[BV21.0195] Verslag van de BAC van 24 november 2021

VERSLAG Commissie BAC

Datum vergadering

: 24 november 2021

Aanwezig Commissieleden: Leefbaar 3B VVD WIJ Lansingerland CU D66 GroenLinks PvdA

: Henk Meester : Mauriel van As : P. van Olst : Jurjen Dieleman : Ronald van der Stad : Marko Ruijtenberg : Hamid Azzouzi

Voorzitter Commissiegriffier

: Jan Pieter Blonk : Lianne van den Houten

Wethouder Ambtelijk Accountant

: Jan Willem van den Beukel : Martijn de Quartel : Wouter Kalkman en Ralf van Hattem, Publieke Sector Accountants

Afwezig CDA

: Frans Ammerlaan

1. Opening en mededelingen De voorzitter, om 20.20 uur: Goedenavond, ik open de vergadering van de begeleidingscommissie controle van de gemeente Lansingerland. Weliswaar een minuut of 20 te laat, maar het belangrijkste is dat we nu zijn begonnen. Welkom aan de commissieleden, welkom aan de accountants, de heren Wouter Kalkman en Ralf van Hattem. En tot slot uiteraard ook welkom aan degenen, die via de webcast deze vergadering volgen. Verder heb ik een bericht van verhindering ontvangen van de heer Frans Ammerlaan van het CDA. 2. Vaststelling agenda De voorzitter: Kunt u instemmen met deze agenda? Ja, dat is het geval. De agenda is dus op deze manier vastgesteld. 3. Vaststelling verslagen vorige BAC vergaderingen d.d. 25 november 2020 en 27 mei 2021 De voorzitter: Er zijn geen wijzigingsvoorstellen binnen gekomen op het verslag van 27 mei. Dat klopt? Ja. Dan is dat verslag ook vastgesteld. Er zijn nog andere verslagen, die zijn ook bij deze vast gesteld. 4. Controleprotocol accountantscontrole 2021 De voorzitter: Dit is een stuk ter advisering aan de raad. Inclusief het normenkader vast te stellen. Er zijn technisch wat problemen. Als je de microfoon aanzet, kan je gelijk spreken, maar wel nadat ik het woord heb gegeven. Normaal gaat dat met een knopje. De heer Meester, L3B: Ik begrijp, dat de techniek u niet helpt om orde te handhaven, maar dat zullen we dan vrijwillig doen.

Het controleprotocol is wat mij betreft akkoord, het kan als hamerstuk naar de raad. Wat wij elk jaar ook doen, is dat wij een aantal punten aangeven, die we extra aandacht zouden willen geven bij de controle. Daarvoor wil ik aandragen de besteding in het kader van coronabestrijding. Bijvoorbeeld: hoeveel hebben deze hokken gekost? Om maar wat te noemen. Daar zou ik graag wat extra aandacht voor willen hebben en ik hoop dat mijn mede commissieleden het met mij eens zijn. Dank u wel. De heer Dieleman, CU: Ik sluit me aan bij de heer Meester, verder akkoord. De heer Ruijtenberg, GL: Ik sluit me aan bij de heer Dieleman, verder akkoord.

1/11

De heer Azzouzi, PvdA: Wat ons betreft is het een hamerstuk. Ik heb wel een vraag aan de wethouder over de financiële verordening. Als ik hem lees op de website, dan is die niet meer actueel. Die staat ook als kader. Wanneer wordt die geactualiseerd? Hij is gedateerd van 2017 en ik denk dat die aan een actualisatie toe is. Dank u wel. De heer Van As, VVD: Wat ons betreft een hamerstuk. Dank u wel. Mevrouw Van Olst, WIJ: Een hamerstuk met de toevoeging van de heer Meester. Eens. Dank u wel. De heer Van der Stad, D66: Wij hebben ook geen specifieke aandachtspunten. Wethouder Van den Beukel: Een heldere vraag van de heer Azzouzi. De financiële verordening is actueel, in de zin van dat die geldig is. Als ik hem online zie staan, staat er: geldend van 01-01-2017 tot heden. Maar inderdaad, een actualisatie is ook wat ons betreft een goed idee. Het staat op de planning voor 2022. De heer Kalkman: Het aandachtspunt, dat de heer Meester noemt, zullen wij betrekken in onze controle met extra aandacht. Dat betekent, dat wij het overzicht dat het college zal opnemen in de jaarstukken, waarin die coronakosten worden vermeld, of het overzicht waaruit blijkt welke kosten ten laste van de daartoe bestemde reserves zijn gebracht, zullen wij met extra aandacht controleren. Daar zullen wij over rapporteren in ons accountantsverslag. Verder is het aan de raad om aandachtspunten mee te geven.

Ik denk dat wij de afgelopen jaren een aantal aandachtspunten met u hebben besproken, die inmiddels zijn beslag hebben gekregen. Ik heb zo op het eerste gezicht niet een aandachtspunt wat deze raad zich echt moet aantrekken. Ik weet niet of de heer Van Hattem daar aanvullingen op heeft. De voorzitter: Dan ga ik kijken of er behoefte is aan een tweede termijn. Zo te zien is dat niet het geval. Dan gaat dit raadsvoorstel als een hamerstuk naar de raad van december. 5. Managementletter De voorzitter: Dit is ter bespreking, maar er zit wel een presentatie aan met een powerpoint. De griffier gaat dat starten. Hopelijk, want de techniek laat ons vanavond een beetje in de steek af en toe. De heer Kalkman: Wij hebben een korte presentatie gemaakt, waarin wij de hoofdlijnen van deze managementletter even met u zullen delen. U bent uiteraard uitgenodigd om daar vragen over te stellen tijdens deze presentatie of daarop aansluitend. Bij het eerste plaatje met de foto wilde ik graag vertellen, dat de interimcontrole is uitgevoerd in het najaar, met name in week 38 en 39. Na die 2 weken veldwerk hebben wij een aantal vragen en een aantal stukken mogen ontvangen van de gemeente, zodat wij onze controle konden afronden.

We hebben vervolgens de uitkomsten daarvan in deze managementletter vastgelegd en die hebben wij ambtelijk afgestemd op 3 november met de wethouder financiën, afgestemd op 8 november en op 15 november definitief uitgebracht. Dan het volgende plaatje. Het is altijd goed om even stil te staan bij waar we nu staan in het proces van controle, die wij voor u als gemeenteraad doen, u bent onze opdrachtgever. Bij stap 1 bepalen wij samen het controleplan en de randvoorwaarden. Daar zit ook een element in wat we net vanavond met elkaar hebben besproken, dus het aandachtspunt van de gemeenteraad. Dat zullen wij met terugwerkende kracht nog in stap 1 verwerken en dat meenemen in onze controle. Stap 2 is dan het beoordelen van de bedrijfsprocessen en interne controle of de te verbijzonderen interne controles. Die leiden tot een managementletter en die bespreken we even vanavond hier in deze BAC, 24 november 2021. De laatste stap in het controleproces is het controleren van de jaarrekening. Die zal ergens half maart starten en dan zien we elkaar ergens in april of mei om de uitkomsten daarvan te bespreken en dan is de cirkel weer rond. Het volgende plaatje is ook een bekend plaatje voor u inmiddels, denk ik, daar bespreken wij de materialiteit, met name de goedkeuringsmaterialiteit. Die is op basis van de begroting 2021 vastgesteld voorlopig op € 1,9mln.

