[T21.08169] Intern controleplan 2021 Lansingerland

Intern controleplan 2021

Afdeling: Concernstaf Datum: oktober 2021 Corsanummer: T21.08169

1

Inhoudsopgave 1 Aanleiding en Doelstelling intern controleplan .............................................................3 1.1 Samenwerking met de accountant .....................................................................3 1.2 Te gebruiken toleranties: ................................................................................3 1.3 Samenwerking met de accountant: ....................................................................4 1.4 Te gebruiken toleranties .................................................................................4 2 Inventarisatie transactiestromen ..............................................................................5 2.1 Significante processen ....................................................................................5 2.2 Significante transactiestromen die een specifieke (controle)aanpak vergen ...................5 2.3 Risicoanalyse 2021 ........................................................................................6 2.4 Frauderisicoanalyse .......................................................................................7 3 Controle aanpak en uitvoering .................................................................................8 3.1 Opzet werkprogramma ...................................................................................8 3.2 Uitvoering controle

........................................................................................8 4 Rapportage momenten ........................................................................................ 11 Bijlagen: - bijlage 1 Risico analyse per proces - bijlage 2 Intern controleplan sociaal domein - bijlage 3 Fraude risico analyse voorjaar 2021 inclusief risicomatrix - bijlage 4 Actiepunten accountantsverslag 2018 tot Jaarrekening 2020

2

1

Aanleiding en doelstelling intern controleplan

Het college van B&W is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente en de getrouwheid van de jaarstukken. Waar het de ‘financiële’ rechtmatigheid betreft, de zogenoemde rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in een begrotingsjaar, geeft de externe accountant hier jaarlijks een oordeel over via zijn controleverklaring. De accountant stelt nu de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Naar verwachting verandert dit met ingang van begrotingsjaar 2022 en legt het college zelfstandig, via de jaarstukken, verantwoording af over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties. In die nieuwe situatie toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is en geeft de accountant een oordeel af bij de eigen rechtmatigheidsverantwoording van het college. Een klein nuanceverschil, maar voor de interne controle zelf betekent dit wel iets. De interne controle zal zo georganiseerd moeten zijn dat de verantwoording van het college ‘deugdelijk’ is onderbouwd en de accountant (mede) zijn oordeel over de verantwoording hierop kan baseren. Deugdelijk is hierbij uitgelegd dat de verantwoording juist, toereikend en volledig is en overeenkomt met de feiten. Het college zal dus zelf vooral de interne controle moeten laten organiseren, de accountant is dan minder ‘in the lead’ dan nu.

Voor de Lansingerlandse situatie betekent dit dat we een aantal zaken rondom de ‘verbijzonderde interne controle’ meer moeten formaliseren. Dit in lijn met de adviezen uit de rapportages 2020 van de externe accountant. De interne controles zelf voerde onze gemeente al goed uit en deze werden ook goed gedocumenteerd en de accountant maakte ook gebruik van die werkzaamheden, maar een ‘kop en staart’ aan de controles ontbrak. De ‘kop’ is dan een plan(ning) om de interne controles uit te voeren en de staart is een rapportage over de uitgevoerde controles inclusief eventuele aanbevelingen. Dit document betreft het intern controleplan 2021, de zogenaamde kop. In de jaarrekening 2021 gaan we nog niet uit van de rechtmatigheidsverklaring van het college, dat is per boekjaar 2022. Op basis van de risico-inventarisatie stelden we eerder al een Auditplan Sociaal Domein op, dat is als bijlage bij dit intern controleplan 2021 gevoegd.

1.1

Doelstelling intern controleplan

Doel van het intern controleplan is de interne controlewerkzaamheden te plannen en deze te richten op de voor de financiële rechtmatigheid en getrouwheid van de jaarstukken belangrijkste processen, (balans)posten en transactiestromen. Om dit goed te kunnen doen is inzicht nodig in de relevante normenkaders voor de controle, de belangrijkste processen en de risico’s gerelateerd aan de zogenoemde controledoelstellingen. Dit plan behandelt deze onderwerpen en komt op basis van de analyses tot een planning van de uit te voeren interne controles.

