[BV23.0113] Verslag van de BAC van 20 november 2023

VERSLAG Commissie BAC

Corsanummer Datum vergadering

: BV23.0113 : 20 november 2023

Aanwezig Commissieleden: WIJ Lansingerland CDA VVD D66 ChristenUnie GroenLinks PvdA

: Ton Jansen : Job Halkes : Ed van Santen : Ronald van der Stad : Kees-Willem Markus : Marko Ruijtenberg : Hamid Azzouzi

Voorzitter Commissiegriffier

: Jan Pieter Blonk : Lianne van den Houten

College Accountant

: Simon Fortuyn : Ralf van Hattem, Sylvia Jansen, Publieke Sector Accountants

Afwezig Leefbaar 3B : Johan Philippens VOOR Lansingerland : P. van Olst

1. Opening en mededelingen De voorzitter, om 20.00 uur: Goedenavond, ik open de vergadering van de begeleidingscommissie accountantscontrole van de gemeente Lansingerland. Het is vandaag 20 november 2023. Mede namens de commissiegriffier welkom kijkers en luisteraars naar de webcast uitzending, welkom accountants mevrouw Sylvia Jansen en de heer Ralf van Hattem, u vervangt uw collega Wouter Kalkman. Verder zijn namens het college aanwezig wethouder Simon Fortuyn, concerncontroler Wanda Bouwmeester en Liane Hanssen van planning & control, coördinator van het team financiën. Ik zie nog iemand zitten, maar daar weet ik de naam niet van. En tot slot u, commissieleden, welkom in deze commissievergadering. 7 van de 9 fracties zijn aanwezig, de fracties L3B en VOOR zijn afwezig. 2. Vaststelling agenda De voorzitter: Kunt u instemmen met de agenda? Dat is het geval, dan is die vastgesteld. 3. Vaststelling verslag vorige BAC vergadering d.d. 7 september 2023 De voorzitter: Er zijn geen wijzigingsvoorstellen binnen gekomen. Dan is het verslag bij deze vastgesteld. 4. Toets rechtmatigheid en managementletter 2023 De voorzitter: Er zijn gemeenteraden, die zo’n managementletter die voor u ligt niet bespreken, Wij, onze raad, doen dat wel. De bespreking van de managementletter is bedoeld ter verbreding

1/9

van de kennis van de raadsleden. Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening voert de accountant een tussentijdse controle uit en dit heeft geleid dat deze managementletter 2023 voorgelegd is aan het college. Het college heeft daar een reactie op gegeven en geeft daarbij aan op welke wijze zij met de bevindingen van de accountant aan de slag gaat. Het college geeft aan, dat er in 2023 flinke stappen zijn gezet mede ook door de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de bespreking in de commissie krijgen we eerst een presentatie van de beide accountants. De voorzitter: Ik schors de vergadering voor enkele minuten vanwege een technisch mankement. Schorsing De voorzitter: Ik heropen de vergadering. Mevrouw Jansen: Allereerst bedankt dat wij mochten aansluiten om onze managementletter verder toe te lichten. Inderdaad, Wouter Kalkman is helaas verhinderd, maar Ralf en ik zijn er. Dit plaatje komt jullie wellicht bekend voor, want dit gebruiken wij vaker. Het laat ons controleproces zien. We beginnen altijd met een controleplan en de randvoorwaarden, die we met het college afstemmen en het schrijven van een plan van aanpak. Tijdens de interim controle die we de afgelopen tijd hebben uitgevoerd beoordelen we de bedrijfsprocessen en interne controles die zijn gedaan. Daaruit volgt de managementletter en daarvoor zitten we hier nu.

In de komende tijd volgt nog de controle van de jaarrekening. Met de jaarrekening krijgt u het accountantsverslag en de controleverklaring. De interim controle hebben we afgerond en daar volgt deze managementletter uit. Voor de controle van de jaarrekening bepalen we altijd de materialiteit. Dit geeft aan welke grenzen wij hanteren, wij moeten hanteren, want het is een wettelijk voorgeschreven maatregel, om de conclusie van de controle te onderbouwen. 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan reserve, als er meer dan 1% aan fouten in de jaarrekening zit, dan mogen we geen goedkeurende verklaring afgeven. Voor onzekerheden geldt een grens van 3%. Op de slide kunnen jullie zien wat die grenzen dan zijn, dat is gewoon een rekensommetje. Vanaf 2025 waarschijnlijk gaan die normen wijzigen. Die wijziging houdt in, dat er dan nog een grens van 2% wordt gehanteerd, maar die geldt dan voor zowel fouten als onzekerheden en moeten ook nog eens bij elkaar opgeteld worden. Dat betekent dat de grenzen er een beetje anders uit gaan zien en de conclusie ook anders zou kunnen worden. Daarnaast houden wij rekening met de rapporteringstolerantie. Die heeft uw gemeenteraad dit jaar vastgesteld op € 200.000. Voor de jaarrekening bepalen wij de belangrijkste risico’s, dat zijn de risico’s waar wij onze controle op richten.

