[BV21.0092] Verslag BAC d.d. 27 mei 2021

VERSLAG Commissie BAC BV21.0092 Datum vergadering

: 27 mei 2021

Digitaal aanwezig via Teams Commissieleden: Leefbaar 3B : Henk Meester CDA : Frans Ammerlaan WIJ Lansingerland : Petrine van Olst CU : Jurjen Dieleman D66 : Ronald van der Stad GroenLinks : Marko Ruijtenberg PvdA : Hamid Azzouzi Wethouder Ambtelijk Accountant

: Jan Willem van den Beukel : Martijn de Quartel, Patrick Wielaard en Manus Twisk : Wouter Kalkman en Ralf van Hattem, Publieke Sector Accountants

Aanwezig in de raadszaal Voorzitter : Jan Pieter Blonk Commissiegriffier : Lianne van den Houten Afwezig VVD

: Mauriel van As

1. Opening en mededelingen De voorzitter, om 18.30 uur: Goedenavond dames en heren. Ik begin deze vergadering van de begeleidingscommissie accountantscontrole met de presentielijst, zoals gebruikelijk. De heer Meester, mevrouw Van Olst, de heer Dieleman, de heer Van der Stad, de heer Ruijtenberg: aanwezig. Dan mis ik nog de heer Azzouzi, daar hebben we al mee gebeld, maar we hebben een quorum, dus we kunnen beginnen. Welkom bij deze vergadering van de begeleidingscommissie accountantscontrole. Welkom commissieleden. Ook welkom aan de accountant, de heer Kalkman. Als het goed is, is wethouder Van den Beukel ook aanwezig. De heer De Quartel: De wethouder heeft inbelproblemen, dus hij schuift iets later aan. De voorzitter: Ook welkom de heer De Quartel, die zojuist de wethouder verontschuldigt. En de ambtenaar financiën de heer Wielaard en de teammanager financiën de heer Twisk. De heer Meester: U vergeet nog een accountant. De voorzitter: Sorry. De heer Van Hattem. Vanavond de jaarstukken 2020, het gaat over de toelichting van de accountant, de vragen aan de accountant door de commissieleden en indien nodig advies geven van de BAC aan de raad. Nog even terug naar de mededelingen. Namens jullie wens ik de heer Van As beterschap, jullie hebben zijn mailtje gezien. Hij kan niet aanwezig zijn, maar het gaat alweer beter met hem. Wat dat betreft hopen we hem hier snel weer te zien.

2. Vaststelling agenda De voorzitter: Is het akkoord zo? Ja. Verder: de wethouder is binnen en de heer Ammerlaan is inmiddels ook binnen. Wethouder Van den Beukel: Met excuses voor de vertraging. De voorzitter: Aan het belangrijkste deel zijn we nog niet toegekomen, dus het valt mee. 3. Vaststelling verslag vorige BAC vergadering d.d. 1 juli 2020 De voorzitter: Er zijn geen wijzigingsvoorstellen binnen gekomen. Dat is dus akkoord. Mevrouw Van Olst: Mag ik daar nog iets over zeggen? Er staat, ik weet niet of ik de juiste versie heb, maar er staat: verslag van de BAC van 1 juli 2020. Volgens mij hebben we het op 25 november 2020 de laatste keer gehad, want toen was ik jarig. Daarom weet ik het, dus volgens mij klopt het niet. De voorzitter: Mevrouw Van den Houten zegt: foutje van ons. Bij de volgende BAC vergadering wordt het verslag van 25 november 2020

