[BV22.0120] Verslag van de BAC van 23 november 2022

VERSLAG Commissie BAC

Datum vergadering

: 23 november 2022

Aanwezig Commissieleden: WIJ Lansingerland Leefbaar 3B VVD D66 GroenLinks PvdA

: Ton Jansen : Johan Philippens : Ed van Santen : Ronald van der Stad : Marko Ruijtenberg : Hamid Azzouzi

Voorzitter Commissiegriffier

: Jan Jumelet : Lianne van den Houten

Wethouder Ambtelijk Accountant Accountants

: Simon Fortuyn : Martijn de Quartel : Wouter Kalkman, Ralf van Hattem en Remco Korhorn, Publieke Sector

Afwezig Voorzitter WIJ Lansingerland CDA CU

: Jan Pieter Blonk : P. van Olst : Frans Ammerlaan : Kees-Willem Markus

1. Opening en mededelingen De voorzitter, om 20.00 uur: Goedenavond allen, raadsleden, maar ook de ondersteuning en de accountants. Vanavond de BAC. U ziet hier een andere voorzitter omdat de heer Blonk andere verplichtingen had voor de gemeente en ik mag uw voorzitter zijn vanavond. We hebben wel een aantal afmeldingen, Kees-Willem Markus en Frans Ammerlaan. P. van Olst wordt vervangen door Ton Jansen. De wethouder, Simon Fortuyn, is iets later, hij zal om half negen aanschuiven. Er is een mededeling rondom de behandeling van de managementletter, ik ga hem niet voorlezen, want hij staat duidelijk in IBABS in de agenda. Zijn er naar aanleiding daarvan nog opmerkingen? Nee. 2. Vaststelling agenda De voorzitter: Kunnen wij uit de voeten met de agenda, zoals die nu voorligt? Nee? Dan gaan we het met deze agenda doen. 3. Vaststelling verslag vorige BAC vergadering d.d. 23 mei 2022 De voorzitter: Ik vraag even aan de griffier: niks? Nee. Kunnen wij het verslag vast stellen? Ja. Dan is bij deze het verslag vastgesteld. 4. Controleprotocol accountantscontrole 2022 De voorzitter: We starten met een presentatie door de accountant. De heer Kalkman: Samen met mijn collega Ralf van Hattem zullen wij deze korte presentatie doornemen met u om heel even kort de start van de accountantscontrole 2022 met u te markeren.

De mensen, die al wat langer in deze commissie zitten, hebben dit plaatje vast eerder gezien. Dit is onze planning and controlcyclus, de controle van de jaarrekening van de gemeente Lansingerland. Wij zitten op dit moment in stap 1 en in stap 2. Stap 1 is om samen met u de opdracht te formuleren, die staat voor een groot deel natuurlijk vast. Maar tegelijkertijd willen wij u als gemeenteraadslid, vertegenwoordigd in deze BAC, ook de gelegenheid geven aan het eind van deze presentatie dan wel op basis van de agenda in de gelegenheid stellen om te kijken of er aandachtspunten zijn, die u aan ons meegeeft voor onze accountantscontrole in het kader van de controle jaarrekening 2022. Daar zijn we vanavond, 23 november 2022. De voorzitter heeft net kort al gerefereerd rondom de managementletter. Wij hebben in goed onderling overleg met de ambtelijke organisatie de interim controle, die uiteindelijk leidt tot de

1/9

managementletter, iets uitgesteld. Dat betekent dat we wel deze week zijn begonnen, maar we kunnen dan niet vandaag een managementletter hebben. Hij komt er zo snel mogelijk aan en dan kan die in het college en hier in de BAC behandeld worden. Of dat in mei moet hangt vooral van uw agenda af. M.b.t. de interim controle die leidt tot de managementletter gaan wij in maart, de derde of vierde week van maart, de jaarrekening controleren. Dan spreken we elkaar over de jaarrekening ergens in mei in deze commissie. Dan is onze cirkel weer rond, dan hebben we weer een jaar met elkaar afgerond en heeft het college verantwoording afgelegd d.m.v. de jaarrekening. Wij zullen een accountantsverslag schrijven, die u kan ondersteunen in de beraadslagingen die u doet samen met uw overige raadsleden bij het vaststellen van de jaarrekening. Bij de jaarrekening zit ook een controleverklaring en daar staat in dat de jaarrekening goed is, of niet, maar als we naar het verleden kijken heeft dat tot nu toe geleid tot een goedkeurende controleverklaring. Ik kan niet garanderen dat dat weer zo is, maar ik heb geen aanleiding om te veronderstellen dat het anders is. Zoals u weet controleren wij niet integraal, dat zou niet doelmatig zijn. Wij controleren met een materialiteit, een goedkeuringsmaterialiteit.

Die is op basis van een besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden ook bepaald voor alle gemeenten in Nederland. Daar staat in dat die materialiteit is vastgesteld op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves. Voor de gemeente Lansingerland is dat op basis van de begroting 2022, dat is iets meer dan € 1,9mln. Dat betekent dat wij onze controle zodanig moeten inrichten dat met een redelijke mate van zekerheid alle fouten boven die € 1,9mln ook daadwerkelijk signaleren. Daarnaast kunnen wij natuurlijk ook andere fouten constateren en die krijgen een plek in ons accountantsverslag. Daarom is de rapporteringstolerantie, die door u wordt vastgesteld van € 100.000, van belang. Naast de fouten kijken we ook naar onzekerheden. Dat is altijd heel bijzonder bij gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en provincies. Die wegen wij af tegen 3% van diezelfde omvangsbasis en die is dus € 5,7mln. De heer Philippens: Die rapportagetolerantie, wij gebruiken nu € 1 ton. Ik zie gemeenten die een percentage gebruiken van het bovenste gedeelte. Het voordeel daarvan is dat het meegroeit of krimpt met de begroting van de gemeente. Is dat een idee om hier ook toe te gaan passen? Hoe kijkt u daarnaar als accountant? De heer Kalkman: Wij zien verschillende varianten.

