[BV24.0028] Verslag BAC van de BAC van 25 maart 2024

VERSLAG Begeleidingscommissie Accountantscontrole

Corsanummer

: BV24.0028

Datum vergadering

: 25 maart 2024

Aanwezig in de raadszaal Commissieleden WIJ Lansingerland : Ton Jansen CDA : Job Halkes VVD : Ed van Santen D66 : Ronald van der Stad GroenLinks : Marko Ruijtenberg PvdA : Hamid Azzouzi VOOR Lansingerland : Petrine van Olst Voorzitter Commissiegriffier

: Jan Pieter Blonk : Lianne van den Houten

Wethouder

: Simon Fortuyn

Ambtelijk

: Mevrouw Bouwmeester, de heer Voorspuij, mevrouw Hansen

Afwezig Leefbaar 3B CU

: Johan Philippens : Kees-Willen Markus

1. Opening en mededelingen De voorzitter: Goedenavond. Ik open de vergadering van de Begeleidingscommissie Accountantscontrole. Het is vandaag 25 maart 2024. Welkom mede namens de commissiegriffier die naast mij zit, wethouder Fortuyn, raadsleden, ambtenaren, in het bijzonder mevrouw Bouwmeester en de heer Voorspuij en mevrouw Hansen. Daarnaast welkom inwoners, raadsleden en ambtenaren die via de webcast meekijken. We hebben een aantal die afwezig zijn: de heren Markus en Philippens en mevrouw Van Olst. Dat betekent dat er zes van de negen fracties vanavond aanwezig zijn. 2. Vaststelling agenda De voorzitter: Daarmee gaan we nu naar agendapunt 2, vaststelling agenda. Kunt u instemmen met deze agenda? Dat is het geval. 3. Verslag vorige BAC vergadering De voorzitter: Agendapunt 3, verslag van de vorige BAC vergadering. Kunt u instemmen met het verslag? Er zijn geen wijzigingsvoorstellen binnengekomen bij de griffie. Akkoord, is het vastgesteld. 4. Rapportage over Intern controleplan 2023 en rechtmatigheid De voorzitter: Dan gaan we naar de rapportage over het Interne controleplan 2023 en de rechtmatigheid. Ter inleiding. Het gaat in dit agendapunt dus over het Interne controleplan 2023 en de rechtmatigheid. Dat zijn opmaten naar het opstellen van de juiste stukken voor 2023. Rechtmatigheid is een juridische term die aangeeft: dat wat gedaan c.q.

uitgevoerd is, of dat in overeenstemming is met de geldende

1/10

regels en besluiten. Het college dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is en dat hierover getrouw verantwoording wordt afgelegd via de jaarstukken. Het Interne controleplan is op zeven september vorig jaar met u leden van de BAC besproken. Het Interne controleplan 2023, wat nu voorligt, is de basis voor de eerste rechtmatigheidsverantwoording. Via deze rapportage van het Intern controleplan en de toelichtende presentatie vanavond daarover, gaat het college vanavond met de leden van de BAC in gesprek, alvorens de resultaten worden verwerkt, uiteraard in de jaarrekening van 2023 ergens in juni, naar ik inschat. Door de concern controller mevrouw Bouwmeester wordt een presentatie gegeven waarin meer uitleg gegeven wordt. Mevrouw Bouwmeester, aan u het woord. Mevrouw Bouwmeester: Hij doet het. Inderdaad even van mijn kant eerst een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording, dus de terugblik op het Interne controleplan, maar ook de rechtmatigheidsverantwoording. En ik wil eigenlijk een aantal punten langslopen. Dan gaat hij naar de volgende. Dit is het eerste jaar waarin we werken vanuit de rechtmatigheidsverantwoording.

In de BAC van mei heb ik daar een toelichting op gegeven: wat betekent dat nou precies? Ik vat het straks nog even kort samen, maar voor nu staat in ieder geval centraal dat we de resultaten willen delen van het eerste jaar rechtmatigheidsverantwoording. Ik heb eventjes een noot erbij gezet, let op, er zijn gewoon nog veel onduidelijkheden. Dat geldt niet alleen voor ons, maar ook voor andere gemeenten. Het is echt nog even zoeken hoe we omgaan met de rechtmatigheidsverantwoording. Maar ik denk dat we een heel end op weg zijn. Dan naar de volgende. Waar gaat het ook alweer om in de rechtmatigheidsverantwoording? Enerzijds is het heel belangrijk dat de kaderstellende rol hiermee van de raad versterkt wordt. Dus dat is heel erg in het in het bestuurlijke deel, omdat college en raad met elkaar in gesprek gaan. En tegelijkertijd geeft het een impuls aan de kwaliteitsverbetering in de organisatie. Daar heb ik straks nog wel een paar mooie voorbeelden van. En het college neemt in de jaarrekening nu een rechtmatigheidsverklaring en een toelichting daarop. Die zitten gekoppeld aan de paragraaf Bedrijfsvoering. Dus over een tijdje worden die aan u voorgelegd. Wat doet het college nou in de rechtmatigheidsverantwoording? Verklaren of de jaarrekening rechtmatig tot stand is gekomen.

