[T21.08170] Risicoanalyse processen bijlage 1 bij IC plan 2021
Tekst van het document
Risicoanalyse Lansingerland De risico's hieronder zijn geclassificeerd op Hoog/Midden/Laag (kans * impact). De weergegeven classificatie is uiteindelijk afhankelijk of de interne beheersingsmaatregelen adequaat zijn geintegreerd in het proces om het risico te mitigeren. Dit zal uiteindelijk moeten blijken uit de interviews met de procesverantwoordelijke en de lijncontrole die uitgevoerd moet worden
nr
Controledoelstelling/ Rechtmatigheidscriteria
Bruto risicoclassificatie IT systemen
sub
Proces
Risico-omschrijving
Mogelijke gevolgen risico
Controleplan voor interne controle
Benodigde gegevens:
1
A
Treasury
Het risico dat de rentelasten onjuist worden toegerekend aan het juiste boekjaar
Onjuiste toerekening van kosten waardoor de afgrenzing niet is gewaarborgd
Afgrenzing, valuteringscriterium
Laag
n.v.t.
Treasurystatuut navolging geven en t.b.v. jaarrekeningdossier accountant de benodigde checks doen (zie kolom L).
Ja
Financiën / Manus Twisk
- Verkrijg de intern opgestelde renteberekening voor het boekjaar T en maak een aansluiting met fin. adm. - stel vast dat de leningstanden aansluiten op de lening overeenkomst - stel vast dat de vervaldata juist zijn weergegeven conform de overeenkomst - stel vast dat de berekeningen van de rentelasten rekenkundig juist is.
- lening overeenkomst - Interne renteberekening - Boeking in fin. adm.
1
B
Treasury
Het risico dat dividend / rente opbrengsten niet juist is verantwoord
Te lage / hoge opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
Volledigheid, voorkomen, nauwkeurigheid
Laag
n.v.t.
Treasurystatuut navolging geven. Voor cum pref dividend Stedin standpunt bepalen t.a.v. moment van dividend verantwoording (jaar van opbouw recht of jaar van besluit tot uitkeren).
Ja
Financiën / Manus Twisk
- Verkrijg de intern opgestelde renteberekening voor het boekjaar T en maak een aansluiting met fin. adm. - stel vast dat de leningstanden aansluiten op de lening overeenkomst - stel vast dat de vervaldata juist zijn weergegeven conform de overeenkomst - Stel vast dat de dividendbrief is getekend en een aansluiting wordt gemaakt met de interne berekening - stel vast dat de berekeningen van de rentebaten rekenkundig juist is.
- lening overeenkomst - Interne renteberekening - Boeking in fin. adm. - Dividend brief
1
C
Treasury
Het risico dat dividend / rente opbrengsten niet volledig zijn verantwoord
Te lage opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
Volledigheid
Laag
n.v.t.
Treasurystatuut navolging geven. Voor cum pref dividend Stedin standpunt bepalen t.a.v. moment van dividend verantwoording (jaar van opbouw recht of jaar van besluit tot uitkeren).
Ja
Financiën / Manus Twisk
2
A
Personele lasten
Het risico dat declaraties worden Het risico op onterechte uitbetaling of uitgekeerd zonder dat hier geldige naheffing van belastingdienst. bewijsstukken aan ten grondslag liggen
Voorkomen
Laag
Motion / Key
Het declaratieformulier dient eerst door de teammanagers te worden goedgekeurd en vervolgens zal PSA toetsen of dit binnen de richtlijnen van het personeelshandboek / CAO vallen. Goedkeuring door teammanagers voor reis- en verblijfskosten vindt plaats via Motion; voor studiekosten en andere voorgeschoten kosten vindt goedkeuring plaats via Excelbeschikaar.
Ja
2
B
Personele lasten
Het risico dat de loonkosten Risico op onvolledige verantwoording Volledigheid, voorkomen, onjuist zijn, doordat de brutovan pensioenlasten/ personeelslasten en nauwkeurigheid netto berekening wordt gedaan op werkgeverslasten. basis van de foutieve parameters
Laag
Motion
Werken op basis van het 4-ogen principe. Nadat de bruto netto berekening is uitgevoerd door de uitvoerende medewerker dient een zichtbare controle plaats te vinden door een controlerende medewerker.
Ja
OHRM / Kathleen Wong
2
C
Personele lasten
Het risico dat loonkosten onjuist Risico op onterechte uitbetaling van loon Voorkomen zijn doordat medewerkers te laat / te hoge loonkosten in de jaarrekening uit dienst worden gemeld en hierdoor onterecht loon ontvangen
Midden
Motion
Op basis van de schriftelijke opzegging van de uitdienst tredende werknemer en het vier ogen principe op het mutatieverslag van de salarissen
Ja
OHRM / Kathleen Wong
2
D
Personele lasten
Het risico dat in dienst tredende Risico dat loon foutief wordt uitbetaald medewerkers onjuist worden of dat niet voldaan wordt aan de verwerkt in de administratie of dat archiveringsplicht het personeelsdossier onvolledig is
Voorkomen, nauwkeurigheid
Midden
Motion
medewerker ohrm dient aan de hand van een checklist alle benodigde documenten te archiveren in het (digitale) personeelsdossier. Vervolgens dient team ohrm deze checklist te controleren om de volledigheid te waarborgen.
Ja
OHRM / Kathleen Wong
2
E
Personele lasten
Het risico dat tussentijdse aanpassing van diensttijdfactor niet tijdig of onjuist wordt verwerkt
Voorkomen, nauwkeurigheid
Laag
Motion
Een schriftelijk (digitaal) verzoek van de medewerker om de diensttijdfactor te wijzigen, dient te worden goedgekeurd door de teammanagers. De ohrm-medewerker wijzigt de diensttijdfactor in het systeem, waarna het mutatieverslag wordt geaccordeerd door een andere medewerker van de team ohrm.