Bij de gemeente Lansingerland is het al heel lang € 100.000, waarvan wij vinden dat dat passend kan zijn voor de gemeente Lansingerland. Uiteindelijk gaat u erover natuurlijk. Wat wij in toenemende mate zien, is dat er een percentage van die 1% wordt gebruikt, bijvoorbeeld 0,1%. Als ik dat zou hanteren zou de rapporteringstolerantie in dit geval € 190.000 worden en dus ongeveer twee keer zo groot. Dat betekent dat wij in ons accountantsverslag iets minder fouten hoeven te rapporteren, de fouten tussen de € 100.000 en € 190.000. Daarvan is het vooral de vraag: wat vindt u daar dan van? Daar moet u een besluit over nemen. De heer Van Hattem: Wouter gaf het al aan, we doen onze controle niet integraal. We voeren onze controle met name risicogericht uit, dus gericht op de belangrijkste risico’s, waar een fout in zou kunnen ontstaan in de jaarrekening. De 4 belangrijkste risico’s hebben wij opgesomd op deze slide. Het eerste risico, dat bovenaan staat, is het risico van management override. Dat is misschien een vage kreet, dat kan ik me goed voorstellen, maar dat is een risico dat is ingegeven door de controlestandaarden. Het is een verplicht risico, dat iedere accountant bij iedere controle moet meenemen. Het is altijd significant van aard, er moeten altijd veel werkzaamheden op dat risico verricht worden.

Dat is eigenlijk het risico dat het management fraude pleegt en vanuit een hiërarchische positie de interne beheersing, die er normaal is zou doorbreken. Het tweede risico, dat een belangrijke rol speelt, zijn de grondexploitaties. De achtergrond daarvan is dat er met name veel schattingscomponenten zitten in de grondexploitaties, dus het is gevoelig voor interpretatie en het is ingewikkeld om het op een goede manier te onderbouwen. Daar kijken we dus ook met verhoogde aandacht naar. Als we naar uw gemeente kijken zullen we dit jaar, en ook vorig jaar, met name kijken naar het project Wilderszijde, omdat dat aan de vooravond staat van ontwikkeling. Veel andere projecten, de bouwgronden en exploitatie, zoals Westpolder Bolwerk of Oudeland, zijn allemaal al veel verder gevorderd. Er zijn al overeenkomsten gesloten, waardoor het risicoprofiel en de schattingen die eronder liggen wat minder van belang zijn. Het derde risico is het risico dat de Europese aanbestedingswet niet wordt nageleefd. We zien dat er bij andere gemeenten daardoor veel fouten in ontstaan. Bij uw gemeente moeten we eerlijkheidshalve zeggen dat het de afgelopen jaren steeds beter gaat, met name door de raamovereenkomst op het gebied van inhuur, die door uw gemeente is gesloten. We zien de afgelopen jaren die fout steeds verder afnemen, maar het blijft een relevant risico.

Als het mis gaat, kan het een grote fout in de jaarrekening betekenen. Ook dit blijft een belangrijk risico waar we bijzondere aandacht aan besteden in onze controle. Het laatste is het sociaal domein. U heeft de WMO nog in eigen beheer, de jeugd staat wat meer buiten de deur. Ook daar kunnen vaak onzekerheden uit vloeien. Het gaat met name om de geleverde prestaties. Hebben de zorgleveranciers de prestaties geleverd waarvoor de gemeente betaald heeft? Dat is de meest relevante vraag die op dat onderdeel speelt. Ook uw gemeente heeft dat behoorlijk goed onder controle de afgelopen jaren. Er is extra aandacht aan besteed, ook door het uitvoeren van telefonische enquêtes en dat soort dingen. Maar gezien het hele scala van andere gemeenten zien we vaak toch dat fouten, met name onzekerheden, ontstaan op dit gebied en ook dat blijft dus een belangrijk risico, waar we bijzondere aandacht aan besteden. Natuurlijk kijken we ook even goed naar de andere elementen in de

2/9

jaarrekening en er zijn andere risico’s. Wat is nou het belangrijkste, waar zitten de grootste risico’s in? We hebben ervoor gekozen om deze 4 met u vanavond te bespreken. Dat kort over de risico’s, de basis van onze aanpak het komende jaarrekeningcontrole. Dan wil ik graag nog even stilstaan bij de planning voor het komend jaar. We zitten nu in de voorbereiding voor de controle. De bespreking is wat later dan andere jaren het geval was. Zoals Wouter heeft aangegeven zijn we deze week begonnen met de interim controle. Er is nog niet de mogelijkheid om in deze BAC de managementletter te bespreken, die zal op een later moment met u worden besproken, maar we verwachten in januari het eerste concept van de managementletter uit te brengen en die ambtelijk te bespreken. Er moet bekeken wanneer er een bespreking met de BAC over volgt. Ik heb begrepen dat de eerstvolgende in mei, maar er zou voor gekozen kunnen worden om tussentijds nog een BAC in te lassen. Vervolgens de jaarrekeningcontrole. Die staat nu gepland om op 20 maart te starten. De afronding is gepland ongeveer in mei, zoals u dat ook in voorgaande jaren gewend bent. De jaarrekeningcontrole vorig jaar is iets later opgestart, maar over het algemeen is dit de periode waarin wij de jaarrekeningcontrole bij uw gemeente uitvoeren. Dat is wat ons betreft voor dit jaar niet anders. Nog een sheet verder.

We willen nog kort stilstaan bij een ontwikkeling, een wijziging in wet- en regelgeving, die zich voor het komend jaar voordoet. De wetgever heeft bepaald dat vanaf dit boekjaar 2022 de accountant in de controleverklaring bij wettelijke controles, en dat is een gemeentelijke accountantscontrole, een wettelijke controle, vanaf 2022 moet de accountant bij die wettelijke controles in de controleverklaring specifiek stilstaan bij de aspecten fraude en continuïteit. Continuïteit is een beetje een vreemde bij gemeenten. Deze wetgeving is nu losgelaten op het hele wettelijke controledomein, waar gemeenten dus ook onder vallen. Dat is een beetje bijzonder, maar vooralsnog geldt dat ook gewoon voor gemeenten, dus wij zullen in onze controleverklaring extra rapporteren over fraude en continuïteit en dan met name de wijze waarop het college omgaat met fraude, welke beheersmaatregelen er genomen zijn, hoe er omgegaan wordt met frauderisico-analyse, die we al verschillende keren met u hebben besproken en hier op de agenda heeft gestaan. Dat is een wijziging die u in de controleverklaring straks zal terugzien. Het ziet er anders uit dan in voorgaande jaren, omdat deze 2 elementen er ook in terug komen.