Bij de jaarrekeningcontrole zullen we uiteraard deze aanpassen als daartoe aanleiding is. Die € 1,9mln voor fouten en € 5,7mln voor onzekerheden, de zogenaamde 3%. Die € 1,9mln betekent dat wij onze controle zodanig moeten inrichten, dat er een redelijke mate van zekerheid is, dat alle fouten groter dan € 1,9mln ontdekt worden. Dat lijkt een heel groot getal. Tegelijkertijd weet u ook, dat wij ook tegen fouten en onzekerheden kunnen aanlopen, die eronder zitten. Die leggen wij vast in ons accountantsverslag en daar kunt u dan ook kennis van nemen. Vanuit vorig jaar en het jaar daarvoor was het bijvoorbeeld de onzekerheden in het sociaal domein en de onrechtmatigheden in het kader van de Europese aanbesteding. Tot zover. Ralf en ik hebben afgesproken, dat ik het algemeen beeld zal schetsen en dat Ralf de 2 laatste pagina’s met detailbevindingen zal presenteren. De algemene conclusie is, dat heeft u kunnen lezen en dat ziet u ook op deze slide is dat de basis op orde is, dat de interne beheersing van een voldoende niveau is. Tegelijkertijd zijn er natuurlijk ook aandachtspunten. De aandachtspunten in hoofdlijnen zijn, dat wij het advies hebben opgenomen ter verbetering van de verbijzonderde interne

2/11

controle / interne controle om in 2022 beter invulling te kunnen geven aan de nieuwe wet rondom de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Het is de bedoeling dat er vanuit de gemeente zodanige interne controle en verbijzonderde interne controle wordt uitgevoerd, dat het college zicht heeft op eventuele rechtmatigheidsfouten en dat het college die dan opneemt in de jaarrekening en daar moeten wij dan iets van vinden. Dat moet dan wel gefundeerd, gebaseerd zijn op een bepaalde hoeveelheid werk en ook een bepaalde hoeveelheid werk, dat wat nauwer aansluit op de externe controle. Daar hebben we die adviezen vooral voor opgenomen. We hebben ook geconstateerd, dat hebben we vorig jaar ook gedeeld, dat de samenwerking met de gemeente goed is. Wij krijgen de stukken die wij vragen, de gemeente is daarin positief en opbouwend. Het is altijd een plezierige samenwerking. Als Ralf straks iets over detailbevindingen gaat vertellen in de laatste 2 sheets, dan is een kleine rode draad, die daar in zit, dat er best veel gebeurt bij de gemeente Lansingerland, maar dat met name het documenteren daarvan nog verder verbeterd moet worden. Het laatste punt op deze slide gaat over IT-controls. De IT wordt ook voor de gemeente Lansingerland steeds belangrijker, met name het gebruik maken en het steunen op een betrouwbare IT-omgeving.

Het is vooral belangrijk om inzicht te hebben in IT-controls, de beheersingsmaatregelen in de IT-omgeving. Ook het bestaan en later de werking daarvan, om daar goed zicht op te houden als gemeente. Wij vinden dat het in eerste instantie intern moet worden voorbereid vanuit het college door het team dat zich bezig houdt met verbijzonderde interne controle. Dat is één van de aandachtspunten, die in het algemeen worden gemaakt. Dan zou ik nu graag het woord willen geven aan Ralf om de detailbevindingen met u te bespreken. Dank u wel. De heer Van Hattem: Ik zal u kort mee nemen in de detailbevindingen, die we hebben gedaan als gevolg van de interimcontrole. Ik wil kort stil staan bij een zestal bevindingen. De eerste bevinding, die wij gedaan hebben, is dat er geen zichtbare controles hebben plaatsgevonden op personele mutaties. U kunt denken aan indiensttreding en uitdiensttreding, die leiden tot mutaties in de salarisadministratie. Wij verwachten van de gemeente, dat daar zichtbare controles op plaats vinden, dat de mutaties op een juiste manier in de salarisadministratie zijn verwerkt. De bevindingen, die we gedaan hebben, is dat die controles in ieder geval niet zichtbaar hebben plaatsgevonden. Het zou ook deels te maken kunnen hebben met corona en het digitale werken.

Maar we adviseren om die controles zichtbaar te maken en om die alsnog met terugwerkende kracht uit te voeren, zodat we zeker weten dat de mutaties in 2021 juist verwerkt zijn. De tweede bevinding, die we gedaan hebben, heeft betrekking op betalingen of betalingsorganisatie, waarbij is vastgesteld, dat het gezien de inrichting van het proces mogelijk is om na controles op de betalingen nog mutaties in het betalingsbestand aan te brengen voordat deze daadwerkelijk definitief betaald wordt. We hebben geadviseerd om die betalingsorganisatie zodanig te herzien, dat er niet meer gemuteerd kan worden in de betaallijst en dat daarna de controles plaats vinden. Het derde adviespunt heeft betrekking op tussentijdse analyse van tussenrekeningen. We hebben gezien, dat er nog geen vastomlijnd proces is om die tussenrekeningen te beoordelen, met name tussentijds. Dit gebeurt vooral in het kader bij het opstellen van de jaarrekening of bij jaarafsluiting. We adviseren om dat ook tussentijds te doen en daar ook een vaste procedure voor vast te leggen: wie is er verantwoordelijk, welke controles moeten precies worden uitgevoerd en hoe moeten die controles worden vastgelegd en gedocumenteerd? Een vierde onderdeel waar we een opmerking over hebben gemaakt heeft betrekking op de beoordeling van de investeringskredieten en ook op de dreigende overschrijdingen daarvan.

Dit punt heeft met name te maken met de wijze waarop dat in het proces is vastgelegd en is vastgesteld dat die controles zijn uitgevoerd. In eerste instantie hadden wij dat niet volledig ontvangen. Later hebben we begrepen, dat die controles wel uitgevoerd zijn, alleen hebben we dat niet volledig mee kunnen nemen in onze interimcontrole, omdat we informatie wat later in het proces ontvangen hebben. Later in het traject zullen we dit nog verder beoordelen. Een vijfde punt waar we opmerkingen over hebben gemaakt, gaat over de afwikkeling van I-signalen. Dat zijn de inkomende signalen, die binnen komen bij het inlichtingenbureau. Het inlichtingenbureau is een gegevensknooppunt, waar allerlei informatie binnen komt over mensen die gebruik maken van een voorziening in het kader van de participatiewet. U kunt denken aan een wijziging in inkomen, het op naam zetten van een auto of een wijziging van gezinssamenstelling, die mogelijk een effect kunnen hebben op de hoogte van een uitkering van de betreffende cliënt. Wij hebben vastgesteld in onze controle, dat er een achterstand is bij de afwikkeling van die signalen. Dus die signalen worden wel opgehaald bij het inlichtingenbureau, er worden ook werkprocessen aan gekoppeld, alleen is er vastgesteld dat er een achterstand is bij de afwikkeling daarvan.

