[I23.17222] Managementletter 2023
Tekst van het document
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Managementletter 2023 Gemeente Lansingerland
GEMEENTE
Lansingerland
Publieke Sector Accountants B.V.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Aan het college van burgemeester en
Jan Sluijtersstraat 21 3059 VC Rotterdam www.publiekesectoraccountants.nl info@psa-ra.nl
Geacht college,
wethouders van de gemeente Lansingerland Postbus 1
Wij hebben met veel genoegen, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2023, de interim-controle voor
2650 AA BERKEL EN RODENRIJS
uw gemeente uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne
Onderwerp
onze bevindingen en aanbevelingen opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de
Managementletter 2023
aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.
Datum
Wij merken op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de
13 november 2023
gemeente Lansingerland en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.
Kenmerk
De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als
312019015.23.435
onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en
beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn
de kwaliteit van de jaarrekening. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.
Valid iļľ0n]M doorW. Kalkman RA )p 13-11-2023
Was getekend: W. Kalkman RA
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
Inhoudsopgave
Contact:
Managementsamenvatting......................................................1 De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot deze managementletter:
Inleiding..............................................................................................3 Onze evaluatie van uw interne beheersing......................6
Wouter Kalkman Tel: 06 - 2127 2977 Ralf van Hattem
Onze procesbevindingen........................................................ 11 Overige aandachtspunten......................................................14
Tel: 06 - 1234 5175
Follow-up eerdere bevindingen...........................................18
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
Managementsamenvatting
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Managementsamenvatting Inleiding Het boekjaar 2023 is het vijfde controlejaar voor uw gemeente door Publieke
I Procesbevindingen Onderstaand hebben wij de hoofdlijn van de procesbevindingen opgenomen.
Sector Accountant en het vierde jaar dat wij naar aanleiding van de interimcontrole een managementletter uitbrengen. De samenwerking met uw gemeente
"
de afgelopen periode hebben wij als prettig ervaren. Wij merken dat de aanpak van uw interne controle steeds beter in lijn ligt met onze werkzaamheden in het
gemeente en de beheersing van het proces. "
kader van de accountantscontrole. Wij zien daarbij een aantal aandachtpunten.
Wij vragen uw nadrukkelijker toe te zien op de beheersing van het proces van salarisverwerking bij de externe salarisverwerker.
" De kernboodschappen uit onze interim-controle 2023 hebben wij steeds in de
Binnen het inkoopproces wordt vooraf een raming gemaakt om te bepalen welke inkoopstrategie wordt gekozen. Deze raming wordt binnen het huidige
linker kantlijn weergegeven. In de bijlage hebben wij onze aanbevelingen kort en bondig in een tabelvorm opgenomen. Ons totaaloordeel is dat de interne
Wij vragen uw aandacht voor de specifieke uitkeringen / subsidiebaten van de
proces niet getoetst. "
beheersing voor uw gemeente van voldoende niveau is, waarbij enkele
Wij vragen uw aandacht voor de risico's binnen de verbonden partijen en het proces voor de beheersing daaromtrent.
aandachtspunten uit de controle naar voren zijn gekomen.
Interne beheersing
Aandachtspunten jaarrekening
Onderstaand enkele hoofdpunten op het gebied van de interne beheersing.
Om de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2023 zo soepel mogelijk te laten
"
verlopen, benoemen wij een aantal aandachtspunten die in dit kader van belang zijn:
Over het algemeen heeft uw gemeente de basis goed op orde.
"
De definitieve kadernota 2023 is gepubliceerd die richting moet geven aan uw
"
Tijdens de interim-controle hebben wij niet alle werkzaamheden kunnen
VIC op rechtmatigheid
uitvoeren zoals gepland om diverse redenen. Wij vragen uw aandacht om deze
Wij zien nog verbeterpunten in de samenwerking met de verbijzonderde
werkzaamheden en openstaande vragen alsnog op te pakken, zodat wij deze
interne controle (VIC), voor de jaarrekeningcontrole maken wij nog
tijdens een nog te maken afspraak alsnog kunnen afwikkelen. Dit zorgt ervoor
aanvullende afspraken om openstaande onderdelen af te wikkelen.
dat deze werkzaamheden niet meer gedaan hoeven te worden tijdens de jaarrekeningcontrole "
Wij vragen uw aandacht voor de onderbouwing van de grondexploitaties, met speciale aandacht op het project Wilderszijde. Wij adviseren om een second opinion te laten uitvoeren.
