[I23.13579] Brief inzake herijking rekenkamer

Rekenkamer

Lansingerland Meent 94 t 010 » 267 22 42

Postbus 70012

info@rekenkamer.rotterdam.nl

3000 KP Rotterdam

www.rekenkamer.rotterdam.nl

Gemeente Lansingerland tav Gemeenteraad Postbus 1 2650 AA BERKEL EN RODENRIJS

datum 29 au^stus 2023

pagina 1

van 9

ons kenmerk

RL/23.09/MVA/JW/GL betreft

herijking Rekenkamer

Geachte gemeenteraad, Met deze brief informeren wij u over de herijking en de gevolgen daarvan voor de Rekenkamer Lansingerland. Vorig jaar is een herijking ingezet, die nodig was omdat verwachtingen, middelen en inzet van de capaciteit niet meer in verhouding waren. De rekenkamer heeft daarom het initiatief genomen voor een gezamenlijke zoektocht naar een gedragen herijking van de afspraken. In deze brief gaan we in op waar we nu staan, wat de Rekenkamer Lansingerland voor u kan betekenen en voor welke keuzes we op dit moment staan. Waar staan we nu?

Met uw gemeenteraad is van gedachten gewisseld in de commissie Algemeen Bestuur en aansluitend daarop is met een afvaardiging van de raad verder gesproken. We kijken terug op constructieve gesprekken, waarin duidelijk werd dat de raad positief is over de kwaliteit van de rapporten van de rekenkamer. Daarin is ook benadrukt dat het voor Lansingerland belangrijk is om in gevoel en uitstraling een eigen rekenkamer te hebben. Ook met andere gemeenteraden is van gedachten gewisseld. Op 4 juli 2023 heeft een bijeenkomst plaatsgevonden met de griffiers van de vijf regiogemeenten. Net als Lansingerland willen de andere regiogemeenten graag duidelijkheid over wat hun rekenkamer in de huidige vorm, dus aangesloten bij de Rekenkamer Rotterdam, voor de gemeenteraad kan betekenen, zodat zij kunnen besluiten over de toekomst van hun rekenkamer. Wat heeft de Rekenkamer Rotterdam te bieden?

Voor een regiogemeente is de onderzoekskwaliteit het grootste voordeel en het belangrijkste argument van de huidige constructie. De Rekenkamer Rotterdam is ingericht op het maken van hoogwaardige, diepgaande rapporten over complexe onderwerpen. Voor dit type onderzoek gelden hoge standaarden, daar kan en wil de rekenkamer niet van afwijken. Op basis daarvan leveren we leesbare rapporten op die voor de gemeenteraden nuttig blijken. Dat meerdere gemeenten samen een rekenkamer vormen, heeft als voordeel dat het mogelijk is om gemeenten met elkaar te vergelijken (benchmarking). Op die manier kan worden geleerd van elkaar. Ook is het interessant om op deze manier meer inzicht te krijgen in regionale vraagstukken die gemeentegrenzen overstijgen. Een

Rekenkamer Lansingerland

voorbeeld hiervan is onderzoek naar het woonbeleid, dat de rekenkamer voor meerdere gemeenten heeft uitgevoerd. Ook de mogelijkheid een gemeenschappelijke regeling uitgebreider te onderzoeken is van toegevoegde waarde, omdat die vanuit meerdere deelnemende gemeenten kan worden onderzocht. Wat is mogelìjk ín de toekomst?

Met de huidige samenstelling van de staf kan de rekenkamer in totaal maximaal acht à tien onderzoeken tegelijk in portefeuille hebben. De huidige omvang van de staf is overigens ook het maximum dat in het huidige model kan functioneren. Dat heeft met name te maken met de span of control van de directeur. De eindverantwoordelijkheid voor alle onderzoeken en alle overige bestuurlijke activiteiten maakt aansturing van meer onderzoeksteams naar onze overtuiging niet mogelijk. datum 29 augustus 2023