1.2

‘Scope’ intern controleplan

De verbijzonderde interne controle en het oordeel van de accountant richt zich op de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en de getrouwheid van de jaarstukken 2021. De zogenoemde ‘niet financiële rechtmatigheid’ valt daarmee niet onder de ‘scope’ van de verbijzonderde interne controle c.q. dit audit plan. Dit geldt ook voor andere ‘compliance’ audits zoals de ENSIA-controle (informatiebeveiliging), controles in het kader van de AVG etc. Voor deze controles zijn er aparte audit plannen en controles die worden uitgevoerd.

1.3

Samenwerking met de accountant

Naast dat de interne controle bijdraagt aan het vroegtijdig kunnen signaleren van risico’s binnen de organisatie om beheersmaatregelen te nemen en opmerken van eventuele onrechtmatigheden biedt

3

de interne controle ook de voorbereiding voor de accountantscontrole van de gemeente. Om ervoor zorg te dragen dat de interne controle ook een goede voorbereiding biedt voor de controle van onze externe accountant stemmen wij aan de voorkant de aanpak met hen af. Hierbij maken we afspraken over het aantal waarnemingen, de selectiemethode van de te controleren posten en mutaties en de te controleren punten. Door dit aan de voorkant af te spreken kan de accountant gebruik maken van onze werkzaamheden om de getrouwheid en rechtmatigheid vast te stellen. Bovenstaande wil echter niet zeggen dat de accountant leunt op de werkzaamheden van concernstaf. Leunen op de interne controle (dit is iets anders dan ‘gebruik’ maken van de uitgevoerde controles) is een afweging die de accountant dient te maken op basis van verschillende factoren/ vereisten beschreven in standaard 610 van de Nadere Controle- en overige voorschriften voor accountants (NV COS). Gezien de striktheid van deze eisen met name op het gebied van onafhankelijkheid & deskundigheid is het gezien de grote van onze gemeente niet mogelijk om hieraan te voldoen. Dit is dan ook geen streven van ons als gemeente zijnde.

1.4

Te gebruiken toleranties:

Op basis van het controleprotocol bij de jaarrekening van de gemeente Lansingerland zijn de toleranties voor de jaarrekening bepaald op 1% van de totale lasten, inclusief reservemutaties voor fouten en 3% van de totale lasten inclusief reservemutaties voor onzekerheden. Deze percentages zijn conform het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en worden gebruikt door het overgrote deel van de Nederlandse gemeenten. Hierdoor zullen wij voor onze interne controle ook aansluiten bij deze toleranties bij de uitvoering van onze controle en de evaluatie van gevonden fouten en onzekerheden.

De basis voor de bepaling van de toleranties zijn de totale lasten (inclusief reserve mutaties) van de gemeente. Op basis van de cijfers van de primitieve begroting 2021 gelden dan de volgende toleranties, waarbij geldt dat deze op basis van de definitieve cijfers 2021 (jaarrekening) nog worden bijgesteld. 1% is € 1.985.000 3% is € 5.955.000 En 10% is € 19.850.000 Bij de planning van de werkzaamheden gaan we uit van deze bedragen. Uiteindelijk is het de gemeenteraad die deze percentages en bedragen definitief vaststelt (door het vaststellen van het controleprotocol 2021), waarbij de accountant in ieder geval als eis stelt dat van de minimum wettelijke percentages wordt uit gegaan. Indien de Raad een lagere ‘goedkeuringstolerantie’ of rapportagetolerantie wenst dan heeft dat effect op de omvang van de interne controlewerkzaamheden en de accountantscontrole en daarmee op de ‘kosten’. Voor 2021 hanteren we in ieder geval nog het wettelijk minimum.

4

2

Inventarisatie transactiestromen en risicoanalyse

2.1

Significante transactiestromen (en processen)

