Memo voor 19 januari sessie afspraken voor verkenning en formatie (griffie)

Memo voor gesprek over afspraken rondom het (in)formatieproces op 19 januari Aan:

Lijsttrekkers en vertegenwoordigers van politieke partijen die deelnemen aan de gemeenteraadsverkiezingen in Lansingerland

Op 25 november kregen lijsttrekkers en kandidaat-raadsleden een uitleg over het proces van formeren in de lokale democratie en hoe dat idealiter vorm te geven. Er is weinig vastgelegd over hoe dit proces hoort te gaan of ‘moet’. Wel is op basis van ervaringen het algemene advies (bijvoorbeeld van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden) om vooraf met elkaar (alle fracties) een aantal afspraken te maken over de spelregels van het (in)formatieproces. Dit memo maakt de keuzes inzichtelijk. Er is ook gekeken naar hoe één en ander in 2022 (rondom de vorige verkiezingen) in Lansingerland is aangepakt. De vragen in dit memo zijn onderwerp van gesprek tijdens de sessie van 19 januari. Proces 19 januari: sessie met lijsttrekkers over de keuzes en uitgangspunten Ter voorbereiding is de vraag om de inhoud van deze notitie te bespreken met jullie achterban. Onder leiding van de burgemeester wordt op 19 januari gekeken naar welke procesafspraken in welke vorm al gemaakt kunnen worden. Reden dat dit wordt voorgesteld is om de (in)formatie meer een proces van de hele raad te laten zijn en zaken goed voor te bereiden in alle transparantie. De bijeenkomst van lijsttrekkers heeft officieel geen formele status. De afspraken hebben meer de status van ‘gentle(wo)mens agreement’. De lijsttrekkers kunnen samen met een ander kandidaat-raadslid plaatsnemen op de raadsplekken in de raadzaal.

Overige raads- en bestuursleden kunnen meekijken vanaf de publieke tribune. 24 maart: duidingsdebat Het duidingsdebat is het moment om de voorbereide afspraken vast te stellen. De op 18 maart (gekozen) vertegenwoordigers van de partijen worden voor dit debat uitgenodigd. Nb.: aanvaarding benoeming (27 maart) en benoeming nieuwe raad (1 april). Tijdens het duidingsdebat komen de volgende onderwerpen aan de orde: • Een eerste reactie op de verkiezingsuitslag • Het vaststellen van het formatieprotocol als leidraad voor de gesprekken • Het type bestuursvorming dat de fracties voor ogen hebben • De keuze voor een verkenner die de bestuursvorming kan leiden in minimaal de verkenningsfase (en eventueel ook formeerfase) • (Verwachtingen voor) De opdracht aan de verkenner

1. Formatieprotocol Een formatieprotocol is een hulpmiddel om de basisafspraken over het proces van (in)formeren duidelijk en transparant vast te leggen. Voor alle politieke partijen, maar ook voor inwoners, maatschappelijke organisaties, bedrijven en media. Het biedt houvast en een basis van waaruit er gewerkt kan worden en zorgt voor zorgvuldigheid. Het protocol geeft vooraf duidelijkheid aan de partijen over wat ze van elkaar verwachten en voorkomt daarmee discussies en interventies tijdens het proces. Het geeft ook invulling aan de rol van de gemeentelijke driehoek: burgemeester, griffier/griffie en de gemeentesecretaris/ambtelijke organisatie.

Op 19 januari wordt besproken: 1. Of er een formatieprotocol komt en wat erin staat Het advies van de griffie is om dit te doen. Een eerste aanzet is als bijlage toegevoegd. Deze kan op basis van de bespreking op 19 januari worden aangepast en aangevuld. En tijdens het duidingsdebat na de verkiezingen worden vastgesteld. 2. De (in)formateur Nadat de gemeenteraad is verkozen en alle formaliteiten (aanvaarding en benoeming) zijn verricht, starten de besprekingen voor een bestuursprogramma en nieuw college. Veel gemeenten werken tijdens deze gesprekken met een (in)formateur. Meestal is deze persoon degene die verkent welke partijen (en in welke samenstelling) deel willen nemen aan een college, die de gesprekken neutraal leidt, die een doorbraak bij knelpunten stimuleert en het resultaat voor ogen houdt. Voor een succesvol resultaat is het belangrijk dat deze persoon het vertrouwen heeft van alle partijen. Op 19 januari wordt besproken: 1. Of er een (in)formateur komt en welk de (in)formateur moet hebben Necker 2025 geeft als competenties mee: bescheiden, onafhankelijk, analytisch, politieke antenne, inlevingsvermogen en werken onder druk. Wat willen jullie hier eventueel nog aan toevoegen? 2. Hoe de (in)formateur gekozen wordt In 2022 leverde elke fractie 2 namen aan (via de griffie).