"
Vanaf 2023 moet u een verplichte toelichting in de jaarrekening opnemen: "de rechtmatigheidsverantwoording". De controle hierop schept verwachtingen van onze kant inzake oplevering, deze hebben wij uiteengezet in hoofdstuk 2 van de managementletter.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435 - 1
Inleiding
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Inleiding
Onze controleaanpak is risicogericht
In het kader van onze interim-controle hebben wij de interne beheersingsomgeving onderzocht, voor zover dit relevant is voor de bijdrage daarvan aan de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking, die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast hebben wij een aantal aandachtspunten benoemd waarvan wij het zinvol achten daar bij de controle aandacht aan te besteden. De controle van het verslagjaar 2023 is de vijfde (jaarrekening)controle die wij voor uw gemeente uitvoeren.
Wij merken dat uw gemeente nog stappen kan zetten in het nog scherper documenteren van het bestaan van de beheersmaatregelen. Wel hebben wij in 2023 voor elk relevant proces een bijgewerkte beschrijving ontvangen. Wij merken op dat de lijncontroles echter niet altijd compleet waren. In hoofdstuk 4 van deze management letter hebben wij nog uiteengezet op welke onderdelen wij nog documentatie missen. Wij hebben bij de interim-controle vooral aandacht besteed aan de inrichting van uw interne beheersomgeving en de financiële processen. Hierna geven wij aan welke belangrijkste risicogebieden en aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2023 van uw gemeente zijn geïdentificeerd.
Aandachtspunten voor controle en rapportage
Voor de jaarrekeningcontrole 2023 onderkennen wij een aantal aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat sprake is van risico's die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan zullen besteden. De risicogebieden zijn hieronder weergegeven. "
Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).
"
De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief sturing en beheersing van plankosten en de risico inschatting bij winstname.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 3
"
De verantwoording en waardering van voorzieningen in relatie tot de aanwezigheid van actuele onderbouwingen.
"
Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb).
"
"Management override of controls". Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor Lansingerland. Wij hebben op dit moment geen indicaties dat dit zich heeft voorgedaan.
"
De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de grondslag van de rechtmatigheidsverantwoording.
"
De onderbouwing van de prestatielevering bij inkopen.
"
Handmatige betalingen
"
De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.
"
Risico's en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wmo.
"
De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.
"
De kwaliteit van de IT-omgeving in 2023 en de aandacht hiervoor in de (verbijzonderde) interne controle.
Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons tijdens de interim-controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico's moeten verkleinen. In het verlengde van het voorgaande hebben wij ook in hoofdstuk 4 nog een aantal aandachtspunten voor de jaarrekening benoemd.
Materialiteit
De materialiteitsbepaling bij de gemeente Lansingerland is gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief stortingen in reserves. Bij onze controleplanning zijn wij vooralsnog uitgegaan van de cijfers volgens de begroting 2023. Wanneer de jaarrekening 2023 beschikbaar is, zullen wij onze materialiteitbepaling op basis van de werkelijke cijfers over 2023 herzien. Bij de interim-controle is derhalve uitgegaan van:
Bron: begroting 2023* Goedkeuringsmaterialiteit
Fouten
Onzekerheden C 2.047.000
C 6.141.000
*de totale lasten (incl. stortingen in de reserves) op basis van de primaire begroting 2023 bedragen C 207.437.000. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Lansingerland tijdens de uitvoering van de interim-controle nog niet beschikt over een door de gemeenteraad vastgesteld controleprotocol en normenkader. Wij hebben begrepen dat het controleprotocol en het normenkader wordt vastgesteld in december 2023. Dit controleprotocol en normenkader is van belang voor de uitvoering van de eindejaarscontrole 2023. Voor de controle op naleving van de WNT hanteren wij een lagere materialiteit. Deze specifieke materialiteitsberekening is verplicht gesteld vanuit het controleprotocol WNT.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 4
Onze evaluatie van uw interne beheersomgeving
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Onze evaluatie van uw interne beheersing
De basis van uw interne beheersing is op orde
De basis van de interne beheersing is in voldoende mate op orde. Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het zogenaamde "3-lines-of-defence model" (de drie verdedigingslinies). Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico's worden ondervangen:
BESTUURSORGAAN Verantwoording versçhulőigő aan stakehokiers voor toezicht op de organisatie
Rollen BestuuċÉõrgåáň: integriteit, leiderschap en tŕãi
i î
i î
MANAGEMENT
INTERNAL AUDIT
Acties (inclusief risicomanagement) om doelsteliingen van de organisatie te realiseren —
EerstelJjnsrollen; Leveren van producten/diensten aan klanten; managen nsico's
LEGENDA:
Tweedelijnsrollen: Expertise, oortftrstftiming. monitoring en kritische blik bi) risicogerelateerde zaken
^ VeranbvDordíngf
rapporteren
^ ^
OrìafhankeUjke assurance ^
Delegeren, richting, middelen, toezicht
DerdelIJnsrollen; Onafhankekļke en objectieve assurance en adviezen over alle zaken m.b.t. het caalíseren van doelstellingen
^^^Afstemming. conwiuntcatìe, coördinatie, samenwerking
In de eerste lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. In de tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën, HR en projectmanagement, waar "checks and balances" zijn ingericht om fouten te signaleren.