Dit vinden wij de belangrijkste risico’s, maar dat betekent niet dat dit de enige risico’s zijn waar we ons op richten. De belangrijkste risico’s voor dit jaar zijn de frauderisico’s. Het eerste risico is management override, het risico dat het management de interne beheersing doorbreekt. Dat is een risico die is voorgeschreven in onze controle standaarden, dus die is niet specifiek voor uw gemeente, maar die moeten wij als frauderisico onderkennen. Daarnaast onderkennen wij een frauderisico op betalingen zonder dat daar prestatieleveringen aan ten grondslag liggen. Dat betekent dat er een factuur wordt betaald, zonder dat er iets gebeurd is. En we kennen nog een frauderisico van omkoping van een ambtenaar bij aanbestedingen. Dit zijn niet specifieke risico’s voor de gemeente Lansingerland, maar het zijn risico’s die we onderkennen bij alle gemeenten, met name door wat er de afgelopen tijd gebeurd is binnen het lokaal middenbestuur. Daarnaast is er nog het risico op de grondexploitatie, met name de waardering van de grondexploitatie op het project Wilderszijde, jullie zijn daar allemaal wel bekend mee, daar hoef ik niet heel ver over uit te wijden. En het risico van het naleven van de Europese aanbestedingswet. Dat komt voort uit bevindingen die voorgaande jaren zijn geweest.

2/9

De heer Van Hattem: Dan zal ik het van Sylvia overnemen en iets meer vertellen over het algemeen beeld bij de gemeente Lansingerland. We constateren dat er weinig veranderingen zijn t.o.v. voorgaande jaren, dat betekent dat de basis nog steeds op orde is, dat hebben we ook in de voorgaande jaren geconstateerd. Maar natuurlijk zijn er ieder jaar een aantal dingen waar we tegenaan lopen en die we het college mee geven ter verdere verbetering van de interne beheersing, daar zal ik zo verder bij stilstaan. De belangrijkste wijziging vanaf 2023 is de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het college dus zelf iets moet vinden van de rechtmatigheid, waar dat voorheen vooral een taak was van de accountant. U bent er inmiddels goed over geïnformeerd. We hebben ook gezien, dat de gemeente de goede voorbereidingen heeft getroffen. Dat betekent het vaststellen van verantwoordingsgrenzen, het voorbereiden van de financiële verordening, nieuwe controleprotocollen en wat erbij hoort, het normenkader en dat vertalen naar een toetsingskader en dat uitwerken in een intern controleplan. Die voorbereidingen zijn getroffen en we zien dat de gemeente bezig is met de uitvoering van dat interne controleplan. Wat we daarbij wel vaststellen, is dat de gemeente in hoge mate afhankelijk is van een derde externe partij voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controle.

Het kan, veel gemeenten hebben te maken met een capaciteitsproblematiek en de issues die er op de arbeidsmarkt zijn. Dus het kan een prima keuze zijn, maar het is wel een risico voor de kennisborging binnen de gemeente zelf en ook voor het lerend vermogen van de organisatie. Het is iets wat we via de managementletter aan het college hebben meegegeven. Een ander punt, waar we bij de interim controle tegenaan zijn gelopen, is dat de spend-analyse nog niet beschikbaar was. De spend-analyse is de eigen beoordeling van de gemeente in welke mate de Europese aanbestedingswet is nageleefd. We vinden het altijd belangrijk om vroegtijdig mee te kijken, omdat het zowel voor de gemeente als voor ons een tijdrovende klus is, om vast te stellen of daarin rechtmatig gehandeld is. Maar goed, die gegevens waren bij de interim controle nog niet beschikbaar, dat had vooral te maken met dat er nog interne afstemming moest plaatsvinden over de uitkomsten van de interne analyse. Ik zag dat er iets over geschreven was in de collegereactie, dus u bent er via die weg over geïnformeerd, maar wij hebben daar vooralsnog niet naar kunnen kijken. We hebben wel aan het college gevraagd of we dat voortijdig kunnen doen, zodat niet die extra piekbelasting bij de jaarcontrole in mei terecht komt. Verder hebben we van de gemeente begrepen dat er ook een ITaudit zal worden uitgevoerd.