Ook van het college verwachten wij straks in de jaarrekening er bijzondere aandacht voor is en dan met name voor het fraude-aspect en dat ook in de paragraaf bedrijfsvoering de toelichting komt hoe het college omgaat met fraude en welke beheersingsmaatregelen zij hebben genomen om fraude te voorkomen. De heer Van Santen: De continuïteit, u duidde het even, dat is een aparte wellicht voor een gemeente. Hoe gaan jullie dat interpreteren? Hoe krijgen we dat dan terug? De heer Kalkman: Dat is inderdaad een terechte vraag. Ik weet dat vanuit de werkgroep decentrale overheden, waar ik ook lid van ben, dat er discussie is over dit onderwerp, de continuïteit, omdat dat bij gemeenten wel een beetje bijzonder is en een beetje vreemd is. Maar het lijkt de kant op te gaan dat er niet zozeer naar continuïteit wordt gekeken als wel naar de vraag in hoeverre de begroting 2023 meerjarig en duurzaam in evenwicht is. Dan zou het college daarover in de jaarrekening iets moeten schrijven en dan zouden wij daar weer naar kunnen verwijzen, in hoeverre die begroting meerjarig en duurzaam in evenwicht is. Het lijkt een beetje die kant op te gaan, maar ik verwacht dat daar nog wel aanvullende informatie over komt. Als die aanvullende informatie er is, dan zullen we in ieder geval in ons accountantsverslag daar nog aandacht aan besteden.

Als er belangrijke of nuttige informatie is, die ook u aangaat als gemeenteraad, dan zullen we dat via de griffie bij u onder de aandacht brengen. De heer Van Hattem: Verder staat op deze sheet nog een afbeelding van een rapport of een folder, die de accountantsorganisatie heeft uitgebracht. Het is eigenlijk een rapport dat bedoeld is voor de klant. Daar staan ook nog extra handvatten in, wat van de gemeente of een andere organisatie verwacht wordt n.a.v. de wijziging van deze wet- en regelgeving. Dan komen we bij de laatste sheet, dat is hetgeen hier op de agenda stond, de aandachtspunten van de auditcommissie voor de controle 2022. Er staat een aantal voorbeelden genoemd. U heeft in het verleden ook speerpunten meegegeven voor onze controle, dus daarvoor geef ik het woord graag aan de commissie. De heer Azzouzi, PvdA: Ik heb een vraag over management override risico. Ik zie hem hier staan als ingericht vanuit intern. Hoe zit het met extern? De tweede vraag gaat over de planning. Ik zie de jaarrekeningcontrole week 12 en 13 en we gaan hem pas in mei behandelen. Is het accountantsverslag dan klaar voor die datum? De heer Kalkman: Wij starten de accountantscontrole in week 12 of 13, op 20 maart. Voor het echte veldwerk hebben wij een week of 2, 3 nodig.

Daarna zullen de lastige vragen nog moeten worden beantwoord, dus ik verwacht dat we ergens in april onze controle wel kunnen afronden. Vervolgens zullen wij een concept accountantsverslag schrijven, die moeten wij ambtelijk en met het college afstemmen, dan zit je al gauw eind april, begin mei. De BAC vindt volgens mij in de loop van mei plaats, meestal in de derde of vierde week van mei, dan zal het accountantsverslag beschikbaar zijn om samen met u daar het goede gesprek over te kunnen voeren. Dat op uw laatste vraag. Uw eerste vraag gaat over management override, hoe zit het met het externe risico. Ik ben op zoek naar wat u precies bedoelt. De heer Azzouzi: Wat ik precies bedoel, het is van het management, dat fraude vanuit de

3/9

interne kant gepleegd wordt. We zien in de praktijk dat betalingen een risico kunnen vormen, dat bureaus fake facturen sturen. Hoe is dat geregeld, wordt dat ook meegenomen? De heer Van Hattem: Dat is zeker onderdeel van onze controle. Als wij het inkoopproces beoordelen, dan trekken wij dat door tot de betalingen. Wij checken, in een steekproef uiteraard, horend bij die 1%, checken wij op facturen op de juiste bankrekening betaald worden. Dat is 1. En twee, wij checken ook of tegenover die factuur, die de gemeente Lansingerland betaald heeft, of daar een prestatie tegenover heeft gestaan. Daarmee proberen we dat risico te ondervangen en er controle op uit te voeren, waarbij we ook kijken hoe de interne beheersing is in de gemeente Lansingerland om in het proces zelf het risico te mitigeren, af te dekken. Dus er zitten 2 kanten aan het verhaal. Enerzijds door naar het proces te kijken, anderzijds door daar gegevensgericht werk op te verrichten. Nog even terug naar management override of controls, de mogelijkheid die het management heeft om fraude te plegen, daarmee bedoelen we de fraude die gericht is op het beïnvloeden van de verslaggeving. Dat is het eerste waar we naar kijken. De traditionele andere fraude is de fraude, waarmee je oneigenlijke middelen aan de gemeente Lansingerland probeert te onttrekken om daar zelf beter van te worden.

Dat is een andere variant van fraude. Ik dacht ook even dat u met externe override of controle misschien bedoelde het misbruiken of oneigenlijk gebruik door derden van regelingen, bijvoorbeeld een subsidiebeschikking of een subsidieverordening of een verordening op jeugd of op WMO, maar dat is onderdeel van de interne beheersing van de gemeente Lansingerland en daarmee ook van onze controle. De voorzitter: Dank u wel voor de presentatie en de toelichting. De heer Jansen, WIJ: Een vraag over de presentatie, de managementletter, die komt in januari beschikbaar. U gaf aan: u kunt hem in mei bespreken of eerder. Als we hem in mei bespreken, is het dan een beetje mosterd na de maaltijd? De heer Kalkman: Ik ga natuurlijk niet over uw agenda, maar ik zou het me kunnen voorstellen dat als wij hem hebben besproken met het college, dat het in ieder geval goed is om hem aan deze commissie of aan de raad te verstrekken, maar ik heb niet heel scherp wat de gewoonte is binnen de gemeente Lansingerland, maar dat kan natuurlijk altijd. We gaan sowieso in ons accountantsverslag ook nog wel iets over interne beheersing opschrijven. Het is eigenlijk een samenvatting van die managementletter. Die managementletter is in eerste instantie bedoeld voor het college om op basis van onze bevindingen en adviezen maatregelen te nemen om daar opvolging aan te geven.