^
In de derde lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf.
In de eerste en tweede lijn hebben wij een aantal waarnemingen waar verbetering mogelijk is. Hiervoor verwijzen wij naar onderdeel 3 van deze managementletter. Resumerend kan gesteld worden dat doorontwikkeling op onderdelen mogelijk is, en dat u
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435 - 6
zal moeten bepalen in welke lijn u maatregelen wilt implementeren. Hierbij is het van belang dat u maatregelen implementeert die passen binnen de wijze waarop de u interne controle wilt inrichten. Ook met de huidige inrichting is een totstandkoming van een getrouwe en rechtmatige jaarrekening mogelijk, echter kost dit op onderdelen (voor zowel de organisatie als ons) extra tijd doordat niet gesteund kan worden op maatregelen in het primaire proces.
Publicatie definitieve kadernota 2023
In oktober 2023 is de definitieve kadernota rechtmatigheid 2023 gepubliceerd. De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording van de decentrale overheden. Een eerdere versie van deze kadernota is in augustus 2021 gepubliceerd. In de periode na publicatie zijn diverse vragen gesteld en hebben stakeholders verzoeken ingediend om de kadernota op onderdelen te verduidelijken. Naar aanleiding van deze vragen en verzoeken zijn enkele teksten (enigszins) gewijzigd. Daarnaast hebben wetgevingstrajecten effect op eerder gecommuniceerde uitgangspunten. De belangrijkste elementen uit de (nieuwe) kadernota betreffen de volgende onderwerpen: Als gevolg van een wijziging in de gemeentewet inzake de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is SiSa onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording. Fouten en onduidelijkheden met betrekking tot specifieke uitkeringen (SiSa) dienen derhalve wel te worden betrokken bij de rechtmatigheidsverantwoording. Indien de normen uit de gids proportionaliteit veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn, dan moet het college hierover rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering (stellige uitspraak).
Bij complexe situaties waarin er verschillende onderbouwde standpunten zijn en specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, kan het voor het college onduidelijk zijn of financieel rechtmatig is gehandeld. Het college betrekt deze situatie bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en neemt deze op indien het totaal aan onduidelijkheden de verantwoordingsgrens overschrijdt (stellige uitspraak). De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief toevoegingen aan de reserves. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. De prestatielevering is een onderdeel van het getrouwe beeld (het leveringscriterium) en daarmee onderwerp van de accountantscontrole. Dit aspect komt dus niet terug in de rechtmatigheidsverantwoording. Uiteraard is het mogelijk om over dit aspect toelichting te geven, bijvoorbeeld in de paragraaf bedrijfsvoering.
Bij de beoordeling van de naleving van de Europese aanbestedingsregels geldt dat de omvang van de totale fout gelijk is aan de omvang van de besteding (last of investering) in het jaar waarin de onrechtmatigheid wordt geconstateerd, verhoogd met de bestedingen van de jaren erna voor de duur van het afgesloten contract. Dit is alleen het geval indien de bestedingen in de jaren erna (contractueel) verplicht zijn. Ontbrekende afrekeningen waarvoor het college een deugdelijke onderbouwing voor wat betreft de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een fout of onduidelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording. Staatssteun kan in allerlei vormen voorkomen. Bij grondtransacties kan er sprake te zijn van een veiling of een onafhankelijke taxatie. Indien geen sprake is van deze twee mogelijkheden van waardebepaling moet er sprake zijn van
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 7
(juridische) onderbouwing. Indien de onderbouwing niet ondubbelzinnig uitwijst dat geen sprake is van staatssteun moet de gemeente de transactie melden aan de Europese Commissie (EC). Het is dan nog onzeker of sprake is van geoorloofde staatssteun. Dat beslist immers de EC. Deze onduidelijkheid betrekt het college bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. "
Via de rechtmatigheidsverantwoording wordt inzicht gegeven op het totaalniveau van alle afwijkingen ten opzichte van de begroting op het door de raad vastgestelde niveau aangezien deze formeel wel onrechtmatig zijn. Bij de afwijkingen van dit totaalniveau wordt gebruik gemaakt van de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens.
"
De mutaties in de bestemmingsreserves vormen een onderdeel van de (al dan niet herziene) gemeentelijke begroting. In de jaarrekening moeten de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves worden verwerkt overeenkomstig het bedrag dat via de begroting(swijzigingen) door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve.
Wij adviseren u kennis te nemen van de nieuwe kadernota rechtmatigheid 2023 en hiermee rekening te houden bij de nadere uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording. De kadernota gaat verder uitgebreid in op de aspecten begrotingsrechtmatigheid en verbonden partijen. Deze onderwerpen zijn hier vanwege de omvang niet volledig uitgewerkt, wij verwijzen hiervoor naar de kadernota.