Daar zijn we erg tevreden en blij mee, dat is één van de punten die we al meerdere jaren op de agenda hebben gezet, dat we het ook belangrijk vinden dat de gemeente zelf kijkt naar de kwaliteit van de IT-omgeving en dan met name van de general computercontrols, hoe zit het met de logische toegangsbeveiliging tot systemen van de gemeente bijvoorbeeld, met de procedures rond back-up, dat soort zaken. Dat is iets waarvan de gemeente nu heeft aangegeven, dat een externe partij ernaar gaat kijken. Toen wij de interim controle uitvoerden, toen was die IT-audit nog niet uitgevoerd, maar we hebben begrepen dat dat in het eerste kwartaal van 2024 gaat plaatsvinden, dus dat is iets wat we bij de jaarrekening nog kunnen betrekken en eventuele risico’s, die daaruit voort vloeien kunnen we daar dan in meenemen. De volgende sheet, de detailbevindingen die wij bij de interim controle geconstateerd hebben. Het zijn 4 hoofdpunten. Het eerste punt gaat over de subsidieopbrengsten. De gemeente krijgt vanuit verschillende hoeken subsidieopbrengsten, dat kunnen baten zijn die via de SISA bijlage lopen, die kent u wel, maar er zijn ook andere subsidieopbrengsten van bijvoorbeeld de provincie of de metropoolregio, die buiten de SISA verantwoording om gaan.

We merken dat de monitoring van de subsidieopbrengsten en de monitoring van het naleven van de subsidievoorwaarden, maar ook de naleving van de termijnen decentraal is belegd, het wordt bij de vakteams bekeken in hoeverre er aan die voorwaarden wordt voldaan en in hoeverre die termijnen worden nageleefd. Wij vinden het belangrijk, dat er ook centraal inzicht is, welke subsidies zijn er aangevraagd, wat is de status van die subsidies, wanneer moeten we daarover verantwoorden, wat is de voortgang van de afgesproken prestaties, dat daar ook centrale monitoring en coördinatie op is. Dat is één van de adviespunten, die we via deze managementletter hebben meegegeven. Het tweede element gaat over de externe

3/9

salarisverwerking. Uw gemeente maakt voor de verwerking van de ambtenarensalarissen gebruik van een externe partij. Daar komt ook een bepaalde rapportage bij over de kwaliteit van de interne beheersing bij die externe partij. Dat heet een ISAE 3402 rapport. Wat binnen de gemeente Lansingerland ontbreekt, is een interne analyse: wat volgt er nu eigenlijk in dat rapport en wat zijn de bevindingen daaruit, wat moet de gemeente daar eventueel zelf nog mee doen, welke elementen of risico’s worden door dat rapport niet afgedekt, welke werkzaamheden zou de gemeente in dat kader misschien zelf nog als extra controles moeten doen? Eigenlijk vinden we dat de gemeente die analyse nog zou moeten doen, hoewel het goed is dat er een rapport is en dat het onderdeel van de afspraken is met de salarisverwerker. Het derde punt gaat over het documenteren van de ramingen. Bij het aangaan van inkopen, de raming van de inkoop is het vertrekpunt van welke procedure er nu eigenlijk gevolgd gaat worden als er een inkoop gedaan wordt.

Is dat meervoudig, is het onderhands, is het een Europese aanbesteding? Het is belangrijk dat de raming de kwaliteit van die raming, die aan de voorkant gemaakt wordt voordat de inkoopprocedure in gang wordt gezet, dat die raming goed is en dat er ook een tweede persoon naar heeft gekeken en de kwaliteit van die raming heeft beoordeeld, zodat je zeker weet dat je de juiste inkoopprocedure volgt. Het is ook één van de elementen, die volgt uit de kadernota rechtmatigheid, waarin staat dat het de gemeente verplicht wordt om te rapporteren over de naleving van de gids proportionaliteit. In die gids proportionaliteit staat in dat de gemeente proportionele inkoopprocedures moet volgen afhankelijk van de omvang van de betreffende inkoop. Dat maakt het extra belangrijk om de kwaliteit van de ramingen goed te documenteren. Het is een verplichting die volgt uit de aanbestedingswet en ook om te motiveren dat de juiste procedure gevolgd is. De systematiek die de gemeente Lansingerland daarbij hanteert, is het gebruik van een startformulier en daar wordt in gedocumenteerd: wat gaan we inkopen, wat is de omvang van die inkoop, welke procedure volgen wij daarvoor.