1/10

aan de agenda toegevoegd. Dus we stellen nu geen verslag vast. Dank voor de helderheid, mevrouw Van Olst. 4. Accountantscontrole jaarstukken 2020 De voorzitter: Eerst een toelichting van de accountants. De heer Kalkman: We hebben een aantal bevindingen op sheets gezet, als ik die zou mogen delen, dan ga ik dat nu gelijk doen. Ik denk dat u allen nu sheet 1 ziet, een mooi plaatje uit uw gemeente. We gaan het vandaag hebben over de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole. Ik heb met de heer Van Hattem afgesproken, dat ik de eerste 5 sheets doe en hij zal de tweede helft doen, dus dan weet u wanneer ik stop en hij gaat beginnen. We zullen proberen het beknopt te houden, maar wel goed om een toelichting te geven. Dit plaatje hebben we vaker met u gedeeld, dit is eigenlijk de controlecyclus van 1 jaar. We zitten nu eigenlijk na stap 3. Stap 3 is de controle van de jaarrekening en vandaag zitten we bij elkaar om de uitkomst van de controle met elkaar te bespreken. De jaarrekeningcontrole is afgerond. Wij staan op het punt om de controleverklaring bij deze jaarrekening te verstrekken, dus we zijn echt (…) zover. En volgens mij is het ongeveer een maand eerder dan vorig jaar. De jaarrekeningcontrole wordt uitgevoerd met een zogenaamde goedkeuringsmaterialiteit.

Daar hebben we het ook 25 november 2020 met elkaar over gehad, met name van de invloed van de verkoop van de Eneco aandelen op het totaal van de lasten van uw gemeente. Om die reden hebben wij met elkaar afgesproken om die buiten beschouwing te houden, te laten. Dat heeft u uiteindelijk ook besloten. Om die reden is de goedkeuringsmaterialiteit € 2,2mln geworden voor fouten en € 6,6mln voor onzekerheden. Dat is goed om die vandaag een klein beetje vast te houden als wij straks een aantal dingen met u gaan bespreken. Even iets over het algemene beeld van de jaarrekening en de manier waarop de controle is uitgevoerd en wat de uitkomst daar uiteindelijk van is. We gaan bij deze jaarrekening begin volgende week, het zal dinsdag zijn, een goedkeurende controleverklaring verstrekken, zowel voor de getrouwheid als voor de rechtmatigheid. Dat heeft u ook al in ons concept accountantsverslag kunnen lezen, maar goed om dat hier nog even te benoemen. Het is ook goed om te benoemen, dat het controleproces wat ons betreft goed verlopen is. We hebben goede medewerking gehad van het college, van de organisatie. In de jaarrekening is ten opzichte van het eerste concept een aantal correcties doorgevoerd in deze jaarreking. Die zit ook in de versie die u heeft gehad. Dan resteert ook nog een aantal fouten en onzekerheden, die niet meer gecorrigeerd zijn of niet meer gecorrigeerd konden worden.

Dat gaat vooral over de aanbestedingswet en het sociaal domein. Daar komen we straks in iets meer detail op terug. Wat ik ook belangrijk vind, is dat er vanaf 2021 naar alle waarschijnlijkheid een nieuwe wetswijziging van kracht is en dat gaat over rechtmatigheidsverantwoording, die het college vanaf de jaarrekening 2021 in de jaarrekeningen moet opnemen. Wat daar belangrijk voor is, is dat er ook een goed intern controleplan van de organisatie en van het college is, die ervoor zorgt, dat het college straks ook die rechtmatigheidsverantwoording kan afleggen. Daar wordt inmiddels aan gewerkt, daar hebben we ook contacten over. Goed om u daar even in mee te nemen. Als we dan naar de financiële positie van de gemeente kijken, dan is het natuurlijk een bijzonder jaar, omdat in deze jaarrekening het eigen vermogen stijgt van € 114 mln naar € 256mln. Dat wordt natuurlijk grotendeels, bijna in zijn geheel, veroorzaakt door de verkoop van de Eneco aandelen, die als baten in de resultatenrekening terecht zijn gekomen, maar op basis van een besluit van uw gemeenteraad vervolgens gestort zijn in het eigen vermogen. Om die reden heeft u een hoog gerealiseerd saldo van baten en lasten van circa € 143mln. Daar zitten die baten in.

