[BV25.0087] Verslag van de BAC op 17 september 2025

VERSLAG Begeleidingscommissie Accountantscontrole

Corsanummer

: BV25.0087

Datum vergadering

: 17 september 2025

Aanwezig in de raadszaal Commissieleden Leefbaar 3B WIJ Lansingerland CDA D66 PvdA

: Johan Philippens : Ton Jansen : Job Halkes : Erik Jonker : Hamid Azzouzi

Voorzitter Commissiegriffier Ambtelijk

: Matthijs Machielse : Lianne van den Houten : Wanda Bouwmeester : Marko Voorspuij : Arne Koole

Accountant Afwezig

D66 : Ronald van der Stad CU : Kees-Willem Markus VOOR Lansingerland : Petrine van Olst VVD : Ed van Santen GroenLinks : Marko Ruijtenberg 1. Opening en Mededelingen De voorzitter: Dames en heren, een goedenavond. Hartelijk welkom. Het is 17 september, tijd voor de commissie BAC, de Begeleidingscommissie Accountantscontrole. Hartelijk welkom ook, mijnheer Arne Koole, namens BDO Accountants. Hartelijk welkom ook, ambtelijke ondersteuning. Fijn dat u ook allemaal thuis kijkt deze avond. Wij zijn blij met uw komst, ook digitaal. Oh, de griffier meldt mij dat we op dit moment nul kijkers hebben thuis. Mocht u dit terugkijken, hartelijk dank daarvoor. 2. Insprekers De voorzitter: Wij hebben vanavond geen volle agenda, maar we gaan wel gauw beginnen met agendapunt 2, de insprekers. Die zijn niet gemeld. 3. Vaststelling agenda en inventarisatie rondvragen De voorzitter: Dan gaan we over naar agendapunt 3, het vaststellen van de agenda. Wat ik voor u heb vanavond is het dienstverleningsplan van de accountant. Gaan we het met die agenda doen? Ik zie instemmend geknik, dus dat gaan wij doen.

1/7

4. Verslag vorige BAC vergadering De voorzitter: Gaan we over naar agendapunt 4, het verslag van de vorige vergadering van deze commissie. Dat was op 4 juni. Op dat verslag zijn geen opmerkingen binnengekomen. Kunnen we dat dan ook nu vaststellen? Wederom instemmend geknik. Dat is dan bij deze ook vastgesteld. 5. Dienstverleningsplan 2026 De voorzitter: Gaan we naar agendapunt 5, het dienstverleningsplan. Er staat hier 2026, maar dat gaat over de jaarrekening van 2025. De accountant heeft een dienstverleningsplan opgesteld. Dat komt nu ook in beeld. Dat wordt eerst even kort toegelicht door de heer Arne Koole. Krijgt u zo het woord voor. Daarna kunnen alle commissieleden hun wensen, bedenkingen, opmerkingen, vragen meegeven. Dan wil ik u graag het woord geven. Even op de microfoon, alstublieft. Ik zet hem wel voor u aan. U heeft het woord. Nu zet u hem weer uit. De heer Koole: Dank u wel, voorzitter. Bedankt ook dat ik even een toelichting mag geven op ons dienstverleningsplan. Ik noem hem ook weleens, ons controleplan. Maar hierin vatten we eigenlijk samen hoe we voornemens zijn om de jaarrekeningcontrole dit jaar in te steken en vragen we u bijvoorbeeld ook straks om speerpunten mee te geven, aandachtspunten, voor ons accountants. Ik zal u inderdaad, zoals de voorzitter aankondigde, even kort meenemen in ons plan.