Zoals u in de follow up tabel in de managementletter heeft kunnen zien, hebben we vastgesteld dat niet in alle gevallen volledig van die inkoopformulieren gebruik gemaakt wordt, dus het wordt zeker in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording extra belangrijk. Het laatste punt is het risicomanagement rondom verbonden partijen. Uw gemeente maakt voor de uitvoering van bepaalde taken gebruik van verschillende verbonden partijen. Daar worden bepaalde risico’s bij geïdentificeerd. Wat uit onze controle is gebleken, is dat er geen eenduidig vastgelegde procedure is over hoe die risico’s nu bepaald worden, wie erbij betrokken is en op welke manier worden die risico’s geïdentificeerd en gekwantificeerd. Ook daar vragen wij de aandacht voor. De follow-up tabel, het vijfde hoofdstuk in onze managementletter, daar staan onze bevindingen uit voorgaande jaren en de mate waarin de gemeente al dan niet opvolging heeft gegeven aan die bevindingen uit voorgaande jaren. We zien dat de gemeente goed bezig is met het oppakken van die bevindingen. We hebben vastgesteld dat 2 van de 15 bevindingen zijn afgewikkeld, dat betekent dat ze in voldoende mate zijn opgepakt en dat ze volgend jaar uit de follow up tabel verdwijnen, omdat ze afgewikkeld zijn. Voor de 13 bevindingen is de gemeente nog bezig met een oplossing, dus het is goed te constateren, dat alle bevindingen zijn opgepakt.

Als er geen actie is ondernomen, komt er een rood kruisje bij te staan, maar die ontbreekt in deze follow up tabel, dus dat is een compliment aan de gemeente op dat onderdeel. De aandachtspunten voor de jaarrekening. Daar staat o.a. iets in over de publicatie van de kadernota rechtmatigheid 2023. De kadernota is een nota die de commissie BBV eens in de zoveel jaar publiceert over de inkadering van rechtmatigheid bij gemeenten. Nu verdient die speciale aandacht, omdat de rechtmatigheidsverantwoording geïntroduceerd wordt en het college en de accountant dus een andere rol krijgen als we kijken naar het rechtmatig handelen van de gemeente. Een aantal elementen hebben we daar uitgehaald, dat betreft o.a. de SiSa bijlage. Een SiSa bijlage is de verantwoording over een aantal specifieke uitkeringen die bij de ministeries vandaan komen. Er is een tijdje een discussie over geweest: wie moet u eigenlijk de rechtmatigheid beoordelen van de SiSa verantwoording? Aan de ene kant, als je kijkt naar de oude rechtmatigheidscriteria, bijvoorbeeld voorwaardencriteria, dat is iets waar het college nu aan moet toetsen. Dat past heel goed bij die SiSa bijlage, want het gaat over

4/9

subsidievoorwaarden. Dus in de nieuwe systematiek zou dat eigenlijk onderdeel moeten zijn van het oordeel van het college. Maar aan de andere kant zijn het de ministeries, die zeggen: we vinden het wel belangrijk, dat er ook een externe onafhankelijke partij kijkt in welke mate de gemeente heeft voldaan aan de voorwaarden uit de subsidieregelingen en dat op de juiste wijze aan de ministeries verantwoordt. Dus SiSa wordt een beetje bijzonder onderdeel in de rechtmatigheidsverantwoording, want daar komen 2 sporen op. Enerzijds moet het college straks zelf toetsen dat de SiSa verantwoording rechtmatig is, maar aan de andere kant blijft het onderdeel van de accountantscontrole, dus het is niet een scope voor onze controleverklaring, maar we blijven er wel op toetsen en ook over rapporteren in het accountantsverslag, zoals u ook gewend bent in voorgaande jaren aan de hand van de tabel fouten en onzekerheden over alle SiSa regelingen. Het tweede punt gaat over de naleving gids proportionaliteit. Als laatste wordt specifiek aandacht gevraagd voor de rechtmatigheid grondtransacties in het kader van staatssteun. Daar staat dat bij iedere grondtransactie altijd sprake moet zijn van een objectieve waardebepaling, die voorkomt dat de gemeente steun verleent aan marktpartijen bij het aangaan van grondtransacties.

