Presentatie Beeldvormende Avond v5 PHO feedback

4 okt 2023

Beeldvormende Avond Raad Portfoliomanagement

Ruimtelijk Portfolio Overleg (REPO) Ø Waar komen we vandaan? Ø Waar staan we nu? Ø Hoe werkt de REPO-methodiek? Ø We nemen u mee in 2 casussen Ø Ontwikkelpunten Ø Ruimte voor vragen en gesprek 2

3

Waar komen we vandaan (1)? We wilden teveel tegelijkertijd doen Ø MIP niet gerealiseerd Ø Regulier werk deels uitgevoerd Ø Verstoringen in de uitvoering/projecten moeizaam afgerond Ø Initiatieven moeten wachten

Hoe krijgen we hier grip/sturing op?

4

Portfoliomanagement in 3 Domeinen (2): 2021: Directiebesluit om Portfoliomethodiek in te voeren: Ø Domein Bedrijfsvoering; met name ICT-projecten Ø Domein Samenleving, kwartiermaker gestart; met name beleidsprojecten Ø Domein Ruimte & Economie; fysieke/ruimtelijke projecten, ook uit Domein Samenleving (bijvoorbeeld sportvelden)

5

Waar staan we nu? We hebben een “stuur”, nu leren we autorijden Ø Structureel Portfolio-overleg ingesteld (REPO) Ø We hebben inzicht in de opgaven die er liggen Ø We hebben een objectieve methodiek om te prioriteren; gebaseerd op ervaringen elders (o.a. Rotterdam) Ø Bij dilemma’s maken we afgewogen keuzes Ø We rapporteren elk kwartaal aan het College

6

Hoe werkt de REPO-methodiek? Ø We hebben in- en externe initiatieven Ø Wordt een initiatief uitgevoerd? -> project Ø Alle initiatieven worden gescoord aan de hand van het afwegingskader Ø De afwegingskaders kennen deze criteria: v technische noodzakelijkheid, financieel afbreukrisico, politiek afbreukrisico, bestuurlijke doelen, wettelijke verplichting, bestuurlijke wenselijkheid, financiële consequenties en juridische consequenties

7

8

9

REPO-proces (1) Ø Initiatief komt binnen en wordt gescoord Ø Afhankelijk van de uitkomst geplaatst op de actieve lijst of de wachtlijst

Ø Hoe hoger de score, hoe hoger de uitvoeringsprioriteit Ø Na afronding van een project: v Welke capaciteit komt vrij om het volgende hoogst gescoorde initiatief op de wachtlijst te starten v Match tussen benodigde kennis en beschikbare uren v Bij afronding van een Bestemmingsplan kan daarna bijvoorbeeld geen vastgoed-project opgepakt worden 10

REPO-proces (2) Ø Soms krijgt een project geen hoge score, maar heeft toch prioriteit door bijvoorbeeld een politieke afspraak: v 2 sportvelden waarvoor een Amendement is aangenomen v LOO1 en LOO2, Zorghotel Bleiswijk, Opvang Asielzoekers en Bestemmingsplan Hoekeindseweg 147

11

12

13

14

15

Casus Klapwijkseweg Ø Bewoners ondernamen actie tegen ervaren geluidsoverlast Ø Raad nam initiatief om te bezien of onderhoud vervroegd kon worden/extra maatregelen mogelijk waren

Ø Vraag in REPO behandeld/uitkomst: v MIP moet via de Begroting aangepast worden v Andere geplande projecten moeten uitgesteld worden. In dit geval een wijkaanpak en het onderhoud van 2 sportvelden (die met een Amendement naar voren gehaald waren)

16

Casus LOO1/Top-prioriteit (1) Ø Oekraïne-oorlog: spoed-opvang vluchtelingen v LOO1 bovenaan de REPO-lijst als top-prioriteit v Organisatie springt hier direct op in v Ervaren (inhuur-) projectleider vrijgespeeld v Directievoerder en Projectmedewerker recent vrijgespeeld/geen Toezichthouder beschikbaar v Doel bereikt!

17

18

Casus LOO1/Top-prioriteit (2) Vrijspelen projectteamleden  Wijkaanpak Weidebloembuurt overgedragen naar nieuwe projectleider  Wijkaanpak Dorp-Zuid uitgesteld  Geen tijdige afkoppeling hemelwater  Bouw woningen Wilderszijde onder druk door gebrek aan afvoercapaciteit Hoogheemraadschap

19

Casus LOO1/Top-prioriteit (3) Ø Wijkaanpak Dorp-Zuid en Wilderszijde moeten door: v Extra capaciteit inhuren

Ø Extra aandacht voor: v Inwerktijd/inwerkcapaciteit, uniforme werkwijze conform Projectmatig Werken, continuïteit in projectbezetting, kwaliteitsborging, overdracht kennis en ervaring

20

Conclusies & ontwikkelpunten Ø Conclusies v We zijn meer in control v Er is veel onderlinge samenhang tussen projecten v Er is een grote wens om meer werk op te pakken v We zetten onze capaciteit slim in

Ø Ontwikkelpunten o

Verfijnen van onze personeelsplanningen

o

Betere sturing op projectuitvoering volgens planning

o

Betere analyse van vertragende factoren in de uitvoering

o

Uitbreiding personele capaciteit 21

Wij zijn benieuwd naar uw reacties Vragen? Opmerkingen? Suggesties?

22