Hij is niet zo heel uitgebreid, dus ik denk dat we daar samen best snel doorheen kunnen bladeren. Misschien meteen even zo een stukje fast forward naar slide nummer 4, hoofdstuk 1, ervaring afgelopen jaar, dus goed om dat ook even mee te nemen. Evaluatie, we hebben op 17 juli voor het zomerreces al met de ambtelijke organisatie de jaarrekeningcontrole van 2024 ambtelijk geëvalueerd. Dat doen we elk jaar. En ik zeg, dat doen we elk jaar, maar dit jaar was natuurlijk de eerste keer, want vorig jaar 2024 was de eerste keer dat wij het genoegen hadden om jullie jaarrekening te mogen controleren. Eigenlijk onze gezamenlijke afdronk, als ik dat zo mag zeggen, is dat we een hele prettige en constructieve eerstejaarscontrole hebben gedraaid. Natuurlijk zijn wij kritisch, is de organisatie ook kritisch, dus hebben we echt wel een paar thema's benoemd waar we in samenwerking dan wel dit jaar nog weer in willen verbeteren. Dus dat is denk ik even vanuit een stukje evaluatie, ervaring van afgelopen jaar. Hoofdstuk 2, dat heb ik genoemd, top aandachtspunten voor 2025. Daar zie je dus dat we vanuit onze eerstejaarscontrole afgelopen jaar, maar ook vanuit de aanloop van deze controle, een aantal aandachtspunten hebben benoemd wat we dit jaar ook gewoon weer wat extra aandacht willen geven. Ik noem er even een paar.

Dus bijvoorbeeld het inkoopproces, dus het stukje autorisatie van inkoopfacturen is er eentje. De beheersing rondom aanbestedingen. Ik weet niet of u het kan herinneren, maar voor vorig jaar kwam er best wel, uiteindelijk onderaan de streep, een best wel grote onrechtmatigheid vanuit die aanbestedingen. Dus dat is wat de organisatie natuurlijk sterk monitort. Maar daaraan doen wij vrolijk mee. En bijvoorbeeld het derde, de beheersing van de IT-omgeving, dat vinden wij ook een belangrijk aandachtspunt waar we met de organisatie op in zullen zoemen. Rechts in de kolom, die wil ik eigenlijk niet allemaal opnoemen, maar dat zijn een aantal aandachtspunten die eigenlijk voor alle gemeenten in het land, alle accountants van gemeenten in het land, belangrijk zijn. Maar misschien rechtsonder een vraag voor u. En dat is, heeft u als BAC nog aandachtspunten voor ons? Dus buiten die aandachtspunten die ik net al even noemde, de aandachtspunten die voor alle gemeenten gelden, ziet u nog bepaalde thema's waarin u ons wilt vragen om nog even extra de aandacht op te vestigen, zodat we dat ook in onze volgende rapportages weer mee kunnen nemen naar u? De voorzitter: Daar gaan we gelijk op kunnen reageren.

2/7

De heer Jonker: Een verduidelijkende vraag stellen, mag dat? Er staat bij de aandachtspunten staat, opeenvolging van de uitkomsten, opvolging van de uitkomsten gap-analyse tussen BIO en NIS2. Is dat tussen BIO en NIS2 of is dat de gap tussen BIO en NIS, van die twee, BIO en NIS2 met de gemeente waar je staat? Dat begreep ik niet gelijk. De voorzitter: Mijnheer Koole. De heer Koole: Dan snijdt u meteen even een technisch onderwerp aan. BIO en NIS2, dat gaat over het stukje cybersecurity. De heer Jonker: Het goede nieuws is, ik weet wat het is. Ik bedoelde alleen, is het een gap tussen BIO en de gemeente en NIS2 en de gemeente? Of is het een gap tussen BIO en NIS2? De heer Koole: BIO is de voorloper van NIS2, dus de organisatie is druk bezig geweest om eigenlijk die slag te maken van het oude BIO naar de nieuwe, wat strengere, vereisten van NIS2. Daar zijn ze afgelopen jaar, eigenlijk jaren, al mee bezig geweest. Afgelopen jaar hebben we dat ook met elkaar besproken van, dit is waar de gemeente mee bezig is geweest en dit jaar pakken we die handschoenen eigenlijk weer op om even te kijken, waar staan we nu in die verbeterslag die we moeten en wilden maken. De voorzitter: Oké. Zijn er dan direct al aandachtspunten vanuit de commissie? Niet allemaal tegelijk. We kunnen dat inderdaad, zoals de commissiegriffier mij influistert, concluderen als tevredenheid over wat er voor ligt.