Dat is niet anders dan in het verleden was, maar het is in deze kadernota nog wel heel specifiek aangestipt. Dat is iets wat het college heeft afgedekt in de nota grondbeleid en taxaties, die gevraagd worden bij het aangaan van grondtransacties. Dan komen we bij het tweede punt. Een bijzonder risico in de jaarrekening van uw gemeente is natuurlijk de grondexploitatie Wilderszijde, met name gezien de omvang van het project, de hoge opbrengsten en de hoge geraamde kosten en de lange looptijd die ermee samenhangen. Dat betekent dat de waardering van het project in de jaarrekening een belangrijke schatting is, waar ook veel onzekerheden mee samenhangen. Daarom hebben we het college geadviseerd om daar een externe deskundige naar te laten kijken, in hoeverre die waardering goed is, vooral omdat de schattingsonzekerheid bij dit project zo groot is. Een voorbeeld, u kunt het zich voorstellen, als het gaat over de indexatie van de kosten, dat het over heel grote bedragen gaat over een vrij lange looptijd, dus dat 1 of 2% kostenindexatie of opbrengstindexatie bij dit project ineens heel veel uitmaakt, waardoor je op een hele grote schattingsonzekerheid komt. Wat ons betreft is het een goede zaak om dat extra stukje comfort van een externe deskundige daarbij te krijgen. We hebben in overleg begrepen dat het college daarmee aan de slag is.

Het laatste punt is aandacht voor frauderisico’s vanuit de gemeente zelf. We hebben begrepen dat de eigen frauderisico-analyse op de planning staat bij de gemeente, om daar begin volgend jaar een actualisatieslag mee te maken. Zoals we vorig jaar ook hebben toegelicht wordt de aandacht van de accountant gevraagd voor het onderdeel frauderisico steeds groter. Sinds de controleverklaring 2022 leggen we daar specifiek verantwoording over af via onze controleverklaring. Er wordt van de gemeente iets meer verwacht in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag om aan te geven wat het college zelf heeft gedaan aan frauderisico’s. Die frauderisico-analyse is daar een belangrijk onderdeel van. Wij gebruiken het ook als input voor onze eigen analyse om te kijken welke frauderisico’s verdienen nou echt bijzondere aandacht, wat vindt de gemeente daar zelf van en op welke onderwerpen moeten wij misschien extra aandacht besteden. Dan kom ik bij de sheet over de planning van de controle. Het zal geen verrassing voor u zijn, het is min of meer analoog aan voorgaande jaren, waarbij we altijd proberen om de piekbelasting zoveel mogelijk uit het jaarrekeningtraject te halen, dus in overleg met de gemeente zoveel mogelijk werkzaamheden naar voren halen waar mogelijk.

Er staat WNT, maar het geldt ook voor de spend-analyse, dat we de werkzaamheden zoveel mogelijk proberen te spreiden, zodat het voor zowel de gemeente als voor ons accountants het qua werk goed behapbaar blijft. Dan starten we eind maart met de jaarrekeningcontrole. We verwachten in mei 2024 het conceptrapport te kunnen bespreken met de ambtelijke organisatie. De laatste sheet is de vraag of de auditcommissie aandachtspunten heeft voor de accountantscontrole. U kent de vraag uit voorgaande jaren. Mocht er vanuit de auditcommissie nu of op een later moment bepaalde aandachtspunten zijn, waarvan u tegen de accountant wilt zeggen: kijk daar eens goed naar, we vinden het belangrijk dat u daar

5/9

bijzondere aandacht aan besteedt. Dan kan dat, dat bieden we graag als mogelijkheid aan. Dat was het, dank u wel. De voorzitter: Het gaat om 2 dingen, de managementletter, daarover kunnen vragen gesteld worden aan de accountant. Over de reactie van het college kunnen vragen gesteld worden aan de wethouder of zijn secondanten. De heer Azzouzi, PvdA: Ik heb 2 vragen aan de accountant. De eerste vraag gaat over subsidies. In de bevindingen geeft u aan, dat er een risico is. Ligt het risico aan de kant van de verantwoording van de subsidies, dat als wij het straks niet goed verantwoorden, dat wij subsidies kunnen terugbetalen aan het rijk? Of ligt het aan de voorkant, dat wij subsidie mislopen? Tweede gaat over grondexploitatie Wilderszijde. U gaf aan, dat 1 of 2% het verschil kan maken. Ik heb het niet scherp. Is dat aan de voordeelkant? Welk risico lopen wij? Dat de waarden lager zijn of hoger? Dank u wel. De voorzitter: We gaan nu alle vragen verzamelen, daarna pas beantwoorden. De heer Van Santen, VVD: Dank u wel voor de heldere toelichting. Ik had een vraag over die salarissen. U heeft aangegeven: er zijn misschien meer risico’s die dat niet afdekken. Vorig jaar heb ik het punt niet voorbij zien komen, is er een specifieke reden, dat u het nu noemt? Waarom komt dit nu naar voren? De heer Ruijtenberg, GL: Ik had maar 1 vraag en die heeft de heer Van Santen zojuist gesteld.