De persoon die het meest werd genoemd, is vooraf benaderd (kan door griffier/burgemeester) en gevraagd beschikbaar te zijn. Dit heeft als voordelen: een breed draagvlak en veel kans dat deze persoon beschikbaar is. Een alternatief is dat de grootste partij na de verkiezingen zelf een verkenner zoekt en aanstelt. 3. Welke afspraken er te maken zijn over tussentijdse terugkoppeling en communicatie (eindverslag verkenning met advies voor vervolg) In 2022 is dit via een plenair overleg met alle onderhandelaars gegaan, waarbij de informateur verslag deed van de bevindingen tijdens het informatieproces. Ook is toen het concept persbericht besproken voor verzending. 4. Welke afspraken er te maken zijn over de overstap van de verkenningsfase naar de formatiefase In 2022 was de informateur dezelfde persoon als de formateur.

3. Bestuursvorming Tijdens de bijeenkomst op 25 november zijn de voor- en nadelen van een coalitieakkoord en een raadsakkoord besproken (zie bijgevoegde sheets). In een model ziet dit er als volgt uit:

Op de horizontale as zijn de twee doelen van het formatieproces terug te vinden: de vorming van een college en het opstellen van een bestuursprogramma. De verticale as geeft de mate weer waarin wordt gewerkt met een eenvoudige meerderheid (de helft +1), dan wel de intentie om te komen tot raadsbrede overeenstemming. Binnen dit schema zijn allerlei combinaties en mengvormen mogelijk. De partijen in Lansingerland (zowel coalitie als oppositie) spraken tijdens dit overleg uit dat de mengvorm (akkoord op hoofdlijnen waarin er ruimte is voor wisselende meerderheden (‘samen besturen’)) van de laatste 4 jaar als positief is ervaren. In een overdrachtsdocument (afronding februari 2026) geeft de oude raad een advies mee aan de nieuwe raad over de bestuurscultuur en het raadswerk. Zoals het samen besturen, dualisme, omgang met het college en met elkaar.

Op 19 januari wordt besproken: - Zijn er elementen van raadsbreed werken die jullie expliciet willen meegeven? Hoe kijken jullie aan tegen een beperkt coalitieakkoord en het zoeken naar (brede) meerderheden door het college? Wat verstaan jullie onder een breed draagvlak?

4. Rollen van relevante spelers 4.1 De burgemeester In artikel 35 van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de collegeonderhandelingen. De burgemeester krijgt dan de gelegenheid om zijn/haar opvattingen over voorstellen van het college-/raadsprogramma kenbaar te maken. Het is officieel aan de onderhandelaars om te bepalen op welke wijze zij de burgemeester exact een rol willen geven in de collegeonderhandelingen. Maar in de praktijk heeft de burgemeester vaak een veel grotere rol. De verkenner kan de burgemeester inschakelen voor werkzaamheden van procesmatige aard. Verder kan de burgemeester een onafhankelijke rol spelen en waken over de omgangsvormen door de emoties - die vaak ontstaan in formatieprocessen – te verzachten via handreikingen die gericht zijn op functionaliteit, zakelijkheid, begrip et cetera. Ook heeft de burgemeester zelf een inhoudelijke portefeuille (minimaal OOV) en kunnen hem ook andere portefeuilles worden toebedeeld, waardoor het niet meer dan logisch is om de burgemeester ook actief te betrekken bij de collegeonderhandelingen. De burgemeester heeft tenslotte een wettelijke rol op integriteitsterrein en is verantwoordelijk voor het onderzoek risicoanalyse integriteit van kandidaat wethouders.