We hebben geadviseerd om die met spoed op te pakken en die achterstand weg te werken per komende maanden. Het laatste punt gaat over het vastleggen van de ID-check bij het verstrekken van voorzieningen in het kader van de WMO. Bij het verstrekken van voorzieningen in het kader van de WMO is het verplicht op basis van wetgeving om het ID van cliënten te toetsen, waarbij is vastgesteld dat dat binnen de gemeente vaak gebeurt op basis van de basisregistratie persoonsgegevens, terwijl in de wet staat dat dat moet plaats vinden op basis van ID. Mogelijk gebeurt dit ook, maar dan is het in die gevallen niet op de goede manier vastgelegd, zodat later vastgesteld kan worden dat de identiteit gecontroleerd is op basis van een geldig ID-bewijs. Dus we adviseren om die vastlegging zodanig te doen, zodat ook naderhand kan worden vastgesteld, bijvoorbeeld door een gedeelte van het kenmerk

3/11

van het ID-bewijs dat is gezien op te nemen in het WMO-dossier van de betreffende cliënt. Op de volgende sheet hebben we een aantal aandachtspunten opgenomen in het kader van de jaarrekening. Het eerste punt is een punt, dat de gemeente in eerste instantie zelf bij ons heeft aangedragen, dus dat is positief, dat we er aan de voorkant goed over gesproken hebben. Houdt in dat bij nieuwe in exploitatie te nemen projecten Wilderszijde er sprake is van een faciliterend deel en van een deel, zoals we dat noemen, bouwgrond in exploitatie. Dat heeft tot gevolg, dat het op een andere manier in de jaarrekening moet worden verwerkt. Op enige manier moet het project in die twee onderdelen gesplitst worden en op een goede manier in de jaarrekening worden verantwoord. De gemeente heeft daar bepaalde keuzes in gemaakt op welke manier die splitsing moet plaatsvinden, dus wij zullen daar straks bij de controle met verhoogde aandacht naar kijken. Een tweede onderwerp heeft betrekking op de verwerking van de dividendopbrengsten aandelen Stedin. In het verleden was het altijd gebruikelijk om dividendopbrengsten te verwerken op het moment dat de algemene vergadering van aandeelhouders het besluit heeft genomen om het dividend uit te keren. Dat is vaak gangbaar om pas een jaar later die dividendopbrengsten te verantwoorden. In dit geval zou dat dus 2022 zijn.

Deze aandelen van Stedin zijn een beetje bijzonder, omdat het preferente aandelen zijn en de dividenden min of meer gegarandeerd zijn. Daarom ligt het voor de hand om in 2021 die opbrengsten te nemen in plaats van 2022, zoals normaliter gebeurt met dividendopbrengsten. Dat hebben we ook met de gemeente afgesproken, dat die opbrengsten in 2021 genomen zullen worden, wel met de kanttekening, dat we graag de onderbouwing willen zien, dat er ook echt geen haakjes in het contract zitten met Stedin, dat het toch afhankelijk gemaakt wordt van het AVA-besluit en dat er verder geen signalen zijn dat die uitkering niet zal plaats vinden over 2021. Een derde punt is wellicht herkenbaar voor u, een punt dat we ook in voorgaande jaren hebben geconstateerd. We hebben een aantal inkoopfacturen gecontroleerd bij de uitvoering van de interimcontrole en vastgesteld bij een aantal posten, dat deze zijn verantwoord in het verkeerde boekjaar. Posten die betrekking hebben op 2021 en in 2022 zijn geboekt. We vragen wederom de aandacht voor de juiste afgrenzing, ook straks bij de jaarrekening, om daar een goede analyse op te doen, dat lasten aan het juiste boekjaar worden toegerekend. Het laatste punt betreft een advies over het actualiseren van de VPB-positie van het grondbedrijf.

Met name en mede door het nieuwe project Wilderszijde, ook afhankelijk van het resultaat dat daar uiteindelijk uit komt is er een mogelijkheid dat het grondbedrijf door de ondernemerspoort gaat en daar al dan niet VPB over betaald moet worden. Dus we adviseren om daar de extern fiscalist naar te laten kijken, in welke mate dat van toepassing is. Dat was het. Dank u wel. Eerste termijn De heer Van As, VVD: Allereerst dank aan de accountant voor de aanwezigheid hier, met een knipoog, en ook voor de overzichtelijke en duidelijke managementletter. Goed te volgen, ook helder wat er staat. Wat mij opvalt, en dat is een zorg die ik wil delen, niet eens een vraag maar een zorg: er zijn best wat zaken waar opvolging 2022 wordt geschetst, dat dat gaat plaatsvinden. Ik denk dat we wel moet oppassen, dat we dingen niet te ver voor ons uitschuiven. Tegelijk, het is nu bijna december, dus dat er niet zoveel meer komt n.a.v. deze managementletter snap ik ook, maar het viel mij wel op, het zijn best behoorlijk wat zaken. Wat ik interessant vond om te lezen, daar staan we straks nog even bij stil, is het interne controleplan. Daar hebben we het eerder over gehad, ook met de accountant, toen we begonnen met deze accountant. Ik vind het fijn om te lezen, dat er een basis voor 2022 ligt, waar de accountant dan ook mee uit de voeten zou kunnen.

Daar komen we straks nog wel even op terug, daar willen we ook nog wel wat over delen. Maar ik vind het wel een mijlpaal, ik vind het heel erg mooi en fijn om te benoemen. Wat later terug komt in de brief, die wij hebben gekregen, is een referte aan de informatiebeveiligingsprocessen. Dat het controlframwork volledig moet zijn opgetuigd. We zien uit naar de onderbouwing. Ik schat in, dat dit wel heel veel onderdelen zal raken, ook het onderdeel van het volgende agendapunt frauderisico-analyse. Volgens mij is dat heel erg met elkaar verweven. Enerzijds denk ik: daar moet snel op gehandeld worden, dat moet al geregeld worden, zijn eigenlijk al. Nogmaals, ik ben heel benieuwd naar die onderbouwing, misschien kan de wethouder iets van het tipje van de sluier oplichten. Ik ben benieuwd. Over inkoop, daar hebben we het in dit verband al veel vaker over gehad, over de aanbesteding, over de inkoop. Ik lees, dat die steviger is neergezet in de organisatie. Dat leidt tot zichtbare resultaten. Ik ben wel benieuwd. Er staat wel iets over, rechtmatigheidsfout, onzekerheden nemen af, tekortkomingen zijn veelal gevolgen van keuzes uit het verre verleden. Is dit nu ook zichtbaar in de zin van, zie je dat inkopen minder geld kosten? Zien we er in financiële zin iets van terug, dat het inkoopproces anders en beter verloopt? Dat is een vraag, die ik aan de wethouder zou willen stellen.

Dat is mijn bijdrage. Dank u wel. Mevrouw Van Olst, WIJ: De managementletter ziet er weer uitstekend uit. Het is wederom goed leesbaar. Wij danken de accountants en hun club weer voor het goede werk. Zoals gebruikelijk, wil ik bijna zeggen, komt de inkoop en aanbesteding weer naar voren. Mijn buurman zei het al: dat is al een paar jaar zo. Maar inmiddels zijn er stappen gezet, belangrijke stappen, dat vinden wij mooi om te horen.

4/11

Laten we hopen, dat het volgend jaar niet meer naar voren komt. Een ander opvallend punt is op blz.7 bovenaan, daar staat: bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen, levensduur en restwaarde. Is er iets te zeggen over welk risico hier feitelijk wordt bedoeld? Is dat dat we straks met kapotte spullen zitten en deze dan niet kunnen vervangen? Of ligt het anders? Dat is een vraag aan de accountant. Opvallend dat op het to-do-lijstje nog niets helemaal is opgelost. Wat is de stand van zaken hiervan? Volgens mij zien we deze punten dan wel weer gepland in de nieuwe lijst. Mijn vraag is dan eigenlijk: zijn deze dan nu wel realistisch ingepland, zodat er volgend jaar om deze tijd ook hier groene vinkjes zichtbaar zijn? Dat was het. Dank u wel. De heer Van der Stad: Niet alles verloopt volgens planning en deze worden ook deels verantwoord, maar bij ons is duidelijk dat er een hands on approach is om de zaken af te dichten, die de accountant benoemd heeft. Dat waarderen we en daar hebben we ook vertrouwen in. Dat komt door de goed leesbare managementletter. Verder geen (…). De heer Azzouzi, PvdA: Bedankt aan de accountant voor de presentatie, het was helder. Ik heb maar 1 vraag en die gaat om de VPB, aan de accountant, maar ook aan de wethouder. We hadden in het verleden een inventarisatie gedaan en we hebben een advies van de fiscalist gehad.

