[I25.07909] 4 sheets voor gemeenteraad plan van aanpak contractenbank

Projectaanpak | kapstokplaat - verbeterprioriteiten per deelstroom Per deelstroom zijn verbeterinitiatieven gedefinieerd en geprioriteerd

Contractvorming

Contract executie

aanbestedingsproces Specificeren

Start Document verbeteren

S O

Inkoopkalender verbeteren

S O

Inkoopdiagnoses vanuit spendanalyse faciliteren

S

Contracteren

Selecteren

Huidige Ondertekening verbeteren

O

Inkoopdossier verbeteren

S O

Prio 2 – 2026

Prio 1 - 2025

Voortraject

Contract en leveranciers management proces

Bestellen tot betalen proces (P2P)

Registreren & beheren contract

Bestellen/ Afroepen

Managen contract

Bepalen werkwijze beheer inkoop contracten

S O

Optimaliseren contract beheer org. inrichting

O

Selectie + implem. systeem contractbeheer

Optimaliseren werkwijze overige OVKs

Managen leverancier

Ontvangen

Verplichting admin S (VA) scope 1 (ntb)

Basis contract mngt. In systeem

S

verbeteren van rechtmatigheidsanalyse

S

S

Contractoverzicht configureerbaar en exporteerbaar

S

Verbeteren van inzicht in contractuitnutting

S

O

Dashboard contractprestaties S in systeem

Optimaliseren beheer werkwijze O subsidie overeenk.

Betalen

Prestatie verklaring optimaliseren

S O

Verbeteren factuurafhandeling mbv VA

S

verplichting admin SO (VA) scope 2 ntb

Optimaliseren Contract mngt. S O inclusief systeem ondersteuning

Prio 3 – lange termijn

Optimaliseren leveranciers mngt. S inclusief systeem ondersteuning Digitalisering aanbesteding optimaliseren

= Inkoop

S

= Contractbeheer

Ondertekenen verder Digitaliseren

= CLM

Dashboard leveranciersprestaties in systeem

S

= Verplichtingenadministratie

S

P2P systeem implementeren

= Rapportage

S

= Systemen

= Organisatie 1

Processen

Inrichtingselement

Toets | Value case - kwalitatieve voordelen beoogde SOLL situatie Welke voordelen brengt de beoogde SOLL situatie met zich mee?:

1. Meer grip op contracten en spend leidt tot tijdiger en gerichter kunnen aanbesteden 2. Tijdiger en gerichter kunnen aanbesteden leidt tot verbetering qua rechtmatigheid en het behalen van de inkoopbehoefte 3. Meer inzicht leidt tot transparantie richting de markt en een (meer) complete inkoopkalender 4. Het op orde brengen van het contractbeheer is een vereiste en legt de basis voor het kunnen optimaliseren van de contract- en leveranciersprestatie 5. Het optimaliseren van de prestatieverklaring verlaagt frauderisico’s en draagt bij aan het optimaliseren van de factuurafhandeling (efficiënter en mogelijkheid tot 3-way matching van facturen) 6. Werken met verplichtingen zorgt voor goedkeuring en controle aan de voorkant, waardoor er minder werk aan de achterkant nodig is bij de factuurcontrole 7. Verplaatsen uitsturen opdrachtbrieven met (verplichtingennummer) door de financiële administratie zorgt voor tijdsbesparing bij de secretariaten 8. Het organiseren en centraliseren van contract- en inkoopbeheertaken bij een centraal team levert tijdsbesparing op bij inkoopadviseurs en contractbeheerders 9. De tijdbesparing aan de kant van de inkoopadviseurs kan ertoe leiden dat er minder externe inkoopadviseurs hoeven te worden ingehuurd 10.

De tijdsbesparing aan de kant van de contractmanagers geeft meer tijd voor tactische werkzaamheden en zou moeten leiden tot een verhoogde contract en leveranciersprestatie. Dit vertaalt zich door in een afname van onnodig gemaakte kosten en maximaliseert de waarde die de organisatie uit contracten en leveranciers kan halen 11. Het implementeren van een gebruiksvriendelijk en intuïtief contractbeheersysteem leidt tot een hogere adoptiegraad van het proces en het systeem, waardoor contractinformatie up-to-date is en blijft, wat tijdige sturing op contracten mogelijk maakt. Hierdoor gaat er minder tijd verloren aan het ophalen van ‘onvindbare’ contractinformatie.

2

3

Roadmap en PvA fase 2 | roadmap

2025

Proces

1

Selectie, uitrol en implementatie contractenbank Prio 1 projecten

2027 en verder

2026 2

Verdere doorontwikkeling Source-to-Pay keten Prio 2 - projecten

3

Ggeïntegreerd Source-to-Pay proces Prio 3 - projecten

P2P systeem Verplichtingen admin Implementeren uniforme Verder digitaliseren CM niveau 4 van het implementeren proces bepaald werkwijze CM Leveranciers meenemen Contractinventarisatie volwassenheidsmodel aanbestedingsproces Go-live Verplichtingen in professionalisering 80% compleet Digitaliseren admin scope 1 Meta data contracten Go-live Verplichtingen Ondertekening Geïntegreerd goed gevuld admin scope 2 leveranciersRisico framework + proces portaal Ondertekening prestatie verklaren bepaald CM ingebed in Systeeminrichting proactief geoptimaliseerd Procesmanager de domeinen RASCI contractbeheer Inkoopkalender contractmanagement CB/CM processen en -management geoptimaliseerd Marktoriëntatie (centraal belegd) Inkoop tool Inkoopdossier KPI, risk & prestatie Contractmanagement geoptimaliseerd Startdocument dashboards in CB-systeem Inrichten spendanalyse in beleid geoptimaliseerd BI-oplossing Opleiden van CM Contracten uit huidige systemen medewerkers gemigreerd naar contractenbank Organisatie brede Systeem selecteren definitie van beheren contracten contractmanagement Prestatie verklaren beleid aanscherpen Bepalen systeem onderst.

Beleid contractbeheer verplichtingen administratie Contractbeheer- en Verplichtingen administratie Werving nieuwe managementrol in aanscherpen werkwijze vertaald in beleid support rol functieprofielen Impact werklast Keuze decentraal Functieprofielen Keuze centrale Communicatie plan contractmanagement Financiën bepalen nieuwe support rol contractbeheerdesk uitwerken System

Governance

People

4