Binnen de gemeente Lansingerland lopen verschillende financiële transactiestromen die we hieronder hebben opgesomd. We hebben de significante processen in kaart gebracht op basis van de financiële transactiegrootte (baten, lasten, balansmutaties of balansposities > € 1,985 miljoen) die een impact hebben op de jaarrekening. De processen die in 2021 zijn aangemerkt als significant zijn hieronder aangemerkt. Dit kan theoretisch jaarlijks wijzigen, afhankelijk van de financiële transactiegrootte. Op basis van de begroting 2021 onderkennen wij de volgende significante transactiestromen, die ten grondslag zullen liggen aan de jaarrekening 2021: 1. Treasury (aantrekken en uitzetten van gelden incl. rentebaten, rentelasten en dividend); 2. Personele lasten; 3. Omgevingsvergunningen (Wabo); 4. Subsidieverstrekkingen; 5. Investeringen; 6. Grondexploitatie (bouw- en woonrijp maken en VTA); 7. Grondaankopen; 8. Grondverkopen; 9. Inkoop en aanbesteding (waaronder EU-aanbestedingen); 10. Verhuuropbrengsten; 11. Factuurverwerking en betalingen; 12. Administratie (Financial Reporting) inclusief memoriaalboekingen; 13. Participatiewet; 14. WMO; 15. Jeugd; 16. Bijdragen aan verbonden partijen; 17. Kapitaallasten (afschrijvingen en renteomslag); 18. Belastingen en heffingen; 19. Algemene uitkeringen. 20. Inkomende subsidies (subsidie voor gemeentelijke activiteiten) 21.

SISA-regelingen Op boven genoemde processen zullen wij onze werkzaamheden plannen en uitvoeren.

2.2

Significante transactiestromen die een specifieke (controle)aanpak vergen

Een aantal van de ‘significante’ transactiestromen van onze gemeente vergen een specifieke controleaanpak en lopen daarmee niet mee in de ‘reguliere’ interne controle. 2.2.1

Belastingen en heffingen

Lansingerland heeft de processen rondom het opleggen, innen, etc. van de belastingen en heffingen uitbesteed aan de SVHW. De SVHW heeft deze gemeentelijke taken ‘overgedragen’ gekregen, maar de baten en lasten landen nog wel in de gemeentelijke jaarstukken en is de gemeente dus ook verantwoordelijk voor het vaststellen van de rechtmatige totstandkoming van deze baten en lasten. Jaarlijks stelt het college een rechtmatigheidskader vast voor de SVHW. De SVHW zelf en de accountant van de SVHW toetsen de totstandkoming van de baten en lasten aan de hand van dit kader. In het voorjaar van 2022 dient de SVHW bij de gemeente een jaarverantwoording in van de ‘baten en lasten’ 2021 voor de gemeente Lansingerland. Deze verantwoording dient voorzien te zijn

5

van een rechtmatigheidsverklaring van de accountant van de SVHW. Aan de hand van deze verantwoording stelt het college van Lansingerland vast of de ‘baten en lasten’ rechtmatig tot stand zijn gekomen en betrekt dit ‘oordeel’ in de eigen rechtmatigheidsverantwoording. 2.2.2

Participatiewet, WMO en Jeugd

De baten en lasten gerelateerd aan het sociale domein maken zo’n 40% uit van de totale begroting van de gemeente. Gezien de aard van de uitgaven, de volatiliteit (risico op onverwachte tegen- of meevallers) en de complexiteit van het verantwoordingsproces maken dat we voor deze transactiestromen een meer gedetailleerde controleaanpak wensen. In het voorjaar van 2021 is daarom een controleplan gemaakt voor het sociaal domein, zie T21.08137, en op basis van dit controleplan voeren we per kwartaal interne controles uit. Het IC-plan sociaal domein maakt ‘integraal’ onderdeel uit van dit IC-plan. 2.2.3

Algemene uitkering

De algemene uitkering is een significante transactiestroom (ruim 50% van de totale inkomsten van de gemeente) maar bevat ‘nauwelijks’ rechtmatigheidsaspecten. Voor de algemene uitkering is vooral relevant of de juiste ‘parameters’ en gegevens zijn gebruikt om de Algemene uitkering juist te berekenen en daarmee ‘getrouw’ te verantwoorden in de jaarstukken 2021. Met de accountant maken we afspraken over de dossiervorming voor de onderbouwing van de Algemene uitkering voor de jaarstukken 2021, maar verder zijn geen ‘verbijzonderde’ interne controlewerkzaamheden nodig. 2.2.4

