T16.02321 Nota verbonden partijen 2016-2020

Taken van de ambtelijke contactpersoon verbonden partijen (accounthouder)  De contactpersoon onderhoudt regelmatig op ambtelijk niveau contact met de verbonden partij.  Contactpersoon is verantwoordelijk voor de verbonden partij. Hij werkt nauw samen met de financieel adviseur.  Bieden van inhoudelijke en beleidsmatige ondersteuning aan de portefeuillehouder en in voorkomende gevallen aan college en/of raad. Regelmatig overleg met de portefeuillehouder (in stafoverleg) over de verbonden partij.  Het in gang zetten van de noodzakelijk procedures bij de ontvangst van stukken. De contactpersoon hanteert hierbij –indien nodig en in nauwe afstemming met de griffie- het stroomschema en werkwijze “indienen zienswijze verbonden partijen” (T12.19511).  Indienen zienswijze op de begroting van een gemeenschappelijke regeling.  Vult het zakendossier in corsa voor de eigen verbonden partij.  Verantwoordelijk voor het schriftelijk kenbaar maken van de besluiten van college en/of raad aan het (algemeen) bestuur van de verbonden partij.  Het mede opstellen van de paragraaf verbonden partijen voor de (verantwoording van de) jaarrekening en begroting.  Het invullen van de jaarlijkse factsheets inclusief financiële en bestuurlijke analyse.  Het invullen van de bestuurlijke planning voor verbonden partijen.

Werkafspraken over de informatievoorziening aan de raad  Jaarlijks rond 1 september ontvangt de raad de geactualiseerde factsheets, zodat de raad de focus kan bepalen. De informatie uit de jaarverslagen en jaarrekeningen van de verbonden partijen –als deze voor 1 juli worden vastgesteld- kan dan in deze factsheets verwerkt worden wat de actualiteit ten goede komt.  Op basis van de factsheet kan de raad om een informatieavond verzoeken waarin de betrokken verbonden partij nader toegelicht wordt. Zo een informatieavond wordt door de contactpersoon georganiseerd.  De ambtelijke contactpersoon is verantwoordelijk voor actieve informatieverstrekking van ‘zijn’ verbonden partij via college aan raad. Dit vindt plaats via terugkoppeling in de commissievergaderingen en het actief (laten) plaatsen van informatie op het RIS. Hij houdt de

nota verbonden partijen 2016 - 2020

Pagina 23/27

T16.02321



tijdige levering van de ontwerpbegroting, jaarrekening en andere relevante stukken in de gaten en informeert de griffie daarover. Het format van de factsheets wordt gebruikt om zowel de raad jaarlijks te informeren als om de input te leveren voor de gemeentelijke jaarstukken.

Taken griffie  Draagt zorg voor het plaatsen van informatie op het RIS (bestuursverslagen, bestuursrapportages, agenda’s) of het opnemen van verwijzingen naar websites van de verbonden partijen iom contactpersonen VP.  Hanteert in overleg met de ambtelijk contactpersoon de aangepaste werkwijze voor het indienen van een zienswijze en/of maakt afspraken over het tijdig aanleveren van de stukken.  Draagt zorg voor een speciale raadsvergadering in juni voor het behandelingen van de zienswijzen op begroting van de gemeenschappelijke regelingen.  Informeert coördinator verbonden partijen over stukken die rechtstreeks bij de griffie binnen komen.

nota verbonden partijen 2016 - 2020

Pagina 24/27

T16.02321

Bijlage 2

Format factsheet

Naam verbonden partij Datum van oprichting Vestigingsplaats * Deelnemende partijen Namen van vertegenwoordiging LL in AB en DB; AVA danwel Rvc. (Hoe ziet ons bestuurlijk belang eruit?) Soort regeling (college, raadsregeling of gemengde regeling, burgemeestersregeling) Naam ambtelijk contactpersoon, vervanger en financieel adviseur Belangrijke vergaderdata (AB/DB of AVA/RvC) in 2016 (en 2017 indien bekend) Aanleverdata ontwerpbegroting en jaarverslag Doelstelling van de VP. (Hoe ziet ons publiek belang eruit? ) Veranderingen in 2016 en 2017 in het bestuurlijke en publieke belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft.