Wilt u verder gaan met het volgende hoofdstuk? De heer Koole: Ja, dat is goed. Misschien om die toch even af te concluderen, want we hebben al vanuit onze controle en perspectieven natuurlijk een aantal aandachtspunten. Een aantal die bij elke gemeente speelt. U ziet, verder komen we ook op de significante risico's uit. U kunt gerust zijn dat we de belangrijkste zaken echt wel eruit pikken. Mocht u in de periode hierna, de komende weken, maanden nog iets denken van, dat zou ik toch wel fijn vinden als de accountant nog even in de controle een extra blik op werpt. Schroom ook niet om dat even bij ons te brengen in bijvoorbeeld de volgende vergadering van de BAC. Maar voor nu gaan we het doen met degenen die we dan zelf naar voren hadden gebracht. Dan ga ik meteen door naar het volgende hoofdstuk. Dat is uw BDO-team. Er staan een drietal gezichten. Dat is niet het hele BDO-team wat de jaarrekening van Lansingerland mag controleren, maar nou wel even, hoe zeg ik dat nou niet stom, maar even de bovenste drie van het kernteam. Zo noem ik het, het kernteam. Dus nou, ik Arne Koole, als eindverantwoordelijke accountant en ook aanspreekpunt voor u, de BAC, de raad en ook de griffie. Mijn rechterhand Jan Willem, hij kon er vandaag niet bij zijn. Maar dat is bijvoorbeeld dan het aanspreekpunt meer voor het college, directie, maar ook voor de concerncontroller die achter ons zit.

Dan hebben we nog onze junior manager Felicia, die stuurt het team aan en die is operationeel ook onze contact. Dus zo ziet even het BDO-team eruit, om daar u ook even in mee te nemen. Schakel ik door naar hoofdstuk 4. Dat heet, planning en aanpak. We zitten hier as we speak om ons dienstverleningsplan te bespreken. Dus we staan in die zin aan de start van de controle. Dat is ook weer niet helemaal waar, omdat we met elkaar eigenlijk al wel weer een voortvarende start hebben gemaakt. De interimcontrole wordt eigenlijk as we speak gestart. Volgende week loopt die ook nog. En dat gaat straks weer uitmonden in wat wij noemen, het rapport, rapportage van interimbevindingen. Ook wel de managementletter. Die zullen we dan in de BAC van, ik meen, begin november bespreken. Eind november. Ja, boardletter, zo noemen we hem, de boardletter. Eind november zullen we die bespreken. Vervolgens komen we in het voorjaar weer terug voor dat wat wij noemen de eindejaarscontrole. Dan krijgen we als het goed is ook weer een jaarrekening voor onze neus die

3/7

wij mogen controleren. En aan het eind van de jaarrekeningcontrole komen we hopelijk weer met een goedkeurende controleverklaring en het accountantsverslag waarin wij onze observaties en bevindingen toelichten. Dan pak ik even door naar het stukje controleaanpak en significante risico's. Daar hebben we drie significante risico's genoemd. Meteen goed om even te beginnen met het bericht, die eerste uit de drie risico's die ik daar opsom, dat is een risico, in het mooi Nederlands, management override of controls. Dus ook wel het risico dat het management de beheersing doorbreekt. Dat is vanuit de controlestandaard een verplicht significant risico. Dus elke organisatie die elke accountant controleert in Nederland, die heeft dat als significant risico. Dus even om te waarborgen, schrik niet. Het is niet dat wij daar indicaties voor hebben, maar dat is gewoon een significant risico die we altijd als zodanig meenemen. Het tweede risico, dat is de waardering van de bouwgronden. Dat is eigenlijk wat we in de sector ook altijd aanmerken als significant risico. Komt omdat het veel toekomstmuziek, schattingen, nog te maken kosten, nog te realiseren opbrengsten, de komende jaren met bepaalde parameters. Waarvan altijd de vraag is, hoe gaat het in de toekomst uitwerken. Dus vanuit dat schattingsaspect nemen we dat ook mee als significant risico.