Vervolgens wordt in de mutaties in de reserves datzelfde bedrag weer gestort in de reserves, dan blijft er een resultaat over onder aan de streep voor uw gemeente van € 4,5mln. Het lijkt in het echte resultaat, het laatste resultaat geen effect te hebben, maar op de twee onderliggende resultaten wel, want u ziet dat het gereduceerde saldo van baten en lasten, dus die € 143mln, voordelig is en het saldo van de mutaties met de reserves dat is een nadeel van € 138mln, dus daar komt dan die € 4,5mln tot stand. Als u vragen heeft, mag u ons overigens onderbreken. Dan geef ik voor de bevindingen van de grondexploitaties de heer Van Hattem graag het woord. De heer Van Hattem: Ik zal op hoofdlijnen de bevindingen met u doorspreken. Onderwerpen die de revue passeren hebben betrekking op de grondexploitaties, zoals in de sheet die voor staat. Daarnaast wil ik ook even stil staan bij de aanbestedingen, de bevindingen rondom het sociaal domein en als laatste de aandachtspunten, die de BAC heeft meegegeven voor ons in de accountantscontrole. Ten aanzien van de grondexploitaties: we hebben de waardering als aanvaardbaar beoordeeld. We hebben in het kader van ons controlewerk met name gekeken naar de prognoses, die natuurlijk bepalend zijn voor de waardering.

Uw gemeente heeft een omvangrijke portefeuille met een aantal best grote projecten daarin, waarbij tegelijkertijd moet worden vast gesteld, dat bij een aantal van die projecten de prognoses, met name de opbrengstenkant, voor een groot deel zijn afgedekt door contracten met ontwikkelaars. Dat geldt bijvoorbeeld met name bij Westpolder Bolwerk en bij het project Wilderszijde, wat natuurlijk een risico mitigerende werking heeft op de waardering van die projecten, om maar eens een moeilijk woord te

2/10

gebruiken. We hebben verder t.a.v. de grondexploitaties 2 aandachtspunten geformuleerd. Het eerste aandachtspunt heeft betrekking op de onderbouwing van de risico’s. De gemeente identificeert natuurlijk risico’s o.a. in het kader van het weerstandsvermogen, maar in het bijzonder bij de grondexploitaties omdat die risico’s als afslag worden toegepast en bij winstgevende projecten, dus als er bepaalde risico’s optreden binnen een project dan wordt er minder winst genomen om een reservering te houden in het project voor die eventuele risico’s. We zien dat er nog wel meer aandacht kan zijn voor een goede onderbouwing van die risico’s, zeker omdat de omvang bij uw gemeente vrij behoorlijk is. Daar staat een bedrag van € 2,8mln aan risico’s dat op winstgevende projecten is geïdentificeerd. Als die risico’s er niet waren, dan zou dat een effect hebben van € 1,1mln op de winstname en dat betekent dus ook een effect van € 1,1mln aan resultaat in de jaarrekening. Dus daarom vragen we daar specifiek aandacht voor. U kunt het zich voorstellen: wordt er een andere kansinschatting gehanteerd op die specifieke risico’s of wordt de omvang van het risicobedrag anders ingeschat, dan heeft dat meteen resultaateffect. Daarom vragen we daar bijzondere aandacht voor. Dat hebben wij vorig jaar ook gedaan middels ons accountantsverslag. Het tweede punt.