Ik sluit me aan bij vorige spreker. De heer Jansen, WIJ: Ik sluit me m.b.t. de salarissen ook bij de heer Van Santen. Ik had nog een vraag over de interne beheersing. U geeft aan: het is op voldoende niveau. Dan neem ik ook aan, dat er een goed niveau is. Wat zou in uw ogen de gemeente moeten doen om het goede niveau te bereiken? Een vraag richting de ambtenaren en de wethouder: wat is de ambitie van de gemeente in deze? Is voldoende voldoende voor u? De heer Van der Stad, D66: Ik heb een vraag voor het college, het centrale register voor inkomende subsidies. Begrijp ik goed, dat hier een boekhoudtechnische oplossing voor wordt gedacht. Tussenrekeningen worden genoemd. Hoe moet ik controle en opvolging dan zien inzake gestelde voorwaarden aan subsidies (….) om de afspraken in vast te leggen. Graag uitleg daarover. De heer Van Hattem: Ik heb 2 vragen genoteerd van de heer Azzouzi. De eerste vraag had betrekking op de subsidies. De inkomende subsidies en de risico’s die daarmee samenhangen. Of het gaat om het volledigheidsaspect of over het moeten terugbetalen. Als u hem zo scherp stelt, dan zou ik zeggen, dan zou het gaan om het moeten terugbetalen, want het gaat met name om het registreren van de subsidies en het monitoren van het naleven van de subsidievoorwaarden. Uiteindelijk hebben wij als accountant geen belang bij het volledigheidsvraagstuk.

Als de gemeente bepaalde subsidies niet aanvraagt, maar het is allemaal netjes verantwoord, dan hebben wij daar verder als accountant geen belang bij, de gemeente en het college vanzelfsprekend wel. Dus het gaat ons echt om het naleven van de subsidievoorwaarden en de juiste verantwoording in dat kader. De tweede vraag raakt met name de grondexploitaties en de waardering van het project Wilderszijde. U vroeg: welke kant gaat het op, in positieve of negatieve zin? Ook daar bekijken wij het met name vanuit de accountantsbril. Het gaat met name over de juistheid van de waardering, dat kan zowel hoger of lager zijn. Het gaat dan, het voorbeeld van de indexaties die ik noemde, dan kan het ook beide kanten opgaan. Enerzijds kunnen we het hebben over de indexatie van de kosten, de civieltechnische kosten van het project. Als die inflatie hoger is dan de gemeente heeft

6/9

ingeschat, dan gaat het een bepaalde kant op. Als het andersom is, dan gaat het de andere kant op. Hetzelfde geldt aan de opbrengstenkant. Dus het gaat ons echt over de juistheid van de waardering en dat kan beide kanten opgaan. De heer Van Santen: Uw uitleg over Wilderszijde, de accountant wil de juiste waardering, dat willen wij ook, zo hoog mogelijk natuurlijk, maar de juiste waardering. Maar u heeft toch dit punt naar voren gebracht. U noemt dat de uitslagen groot kunnen zijn. Zijn er nou bepaalde zaken die u tegen bent gekomen, dat u toch enige twijfel heeft. De heer Van Hattem: Niet direct twijfel bij de waardering. Als wij een jaarrekening controleren kijken wij vooral: waar zitten bij deze jaarrekening risico’s over de juistheid van de jaarrekening, waar zijn die risico’s het grootst? Gezien de omvang van het project en gezien de looptijd van het project, zijn hier grote waarderingsrisico’s mee verbonden. Hoe het normaal gesproken gaat, dan zijn er technici die een bepaalde mate van opbrengstenstijgingen verwachten of een bepaalde mate van kostenstijgingen verwachten. U kunt zich voorstellen, als een project 2 jaar duurt en de omvang is beperkt, dat het effect van die stijgingen ook maar beperkt is.

Maar dit project is zo omvangrijk, ook als we kijken naar andere gemeenten, omliggende gemeenten, is het project zo omvangrijk, dat we eigenlijk heel goed willen weten of de indexaties plausibel zijn, omdat het een heel groot effect heeft op de waardering van het project. De heer Azzouzi: Kijkend door een bril van een raadslid: wat is nou het risico dat wij lopen als het voordeliger is voor ons, want dan zie ik eigenlijk geen risico. De heer Van Hattem: In die zin geen risico, het gaat erom, dat is onze taak, dat u wordt voorzien als raadslid met de goede informatie. Als er een te weinig positief beeld wordt geschetst, dan is dat ook niet de goede informatie waar het college u van zou moeten voorzien. Ik kreeg een vraag van de heer Van Santen over het 3402 rapport. Dat is niet iets nieuws waar we deze keer tegenaan gelopen zijn. In onze werkzaamheden en de gesprekken die we met de gemeente voeren lopen we altijd wel tegen iets anders aan wat we het jaar ervoor niet gesignaleerd hebben, anders zouden we nooit meer iets te rapporteren hebben, dus af en toe komen we met iets nieuws en daar is dit een onderdeel van. Dan komen we bij de laatste vraag, wat is de volgende stap voor de gemeente, hoe komen we op het goede niveau.