Ja
OHRM / Kathleen Wong
3
A
Omgevingsvergunninge Het risico dat de bouwleges Te lage / te hoge n (WABO) rekenkundig onjuist zijn, waardoor opbrengstenverantwoording in de deze foutief in rekening wordt jaarrekening gebracht
Juistheid,volledigheid, voorwaardencriterium
Laag
Key / zaaksysteem
Vier ogen principe bij het berekenen van de bouwleges en het toetsen hiervan. Daarnaast worden deze bouwleges automatisch berekend op basis van het bouwkosten kompas.
Ja
Omgevingsrecht / Beppie Hagenaars
-Draai een dump uit fin. adm. van de bouwleges van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de bedragen in fin. adm. is gegrond aan de hand van de factuur - Stel vast dat de bedragen op de factuur rekenkundig juist is adhv de legesverordening van het betreffende boekjaar T
- Dump uit fin. adm. van alle bouwleges - Factuur bouwleges - Legesverordening
3
B
Omgevingsvergunninge Het risico dat het tarief onjuist tot Te lage / te hoge n (WABO) stand komt, doordat niet de juiste opbrengstenverantwoording in de kosten worden toegerekend jaarrekening
Juistheid,volledigheid, voorwaardencriterium
Midden
Key / zaaksysteem
Vier ogen principe bij de invoer van de tarieven door de applicatiebeheerder in Zaaksysteem en vervolgens de controle hierop door de Beleidsadviseur Bouwen en Milieu, aansluitend met de tarieven volgens de legesverordening.
Ja
Omgevingsrecht / Beppie Hagenaars
- Tarievenlijst uit Zaaksysteem - Legesverordening
3
C
Omgevingsvergunninge Het risico dat de bouwkosten niet n (WABO) accuraat zijn opgesteld waardoor de bouwleges die hierop zijn gebaseerd niet juist is.
Te lage opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
Juistheid,volledigheid, voorwaardencriterium
Midden
Key / zaaksysteem
De bouwkosten zijn geraamd op de kengetallen van de externe partij bouwkostenkompas. De geraamde kosten kunnen op drie scenario's worden weergegeven, laag, midden of hoog. De gemeente kiest hierbij voor laag, wat ervoor zorgt dat de werkelijke bouwkosten hoger kunnen liggen. De gerealiseerde bouwkosten wordt naast de geraamde kosten gelegd zodat een concept afrekening kan worden opgesteld, deze wordt vervolgens gecontroleerd door de plantoetser.
Ja
Omgevingsrecht / Beppie Hagenaars
- Verkrijg de lijst met de verschillende tarieven die worden gehanteerd in Zaaksysteem voor het berekenen van de bouwleges - Stel vast dat de tarieven volgens de legesverordening aansluit met de tarieven in Zaaksysteem - stel vast dat de juiste tarieven worden gehanteerd bij de juiste afgrenzing van de bouwkosten - stel vast dat het maximum van de bouwkosten is verwerkt in Zaaksysteem -Draai een dump uit fin. adm. van de bouwleges van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Verkrijg de werkelijke kosten van de bouw - Stel vast dat de afrekening juist is berekend op basis van de werkelijke kosten
4
A
Subsidieverstrekkingen Het risico dat (deels) onterecht subsidie is verleend vanwege te hoge kosten die zijn opgevoerd door de aanvrager
De kosten zijn onrechtmatig besteed en Voorkomen, nauwkeurigheid kan leiden tot een onzekerheid of fout in + voorwaarden criterium, de jaarrekening misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Midden
Corsa / Inhoudelijk beoordelen van de aanvraag / tussentijdse Zaaksysteem / rapportages en vaststelling van de subsidie op T+1. Daarnaast is Key een accountantsverklaring vereist voor subsidies > 50.000
Ja
Subsidiebehandelaar
- Dump uit fin. adm. van de betaalde subsidies -Subsidie dossier -Subsidiebeschikking -Vragenlijst aanvraag subsidie
4
B
Subsidieverstrekkingen Het risico dat de subsidie wordt vastgesteld adhv onvolledige of onvoldoende betrouwbare informatie van de aanvrager
De kosten zijn onrechtmatig besteed en Voorwaarden criterium kan leiden tot een onzekerheid of fout in de jaarrekening
Midden
Corsa / De verwachtingen / prestatie verplichtingen worden duidelijk Zaaksysteem / vooraf gecommuniceerd en vastgelegd in de beschikking adhv Key duidelijke prestatie indicatoren waarover de aanvrager moet rapporteren (boven subsidie € 7.500 jaarverantwoording).
Ja
Subsidiebehandelaar
- Vanuit de betaalde subsidies uit fin. adm. een willekeurige steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de betaalde subsidiebedragen gegrond zijn adhv de subsidiebeschikking - Stel vast dat de vaststelling heeft plaatsgevonden van T-1 (indien - Vanuit de betaalde subsidies uit fin. adm. een willekeurige steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de vaststelling is beschikt door de juiste persoon die over het mandaat beschikt. - Stel vast dat de vaststelling heeft plaatsgevonden adhv de juiste onderliggende stukken, dus of de prestatie verplichtingen zijn nagekomen zoals beschreven in de subsidiebeschikking
DSPDF_373_31333937323933383537
Risico dat loon foutief (teveel) wordt uitbetaald
Interne beheersingsmaatregel ter afdekking van risico
Risico Verantwoordelijk ondervangen team / manager in IC aanpak ondervangen risico
1 van 4
- Stel vast aan de hand van het contractenbeheer of alle contracten zijn opgenomen in de interne berekening '- Stel vast aan de hand van de financiële vaste activa lijst of er tegenover elke deelneming, een dividend (brief) tegenover is verantwoord Financiën / Manus - Overzicht van ingeboekte declaraties per maand Twisk - control hiervan op basis van achterliggende bewijsstukken - vaststellen dat declaratie in overeenstemming is met cao/ OHRM/ Kathleen Wong Personeelsgids
- Financiële vaste activa lijst met alle deelnemingen - Dividendbrief - Interne renteberekening - Overzicht uit Motion met declaraties '- declaratieformulieren - cao - personeelsgids
- Overzicht verkrijgen van de percentages voor afdracht pensioenpremie - Percentages pensioenfonds en werkgeverslasten uit motion - overzicht inhoudingspercentages motion - vaststellen dat deze aansluiten met de gepubliceerde percentages van - ISAE 3402-2 Centric het pensioenfonds - vaststellen dat rekentabellen juist zijn door narekening van 3 l t k - Verkrijg een lijst met medewerkers in dienst op peildatum; - Overzicht medewerkers op peildatum. - verzoek aan teammanagers te laten bevestigen dat medewerkers nog - Bevestiging van teammanagers; in dienst zijn; - Overzicht uit dienst getreden medewerkers - voer een steekproef uit op de medewerkers die uit dienst zijn gegaan - Personeelsdossier uit dienst getreden in het boekjaar medewerkers - stel vast dat uit dienst treding overeenkomst ontslagbrief is verwerkt. - urenregistratie geselecteerde medewerkers - stel vast dat afrekening van verlofuren conform het systeem is - Betaalbestand op medewerker niveau - Steekproef uitvoeren op de lijst met in dienst getreden medewerkers; - Overzicht in dienst getreden medewerkers - Vaststellen dat alle verplichte stukken welke verplicht zijn voor - Personeelsdossiers belastingdienst aanwezig zijn. - Loonbetaling eerste maand - Vaststellen dat de gebruikte checklist is ondertekend voor volledigheid.