Mevrouw Van Olst: Ik wil er graag iets over vragen als dat mag. Ik had hier een vraag over. Je ziet nu ook als je bijvoorbeeld in het bedrijfsleven kijkt bij de IFRS wetgeving, dat je zo realistisch mogelijk moet aangeven wat de winst is en dat het ook echt wel gevolgen heeft als je dat niet doet. Mijn vraag is eigenlijk: welke gevolgen heeft dit nu als de gemeente hiermee blijft doorgaan? Op zich ben ik er niet op tegen, dat je de risico’s wat hoger inschat, dat je aan de voorzichtige kant gaat zitten, maar welke gevolgen heeft dat nou als dit gewoon zo gehandhaafd blijft? De heer Van Hattem: Wij hebben die risico’s natuurlijk wel beoordeeld, ook de kansinschatting en ook de omvang van die risico’s. Op zich zien we daar geen afwijkingen in. We hebben niet een andere mening dan het college heeft of dan de organisatie heeft over die risico-inschatting. Maar wat we wel vragen is om te kijken: hoe is zo’n kans percentage onderbouwd? Als je een bepaald risico benoemt en er wordt een kans percentage van 50% aan gehangen, dan kan de onderbouwing zijn: het kwartje kan de ene of de andere kant op vallen. Maar eigenlijk willen we net iets meer onderbouwing zien. Waarom kies je nou voor een bepaald percentage? Waar is de omvang van een risico op gebaseerd? Mevrouw Van Olst: Dus als het gewoon goed onderbouwd is, dan is het eigenlijk hetzelfde.

Dan maakt het niet uit voor jullie verklaring op den duur, als het niet aangepast zou worden. De heer Van Hattem: Dat klopt, ja. De heer Van Hattem: Het tweede punt waar we aandacht voor vragen bij de grondexploitaties gaat om de taxaties. In de nota grondbeleid, die door de gemeenteraad is vastgesteld, staat expliciet opgeschreven dat er bij grondaankopen sprake moet zijn van een taxatie ter onderbouwing van de koopprijs. Wij hebben nu gezien bij een aantal grondexploitaties, dat er met redenen omkleed, dat zeg ik er ook meteen bij, bij een aantal transacties taxaties ontbraken. Om die reden hebben we eigenlijk geadviseerd om ook in de nota grondbeleid op te nemen: wat wordt er nu precies onder een taxatie verstaan, moet het echt een taxatie zijn zoals een leek dat zou denken of kan ook een deskundig rapport volstaan of kan misschien in bepaalde situaties, bijvoorbeeld in geval ter voorkoming van onteigeningsprocedures of anderszins, sprake zijn van situaties waarbij geen sprake is van een taxatie. Eigenlijk is dat het advies om in de nota grondbeleid nader te duiden. Dan gaan we naar het volgende onderwerp, de aanbestedingsrechtmatigheid van het naleven van de aanbestedingswet. We zien dat de gemeente daarin grote stappen heeft gezet.

Vorig jaar hadden we nog forse onrechtmatigheden, nu zien we dat die rechtmatigheidsfouten en, ik noem ze even onzekerheden, die in het rechter staatje staan, dat die veel kleiner waren dan in voorgaande jaren. Deze constateringen, die we nu doen, ijlen met name na uit het verleden, dus dat zijn contracten die nog doorlopen in 2020 uit inkoopbeslissingen die in 2019 en eerder zijn gemaakt. Dus procesmatig denk ik dat er goede stappen gezet zijn, maar we hebben nu wel even te maken met het na-ijlen van deze fouten. Ook goed om erbij te zeggen, is dat het allemaal inhuur contracten betreft of in ieder geval grotendeels en dat de gemeente daar inmiddels stappen op heeft ondernomen om dat in de toekomst te voorkomen middels raamcontracten. Dus de verwachting is wel dat deze aanbestedingsfouten volgend jaar bij de controle 2021 nog lager zal zijn. De volgende sheet betreft het sociaal domein. Dat zijn voor u inmiddels bekende onzekerheden. Dat geldt zowel voor de jeugd als voor de WMO. Het gaat hier om zorg die geleverd is door zorgleveranciers en waarbij er geen gecontroleerde productieverantwoordingen zijn aangeleverd, waarop wij in onze controle kunnen steunen. Op het moment dat er een accountantsverklaring bij zo’n productieverantwoording van een zorgleverancier ontbreekt, dan merken we die als onrechtmatig aan.

