevindingen en actiepunten uit accountantsverslagen 2018 tot en met Management letter 2021 Stand na interim controle 2021 In geel gearceerd de mutaties t.o.v. de vorige versie.

VERSLAG EN PARAGRAAF MML1 2018 paragraaf 2

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) sociaal domein. Gebruik de verslagen van de ‘interne controle’ als leerinstrument om in beeld te brengen waar risico’s in de uitvoering liggen en waar verbeteringen nodig zijn.

Wij gebruiken het ‘instrument’ VIC hier al jaren voor. Uitkomsten van de VIC worden beoordeeld door Concernstaf en besproken met de verantwoordelijke teammanagers binnen het sociaal domein en waar nodig worden acties genomen. Hiermee is de aanbeveling opgevolgd.

Maatschappelijke ondersteuning & Jeugd Participatie Concernstaf

Afgehandeld c.q. continue werkwijze.

MML 2018 paragraaf 2

Brevettering van consulenten sociaal domein. Zodat consulenten zelf een uitkering kan toekennen, zonder dat ieder besluit nog eens getoetst wordt door een andere medewerker. Dit brengt naar de mening van de (vorige) accountant een aantal risico’s met zich mee. Daarnaast aanbeveling om de mandaatregeling op dit punt aan te passen (zodat de mandaatregeling ook ruimte biedt voor deze werkwijze).

De risico’s zijn bekend. Aan de keuze van de werkwijze ligt een afweging van risico’s en voordelen ten grondslag. Door consulenten te breveteren (indien ze aan specifieke kennis en ervaring eisen voldoen) kan efficiënter en sneller worden gewerkt.

Participatie Maatschappelijke ondersteuning & Jeugd

Afgehandeld c.q. continue werkwijze.

1 MML = managementletter, Acc verslag = Accountantsverslag

Jaarlijks vinden, achteraf, diverse interne controles plaats op de rechtmatigheid van toegekende uitkeringen en voorzieningen binnen het sociaal domein. De mandaatregeling is in 2019 aangepast en maakt deze werkwijze sinds 2019 dan ook formeel mogelijk.

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2018 paragraaf 2

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Procuratiestructuur Bank Nederlands Gemeenten (BNG). De werkwijze in de praktijk week af van de werkwijze die in het treasurystatuut stond. Overigens zonder, zoals de accountant destijds aangaf, het risico op onrechtmatige betalingen.

Treasurystatuut en werkwijze in de praktijk zijn inmiddels in overeenstemming met elkaar.

Financiën

Afgehandeld c.q. continue werkwijze.

MML 2018 Paragraaf 2

Werkinstructie betalingen. De accountant beveelt aan om een aantal controles die plaatsvinden ook altijd zichtbaar te maken op de gecontroleerde documenten.

Het team Financiën actualiseert momenteel een aantal werkprocessen, waaronder ook het proces betalingen. Het vier-ogen-principe bij betalingen en daarnaast de noodzakelijke functiescheiding is inmiddels geëxpliciteerd. De aanbeveling van de accountant nemen we daarin mee.

Financiën

Afgehandeld c.q. continue werkwijze.

MML 2018 Paragraaf 2

Rekenmodel grondexploitaties. De accountant beveelt aan om in plaats van berekeningen in Excel met een speciaal grondexploitatie rekenprogramma te gaan werken. Dit vermindert het risico op fouten.

In 2019 is een applicatie aangeschaft en gebruikt voor de herziening van de grondexploitaties 2020.

Gebiedsopgaven

Afgehandeld c.q. continue werkwijze.

Acc verslag 2018

De accountant vraagt aandacht voor de kwaliteit van de prognoses gedurende het jaar rondom het sociaal domein, zodat bij de jaarrekening minder (onverwachte) vooren nadelen aanwezig zijn.

De monitoring op het sociaal domein is de afgelopen 1,5 jaar verstevigd. Er wordt (ambtelijk) gewerkt met kwartaalrapportages en daarnaast vinden er zogenoemde ‘in control’ gesprekken plaats die mede als basis dienen voor het bijstellen van de budgetten via de P&C-cyclus.