- Vaststellen dat in dienst treding is verwerkt conform aanstellingsbesluit - Verkrijg een overzicht met wijzigingen in permanent loon - overzicht permanente salariswijzigingen - Stel vast dat wijzigingen tot stand zijn gekomen op basis van - personeelsdossiers onderliggend verzoek - Stel vast dat verzoek is geautoriseerd door bevoegd orgaan. - Stel vast dat de wijziging juist is doorgevoerd in het mutatieverslag en aansluitend met de salarisstrook en uitbetaling
- Dump uit fin. adm. van alle bouwleges - Factuur bouwleges - Werkelijke kosten - Legesverordening - Afrekening
- Dump uit fin. adm. van de betaalde subsidies -Subsidie dossier -Vaststellingsvragenlijst -Vaststellingsbeschikking -Onderliggende stukken waarop vaststelling is gebaseerd
4
C
Subsidieverstrekkingen Het risico dat subsidies onrechtmatig worden verstrekt doordat stukken te laat worden ingediend of niet volledig zijn
De kosten zijn onrechtmatig besteed en Voorwaarden criterium kan leiden tot een onzekerheid of fout in de jaarrekening
Laag
Corsa / Het vier ogen principe wordt gehanteerd bij de beoordeling van de Zaaksysteem / aanvraag. Nadat de eerste toetser heeft beoordeeld, dient de Key tweede toetser de aanvraag te beoordelen
Ja
Subsidiebehandelaar
4
D
Subsidieverstrekkingen Het risico dat (een deel) niet wordt De gemeente heeft teveel subsidie teruggevorderd nadat bij betaald en hiermee zijn kosten vaststelling is gebleken dat een onrechtmatig besteed. deel van de subsidie terugbetaald moet worden.
Laag
Corsa / In het subsidieregister wordt bijgehouden wat de status is van de Zaaksysteem / vaststelling en terugvordering. De subsidiebehandelaar houdt Key toezicht op de terugvordering en wijzigt dit in het subsidieregister indien de terugvordering is betaald.
Ja
Subsidiebehandelaar
4
E
Subsidieverstrekkingen Het risico dat de De kosten zijn onrechtmatig besteed en Voorwaarden criterium subsidiebeschikking niet volledig is kan leiden tot een onzekerheid of fout in of niet is ondertekend door de de jaarrekening juiste functionaris.
Laag
Corsa / Het vier ogen principe wordt gehanteerd bij de beoordeling van de Zaaksysteem / aanvraag. Nadat de eerste toetser heeft beoordeeld, dient de Key tweede toetser de aanvraag te beoordelen
Ja
Subsidiebehandelaar
5
A
Duurzame goederen/ investeringen
Laag
key
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid. Nadat de invoer van de parameters is klaargezet van de betreffende activa, dient een tweede medewerker financien de activa definitief door te voeren
Ja
5
B
Duurzame goederen/ investeringen
5
C
5
Volledigheid, voorwaarden criterium
- Dump uit fin. adm. van de betaalde subsidies -Subsidie dossier -Aanvraag en beoordeling hiervan
- Vanuit de betaalde subsidies uit fin. adm. een willekeurige steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de aanvraag is beoordeeld door minimaal twee functionarissen - Stel vast dat de functionarissen gemandateerd zijn om te kunnen beoordelen Medewerker Financien - Verkrijg de staat van activa - Stel vast dat investeringen met zelfde aard op eenduidige wijze worden afgeschreven - Stel vast dat nieuwe investeringen in jaar T conform het activabeleid wordt afgeschreven
- Dump uit fin. adm. van de betaalde subsidies -Subsidie dossier -Aanvraag en beoordeling hiervan -Mandaatregeling
- Activastaat - Nota activabeleid - besluitvorming over investering/actief in gemeenteraad - Dump investeringsfacturen - activastaat - activabeleid - besluitvorming over investering/actief in gemeenteraad
- Subsidieregister - Subsidievaststelling - Bankafschrift
-Het risico dat de gebruiksduur van activa onjuist wordt ingeschat &; -Het risico dat activa onjuist is geclassificeerd, waardoor afschrijvingen onjuist tot stand Het risico dat afschrijvingen niet tijdig worden ingeboekt, doordat activa te laat gereed worden gemeld.
risico dat afschrijvingen te laag of te hoog worden verantwoord
Risico dat afschrijvingen niet tijdig Volledigheid plaatsvinden, waardoor resultaat onjuist tot stand komt
Laag
key
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid.
Ja
Medewerker Financien - Verkrijg overzicht van de investeringsfacturen - Stel vast dat de afgeronde investeringen zijn opgenomen in de activastaat - Stel vast dat de afschrijving conform nota activabeleid is geregistreerd
Duurzame goederen/ investeringen
Het risico dat activa, welke niet meer in bezit zijn of niet meer worden gebruikt nog wel staan geactiveerd
Risico dat activa te laat worden afgeboekt, waardoor resultaat onjuist tot stand komt.