Samenwerking en voortgang verbijzonderde interne controle
Wij vinden het belangrijk om de aansluiting tussen de accountantscontrole en de interne controlefunctie verder te optimaliseren. Onderstaand benoemen wij nog een aantal aandachtspunten ter verdere verbetering.
"
Ten behoeve van de interim-controle is het van belang dat wij inzicht verkrijgen in opzet en bestaan van een aantal relevante en materiële processen. Bij de controle is gebleken dat er nog een beperkt aantal lijncontroles ontbraken of niet volledig waren.
"
Wij adviseren om het onderdeel IT en de interne controlewerkzaamheden op dit onderdeel toe te voegen aan de uitgevoerde verbijzonderde interne controle. Dit is ingebed in het interne controleplan van 2023. Wij hebben dit echter nog niet kunnen beoordelen tijdens de interim-controle, omdat dit later in het jaar door u is gepland .
Interne controle Europese aanbestedingen
In 2023 is de spendanalyse ten tijde van de interim-controle uitgevoerd door de gemeente, maar het proces van de controle was nog niet geheel afgerond (interne afstemming van bevindingen en conclusies). Om die reden hebben wij geen kennis kunnen nemen van de spendanalyse en konden wij de uitkomsten niet meenemen in deze management letter. Wij zullen de spendanalyse alsnog later beoordelen en de uitkomsten terugkoppelen. Het heeft onze nadrukkelijke voorkeur om de spendanalyse zoveel mogelijk af te ronden voor 1 februari 2024.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 8
IT-audit
Wij hebben ten tijde van de interim-controle uw IT omgeving niet verder beoordeeld. De reden hiervoor is dat u een IT audit gepland heeft in januari. Wij zullen met de uitkomsten daarvan nog eventuele relevante onderdelen binnen de IT omgeving meenemen in onze controleaanpak. De scope en de opdracht voor de IT audit zullen wij vooraf ontvangen en beoordelen, zodat wij eventuele aanvullende benodigde werkzaamheden nog kunnen inplannen.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 9
Procesbevindingen
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Onze procesbevindingen
Specifieke uitkeringen
ļ
Subsidiebaten
Bevinding: De specifieke uitkeringen 7 subsidiebaten worden niet centraal gemonitord. Daarnaast is er geen vastomlijnd proces binnen de gemeente voor het monitoren van de status van subsidiebaten. Risico: De subsidiebaten worden niet juist en volledig verantwoord óf gemonitord waardoor de gemeente subsidiebaten misloopt doordat er onvoldoende zicht is op het naleven van termijnen en het voldoen aan voorwaarden. Aanbeveling: Wij adviseren om een centraal register bij te houden van inkomende subsidies, waarin tevens wordt gemonitord wat de status is (financieel en prestaties), óf, wanneer en op welke wijze er verantwoord moet worden en wie de verantwoordelijke is. Dit zorgt ervoor dat u inzicht heeft in de volledigheid van de subsidiebaten. Daarnaast helpt dit u om tijdig actie te ondernemen bij lagere uitputting van subsidies, of verantwoordingsverplichtingen. Prioritering: Midden
Beheersing salarisverwerker
Bevinding: De salarissen bij uw gemeente worden verwerkt door Centric. De juiste verwerking van salarissen blijft echter uw verantwoordelijkheid. Jaarlijks vraagt u over de beheersing omtrent de salarisverwerking een zogenoemde ISAE3402 rapportage op bij Centric. Uit uw procesbeschrijving blijkt echter niet dat u deze beoordeeld op relevantie, tijdigheid, kwaliteit. Daarnaast kan het zijn dat u op basis van de uitkomsten van de ISAE3402 rapportage zelf nog werkzaamheden zult moeten doen om het door u gewenste beheersingsniveau te halen op de salarisverwerking van uw organisatie. Risico: De salarisverwerking is onjuist, onrechtmatig of onvolledig. Aanbeveling: De ISAE3402 rapportage dient als basis voor de beoordeling van uw beheersingsorganisatie in het kader van salarisverwerking. Wij adviseren om hier een nader proces op in te richten om vast te stellen dat het beheersingsniveau van de salarisverwerker op het door u gewenste niveau is. Prioritering: Midden
Inkoop en aanbesteding
Bevinding: Voorafgaand aan het proces van aanbesteden vindt er een raming plaats van de gewenste opdracht. Deze raming wordt niet zichtbaar getoetst voordat de opdracht in de markt gezet wordt.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 11
Risico: Het risico bestaat dat een opdracht onrechtmatig wordt verstrekt, omdat vooraf onjuist is geraamd. De opdracht wordt dan mogelijk op onrechtmatige wijze in de markt gezet. Aanbeveling: Wij adviseren om in het proces een toets in te bouwen van de raming van de opdracht om te voorkomen dat een opdracht verkeerd in de markt gezet wordt. Prioritering: Midden