Inkomende (incidentele) subsidies en Sisa-regelingen

Inkomende (incidentele) subsidies en de Sisa-regelingen kennen specifieke rechtmatigheidseisen die vastliggen in subsidiebeschikkingen en de relevante Sisa-regelingen. Vooraf is nog niet (volledig) bekend welke subsidies en regelingen op 2021 van toepassing zijn. In de ‘periodieke’ interne controle zijn deze regelingen daarom geen punt van aandacht c.q. niet opgenomen in de werkzaamheden. Waar relevant worden inkomende incidentele subsidies (bijvoorbeeld voor projecten) specifiek gecontroleerd en veelal al voorzien van een controleverklaring door een externe accountant. Voor de Sisa-regelingen maken we (interne) controle afspraken met de accountant waarbij we afspraken maken over de voorbereiding t.b.v. de accountantscontrole en welke documentatie we opnemen in het jaarrekeningdossier.

2.3

Risicoanalyse 2021

2.3.1

Risico analyse significante ‘transactiestromen’

De risicoanalyse richt zicht met name op de significante sub processen die in kaart zijn gebracht aan de hand van onder andere de financiële stromen van de gemeente. De inherente risico’s die gepaard gaan met deze processen zijn bij voorhand geïdentificeerd in bijlage 1. Vervolgens is een classificatie gegeven aan deze risico’s op basis van kans * impact (Hoog/Midden/Laag). De risicoclassificatie kan gedurende de controle wijzigen, gezien de kans voornamelijk wordt beïnvloed door de aanwezige interne beheersingsmaatregelen. Ook is het mogelijk binnen risicomanagement de impact te verkleinen. Uitgangspunten voor onze risicoanalyse is dat de beschreven interne beheersingsmaatregelen in bijlage 1 adequaat zijn geïmplementeerd in de processen. Indien gedurende de controle blijkt dat deze interne beheersingsmaatregelen tekortschieten, zal de risicoclassificatie worden verhoogd. Consequenties hiervan zijn dat het aantal deelwaarnemingen worden verhoogd om genoeg zekerheid te verkrijgen om een oordeel te geven over de

6

rechtmatigheid. Voor 2021 zullen wij op basis van de opgestelde risicoanalyse (zie bijlage 1), in afstemming met de accountant de scope van onze VIC bepalen en de werkzaamheden uitvoeren. 2.3.2

Risico analyse ‘bijzondere’ transacties en gebeurtenissen 2021

Naast de risicoanalyse op de significante transactiestromen is het ook relevant te beoordelen in hoeverre er in 2021, naast de reguliere processen, er bijzondere transacties en gebeurtenissen zijn die specifieke (extra) aandacht behoeven van de interne controle of van het management (directie en concern control). Voor 2021 identificeren we in dit kader de volgende transacties en onderwerpen/gebeurtenissen: Vaststellen bestemmingsplan en grondexploitatie Wilderszijde Naar verwachting wordt in december 2021 het bestemmingsplan Wilderszijde vastgesteld. Onderdeel van dit bestemmingsplan vormt de toets op ‘financiële’ haalbaarheid en daarmee de grondexploitatie Wilderszijde. Gezien de omvang van dit project (huidige balanswaarde rond de € 30 miljoen en baten en lasten GREX boven de € 100 miljoen) is extra aandacht nodig voor de ‘robuustheid’ van de grondexploitatie en daarmee de (juiste) waardering van het project, de juiste verantwoording van het project in de jaarstukken 2021 (splitsen in actieve grex en anterieure overeenkomst) en in relatie tot de contracten zaken als rechtmatige totstandkoming hiervan (inclusief toets op Staatssteun risico’s).

Met het projectteam Wilderszijde zijn in dit kader afspraken gemaakt over de uit te voeren toetsen intern (door team grondzaken, financiën en concern control) en extern (toets op de onderbouwing van de grondexploitatie door een gespecialiseerd bureau en toets op de juridische rechtmatigheid door een juridisch bureau). De ‘scope’ van deze werkzaamheden is ook afgestemd met de externe accountant. Aanschaf aandelen Stedin en dividend Stedin In 2021 besloot de gemeenteraad tot aanschaf van aandelen Stedin. De omvang van deze transactie is significant gezien de omvang van de transactie (circa € 11-13 miljoen). Daarnaast speelt daarbij nog het vraagstuk hoe (per wanneer) het cumulatief preferent dividend moet worden verantwoord. Met ingang van 2021 of vanaf 2022. Met de accountant maakten we afspraken over de aan te leveren onderbouwing van de transactie. We bepalen een standpunt t.a.v. de wijze waarop het dividend wordt verantwoord en waar nodig stemmen we dit standpunt af met de commissie BBV.