Dat is vooral een stukje bedrijfsvoering waar vooral het college mee aan de slag moet en waar u vervolgens kennis van kunt nemen. U kunt er uiteraard ook iets van vinden. De voorzitter: Ik ga ervan uit, dat de vragen nu beantwoord zijn m.b.t. de presentatie. Bij dit agendapunt zit ook een raadsvoorstel. Geeft dit raadsvoorstel aanleiding tot opmerkingen of vragen? Anders gaan we een eerste termijn doen. De wethouder is ook aangeschoven, welkom. Eerste termijn De heer Azzouzi, PvdA: De PvdA kan instemmen met het raadsvoorstel, maar we hebben 2 opmerkingen. Het belangrijkste dat altijd terugkomt zijn die aanbestedingen. Er is een voorstel om ervan af te wijken. Ik heb net van de accountant gehoord, dat het minder is geworden. Hoe zit het nu precies? Hebben we het onder control? Wijken we er alleen in 2022 van af of ook in 2023? Dat is een vraag aan de wethouder. Mijn tweede vraag had ik ook de vorige keer gesteld aan de wethouder, toen was hij nog niet de wethouder financiën. De vraag was: hoe zit het met de rechtmatigheidsverantwoording 2023 in de inrichting daarvan? Zijn we ermee bezig? Hoe is de afstemming met de accountant hierover? Dank u wel. De heer Philippens, L3B: Wij kunnen ook instemmen met het voorstel. Ik wil de vraag van de heer Azzouzi iets breder trekken.

Ik zit ook een beetje met het aanbestedingsbeleid, dat we geen consequenties willen verbinden aan het afwijken ervan. Ik zou hem aan de accountant willen stellen, dit gebeurt al jaren, ik begrijp dat meerdere gemeenten hier moeite mee hebben. Ik ben even benieuwd wat de mening van de accountant is om dit dus weer zonder consequenties te laten zijn. Het lijkt heel goed te gaan, gecombineerd met het voorstel om meer focus aan te brengen. Als we nu vragen om focus aan te brengen op het aanbestedingsbeleid, is het dan logisch dat we tegelijkertijd zeggen: als daarvan afgeweken wordt, dan gaan we er geen consequenties aan verbinden. Daar ben ik nog heel benieuwd naar. Een kleine vraag richting het college, ingefluisterd door de heer Duivesteijn: de vraag is of de notariële akte van de Stedin-aandelen al opgesnord is? Er zou koffie gedronken gaan worden met Stedin om die te achterhalen. Ik ben benieuwd of dat al gevonden, de notariële akte Stedin aandelen. Op de focus ben ik nog benieuwd naar de reactie van het college, maar ook de accountant. Ik denk dat het heel goed is om, het voorbeeld dat gegeven is, de voortgang voorbereiding implementatie rechtmatigheidsverantwoording, dit is de eerste keer dat het college dat moet gaan doen, dus dat daar extra focus op is, dat zou ik willen onderschrijven.

Daarnaast ben ik even benieuwd hoe u kijkt naar, ik heb nog een tweetal andere potentiële focuspunten opgeschreven: de uitkering energietoeslag, daar

4/9

hebben we veel op uitgekeerd, of het logisch is om daar focus op aan te brengen, of het getrouw en rechtmatig is gebeurd. En het sociaal domein. Bij het volgende agendapunt zie ik, dat er ook vanuit de gemeente een intern controleplan is opgesteld. Is het handig om daar mee te lopen om focus aan te brengen op het sociaal domein? Daar wilde ik het bij laten. Dank u wel. De heer Ruijtenberg, GL: Wat GL betreft voldoet dit voorstel. Het is voor ons een hamerstuk. Ik wil nog wel even reageren op de vraag van de heer Philippens. Hij had het over rapporteringstolerantie van de gemeenteraad, om dat op te schroeven naar € 190.000. GL vindt dat niet zo’n goed idee, omdat het gat tussen die € 100.000 en € 190.000 wel heel erg groot wordt. Daarmee is de kans op fouten en dingen die niet goed gaan te groot. Ik wilde eigenlijk vragen aan de andere commissieleden, maar ook aan de wethouder, hoe zij erover denken. De heer Philippens: Goed dat de heer Ruijtenberg daarop reageert. Door de accountant werd aangegeven: daar kan je misschien 0,1% van maken, dan kom je op 10% van je goedkeuringstolerantie. Dan komt het op € 190.000, veel te hoog. Dat ben ik het helemaal met de heer Ruijtenberg eens. Ik heb even wat andere gemeenten bekeken. Heerenveen hanteert 5%. Dan kom je op € 115.000, dat komt wat meer in de richting.

Nu is dat hoger dan we gewend zijn, die € 100.000, maar de begroting gaat de komende jaren, dat loopt terug, die goedkeuringstolerantie. Dan wordt die € 100.000 in één keer wel veel. Om het te koppelen, dus niet die € 190.000, maar een percentage dat meer in lijn is met ongeveer die € 100.000 die we nu hebben. De voorzitter: Ik hoorde geen vraag, maar het is wel een goede uitleg. De heer Van Santen, VVD: Om er gelijk op te reageren: ik denk dat het een goed voorstel is, om de grens mee te laten bewegen. En inderdaad als startpunt die € 100.000 te nemen, daar een percentage bij te zoeken en dan daarin meebewegen. Dat lijkt me een goed voorstel. M.b.t. de focus, misschien dat ik dat de vorige keer ook heb gezegd en u zult dat ongetwijfeld meenemen in uw beoordeling, een beetje abstract, misschien bij het hele financiële voortbrengingsproces dat er is. De afgelopen jaren hebben we gezien, dat er af en toe dingen van de kar vallen, om het maar zo te zeggen. U zult het dan achteraf misschien nog geeneens zien, maar dan zien we het tussentijds. Wij staan er ver van af, van het proces, u kijkt daar binnen. Mijn vraag is: in hoeverre geeft u aan ons een beeld terug over dat proces? Hoe robuust dat is, dat het op orde is of dat er toch nog wel verbeteringen zijn, waardoor wij tussentijds minder vaak afwijkingen, foutjes en dat soort zaken hebben. Het is een beetje abstract.