Dat doen ze op basis van een normen- en toetsingskader en met behulp van de interne controle, omdat daaruit grotendeels ook fouten en onduidelijkheden blijken. Die gaan we toelichten in de jaarstukken. Vervolgens toetst de accountant of de jaarrekening getrouw is opgesteld, oftewel of het college naar eer en geweten alle bevindingen heeft opgenomen in de jaarstukken. Wat is er dan anders ten opzichte van het vorig jaar? Het college toetst aan het normenkader in plaats van dat de accountant dat doet en het college rapporteert over de rechtmatigheidsfouten en eventuele onduidelijkheden. Voorheen was dat de account die dat deed. Dus daar liggen nu veel meer bevoegdheden bij het college. Van belang is dat college met raad in gesprek is over wat er gesignaleerd is en vanavond is daar een hele belangrijke stap in. Voor een deel zijn de bevindingen opgenomen in de rapportage maar die rapportage heeft eigenlijk betrekking op de periode tot en met oktober. Inmiddels zijn we alweer een aantal maanden verder. Dus ik neem in deze presentatie wat meer informatie op en kunnen we wat meer toelichting geven. Als we dan kijken naar het begin ten opzichte van het eind van ’23. Onze ambitie was om te voldoen aan de wettelijke norm. Dus echt om inderdaad die rechtmatigheidsverantwoordingen goed en gedegen op te nemen. En we hadden ontzettend veel ambities om inderdaad gewoon te realiseren.

Want voldoen aan de wettelijke norm betekende ook dat we heel wat moesten actualiseren. Wat hebben we dan gedaan? Er zijn een aantal jaarlijkse documenten, die worden vaker aan u voorgelegd. Bijvoorbeeld de frauderisicoanalyse. Die staat ook nu op de agenda. Het vaststellen van het Interne controleplan, maar ook het ontwikkelen, actualiseren van het controleprotocol. Dat was dit jaar net een beetje anders vanwege de nieuwe eisen. En dit jaar hebben we voor het eerst een rapportage opgesteld en die wordt ook jaarlijks nu aan u voorgelegd omdat daarmee inderdaad eigenlijk gewoon een samenvatting wordt gegeven van alles wat we hebben geconstateerd. Daarmee maken we de plan-do-check-act-cirkel ook gewoon rond. Specifiek voor het actualiseren voor de rechtmatigheidsverantwoording hebben we een controleverordening geactualiseerd, we hebben een financiële verordening geactualiseerd, de

2/10

verordening doelmatigheid en er is voor het eerst beleid opgesteld op ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Die zijn ook allemaal aan u voorgelegd voordat ze werden vastgesteld in de raad. Specifiek gekoppeld aan de BAC van september en die van november. Waar rapporteren we dan vervolgens over in de rechtmatigheidsverantwoording? We mogen 3 procent van de totale lasten aan onduidelijkheden hebben. In ons geval gaat het om 6,5 miljoen en onrechtmatigheden mogen maximaal 1 procent van het totale lasten bedragen, dus 2,2 miljoen. Dat is vastgelegd in onze verordening en het protocol en dat betekent dat we binnen die grenzen moeten blijven om een rechtmatige verantwoording af te kunnen leggen. De verantwoordingsgrens die is vastgesteld op 2 ton en dat is ook aangepast met ingang van het boekjaar ’23. Dan zijn er een heel aantal criteria die van belang zijn om te toetsen. Ik wil er drie even uitlichten omdat die van belang zijn voor het college. Dat gaat om het begrotingscriterium. Dat zien we vooral in de verschillenanalyse van de jaarstukken, omdat we dan per programma aangeven waar de verschillen in zitten. Het gaat om het voorwaardencriterium. Daar hebben we met name mee te maken als we het hebben over de verbijzonderde interne controle, de VIC en weer met een criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Dat is de meetlat die we gebruikt hebben in elke interne controle. In het Interne controleplan hebben we opgenomen dat we 17 VICs, verbijzonderde interne controles doen, hebben gedaan dus inmiddels, in het jaar ’23. Wat belangrijk is voor het afgelopen jaar dat we, als het gaat om de Europese aanbestedingen, dat we niet een steekproef hebben genomen maar dat we integraal hebben getoetst. Dus alle inkoopdossiers. Dat is een belangrijke afwijking ten opzichte van de voorgaande jaren, maar dat vonden we heel belangrijk om dat te doen vanwege de rechtmatigheidsverantwoording. Zoals ik net al zei, de voorliggende rapportage laat dus resultaten zien tot met oktober. Straks laat ik nog wat totale resultaten zien over het hele jaar. Wat zien we? Het goede nieuws is dat op de meeste VICs geen bijzonderheden zitten. Dus daar zijn geen afwijkingen, er zijn geen onduidelijkheden, dus dat is hartstikke goed. En als er wel sprake was van een bijzonderheid, dan was die incidenteel van aard en de grote lijn daarin: dat het dan ook zat op processen en het vastleggen daarvan. Dan hebben we het heel erg over de basis op orde hebben en houden. We hebben wel bijzonderheden geconstateerd op de Europese aanbesteding. Ook te verwachten, omdat we inderdaad veel meer dossiers hebben gecontroleerd. Dat waren er geen 38 op basis van de steekproef, maar totaal 198.