En dan de derde, dat is het risico rondom ongeautoriseerde handelingen in de IT-systemen. Met name vanuit het aspect superusers. Dat was eigenlijk een risico wat we vanuit het voorgaand jaar hebben meegenomen. Nu weet ik dat de organisatie daar dit jaar al mee aan de slag is geweest. Dus straks bij die interim controle gaan we even het net ophalen van die superusers. Dus dat zijn dan de accounts met uitgebreide rechten. Hoeveel zijn dat er nog en wat zijn dan de rechten? Daar gaan we gewoon weer even naar kijken om te kijken of dat risico nog wel echt significant is of misschien wel naar beneden afgeschaald kan worden. Maar dat zetje, die drie risico's, dat zijn dus wat wij noemen in mooi accountantsjargon, de significante risico's. Volgend stukje is de materialiteit. Dus dat is eigenlijk de kam waarmee wij de jaarrekening controleren. In de wetgeving is daar, en elke gemeente doen we dan met, tegenwoordig, 2 procent van de totale lasten. Dat komt dan uit op 4,5 miljoen. Dat betekent dus, stel dat de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden optellen tot die 4,5 miljoen of daarboven, dan zou dat leiden tot een anders dan goedkeurende verklaring. Dat was voorgaand jaar niet het geval, dat verwachten we dit jaar ook niet. Maar dat is dan de grens. En daaronder noem ik dan nog even de rapporteringstolerantie. Die is 200.000.

Dat betekent dat elke fout en onzekerheid die we aantreffen boven de 200.000, die nemen wij mee in onze accountantsverslag, in onze rapportage, zodat u dat ook kan zien. Dat is het stukje materialiteit. Dan ga ik door naar, denk ik, alweer het laatste hoofdstuk van ons dienstverleningsplan. Dat is namelijk de natuurlijke adviesfunctie. Even een kort beschrijven van hoe wij die ook willen gaan inkleden. Een belangrijk onderdeel daarvan is bijvoorbeeld die speerpunten. Heeft u mij net niet meegegeven, maar ik zei al, die kunt u nog meegeven in de komende tijd. Waar ik ook met de griffie even van gedachten heb gewisseld. We krijgen natuurlijk komend voorjaar de verkiezingen. Toen hebben we met elkaar bekokstoofd, het zou toch heel erg leuk zijn als we straks voor de nieuwe raad in samenwerking met de organisatie ook even een workshop kunnen geven en de nieuwe raadsleden straks ook weer wegwijs maken in thema's van, hoe lees je nou een begroting, hoe lees je een jaarrekening, hoe werkt nou ook alweer die P&C-cyclus, wat doet die accountant eigenlijk? Even zulk soort thema's om dat de revue te laten passeren in zo'n workshop. Dus dat is hoogstwaarschijnlijk een onderdeel wat we komend voorjaar een plekje gaan geven. We hebben ook nog even gebrainstormd over een andere workshop die misschien nog in dit najaar, aan het einde van dit jaar, nog een plekje zou kunnen krijgen.

Ook wel even gebrainstormd op wat voor thema's dat zouden kunnen zijn. Cybersecurity is iets wat eventjes genoemd werd als relevant thema. Dus dat noem ik even voor nu. Dat hebben we nog niet in steen gegraveerd, maar dat is wel iets wat een beetje boven de markt hangt. Dus dat denk ik even als een stukje reflectie op hoe wij de natuurlijke adviesfunctie willen vormgeven. Dus ik denk, voorzitter, dit was eigenlijk mijn toelichting. Ik ben reuze benieuwd of daar nog vragen, opmerkingen of andere soorten toespraken over zijn.