Moeten wij nu ook een extern adviseur inhuren voor dat? Of kan de interne organisatie dat zelf oplossen? Dank u wel. De heer Ruijtenberg, GL: Dank voor de toelichting, heren. Het is goed leesbaar met de brief, die erbij gestuurd is. Er is al heel veel gezegd over inkoop, daar hoef ik het verder niet over te hebben. Ik wil me wel aansluiten bij de woorden van de heer Van As. In de aanbevelingen staat bij heel veel punten: uitgesteld naar 2022, planning 2022. Bij één staat: was Q3-2021 en wordt 2022. En nog wel meer. Wordt het dan een jaar opgeschoven? Een aantal dingen loopt al vanaf 2018, die nog steeds niet opgelost zijn. Daar wil ik van de wethouder weten: is er urgentie bij en wat is de wat meer smart planning voor dat soort zaken? Dat was hem. De heer Dieleman, CU: Ik heb geen aanvullingen. Dank u wel. De heer Meester, L3B: Het verheugt me, dat de accountant zegt dat er goed samen gewerkt wordt. Dat vinden wij heel belangrijk bij dit soort processen. Ook de managementletter ziet er weer prima uit, net als vorig jaar. Voor wat betreft de nieuwe punten willen we graag het college de gelegenheid geven om dat in orde te maken. Zoals al enkelen van mijn collegae hebben vermeld, komen inkoop en Europese aanbesteding en onvoldoende functiescheiding eigenlijk elk jaar terug.

Ik zou toch aan de wethouder willen vragen: hoe komt dat toch, dat dat niet opgelost kan worden? Dat was even mijn vraag. Wethouder Van den Beukel: Blij met de positiviteit over de samenwerking met de accountant, tussen u en de accountant, want u bent de opdrachtgever, maar er is natuurlijk ook samenwerking tussen de accountant en de organisatie, waar ik bestuurlijk verantwoordelijk voor mag zijn. Dat is wel de basis, dat je elkaar goed verstaat en dat de vragen, opmerkingen, suggesties, ook kritische, goed ontvangen worden. Ik denk dat het belangrijk is, want alleen zo kun je leren en stappen zetten op alle fronten en dat zijn er buitengewoon veel, want we zijn een diverse organisatie en een divers bedrijf, in bedrijfskundige termen. Zo is er ook het e.e.a. opgemerkt in de managementletter, tijdens en n.a.v. de interimcontrole. We hebben daar een goed gesprek over gehad en de consequenties, die we daaraan willen verbinden als college: het laten landen in het stuk dat bij u is gekomen. Er staat ook nog een aantal punten open uit het verleden. Ik zal erop terug komen, welke dat zijn en waarom die nog voor een deel open staan. Tegelijkertijd, als ik de lange lijst zie van aanbevelingen sinds 2018 dan zie ik ook heel veel afgehandeld c.q. continue werkwijze. Even voor het evenwichtige beeld: er zijn heel veel zaken die afgehandeld zijn, maar helaas niet allemaal.

Ik zou het ook liever anders zien, maar de werkelijkheid is dat het soms nog niet gelukt is. De specifieke vragen, die gesteld zijn door de leden, wil ik langs lopen. De heer Van As gaat in op het realiteitsgehalte van de plannen voor 2022. Ja, ik wil wijzen op de passage in de brief, die we u hebben doen toekomen, van 16 november. Twee punten waar nadrukkelijk wordt gewezen op de noodzaak om extra menskracht te organiseren. Specifiek staat het vermeld in de context van de informatiebeveiliging en privacy. Bij de eerste begrotingswijziging is een voorstel naar uw raad gestuurd om daar extra te investeren, want het is gewoon veel werk en we komen er niet op die manier aan toe als we aan toe zouden willen komen. Dat is ook verantwoord. Het zou helpen als uw raad er positief over oordeelt om die planning te halen. Daar gaan we van uit en dan gaat het ook lukken. Hetzelfde geldt ook voor inkoop. In de passage in de brief vragen aan uw raad om daar extra menskracht voor ter beschikking te stellen. Inkoop is belangrijk, wordt belangrijker, is ook complex, wordt ook complexer. Dat maakt dat we daar voldoende menskracht op nodig hebben. Met meer menskracht kunnen we de zaak daar verder verbeteren, bovenop wat we nu al hebben bereikt.

De planning voor 2022 is wat het college betreft realistisch, dus u zou ervan uit moeten kunnen gaan dat de zaken die we hebben opgeschreven voor 2022 realistisch haalbaar zijn, maar wel onder de verwachting dat u meegaat in de

5/11

voorstellen om te investeren in diverse functies. Die informatiebeveiliging, hebben we daar al zicht op? Ja, zeker al zicht, er is al veel voorwerk verricht op het organiseren van de juiste processen daaromtrent, maar u heeft collega Fortuyn gehoord, die de verantwoordelijkheid binnen het college draagt voor IT, daar is ook wel buitengewoon veel werk te verrichten in het stabiel houden of krijgen van systemen, we hebben het vanavond weer gemerkt, maar zeker ook in alle processen daaromheen. We zijn nog lang niet waar we willen zijn. Verder: zien we financiële voordelen op inkoop? Ja, ik denk dat we die zien op diverse fronten, maar niet alleen financiële voordelen, met name ook kwalitatieve voordelen. We sturen als college primair op kwaliteit en prijs is daar onderdeel van, dat is ook een kwaliteitsaspect. Er is o.a. uitgebreid stil gestaan bij de inkoop van leerlingenvervoer, om maar een dwarsstraat te noemen. Ik weet dat bij veel andere gemeenten daar nu veel vragen over zijn, want daar is juist gekozen voor een focus op alleen prijs. Het gevolg is echt veel klachten en vervolgens chagrijn. Het resultaat van beter sturen op inkoop kan ook zijn meer kwaliteit. Maar zeker, er zijn ook financiële meevallers, die we realiseren en dat is ook goed en belangrijk.

Een heel specifiek voorbeeld nu van een financiële meevaller als gevolg van een inspanning het laatste jaar moet ik u even schuldig blijven, in alle eerlijkheid. Mevrouw Van Olst vraagt naar het realiteitsgehalte van de planning. Dat proberen we naar beste eer en geweten te doen. Een aantal zaken is wel doorgeschoven van afgelopen jaar naar komend jaar. Ik zal niet vrijblijvend verwijzend naar corona, al speelt dat natuurlijk altijd mee, maar de werkdruk is hoog en we kiezen dan ook wel onze prioriteiten. Dat ziet u ook in het overzicht. Zoals ik al aangaf: veel zaken van 2018, 2019, 2020 zijn al afgehandeld, maar sommige niet. Dan is de vraag die ik stel, die we ons stellen: heeft dit de hoogste prioriteit? Heeft het de hoogste prioriteit het documenteren van een bepaald proces? Dat is zeer belangrijk. Of heeft een nog hogere prioriteit het uitvoeren van die verscherpte controle op een bepaald investeringsproject op Wilderszijde? Dat zijn afwegingen die we moeten maken. Dan heeft de accountant gelukkig geconstateerd dat onze extra controle op die MIPprojecten wordt gezien. Ik denk dat daar veel van onze risico’s zitten. De goede beheersing daarvan kan soms voorgaan op een extra documentatieslag. Er is een vraag gesteld door de heer Azzouzi over VPB. Ik denk dat dat ook een vraag aan de accountant was. Volgens mij is het advies om dat bij een externe fiscalist neer te leggen.