Dat geeft dus ook veel meer inzicht in waar het goed gaat, maar ook waar we wat te verbeteren hebben. Die verbeterpunten zitten dan vooral op raamovereenkomsten, dat je heel goed in beeld moet houden: wat is nou de opdrachtwaarde en hoe ver zitten we daarin? In sommige gevallen is er een onjuiste procedure gevolgd, soms ook een onjuiste verantwoording en het komt ook voor dat er te veel opdrachten gegeven zijn aan één partij. En omdat we decentraal hebben georganiseerd, is het gewoon lastiger om zicht op te hebben. Dus dan zie je dat er vanuit verschillende teams bij één partij inderdaad opdrachten worden neergelegd en dan had de totale opdrachtwaarde toch moeten leiden tot een Europese aanbesteding. Wat we ook zien, en dat vind ik wel een hele positieve ontwikkeling, dat als mensen het vermoeden hebben dat er misschien iets niet goed gaat in een aanbesteding of in een andere situatie, dat ze dan naar de concernstaf komen en zeggen: volgens mij gaat het niet helemaal goed. Mogelijk zit hier een onrechtmatigheid. Denk eens met ons mee. Dus dat betekent ook dat mensen zich heel erg bewust zijn van deze nieuwe manier van werken. Dat is natuurlijk al een ervaring die jarenlang is opgebouwd en nu des te belangrijker is vanwege de rechtmatigheidsverantwoording.

Natuurlijk hebben we dan ook nagedacht over vervolgacties, want wat ik net al zei, basis op orde hebben en houden is van groot belang. Dus we zijn aan de slag met het procesgericht werken. Volgens mij zijn ook langzamerhand alle fracties gesproken door gemeentesecretaris en directeur Bedrijfsvoering. Die hebben daar ook wat over verteld. Maar dan gaat het ook over vastleggen, het gaat over monitoren en tegelijkertijd moeten we inderdaad gewoon beter sturen op raamovereenkomsten. Hoe is het nou met de opdrachtwaarde? Zijn we de grens al bereikt? Of naderen we die of niet? Wel is van belang dat als je de basis op orde wil hebben, dat je ook voldoende formatie hebt om niet alleen inderdaad te kunnen kijken naar onze ambities voor buiten, is essentieel, maar de bedrijfsvoering op orde hebben is natuurlijk een hele belangrijke randvoorwaarde. Tegelijkertijd, je moet wel wendbaar blijven, dus dat blijft altijd een dilemma daarin. Het voorlopig resultaat is sowieso heel belangrijk en dat is echt voorlopig, dus we zijn er

3/10

nog volop mee bezig. Vandaag is de accountant begonnen met controleren, maar we zitten tot nu toe wat we hebben onderzocht op onduidelijkheden van 3 miljoen. Nou, de totale norm was 6,5 miljoen, dus daar zitten we ruim binnen. Maar het kan zomaar zijn dat dat bedrag inderdaad nog minder wordt, omdat er dossiers toch inderdaad rechtmatig of tenminste wel duidelijk blijken te zijn. En dan stellen we het bedrag natuurlijk naar beneden bij. Qua onrechtmatigheden zitten we op 3,8 miljoen. Als je kijkt naar 1 procent van de totale lasten, lees 2,2 miljoen, dan zitten we daarboven. Ook hier zijn we nog nadere onderzoeken aan het verrichten om te kijken of we dat bedrag nog naar beneden kunnen krijgen. Als dit zo blijft, want dan betekent het dat het college moet verklaren niet rechtmatig te hebben gehandeld, en gaat de accountant controleren of een getrouw hebben weergegeven dat dat zo is. Het mooie nieuws is binnen het begrotingscriterium, dus per programma zitten we wel gewoon niet zo heel hoog. Het grootste probleem zit echt in de Europese aanbesteding dus daar zit grootste afwijking in. Mooi is ook: geen onrechtmatigheden op het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik en de SiSa’s die laten vooralsnog ook geen onrechtmatigheden zien. Dat even als samenvatting van onze constatering vanuit de concernstaf over de rechtmatigheden over ’23.

Dit wordt dus verwerkt of dit hebben we verwerkt in de conceptjaarrekening en daar is de accountant nu mee aan de slag. De voorzitter: Dank je wel. Dan gaan we kijken of er vragen zijn. Vragen kunnen zowel aan de ambtenaren zijn als aan de wethouder. De heer Ruijtenberg. De heer Ruijtenberg: Dank u wel, dank u wel ook voor de hele heldere presentatie die gemaakt is. Op slide 13 heeft u het over de onduidelijkheden en de onregelmatigheden dat u die nog bezig bent te onderzoeken en dat die verminderd kunnen worden. Zou ook kunnen blijken uit de onderzoeken waar u mee bezig bent dat die bedragen juist hoger kunnen worden? De voorzitter: We kunnen even kijken. Ik vraag het aan u. Wilt u het hele rondje doen en dan daarna het geheel beantwoorden of wilt u een voor een beantwoorden? Oké. We gaan even rond. Wie nog meer? De heer Azzouzi. De heer Azzouzi: Dank u wel voorzitter. Bedankt voor de heldere presentatie. Voor mij had ik ook dezelfde vraag als GroenLinks. We hadden in het verleden ook onregelmatigheden wat betreft de Europese aanbestedingen. Hebben de maatregelen niet gewerkt, wat wij eigenlijk hadden ingezet? Daarnaast heb ik nog een tweede vraag over de nieuwe verantwoording, die rechtmatigheidsverantwoording, is de gemeentewet aangepast maar de normen van de accountant niet aangepast en de Rekenkamer die heeft daar een oordeel gegeven.