Bestaan, voorkomen
Laag
key
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid. Bij verkoop of afwaardering dient een voorstel met de juiste parameters te zijn beschreven en vastgesteld door het College of door mandaatbevoegde functionaris.
Ja
Medewerker Financien - Verkrijg de activastaat - Stel steekproefsgewijs vast dat de activa welke is nog op de balans staat, nog werkelijk in gebruik wordt genomen adhv een waarneming, fotos, google maps streetview, online artikelen etc.
D
Duurzame goederen/ investeringen
Het risico dat de rentetoerekening Te hoge / lage resultaat op programma onjuist is toegerekend niveau
begrotingscriterium
Laag
key
Het volgen van het werkproces met inachtneming van de nota activabeleid.
Ja
Medewerker Financien - Verkrijg de intern opgestelde renteberekening voor het boekjaar T - stel vast dat (meerjarig lopende en afgeronde) investering zijn opgenomen in het overzicht. - stel vast dat de rentetoerekening cf rentetoerekening en met juiste waardebepaling is gedaan
6
A
Grondexploitatie
Het risico dat een onjuiste Te lage / hoge resultaatverantwoording verliesvoorziening wordt getroffen in de jaarrekening waardoor winststuring mogelijk is
Voorkomen, volledigheid, nauwkeurigheid
Laag
Corsa / Key / Een interne berekening opgesteld door de planeconoom waaruit grexmanager blijkt dat voorziene verliezen niet kan worden gecompenseerd door verwachte toekomstige winsten. Een andere functionaris controleert of de opgestelde berekening is gegrond adhv goed onderbouwde stukken. Deze controle wordt vastgelegd aan de hand van een specifieke checklist.
Ja
Gebiedsopgaven
- Verkrijg de interne berekening waarop de verliesvoorziening is - Interne berekening vd voorziening gebaseerd - Dump uit fin. adm. van de grondexploitatie - Maak een steekproef op alle verlieslatende projecten - onderliggende stukken - Stel vast dat de voorziening onderbouwd is met onderliggende stukken - Stel vast dat de berekening zichtbaar gecontroleerd is door een (tweede) planeconoom of door Concern control
6
B
Grondexploitatie
Onjuist gewaardeerde tussentijdse Te lage / hoge resultaatverantwoording winstneming in de jaarrekening waardoor winststuring mogelijk is
Voorkomen, volledigheid, nauwkeurigheid
Midden
Corsa / Key / Een interne berekening opgesteld door de planeconoom waaruit grexmanager blijkt dat winsten volgens de POC methode wordt berekend. Een andere functionaris controleert of de opgestelde berekening is gegrond adhv goed onderbouwde stukken. Deze controle wordt vastgelegd aan de hand van een specifieke checklist.
Ja
Gebiedsopgaven
- Verkrijg de interne berekening waarop de tussentijdse winst is - Interne berekening vd winst gebaseerd - Dump uit fin. adm. van de grondexploitatie - Maak een steekproef op alle winstgevende projecten - Kostenraming en onderliggende stukken - Stel vast dat de tussentijdse winst is berekend op POC methode (bij - Grondverkopen documenten actief grondbeleid) - Projectspecifieke risico's onderbouwing - Stel vast of er voldoende zekerheid bestaat om winst te mogen nemen volgens Notitie Grondbeleid 2019 - Stel vast dat de projectspecifieke risico's zijn onderbouwd en gereviewd - Maak een aansluiting van de interne berekening met fin. adm.
7
A
Grondaankopen
Het risico dat grondaankopen plaatsvinden tegen nietmarktconforme condities.
Te veel betalen voor de grond en (onrechtmatige) Staatssteun.
Aanvaardbaarheidscriterium (onrechtmatige Staatssteun)
Laag
corsa / key
De prijzen van de grond dient op basis van gecertificeerde taxateurs tot stand te zijn gekomen, waarna deze prijzen nogmaals door de interne afdeling wordt getoetst of deze prijzen redelijk zijn.
Ja
Gebiedsopgaven
- Verkrijg uit Key2Fin een dump met de aankopen van grond en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de transactie is gegrond aan de hand van een notaris akte / contract. - Stel vast dat de prijs conform de afspraken zijn met taxatie rapportages - Maak een aansluiting tussen de bankbetaling, akte en Key2Fin
- Dump uit Key2fin van alle grondaankopen - Notariele akte / contract - Taxatie rapportages - Bank betaling
8
A
Grondverkopen
Het risico dat de opbrengsten van grondverkopen onjuist / niet volledig is verantwoord
Te lage opbrengstenverantwoording in de jaarrekening (eventueel sprake van staatsteun indien de verkoopprijs lager is dan de taxatiewaarde)
Volledigheid
Midden
corsa / key
De prijzen van de grond dient op basis van gecertificeerde taxateurs tot stand te zijn gekomen, waarna deze prijzen nogmaals door de interne afdeling worden getoetst of deze prijzen redelijk zijn.
Ja
Gebiedsopgaven
- Verkrijg uit fin. adm. een dump met de verkopen van grond en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de transactie is gegrond aan de hand van een notaris akte / contract. - Stel vast dat de prijs conform de afspraken zijn met taxatie rapportages - Maak een aansluiting tussen de bankontvangst, akte en fin. adm.
- Dump uit fin. adm. van alle grondverkopen - Notariele akte / contract - Taxatie rapportages - Bank ontvangst
9
A
Inkoop en aanbesteding Gemaakte kosten voor crediteuren Onrechtmatige inkoop, welke leidt tot (P2P) overschrijden de EUeen anders dan goedkeurende aanbestedingsgrens en zijn rechtmatigheidsverklaring. onterecht niet aanbesteed.
Juistheid,volledigheid, voorwaardencriterium
Hoog
Key
Het volgen van het interne inkoopbeleid (preventief) en het uitvoeren en beoordelen van de spendanalyse (detectief)
Ja
Diverse teams
- Uitvoeren van een spendanalyse op de totale bestedingen van crediteuren, waarbij wordt gekeken naar de bestedingen in het jaar T > 50K en bestedingen over 4 jaar > 200K. Hierbij zal worden vastgesteld of kosten de EU-aanbestedingsgrens overschrijden en of deze dan ook op een juiste wijze zijn aanbesteed conform het inkoopbeleid.