Verbonden partijen
Bevinding: De gemeente maakt periodiek een factsheet verbonden partijen. Per verbonden partij ligt de invulling hiervan bij één (of een paar) specifieke medewerker(s). Er lijkt geen vastomlijnd proces voor uw medewerkers om de risico's in kaart te brengen. Dit zorgt ervoor dat op totaalniveau er mogelijk risico's worden gemist bij de verbonden partijen. Risico: De risico's bij de verbonden partijen worden onvoldoende beheerst Aanbeveling: Wij adviseren een proces in te richten met betrekking tot de risicobeheersing bij verbonden partijen. Uiteraard met invulling van de verantwoordelijke medewerker voor specifieke onderdelen voor een specifieke verbonden partij. Generieke risico's kunnen echter hiermee afgevangen worden. Specifieke risico's kunnen hiermee op een adequate wijze in beeld gebracht worden. Prioritering: Midden
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 12
Overige aandachtspunten
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Overige aandachtspunten Grondexploitaties
Als onderdeel van onze risicoanalyse is inzicht nodig in de belangrijkste (schattings)risico's bij de waardering en tussentijdse winstneming van de grondexploitatie en de hiermee samenhangende maatregelen van interne beheersing. Voor schattingen is onder andere het volgende van belang:
"
Zijn de gegevens die uw gemeente gebruikt zichtbaar aangesloten met door het college en de raad goedgekeurde besluiten en
"
Zijn de belangrijkste veronderstellingen waarop de schatting berust (programma, planning, prijs, parameters (zoals rente en inflatie
budgetten en zijn ze in lijn met strategische en operationele plannen, zoals de nota grondbeleid? en plankosten) herijkt aan gewijzigde marktomstandigheden, adequaat vastgelegd en goedgekeurd door het college en/of de raad, inclusief alternatieve scenario's? Kunt u de belangrijkste veronderstellingen onderbouwen met betrouwbaar bewijsmateriaal en externe bronnen? " "
Wat ligt er vast van de manier waarop u bewaakt dat (belangrijke) gebeurtenissen na balansdatum zijn betrokken in de schatting? Hoe gaat uw gemeente om met het verklaren van verschillen tussen werkelijke uitkomsten en eerder gedane schattingen, bijvoorbeeld uit een voorgaand boekjaar? Is hier een rapportageprocedure voor die illustreert op welke manier u de kwaliteit van de schattingen uit het voorgaand boekjaar betrekt in de monitoring en versterking van het schattingsproces? Wat is de rol hierbij van het college en de raad?
"
Wat meldt de toelichting op de jaarrekening over het schattingsproces en is deze toelichting in lijn met geldende voorschriften?
"
Het identificeren en wegen van risico's alsmede het aanmerken van risico's als project specifiek, met name indien sprake is van winstgevende projecten.
Mede naar aanleiding van de interim-controle benoemen wij het volgende aandachtspunt voor de jaarrekening van uw gemeente:
Wilderszijde Eind 2021 is de grondexploitatie Wilderszijde door de gemeenteraad vastgesteld. Wilderszijde is een omvangrijk project waar binnen een periode van 10 jaar ongeveer 2.700 woningen gerealiseerd zullen worden. Door de omvang van dit project is er sprake van een hoge mate van schattingsonzekerheden, deze onzekerheden vormen een risico voor de waardering en voor de resultaten in de jaarrekening. Bij aanvang van het project (de initiële vaststelling van het exploitatie Wilderszijde) is er een second opinion gedaan door een waarderingsspecialist. Inmiddels merken wij dat door het verstrijken van de tijd belangrijke afwijkingen zijn ontstaan ten opzichte van de grondexploitatie van destijds. Vanwege de risico's en onzekerheden die samenhangen met dit project verzoeken wij u om in het kader van de jaarrekeningcontrole 2023 opnieuw een second opinion op te vragen ter onderbouwing van de waardering van dit project.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 14
Frauderisicoanalyse
De frauderisicoanalyse wordt in het eerste kwartaal van 2024, volgens het VIC plan, nog geactualiseerd. Wij hebben om die reden ten tijde van de interim-controle 2023 nog geen werkzaamheden uitgevoerd op jullie bestaande frauderisicoanalyse. In overleg voeren wij dit in januari 2024 uit. Deze werkzaamheden op jullie frauderisicoanalyse omvatten in ieder geval het volgende: -
Beoordelen opgestelde frauderisicoanalyse.
-
Interview met de opsteller van de frauderisicoanalyse over het proces van opstellen.
Dit neemt niet weg dat wij onafhankelijk van jullie frauderisicoanalyse ook een frauderisicoanalyse uitvoeren voor onze controle van de jaarrekening 2023.