Ik denk dat het belangrijk is, dat de gemeente ook vooral zelf kijkt waar de prioriteiten zouden moeten liggen van onze bevindingen, ook op basis van risicoanalyse, waar zitten de belangrijkste risico’s voor de gemeente? Dan denk ik bijvoorbeeld ook aan de naleving van de aanbestedingen, dat zijn toch de dingen waar weleens wat foutjes uit volgen als we kijken naar de gemeente Lansingerland, dan zouden dat de aanbevelingen zijn waar de gemeente actie op zou moeten ondernemen. Bijvoorbeeld het structureel toepassen van het startformulier en het goed documenteren van de ramingen en inkopen aan de voorkant. Vooral risicogericht kijken: welke volgende stap in de interne beheersing de gemeente zou moeten zetten. Dat zou mijn advies op dat onderdeel zijn. Wethouder Fortuyn: Ik heb 2 vragen. Wil meneer Van der Stad 1 vraag herhalen of duiden, want die is langs me heen gegaan. De heer Van der Stad: Ik zal hem volledig herhalen. Over het opvolgingsoverzicht had ik een vraag. M.b.t. het centrale register voor inkomende subsidies, daar wordt iets genoemd qua oplossing in de zin van tussenrekeningen. Toen vroeg ik me: hoe moet ik de controle en opvolging dan zien inzake gestelde voorwaarden aan die subsidie. Ik mis dan een stukje archief en budgettering en CRM om de afspraken in vast te leggen. Ik wilde graag weten hoe je dan de monitoring daarin ziet.

Wethouder Fortuyn: Kijk, subsidies kennen een uitgavepatroon. Je vraagt een subsidie aan, die krijg je door het rijk uitgekeerd en vervolgens wordt het in uitvoering gebracht. Vervolgens, afhankelijk waarvoor je subsidie heb aangevraagd, wordt het in uitvoering gebracht. Rekeningen die je daarvan terugkrijgt vanuit externen of anderszins worden op tussenrekeningen geplaatst. Uiteindelijk moet er een eind aan komen, ook CRM, want je volgt je documentatie, wat is de status. De verantwoording moet uiteindelijk als een compleet plaatje neergelegd worden. Het is een afwerken van een subsidie, die over een langere looptijd gaat. Denk aan het LOO, daar hebben we ook veel subsidie gehad, dat moet allemaal nog even verwerkt worden met allerlei journaalposten en uiteindelijk zal er een eindafrekening moeten plaatsvinden

7/9

en ook een verantwoording naar het rijk. Dat is wat ik begrijp uit uw vraag. Tussenrekeningen heb je af en toe nodig, maar ik ben het met u eens, het mooiste is als je alles in één keer kan afwerken, maar je moet het wel in de gaten houden. De accountant merkt op, dat we daar wat scherper op gaan sturen en controles op uitoefenen en sterk onze aandacht aan besteden. Een vraag van meneer Jansen over de ambitie van de gemeente, voldoende beheersing wordt door de accountant gebruikt als rechtmatig handelen. Het is goed, maar niet meer dan dat, zo vertaal ik het maar even. Wij zijn met de concerncontroller bezig geweest om heel veel protocollen of verordeningen samen te voegen. De raad wordt er ook mee geconfronteerd. We trekken nadrukkelijk de kaders strakker, we hebben met elkaar de ambitie om het strakker te organiseren. Veel wat we zien, zit vaak in de discipline van het registreren. Het is geen onwil, maar het is af en toe geen bewustwording, of het komt morgen wel en dan zakt het wat weg. Daar zit het in, dat we echt strakker willen sturen. We zijn het met de accountant eens, dat we daar meer bewustwording op moeten organiseren en meer de verschillende verordeningen, die we hebben, ook met elkaar in beeld brengen. Dat geldt ook een beetje voor de grondexploitatie, niet zozeer Wilderszijde.