4/7

De voorzitter: Ik ben net zo goed als u daar erg benieuwd naar. We gaan beginnen bij de heer Azzouzi, PvdA. De heer Azzouzi: Dank u wel, voorzitter. Ik had een vraag over het sociaal domein en de onzekerheden daarin. U noemt ook dat dat een risico kan zijn om geen goedkeurende verklaring af te geven. Maar voor mij is het nog niet duidelijk, wat is de norm? Hoe groot is die kans en hoe kunnen wij dat voorkomen? De voorzitter: Mijnheer Koole. De heer Koole: Zal ik die meteen beantwoorden? Die kans is niet zo heel groot, acht ik. Ik heb hem er even bijgepakt, ons accountantsverslag van voorgaand jaar, daar hebben wij een onzekerheid gerapporteerd van 668.000 in het kader van het sociaal domein. Stel dat die dit jaar in dezelfde orde van grootte zou zijn, dan kan je die makkelijk hebben. Want ik noemde net in die materialiteit, die 4,5 miljoen, daar zit die echt nog wel onder. Waarom ik hem toch ergens in het stuk, ik weet niet precies waar dat stond, maar ik heb inderdaad ergens beschreven van, let op, de onzekerheden in het sociaal domein, daardoor wordt er… Nee hoor, hoeft niet. Nee hoor, wat mij betreft in ieder geval niet. Maar ik heb die opmerking even gemaakt, omdat vroeger, tot en met vorig jaar, werden die onzekerheden anders gewogen. Dus je had een grens voor fouten van 1 procent en een grens voor onzekerheden van 3 procent.

En dit jaar in den lande hebben ze dat losgelaten en worden fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld en dan heb je een grens van 2 procent. Concreet vertaald, dus er zijn gemeenten in den lande die best wel veel onzekerheden hadden in het kader van het sociaal domein rondom het aspect prestatielevering, daar hebben we het dan over van, dat ze hebben niet voldoende zekerheid gekregen over dat aspect prestatielevering. Maar bij die gemeenten, waar die onzekerheden in één keer bij die fouten worden opgeteld en dan tegen die 2 procent grens aan wordt gehouden, daar is best wel de kans dat die er overheen schiet. En dan kom je op die anders dan goedkeurende verklaring. Maar nogmaals, even terug naar Lansingerland, orde van grootte van vorig jaar, dan heb je dit jaar helemaal niet, dan heb je helemaal geen probleem. De voorzitter: Nog een vervolgvraag daarover? De heer Azzouzi: Ik had een andere vraag. Het gaat mij om de ervaring aan het begin met de samenwerking. Vorig jaar hebben we gezien dat er extra werk is verricht en daar stond wel wat over. Hoe kunnen wij dan helpen als organisatie om de accountant zijn werk goed te kunnen doen zonder extra kosten? De heer Koole: Ja, klopt. Er is aan het eind van het afgelopen jaar wel even een discussie geweest met elkaar over meerwerk hebben we het dan over.

Laat ik meteen even zeggen, meerwerk zit niemand op te wachten, wij ook niet, jullie ook niet. Dus zowel jullie als raad, maar ook de ambtelijke organisatie en wij als accountant, die zitten daar dus niet op te wachten. Dus we hebben nu juist in die evaluatie met de ambtelijke organisatie ook juist bedacht van, wat zijn dan de thema's waar we nou extra tijd aan hebben moeten besteden en hoe gaan we nou voorkomen dat we daar nou volgend jaar weer extra tijd aan zouden moeten besteden. Dus nogmaals, we hebben echt een harde ambitie om dat meerwerk zo weer omlaag te brengen. De voorzitter: Mijnheer Jansen.

5/7

De heer Jansen: Dank u wel, voorzitter. Dank u wel voor de vraag, mijnheer Azzouzi. Ik had dezelfde vraag, maar uw antwoord vind ik toch een beetje zwak, laat ik het zo zeggen. Gewoon duidelijk, ja of nee, zijn er harde afspraken gemaakt met de organisatie over wat, wanneer, hoe aangeleverd moet worden? De heer Koole: Het antwoord op die vraag is, ja. De heer Jansen: Weten we ook van elkaar, en dat is ook dan een vraag aan de controller, dat we het dan over hetzelfde hebben, dat uw verwachtingen en wat de organisatie denkt, dat dat aligned is. U kunt het beantwoorden, maar dat hoor ik ook graag van de controller. De voorzitter: Dat mag wat mij betreft gelijk. Kan daar een antwoord op gegeven worden? Mevrouw Bouwmeester. Mevrouw Bouwmeester: Die intentie is inderdaad identiek. Dus wij zeggen daar ook, ja, op. En ik geef er wel een nuancering bij, omdat je nooit weet, is er ziekte? Is er uitval? Zijn er vacatures? Komt er opeens vanuit het Rijk een konijn uit de hoge hoed? We weten het niet. Maar met de kennis die we nu hebben, is het antwoord inderdaad, ja. De voorzitter: Helder. Dank voor dat antwoord. Andere vragen? De heer Koole: Mag ik daar misschien nog even op aanvullen? Bedankt, Wanda, inderdaad voor die toelichting, die nuance. Zo is het ook. Dus we hebben echt wel de intentie om dat meerwerk weer terug naar nul te brengen.