pagina 2 van 9

Rekening houdend met de financiële verhoudingen, namelijk 80/20 (zie de bijlage voor de financiële bijdrage per gemeente), kan de rekenkamer maximaal 20% van de capaciteit aan de onderzoeken voor de vijf regiogemeenten besteden. Dit betekent dat we per jaar twee rapporten voor regiogemeenten in portefeuille kunnen hebben. Afhankelijk van de doorlooptijd zijn dat maximaal acht afgeronde dan wel in afronding zijnde onderzoeken per raadsperiode. We hebben in de achterliggende periode nagedacht over verschillende onderzoeksvarianten. In het kort komt het er op neer dat we onderscheid maken tussen onderzoek naar een gemeenschappelijke regeling of regionaal thema (in principe voor alle regiogemeenten) en onderzoek naar een gezamenlijk onderwerp (specifiek afgestemd op enkele regiogemeenten). Op verzoek van de regiogemeenten hebben wij verkend of het dan nog mogelijk is een onderzoek te doen specifiek voor één regiogemeente. Dat is alleen voor Lansingerland en Capelle aan den IJssel mogelijk. Op basis daarvan hebben we een grove meerjarenplanning opgesteld, die inhoudelijk nog verder ingevuld moet worden (zie bijlage voor de meerjarenplanning van alle regiogemeenten). Voor Lansingerland ligt het dan in de lijn der verwachting dat in de periode 2023-2026 zo’n 5 onderzoeken aangeboden worden aan de gemeenteraad. Dat ziet er schematisch zo uit: Jaar

Te starten onderzoek

Te publiceren onderzoek

2023

GR Jeugdhulp Rijnmond

Woonvisie-synthese

Inkomensregelingen 2024

Nader te bepalen onderzoek Lansingerland

2024 of 2025 2025

GR Jeugdhulp Rijnmond Onderzoek gemeenschappelijke Nader te bepalen onderzoek regeling (publicatie voorzien in 2027) Lansingerland Onderzoek meerdere gemeenten

2026 totaal

Inkomensregelingen

Onderzoek meerdere gemeenten 5

5

Daarnaast kunnen we voor regiogemeenten jaarlijks meedoen aan het landelijke DoeMee-onderzoek. Deelname hieraan is afhankelijk van interesse vanuit de regiogemeente in het onderwerp. Dit jaar doen we voor alle regiogemeenten mee aan het DoeMee-onderzoek over klachtenafhandeling, zodat alle gemeenteraden ervaring kunnen opdoen met deze mogelijkheid.

Rekenkamer Lansingerland

Hoe wordt rekening gehouden met de gemeente-specìfìeke situatie?

Wij zijn er alert op dat de onderwerpen en de vraagstelling van onderzoeken aansluiten op de kennisbehoefte van raadsleden, dat bij de uitvoering de lokale situatie wordt onderzocht en ieder rapport voldoende gemeente-specifieke informatie bevat. Ook zal ieder rapport worden behandeld in de raad. Voor deze vijf aspecten (onderwerpkeuze, vraagstelling, uitvoering, rapportage en raadsbehandeling) schetsten we beknopt hoe de rekenkamer hierbij rekening wil blijven houden met de gemeentelijke context.

datum 29 augustus 2023

pagina 3 van 9

onderwerpkeuze Het aantal op te starten onderzoeken verschilt per jaar. Het zal niet ieder jaar nodig zijn een keuze over de programmering te maken, omdat de portefeuille vol kan zitten met onderzoeken die nog in uitvoering zijn. In andere járen kunnen één of zelfs meerdere onderzoeken starten. Afhankelijk van het moment en aantal betrokken gemeenten zal de rekenkamer een geschikte manier zoeken om informatie op te halen. Dit kan door een directe uitvraag aan de raad van Lansingerland bij een eigen onderzoek. Bij onderzoek met meerdere gemeenten zal dit via een bijeenkomst met vertegenwoordigers van raden van de betrokken gemeenten zijn. Dit wordt op een moment in het jaar georganiseerd waarop ruimte in de programmering ontstaat. Naast het ophalen van mogelijke thema’s wordt getoetst welke invalshoek voor raadsleden interessant is. De rekenkamer weegt de interesses en behoeften tegen elkaar af en bepaalt uiteindelijk de onderzoeksprogrammering. Het voordeel van deze werkwijze is dat er kort na deze bijeenkomst kan worden gestart met het onderzoek, waardoor er kan worden ingespeeld op de actuele behoefte van de gemeenteraad. De rekenkamer organiseert dit najaar voor alle gemeenten de eerste gezamenlijke bijeenkomst. uraagsteUing Onderdeel van het onderzoek is dat de rekenkamer altijd een opzet opstelt en publiceert.