Ik denk dat bij de GR Bleizo, om even een dwarsstraat te noemen, we ook af en toe zaken tegen het licht moeten houden ofwel door de poort gaan of we VPB-plichtig zijn. We hebben er zelf verstand van, maar we kunnen en zullen ook nu een externe vragen in 2022 om daar een standpunt over in te nemen. De heer Ruijtenberg vroeg naar een specifiek voorbeeld uit 2018, wat nog niet opgelost was. Ik heb alleen het specifieke voorbeeld niet kunnen noteren, dus ik wil even de wedervraag stellen op welk punt hij doelde. De heer Ruijtenberg: Het ging niet om een specifiek punt. Ik zie de audits die in 2018 gedaan zijn. Daarvan staat er, dat die in 2021 gedaan worden en die zijn ook niet gedaan. Daarvan is nu gesteld, dat het uitgesteld is naar de planning 2022. Ik heb u net horen zeggen, dat het voornamelijk over procedures gaat, die vastgelegd moeten worden, dus ik neem aan dat u zegt: we vinden de controle belangrijk, maar de procedurele vastlegging stellen we uit. Ik vroeg me wel af wanneer we dat dan in 2022 gaan vastleggen als iets al 4 jaar speelt. Wethouder Van den Beukel: Dat snap ik. Op de meeste plekken is een bepaald kwartaal aangegeven en in een enkel geval niet. De inzet is het eerste kwartaal, laat ik het zo plat maken. Het liefst wikkel ik zaken, zeker als ze al lang liggen, zo snel mogelijk af.

Dat is de inzet, maar het kan later worden als we het afwegen tegen weer andere prioriteiten. De zaken die worden genoemd in het overzicht 2018, die soms worden herhaald in 2021 door de accountant, daarbij ziet u wel dat veel werkzaamheden wel hebben plaatsgevonden. Wat dat betreft is het vaak het staartje, dat nog maakt dat het open staat. Tegelijkertijd is er in 2019 en 2020 ook wel veel gebeurd. Tot slot was er een vraag over inkoop, of een zorg, van de heer Meester ook. Hoe kan het nou, dat het al zo lang loopt en dat het zo ingewikkeld is. Ik kom vaak terug op het voor mij sprekende voorbeeld van IT. We hebben financiële systemen in onze administratie, dat is een aantal jaar geleden waarschijnlijk ten onrechte niet Europees aanbesteed, maar daar draait wel onze financiële administratie op. Als we het contract nu zouden opzeggen, dan zou dat een rechtmatigheidsfout schelen, dan zou het een fout schelen. Dat zou voor de uitkomst van de accountant extra punten opleveren. Tegelijkertijd zou het voor onze bedrijfsvoering een buitengewoon slecht idee zijn. Een aantal van die inkoopcontracten, die maken dat we die opmerking steeds weer krijgen, lopen af of besteden we opnieuw aan. Dan gaan ze dus goed. Maar sommige daarvan sleep je een poos met je mee. Dan is het toch de platte afweging.

Het voordeel van een nieuwe aanbesteding en het contract opzeggen, weegt dat op tegen het nadeel van een heel bedrijfskritisch proces, dat ervan afhankelijk is. Zo zit het. Verder speelt nog mee, dat inkoop in organisatie op veel plekken plaats vindt. Het wordt gecoördineerd en tegelijk ligt de verantwoordelijkheid voor de inkoop van straatmeubilair, om maar een dwarsstraat te noemen, soms bij een team. Een team en een teammanager hebben de verantwoordelijkheid om daar volgens de juiste processen, dat startformulier is genoemd, in te kopen. Het gaat in bijna alle gevallen goed, in sommige gevallen gaat het niet goed. Ik/we vragen buitengewoon extra veel aandacht daarvoor, van de directieleden en van de teammanagers, om ervoor te zorgen dat we in alle gevallen het juiste proces volgen, want dat is wel belangrijk. Tot zover.

6/11

De heer Kalkman: Ik zal ook nog even ingaan op de VPB. Ik begin bij mevrouw Van Olst, het schattingsrisico om de materiële vaste activa, zoals dat in de inleiding van onze managementletter staat. Dat zijn zogenaamde inherente risico’s, die wij bedenken voordat wij echt aan de slag gaan bij de gemeente Lansingerland. Dat is overigens een risico, dat we bij veel van onze gemeenten op deze wijze een plek hebben gegeven. Dat betekent dat wij vooral aandacht zullen hebben bij de controle van de materiële vaste activa op die schattingsrisico’s. Dan heb je het vooral over de levensduur. Schrijft de gemeente niet te snel of niet te langzaam af? Het moet eigenlijk precies goed zijn, zodanig dat op het moment dat u gaat vervangen de boekwaarde praktisch nul is. Dat is belangrijk. Als dat namelijk niet zo is, dan heeft u 2 risico’s of kansen, net hoe je het bekijkt. Als je te snel afschrijft heb je een tijdje geen afschrijvingslasten, die je later weer een plekje moet geven in de begroting. Als je te langzaam afschrijft, dan ga je iets vervangen wat nog boekwaarde heeft en dan heb je daar extra last van in het jaar dat je gaat vervangen. Dat is ook de reden waarom wij daar scherp en kritisch naar kijken bij onze controle. Het tweede element daarin is de restwaarde. De restwaarde is een algemeen gebruikt onderwerp, dat bij de gemeente Lansingerland niet speelt op dit moment.

Dan nog even heel kort over de VPB. Wat ingewikkeld is bij de VPB voor gemeenten, het is sowieso ingewikkeld bij gemeenten, maar bij grondexploitaties is het nog net even iets ingewikkelder, omdat elk nieuw complex of elke belangrijke wijziging in een complex ervoor kan zorgen dat het totaal van de complexen door de ondernemingspoort gaat en dus een VPB-plicht kan ontstaan. Dat vraagt vooral heel veel expertise van VPB-deskundigen en ook nog VPB-deskundigen, die ook nog verstand van gemeenten hebben. Die zijn er niet heel veel in Nederland, ik schat in dat dat maximaal 10 mensen in Nederland zijn. Dat is even een schatting, die ik voor mijn rekening neem, maar dat is even de realiteit. Wij denken dat het goed is om als interne organisatie daarbij betrokken te zijn en daar ook kennis van op te doen, maar wel altijd die posities afstemmen met een externe fiscalist. Tweede termijn De heer Azzouzi, PvdA: Bedankt voor de beantwoording van de wethouder en de accountant. Mijn punt bij VPB was: als wij door de ondernemerspoort gaan, dat dat dan geborgd wordt in de organisatie, dat wij kunnen bewaken. Dat willen we meegeven aan de wethouder. De heer Meester, L3B: De beantwoording van mijn vraag door de wethouder vind ik niet helemaal bevredigend. Ik heb in ieder geval 2 vervolgvragen, 1 aan de accountant.