Een voorbeeld, vorig jaar hadden we een plus en een min verwisseld, dat is een heel makkelijk voorbeeld, maar zo zijn er nog weleens wat zaken. Misschien dat u daar nog even op kunt reageren. De heer Jansen, WIJ: WIJ kan ook met het voorstel leven, er staan geen gekke dingen in. Op de vraag van 5%, dat is ons prima. Je kunt ook nog aan een combinatie denken 5% of € 100.000, naar gelang wat groter is, dan heb je ook die € 100.000 vastgelegd. Prima om het een beetje fluctuerend te maken. De heer Van der Stad, GL: Wij hebben geen specifieke aandachtspunten en kunnen akkoord gaan met het voorstel. (…) wat betreft de percentages zijn wat ons betreft akkoord. Beantwoording college Wethouder Fortuyn: Toch interessante vragen en interessante exposé. Een verandering in de aanpak, deels op fraude en de controlemechanismes die erachter zitten. Er zijn een paar vragen gesteld, die 1% afwijking van de begroting, die voorgesteld is, als je dat van de begroting pakt is het nu €190.000 en volgend jaar € 202.000. Het groeit mee met je begroting. De vraag die gesteld is door verschillende partijen, voor ons als financiële afdeling en controle maakt het niet zoveel uit. We kunnen gewoon verklaren, dat is het belangrijkst. Maar wat je wel als effect krijgt, is dat je meer rapportages krijgt en meer diepgang in de afwijkingen waar de accountant op gaat controleren.

Ik denk ook wel dat het handig is om met elkaar de discussie aan te gaan: moet je die grens niet wat optrekken? In het komend jaar zitten we met een overschrijding van een inflatie van ruim 10% aan materiaal en andere kosten. Dus je zou het je kunnen afvragen, maar ik laat graag het oordeel aan jullie over, waar jullie comfort bij hebben. Voor ons is het niet direct een noodzaak, maar het is wel een afweging. Uiteindelijk, deze commissie en het beoordelen van, aan de ene kant wil je rechtmatigheid kunnen toetsen, aan de andere kant: hebben we het geld op de juiste manier besteed? Aan de andere kant gaat het ook om: heeft u comfort? Want uiteindelijk bent u eindverantwoordelijk. Wij zijn uitvoerend, maar u ben eindverantwoordelijk voor hetgeen straks als jaarrekening afgetikt gaat worden, voorgelegd door het college. Het is aan u, maar ik sta er niet tegen in dat het omhoog mag, want dat zou het wel simpeler maken. Ten aanzien van de afwijkingen m.b.t. de Europese aanbesteding. Dan moet je niet direct kijken naar een Europese aanbesteding in de buitenruimte of anderszins, want dat verloopt via de regels zoals wij dat moeten doen. Het zit vaak in niet tijdig, te laat, we hebben te laat geacteerd als gevolg van. We hebben dus een verlenging van een jaar toegepast, die eigenlijk niet had gemogen. In dat soort dingen zit het. Maar ook in inhuur.

Bij inhuur zijn de bedragen stukken lager en dan moet je toch weer gaan

5/9

aanbesteden voor een consultant of anderszins en dan blijkt dat ongelooflijk lastig te zijn, of je zit middenin een project. Daar hebben wij afgesproken, ik weet niet of de accountant dat kan bevestigen, dat we dit gemotiveerd via het college laten lopen. Het kan niet zo zijn, dat dit soort zaken ongecontroleerd door de organisatie gepasseerd wordt. Het komt altijd langs het college en er wordt een motivatie bij gegeven. Een soort vier-ogenprincipe, u weet, we zitten met zijn vijven in het college, dus het is een tien-ogenprincipe. Daar kijken we wel naar, daarin verklaren we. Maar het mag niet leiden tot dat u als raad daar een heel zwaar punt van maakt en daarmee de onthouding zou doen van de acceptatie van de jaarrekening. Dat is de achtergrond van deze vraag. Ten aanzien van de controle, ook de interne controle, er staat een controleprotocol op de agenda. Het afgelopen jaar zijn we wel gaan oplopen, maar nog niet zo stevig als het er nu ligt. Er is ook een nieuwe wet in de maak, waarbij het college, het is niet de accountant die de goedkeurende verklaring geeft, ja, hij adviseert het wel, maar uiteindelijk gaat het college de handtekening eronder zetten. Dat betekent dus een verzwaring van de collegeverantwoordelijkheid ook richting u. Dat is de VIC, ik weet niet meer waar het voor staat, maar het is een interne controle, een aanscherping, daar stuurt het protocol ook op.

Intern zijn we het aan het beleggen om uit te voeren. In die zin denk ik dat wij daar op acteren. Dan de vraag over notariële akte van Stedin. Ik kan er op 2 manieren op reageren, ik zie meneer Philippens al kijken. De eerste registratie, er is een register van aandeelhouders en daar staan we nog steeds in. U bent of zoek: hoe is dat ooit notarieel vastgelegd? We moeten het nagaan, het is een geweldig ingewikkeld iets. Zijn we bereid om daar geld tegenaan te brengen, terwijl we nog steeds in het officiële register van aandeelhouders staan. Dus ik geef u de vraag terug: heeft u er echt behoefte aan? Zo ja, dan moeten we er geld tegenaan kwakken om het allemaal uit te zoeken. Zo nee, we staan nog steeds in het register van aandeelhouders en we zijn niet geschrapt van het tableau wat dat betreft. Inzake uw vraag richting de accountant, ik heb niet zoveel te vragen aan de accountant, behalve dan dat ik een beetje zit te zoeken over het proces dat we met elkaar hebben afgesproken over de managementletter. Het is een bedrijfsvoeringszaak. Wij zijn uitvoerend aan de raad, maar ik zou er helemaal niets op tegen hebben om toch over de managementletter met elkaar van gedachten te wisselen. Ik vind het mooi om met elkaar de kritiek of opmerkingen of aanmerkingen met elkaar te delen om er gewicht in te leggen en eventueel maatregelen te treffen die lopende 2023 zijn.

