[I24.15594] Dienstverleningsplan 2024 - gemeente Lansingerland
Tekst van het document
18 september 2024
DIENSTVERLENINGSPLAN 2024
Gemeente Lansingerla
IBDO
Dienstverleningsplan 2024
Aan: de Commissie Begeleiding Accountantscontrole (BAC) van gemeente Lansingerland T.a.v. mevrouw L. van den Houten, commissiegriffier Postbus 1 2650 AA BERKEL EN RODENRIJS
18 september 2024
Geachte leden van de Commissie Begeleiding Accountantscontrole (BAC), Hierbij ontvangt u ons dienstverleningsplan 2024. Dit dienstverleningsplan bevat onze uitgangspunten en plan van aanpak voor de controle 2024. Met dit dienstverleningsplan informeren wij u over de wijze waarop wij de controle over het boekjaar 2024 vormgeven en u ondersteunen in de uitoefening van uw opdrachtgeversrol richting de accountant. Dit dienstverleningsplan bevat de afspraken en verwachtingen ten aanzien van de controle tussentijds en aan de hand waarvan u achteraf kunt evalueren. In de bijlage hebben we de opdracht 2024 voor u op een rij gezet. De onderwerpen, die in dit plan aan de orde komen, maken onderdeel uit van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlewerkzaamheden die wij toepassen bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening en andere controle opdrachten.
Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,
C.M. Steehouwer MSc RA Partner
Inhoudsopgave
AFSPRAKEN IN AANBESTEDINGSTRAJECT EN AANDACHTSPUNTEN VANUIT 2023
UW TEAM
PLANNING EN CONTROLE-AANPAK
Afspraken in aanbestedingstraject en aandachtspunten vanuit 2023
oo@®o
Afspraken in aanbestedingstraject ^
Toelichting in Commissie Begeleiding Accountantscontrole (BAC): ^
Dienstverleningsplan;
^
Managementletter;
^
accountantsverslag; en
^
evaluatie.
^
Aanwezig in overige vergaderingen Commissie Begeleiding Accountantscontrole (BAC) t.b.v. invulling natuurlijke adviesfunctie naar behoefte of noodzaak.
^
Jaarlijkse workshop voor kennisdeling aan Commissie Begeleiding Accountantscontrole (BAC):
^
^
Fraude(risico’s);
^
Veranderende rol van de raad door invoering rechtmatigheidsverantwoording;
^
Hoe lees ik een jaarrekening?;
^
Etc. Overleg met commissiegriffier over advies- of opleidingsbehoefte, controleproces, etc.
Aandachtspunten vanuit 2023 ^ Aandacht voor de oorzaken en gevolgen van deze mutaties van de looptijd MPG. Mogelijk is er sprake van planningsoptimisme en kan er sprake zijn van consequenties voor de financiële positie van de gemeente indien de realisatie van grondopbrengsten is vertraagd. ^ Aandacht voor de tijdige uitvoering van de geplande werkzaamheden in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording (met name begrotingsrechtmatigheid). ^ Afronding onderzoek belastingplicht voor de Vpb en evaluatie impact daarvan op de jaarrekening. ^ Hernieuwde taxatie strategische gronden in 2024.
oo@®o
Uw controleteam
Marc Steehouwer Audit partner
Jan-Willem Both Senior manager
Eindverantwoordelijk voor de controle en aanspreekpunt voor de raad (BAC).
Verantwoordelijk voor het controleteam, 1e aanspreekpunt concern controller.
Leonoor Kuiper Junior manager
Jarno Smit Senior manager IT audit
Aanspreekpunt voor de organisatie, operationele aansturing team.
Verantwoordelijk voor de IT audit in het kader van de jaarrekeningcontrole.
5
OO@®0
Planning en controle-aanpak Transitie en nulmeting
Contactmomenten Commissie Begeleiding Accountantscontrole (BAC) gemeente Lansingerland en BDO ^
Presentatie dienstverleningsplan (18 september 2024);
^
Toelichting managementletter 2023 (voor eind 2024);
^
Toelichting accountantsverslag (4 juni 2025);
^
Workshop leden Commissie Begeleiding Accountantscontrole (BAC) (nog te plannen in overleg met commissiegriffier);
^
Aanwezigheid in overige vergaderingen Commissie Begeleiding Accountantscontrole (BAC) (in overleg met commissiegriffier).
Materialiteit ^
Op basis van de begroting 2024 zal de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2024 circa EUR 2,1 miljoen bedragen (1%* voor fouten, 3% voor onzekerheden).
^
De rapporteringstolerantie voor fouten onzekerheden bedraagt EUR 200.000.
* Zie ook toelichting op sheet 8.