Tegelijkertijd is ook het eerlijke antwoord, je weet niet wat ons te wachten staat. Dus er gebeuren soms dingen gewoon in Lansingerland, of gewoon in den lande, die impact hebben op de jaarrekeningcontrole. Dan is de vraag van, op het moment dat wij extra tijd bezig zijn, omdat wij onze controle niet handig inrichten, of omdat wij gewoon teamwisselingen of dat soort dingen, ga ik u niet eens mee belasten natuurlijk. Maar op het moment dat er iets gebeurt in Lansingerland wat wij niet hadden kunnen voorzien, dan vind ik het wel fair om nog steeds dat gesprek natuurlijk met zowel de organisatie als met de BAC aan te gaan van, daar hangt een kostenplaatje aan. Wij hadden het niet kunnen voorzien. Jullie zitten er ook niet op te wachten. Maar om wel het gesprek met elkaar daar in alle transparantie over te blijven voeren. De voorzitter: Dank voor die aanvulling. Ik zie geen vervolgvraag van de heer Jansen, dus ik denk dat dat voldoende is beantwoord. Dank u wel. Andere vragen van de commissieleden? En overigens mag u ook op dit moment nog speerpunten meegeven of aanvullingen doen. Het is nog niet te laat daarvoor. Mijnheer Van Santen. De heer Van Santen: Ik heb geen speerpunten dan degenen die er al staan, dus dank daarvoor. Ik had net nog heel eventjes voor de vergadering overlegd met de ambtelijke organisatie, want dit is voor de eerste keer dat we dit op deze manier doen.

Dus ik was even benieuwd, dat was mijn vraag aan de ambtelijke organisatie, is dat nou omdat we een nieuwe accountant hebben? Of als er volgend jaar een andere accountant is, is het dan ook zo? Het antwoord was, dat gaan we vanaf nu altijd zo doen, ongeacht welke accountant. Ik denk dat dat goed is, dat we van tevoren zien van, waar gaat de accountant op letten, dat we nog wat dingen mee kunnen geven, et cetera. Dus ja, dat is het enige wat ik mee wil geven, voorzitter, dat ik blij ben met dit punt. Het zou mooi zijn natuurlijk als we dat op een of andere manier wat efficiënter in de vergadercyclus kunnen meenemen in plaats van één punt. Maar goed, dat is voor de volgende keer. Dat noopt denk ik niet tot een reactie, toch? Dan ga ik naar de heer Jonker.

6/7

De heer Jonker: Nog even in aanvulling, ik vervang de heer Ronald van der Stad. Hij had mij ook nog wat vragen meegegeven over het meerwerk, maar die zijn in voldoende mate gesteld. Onder andere met dank ook aan de heer Azzouzi. Dus daar heb ik voor de rest geen vragen over. Dus daar wil ik het bij laten. De voorzitter: Helder, dank u wel. Dan gaan we een laatste rondje. Zijn er nog vragen, speerpunten, aanvullingen? Mag wat mij betreft ook vanuit de organisatie nog? Al jullie input zit er al in, neem ik aan eigenlijk, dus dat scheelt dan weer. Dan sluiten wij de bespreking van het dienstverleningsplan, het heet hier, nogmaals, 2026, maar het gaat over het jaar 2025. Die bespreking sluiten we af. Hartelijk dank voor de toelichting en de komst, mijnheer Koole. Dank aan alle commissieleden. 6. Rondvraag en sluiting De voorzitter: Dan ga ik over naar agendapunt 6. Dat is de sluiting van deze vergadering. Wil ik u allen hartelijk danken.

7/7