Teams sociaal domein Financiën Concernstaf

Afgehandeld c.q. continue werkwijze.

VERSLAG EN PARAGRAAF Acc verslag 2019 en 2020.

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Wij adviseren u ingevolge de notitie grondbeleid 2019 van de commissie BBV een scherper en nadere invulling te geven aan de wijze waarop met (projectspecifieke)risico’s wordt omgegaan bij het bepalen van de tussentijdse winstneming en dit uit te werken in bijvoorbeeld de paragraaf grondbeleid, nota grondbeleid of de financiële verordening.

In de recent door de Raad vastgestelde nota risicomanagement 2020 is deze aanbeveling verwerkt.

Concernstaf en team Gebiedsopgaven

Afgerond voor wat betreft de nota risicomanagement.

Acc verslag 2019

Wij adviseren u het resultaat binnen het project Ruimte voor Ruimte Groenzoom uit het project te halen op grond van de POCmethode (percentage-of-completion methode) en de resultaten in overleg met de gemeenteraad te reserveren voor investeringen in de Groenzoom via een bestemmingsreserve.

In dec 2020 besloot de Raad om invulling te geven aan de aanbeveling van de accountant en de voorgestelde werkwijze te gaan toepassen via een bestemmingsreserve.

Gebiedsopgaven Financiën

Afgerond.

Acc verslag 2019 en MML 2020

Periodiek uitvoeren van een frauderisico analyse en jaarlijks afstemmen met de BAC.

De frauderisico analyse is in 2010 uitgevoerd en daarna in 2015 geactualiseerd. Met de accountant spraken wij af dat een nieuwe actualisatie nog voor de start van de jaarrekening controle 2020 plaatsvindt.

Concernstaf

Afgerond voor verslagjaar 2020 en volgende actualisatie in 4e kwartaal 2021.

Bij de eerstvolgende actualisatie van de nota grondbeleid (2022) wordt dit in de nota grondbeleid verwerkt.

2022 (nota grondbeleid en MPG 2022).

Bij actualisatie MPG 2022 zal nog nadrukkelijker aan dit punt aandacht worden besteed.

Actualisatie vond plaats. Eerstvolgende actualisatie bij de jaarstukken 2021.

VERSLAG EN PARAGRAAF Acc verslag 2018 en 2019 en MML 2020

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Controle op prestatielevering sociaal domein heeft blijvende aandacht nodig. Met name voor de PGB en de lokale zorg (WMO en Jeugd) met contracten die maximaal € 125.000 zijn op jaarbasis.

Controle op prestatieleveringen PGB vindt al plaats als onderdeel van de ‘verbijzonderde interne controle’ in het sociaal domein.

Maatschappelijke ondersteuning & Jeugd Concernstaf (interne controle)

Afgerond en vanaf nu continue werkwijze.

Acc verslag 2019 en 2020

Wij adviseren u scherper toe te zien op de juiste toerekening van de facturen aan de boekjaren. Daarbij kan het behulpzaam zijn om afspraken te maken met leveranciers dat per ultimo 2020 wordt afgerekend en/of dat op facturen duidelijker aan wordt gegeven op welk boekjaar de op de factuur opgenomen bedragen betrekking hebben.

Deze aanbeveling betrekken we bij het opstellen van de komende jaarstukken. De werkplanning hiervan maken we momenteel en daar krijgt deze aanbeveling een plek in.

Financiën

Afgerond en vanaf nu continue werkwijze.

Acc verslag 2019 en MML 2020

Onvoldoende functiescheiding bij het maken van memoriaalboekingen. Aanbeveling om deze functiescheiding aan te brengen.

Het team Financiën actualiseert momenteel een aantal werkprocessen, waaronder ook het proces memorialen. In de taakverdeling binnen het team wordt de verantwoordelijkheid voor memoriaalboekingen belegd bij de financial controllers, met een controle door een business controller. De aanbeveling van de accountant nemen we daarin mee.