Hierin wordt de vraagstelling en de politiek-bestuurlijke context nader geduid. In deze fase legt de rekenkamer contact met de ambtelijke organisatie(s) en betrokken wethouder(s). Dit gebeurt zowel bij een gemeente-specifiek als bij een gezamenlijk onderzoek. In gemeenten met een begeleidingscommissie wordt de onderzoeksopzet daar nog besproken. Het kan voorkomen dat bij de uitwerking van de onderzoeksopzet nog behoefte bestaat bij de rekenkamer aan een nadere specificering van de richting en vraagstelling van het onderzoek. Dan kan worden gekozen voor een aanvullende actie als een uitvraag via een beknopte vragenlijst. Een recentelijk voorbeeld hiervan is het onderzoek naar de Gemeenschappelijke regeling jeugdhulp Rijnmond (GRJR). Via een digitale enquête heeft de rekenkamer een uitvraag gedaan bij de betrokken commissies, waarop de rekenkamer uit alle gemeenteraden reactie heeft gekregen. uitvoering onderzoek Gedurende de uitvoeringsfase van een gezamenlijk onderzoek wordt bij de betrokken gemeenten onderzoek gedaan, zoals het houden van interviews en het opvragen van beleidsstukken en andere informatie. Hierin treden geen wijzingen op tot opzichte van de huidige situatie. Zoals gebruikelijk zal het conceptrapport voor ambtelijk wederhoor aan de deelnemende gemeenten worden voorgelegd.

Ook zal aan deze gemeenten bestuurlijk wederhoor worden gevraagd en zal zoals gebruikelijk de bestuurlijke reactie worden gepubliceerd. rapportage We beseffen dat het voor de raad belangrijk is dat u ook voor gezamenlijke onderzoeken een rapport ontvangt waarin de Rekenkamer Lansingerland in de vormgeving herkenbaar is en dat gemeente-specifieke bevindingen bevat. We willen hier graag recht aan blijven doen. De precieze vorm zal afhankelijk zijn van het type onderzoek. Per rapport zullen we, afhankelijk van het onderwerp, de onderzoeksvariant en de uitkomsten, besluiten welke vorm passend is. De

Rekenkamer Lansingerland

accentverschillen liggen vooral in de opzet van de Bestuurlijke Nota. Deze kan bijvoorbeeld integraal voor alle gemeenten worden opgesteld, waarbij naast gezamenlijke conclusies en aanbevelingen ook gemeente-specifieke conclusies en aanbevelingen worden opgenomen. Ook een separate Bestuurlijke Nota per gemeente is een optie. Uitgangspunt is dat altijd duidelijk is welke voor Lansingerland geldende conclusies worden getrokken en welke aanbevelingen aan de raad van Lansingerland worden gedaan. Een specifieke vorm is het DoeMee-onderzoek. Bij deelname aan het DoeMeeonderzoek krijgt iedere deelnemer het landelijke rapport met een gemeentespecifieke oplegger.

datum 29 augustus 2023

pagina

raadsbehandeling Ieder rekenkamerrapport zal door de gemeenteraad op dezelfde wijze behandeld worden als nu de praktijk is: het rapport wordt in een (commissie)vergadering toegelicht en op basis daarvan neemt de gemeenteraad een raadsbesluit over de consequenties die moeten worden verbonden aan het rapport en de aanbevelingen. Net als in de huidige situatie brengt dit de raden in positie om juist in moeilijke dossiers met behulp van rekenkamerrapporten een verschil te maken.

4 van 9

Wat blijft hetzelfde?

Uit het voorgaande blijkt dat er veranderingen optreden in de werkwijze en de vorm waarin wordt gerapporteerd. Tegelijkertijd is uit de uitwerking ook op te maken dat op veel punten geen verschillen met de huidige situatie optreden voor de gemeenteraad. Belangrijk om te benadrukken is dat de afzender van het rekenkamerrapport ook in de toekomst de eigen rekenkamer is. In het rapport zijn herkenbare conclusies en aanbevelingen opgenomen over de eigen gemeente. Ook zal de rekenkamer het rapport toelichten in de raadscommissie. De gemeenteraad neemt vervolgens op de gebruikelijke wijze een besluit over de aanbevelingen van de rekenkamer. Ook zal de werkwijze rondom het aanbieden van de onderzoeksopzet en het jaarverslag niet veranderen. Bestuurlijke belasting

In het verlengde van de vraag hoe de gemeenteraden betrokken worden bij onderzoek, speelt ook de bestuurlijke betrokkenheid. Hoewel de voorgestelde herijking leidt tot een nieuw evenwicht ten aanzien van verwachtingen, middelen en inzet van capaciteit, is ook in dit model de belasting voor de directeur hoog. Het bestuurlijk contact met alle individuele gemeenten wordt namelijk door de directeur, dus één persoon, vervuld. Onderstaande tabel laat de contactmomenten tussen de directeur en de gemeenteraad van Lansingerland zien in de huidige situatie. Bij sommige contactmomenten wordt de directeur bijgestaan door rekenkameronderzoekers. wat frequentie periodieke contactmomenten werksessie onderzoeksprogrammering wisselend, bij te starten onderzoek bijdrage inwerkprogramma raad 4-jaarlijks