2.4

Frauderisicoanalyse

Jaarlijks maakt de concerncontroller een frauderisicoanalyse. Doel hiervan is frauderisico’s in kaart te brengen en na te gaan welke maatregelen het college en de organisatie nemen om deze risico’s te beheersen c.q. terug te brengen naar een (financieel) aanvaardbaar niveau. Het uitvoeren van deze analyse zorgt voor een fundamentele rol bij het ontwikkelen en implementeren van de interne beheersingsmaatregelen. Tevens zorgt dit ervoor dat de zwakke plekken in de processen in kaart worden gebracht en bewustzijn wordt gecreëerd. Om die laatste reden bespreken we ook jaarlijks de analyse in directie en worden de uitkomsten gedeeld met de teammanagers en het college (als ingekomen stuk). Er bestaat reeds een intern ontwikkeld format dat wordt gebruikt voor deze analyse. De laatste actualisatie (begin 2021) is toegevoegd bij dit plan als bijlage 3.

7

3

Controle aanpak en uitvoering

3.1

Opzet werkprogramma

Om de VIC op een gestructureerde en uniforme wijze uit te voeren zal in 2021 voor iedere significante transactiestroom een werkprogramma worden opgesteld. Dit werkprogramma zal bestaan uit de volgende onderdelen: Systeemgericht: 1. Een procesbeschrijving op basis van een interview met de proceseigenaren om de opzet in kaart te brengen. 2. Een lijncontrole om het bestaan te toetsen van de opzet. 3. Gegevensgerichte waarnemingen, waarbij middels steekproef wordt vastgesteld of de geselecteerde transactie getrouw en rechtmatig tot stand is gekomen. 4. Concluderend memo met de bevindingen en werkzaamheden die zijn uitgevoerd. Voor het boekjaar 2022 zullen wij, met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording, bovenstaande werkzaamheden uitbreiden met een verdere verdieping van onze VIC en daarbij zelfstandig een controleprogramma opstellen per transactiestroom op basis van onderstaande punten: 5. De controledoelstelling: Hierin wordt beschreven welke beweringen (juistheid/ volledigheid/ bestaan/ waardering/ presentatie/ rechtmatigheid) zullen worden gecontroleerd. 6. Wet en regelgeving: Welke wet en regelgeving is van toepassing op deze transactiestroom. Daarnaast zal hierin ook de interne regelgeving worden opgenomen waaraan voldaan dient te worden. Op basis hiervan wordt het normenkader dan ook vastgesteld. 7.

Bevindingen uit voorgaande perioden: Hierbij zal worden vastgesteld of de accountant bevindingen heeft gerapporteerd in het accountantsverslag of managementletter waarmee rekening dient te worden gehouden bij de controle van de transactiestroom en in welke mate dit een verhoging oplevert van het risicoprofiel. 8. Een risicoanalyse: in dit onderdeel zal worden vastgesteld welke risico’s er spelen binnen de transactiestroom en zal ook een classificatie worden gegeven aan deze risico’s. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van de formule: Kans * impact. Op het moment dat de kans op een risico groot is en de impact eveneens groot (bijvoorbeeld een aanbestedingsfout), zal dit leiden tot een grotere omvang aan waarnemingen dan op het moment dat de impact en de kans laag zijn (bijvoorbeeld een foutieve toerekening van rente). 9. Beschrijving van de werkzaamheden: Op basis van de hierboven genoemde stappen zullen de werkzaamheden worden beschreven die uitgevoerd zullen worden om de risico’s tot een aanvaardbaar niveau te verminderen. Op basis van bovenstaande stappen kan achteraf worden vastgesteld per transactiestroom of de baten, lasten en balansmutaties getrouw en rechtmatig zijn verantwoord in de administratie van de gemeente.