Financiën

Gepland voor 3e kwartaal 2021; nu 4e kwartaal 2021.

MML 2020

Juridische toets laten uitvoeren op juridische risico’s aankoop grond Wilderszijde.

Aankoop nog niet plaatsgevonden. Juridische toets is afgerond.

Gebiedsopgaven

2021

De controle op prestatieleveringen door kleinere aanbieders Jeugd en WMO lokaal vond plaats voor de start van de jaarrekeningcontrole 2020. Dit conform de reactie van het college op het accountantsverslag 2019.

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2018 Paragraaf 2 MML 2020

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Personeel. Controle op de mutatie verslagen salarisadministratie vindt niet zichtbaar plaats. Risico op fouten. In 2020 is geconstateerd dat een mutatie van een vertrokken medewerker te laat was doorgevoerd waardoor salaris te lang was doorbetaald. Dit is inmiddels terugbetaald door de betreffende oud-medewerker. Aanbeveling om mutaties altijd zichtbaar te controleren door een medewerker die niet de mutaties ingevoerd heeft en daarnaast voor 2020 een aanvullende controle op mutaties uitvoeren.

Binnen de salarisadministratie wordt het vierogenprinicpe (zichtbaar) toegepast, waarbij de ene medewerker invoert en de andere deze invoer controleert. Verder is o.a. het uitstroomproces (einde arbeidsovereenkomst) verder gedigitaliseerd, waarbij een medewerker via het e-HRM systeem Motion zijn/haar ontslag indient en de desbetreffende manager hier haar/zijn akkoord op geeft). Voor de personeelskostenbegroting is tijdelijk externe inhuur ingezet om kwetsbaarheid te verkleinen.

Organisatie & Human Rescoure Management (O&HRM)

1e kwartaal 2021

MML 2018 Acc verslag 2018 en 2019 MML 2020

Onrechtmatigheden en onzekerheden t.a.v. rechtmatigheid geconstateerd bij (Europese aanbestedingen). Deels vanuit verleden (oude contracten), deels huidige contracten (bijvoorbeeld bij inhuur van personeel). Werkprocessen zijn in opzet toereikend, maar worden niet altijd nageleefd. Zoals het gebruiken van het ‘startformulier’ voor een aanbesteding waarmee bepaald kan worden welke procedure van toepassing is.

Inkoop verder professionaliseren organisatie breed. Dit is de afgelopen jaren ook opgepakt, de raad/BAC zijn daarover ook diverse malen geïnformeerd. Inkoopbeleid is geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad (december 2019). Daarnaast zijn handboeken gemaakt, standaard werkprocessen en formulieren gemaakt en die dienen door inkopende teams binnen de organisatie ook te worden toegepast. Jaarlijks vindt ‘verbijzonderde’ interne controle plaats op inkopen en aanbestedingen waarbij ook het ‘eigen’ inkoopbeleid wordt betrokken. In november 2020 is de EU-aanbesteding van alle inhuur door de organisatie afgerond. Dit contract ging op 1 maart 2021 in. Vanaf dat moment moet alle inhuur via de gecontracteerde partij plaatsvinden. Door deze aanbesteding zal het aantal (mogelijke) afwijkingen t.a.v. de EU-aanbestedingen naar verwachting fors afnemen. In 2021 toetsen we wederom de naleving van de regels, inclusief de naleving van de nieuwe raamovereenkomst voor inhuur. Daarnaast onderzoeken we in 2021 of een aantal ‘oude’ contracten alsnog kunnen worden aanbesteed en of voor een aantal ‘diensten’ alsnog een raamovereenkomst gesloten gaat worden na een aanbesteding. Via Directie en teammanagers is extra aandacht gevraagd voor het naleven van de procedurele afspraken omtrent inkoop, zoals het hanteren van het ‘startformulier’.

Om de inkoop verder te versterken in de organisatie en de toenemende hoeveelheid aan inkopen goed te kunnen begeleiden is hiervoor een formatieclaim aan de raad voorgelegd.