- Dump ontvangen facturen uit fin. adm. - Inkooporder - Offerte / gunning - Getekende raamovereenkomst / opdrachtverstrekking (incl waarde vd opdracht)
9
B
Inkoop en aanbesteding Inkoop of aanbesteding gebeurt Risico dat gelden aan de organisatie (P2P) door niet bevoegde functionaris, worden onttrokken door hiertoe waardoor opdracht niet onbevoegde functionarissen rechtsgeldig/ rechtmatig tot stand komt.
Juistheid, aanvaardbaarheidscriterium
Laag
Key
Het tijdig bijwerken van de autorisatietabel/mandaatregeling op zowel papier als in de systemen.
Ja
Diverse teams
Vanuit de betaalde facturen uit de administratie een steekproef trekken en vaststellen of de betreffende factuur gebaseerd is op een opdracht, welke door bevoegd orgaan is verstrekt.
- Dump ontvangen facturen uit fin. adm. - Inkooporder - Offerte / gunning - Getekende raamovereenkomst / opdrachtverstrekking (incl waarde vd opdracht)
9
C
Inkoop en aanbesteding Inkopen onder de EUDoor het niet volgen van het interne Juistheid,volledigheid, (P2P) aanbestedingsgrens worden beleid of het onvoldoende onderbouwen voorwaardencriterium onjuist (niet conform het geldende van de geschatte opdrachtwaarde inkoop en aanbestedingsbeleid) bestaat het risico dat inkopen verstrekt vanwege een onjuiste onrechtmatig tot stand komen doordat inschatting van de opdrachtwaarde de EU aanbestedingsgrens wordt overschreden.
Midden
Key
Bij inkopen boven de 70K wordt een afzonderlijk inkoopdossier bijgehouden en vastgelegd hoe de opdrachtwaarde tot stand is gekomen en welke aanbestedingsvorm is gekozen. Tevens dient in de opdrachtverstrekking de opdrachtwaarde en berekening hiervan transparant te zijn weergegeven met een maximaal bedrag dat gefactureerd mag worden.
Ja
Diverse teams
Vanuit de betaalde facturen uit de administratie een steekproef trekken en vaststellen of een onderliggende opdrachtverstrekking ten grondslag ligt. De opdrachtwaarde dient juist te zijn berekend en de aanbestedingsvorm dient conform het inkoop en aanbestedingsbeleid te zijn aanbesteed.
- Dump ontvangen facturen uit fin. adm. - Inkooporder - Offerte / gunning - Getekende raamovereenkomst / opdrachtverstrekking (incl waarde vd opdracht)
DSPDF_373_31333937323933383537
Nauwkeurigheid
- Vanuit de betaalde subsidies uit fin. adm. een willekeurige steekproef trekken en de onderliggende stukken uit Corsa / Zaaksysteem / Suite halen. - Stel vast dat de aanvraag is beoordeeld door minimaal twee functionarissen - Vanuit het subsidieregister een selectie maken van de subsidies waarbij een deel teruggevorderd moet worden. - Vaststellen of de terugvordering heeft plaatsgevonden - Vaststellen of de terugvordering volledig is terugbetaald conform de vaststelling
2 van 4
- Activastaat - Nota activabeleid - besluitvorming over investering/actief in gemeenteraad
- Activastaat - rentetoerekening
9
D
Inkoop en aanbesteding Inkopen waarbij wordt afgeweken Door het niet volgen van het interne (P2P) van het inkoop en beleid bestaat het risico dat inkopen aanbestedingsbeleid is niet onrechtmatig tot stand komen en voorzien van een een inkoopadvies vervolgens de EU aanbestedingsgrens en de inherente goedkeuring van wordt overschreden. het College op dit advies.
9
E
Inkoop en aanbesteding Verplichtingen worden aangegaan (P2P) dat boven het limiet is van de budgethouder.
9
F
10
Midden
Key
Inkopen waarbij wordt afgeweken van het inkoop en aanbestedingsbeleid dient te zijn onderbouwd met een inkoopadvies en voorafgaand verstrekking, is goedgekeurd door het College.
Ja
Diverse teams
Het gevolg is dat hier geen rechtmatige Juistheid en inkopen wordt gedaan, wat kan leiden aanvaardbaarheidscriterium tot onzekerheden in de rechtmatigheidsverantwoording
Laag
Key
De mandaatregeling en budgethoudersregeling geven de kaders voor het aangaan van verplichtingen.
Ja
Diverse teams
Inkoop en aanbesteding Verplichtingen onder de xK zijn (P2P) aangegaan waarvan de prestatielevering niet kan worden getoetst
Het risico bestaat dat er niet aan de leveringscriterium wordt voldaan
Juistheid, leveringscriterium
Midden
Key / corsa
Geen specifieke interne beheersmaatregel (controle achteraf gegevensgericht).
Nee
Diverse teams
A
Huur- en overige opbrengsten
- Het risico dat huur- en overige opbrengsten onjuist zijn verantwoord
Te lage / hoge opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
Voorkomen, volledigheid, nauwkeurigheid
Laag
Key / corsa / excel
Een goede contractbeheersing met functiescheiding tussen de opsteller van het contract en de toetser, welke uiteindelijk cf mandaatregister bevoegde manager moet worden getekend.
Ja
exploitatie en MO
10
B
Huur- en overige opbrengsten
Het risico dat huur- en overige opbrengsten onvolledig zijn verantwoord
Te lage opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
Volledigheid
Midden
Key / corsa / excel
Een duidelijk totaaloverzicht van alle verhuurde objecten wordt bijgehouden en dient als controlemiddel voor de volledigheid van de huur- en overige opbrengsten. Minimaal 1x in het jaar dient een verbandscontrole te worden uitgevoerd hierop door concernstaf
Ja
Concernstaf
10
C
Huur- en overige opbrengsten
Het risico dat huur- en overige opbrengsten onjuist zijn toegerekend in het verkeerde boekjaar
Te lage / hoge opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
Afgrenzing
Laag
Key / corsa / excel
Een goede contractbeheersing met functiescheiding tussen de opsteller van het contract en de toetser, welke uiteindelijke door het teammanagers moet worden getekend.