4.2 De griffier/griffie De griffier is bij wet aangesteld als eerste adviseur van de raad als geheel, van raadsfracties afzonderlijk en van individuele raadsleden (artikel 107 Gemeentewet). Vanzelfsprekend kan op de griffier in dit proces dus een beroep worden gedaan voor begeleiding en deskundig advies aan alle fracties. De rol van de griffie(r) tijdens de verkenning en formatiebesprekingen is die van adviseur/klankbord voor procesmatige dilemma’s. 4.3 De gemeentesecretaris/ambtelijke organisatie De gemeentesecretaris is met name aan zet als het gaat om het leveren van inhoudelijke adviezen (beleidsmatig en financieel, portefeuilleverdeling et cetera) op de diverse beleidsterreinen. Ook levert de gemeentesecretaris de ambtelijke ondersteuning. In de praktijk blijkt dat een ambtelijk ondersteuner bij de formatiegesprekken een positieve bijdrage levert aan de snelheid van het proces. Dit doet hij/zij door het leveren van inhoudelijk inzicht (bijvoorbeeld door vooraf de verkiezingsprogramma’s inhoudelijk te

vergelijken), door afstemming te zoeken binnen de ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld via de gemeentesecretaris een financiële doorrekening te vragen of het regelen van inhoudelijke presentaties over onderwerpen) en door het akkoord daadwerkelijk te schrijven. De ambtelijke organisatie is van plan om net als in 2022 een overdrachtsdossier aan de nieuwe raad te leveren: deel 1 voor alle raadsleden en een deel 2 voor de formerende partijen. Gezamenlijke ondersteuning (in)formatieproces Tijdens het (in)formatieproces in 2022 werden de (in) formateur en onderhandelaars zowel in de verkennende als formerende fase bijgestaan door een afgevaardigde van de griffie en de ambtelijke organisatie. Dit werd door alle deelnemers als positief ervaren. De ondersteuning bestaat onder andere uit het noteren van afspraken, het opstellen van (externe) communicatieboodschappen en advisering over het proces en de organisatorische ondersteuning. Ook kunnen zij zorgen voor het laten aanschuiven van extra ambtenaren met inhoudelijke en specifieke kennis en het (concept)akkoord opstellen en doorrekenen. De ondersteuning maakt samen met de (in)formateur en onderhandelaars een specifiekere taakverdeling.

Op 19 januari wordt besproken: 1. Of er nog aanvullingen zijn op de geschetste rollen van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris.

5. Betrekken van de niet formerende partijen en communicatie De verkenner of formateur geeft in overleg met de betrokken onderhandelaars aan op welke momenten andere partijen en derden (waaronder de media) worden geïnformeerd. Het is van belang om helderheid te hebben over de tussentijdse terugkoppeling vanuit het formatieproces. Daarover zijn vooraf afspraken te maken, zoals bijvoorbeeld proces-updates voor niet-formerende partijen, inwoners en media.

Op 19 januari wordt besproken: 1. Welke afspraken kunnen er gemaakt worden over betrekken van de hele raad / externe communicatie voor in het concept formatieprotocol. Ter informatie: data voor in de agenda Woensdag 18 maart Gemeenteraadsverkiezingen Maandag 19 januari Bijeenkomst met lijsttrekkers o.l.v. burgemeester Dinsdag 24 maart Duidingsdebat Vrijdag 27 maart Aanneming benoeming en administratie nieuwe raad Maandag 30 maart Afscheid oude raad en toelating nieuwe raad (met geloofsbrieven) Woensdag 1 april Installatie nieuwe raad (eed/belofte afleggen) Vrijdag 10 en zaterdag 11 april Inwerkweekend raadsleden en duoraadsleden Bijlagen: 1. Eerste aanzet voor een formatieprotocol 2. Sheets bijeenkomst 25 november 2025 en webcast bijeenkomst https://channel.royalcast.com/gemeentelansingerland/#!/gemeentelansingerland/20251125_2 3. Opdracht aan (in)formateur 2022