deelname gemeente

commissie Algemeen Bestuur

gemeenteraad

onderzoeksgerelateerd toelichting rapport

ongeveer eens per jaar, zie ook meerjarenprogramma

raadscommissie

toelichting onderzoeksopzet

op verzoek van de raad

raadscommissie

Rekenkamer Lansingerland

Aanvullend op bovenstaande contactenmatrix geeft de directeur op verzoek van de gemeenteraad of de desbetreffende commissie een toelichting op het jaarverslag en de onderzoeksprogrammering. Daarnaast zijn er rond ieder onderzoek ook bestuurlijke contacten met de betrokken portefeuillehouder. Deze contactmomenten zijn er voor zowel Lansingerland als de andere vier regiogemeenten. In de gemeente Rotterdam heeft de directeur nog aanzienlijk meer contactmomenten. Dat betekent in de praktijk dat het ingewikkeld is om een goede relatie op te bouwen met alle gemeenteraden, colleges en ambtelijke organisaties en bestuurlijk zicht te houden op de lokale context in alle individuele gemeenten.

datum 29 augustus 2023

pagina 5 van 9

In de gesprekken met de gemeenteraden is de vraag gesteld of één persoon überhaupt de belangen van alle rekenkamers en dus alle gemeenteraden voldoende evenwichtig kan behartigen. Naar aanleiding van de opmerking in de onderzoeksprogrammering dat de Rekenkamer Rotterdam en dus de directeur er primair is voor de gemeenteraad van Rotterdam is de vraag ‘Wie is er primair voor ons?’ herhaaldelijk gesteld. Deze zorg wordt door de rekenkamer herkend. Tegelijkertijd is een directe oplossing voor deze zorg op dit moment nog niet voorhanden. Er is in het huidige model maar één persoon die de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid kan dragen (zie ook bijlage 3 voor een illustratie van modellen voor rekenkamers). Voor de toekomst is het daarom van belang te zoeken naar een mix van inzet op een goede relatie met iedere gemeente enerzijds en een aanvaardbare belasting van de directeur anderzijds. Mogelijk kan vaker gebruik worden gemaakt van digitale contactmomenten. Ook kan er worden nagedacht over een gezamenlijke technische briefing voor de begeleidingscommissies van het onderzoek. De rekenkamer benadrukt dat minder fysieke bijeenkomsten, niet betekent dat er minder betrokkenheid is vanuit de rekenkamer. Als het nodig is dan maakt de directeur, net als nu het geval is, ruimte en tijd om de aandacht te geven die nodig is. Overige afspraken

In 2022 is duidelijk geworden dat er geen afspraken lagen over indexatie van het budget van de rekenkamer. Dit leidde tot onduidelijkheden over de precieze hoogte van het beschikbare budget bij zowel gemeenten als bij de rekenkamer. Voor het komende jaar is in overleg met de griffiers gekozen voor de pragmatische oplossing dat iedere deelnemende regiogemeente de eigen indexatie toepast op het budget voor 2024 en de rekenkamer daarover voor 1 december 2023 informeert. In het najaar organiseert de rekenkamer een werksessie met (een afvaardiging) van de gemeenteraden en griffies van de regiogemeenten. Tijdens deze sessie gaan we verder in op deze brief. Ook staat dan de onderzoeksprogrammering voor 2024 en verder op het programma. Er is formeel niets geregeld voor het scenario dat een gemeenteraad besluit voor een andere toekomstige invulling van de rekenkamer te kiezen. Wij willen graag benadrukken dat dat wat ons betreft in goed overleg kan gebeuren. We hopen dat het voor u duidelijk is wat de Rekenkamer Lansingerland in de huidige vorm voor u kan en wil betekenen. Ik kijk uit naar de verdere samenwerking en de volgende ontmoetingen.

Rekenkamer Lansingerland

Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd

Dr.ir. Marjolein van Asselt directeur

datum 29 augustus 2023

pagina

Rekenkamer Lansingerland

Bijlagen Bijlage 1: huidige situatie

Iedere gemeente is verplicht om een rekenkamer in te stellen, die ten behoeve van de gemeenteraad onderzoek doet. De Rekenkamer Lansingerland is via een in de verordening vastgelegde personele unie aangesloten bij de Rekenkamer Rotterdam. Conform de verordening is de directeur van de Rekenkamer Rotterdam ook directeur van de Rekenkamer Lansingerland. Voor Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel en Krimpen aan den IJssel is dat op dezelfde manier geregeld. Op die manier zijn 5 regiogemeenten aangesloten bij de Rekenkamer Rotterdam.