Als portefeuillehouder financiën ben ik er niet op tegen, zoals meneer Jansen vraagt, of het eerder kan, als de agenda het toelaat heb ik er geen bezwaar tegen. Misschien heb ik wat vragen gemist, maar ik zit normaal nooit op deze plek. Ik denk dat ik hiermee de beantwoording heb gedaan van de vragen die gesteld zijn. De heer Kalkman: De heer Philippens stelde een aantal vragen met name over de focus- of aandachtspunten voor de controle door ons voor u. Er kwamen 4 onderwerpen aan de orde. Eén was het intern inkoopbeleid, dat ging niet over het Europees aanbestedingsbeleid, dat een wet is waar we op moeten toetsen. Bij het intern inkoopbeleid adviseren wij vaak naar onze gemeente om dat niet een onderdeel te laten zijn van het zogenaamde normenkader. Wij adviseren altijd om dat niet te doen, omdat het intern inkoopbeleid behoorlijk kan verschillen van gemeente tot gemeente, omdat je in een vergelijkbare situatie in het ene geval niet een goedkeurende verklaring krijgt en in het andere geval wel een goedkeurende verklaring krijgt. Om die reden hebben wij de afgelopen jaren ook een paar keer als aandachtspunt meegenomen om wel naar het intern inkoop- en aanbestedingsbeleid te kijken, dan gaat het met name om de vraag: is er terecht enkelvoudig onderhands aanbesteed of meervoudig onderhands aanbesteed, zijn er andere spelregels, die in het beleid staan nageleefd.

Dan hebben we u er ook over gerapporteerd, wat we daarin tegen zijn gekomen. Wij blijven voor 2022 adviseren om het intern inkoopbeleid niet in het normenkader op te nemen. Ik hoop dat dat het antwoord op uw vraag is. Voor 2023, de wethouder zei het al, in 2023 is er sprake van een nieuwe situatie, de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording die het college moet opnemen in de jaarrekening, dan zou de situatie anders kunnen zijn, want dan zou u als raad kunnen zeggen: we nemen het wel op, in het normenkader wordt er ook op getoetst en gaat het college daar ook verantwoording over afleggen op basis van allerlei rapporteringsgrenzen, verantwoordingsgrenzen et cetera. Uw tweede vraag ging over de rechtmatigheidsverantwoording, hoe ver staat het college daarmee? Dat zou wat ons betreft best een prima punt kunnen zijn, om in de managementletter of in het accountantsverslag te rapporteren welke stappen het college gezet heeft. Daar kijken we sowieso naar, dus dan is het een kwestie van ook opschrijven wat de status is. Het derde punt is de uitkering van de energietoeslag. Die valt in principe onder onze controle tenzij het bedrag is dat heel ver onder de 1% ligt, die € 1,9 mln.

Als u dat geïnteresseerd bent in de vraag van: gaat het op een goede manier? Dat kan op 2 manieren, dan kunnen wij naar het proces kijken: hoe is het proces geborgd, wat vinden we daarvan? We zouden daar ook detailwerk op kunnen doen, maar we moeten ook oppassen, omdat detailwerk voor ons extra werk kost, maar ook voor de organisatie om dat voor te bereiden, dus daar moet je altijd een beetje opletten. Sociaal domein krijgt van ons aandacht in de controle, dus ik denk dat dat vanuit ons perspectief niet perse een bijzonder aandachtspunt zou kunnen zijn. De laatste vraag is een vraag van de heer Van Santen, dat ging over het financiële proces, zo vat ik het even kort samen. Wat wij vooral bij onze interim controle doen, is dat wij sowieso naar bijna alle processen kijken die leiden tot een euro in de

6/9

jaarrekening, om het maar even zo te zeggen. Dus alle processen waar financiële middelen doorheen gaan en leiden tot betalingen en ontvangsten of het opleggen van aanslagen in het kader van de omgevingsvergunning of iets dergelijks, die krijgen voor zover ze relevant zijn in omvang veel aandacht van ons. Maar uw vraag gaat veel meer over het overkoepelende financiële proces rondom controle, dus begroting, tussentijdse rapportage en jaarrekening. De jaarrekening continueren wij echt voor u, dat is eigenlijk de proof of the pudding aan het eind van de rit. De begroting controleren wij niet, dat zit niet in de scope van onze controle. Wij kijken wel naar de tussentijdse rapportages, maar niet met een diepgang dat wij daar zo diep naar kijken dat we er mogelijk omissies uit zouden kunnen halen. Dat is een heel ingewikkeld proces, dat veel tijd voor ons kost en daarmee ook voor de organisatie. Dus ik zit ook een beetje te worstelen met de vraag, wat zou u dan precies willen zien, willen horen van ons als uw accountant? Tot zover. Tweede termijn De heer Azzouzi, PvdA: Dank u wel voor de beantwoording, wethouder en accountant. Wat ik bedoelde met die aanbesteding: of we in control zijn op dit moment, of we genoeg maatregelen hebben getroffen om toch in control te komen? Ik snap dat dat lastig is, maar op een gegeven moment moet je toch in control komen, dat is mijn insteek.

Daarom zeg ik: gaan we ook in 2023 die regel opnemen, in 2024, dat staat ook slordig in het raadsvoorstel. Daar vragen wij aandacht voor. De vraag van L3B, die wil ik echt koppelen en verbinden aan de verantwoording 2023. Daar zijn we als raad vrij in een aantal percentages, 1% of anders inrichten, want dan kan je ook die € 100.000 grens daaraan koppelen. Dan zou ik hem parkeren tot de volgende stukken van 2023. Dank u wel. De heer Philippens, L3B: M.b.t. de rapporteringstolerantie kan ik het advies van de heer Azzouzi volgen om het even te parkeren. Als je dat nu op 5% zet, dan kom je op de € 115.000, dan wordt de tolerantie wat hoger en dan krijg je wat minder verfijnd teruggekoppeld als raad over wat er eventueel mis is gelopen. Het voorstel is om het nu op die € 100.000 te laten, dan laat ik hem even rusten en dan kan ik op een ander moment, zeker als de begroting terug gaat lopen, dan een percentage pakken. Dat wilde ik gaan doen. De notariële akte van Stedin aandelen, ik zou de wethouder willen verzoeken om dat niet verder uit te lopen. 6 maanden leek dat alleen een bakje koffie bij Stedin, dat had ik de wethouder en de betreffende ambtenaren zeer gegund, maar als dat zoveel werk kost dan stel ik voor om dat niet verder uit te lopen. Als focuspunt zou ik in willen brengen in de raad, de implementatie rechtmatigheidsverantwoording. Daar wilde ik het bij laten.