Ja
Concernstaf
10
D
Huur- en overige opbrengsten
Het risico dat indexaties onjuist/onvolledig zijn berekend
Te lage opbrengstenverantwoording in de jaarrekening
Volledigheid
Laag
Key / corsa / excel
Minimaal 1x in het jaar dient een controle op de contractenregstatie te worden uitgevoerd door afdeling grondzaken. De nieuwe huurprijs wordt geindexeerd adhv het getekende huurcontract en wordt ter inzage gelegd aan een andere functionaris voor akkoord. Een (digitale) brief met de nieuwe huurprijs wordt ter info aan de huurder verstrekt.
Ja
exploitatie en MO
11
A
Factuurverwerking en betaling
Het risico dat betalingen aan Verlies van middelen van de organisatie Misbruik en oneigenlijk onrecht hebbende plaatsvinden Fraudegevoeligheid gebruik criterium, doordat het bankrekeningnummer adresseringscriterium afwijkt van de factuur
Hoog
Key
Het hanteren van het vier ogen principe door functiescheiding te crieeren tussen de invoerende en controlerende functionaris en deze door het systeem te laten afdwingen. De controlerende functionaris heeft geen rechten tot het aanbrengen van wijzigingen in de stamgegevens. Nadat de wijziging is ingevoerd dient de controlerende functionaris een zichtbare controle uit te voeren en vervolgens de wijziging door te zetten in het systeem.
Ja
Financiën
11
B
Factuurverwerking en betaling
Het risico dat facturen worden Betalen voor prestaties die niet zijn betaald waarvoor geen prestatie is geleverd waardoor de kosten geleverd onrechtmatig zijn besteed
Laag
Key
Vanuit het systeem wordt er gedwongen om eerst twee goedkeuringen te zijn afgegeven voordat het betaalbaar gesteld kan worden. Via de routing wordt de factuur automatisch naar de bijbehorende budgethouder gestuurd voor de fiattering waar oa wordt vastgesteld of de prestatie is geleverd. Vervolgens zal de desbetreffende budgethouder een tweede goedkeuring geven.
Ja
Financiën
11
C
Factuurverwerking en betaling
Het risico dat facturen betaalbaar worden gesteld door medewerkers, welke hier niet toe bevoegd zijn
11
D
Factuurverwerking en betaling
Het risico dat facturen in het Onjuist toerekenen van kosten aan het onjuiste jaar worden verantwoord, boekjaar. doordat prestaties nog niet zijn geleverd
11
E
Factuurverwerking en betaling
Het risico dat betalingen worden gedaan door onbevoegde medewerkers
11
F
Factuurverwerking en betaling
11
A
11
12
Juistheid,volledigheid, voorwaardencriterium
Voorkomen, bestaan, leveringscriterium
- Dump ontvangen facturen uit fin. adm. - Inkooporder - Offerte / gunning - Getekende raamovereenkomst / opdrachtverstrekking (incl waarde vd opdracht) Inkoopadvies welke is goedgekeurd door - Dump van inkoopfacturen < €5K - Achterliggende bewijsstukken van medewerkers waaruit de prestatielevering blijkt. - Autorisatietabel / mandaatregeling
- Steekproef van xx facturen onder de €xx worden gecontroleerd op jaarbasis. - Vaststellen dat de prestatielevering heeft plaatsgevonden adhv de onderliggende documenten
- Dump van inkoopfacturen uit fin. adm. - De routings van de betreffende inkoopfacturen - Achterliggende bewijsstukken van medewerkers waaruit de prestatielevering blijkt. -Draai een dump uit fin. adm. van de huur- en overige opbrengsten van - Dump uit fin. adm. van alle huur- en boekjaar T en maak een willekeurige steekproef overige opbrengsten - Stel vast dat de bedragen in fin. adm. is gegrond aan de hand van de - Contractenregister onderliggende documenten (factuur, contract, contractenregister) - Factuur - Stel vast dat de bedragen op de factuur rekenkundig juist is adhv het - Contract contract - Bankontvangst - Jaarlijkse dient een volledigheidscheck te worden uitgevoerd op het - Lijst uit het kadaster totaaloverzicht van vastgoedobjecten in eigendom van de gemeente die - Contracten overzicht is verhuurd - Werkelijke ontvangsten uit de administratie - Verkrijg een lijst uit het Kadaster met alle vastgoedobjecten in eigendom van de gemeente -Draai een dump uit fin. adm. van de huur- en overige opbrengsten van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de bedragen in fin. adm. is gegrond aan de hand van de onderliggende documenten (factuur, contract, contractenregister) - Stel vast dat de huur- en overige opbrengst in het juiste boekjaar is verantwoord - Stel vast dat de huur- en overige opbrengst op jaarbasis in fin. adm. aansluit met het contract
- Dump uit fin. adm. van alle huur- en overige opbrengsten - Contractenregister - Factuur - Contract
-Verkrijg het overzicht van alle getekende huurovereenkomsten - Een willekeurige steekproef hierop trekken vaststellen dat de indexaties juist en volledig zijn doorgevoerd - Vaststellen dat een zichtbare controle heeft plaatsgevonden van de controleur - Vaststellen dat het gewijzigde huurprijs is ontvangen op de bankafschrift
- Contractenregistratie/ overzicht van alle huurovereenkomsten - Getekende huurovereenkomst - Berekening nieuwe huurprijs (indexatie) - Bankontvangst van de gewijzigde huurprijs
- Vanuit fin. adm. een mutatieverslag generen van de wijzigingen van de crediteuren stamgegevens in boekjaar T. - Een willekeurige steekproef hierop trekken en vaststellen dat mutaties gegrond zijn adhv onderliggende stukken zoals de factuur met het gewijzigde IBAN nr. - Vaststellen dat mutatie is doorgevoerd door andere medewerker dan controleur - Vaststellen dat een zichtbare controle heeft plaatsgevonden door controleur -Vaststellen dat het nieuwe IBAN nr in fin. adm. aansluit met het IBAN p de f - Steekproef op basis van inkoopfacturen
- Mutatieverslag uit fin. adm. - Achterliggende facturen/ mails van crediteuren - Autorisatietabel medewerkers in fin. adm.