Financieel Wat draagt LL financieel bij aan deze VP? (Hoe ziet ons financieel belang eruit?) Eigen vermogen begin en einde begrotingsjaar 2015 (Uit: jaarrekening 2015) Vreemd vermogen begin en einde begrotingsjaar 2015* (Uit: jaarrekening 2015) Financieel resultaat 2015 (Uit: jaarrekening 2015) Hoe is de accountantscontrole geregeld? Veranderingen gedurende het begrotingsjaar 2015 in het financiële belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft* Welke mogelijke veranderingen in de financiële bijdrage van LL of wijzigingen in systematiek van bijdragen zijn er de komende 2 jaar te verwachten voor LL? Welke financiële risico’s zijn er nu bekend? Prestaties en perspectief Beschrijving activiteiten en prestaties in 2014 en eerste helft 2015 (Uit jaarverslag 2015 en jaarplan 2016) Wat zijn de beleidsvoornemens en ontwikkelingen in 2016 en 2017? (Uit visie gerelateerde documenten) Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten of mogelijke knelpunten voor LL de komende 2 jaar? Evaluatie en doelmatigheidsanalyse (In hoeverre draagt de verbonden partij nog bij aan het oorspronkelijke doel en de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen?) Resultaat financiële en bestuurlijke (inhoudelijke) risicoanalyse met toelichting.

nota verbonden partijen 2016 - 2020

Pagina 25/27

T16.02321

Bijlage 3

Overzicht verbonden partijen en vertegenwoordiging9

Verbonden Partij

Leden

GR Bleizo

Albert Abee (AB en DB) Jeroen Heuvelink (AB en DB)

Rekeningcommissie Bleizo

GR Bedrijvenschap Hoefweg

Plaatsvervangende Leden Simon Fortuijn (DB) Ankie van Tatenhove (AB) Simon Fortuijn (AB)

Erik Kampinga (AB) Henk Meester(AB) Jan van der Laan Eddy Neeleman

Ineke den Heijer (AB) Petra Verhoef (AB) Hans van der Stelt

Albert Abee10 (AB en DB) Jeroen Heuvelink (AB en DB)

Simon Fortuijn (AB en DB) Ankie van Tatenhove (AB en DB) Kathy Arends (AB) Petra Verhoef (AB)

Leon Erwich (AB) Eric Kampinga (AB) GR Schadevergoedings-schap HSL-Zuid

Albert Abee (AB en DB)

Simon Fortuijn (AB)

GR Stadsregio Rotterdam in liquidatie (tot 1 juli 2016)

Pieter van de Stadt (AB)

Albert Abee ( AB)

GR Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Pieter van de Stadt (AB en DB)11

Simon Fortuijn ( AB)

Eneco AvA afgevaardigde

Albert Abee (AvA en aandeelhouderscommissie) Albert Abee (AB)

Geen

GR Metropoolregio

Pieter van de Stadt (AB)

Simon Fortuijn (AB)

Bestuurscommissie EV

Albert Abee (lid en plv. vz)

Bestuurscommissie VA

Simon Fortuijn (lid)

Adviescommissie EV

Gerard Bovens (lid) Jurjen Dieleman (lid) Raadslid vacature (lid) Jan Pieter Blonk (lid) Hans van der Stelt (lid)

SVHW samenwerkingsverband Vastgoedinformatie, Heffingen en Waardebepaling

Adviescommissie VA Rekeningcommissie 9

Simon Fortuijn (AB)

Michiel Muis Gerard Bovens

Stand van zaken 9 februari 2016

10

Albert is (namens het bedrijvenschap Hoefweg) afgevaardigde in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van

Prisma Bleiswijk Beheer bv 11

Het AB bestaat uit alle burgemeesters van de deelnemende gemeenten.

nota verbonden partijen 2016 - 2020

Pagina 26/27

T16.02321

Bank Nederlandse Gemeenten GR DCMR Milieudienst Rijnmond

Albert Abee (AVA) Jeroen Heuvelink (AB)12

Simon Fortuyn (plv AVA) Simon Fortuijn (AB)

GR Groenzone Berkel-Pijnacker-Nootdorp (geliquideerd per 1-1-2016)

Jeroen Heuvelink(AB en DB) Raadslid (AB) Ivana Citterbartova (AB)

Simon Fortuijn (AB en DB) Michiel Muis (AB) Jan Pieter Blonk (AB)

GR Recreatieschap Rottemeren

Jeroen Heuvelink(AB en DB) Ineke den Heijer (AB) Kathy Arends (AB)

Dunea AvA afgevaardigde

Albert Abee (AvA)

Simon Fortuijn (AB en DB) Eddy Neeleman Jan Pieter Blonk Geen

Stichting Parkmanagement Bedrijvenpark Oudeland (PMBO)

Ambtelijk Ruud de Prez (B&O) Edwin Klop (E&MO)

Geen

GR GGD Rotterdam-Rijnmond

Ankie van Tatenhove (AB)

Jeroen Heuvelink (AB)

GR Jeugdhulp

Jeroen Heuvelink (AB en DB)

Ankie van Tatenhove (AB)

Bestuurlijk coördinator verbonden partijen

Pieter van de Stadt

Ambtelijk coördinator verbonden partijen

Karin Koemans

12

één DB-lid wordt door en uit het AB aangewezen op bindende voordracht van de colleges van B&W van de gemeenten

Maassluis, Lansingerland, Schiedam en Vlaardingen nota verbonden partijen 2016 - 2020

Pagina 27/27