Alle Concernstaf Juridische Zaken en Inkoop

Loopt en vanaf 1 maart 2021 alle inhuur via de centraal gecontracteerde partij. Interne controle door de Concernstaf in 2021.

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2018 paragraaf 2

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Betrouwbaarheid gegevensverwerking in GWS2 wordt intern niet getoetst (bijvoorbeeld controle op autorisaties en loggings).

Controles op autorisaties vinden inmiddels periodiek plaats.

Maatschappelijke ondersteuning & Jeugd Informatisering & Digitalisering Concernstaf

Door onvoldoende capaciteit nog niet uitgevoerd, planning nu 2022

Informatisering & Digitalisering

Door onvoldoende capaciteit nog niet uitgevoerd, planning nu 2022

Analyse van loggings nog niet. Wordt onderdeel van op te stellen intern controleplan 2021 (onderdeel IT-audit). Op de uitkeringsadministratie zelf vindt verbijzonderde interne (rechtmatigheids)controle plaats. Daarmee wordt grotendeels risico afgedekt van de genoemde bevindingen.

MML 2018

IT-audit. In 2018 is een IT-audit uitgevoerd. Daar kwamen een aantal bevindingen uit:  Aantal badges met toegang tot serverruimte is te groot  Geen procedure voor inrichten van administrator accounts op het netwerk  Geen procedure voor het verwijderen van accounts op netwerk, GWS en K2F3  Geen tussentijdse review op de accounts op netwerk, GWS en K2F  Geen procedure voor change management

Het aantal badges is inmiddels aangepast en toegang tot serverruimte is beperkt tot die personen die daar ook echt moeten zijn voor beheer. Inmiddels zijn er procedures voor accountbeheer en controle op ‘activiteit’ en verwijderen van oude/inactieve accounts. Een procedure voor change management is nog niet aanwezig. Staat wel op de planning voor 2021 (nadat project TOP-werken is afgerond).

2 GWS is de applicatie voor de uitkeringsadministratie. 3 K2F is de applicatie voor de financiële administratie (Key2Financien).

VERSLAG EN PARAGRAAF Acc verslag 2019

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Er vindt geen interne controle plaats op de volledigheid van de huuropbrengsten. Aanbeveling om aan de hand van bijvoorbeeld het WOZ-bestand en contractenregister een dergelijke interne controle wel te gaan doen.

Deze controle vond plaats ten behoeve van de jaarstukken 2020. En zal vanaf heden voor ieder verslagjaar worden gedaan.

Financiën Exploitatie Gebiedsopgaven

Afgerond en vanaf nu continue werkwijze.

Acc verslag 2019

Wij vragen uw aandacht voor de onderbouwing van de toerekening van kosten aan grondexploitaties wanneer sprake is van investeringen in de openbare ruimte die meer omvatten dan het exploitatieplan. Tevens vragen wij u ingevolge de notitie grondbeleid 2019 van de commissie BBV, de wijze waarop met de toerekening van werken buiten het exploitatieplan wordt omgegaan, vast te leggen in bijvoorbeeld de paragraaf grondbeleid, nota grondbeleid of de financiële verordening. Gemeente beschikt niet over een centraal register voor (inkomende) subsidies. En voert geen tussentijdse interne controles uit op subsidieverantwoordingen.

Deze aanbeveling betrokken we bij het actualiseren van de grondexploitaties 2021 (en de bijbehorende toelichtingen in de herziening zelf en de paragraaf grondbeleid van de jaarstukken 2020).

Gebiedsopgaven

Afgerond en vanaf heden continue werkwijze.

Subsidies worden veelal decentraal aangevraagd door de verantwoordelijke teams. We oriënteren ons in 2021 op welke wijze we dit ook (deels) kunnen centraliseren. Met de accountant maken we afspraken op welke wijze en bij welk soort subsidies tussentijdse controles nodig zijn met het oog op de eindcontroles door de accountant van de definitieve verantwoordingen (niet bij alle subsidies is dit relevant).