Of het geval dat de heer Van den Beukel noemt inderdaad het enige geval is, dat elk jaar terug komt. Ik kreeg de indruk, dat de afgesproken procedures niet allemaal gevolgd worden. Ik zou ook graag willen, dat de wethouder nog even ingaat op mijn vraag over de functiescheiding. Ik vind dat je in een organisatie van deze omvang een goede functiescheiding moet hebben, omdat er anders weleens dingen die niet door de beugel kunnen minder opvallen in een grote organisatie. Bovendien is de organisatie ook groot genoeg om het goed te organiseren. Ik zou graag willen dat de wethouder daar nog even op ingaat. Dank u wel. Wethouder Van den Beukel: Het bewaken van de VPB, of we daar doorheen gaan, die ondernemerspoort. Dat gebeurt continu. We hebben natuurlijk een groot grondbedrijf als gemeente, relatief een erg groot MPG, dus er zit deskundigheid in dat hele team om hier voortdurend aandacht voor te hebben. Tegelijkertijd zijn er periodieke actualisaties, zoals u weet, van de MPG en er zijn momenten om de zaak opnieuw tegen het licht te houden en opnieuw externen ernaar te laten kijken. Dus er is een bepaalde mate van permanente monitoring en tegelijkertijd ook een incidentele en in voorkomende gevallen met behulp van een externe deskundige, als we er eentje kunnen krijgen. Nee, dat lukt, grapje, het zijn er niet zoveel.

De vraag van de heer Meester is voor de accountant, dat is goed en gewaardeerd. De vraag aan mij ging over functiescheiding specifiek. Ik ben het met hem eens: functiescheiding is een heel effectieve, traditionele maatregel, die goed werkt ter controle. In onze organisatie, die erg groot lijkt, zijn soms teams van bescheiden omvang, daar moet u zich geen tientallen mensen bij voorstellen op een afdeling HR en meer van zulks. Tegelijkertijd, de afspraak is dat functiescheiding daar waar passend plaats vindt. Dat is zowel bij die memoriaal boekingen, die genoemd staan, als bij de personeelsmutaties en op diverse andere plekken. Wat daarover staat in onze reactie op de managementletter nemen wij buitengewoon serieus. Waar het in voorkomende gevallen niet goed gaat, de accountant zegt daar ook bij: dat hebben we niet kunnen zien, dat hebben we niet kunnen vaststellen, dat het plaats vindt. Dat is dan wederom zo’n punt, waarvan ik zeg dat het moet gebeuren, we moeten het zichtbaar maken, dat die functiescheiding plaats vindt, en tegelijkertijd: soms is dat niet het geval, soms is dat niet de prioriteit geweest om dat ook te documenteren. Maar u heeft gelezen in onze reactie, dat we alle aanbevelingen zeer serieus nemen en ook in 2022 oppakken, dus dat geldt ook hiervoor. Tot zover. De heer Kalkman: Ik herken wat de wethouder zegt.

Wij zien ook, dat de onrechtmatigheden, die wij constateren bij inkoop, inderdaad afnemen, omdat het veelal betrekking heeft op oudere, langlopende contracten. Dus in 2020 zijn er eigenlijk al geen nieuwe bevindingen gedaan op het gebied van

7/11

onrechtmatige inkopen en dat geldt ook voor 2021 tot zover, dus dat beeld kan ik bevestigen. Dan kunnen we natuurlijk de conclusie trekken, dat dat ook meteen betekent dat de interne beheersing volledig op orde is, maar dat is nog niet helemaal zo. Dat is ook het punt dat we in deze managementletter hebben opgenomen, dat we nog wel verbeterpunten zien voor wat betreft de toepassing van de goede maatregelen, die de gemeente heeft getroffen. Het startformulier is al een aantal keer voorbij gekomen, dat is een goede maatregel om het proces beter te beheersen, maar we geven nog wel het advies mee om dat in de praktijk beter en structureel toe te passen. De voorzitter: Dan zijn we aan het eind van de bespreking van de managementletter. Ik denk dat het een goede bespreking is geweest. Het belangrijkste wat aangegeven is door de collegae is dat er een goede verhouding is tussen accountant, ambtelijke organisatie en het college. Ik denk dat dat heel belangrijk is, want dat is weleens anders geweest. Daar ben ik blij mee. Met deze woorden wil ik dit agendapunt afsluiten. 6. Frauderisico-analyse De heer Azzouzi, PvdA: Wij hebben kennis genomen van de analyse. Eén vraag en die heeft verband met het vorige agendapunt, over de betalingen, wijzigingen in de batch. Die zie ik niet terug in de brief of in de analyse.

Wordt dat opgepakt, de aanbeveling van de accountant? De heer Ruijtenberg, GL: Ook ik heb eigenlijk maar één vraag en die gaat over de vertrouwenspersoon. In 2020 zijn er 5 meldingen gedaan, waarvan 4 meldingen geen betrekking hadden op integriteit. Dan is mijn vraag: waar dan wel op? De heer Dieleman, CU: We hebben het gelezen. Wat ons betreft een heldere analyse. Prima procedures om die frauderisico’s, die worden beschreven, te voorkomen. Voor ons geen vraag, het zag er goed uit. De heer Meester, L3B: Wat ons betreft ook geen vragen. Ik ben wel benieuwd naar het antwoord op de vragen van collega Azzouzi en collega Ruijtenberg, maar voor het overige kan het ter kennisgeving aangenomen worden. Dank u wel. De heer Van der Stad, D66: Het schrijven hebben wij met name ter informatie tot ons genomen. Een prima overzicht. Veel zaken zijn procesmatig afgedicht. Zoals de samenvatting het al aangeeft: het blijft mensenwerk en bij kwaadwillendheid kan je soms zaken niet geheel voorkomen. Wat mij betreft echter onderbelicht lijkt: bij punt 2.1 zijn twee zaken. De controle op wijziging stamgegevens c.q. bankrekening crediteuren, dit werd ook al in de managementletter benoemd, vindt daar geen login en rapportage plaats, vraag ik me af. Het tweede is het beheer en de controle op automatische boekingen en fiatteringen. Die laatste zal ik verder toelichten.

Ik ben zelf onbekend met (…) financiën, maar de vraag is: hoe wordt er omgegaan met het automatisch verwerken van facturen op basis van herkenning? Het automatisch boeken van die facturen op basis van vaste definities, het automatisch fiatteren van die facturen volgens bepaalde acceptatieregels en het vervolgens automatisch meenemen van openstaande posten bij betaalvoorstellen. Bestaat dit? Wie beheerst die automatische processen, als die er zijn? In welke zin kan er misbruik van worden gemaakt als ogenschijnlijk correcte facturen op een betaallijst voorbij komen? Tot zover. Mevrouw Van Olst, WIJ: Ik was een beetje aan het zoeken hoe ik dit moest duiden. Toen kwam ik bij punt 7 van deze agenda, daar mis ik bijlage 3, het format dat wordt gebruikt bij de frauderisico-analyse. Ik weet niet of dat nog komt of dat ik verkeerd kijk. Dus dat is een opmerking. Ik was benieuwd, dat gaat meer naar de externe fraude, er wordt bij paragraaf 4.2 gesproken over 2 toezichthouders sociaal domein. Wat zijn dat? Zijn dat BOA’s? Wat doen die dan? Heeft dat te maken met die IB-signalen van het inlichtingenbureau. Inmiddels weet ik dus wat dat is, dat heeft de accountant toegelicht. Daarin wordt ook gesproken van dat er een aantal fraudegevallen was. Hoeveel waren dat er dan? Wanneer? Waarom? Dat zou ik graag nog willen weten. Dank u wel.