- Controle per factuur of de juiste budgethouders hebben getekend voor akkoord - Vaststellen op welke wijze de prestatielevering is vastgesteld en onderbouwd.
- Dump van inkoopfacturen uit fin. adm. - De routings van de betreffende inkoopfacturen - Achterliggende bewijsstukken van medewerkers waaruit de prestatielevering blijkt.
Laag
Key
Bij het aanmaken van de nieuwe crediteur wordt deze gekoppeld aan de betreffende budgethouder en budgetbeheerder
Ja
Financiën
- Steekproef op basis van inkoopfacturen - Controle per factuur op, hebben de juiste medewerkers getekend voor akkoord; - Op welke wijze is prestatielevering vastgesteld en onderbouwd.
- Dump van inkoopfacturen - Achterliggende bewijsstukken van medewerkers waaruit de prestatielevering blijkt. - Autorisatietabel / mandaatregeling
Midden
Key
In de periode van de jaarwissel wordt aan alle budgethouders gevraagd of zij de kosten willen inventariseren die mogelijk een effect hebben op de overlopende passiva. Aan de hand van een standaard formulier en onderliggende stukken wordt vervolgens geïnventariseerd welke kosten moeten worden meegenomen als NTB/NTO
Ja
Financiën
- Steekproef op basis van inkoopfacturen binnengekomen in T+1 - Steekproef op basis van inkoopfacturen binnengekomen in periode 12 van jaar T - Vaststellen dat prestatie is geleverd in jaar waarop het geboekt is
- Dump van inkoopfacturen in periode 12 van jaar T en jaar T+1 - achterliggende bewijsstukken van medewerkers waaruit de prestatielevering blijkt om vast te stellen dat deze in het juiste jaar zijn verantwoord.
Verlies van middelen van de organisatie Juistheid,volledigheid, Fraudegevoeligheid adresseringscriterium
Laag
Key, BNG
De rechten binnen het betalingsverkeer van BNG is beperkt door slechts enkele door mandaatbevoegde medewerkers. Indien sprake van uitdiensttredende werknemer of tijdelijk personeel met deze rechten. Dient dit zo snel mogelijk te worden aangepast binnen de applicatie van BNG.
Ja
Financiën
- Indien wijzigingen zijn doorgevoerd binnen de rechten van de bankapplicatie, vaststellen dat dit is onderbouwd met de vastgestelde mandaatregeling - Vaststellen dat de betaallimieten conform het beleid is geregistreerd
-Mandaatregeling - Autorisatietabel van de bankapplicatie
Het risico dat onbevoegde een handmatige betaling kunnen verrichten
Verlies van middelen van de organisatie Juistheid,volledigheid, Fraudegevoeligheid adresseringscriterium
Laag
Key, BNG
Ja
Financiën
- Steekproef op de handmatige betalingen - Vaststellen dat hier minimaal twee functionarissen hebben getekend - Vaststellen dat de betaling gegrond is adhv prestatielevering
- Handmatige betalingen - Factuur - Prestatielevering
Verbonden partijen
Ongeautoriseerde transacties met verbonden partijen
Onrechtmatige uitgaven en verlies van middelen van de organisatie
Juistheid
Midden
Key
Handmatige betalingen zijn onderworpen aan grotere risico's gezien dit buiten de reguliere processen omgaan. Het toepassen van het vier ogen principe is fundamenteel en slechts geringe medewerkers hebben de rechten om handmatige betalingen te verrichten. Nadat minimaal twee functionarissen hebben getekend voor de handmatige betaling in de BNG applicatie, kan deze Duidelijk beleid rondom de autorisatie van transacties met verbonden partijen. Transacties met verbonden partijen dienen te zijn goedgekeurd door het College of door de mandaat belaste persoon
Ja
Diverse teams
- Vastgesteld besluit bijdrage GR - Factuur - Bankbetaling
B
Verbonden partijen
Transacties vinden plaats op grond Te hoge of lage kosten die zijn van verkeerde parameters die zijn verantwoord op grond van verkeerde gebruikt (bv inwonersaantal of berekeningen verdeelsleutel)
Juistheid,volledigheid, voorwaardencriterium
Laag
Key
De transacties dienen inhoudelijk te zijn gecontroleerd door de procesverantwoordelijke door een zichtbare controle uit te voeren op de parameters die zijn gebruikt.
Ja
Diverse teams
A
Memoriaal
Het risico dat niet goedgekeurde memoriaalboekingen in de administratie worden verwerkt
Alle controledoelstellingen
Hoog
Key
Een goede afbakening tussen de invoer en de controle van de memoriaalboeking dient in de financiele administratie te zijn geïncorporeerd / afgedwongen. Het systeem dient altijd het vier ogen principe toe te passen bij het uitvoeren van een memoriaalboeking met een bijbehorende autorisatietabel.
Ja
financiën
-Steekproef op de betalingen rondom de gemeenschappelijke regelingen. - Vaststellen dat de betaling op gegronde wijze is verwerkt adhv een vastgestelde besluit -Vaststellen dat de bijdrage aansluit op het besluit -Steekproef op de betalingen rondom de gemeenschappelijke regelingen. - Vaststellen dat een zichtbare controle heeft plaatsgevonden op de berekening van de bijdrage - Vaststellen dat de parameters juist zijn gehanteerd door aan te sluiten met brondocument /externe bron -Draai een dump uit fin. adm. van alle memoriaalboekingen van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de memoriaalboeking is goedgekeurd door de juiste persoon adhv de autorisatie tabel
DSPDF_373_31333937323933383537
Betaalbaar stellen door medewerkers Aanvaardbaarheidscriterium, die hier geen mandaat voor hebben. adresseringscriterium Door gebrek aan kennis kan de onbevoegde medewerker de factuur ten onrechte goedkeuren.