Alle teams Financiën

Subsidieregister: planning was 3e kwartaal 2021, wordt nu 2022

Acc verslag 2019

Overige is continue werkwijze

VERSLAG EN PARAGRAAF Acc verslag 2020

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Toenemende plankosten vragen verhoogde aandacht.

Via de periodieke ‘in control’ gesprekken en de hieraan ten grondslag liggen financiële management rapportages laten we deze plankosten (en de raming hiervan) nadrukkelijker monitoren.

Gebiedsopgaven Financiën Concernstaf

2021 en verder

Acc verslag 2020

Bij twee grondaankopen waren er geen (definitieve) taxaties. Formeel zouden die er op basis van de Nota grondbeleid wel moeten zijn.

Dit betrof twee ‘bijzondere’ grondaankopen waar ook een (mogelijke) onteigening van toepassing was c.q. de Wet voorkeursrecht gemeenten speelde. In beide gevallen besloot het college tot de gevolgde procedure en aankoop. In de eerstvolgende nota Grondbeleid zullen we opnemen dat er uitzonderingen mogelijk zijn op de hoofdregel van een externe taxatie die ten grondslag ligt aan een grondaankoop en dat het college gemotiveerd tot deze afwijking kan besluiten rekening houdend met alle relevante juridische aspecten.

Gebiedsopgaven

2022 (actualisatie nota grondbeleid)

MML 2021

Intern controleplan en rechtmatigheidsverantwoording: operationaliseer normenkader naar een toetsingskader en de interne beheersing, geef richting aan omvang van het controlewerk, en onderbouw welke aan derden uitbestede activiteiten wel of geen effect kunnen hebben op de rechtmatigheidsverantwoording Stel integraal controleplan op waar ook informatiebeveiliging en privacy onderdeel van uitmaken (IT-controls) Controle op betalingen: risico op tussentijdse mutatie crediteur afdekken

Betrekken we in IC-plan 2022

Concernstaf

2022

Betrekken we in IC-plan 2022

Concernstaf Informatisering & Digitalisering

2022

We kijken of het mogelijk is de controle op de betalingen plaats te laten vinden op de gegevens uit de bankapplicatie (dus na inlezen SEPA bestand).

Financiën

Q1 2022

MML 2021

MML 2021

VERSLAG EN PARAGRAAF MML 2021

BEVINDING/AANBEVELING

OMSCHRIJVING REACTIE EN ACTIEPUNT(EN)

AFDELING

PLANNING / UITVOERING

Procesbeschrijving monitoring investeringskredieten actualiseren

Alle Financiën

2022

MML 2021

Formaliseren van proces tussenrekeningen

Financiën

2022

MML 2021

geen consistente vastlegging ID-check in dossiers Wmo

Maatschappelijke Ondersteuning en Jeugd

2022

MML 2021

tijdige afwikkeling van IB-signalen wordt niet altijd zichtbaar en volgbaar gedocumenteerd.

We beoordelen vaker dan voorheen en op een uitgebreidere wijze de investeringskredieten (MIP) en organiseerden portfoliomanagement MIP. Het tijdig signaleren van dreigende kredietoverschrijdingen, als ook de voortgang van investeringskredieten wordt hierbij betrokken. Het proces van uitgevoerde acties en de uitkomsten daarvan worden nader vastgelegd en gedocumenteerd. Op dit moment formaliseren we dit proces, door bijvoorbeeld een planning op te stellen en functionarissen verantwoordelijk te maken voor het controleren van de tussenrekeningen. Het vastleggen van de ID-check is reeds staande werkwijze, er wordt gecontroleerd of dit in GWS ook afdwingbaar is. Momenteel zit er in GWS geen termijn op het afhandelen van IB-signalen. Inmiddels wordt bij het binnenkomen van een IB-signaal vanuit het inlichtingenbureau automatisch een werkproces aangemaakt. Hieraan zijn wel termijnen en rapellen gekoppeld. Het betreft dus voornamelijk de oude meldingen waar vanwege een capaciteitsvraagstuk deze langer blijven liggen. Deze worden komende maanden weggewerkt.

Participatie

2022