Dat is eigenlijk het eerste, bovenste bedrag, dat u zowel bij jeugd als bij WMO ziet staan. Voor WMO is dat een kleine € 2,4mln en voor jeugd een kleine € 150.000. Anderzijds is er in het controleprotocol afgesproken, dat er bij productieverantwoordingen onder de € 125.000 geen controleverklaring hoeft te worden aangeleverd, dus daar volgt ook automatisch een onzekerheid uit. Het zijn ook onzekerheden waar het college niet zoveel mee kan en waar we gewoon mee te maken hebben, behalve natuurlijk door het maken van goede afspraken met de zorgleveranciers. In totaal ontstaat hierdoor een onzekerheid van € 4,4mln en die past ruim binnen de tolerantie, die eerder door de heer Kalkman is benoemd, van

3/10

€ 6,6mln. Daarom blijft het buiten de gevarenzone wat betreft de aard van de controleverklaring. Dat wat mij betreft over de hoofdlijn van de bevindingen. Dan hebben we nog twee aandachtspunten mee gekregen vanuit de BAC. Dat betreft ten eerste de besteding in het kader van corona. Deze bestedingen zijn allemaal gemuteerd via de coronareserve, die kunt u ook terug vinden in de jaarrekening, één van de bestemmingsreserves. De grootste baat, die daarop is geboekt is het krediet, dat de raad beschikbaar heeft gesteld voor het dekken van de coronauitgaven. We zien dat daar in 2020 een kleine € 1,7mln van is besteed. Er staat ook een klein aantal andere baten tegenover. We hebben de uitgaven getoetst aan de criteria, die in het collegebesluit en in het directiebesluit rondom de coronareserve zijn benoemd. Dat zijn die 4 criteria, die daar zijn opgesomd. We hebben naar eer en geweten die controle uitgevoerd. De accountantscontrole is toetsen aan de norm en dat betekent ook, dat er een harde en heldere norm moet zijn. Voor een aantal punten, dat hebben we ook in het rapport opgeschreven, was die norm best lastig. Bijvoorbeeld: zijn er geen andere oplossingen? Dat is een moeilijk toetsbare norm, maar we hebben het zo goed als mogelijk getoetst aan deze 4 toetspunten op basis van 3 waarnemingen. Het aantal waarnemingen is bepaald, zoals we dat ook normaal gesproken doen in de controle.

Zo komen we op die 3 waarnemingen. Daarbij hebben we geen afwijkingen geconstateerd t.a.v. deze 4 criteria. De laatste en volgende sheet is het intern inkoopbeleid. We hebben in een eerder stadium met elkaar afgesproken, dat het intern inkoopbeleid geen onderdeel is van een normenkader en daarmee in beginsel geen onderdeel is van de accountantscontrole. Omdat we daar toch graag aandacht voor wilden hebben, hebben we met u afgesproken, dat we daar naast de reguliere controle aandacht voor zouden hebben. Deze controle is voorbereid door verbijzonderde interne controleafdeling van de gemeente. We hebben de facturen getoetst, die we ook volgens de reguliere controle hebben getoetst, alleen dan niet op het intern inkoopbeleid, maar op andere controlepunten. We hebben alleen gekeken naar de facturen, waar een inkoopbeslissing in 2020 aan ten grondslag ligt, dus niet oude inkoopbeslissingen, bijvoorbeeld uit 2019, maar echt inkopen die de grondslag hebben in 2020 zelf. Daarbij resteren 29 inkoopfacturen, waarbij is vast gesteld, dat er bij 2 opdrachten eigenlijk geen documentatie aanwezig was, waarop wij konden toetsen of het interne inkoopbeleid was nageleefd. Dus 2 van de 29.