Opdrachtbevestiging
Evaluatie controle! juni/ juli 2025
Opbouwen controledossier
Lansingerland Controleverklaring & Accountantsverslag juni 2025
Dienstverleningsplan
en
Interimcontrole oktober 2024
Jaarrekening controle
Management letter november 202
IBDO
oo@®o
Ontwikkelingen en aandachtspunten voor 2024
MEERJARENBEGROTING, BEZUINIGINGEN EN RAVIJNJAAR
EVALUEREN KADERNOTA/ KADERBRIEF + REFLECTIE EN DATA-ANALYSE OP CONCEPT BEGROTING
CYBERSECURITY
BENCHMARKING DIGITALISERINGSSTRATEGIE
DUURZAAMHEID
IT BEHEERSING EN BETROUWBARE GEGEVENSVERWERKING
BEHEERSING PROJECTEN EN SPECIFIEKE UITKERINGEN
PROGRAMMAGERICHTE CONTROLE-AANPAK
7
Ontwikkelingen en aandachtspunten voor 2024
oo@®o
Duurzaamheid Bedrijven moeten vanaf 2025 over duurzaamheid rapporteren op basis van de CSRD. Gezien de rol van de overheid zal dit naar onze inschatting over enkele jaren leiden tot een uitbreiding van uw rapportageverplichtingen, los van hoe u hier op vrijwillige basis al eerder invulling aan kunt geven vanuit een maatschappelijk belang. Op 12 oktober 2023 hebben wij een rapport uitgebracht in samenwerking met de Rijksuniversiteit Groningen waarin we onderzoek hebben gedaan en duiding geven aan duurzaamheidsverslaggeving door gemeenten zoals dat nu gebeurt. Daar is landelijke nog veel te winnen zo blijkt. Wij kunnen u hier actief bij ondersteunen, onder andere door kennisdeling. Als uw organisatie 100 of meer werknemers heeft, bent u vanaf 1 juli 2024 verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van uw medewerkers. Uiterlijk 30 juni 2025 stuurt u de gevraagde gegevens over 2024 in. Nederland heeft afgesproken de CO2-uitstoot te verminderen. De CO2-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van werknemers hoort daar ook bij. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil daarom bekijken hoeveel CO2 het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers uitstoot. Op dit moment zorgen zakelijk verkeer en woon-werkverkeer samen naar schatting voor meer dan 50% van de gereden kilometers in Nederland.
Werkgevers kunnen aan het verminderen bijdragen door hun mobiliteitsbeleid aan te passen en te focussen op duurzame alternatieven, zoals het stimuleren van fietsen, elektrisch rijden en het verminderen van zakelijke vliegreizen. Cybersecurity Uit de jaarstukken 2023 blijkt dat gemeente Lansingerland cybersecurity reeds op de agenda heeft staan en actief inspeelt op de recente ontwikkelingen. Vanuit onze natuurlijke adviesrol attenderen wij u graag doorlopend op een aantal ontwikkelingen op het gebied van IT. Afgelopen jaren is er meer aandacht voor cybersecurity risico’s ontstaan, mede door verhoogde (media)aandacht voor cybersecurity incidenten. Deze toegenomen aandacht voor cybersecurity risico’s leeft bij zowel management, toezichthouders als ook het maatschappelijk verkeer. Organisaties zijn in sterke en toenemende mate afhankelijk van de continuïteit van IT-systemen. Zelfs zodanig dat bij het uitvallen of gijzeling (via ransomware) van de IT-systemen de bedrijfscontinuïteit geraakt kan worden. Dit kan daarmee een continuïteitsrisico in het kader van de jaarrekening met zich meebrengen. Daarnaast is het van belang om te voldoen aan de aanstaande (vanaf 17 oktober 2024) Europese richtlijn NIS 2 (Netwerk- en Informatiesystemen 2) voor cybersecurity.
Ook kan een cybersecurity incident leiden tot ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens waardoor er niet voldaan wordt aan de privacywetgeving (AVG). Een cybersecurity incident, een incident als gevolg van activiteiten/ calamiteiten in het cyberdomein (digitale domein) kan resulteren in verstoringen in bedrijfsvoering (en daarmee eventueel continuïteit), datalekken door ongeautoriseerde toegang tot gegevens, fraude (beïnvloeding/manipulatie van gegevens), aanzienlijke reputatieschade en diefstal. Als gevolg van de snelheid waarmee het digitale (cyber)domein zich ontwikkelt is het zeer belangrijk om continu en grondig te evalueren of cybersecurity risico’s nog passend (juist en volledig) worden geadresseerd. Dit kunt u doen door veranderingen in dreigingen of kwetsbaarheden te identificeren en de effectiviteit van getroffen maatregelen periodiek te toetsen. Actualiteiten ^ Het voornemen was om met de aanpassing van het BADO in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording tegelijkertijd met ingang van 2023 de materialiteit voor de accountantscontrole te verhogen naar 2% (lasten excl. mutatie reserves). Het onderscheid tussen fouten en onzekerheden komt dan te vervallen. Deze materialiteitswijziging zal ingaan vanaf 2024 of 2025. ^
We willen u graag informeren dat het ministerie momenteel een grondige evaluatie m.b.t. het 1e jaar rechtmatigheidsverantwoording uitvoert. We zullen u op de hoogte brengen zodra er meer informatie beschikbaar is.