3.2

Uitvoering controle

3.2.1

Steekproefbepaling en selecties

In overleg met de accountant zullen de steekproefaantallen worden bepaald, als ook de selectie aan waarnemingen die gecontroleerd dienen te worden. Hierbij zullen onderling afspraken worden gemaakt over wie de steekproef trekt en op basis van welke informatie deze steekproeven worden getrokken. Bij het uitvoeren van de steekproeven door de gemeente zelf, zal worden gewaarborgd dat deze objectief tot stand komen. Hiervoor zullen de volgende maatregelen getroffen worden:

8

1. De steekproef zal worden getrokken door een medewerker die niet betrokken is bij de uitvoering van de transactiestroom. 2. De steekproef zal niet worden getrokken door de medewerker die belast is met de uitvoering van de VIC op de transactiestroom. Dit om het risico te ondervangen van het terugleggen van een geselecteerde waarneming bij constatering van een fout. 3. De vastlegging van de steekproef vindt op een dusdanige wijze plaats dat achteraf door een onafhankelijke derde vast te stellen is, en te reproduceren is, op welke wijze de waarnemingen uit de steekproef zijn bepaald en dat hierbij geen sprake is geweest van willekeur. 3.2.2 Uitvoering van controles en review hierop De uitvoering van de daadwerkelijke controles zal plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van de Concernstaf (en door medewerkers die niet betrokken zijn bij het primaire proces zelf). Alle uitgevoerde werkzaamheden zullen na afronding worden getoetst door een tweede medewerker van de afdeling concernstaf of de concerncontroller om de kwaliteit van de werkzaamheden te waarborgen. Deze review zal zich richten op de volgende punten: 1. Zijn de werkzaamheden volledig uitgevoerd. Dit houdt in: a. Zijn alle geselecteerde waarnemingen betrokken in de controle?; b. Zijn alle controlepunten gecontroleerd en is bij elke waarneming een conclusie getrokken? 2.

Zijn de uitkomsten van de controlewerkzaamheden reproduceerbaar en sluiten deze aan op de gebruikte brondocumentatie. Hierbij zal worden gecontroleerd op: a. Is in voldoende mate duidelijk uit de aantekeningen welke documenten zijn gebruikt voor de controle?; b. Komt de reviewer tot dezelfde conclusie per deelwaarneming op basis van een “reperformance” van de werkzaamheden?; c. Zijn alle gehanteerde stukken, welke ten grondslag liggen aan de controlewerkzaamheden, ook opgenomen in het controledossier of ligt in afdoende mate vast waar deze documentatie is gearchiveerd binnen het proces? 3. Is de totaalconclusie over de transactiestroom en zijn de bevindingen in overeenstemming met de vastgelegde werkzaamheden? 3.2.3 Op welke criteria ’s wordt getoetst Tijdens de uitvoering van de controle zullen onderstaande rechtmatigheidscriteria in acht worden genomen. De eerste zes criteria hebben naast de rechtmatigheid ook betrekking op de getrouwheid van de jaarrekening. De overige drie criteria zijn aanvullend op decentrale overheden. De eerste vijf criteria en 8 het volledigheidscriterium zien toe op de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door het College. Over deze criteria wordt straks niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording.

Deze criteria blijven onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant. Het begrotingscriterium (6), voorwaardencriterium (7) en criterium misbruik en oneigenlijk gebruik (9) komen (waarschijnlijk) vanaf 2022 expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording van het college.

9

#

Rechtmatigheidscriteria

Omschrijving De financiële beheers handeling Aanvaardbaarheidscriterium past binnen de gestelde kaders 1 De betaling is gedaan aan de juiste persoon of organisatie 2 Adresseringscriterium Zijn de vastgestelde bedrag juist berekend conform brondocument 3 Calculatiecriterium Juistheid van de geleverde goederen of diensten leveringscriterium 4

5 valuteringscriterium

6 Begrotingscriterium

7 Voorwaardencriterium

8 Volledigheidscriterium Misbruik en oneigenlijk 9 gebruik criterium

Het tijdstip van betalingen en de verplichtingen is juist De financiële beheers handeling past binnen de vastgestelde begroting De financiële beheersbaar handeling voldoet aan de geldende regelgeving

Alle te verantwoorden opbrengsten zijn verantwoord het beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik is nagevolgd