Heeft dat ook gevolgen voor gemeente Lansingerland? Dank u wel voorzitter. De voorzitter: Dank u wel. Ik moet even nog voor de verslaglegging. Mevrouw Van Olst is ook aanwezig, terwijl ik in het begin van de vergadering had gezegd dat ze niet aanwezig is. Dat betekent dat zeven van de negen fracties aanwezig zijn. Wie mag ik het woord geven? Geen vragen verder? De heer Van Santen. De heer Van Santen: Dank u wel voorzitter. Twee vragen. Stel dat het college inderdaad onrechtmatig gehandeld zou hebben. Misschien druk ik me verkeerd uit, maar in elk geval dat je dan niet door die toets heen komt. Het is natuurlijk de eerste keer. Dan is mijn vraag: wat zijn dan de consequenties daarvan? Dat is de eerste en mijn tweede vraag is: ik zie dat verschil inderdaad op die aanbestedingswet, maar er staat ook nog 1,3 miljoen op dit moment begrotingscriterium. Kan daar iets meer toelichting op gegeven worden? Wat is dan 1,3 miljoen op dat begrotingscriterium? Wat is daar dan precies niet goed of op dit moment niet goed? Dank u wel. De voorzitter: Dank u wel mijnheer Van Santen. Verder nog vragen? Dat is niet het geval.

4/10

Mevrouw Bouwmeester: De vraag of er meer onrechtmatigheden in zitten. Het is gewoon echt nog even onzeker. Dus het kan zijn dat als de accountant nog nieuwe steekproeven gaat nemen, dat zij inderdaad nieuwe ontdekkingen doen. Ik verwacht het eerlijk gezegd niet, omdat we er best wel heel diepgaand in zijn gegaan en we zijn er nog in die zin mee bezig. Theoretisch zou het zo kunnen zijn. Ja. En waarom er nog steeds onrechtmatigheden zijn: hebben de vorige maatregelen niet gewerkt? Het aantal is natuurlijk enorm toegenomen, dus van 38 dossiers nu naar 198. De maatregelen die we hebben genomen die werken zeker, alleen we hebben nu zo ontzettend veel meer dossiers gelicht, dan is het eigenlijk vanzelfsprekend dat je inderdaad ook meer onrechtmatigheden treft. Het maakt wel heel zichtbaar waar we nog meer op kunnen verbeteren. Dus in die zin: de ambitie of tenminste de bedoeling van de rechtmatigheidsverantwoording dat je gaat kijken naar waar kunnen de organisatie verbeteren, dat komt natuurlijk wel op deze manier goed over het voetlicht. En de gevolgen van de nieuwe normen: er loopt natuurlijk nog steeds een discussie. Wij zijn gewoon nu uitgegaan van datgene wat de lijn was, dus inderdaad de normering die er was van de 1,3 procent. Verder weet ik inderdaad ook niet hoe het er de komende jaren uit gaan zien.

Voorlopig gaan we ervan uit dat dit inderdaad in ‘24 ook nog zo werkt, en vanaf ‘25 zouden er inderdaad nieuwe normen van kracht zijn. We volgen het ook op de voet. De voorzitter: Interruptie van de heer Azzouzi. De heer Azzouzi: Voor de helderheid. Nu hebben wij zelf geconstateerd dat wij onrechtmatig hebben gehandeld. Maar stel voor dat wij dat niet hebben gedaan met de huidige situatie, kunnen wij zeggen wij hebben rechtmatig gehandeld en de accountant zegt van nee je hebben onrechtmatig gehandeld? Kan dat voorkomen? De voorzitter: Mevrouw Bouwmeester. Mevrouw Bouwmeester: Volgens mij kan dat niet voorkomen. De accountant controleert nu echt of wij getrouw hebben gepubliceerd wat er te publiceren is. En daarmee krijgen we dus ook een goedkeurende verklaring. Op het moment dat je niet had geconstateerd wat we nu wel hebben gezien, dan krijg je geen goedkeurende verklaring als de accountant dan wel ontdekt dat er onrechtmatigheden in zitten. Dus hoe transparanter het college is over hoe het gaat, hoe groter de kans op de goedkeurende verklaring. De voorzitter: De heer Voorspuij. De heer Voorspuij: Dank u wel voorzitter.