oo@®o
Ontwikkelingen en aandachtspunten voor 2024
Heeft u als BAC nog aandachtspunten? MEERJARENBEGROTING, BEZUINIGINGEN EN RAVIJNJAAR
EVALUEREN KADERNOTA/ KADERBRIEF + REFLECTIE EN DATA-ANALYSE OP CONCEPT BEGROTING
CYBERSECURITY
BENCHMARKING DIGITALISERINGSSTRATEGIE
DUURZAAMHEID
IT BEHEERSING EN BETROUWBARE GEGEVENSVERWERKING
BEHEERSING PROJECTEN EN SPECIFIEKE UITKERINGEN
PROGRAMMAGERICHTE CONTROLE-AANPAK
9
Inhoudsopgave bijlagen
A.1 Uw primaire opdracht
A.4 Verantwoordelijkheden BDO
A.2 Belangrijkste elementen normenkader
A.3 Verantwoordelijkheden college en raad
A.1 Uw primaiYe opdracht
OOB®(:ì)
Uw primaire opdracht voor 2024 Als accountant onderzoeken wij of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft. De jaarrekening bestaat uit: ^
het overzicht van baten en lasten over 2024;
^
de balans per 31 december 2024;
^
de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2024;
^
de SiSa-bijlage met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen; en
^
de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2024 als van de activa en passiva op 31 december 2024 in overeenstemming met het BBV. Daarin is begrepen de rechtmatigheidsverantwoording, waarin het college rapporteert over de rechtmatige totstandkoming van de in de jaarrekening (inclusief SiSa-bijlage) opgenomen lasten, baten en balansmutaties. Ingevolge artikel 213 lid 3 (b) van de Gemeentewet onderzoeken wij of de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet (hierna: de specifieke uitkeringen) rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de jaarrekening is verantwoordingsinformatie opgenomen over deze specifieke uitkeringen (de SiSa-bijlage). Frauderisico’s Wij beoordelen in hoeverre sprake is van risico’s op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening die het gevolg zijn van fraude.
Tijdens de controle zullen wij inzicht verkrijgen in de gemeente en haar omgeving, de componenten van het interne beheersingssysteem, waaronder het risico-inschattingsproces en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders inspeelt op frauderisico’s en het interne beheersingssysteem monitort en de wijze waarop de gemeenteraad toezicht uitoefent, alsmede de uitkomsten daarvan. De door ons geïdentificeerde frauderisico’s en uitgevoerde specifieke werkzaamheden rapporteren wij in onze controleverklaring. Controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie In de jaarstukken neemt het college van burgemeester en wethouders een beoordeling op van de mogelijkheden van de gemeente om de risico’s vanuit de normale bedrijfsvoering financieel op te vangen en de bedrijfsvoering zonder tussenkomst van de provinciale toezichthouder voort te zetten. Het is onze verantwoordelijkheid om vast stellen of sprake is informatie die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college van burgermeester en wethouders.
A.2 Belangrijkste elementen normenkader
Externe wet ft regelgeving (niet limitatief) ^
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);
^
Wet financiering decentrale overheden en de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;
^
Regeling schatkistbankieren decentrale overheden;
^
Fiscale wetgeving;
^
Aanbestedingswet;
^
Nota Verwachtingen accountantscontrole;
^
Etc.
Interne regelgeving (niet limitatief) ^
Controleverordening;
^
Financiële verordening;
^
Nota waardering en afschrijving van materiële vaste activa;
^
Verordening treasury;
^
Etc.
00@®(:!)
A.3 Verantwoordelijkheden college en raad
Het college is verantwoordelijk voor: ^
het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het college van burgemeester en wethouders is ook verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader en voor het getrouw toelichten van de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening.
^
In dit kader is het college van burgemeester en wethouders tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.
^
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college van burgemeester en de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de gemeente in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Het college van burgemeester en wethouders moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.
en verder voor het aan ons: ^
toegang verschaffen tot alle informatie die naar onze mening relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden;
^
verstrekken van aanvullende informatie die wij vragen voor het doel van de controle;
^
onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de organisatie van de gemeente noodzakelijk voor het verkrijgen van controle-informatie;
^
verstrekken van informatie met betrekking tot alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van invloed zijn en waarvan het kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen.
De gemeenteraad is verantwoordelijk voor: ^ het vaststellen van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeente.
A.4 Verantwoordelijkheden BDO
00@®(:4)
Verantwoordelijkheid van de accountant voor de controle van de jaarrekening ^
Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
^
Onze controle wordt uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.
^
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
^
Wij zullen de accountantscontrole professioneel kritisch uitvoeren en zullen waar relevant professionele oordeelsvorming toepassen in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door de gemeenteraad, het Controleprotocol WNT 2023, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Onafhankelijkheid Op grond van Nederlands wet- en regelgeving, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), is vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze 'assurance-cliënten’. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Nadere voorschriften NOCLAR Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (NOn-Compliance with Laws And Regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Meldplicht op grond van artikel 26 Wta Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang handelen wij in overeenstemming met artikel 26 lid 2 Wta.