Bij 3 opdrachten hebben we vast gesteld, dat er eigenlijk een enkelvoudige procedure in de markt is gezet, waarbij naderhand bleek op basis van uitgaven dat bij die crediteur een meervoudige procedure passend was geweest, alleen is het natuurlijk altijd de vraag in welke mate dat aan de voorkant had kunnen worden voorzien. Dus dat zijn de 5 dossiers waarop we afwijkingen hebben geconstateerd. Het is goed om te noemen, dat voor al die opdrachten ook inhuur betrof. Zoals ik al in het verhaal aan het begin heb genoemd, is dat door de organisatie opgepakt, het aspect van inkoop van inhuur. Tot zover onze toelichting. Mocht u nog vragen hebben. De heer Meester, L3B: Ik vond het accountantsverslag interessant om te lezen. Er zaten verschillende interessante punten bij. Wat mij verheugt, is dat er gezegd wordt, dat er een goede samenwerking was met de gemeente. Dat is blijkt niet altijd te kunnen, dus we zijn er heel blij mee dat dat nu wel het geval is. Ik heb even een paar vragen. In de eerste plaats: het college heeft een reactie geschreven op het accountantsrapport. In die reactie worden enkele punten verklaard. Mijn vraag aan de heer Kalkman of de heer Van Hattem is: vindt u dat die verklaringen afdoende zijn? Dan is er ook een bijlage bij, waarin aangegeven is hoe er omgegaan is met de aanbevelingen.

Hoe kijkt u naar die resultaten? Vindt u dat wij daar tevreden over zouden kunnen zijn? Ik moet overigens zeggen, dat het wel uitvoerig is gedaan, dus dat is positief. Dan valt mij op, dat er een afwijking van de begroting is, die aan de lastenkant bijna 5% is. Aan de opbrengstenkant is het zelfs 7%. Dat verbaast me wat, omdat we wel een slotwijziging hebben bijna aan het eind van het jaar, dan zou je toch een nauwkeurige schatting moeten kunnen geven van de einduitkomst. Tenslotte. Er wordt nu voorgesteld om de herstelwerkzaamheden Meerpolder via de exploitatie te laten lopen en niet via de grex. Ik zou eigenlijk wel willen weten waarom dat is. Die vraag is dan in de richting van de wethouder. Maar ik wil ook eigenlijk wel even weten van de accountants, hoe zij daar tegenaan kijken. Dat was het. De heer Kalkman: Ik zal even reageren op de vragen, die de heer Meester stelt over collegereactie. De collegereactie hebben wij ook uiteraard gezien. We hebben er ook kennis van genomen. Wij vinden dat eigenlijk wel een toereikende reactie van het college, waaruit naar onze mening ook blijkt, dat het college onze aanbevelingen serieus neemt. Zo kennen we de gemeente Lansingerland ook. Maar we zien er ook wel een aantal punten in staan, dat het college en de organisatie er ook mee aan de slag gaan. Dat vinden wij wel een sterk en goed punt.

In die zin vinden wij de opvolging, die het college geeft op de aanbevelingen ook wel reëel. Of het ook reëel is, kunnen wij natuurlijk pas vast stellen op het moment dat we hier volgend jaar met elkaar zitten om vast te stellen of de aanbevelingen uiteindelijk opgevolgd zijn en niet meer in ons accountantsverslag een plek hoeven te krijgen. Dat is dan de proef op de pudding (? MJ) wat mij betreft. De vraag over de 5% van de lasten- en 7% van de batenstijging is ook meer

4/10

een vraag voor het college. En de vraag over Meerpolder zou ik graag door de heer Van Hattem willen laten beantwoorden als het college gereageerd heeft. Wethouder Van den Beukel: Het is een vrij technische vraag. Waar ik hoofdlijnen blijf, ga ik ervan uit dat is wat gesouffleerd mag worden door mijn hoofd control. Even op hoofdlijnen mijn antwoord. Meerpolder, daar hebben we een langslepend conflict met ontwikkelaar uiteindelijk beslecht. Dat is gunstig voor de gemeente. De ontwikkelaar was niet van zins, in eerste instantie, te betalen. Wij vonden dat hij onvoldoende werk had geleverd, onvoldoende goed werk had geleverd, dus we hebben alsnog € 7,5ton binnen kunnen halen ter correctie. Conform de nota reserves hebben we dat willen verwerken en is er een bestemmingsreserve gemaakt. Waarom niet via de grex, daar zou een nadere reden, een nadere duiding aan moeten worden gegeven. Daar wil ik me graag laten souffleren. Ik heb het al gevraagd, maar in mijn begrip was het, dat dit de juiste manier is. De afwijking 5% en 7%, ja, dat heeft ermee te maken, dat dit lange administratieve processen zijn, die tijd kosten en niet alleen tijd kosten, maar die bovendien te maken hebben met een zeer volatile vraag. U kunt ook zeggen: een zeer sterk stijgende vraag.