Op de vraag op de begrotingsonrechtmatigheid van 1,3 miljoen euro die is in principe ontstaan vanuit de verschillenanalyse tussen uiteindelijk wat er in de begroting is vastgesteld en de uiteindelijke uitgaven en daar komt dus een verschil in van 1,3 miljoen euro. Dat is puur op programmaniveau waar de verschillen door ontstaan. De voorzitter: Dan ga ik u even onderbreken voor een interruptie de heer Van Santen. De heer Van Santen: Even kijken of ik het dan goed begrijp. Een begroting komt per definitie natuurlijk niet uit. Dat zou heel knap zijn. Dus is die 1,3 miljoen nou puur het verschil ten opzichte wat begroot is of heeft die 1,3 miljoen een andere duiding ten opzichte van de begroting? Snapt u wat ik bedoel?

5/10

De voorzitter: De heer Voorspuij. De heer Voorspuij: Die 1,3 miljoen heeft in principe puur het verschil op de laatste vastgestelde begroting, inclusief de wijzigingen die in december zijn meegenomen. De voorzitter: Wethouder Fortuyn. De heer Fortuyn: Dank u wel mijnheer de voorzitter. Ik denk dat het goede vragen zijn. Wat ook aangegeven werd tijdens de presentatie: het is wel een beetje zoeken naar de weg. Waar liggen nou de grenzen, wat moet je doen? Ook voor ons, en ik dank voor de presentatie overigens, helder gebracht, is dat wij moeten constateren waar het gewoon niet goed gaat. Daar wordt geen oordeel over gegeven ten aanzien van de accountant, die zegt alleen oké, je hebt wel transparant verklaard. Dat is denk ik ook wel waar het om gaat hier. Dat staat nog los van de discussie in de raad: foei, had je dat niet anders moeten doen? Of: u heeft te veel uitgegeven. Dus het zijn twee circuits die lopen op dit moment en ik vind het heel goed dat deze VIC ook onder andere de diepte in gaat en ons ook scherp maakt waar het beter moet in procedures of in andere vormen of in automatisering. In ieder geval er bewust zijn, en dat is ook gemeld in de presentatie, van je moet het wel scherp met elkaar hebben hoe het gaat. En als we zien bij, ik noem maar wat, decentrale inkoop: de juridische dienst hebben wij bij twee bureaus belegd.

Juridische adviezen die komen uit allerlei afdelingen vandaan. Alleen die optelsom van: wat hebben we daaraan besteed? Die zat niet goed in elkaar in de zicht van hoe hebben we dat bij elkaar nou in de aanbesteding gedaan? Dat zijn de verbeteringen die je moet doen. Je constateert het als college en je brengt het ook naar voren. Ook voor nu de accountant ook zijn onderzoek gaat doen. Hebben we het daarmee 100 procent dichtgetimmerd? Nee, dat helemaal niet. In sommige gevallen blijf je een overschrijding houden. Dat is nou eenmaal zo. Of er is een verkeerde dienst. 3B Wonen, u heeft het kunnen zien. Daar hebben we gordijnen als dienst gezien, maar dat blijkt toch een werk te zijn. Dat zijn wel menselijke dingen die gebeuren. Maar je moet ze wel constateren. Dus ik ben blij met dit hele gebeuren. Het is wel weer extra werk. Laten we wel zijn. Het is allemaal weer extra wat je als gemeente krijgt. Maar ik ben wel blij dat we deze constateringen hebben. Tegelijkertijd moeten we ook constateren dat we inderdaad ook wel hier en daar een overschrijding hebben, zeker bij de onrechtmatigheid, want dat wil je niet. Maar goed, het gebeurt het wel, dan moet je het wel kunnen verklaren. De voorzitter: Ik heb een interruptie van de heer Azzouzi. De heer Azzouzi: Dank u wel voorzitter.

De wethouder zegt dat het onontkoombaar is dat wij die overschrijding van de Europese aanbesteding niet kunnen monitoren. Maar volgens mij, als je het inkoopmanagement goed inricht, ook met die twee bureaus, dan weet je hoeveel je gaat inkopen en dan kan je aan de voorkant ook ingrijpen. De voorzitter: Wethouder. De heer Fortuyn: Dat klopt. Als je het goed administreert, bij elkaar brengt en daar afspraken over maakt en tussentijds rapporteert: wat is de stand van zaken ten opzichte van de aanbesteding. Dat zijn nou precies de dingen waar we mee aan de slag willen om daar meer grip op te krijgen. Want wij kopen decentraal in. Dat is ook een keus die we gemaakt hebben. Als alles centraal is, dan zou je wat meer grip hebben. Maar dat hebben we niet, dus we hebben de verantwoordelijkheid in de organisatie gelegd en daarom moet dus meer het systeem op aangepast worden, of tussentijdse rapportage. Nou dat is de weg die we nu aan het bewandelen zijn. Dat is op zich hartstikke goed. En dan nog kan je zeggen: we gaan door, maar dan moeten we wel even een verklaring hebben waarom we doorgaan. Dus het is wat dat betreft een mooi systeem.