De heer Van Santen, VVD: Eens met dat focuspunt van de heer Philippens. Mijn verduidelijking. In bepaalde processen heb je, als het goed is, wat checks and balances. Even over die grote fout in het begrotingsproces, kennelijk was het daar niet of heeft het niet gewerkt. Dat soort zaken. In hoeverre wordt er voldoende in de hele procesgang gecontroleerd. Aan het einde van de rit, waar u naar kijkt, dan vertrouw ik op uw oordeel en dat gaat over het algemeen vrij goed, dus dat is niet zozeer waar ik op doel. Wij worden als gemeenteraad ook tussentijds geïnformeerd, we willen voorkomen dat het onjuist is en dat we het terug brengen. Wethouder Fortuyn: Ik probeer hem even te pakken. Is er aanleiding toe? Dat is waar ik naar op zoek ben. Ik zie die aanleiding niet. We kunnen alles met een second opinion en checks and balances doen, maar ik herken het even niet. Als er noodzaak toe is, als er ergens noodzaak toe is, een tussentijdse controle, want dat is wat u vraagt, een check op die controle, ik zie de aanleiding niet, maar misschien dat meneer Van Santen dit kan verduidelijken. Ik ben best bereid om dingen te doen, maar ik kan hem niet plaatsen. De heer Van Santen: Af en toe gaat er weleens wat mis in de communicatie, dat er correcties zijn. Die komen voor ons altijd een beetje uit de lucht vallen.

Dat kan natuurlijk, beter gecorrigeerd dan niet ontdekt, maar die dat oproept is: zijn de tussentijdse processen op orde? Wethouder Fortuyn: Ik denk het wel. De slotwijziging komt eraan, we zien daarin een aantal correcties plaats vinden. In het kader van transparant besturen willen we u betrekken bij de totale organisatie waar het gaat om financiën. Dat wij dit ook tijdig melden. Het meldingsniveau dat wij hanteren is om hetgeen te melden wat fout is gegaan, maar ook de dingen die goed gegaan zijn. Dus ja, ik denk dat wij ons daar bewust van zijn. Mocht zich iets voordoen van materiële aard, dan melden we dat. Dat is de verantwoordelijkheid van het college, die we naar ons toe trekken. Ik hoop dat u daarmee vooralsnog genoegen mee wilt nemen, want het is wel iets wat wij in onze uitgangspunten hebben: informeer de raad, een goed bericht, maar ook een slecht bericht. Kan gebeuren, dat gaan we melden aan u. Maar om daar tussentijds een check op te doen, dat is lastig, want meestal wordt een fout aan het eind van de rit geconstateerd of tussendoor. De accountant kijkt of we dat tijdig hebben gemeld. Ik zoek een beetje, maar ga ervan uit dat wij hem melden.

7/9

De heer Kalkman: De heer Van Santen heeft bij mij toch wel een punt geraakt. Ik denk dat we ervoor op moeten passen, dat wij een rapportage van het college volledig gaan onderzoeken, dat zou ook niet letterlijk passen in onze opdracht, het zou ook veel tijd voor ons kosten en dus ook veel tijd voor de organisatie kosten. Als ik hem goed begrepen heb, is de heer Van Santen vooral op zoek naar de vraag, hij gebruikt dat woord ook letterlijk: welke checks and balances zitten er nu in het proces om aan het eind van het proces vast te stellen dat de begroting of de tussentijdse rapportage, een slotrapportage, juist zijn. Welke maatregelen heeft het college genomen of heeft de organisatie of de concern control genomen om vast te stellen dat de kans dat er fouten worden gemaakt verkleind wordt? Daar zou ik nog wel van kunnen zeggen dat we in een aantal gesprek met de financiële staf en met de concern control zouden kunnen proberen boven te halen welke checks and balances dat dan zijn en u daarin mee kunnen nemen. Dat zou een richting kunnen zijn waar wij mee kunnen leven, maar het is vooral de vraag of u als raad ermee kan leven en of het college daaraan mee wil werken. De heer Van Santen: U kunt het beter verwoorden dan ikzelf, ik was even aan het zoeken, maar dat is precies wat ik bedoel. De voorzitter: Mooi.

Dan is de volgende vraag: kan dit als een hamerstuk naar de raad? Of heeft u er behoefte aan, dat het een bespreekstuk is, omdat u het wilt amenderen? Hamerstuk? Dan gaan we het als hamerstuk naar de raad brengen. 5. Intern controleplan 2022 De heer Van der Stad, D66: Allereerst wil ik graag delen dat het een mooie en complete opzet is t.b.v. de interne controle, maar het moment waarop de informatie tot ons is gekomen, gisteren einde dag, acht ik als te laat. Graag verneem ik van de wethouder waarom de BAC niet eerder voorzien kon worden van deze stukken? Het onderwerp leent zich ervoor. Dan de stukken zelf, die ik zojuist pas heb kunnen doornemen. Goed dat er afstemming is met de accountant over het aantal waarnemingen, de te controleren punten, de selectiemethode van de te controleren posten en mutaties. Dat geldt evengoed voor de risicoanalyse, die ook in afstemming is met de accountant, en de ondervanging van risico’s. Het is helder, de risicoanalyse ziet er compleet en overzichtelijke uit. Veel zaken die erin terug komen zijn afgelopen jaren ook al eens aangehaald. De logica omtrent het verhogen van de risicoclassificatie en het aantal deelwaarnemingen wanneer geconstateerd wordt dat beheersing tekort schiet, kunnen wij goed volgen. Participatiewet, WMO en jeugd per kwartaal, goed om daar scherp bovenop te zitten.

De opzet van de steekproevenbepaling en de review op de controles lijken logisch. Vanuit D66 is er weinig mee te geven op het controleplan. De heer Philippens, L3B: In verband met het late tijdstip heb ik ook alleen maar kunnen scannen, maar het ziet er prima uit. Wel ook hetzelfde verzoek als de heer Van der Stad. Gisteren had ik wel nog even tijd en heb ik vorig jaar nagekeken. Mijn zeer gewaardeerde collega buurman heeft toen ook een punt gemaakt, toen was ditzelfde stuk ook heel erg laat. Dus ook even de vraag: hoe kan het dat het nu weer laat is, omdat toen het verzoek is gesteld om het wat eerder ter beschikking te stellen aan de BAC. Ik ben benieuwd naar het antwoord van de wethouder. Daar wil ik het bij laten. De heer Ruijtenberg, GL: Ik wilde er eigenlijk niet over beginnen, omdat ik dacht: daar gaat hij weer. Maar nu ik de heren Philippens en Van der Stad erover heb gehoord, dan ondersteun ik dat het wederom te laat is. Ik was hier half acht, mijn totale leestijd voor dit stuk was een half uur en daarmee doet het eigenlijk geen recht aan wat het stuk zou moeten verdienen. Wethouder Fortuyn: Laat ik zeggen: ik heb er ook een bloedhekel aan als ik stukken voor mij een dag of een halve dag van tevoren op mijn bureau krijg, dus ik deel uw commentaar op dat gedeelte. Wij hebben gisteren in het college de stukken geaccordeerd.