datum 29 augustus 2023

pagina 7 van 9

In feite is de Rekenkamer Lansingerland onderdeel van een gezamenlijke rekenkamer. Dit is historisch en redelijk toevallig zo gegroeid. Er is nooit een visie vastgesteld waarin uitgangspunten en de toegevoegde waarde van samenwerking ten aanzien van de rekenkamer zijn verhelderd. Ook is niet met de gemeenteraad van Rotterdam en met de gemeenteraden die in de loop der tijd zijn aangesloten gesproken over verdere uitbreiding en de randvoorwaarden waaronder het mogelijk is de functie van rekenkamer voor meerdere gemeenten te vervullen. De gemeenteraad stelt jaarlijks een budget beschikbaar voor de Rekenkamer Lansingerland dat sinds 2022 als lumpsum-financiering aan de Rekenkamer Rotterdam ter beschikking wordt gesteld. Er is geen eenduidigheid over de financiële grondslag van de bijdragen van de regiogemeenten. In 2022 en 2023 was het budget dat de gemeente Lansingerland beschikbaar stelde C 98.250. De totale bijdrage van de regiogemeenten in de afgelopen twee jaar was C 355.700. Het totale budget van de Rekenkamer Rotterdam (inclusief de bijdragen van de regiogemeenten) is ongeveer C 2 mln. Dat betekent dat de bijdrage van de regiogemeenten in de achterliggende periode afgerond naar boven een kleine 20% was. Recent heeft de gemeenteraad van Rotterdam een structurele extra bijdrage van C 400.000 en een incidentele bijdrage voor drie jaar van C 100.000 toegezegd.

Dat betekent dat de bijdrage van de regiogemeenten gedaald is naar 14% van het totale budget. In de onderstaande tabel zijn de bijdragen voor 2023 per gemeente opgenomen. Gemeente bijdrage gemeente Rotterdam bijdrage gemeente Capelle a/d IJssel bijdrage gemeente Lansingerland bijdrage gemeente Barendrecht bijdrage gemeente Krimpen a/d IJssel bijdrage gemeente Albrandswaard

Bedrag ín C 1.597.559 106.500 98.250 65.150 45.550 40.250

Rekenkamer Lansingerland

Bijlage 2: grove meerjarenplanning onderzoeken regiogemeenten Jaar

Te starten onderzoek

Te publiceren onderzoek

2023

GR Jeugdhulp Rijnmond

Woonvisie Capelle a/d IJssel

Inkomensregelingen (Capelle a/d IJssel, Lansingerland en Barendrecht) Onderzoek Capelle a/d IJssel

Subsidies Krimpen a/d IJssel

Onderzoek Lansingerland

Inkomensregelingen (Capelle a/d IJssel, Lansingerland en Barendrecht) Onderzoek Capelle a/d IJssel

2024

Gezamenlijk onderzoek Albrandswaard, Barendrecht en Krimpen a/d IJssel 2024 of 2025 datum

2025

29 augustus 2023

pagina

Woonvisie-synthese

GRJR Onderzoek gemeenschappelijke regeling (publicatie voorzien in 2027) Onderzoek meerdere gemeenten

8 van 9

Onderzoek Lansingerland

Gezamenlijk onderzoek Albrandswaard, Barendrecht en Krimpen a/d IJssel

2026

Onderzoek meerdere gemeenten

Onderzoek meerdere gemeenten

totaal

8

9

Daarnaast kan jaarlijks worden meegedaan aan het landelijke DoeMee-onderzoek,

Rekenkamer Lansingerland

Bijlage 3: alternatieven voor structuur rekenkamer

Met de inwerkingtreding van de Wet Versterking Decentrale Rekenkamers op 1 januari 2023 is het verplicht om een onafhankelijke rekenkamer in te stellen. Een rekenkamercommissie met ook raadsleden mag dus niet meer. Wat kan wel: »

datum 29 augustus 2023

Een eigen rekenkamer, waarbij dan gekozen kan worden tussen het directeursmodel of een collegemodel. De meeste rekenkamers van gemeenten met minder dan 100.000 inwoners hebben als zij een eigen rekenkamer hebben een collegemodel, waarbij 3-5 leden op basis van vacatievergoeding de rekenkamer vormen en ondersteund worden door een secretaris (soms van de griffie) of eventueel een secretaris-onderzoeker. Zij voeren zelf het onderzoek uit of zetten het uit bij onderzoeksbureaus. Er zijn ook commerciële onderzoeksbureaus die gespecialiseerd zijn in rekenkameronderzoek, waarbij de rekenkamer in feite aanbesteed kan worden. Zij voeren dan alle onderzoeken uit en leveren ook de bestuurder(s).