6/10

De voorzitter: Ik heb een interruptie van de heer Jansen. De heer Jansen: Dank u wel voorzitter. In het tweede deel van de bijdrage van de wethouder gaf hij wel aan dat we er al mee bezig, maar ik wil het graag even expliciet van hem horen. Er zijn dus nu al maatregelen genomen om over 2024 Europese aanbestedingen nog beter in kaart te brengen en in de gaten te houden? Is dat correct? De voorzitter: Wethouder. De heer Fortuyn: U mag aannemen dat wat wij hier met elkaar doen, dat we dat ook in de organisatie bespreken met elkaar. Dus dat is helder en ook met de afdeling Financiën dus dat pakken wij wel op, ja. Dat hebben we hier ook aangegeven, dat we juist hieruit lering maken en ook verbeterslagen aanbrengen. Maar tegelijkertijd: het vereist wel inzet, het vereist ook personeelskracht en het vereist ook bepaalde wendbaarheid. Dat is natuurlijk wel het spel wat ertussen door gaat. Maar dit gaat er voornamelijk om dat je constateert, dat je maatregelen neemt, dat je dat probeert meer beheersbaar te krijgen en tegelijkertijd dat je wel even rechtmatig verklaart richting de accountant. Want de accountant die gaat natuurlijk ook nog een onderzoek doen en daar wordt hier vanavond van gezegd: het kan best zijn dat hij ook wat ontdekt. Dat weet ik niet. Maar tot nu toe iets datgene wat we nu ontdekt hebben, wat we ook transparant verklaren.

De voorzitter: Interruptie van de heer Van Santen. De heer Van Santen: Voorzitter. Ik heb nog niet antwoord gehad op mijn vraag, het is voor ons ook allemaal de eerste keer. Er wordt dus een verklaring over wel of niet rechtmatig handelen. Stel nou dat die niet rechtmatig is dan wordt het geconstateerd en de accountant zegt: ja, het is getrouw, het klopt wat het college zegt. En wat dan? Zeg maar, wordt u dan opgehaald met een busje en moet u naar de cel omdat u niet heeft voldaan aan de wet? Of is het: we nemen er notie van? Of is het zo dat … Nou ja, goed, ik ben even op zoek. Ik zie de verbeteringen hier uit. Dat is hartstikke goed. Dat is al een paar keer benadrukt. Maar ik ben even op zoek naar: wat betekent dit dan? De voorzitter: Wethouder. De heer Fortuyn: Dat is een hele mooie vraag. Ik heb me dat zelf ook afgevraagd dat hier de ME voor de deur staat en de wethouder in handboeien afgevoerd wordt. Het wel iets. Nogmaals, ik probeerde het ook in het begin aan te geven. Het gaat erom dat je in ieder geval, al is die overschrijding tien keer zo groot, het gaat erom dat je constateert dat er iets mis is in je organisatie, dat je het op onderdelen constateert en dat je daar ook je maatregelen op gaat treffen. Er staat geen sanctie tegenover, ook niet vanuit de accountant.

Dat is ook net aangegeven door mevrouw Bouwman in het kader van als de accountant hetzelfde constateert dan heb je wel rechtmatig verklaard. Zo simpel is dat. Ik word hier niet afgevoerd, als u daar vrees voor had. De voorzitter: De heer Van Santen nog een keer. De heer Van Santen: Ik weet niet waarom het in het leven geroepen is. Het is nieuw, dus misschien dat iemand daar nog iets over kan zeggen: waarom is dit nu eigenlijk? Het is er. Daar concentreren we ons nu op. Maar wat was nou de reden waarom dit is gewijzigd? De wethouder hoort zich aan de wet te houden. Als dan geconstateerd wordt dat dat niet gebeurt, is het dan aan de raad op een gegeven moment te zeggen, bij herhaling, of we vinden dit zo ernstig en we hebben daar geen vertrouwen meer in? Ik ben even op zoek … Of kunnen we met zijn allen gewoon zeggen nou, we houden ons gewoon niet aan de wet, punt? We gaan over tot de orde van de dag.

7/10

De voorzitter: Ik denk dat u … Het komt natuurlijk terug in de jaarrekening. Ik denk dat als daarin duidelijk wordt dat het niet goed is, dan kunt u een politiek oordeel geven daarover. Denk ik. Maar misschien wil de wethouder daar ook zijn licht over laten schijnen. De heer Fortuyn: Dank u wel, mijnheer de voorzitter. Ik denk niet dat, u legt het heel goed uit. Uiteindelijk, ook met de begroting, uiteindelijk bent u verantwoordelijk voor de begroting. En als daar een wethouder zit die er een potje van maakt, dan heeft u inderdaad het recht om diezelfde wethouder ter verantwoording te roepen en ook naar huis te sturen. Dat is het ul… Laat ik zeggen het maximale wat je kan doen. Er zit geen wet onder die dan mij hier met een busje ophaalt, bij wijze van spreken, maar het heeft natuurlijk wel consequenties als er sprake is van fraude en fraudebetrokkenheid. Ik bedoel en oneigenlijk gebruik. Wat je hier dus ziet is dat je gewoon veel meer als college de verantwoordelijkheid pakt, ook namens de raad, om juist je organisatie goed op poten te zetten, juist rechtmatig te handelen en als er al onrechtmatig gehandeld wordt, dat je ook aangeeft waar het zit en wat je eraan doet. Dat is wel de grote lijn die erin zit, u ook in je kaderstellende rol en ook een waardeoordeel te kunnen geven over hoe wij het doen als uitvoerende voor jullie als raad. Dat is denk ik wel de kern van de zaak.