De heer Van As, VVD: Wat ons betreft een helder stuk, voor kennisgeving nemen we dat aan, in navolging van o.a. de heer Meester. Ik ben nog wel benieuwd, want het is een ambtelijk stuk, complimenten aan het ambtelijk apparaat, ik ben wel benieuwd naar de beschouwing of de visie van de wethouder en de accountant hierop. Delen zij de samenvattingen en de conclusies, zien ze nog andere punten of aandachtspunten? Dank u wel. Wethouder Van den Beukel: Ik denk dat het juist is inderdaad, we zaten een blik van verstandhouding te wisselen. De frauderisico-analyse is een ambtelijk stuk en het is toegelicht. Het is in opdracht van u gemaakt, dus ik heb primair de vraag te beantwoorden van de heer Van As, hoe ik kijk naar de samenvatting, hoe ik die weeg en hoe ik de frauderisico-analyse beoordeel. Die beoordeel ik als

8/11

compleet. Als ik kijk naar mijn vorige werk als consultant, de lijst van risico’s is in beginsel oneindig voor een organisatie als de onze. En tegelijkertijd gaat het om een aantal reële risico’s, waar we echt aandacht voor moeten hebben. Ik heb in mijn werkzaamheden hier geen velden ontdekt, geen risico’s ontdekt, die ik niet behandeld zie in dit stuk. Wat mij betreft een afgewogen analyse, die de juiste accenten zet. Tot zover. De heer De Quartel: Er zijn wat vragen gesteld over de frauderisico-analyse. Zoals net toegelicht is dit stuk gemaakt, we doen dit jaarlijks, we bespreken hem ook binnen de directie, hij wordt ook gedeeld met het MT, zodat de hele organisatie hiervan weet krijgt. Dan heb ik ook het eerste puntje van de heer Azzouzi te pakken. Het was een aanbeveling, die nu nog niet terug kwam, rondom die betalingsprocedure. Dit document is eigenlijk gemaakt voor de jaarrekening 2020 nog, hij is in het voorjaar 2021 gemaakt. Bij onze analyse is dit eigenlijk niet naar boven gekomen. Wij kijken altijd wel naar de betalingsprocedure, maar deze bevinding is nog in onderzoek. Klopt het daadwerkelijk dat dat bestandje ergens tussen geplaatst wordt? Zo moet je dat eigenlijk zien, dat SEPA bestand.

Of staat het ergens op de service van de BEG en kun je er überhaupt niet bij komen als individuele medewerker? In die zin is het meteen antwoord op de vraag: doet u hier nog wat mee? Ja, natuurlijk kijken we daar naar. Mocht er daadwerkelijk sprake zijn van een zwakte in de interne beheersing, gaan we kijken hoe we dat zo praktisch mogelijk kunnen oplossen. Er was een vraag van de heer Ruijtenberg over de meldingen bij de vertrouwenspersoon. Het verslag van de vertrouwenspersoon is echt op hoofdlijnen. Er staat wat de aard van de meldingen zijn, daar mogen wij geen kennis van nemen. Dat kan onheuse bejegening zijn, dat kan ook gemeld worden bij de vertrouwenspersoon. Valt het onder integriteit? Zou kunnen, maar zij hebben daar andere categorieën voor. Integriteit wordt echt gezien als een schending, dat er iets van fraude heeft plaats gevonden, daar moet u dan aan denken. Onheuse bejegening, er kunnen allerlei dingen niet goed gaan op de werkvloer, die kunnen gemeld worden bij een vertrouwenspersoon. Die adviseert aan de desbetreffende collega of wie dan ook hoe je daar verder vorm aan kan geven. Het is niet helemaal in de volgorde van de vragenstellers, maar mevrouw Van Olst vroeg naar het format van de analyse. We hebben dit besproken met de accountant, omdat dit stuk eigenlijk een intern document is.

Die analyse is echt wel uitgebreid, een heel Excel-sheet met alle risico’s. Als je dat in openbaarheid bespreekt, kan het risico’s an sich met zich meebrengen. Dat is de reden geweest, waarom het nu niet geagendeerd is. Als u daar inzage in wilt, kunnen we dat wel op de één of andere manier organiseren, alleen vergt dat dan nog dat we daar geheimhouding op moeten leggen. Vandaar. Dit is echt een samenvatting van die punten. Er was een vraag over de toezichthouder sociaal domein, wie of wat zijn dit? Dat zijn mensen met een bepaalde achtergrond, je bent aangewezen als toezichthouder. Een beetje sociale recherche-achtige mensen die dat doen. Zij doen onderzoeken als daar aanleiding toe is. Dat kunnen individuele gevallen zijn, maar dat kan ook op zorgpartijen en zorgleveranciers zijn, als daar indicaties voor zijn. Ik heb even niet scherp het aantal gevallen dat daar gespeeld heeft, dus dat antwoord moet ik even schuldig blijven. De vragen van de heer Van der Stad gingen over betalingsprocedure. Ook hiervoor geldt, dat dit de hoofdlijn is van de bevindingen. In de uitgebreide spreadsheet staat bijvoorbeeld: hoe ga je om met stamgegevens? Daar zijn procedureafspraken voor binnen het team financiën. Wie mag wanneer een mutatie doorvoeren? Daar zit functiescheiding op.

Of het 1 op 1 gelogd is, weet ik niet, maar ik weet wel dat elke wijziging, die gedaan wordt, gedocumenteerd wordt. Iemand bereidt dat voor en een ander checkt, is het akkoord, dan kan het worden doorgezet. Een vervolgvraag was: hoe zit het met het automatische factuurverwerking? Binnen onze gemeente werken we wel met digitale facturen, maar dat zijn eigenlijk facturen, die digitaal zijn binnen gekomen, maar de afhandeling heeft een hybride vorm. Er is een goedkeuringsroute in het financiële systeem, maar het is niet zo dat een factuur automatisch wordt goedgekeurd. Er is altijd nog iemand die op het knopje moet drukken en daar zijn afspraken voor, over wanneer routes kunnen worden aangepast, wie kan worden toegevoegd of afgehaald. Bij alle interne controles wordt ook gecheckt of mensen die in het systeem hun paraaf hebben gezet of digitaal hun handtekening hebben gezet dit terecht hebben gedaan. Daarnaast is het zo, dat is wel van belang, de IT-controls, dat niet zomaar iedereen kan inloggen. Je kan niet een PC in, zonder dat je je pas erin stopt. Een pas is gekoppeld aan je password en username, dus dat zit vrij goed dicht. 100% waterdicht ga je het nooit krijgen, want als ik een code geef aan de wethouder, dan kan hij namens mij facturen goedkeuren, als hij dan ook mijn pasje heeft, dus dat is een extra belemmering. Dit is tot het niveau van een aanvaardbaar risico.