Openstaande punten Interim-controle 2023
Door diverse omstandigheden tijdens de interim-controle 2023 is het niet gelukt om gezamenlijk alle geplande werkzaamheden uit te voeren tijdens de interim-controle. De volgende onderwerpen staan nog open naar de status van 16 oktober 2023: -
Spendanalyse: zie ook hoofdstuk 2. Procesbeschrijving Specifieke uitkeringen: zie ook hoofdstuk 3.
-
Bestaan proces Participatiewet.
-
Diverse detailvragen in het kader van sociaal domein.
Daarnaast zijn de volgende onderwerpen reeds vooraf later gepland als onderdeel van het VIC-plan, maar willen wij deze wel voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole oppakken: Frauderisicoanalyse: zie ook hierboven. -
IT-audit: zie ook hoofdstuk 2.
Wij zullen met u een aanvullende afspraak maken om deze onderwerpen uit te voeren in de komende periode voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole, om te voorkomen dat we vertraging oplopen tijdens het controleproces van de jaarrekening.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 15
Duurzaamheid
Duurzaamheid staat op de agenda van de Nederlandse overheid sinds het Klimaatakkoord van Parijs. Vanaf 2024 gaat er nieuwe wetgeving van kracht voor grote ondernemingen: Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Voor grote ondernemingen betekent dit dat zij vanaf 2024 moeten rapporteren in hun jaarverslag over diverse duurzaamheidsonderwerpen. Na 2024 zullen meer ondernemingen hier gefaseerd mee te maken krijgen. Overheden zijn nog uitgesloten van deze wetgeving. In het BBV is ook (nog) niks opgenomen over duurzaamheidsrapportages. Overheden kunnen nu wel de kans grijpen om voorop te lopen met dit onderwerp. Op deze wijze wordt zichtbaar hoeveel belang de (lagere) overheid heeft bij duurzame ondernemingen. Uw gemeente is al aangesloten bij de Gemeenten4GlobalGoals. Dit betekent dat uw gemeente heeft uitgesproken duurzaamheid belangrijk te vinden. In uw voorgaande jaarverslagen heeft u beperkt aandacht voor duurzaamheidsonderwerpen. Wij adviseren u om te inventariseren welke duurzaamheidsonderwerpen vanuit de CSRD in uw gemeente van belang zijn en om te overwegen om deze meetbaar op te nemen in uw jaarverslag. Naast de voorbeeldfunctie die uitgedragen kan worden, zal een gemeente zijdelings ook te maken krijgen met CSRD. Ondernemingen moeten namelijk de duurzaamheidsonderwerpen in kaart brengen van hun gehele waardeketen.
De ondernemingen zullen dus bij jullie informatie kunnen opvragen over de gestelde duurzaamheidsonderwerpen, om zelf aan hun rapporteringsverplichting te kunnen voldoen.
Verwatering aandelen Stedin
Aan de hand van openbare informatie is vastgesteld dat de Nederlandse staat in 2023 een participatieovereenkomst (POVK) sluit met Stedin. De aanleiding hiervan is de aanvullende kapitaalbehoefte die bij Stedin bestaat. Deze kapitaalbehoefte is te omvangrijk om enkel door de bestaande gemeentelijke aandeelhouders te worden ingevuld. Daarom is dit jaar in de aandeelhoudersvergadering (AVA) besloten om voor het versterken van het vermogen in te zetten op nieuwe aandeelhouders waaronder het Rijk. In de POVK tussen de staat en Stedin wordt ook de waardering en de uiteindelijke prijs per aandeel inzichtelijk waardoor duidelijk wordt welk belang de Staat verwerft ten opzichte van de eventuele storting. De toetreding van de Staat heeft mogelijk gevolgen op het aandelenbelang (mogelijke verwatering) en de zeggenschap van bestaande aandeelhouders en het dividend(beleid) van Stedin. De aandeelhouders zullen daarover nader worden geïnformeerd. Wij vragen uw aandacht voor de eventuele effecten op de geraamde dividendopbrengsten als ook op de waardering van de aandelen Stedin in de jaarrekening 2023.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 16
m Follow-up eerdere bevindingen
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
Opgelost
Follow-up eerdere bevindingen
2
Onderhanden
X
Niet opgelost
Samenvattend overzicht van de aanbevelingen en actiepunten uit eerdere managementletters en accountantsverslagen en de status. No
Oorsprong en bevinding
Prioriteit
Toelichting follow-up
1
Vastlegging verplichtingen / contracten (ML 2022)
Midden
Binnen de gemeente is er een enquête uitgezet. De applicaties die aanwezig zijn,
Status
Vanuit het interview omtrent het inkoopproces is gebleken dat er intern een beleid is over welke documentatie aanwezig moet zijn in
ondersteunen dit proces al, maar het gedrag
een inkoopdossier. De wijze van archiveren van het inkoopdossier
van de medewerkers lijkt ervoor te zorgen dat
inclusief het inkoopcontract varieert per afdeling en is decentraal
het proces niet (altijd) wordt gevolgd.
belegd. Vanwege de decentrale werkwijze is het beheer van het
Middels de enquête wil de gemeente de
inkoopdossier primair de verantwoordelijkheid van de afdeling.
oorzaak achterhalen om een passende oplossing op te zetten.