Ik ben er in die zin wel blij mee, omdat dat ook wel een bepaalde disciplinedruk legt op de organisatie. Dus soms sta je er, moet je ook wat disciplinedruk hebben om dingen goed te organiseren. En jullie als raad zijn gewoon het hoogste orgaan binnen de gemeente. Zo simpel is dat. Maar ik word niet opgehaald, mijnheer Van Santen, maar ik stel wel op prijs dat u zich zorgen maakt over me. De voorzitter: Die handboeien die blijven wel thuis. De heer Azzouzi. De heer Azzouzi: Ik heb geen vraag maar ik vermoed dat de vraag van heer Van Santen nog niet helemaal beantwoord. Waarom is deze wet in het leven geroepen? Het is eigenlijk om de organisaties of gemeente ook beter zelf bewust worden om beter in control te komen. Als je het zichtbaar maakt dat je zelf bewuster mee gaat om controles erin te bouwen dat je ook rechtmatig handelt en niet wacht totdat de accountant zegt je hebt niet rechtmatig. Dat je zelf dat inbouwt. De voorzitter: Krijgen de ambtenaren toch steun van een collega van een andere gemeente. Zijn er nog meer vragen? Tweede termijn gaan we dus nu even doen. De heer Van Santen. De heer Van Santen: Ik vergat nog even die over dat begrotingscriterium en ik hoorde de wethouder op een gegeven moment zeggen: ja, te veel uitgegeven. Toen zei ik: dat kan gebeuren natuurlijk. Tenzij natuurlijk het budgetrecht van de raad geschonden wordt.

Ik ben nog heel even op zoek naar … Soms heb je uitgaven, daar kun je niets aan doen. Dat overkomt je, zeg maar. En soms zijn er uitgaven waar je een beslissing als college over neemt, dat had je ook niet kunnen doen. Maar als je dan geen budget daarvoor hebt dan schend je het budgetrecht denk ik van de raad. Dus ik ben nog wel even op zoek naar: die 1,3 miljoen, zit daar inderdaad die twee smaken die ik zeg? En is het dan: het overkomt ons, of had het ook voorkomen kunnen worden? Daar ben ik nog even op zoek naar. De voorzitter: Wie nog meer een tweede termijn? Niemand? Dan gaan we een beantwoording tweede termijn. De heer Voorspuij. De heer Voorspuij: Dank u wel voorzitter. Enerzijds je zit in de verschillenanalyse zowel op de onderschrijding op programmaniveau als op overschrijdingen op programmaniveau. Daarin heb je ook wat vooraf is vastgesteld door de raad en dat bijvoorbeeld niet is uitgevoerd omdat formatie bijvoorbeeld ontbreekt. En dat zou mogelijk kunnen leiden dan tot een begrotingscriteriumoverschrijding. De voorzitter: Dat was de enige vraag in de tweede termijn en die is beantwoord daarmee.

8/10

Mevrouw Bouwmeester: Wat we natuurlijk afgelopen jaar wel hebben gezien: er zijn bepaalde uitgaven geweest of die je verwacht, bijvoorbeeld de GRJR, daar komen we dan eerst via college naar de raad om te informeren wat er aan de hand is. Dus we hebben een paar van dat soort dossiers afgelopen jaar gehad. Die brengen we dan expliciet onder de aandacht van de raad en die verwerken we in de slotwijziging. Dus op die manier wordt inderdaad, wat mijnheer Azzouzi net ook zei, wordt gewoon gestimuleerd dat je veel meer bezig bent met: hoe moeten we ons nou verantwoorden en wat is ervoor nodig? Dus dit soort dossiers zijn afgelopen jaar al eerder transparant neergelegd bij de raad. Uiteindelijk krijg je dan een optelsom inderdaad van over- en onderscheidingen waarbij we de afwijkingen van twee ton, die moeten we inderdaad verantwoorden. Die komen dan terug in verschillenanalyse. Over alle programma's is het dan totaal een bedrag van 1,3 miljoen. De voorzitter: We zijn aan het einde van de tweede termijn, beantwoording tweede termijn. Dat betekent dat het college aan de gang kan gaan met het opstellen in ieder geval van de jaarrekening met deze gegevens daarbij te betrekken. Dus dan wachten we het af en we zullen het zien in de jaarrekening in juni. 5. Frauderisicoanalyse 2023 De voorzitter: Dan gaan we nu naar het volgende agendapunt. Dat is de frauderisicoanalyse 2023.