Vanuit de betaalde facturen uit de administratie een steekproef trekken en vaststellen of een onderliggende opdrachtverstrekking ten grondslag ligt. Indien de aanbestedingsvorm afwijkt van het inkoop en aanbestedingsbeleid, dient te worden vastgesteld of een inkoopadvies ten grondslag ligt die is goedgekeurd door het College. Tevens dient het inkoopadvies te worden beoordeeld of deze in lijn ligt met de EU aanbestedingswet -Tijdens de reguliere controle van de factuurverwerking en betalingen dient te worden vastgesteld dat verplichtingen boven de in de mandaatregeling en budgethoudersregeling genoemde bedragen te zijn ondertekend door zowel budgetbeheerder als budgethouder.
Foutieve / fraudegevoelige boekingen kunnen worden gemaakt waardoor de financiële administratie een onjuist beeld geeft.
Afgrenzing, valuteringscriterium
3 van 4
- Vastgesteld besluit bijdrage GR - Factuur - Brondocument
- Dump uit fin. adm. van alle memoriaalboekingen - Autorisatietabel - Routing (goedkeuring in fin. adm.)
12
B
Memoriaal
Het risico dat een onjuiste Foutieve / fraudegevoelige boekingen memoriaalboeking wordt gemaakt kunnen worden gemaakt waardoor de financiële administratie een onjuist beeld geeft.
Alle controledoelstellingen
Hoog
Key
Er dient altijd op basis van onderliggende documenten, dan wel documentatie aanwezig te zijn waarop de memoriaalboeking op is gebaseerd. Deze dient door de invoerder te worden aangeleverd waarna de controle van de tweede functionaris zal plaatsvinden. Onderliggende documenten dienen opgeslagen te worden zodoende dat de controle "reperformable" is. Deze activiteiten worden tevens bijgehouden in het logbestand in Key2Fin (Routing).
Ja
financiën
-Draai een dump uit fin. adm. van alle memoriaalboekingen van boekjaar T en maak een willekeurige steekproef - Stel vast dat de memoriaalboeking is onderbouwd met onderliggende stukken - Stel vast dat de memoriaalboeking gegrond is adhv de onderliggende stukken
- Dump uit fin. adm. van alle memoriaalboekingen - Routing (goedkeuring in fin. adm.) - Onderbouwing memoriaalboeking
18
A
Belastingopbrengsten
Het risico dat de kwijtscheldingen/ Te lage opbrengstenverantwoording in verminderingen niet rechtmatig tot de jaarrekening stand zijn gekomen
Volledigheid
Midden
Key
Voor belastingen die belegd zijn bij SVHW vindt controle daar plaats. Op eigen onderdelen interne controle. Neem kennis van de jaarverantwoording van SVHW en bijbehorende controleverklaring. Stel vast in welke mate er sprake is van 'onrechtmatigheden'.
Ja
Financiën
- Verkrijg een overzicht van alle verminderingen en kwijtscheldingen - Maak een willekeurige steekproef en stel vast dat de verminderingen / kwijtschelding gegrond tot stand is gekomen - Stel vast dat de vermindering juist is verwerkt in de administratie
-Overzicht verminderingen en kwijtscheldingen - Onderliggende stukken waarop de vermindering/ kwijtschelding is gebaseerd - Gecorrigeerde aanslag
18
B
Belastingopbrengsten
Het risico dat de jaarverantwoording van SVHW niet juist en volledig in de jaarstukken is verantwoord.
Laag
Key
Per kwartaal sluit financien de verantwoorde opbrengsten in K2F af met de kwartaalverantwoording van SVHW.
Ja
Financiën
- Selecteer een willekeurig kwartaal en stel vast dat de aansluiting is - Maandelijkse aansluiting gemaakt door Financien - Uitdraai subadministratie en financiele - Eventuele verschillen zijn geanalyseerd en gecorrigeerd in de financiele administratie administratie
18
C
Belastingopbrengsten
Het risico op inkomstenderving Te lage opbrengstenverantwoording in doordat panden geen WOZ waarde de jaarrekening of panden niet zijn aangesloten op het riool
Volledigheid
Laag
Key
Ja
Financiën
Geen.
- Jaarverantwoording SVHW '- documentatie Financien inzake beoordelen verantwoordingen SVHW en correspondentie over vragen en opmerkingen.
18
D
Belastingopbrengsten
Het risico dat gebruikte Te lage opbrengstenverantwoording in belastingtarieven niet de jaarrekening overeenstemt met de vastgestelde tarieven uit de legesverordening
Volledigheid
Laag
Ja
Service & Contact, Omgevingsrecht, Financiën
- Verkrijg het loggingsbestand en stel vast dat de invoer en controle door verschillende functionarissen zijn behandeld - Stel vast dat er een zichtbare controle heeft plaatsgevonden door de controleur - Stel vast dat de gewijzigde tarieven aansluit met de vastgestelde belatingtarieven door het College
-Loggingsbestand uit de subadministratie - Begroting T+1 (nieuwe tarieven) - Belastingaanslag
DSPDF_373_31333937323933383537
Grote verschillen die aan het einde van Volledigheid en juistheid het boekjaar gecorrigeerd moeten worden zonder goede verklaring van de verschillen.
Voor belastingen die belegd zijn bij SVHW vindt controle daar plaats i.a.m. BAG. Periodiek toezicht op de objecten die geen WOZ waarde hebben en niet zijn aangesloten op het riool, zodat tijdig een WOZ taxatie kan worden gemaakt en een verklaring kan worden gegeven door "beheer openbare ruimte". De gemeente monitort aan de hand van de rapportage(s) van SVHW de ontwikkeling van 'kwijtscheldingen' in verband met leegstand (niet-woningen). Indien leegstand ongebruikelijk toeneemt dan dt dit be k de belastingtarieven t SVHW Key(2burgerza Bij de wijziging van dient het 4 ogen principe ken) / te worden toegepast. Functiescheiding dient te zijn gecreerd Zaaksysteem tussen invoer en controle van de tarieven in het systeem. Logging van de invoer en controle dient te zijn opgeslagen in het systeem
4 van 4