2
Zichtbare interne controle grondexploitaties (ML 2022)
Midden
In de procesbeschrijvingen bij de grondexploitaties worden een
De controles worden niet altijd zichtbaar gemaakt. Er wordt toegewerkt naar
aantal relevant interne controle maatregelen genoemd. Dit betreft:
rapportering van afwijkingen binnen de P&Ccyclus op basis van voortgangsgesprekken
" "
Een zichtbare controle door de planeconoom op de
met projectleiders en de financiële
(concept-)afrekening van de notaris bij grondtransacties.
administratie. Het proces hieromtrent moet
Een zichtbare controle op de geactualiseerde parameters
nog worden vastgelegd en geïmplementeerd.
door de business controller fysiek domein. Bij de door ons uitgevoerde procescontroles kon niet worden aangetoond dat deze controles (zichtbaar) zijn uitgevoerd. 3
Grondexploitatie - plankosten (ACV 2020)
Midden
De verbetering van dit proces in nog gaande.
Wij hebben uw aandacht gevraagd voor de kwaliteit van de plankostenramingen en het vormgeven van sturing en beheersing op de plankosten binnen uw grondexploitaties. 4
Grondexploitatie - taxaties (ACV 2020)
Midden
Momenteel wordt de nota grondbeleid
Via het accountantsverslag 2020 hebben wij geadviseerd nadere
geactualiseerd en zal in het eerste kwartaal
invulling te geven aan de procedure bij het opvragen van taxaties bij
van 2024 gereed komen.
het aangaan van grondtransacties, in het bijzonder in situaties
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 18
waarbij er geen taxatie wordt opgevraagd en de procedure uit de nota grondbeleid niet wordt nageleefd.
5
Automatisering - toetsing IT beheersing (ML 2020)
Midden
Het uitgangspunt van onze controle op het gebied van IT is dat wij
X
De externe toetsing middels een IT audit zal begin 2024 plaatsvinden.
hiervoor gebruik maken van de werkzaamheden die door de gemeente zelfstandig zijn uitgevoerd. Wij adviseren u een IT-audit te laten uitvoeren als nulmeting, gericht op het (integraal) inzicht krijgen in de noodzakelijke eisen in het kader van de betrouwbaarheid van het systeem van geautomatiseerde (financiële) gegevensverwerking. Dit kan de organisatie verder helpen bij het professionaliseren en inrichten van controles gericht op de effectiviteit van de IT General Controls (ITGC's). Wij hebben u geadviseerd de diverse beheersmaatregelen op het gebied van IT en de toetsing hiervan integraal inzichtelijk te maken en te documenteren. 6
Implementatie rechtmatigheidsverantwoording (ML 2020)
Midden
Wij hebben geadviseerd een intern controleplan op te stellen om
Uw gemeente heeft een intern controleplan
v/
opgesteld.
invulling te geven aan de vereisten rondom de rechtmatigheidsverantwoording. 7
Controle technische functiescheiding memoriaalboekingen (ML
Hoog
Voor een deel van de memorialen dwingt het
2020)
systeem functiescheiding af. Voor een
De medewerkers financieel beheer kunnen vanuit hun rol zowel
gedeelte ook niet. Ons advies blijft om de
memoriaalboekingen aanmaken als goedkeuren, hierdoor is er geen
functiescheiding voor alle memorialen af te
sprake van functiescheiding. Wij adviseren hier functiescheiding in
dwingen in het systeem.
aan te brengen, zodat het muteren van de administratie via het
De gemeente Lansingerland kiest ervoor om
memoriaal alleen mogelijk is op basis van het vier-ogenprincipe.
dit niet te doen. De werkafspraak is dat er per
X
jaareinde alsnog wordt beoordeeld door de gemeente of de memorialen allemaal tot stand zijn gekomen in functiescheiding. Dit kan middels loggegevens en data-analyse. 8
Frauderisicoanalyse (ML 2020)
Midden
In 2023 is de frauderisico-analyse
Uw gemeente heeft medio 2021 een geactualiseerde frauderisico
geagendeerd in de BAC van 24 mei 2023. Dit
analyse opgesteld en aan ons verstrekt. Deze frauderisicoanalyse is
zal jaarlijks worden gedaan.