Als onderdeel van de interne controle wordt jaarlijks een frauderisicoanalyse opgesteld. Deze heeft het college ook vastgesteld. Hij wordt vanavond aan u, de leden van de BAC, de Begeleidingscommissie Accountant Controle, afkorting BAC, voorgelegd. U kunt hierover nu op dit moment onderling vragen, praten, wat je ervan vindt. U kunt ook vragen stellen aan een ambtenaar, u kunt ook vragen stellen aan de wethouder. Aan u. Aan wie mag ik het woord geven? Mijnheer Jansen. De heer Jansen: Ik zit zelf in procestechnische safety- en risicoanalyses en ik lees in de rapportage dat de frauderisicoanalyse eigenlijk gebaseerd is op een nulmeting, op een nulstelling in 2010 die regelmatig geüpdatet wordt. Dan vraag ik me alleen eigenlijk af, dat merk ik dan in de technische omgeving: als je te vaak update, kunnen er kleine dingen in sluipen die over tijd een groter resultaat hebben, maar de onafhankelijke kleine dingetjes heb je niet gedetecteerd. Dus is het niet wenselijk dat op enig moment na tien, vijftien jaar het papier helemaal leeg gemaakt wordt en er gewoon een keer helemaal van nul begonnen wordt? Dat is mijn eerste vraag eigenlijk. Eigenlijk ben ik nog iets meer bezorgd over wat ik lees in paragraaf 3.2, want daar wordt gezegd dat er een procedure is voor memoriaalboekingen maar dat deze procedure niet is schriftelijk vastgelegd.

Dat is dan geen procedure, dat is volgens mij dan gewoon een afspraak. Ik denk dat om problemen te voorkomen in de toekomst en ter bescherming ook van de ambtenaren die dit werk uitvoeren, dat dit gewoon op papier gesteld moet worden hoe memoriaalboekingen gedaan moeten worden en dat het verifieerbaar is voor dezen en genen. Dank u wel. De voorzitter: Dank u wel mijnheer Jansen. Verder nog vragen, opmerkingen? Dat is niet het geval. Gaan we voor beantwoording van de vraag van de heer Jansen naar de zijde van het college van de ambtenaar. Mevrouw Bouwmeester. Mevrouw Bouwmeester: Ik vind eigenlijk de vraag wel heel mooi over het proces van de memoriaalboekingen. Dat is precies wat we ook constateren in de rechtmatigheidsverantwoording. We doen heel veel, maar we moeten meer vastleggen. Dus dit soort processen horen daar inderdaad bij. Dus in die zin is het een bevestiging van wat nodig is. En die suggestie voor die nulmeting, die nemen mee, zou ik zeggen. De voorzitter: Dank u wel. Tweede termijn nog? Dat is niet het geval? Nee. Dan hebben we dit agendapunt ook afgehandeld en het is natuurlijk een onderdeel van de interne controle.

9/10

6. Rondvraag en sluiting De voorzitter: Dan zijn we toe aan agendapunt 6, rondvraag. Zijn er mensen die een rondvraag hebben? Alleen een van de wethouder? Gaat uw gang wethouder. De heer Fortuyn: Dank u wel mijnheer de voorzitter. Ik ben blij met het positieve commentaar en ook de kritische noot die ook door de verschillende raadsleden zijn geuit. Maar ik denk ook dat we met elkaar langzamerhand steeds beter de organisatie onder controle krijgen. Ik ben ook wel eens: als je in 2010 de nulmeting hebt, is het misschien mooi om met een schone bladzijde te beginnen. Maar goed, wat in het verleden goed ging en nog steeds actueel is, moet je wel handhaven. Maar we zijn wel stap voor stap meer concerncontrole door de organisatie heen aan het werken om juist meer grip te krijgen op de processen, de procedures en de controles daarop, want het is ontzettend belangrijk. Ik ben ook blij dat ook dit stuk weer over die fraudebestrijding, maar ook de procedure eromheen en de bewustwording, het is een continu proces, dat we die weer vastgelegd hebben met elkaar. Ik denk dat gewoon heel goed is dat we dat op deze wijze doen. En dan wil ik even via u, mijnheer de voorzitter, en de raadsleden danken voor de kritische noot, maar ook wel de ambtenaren danken, maar met name Concerncontrol, die gewoon nu op dit moment echt stevig bezig is.

Want er worden best wel wat stukken geproduceerd in de afgelopen periode, we hebben het ook net in de presentatie gezien, om nu echt ook grip te krijgen. Bedragen worden steeds groter, uitgaven worden steeds groter, verantwoording wordt steeds groter. Dus ik ben blij met deze beweging die we met elkaar aan het maken zijn. Dank u wel. De voorzitter: Dank u wel. Het was wel geen vraag, maar een mooie opmerking van de wethouder. Die gelegenheid is er in deze commissie. Dat is allemaal wat anders dan in andere raadscommissies. In ieder geval hartelijk dank daarvoor. Dan komen aan de sluiting. De mooie woorden die al heeft aangegeven, wethouder, ik herhaal ze toch maar, want ik wil toch ook het college in ieder geval succes wensen met het opstellen van de jaarrekening. Maar zeker ook jullie ambtenaren die hier zitten om daar voor de raad een heel goed stuk te gaan neer te leggen wat wij in juni moeten gaan vaststellen. Dus hartelijk dank daarvoor en succes in de werkzaamheden de komende maanden daarvoor. Dat gezegd hebbende sluit ik deze vergadering van de BAC.

10/10