Ik denk dat ik daarmee de vragen beantwoord heb. De voorzitter: Ik moet even een omissie recht zetten. Bij aanvang van uw spreekbeurt heb ik verzuimd aan te geven wat uw functie is. Dat wil ik alsnog doen. U bent concerncontroller van de ambtelijke organisatie. Dat had ik er in het begin bij moeten zeggen, voor de helderheid. De heer Kalkman: Voor mij resteert er 1 vraag voor ons en dat is de vraag wat wij vinden van deze frauderisico-analyse. Daar hebben wij uiteraard kennis van genomen en we hebben er geen bijzonderheden opgemerkt. Ik ben wel blij met de reactie van de concerncontroller, waarin hij aangeeft

9/11

dat het punt, dat in de managementletter staat, onderzocht wordt en dat dat in een volgende frauderisico-analyse mogelijk een plek krijgt, afhankelijk van de uitkomst van de onderzoeken. Dank u wel. Tweede termijn De heer Ruijtenberg, GL: Puur even voor de formaliteit. Ik stelde deze vraag, omdat ik 4 meldingen bij de vertrouwenspersoon in een jaar best veel vind. Ik begrijp wel, dat het geen financiële integriteit is, dus dat u daarom niet kan antwoorden. Een beetje integer bestaat niet. Aangezien de burgemeester over P&O gaat, zal ik in de vertrouwelijkheid van het presidium deze vraag aan de burgemeester stellen. Dank u wel. De voorzitter: Dan zijn we aan het eind van dit agendapunt. Hartelijk dank voor uw inbreng. Goed dat er t.a.v. de frauderisico-analyse goed de vinger aan de pols gehouden wordt. Ik denk ook, dat dat hiermee gebeurt. 7. Intern controleplan 2021 De heer Meester, L3B: Ik ben blij dat we dit nu gekregen hebben. Ik heb alleen vandaag te weinig tijd gehad om het goed te lezen, dus dat ga ik één van de komende dagen doen. Wat mij nog wel opviel, is dat het woord indemniteit en indemniteitsbesluit er in het geheel niet in voor kwam. Volgens mij heeft dat er toch wel iets mee te maken.

Ik zou eigenlijk aan de accountant willen vragen: is hiermee voor wat in ieder geval rechtmatigheid betreft aan dezelfde standaards voldaan als de controle, zoals die in het verleden door de accountant plaats vond? Dank u wel. De heer Dieleman, CU: Laat ik heel eerlijk zijn: ik heb het stuk niet gelezen. We kregen het vanochtend, ik heb geen enkele kans gehad om dat tot me te nemen, dus ik heb geen idee. Dat voor nu. De heer Ruijtenberg, GL: Ik sluit me eigenlijk aan bij de vorige 2 sprekers. Als een stuk 10 uur voor de bespreking in de commissie eindelijk aan ons geleverd wordt, hoe serieus wilt u dat we dit lezen en hoe serieus wilt u dat we hierop ingaan? Dit is eigenlijk voor niemand te doen. Eén vraag: waarom komt dit zo laat? De heer Azzouzi, PvdA: Geen opmerkingen over dit stuk. De heer Van As, VVD: Misschien ben ik dan de enige die de tijd gehad heeft vandaag, maar het was wel laat. Ik was vrij vandaag, dus ik heb tijd gemaakt. Het gaat me wel aan het hart. Ik heb zelf veel van die controleplannen opgesteld en beoordeeld in het verleden. Ik vind het ook heel erg leuk. Wat er ligt is uitgebreid en mooi. Ik ga er geen inhoudelijke oordelen over geven, ik wil het ter kennisgeving aannemen. Ik kan wel zeggen: ik ben onder de indruk en ik wil vooral de organisatie veel succes wensen met de uitvoering hiervan. Ik zie de uitkomsten met vertrouwen tegemoet.

Ik ben heel benieuwd hoe wij volgend jaar met de accountant het gesprek gaan hebben n.a.v. de uitgevoerde controles. Daar wil ik het bij laten. Dank u wel. Mevrouw Van Olst, WIJ: Ook ik was vrij en ik heb het ook gelezen. De opzet van het werkprogramma vind ik er echt heel goed uitzien, duidelijk. Het schema dat erbij zit is duidelijk. Het gaat hier om de interne controle, dat is helder, maar ik vraag me wel af hoe het gaat met IT-risico’s. Het wordt wel door de accountant aangegeven, dat het voor 2022 moet, maar hoe zit het dan nu met 2021? Kortom, dat wil ik wel graag weten, maar het lijkt me verder een prima opzet. Wij zijn nieuwsgierig naar de eerste rapportage. Dank u wel. De heer Van der Stad, D66: De stukken die vandaag toegezonden zijn, heb ik vlak voor deze vergadering kunnen scannen. Qua opzet zie ik er de logica van in. Gedeelten van de stukken kwam me bekend voor en daar had ik geen bijzonderheden voor. Daar wil ik het verder bij laten. Ik sluit me ook aan bij de woorden van de heer Ruijtenberg. Wethouder Van den Beukel: De hoog verbaasde wethouder, want het is erg vervelend, dat u de stukken pas zo laat gekregen heeft. Tegelijkertijd heb ik ze naar mijn weten ter goedkeuring bij het college op de agenda van 26 oktober gehad, dus er is een vacuüm ontstaan tussen het college en de raad.

Dat is vervelend, wat dat heeft u belemmerd in de mogelijkheden om het goed tot u te nemen en de vergadering staat wel nu gepland. Ik wil daar navraag naar doen, wat daar de oorzaak van is en ervoor zorgen, dat dat in de toekomst niet meer voor komt, want dat lijkt me vervelend als ik me in uw schoenen probeer te verplaatsen. Eén vraag naast de waarderende woorden, die ik heb opgevangen, ging over informatietechnologie en de controle daarop. Ik denk dat we in het vorige stuk hebben

10/11

geconstateerd, dat we daar nog niet zijn qua integratie van de informatiebeveiliging en het controlframework en daar waar we willen zijn, dus dat is echt nog work in progress in slecht Nederlands. Dat staat dus op de rol voor 2022. Dat wil niet zeggen, dat er tot die tijd geen controles plaats vinden, er vinden allerlei vormen van controle plaats, NCA en andere. En tegelijkertijd: daar moet nog een slag op worden geslagen, mevrouw Van Olst. De heer Kalkman: Ik heb 1 vraag gehoord van de heer Meester. De vraag was of dit controleplan ook gereed is voor het jaar 2022, het jaar waarin het college de rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven. Het antwoord is: ja, rekening houdend met onze opmerking die we hebben gemaakt op blz.7 van de managementletter. Daar staat een aantal aandachtspunten, die een nadere plek moeten krijgen in dit controleplan. Dank u wel. De voorzitter: Nog behoefte aan een tweede termijn? Nee, dat is niet het geval. Ter afsluiting: ik denk dat we een beetje moeten vertrouwen op de leden, die het wel gelezen hebben. Zij waren in ieder geval niet negatief, zij waren positief, dus dat is vast mooi. Als leden nog niet de gelegenheid hebben gehad om dit goed te lezen en daar alsnog met vragen komen, dan kunnen ze die via de griffie naar de wethouder sturen, zodat ze alsnog beantwoord worden.

Liefst in copy, zodat alle leden van deze begeleidingscommissie daar ook kennis van kunnen nemen. Dat is mijn voorstel. We zullen nog nakijken waar het stuk is blijven hangen. 8. Rondvraag en sluiting De voorzitter, om 21.30 uur: Dan zijn we toe aan de rondvraag. We hebben geen rondvragen gekregen. Dat klopt? Dan rest ons slechts de sluiting van deze vergadering. Ik sluit deze vergadering. Van de volgende vergadering is nog niet bekend wanneer die is. Ergens in mei. In ieder geval is dat voor de volgende commissie, in deze samenstelling is dit de laatste in deze raadsperiode. Ik word er een beetje door overvallen, ik had niet in de gaten dat het zo was, maar in ieder geval hebben wij in deze raadsperiode goed met elkaar kunnen spreken in deze commissie. Er is ook een nieuwe accountant erbij gekomen in deze raadsperiode, dat is allemaal goed verlopen. Dat biedt ook goede voorzieningen voor de toekomst t.a.v. het functioneren van de BAC. Ik sluit de vergadering.

Verslag opgesteld door Marianne Jansen, Lothassa Secretarie, met behulp van geluidsopname.

11/11