[T14.02358] Protocol geheime stukken en besloten vergaderingen gemeenteraad Lansingerland 2014

T14.02358

Protocol geheime stukken en besloten vergaderingen gemeenteraad Lansingerland 2014 Algemeen 1. Vergaderingen van de gemeenteraad zijn openbaar (artikel 23 lid 1 Gemeentewet). 2. Tot geheimhouding van stukken of van het ter vergadering behandelde kan slechts worden besloten op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) (artikel 25 Gemeentewet). 3. Wie geheimhouding schendt maakt zich schuldig aan een strafbaar feit (artikel 272 Wetboek van Strafrecht). Geheime stukken 4. Geheimhouding kan alleen worden opgelegd op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wob (artikel 25, lid 2 Gemeentewet). 5. Op alle geheime stukken wordt duidelijk aangegeven dat een stuk geheim is door op het stuk zelf het woord “geheim” te zetten (vgl. artikel 25 lid 2 Gemeentewet) via het watermerk. 6. Alleen de gegevens of het onderdeel van een stuk dat geheim is, wordt ter geheimhouding voorgelegd. Openbaarheid is immers het uitgangspunt. 7. De griffier bepaalt, afhankelijk van de inhoud van geheime stukken, op welke wijze geheime stukken worden verstrekt aan raads- en commissieleden. Opleggen geheimhouding 8. Als het college, burgemeester of een raadscommissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan de raad, moet de raad in zijn eerstvolgende vergadering besluiten de geheimhouding wel of niet te bekrachtigen (artikel 25 lid 3 Gemeentewet). 9.

Het orgaan dat de raad verzoekt om geheimhouding op te leggen, is verantwoordelijk voor het raadsvoorstel om deze geheimhouding te bekrachtigen. Dit voorstel is openbaar en bevat de motivering, het bereik en de termijn van geheimhouding, alsmede de datum waarop het desbetreffende orgaan geheimhouding heeft opgelegd. 10. De bekrachtiging gebeurt in de eerstvolgende vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal van de zitting hebbende leden is bezocht (artikel 25 lid 3 Gemeentewet). Bekrachtiging geheimhouding is een vast agendapunt bij de openbare raadsvergaderingen. 11. Als de raad de geheimhouding niet bekrachtigt, vervalt de geheimhoudingsplicht per direct (artikel 25 lid 3 Gemeentewet). 12. Als de raad de geheimhouding bekrachtigt door middel van een raadsbesluit, geldt de geheimhoudingsplicht tot de raad deze opheft (artikel 25 lid 4 Gemeentewet). 13. Als het college, de burgemeester of de voorzitter van een commissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan leden van de raad in plaats van de gehele raad ( of aan een commissie) is geen bekrachtiging nodig (artikel 25 lid 4 juncto artikel 86 lid 2 Gemeentewet). De geheimhouding wordt in deze gevallen in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd deze opheft.

Wanneer het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd geldt de geheimhouding totdat de raad deze opheft. Het stuk zelf bevat in dat geval de informatie over het waarom, wat en de termijn van de geheimhouding en de datum waarop geheimhouding is opgelegd. Opheffen geheimhouding 14. Opheffing van geheimhouding gebeurt door het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd. Opheffing van de geheimhouding gebeurt in de meeste gevallen door de raad (artikel 25 lid 4 Gemeentewet).

1

15. Om met regelmaat te kunnen beoordelen of de bij raadsbesluit bekrachtigde geheimhouding nog opgaat, ontvangt de raad eenmaal per half jaar van het college een register van alle stukken waarop in de voorafgaande periode geheimhouding is opgelegd. Op advies van het college beslist de raad op welke stukken de geheimhouding kan worden opgeheven. 16. Genoemd register is openbaar en wordt geplaatst op de website van de gemeente. 17. De stukken waarvan de geheimhouding is opgeheven worden op de gebruikelijk wijze ter inzage gelegd. Besloten vergadering 18. Als een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, gebeurt dit in een besloten vergadering. 19. De deuren kunnen ook worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. De raad of commissie besluit vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd (artikel 23 lid 2 Gemeentewet). 20. Dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, wordt in globale termen aangekondigd via een openbare agenda. 21. Van een besloten vergadering wordt een apart verslag gemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raad anders beslist (artikel 23 lid 4 Gemeentewet). Het betreffende orgaan stelt in de volgende besloten vergadering het verslag vast. 22.