Voorbeeld Subsidieregelingen, inkoop van goederen / diensten Al het betalingsverkeer Facturen, huuropbrengsten, legesbedragen, uurtarieven (sociaal domein) Prestatielevering van inkopen van goederen en/of diensten Het toerekenen van de kosten/baten aan de juiste boekjaren Overschrijden van een programma Subsidievoorwaarden, aanbestedingen, belastingwetgeving Legesopbrengsten, grondverkopen, diverse belastingheffingen, verhuuropbrengsten, dividend

Subsidieregelingen, uitkeringen

3.2.4 Werkwijze bij constateren van fouten of onzekerheden Vanuit de controles kunnen fouten of onzekerheden worden geconstateerd die invloed kunnen hebben op de jaarrekening of jaarverantwoordingen. Op het moment van het constateren van een fout zullen werkstappen worden uitgevoerd om de fout of onzekerheid te kwantificeren en kwalificeren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een incidentele fout en een structurele fout. Om te bepalen of sprake is van een incidentele of structurele fout zal eerst een oorzaakanalyse dienen te worden uitgevoerd op de ontdekte fout of onzekerheid. Hierbij wordt vastgesteld waardoor de fout heeft kunnen ontstaan en of hier sprake is van een incidentele fout of een structurele fout. Incidentele fout: hiervan is sprake wanneer sprake is van een bijzondere transactie die slechts beperkt voorkomt in de populatie. Structurele fout: Een fout die vaker voor kan komen in de populatie, doordat bijvoorbeeld een beheersmaatregel ontbreekt in het proces of dat sprake is van een foutieve interpretatie door een medewerker. Wanneer sprake is van een incidentele fout zal de omvang van de fout worden bepaald en worden vastgesteld of hiervoor nog reparatie mogelijkheden zijn om de fout of onzekerheid weg te nemen voor de jaarrekening of jaarverantwoording. Wanneer de mogelijk er is, wordt de fout of onzekerheid hersteld.

Wanneer deze mogelijkheid niet aanwezig is, zal de fout worden gerapporteerd.

10

Bij het voorkomen van een structurele fout zal op basis van onderstaande beslisboom worden bepaald welke werkzaamheden aanvullend dienen te worden uitgevoerd: 1. Bepalen of fout te isoleren is naar een beperkte deelpopulatie: Hierbij zal worden vastgesteld of de fout betrekking heeft op de totale populatie of dat de constatering enkel voor kan komen in een beperkte deelmassa van de transactiestroom. 2. Extrapoleren van de constatering: Hierbij wordt het percentage van de fout in relatie tot de steekproefomvang afgezet tegen de totale transactiestroom of de deelpopulatie waartoe deze behoort. Op basis hiervan kan worden vastgesteld wat de maximale fout is op basis van de constatering. 3. Wanneer de maximale fout binnen de gestelde toleranties blijft, zullen er geen aanvullende controlewerkzaamheden worden uitgevoerd. Wanneer sprake is van een overschrijding van de toleranties zal de steekproef worden uitgebreid om op die wijze de maximale fout te verkleinen.

4

Rapportage momenten

Over de uitkomsten van de interne controle wordt tweemaal per jaar gerapporteerd. Dit zal plaatsvinden buiten de huidige P&C-documenten. Dit met name omdat de timing van deze documenten ongunstig valt in combinatie met de uit te voeren interne controles. Vanaf 2021 zal in september worden gerapporteerd over de uitkomsten van de VIC over het eerste halfjaar. In februari zal, vooruitlopend op de rapportering in de jaarrekening, de uitkomsten van de VIC’s over geheel 2021 worden weergegeven. Met betrekking tot de rapportering van de uitkomsten uit de interne controles zullen de volgende onderdelen worden gerapporteerd: 1. De uitgevoerde werkzaamheden per transactiestroom, waarbij wordt ingegaan op de volgende aspecten: a. De gecontroleerde aantallen; b. De uitkomsten van deze gecontroleerde waarnemingen; c. Eventuele verbeterpunten en risico’s voor de jaarrekening en jaarverantwoordingen; d. Eventuele verbeterpunten in de procesmatige handelingen m.b.t. de interne controle; e. Of de controles op schema lopen of dat er achterstanden zijn in de uitvoering van de controles.

11