nog niet in de BAC besproken. Wij adviseren dit document te bespreken met (vertegenwoordigers van) de gemeenteraad. Vooral
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 19
omdat dit document dient als verantwoording richting gemeenteraad over de volledigheid van frauderisico's, de beheersmaatregelen en de acceptatie van een eventueel restrisico. 9
Brevettering consulenten WMO (ML 2020)
Laag
Er zijn stappen gezet om de brevetering van
Wij hebben geadviseerd u om de vereisten voor het brevetteren van
consulenten anders in te kaderen. Uw
consulenten vast te leggen en vast te laten stellen, zodat er een
gemeente hanteert hierbij echter nog geen
eenduidige en toetsbare richtlijn is. Wij hebben u tevens
eenduidige lijn op het gebied van o.a. de
geadviseerd om een controlemechanisme op te zetten waarmee
volgende punten:
gewaarborgd wordt dat de gebrevetteerde consulenten ook blijven
-
voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en wat de consequenties
Wanneer komt iemand in aanmerking voor brevettering?
zullen zijn als deze consulenten er niet aan voldoen.
-
Hoe lang is de brevettering geldig?
-
Wordt er daarna nog een controle uitgevoerd periodiek op de gebrevetteerde consulent?
10
Preventieve maatregelen EU-aanbesteding (ML 2020)
Midden
Etc..
U heeft nog geen maatregelen getroffen die
Binnen uw gemeente is de inkoopfunctie momenteel decentraal
waarborgen dat startformulieren structureel
belegd en zijn, in opzet, goede beheersmaatregelen getroffen zoals
worden toegepast. Wel hebben wij
het verplicht opstellen van een startdocument voor opdrachten
vastgesteld dat uw organisatie diverse
groter dan C 50.000 voor diensten en leveringen en groter dan
maatregelen heeft getroffen om de
C 150.000 voor werken voorafgaand aan de daadwerkelijke inkoop.
rechtmatigheid van inkopen te borgen.
Uit gesprekken is gebleken dat het startdocument niet structureel wordt ingevuld, waardoor het risico bestaat dat, vanuit perspectief van de gemeente, een onjuiste aanbestedingsvorm wordt toegepast. Hierdoor bestaat in opzet een groter risico dat de (Europese) aanbestedingswet niet wordt nageleefd of dat 11
aanbestedingen niet overeenkomstig uw eigen beleid plaatsvinden. Interne controlemaatregelen mutaties salarisadministratie niet zichtbaar vastgelegd (ML 2021)
Laag
Wij hebben begrepen en vastgesteld op basis van de procesbeschrijving dat de interne controlemaatregelen rondom de
Wij hebben op basis van de ontvangen documentatie vastgesteld
salarisstroken en de betaalbatch worden
dat er geen zichtbare controle wordt uitgevoerd op het
uitgevoerd. Wij kunnen echter achteraf nog
maandelijkse boekingsvoorstel (journaalpost), de salarisstroken en
niet vaststellen dat deze zijn uitgevoerd,
de betaalbatch die door de salarisverwerker wordt aangeleverd.
omdat de uitvoering nog niet zichtbaar gebeurd. De gemeente werkt eraan om dit zichtbaar te maken.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 20
12
Monitoring investeringskredieten
Hoog
Monitoring van de investeringskredieten
Preventief is er geen sprake van ingerichte interne beheersing
vindt plaats via het MIP. Er is nog geen sprake
omtrent de monitoring van investeringskredieten.
van zichtbare vastlegging van de gesprekken over de uitputting van investeringskredieten met de verantwoordelijke teams. Wel zien wij dat er stappen gezet worden in dit gesprek en er meer cyclisch een controle op wordt uitgevoerd.
13
Tussenrekeningen
Midden
De tussentijdse controle op tussenrekeningen is nog onvoldoende
De tussenrekeningen worden gedeeltelijk tussentijds beoordeeld. Wij hebben met uw
vastgelegd en geformaliseerd.
organisatie afgesproken dat de tussenrekeningen bij de controle van de jaarrekening volledig zijn opgeschoond.
14
Documentatie ID-check Sociaal Domein WMO
Hoog
Wij hebben begrepen dat uw organisatie
Er vindt geen consistente vastlegging plaats van de waarneming van
ervoor heeft gekozen om dit niet expliciet
de ID check in het dossier van een WMO-cliënt. Hierdoor is achteraf
vast te leggen.
niet vast te stellen of werkelijk een ID-check heeft plaatsgevonden. 15
Voortgang afwikkeling IB-signalen
Hoog
Op basis van uw vastleggingen blijkt dat er
De IB-signalen worden niet altijd tijdig en zichtbaar
slechts een aantal oude IB signalen
gedocumenteerd.
openstaan. Er is een interne beheersmaatregel ingericht om te voorkomen dat er vaker voor een langere tijd IB signalen openstaand blijven. Wanneer alle oude IB signalen zijn afgewikkeld, zal deze bevinding ook afgewikkeld worden.
PUBLIEKE SECTOR ACCOUNTANTS
(
312019015.23.435- 21