Binnenkort wordt een verordening vastgesteld rondom onroerende zaken en gebruikersovereenkomsten. We hebben het allemaal wel of niet of een beetje en dat is nu allemaal strakker getrokken. We gaan de afspraken scherper stellen. Onze ambitie is om het rechtmatig, dat doen we sowieso altijd, maar daarnaast het ook in de discipline te krijgen van de werkzaamheden, zodat het goed gedocumenteerd is en ook te volgen is. Dat geldt ook t.a.v. salarissen, maar t.a.v. subsidies, eigenlijk alles wat zich voordoet met Europese aanbestedingen. Het gaat niet verkeerd, het gaat goed, voldoende beheersing, maar de ambitie ligt hoger en dat wil de accountant ook graag. Prima dat we het op deze manier aanvliegen. De voorzitter: Behoefte aan een tweede termijn? Nee? Dan rest mij mevrouw Jansen en de heer Van Hattem te danken voor uw inbreng en dat u hierheen bent gekomen om ons duidelijk te maken en verhelderende vragen te beantwoorden voor raadsleden. Het doel is verbreding van de kennis van de raadsleden en dat zal met deze stukken en de vragen die gesteld zijn zeker het geval zijn geweest. Hartelijk dank daarvoor, ook de wethouder en de ambtenaar. U mag blijven zitten, maar u mag ook weg gaan. 5.

Nota Voorkomen van Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2023 De voorzitter: Inwoners, organisaties en gemeentebestuur moeten erop kunnen vertrouwen dat overheidsbesluiten correct genomen en uitgevoerd worden en dat er geen misbruik wordt gemaakt van gemeenschapsgelden. Misbruik van overheidsgeld leidt tot financiële schade maar levert ook een deuk op in het vertrouwen tussen inwoners en overheid. De gemeente moet beleid hebben ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dat is er wel, maar nu ligt er een raadsvoorstel om al die regelingen te bundelen en om hoofdlijnen op te nemen in één nota. Die ligt nu voor. De heer Azzouzi, PvdA: Wat ons betreft is het een hamerstuk. De heer Halkes, CDA: Ik sluit me aan bij de vorige spreker. De voorzitter: Allemaal? Dan hoeven we het verder niet te bespreken. Dit gaat als een hamerstuk naar de raad. De voorzitter is langer aan het woord geweest dan de commissieleden. Zonder woordvoeringen wordt het een hamerstuk voor de raad. 6. Controleprotocol normen en toetsingskader accountantscontrole De voorzitter: Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 inclusief het normen- en toetsingskader wordt vastgesteld door deze raad op 30 november. Nu kunt u uw oordeel geven over dit protocol inclusie het normen- en toetsingskader. Mag ik weten wie daar het woord over wil voeren? Niemand? Wat vindt de wethouder daarvan?

8/9

Wethouder Fortuyn: Wat ik mooi vind, is dat we nu met elkaar bezig zijn om alle documentaties bij elkaar te brengen, dat we nu gewoon kaders stellen. Ik wil de afdeling concerncontrol, waar we later in de begroting op terug komen, het is echt wel belangrijk, dat wij die controles bij elkaar brengen en daar een soort discipline in krijgen in de organisatie. Dat komt niet vanzelf. Door de accountant is de VIC aangegeven, verbijzonderde interne controle. Dat laten we extern doen. De opmerking die erbij gemaakt wordt, is: realiseert u wel dat het lerende vermogen uit de organisatie weg gehaald wordt. Die discussie moeten we echt een keertje in de commissie AB doen. We komen erop terug, want de concerncontroller is echt bezig: hoe gaan we dit verder professionaliseren? Dan zie je dit soort dingen voorbij komen. Ik heb echt grote complimenten voor de concerncontroller, dat ze dit doen en bij elkaar brengen, om het meer scherp te krijgen, het bewustzijn, maar ook scherp zijn op de gemeenschapsgelden en dat het rechtmatig besteed gaat worden. En dat het college straks rechtmatig de handtekening kan zetten en het goede gesprek met de raad kan hebben. Ik ben er heel erg blij mee. De voorzitter: Dan wil ik namens de commissie de complimenten ook geven aan de ambtelijke organisatie. Mijn conclusie is dat dit als hamerstuk naar de raad van 30 november gaat. 7.

Rondvraag en sluiting De voorzitter, om 20.45 uur: Er zijn geen rondvragen aangemeld. Dan zijn we toe aan de sluiting. Hartelijk dank voor uw aanwezigheid vanavond. Op naar de raad van de 30 e waar in ieder geval deze 2 voorstellen als hamerstuk naartoe gaan. Ik sluit de vergadering.

Verslag opgesteld door Marianne Jansen, Lothassa Secretarie, met behulp van geluidsopname.

9/9