We hopen dat we komend jaar ruimhartiger en ruimer op tijd kunnen aanleveren. We hebben het er nog over bij de eerste begrotingswijziging om het aantal fte uit te breiden en daarmee u ook de dienstverlening kunnen bieden waar u om vraagt. Maar u heeft gelijk, mij irriteert het ook vaak en het is ook logisch dat het u irriteert, dus ik trek als wethouder het boetekleed aan namens het college. We zullen ons leven verbeteren. De voorzitter: Dat boetekleed, een toezegging. Is er behoefte aan een tweede termijn? Nee? Dan stellen wij dit vast. 6. Plan van aanpak evaluatie accountant in aanloop naar de aanbesteding 2023 ter bespreking De heer Philippens, L3B: Een prima memo. Ik wil me wel aanmelden als één van de raadsleden om hieraan deel te nemen. De heer Van der Stad, D66: Het proces en de (….) zijn logisch. Wij kunnen instemmen met deze opzet. De voorzitter: En u meldt zich ook aan? Eventueel? Kijk aan.

8/9

De heer Ruijtenberg, GL: Eigenlijk geeft u al antwoord op een vraag die ik wilde stellen, want er wordt gesproken over raadsleden, maar mogen dit ook duo-raadsleden zijn? Ik denk dat zo’n commissie onmisbaar is zonder mijn buurman aan mijn linker zijde. De voorzitter: Ik zie dat er aanbevelingen worden gedaan. Ik hoor net dat duo’s ook mogen. De heer Jansen, WIJ: WIJ vindt dit ook een goed memo, dus daar kunnen we mee instemmen. Ik zit hier namens mevrouw Van Olst, zij is ziek, maar zij heeft mij gemachtigd om haar ook beschikbaar te stellen voor de evaluatiecommissie. De heer Azzouzi, PvdA: Ik wilde die vraag ook stellen, of duo-raadsleden ook mee mogen doen. Als de heer Philippens en mevrouw van WIJ daaraan deelnemen, dan pas ik. De voorzitter: Twee, maar liever drie. De heer Azzouzi: Dan stel ik me ook beschikbaar. De heer Van Santen, VVD: Kunt u mij als reserve noteren? De voorzitter: Toch verheugend, dat er zoveel aanmeldingen zijn. Wethouder Fortuyn: Graag. Ik vind het een mooie opzet. Ik vind het ook goed dat we met elkaar in een ontspannen setting hier de discussie krijgen, want dan krijg je ook: hoe hoog ga je, hoe diep, wat wil je nou weten, welk vertrouwen heb je, welke checks and balances wil je erin bouwen? Ik denk dat het heel goed is dat we dat beeld met elkaar delen. Ik doe dit ook namens de ambtenaren links en rechts van mij.

En ook de breedte in de organisatie, omdat ook inkoop en aanbesteding erbij gehaald wordt, ik denk dat daar ook wel vragen over zijn. Meneer Azzouzi vroeg: geldt dat ook voor 2023, 2024 en 2025? Ik denk dat het goed is om met elkaar in alle openheid met elkaar de zaken delen: waar hebben wij comfort? Daar gaat het om. Hoe kunnen wij in control komen? Dus ik ondersteun dit zeer en ik zie er zeer naar uit. Even zo goed als de evaluatie van de begrotingsaanloop, zoals we die nu gehad hebben om met u de discussie aan te gaan. Ik ben positief gestemd hiermee. De voorzitter: Dat is fijn. De griffie heeft de namen genoteerd. Volgens mij kunnen we volstaan met de eerste termijn. Of heeft u behoefte te reageren? Nee. Dank u voor uw aanmeldingen en de reserveaanmelding, dat is fijn. 7. Rondvraag en sluiting De heer Azzouzi, PvdA: Ik had een vraag, die had ik de vorige keer ook gesteld aan de heer Van den Beukel, de toenmalig wethouder. Over de financiële verordening. Ik heb hem gelezen, deze is nog niet actueel. Wanneer komt die richting de BAC en richting de raad? Wethouder Fortuyn: Ik wordt gesouffleerd: Q2. Maart/april/mei is er wat meer helderheid. Juni? Het tweede kwartaal. Ik ben hier de gast, want het gaat om de BAC en de raad, die opdrachtgever is.

Ik gaf net al aan, die evaluatie van de begroting, het proces dat we gelopen hebben, ik wilde even wat in gedachten mee geven aan u, want u bent de financieel woordvoerders, weliswaar is meneer Jansen even vervanger van mevrouw Van Olst, maar wij willen graag begin volgend jaar een eerste oploop maken om te kijken hoe we de begroting 2024 gaan inrichten en hoe we terugkijken op het proces dat we gelopen hebben. Dat u in uw eigen fracties even wat overleg kan hebben en om alvast na te denken wie er namens de partijen aan deel gaan nemen. Het hoeft niet perse de financieel woordvoerder te zijn, maar dat er in ieder geval even over nagedacht gaat worden en dat we na de Kerstdagen wat meer beeld krijgen. Dat wilde ik als een soort aandachtspunt noemen. Ik ga het uiteraard met de griffie regelen, maar het zou mooi zijn als jullie er ook over nadenken: wie wil, hoe gaan we het optuigen? Voordat we het weten zijn we weer bezig met de begroting voor 2024. Dank u wel. De voorzitter: Er zal vanuit de griffie een mailtje komen richting de fracties om iemand aan te melden, dan maken we het helemaal smart. De voorzitter, om 21.05 uur: Als er verder geen rondvragen zijn, dan sluit ik hierbij de vergadering. Het was mij een eer om hier voor het eerst te mogen zijn. Ook een hele ervaring, bedankt. Wel thuis, graag tot morgenavond.

Verslag opgesteld door Marianne Jansen, Lothassa Secretarie, met behulp van geluidsopname.

9/9