Geheimhouding van het ter vergadering behandelde, wordt tijdens de vergadering zelf opgelegd (artikel 25 lid 1 Gemeentewet). 23. Raadsleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen. 24. Overige aanwezigen mogen aanwezig zijn uit naam van hun functie, bijvoorbeeld collegeleden met eventuele ambtelijke ondersteuning, commissieleden, medewerkers van de griffie, zulks ter beoordeling van de voorzitter. 25. Over de aanwezigheid van derden die niet vanuit hun functie aanwezig zijn besluit de raad of commissie op voorstel van de voorzitter. 26. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle personen die bij de behandeling in de vergadering aanwezig waren evenals alle personen die van het behandelde of van de stukken kennis dragen, bijvoorbeeld deskundigen, ambtenaren, de griffier, de burgemeester, commissieleden/niet raadsleden (artikel 25 lid 1).

2

Werkwijze griffie bij de uitvoering van het protocol geheime stukken en besloten vergaderingen Geheime stukken Algemeen De griffie houdt een inventarisatie bij van geheime stukken die aan de raad worden aangeboden. Naast toelichting op het waarom en de termijn van geheimhouding bevat de inventarisatie ook de datum en wijze van verstrekken en datum van bekrachtiging. Aanlevering Bij de aanlevering van geheime stukken controleert de griffie of het stuk vergezeld gaat van een voorstel tot bekrachtiging van de geheimhouding. Het voorstel bevat: Een gemotiveerde toelichting op grond van welk lid van artikel 10 Wob het stuk ter geheimhouding aan de raad wordt voorgelegd. Expliciete vermelding van wat geheim zou moeten zijn. Indien van toepassing is in het voorstel de termijn van geheimhouding aangegeven. De datum waarop het aanbiedende orgaan heeft besloten geheimhouding op te leggen. Tot slot controleert de griffie of op het stuk zelf is aangegeven dat het geheim is. Verstrekken De griffier bepaalt, afhankelijk van de inhoud van geheime stukken, op welke wijze geheime stukken worden verstrekt aan raads- en commissieleden. RIS Geheime stukken worden niet gepubliceerd op het RIS. Geheime stukken worden aan raadsleden fysiek verstrekt in een dubbele envelop. Op deze stukken staat het watermerk “geheim”.

Ter inzage Geheime stukken waarin gesproken wordt over het functioneren van bestuursorganen of benoeming van privépersonen in commissies (bezwaar en beroep/personele aangelegenheden) liggen ter inzage bij de griffier. Bekrachtigen en opheffen geheimhouding Over bekrachtiging en opheffing van geheimhouding wordt in een openbare vergadering bij openbaar raadsbesluit besloten. De griffie bereidt deze besluitvorming voor. Een voorstel om geheimhouding te bekrachtigen is tevens een uitleg aan de samenleving waarom een document niet openbaar kan zijn. Een dergelijk voorstel is naar zijn aard openbaar. Dat betekent dat de motivatie van de geheimhouding duidelijk en overtuigend is zonder de inhoud bloot te leggen. Een andere reden waarom een voorstel tot bekrachtiging geheimhouding zelf niet geheim is, is dat anders op dit voorstel ook weer geheimhouding moet worden opgelegd, die door middel van weer een volgend voorstel moet worden bekrachtigd, waar weer geheimhouding zou moeten worden opgelegd, etc. De bekrachtiging gebeurt in beginsel dus tijdens een openbare raadsvergadering. Er staat evenwel juridisch niets in de weg om deze bekrachtiging tijdens een besloten vergadering te laten plaatsvinden, mits deze zich maar afspeelt vanuit de eerstvolgende openbare raadsvergadering. Het verhandelde in beide vergaderingen moet als één proces worden gezien.

Om met regelmaat te kunnen beoordelen of de geheimhouding bij raadsbesluit geheim verklaarde stukken nog op gaat, houdt de griffie een lijst bij van stukken waarop de geheimhouding is bekrachtigd. Dit register wordt twee keer per jaar aan de raad aangeboden. De raad bepaalt op openbaar advies van het college of deze stukken nog steeds aan de criteria van geheimhouding voldoen. Zo ja, dan blijft de

3

geheimhouding van kracht. Wanneer een geheim stuk niet meer voldoet aan de geheimhoudingscriteria, heft de raad de geheimhouding op. Besloten vergaderingen Agenda Als een geheim stuk of onderwerp wordt besproken gebeurt dit in een besloten vergadering. Besloten vergaderingen worden via een openbare agenda aangekondigd. Indien nodig geschiedt dit in globale termen. Opleggen geheimhouding besprokene Geheimhouding van het ter vergadering behandelde, wordt tijdens de vergadering zelf opgelegd door de voorzitter te laten melden: “de commissie/de raad besluit: Geheimhouding op te leggen omtrent het in deze vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die daarbij aan de commissie/de raad zijn overlegd”. Facilitaire zaken De griffier draagt zorg voor: het stoppen van de internetuitzending het sluiten van de deuren het verwijderen van personen die de niet aanwezig mogen zijn.

4