Waardoor, dat weet u, dat hebben we bij de begroting en bij de kadernota en andere plekken aan de hand gehad, waardoor het bij de zomerrapportage, slotwijziging et cetera steeds zich lastig laat voorspellen. Dat doen we zo goed mogelijk, maar het blijkt toch dat je zelfs heel grote en dus onwenselijke, wat mij betreft, afwijkingen als nu constateert, meneer Meester, toch niet kunt voorkomen. Dat even op de hoofdlijn op dit moment. De voorzitter: Dan de grex Meerpolder. De heer Van Hattem: Die vraag is ook gesteld in het kader van de accountantscontrole. De uitkomst daarvan is: de grondexploitatie bestaat natuurlijk uit meerdere deelplannen. In die deelplannen zijn bepaalde kosten en opbrengsten aan gekoppeld. En dit herstelplan valt binnen een deelplan, dat eigenlijk al een aantal jaar geleden afgesloten is. Dus het zou gek zijn om die kosten dan nu nog in het huidige project bij de huidige deelplannen neer te leggen. Dat is volgens mij de reden, dat die in exploitatie is genomen, maar ik kijk ook even naar de heer De Quartel. De heer De Quartel: Niets toe te voegen op de laatste reactie van de heer Van Hattem, want dat is inderdaad de reden geweest. Volgens mij, uit mijn hoofd, is dit deelplan al een jaar of 10 geleden opgeleverd, dus zo lang heeft ook de kwestie voort gesleept. En nog ter aanvulling op het verhaal van de baten- en lastenafwijking.

Het is eigenlijk elk jaar lastig om het goed te doen. Dit jaar was het extra complex door corona. Het rijk die allerlei regelingen terecht verzint, overdraagt. Ik kijk ook even met een schuin oog naar mijn collega de heer Wielaard: het kwam vooral door de TOZO regeling, die wij volgens mij in de begroting netto hadden staan en we dat eigenlijk bruto hadden moeten doen. Het gaat om een bedrag van rond de € 10mln, dus best een aanzienlijk bedrag. Die veroorzaakt vooral dit jaar de afwijking, dus het zou ook echt een incident moeten zijn, dat het dit jaar zo geweest is en gekoppeld aan corona. De heer Wielaard: Wat de heer De Quartel zegt, klopt inderdaad. Door het niet begroten van TOZO hebben we een extra baat en last van € 7mln. Daarnaast is ook de Klapwijkseweg een extra baat van € 1,8mln, die niet begroot was. En we hebben de resultaten uit de grex niet begroot, wat ook een resultaat heeft van € 5,4mln aan extra baten. Per saldo leidt dat inderdaad tot die afwijking, die je nu terug ziet in de jaarrekening. De heer Meester, L3B: Ik vind de verklaring die de heer De Quartel gaf uitstekend. Voor wat betreft de reactie van het college: we wachten inderdaad maar even tot volgend jaar, dat het gecontroleerd is. Bedankt. De heer Ammerlaan, CDA: Goed te horen, wat de heer Meester zegt: een goede samenwerking.

We kennen de accountant al een paar jaar vanwege Hoefweg en Bleiszo, dus het verbaast me niet dat het goed loopt nu. Zo ervaar ik de accountant al een paar jaar. Het verslag ziet er goed uit. De reactie van het college vind ik er ook goed uit zien. Dat betekent dat de afwijking van die € 4,5mln winst, ik kijk er altijd wat praktischer tegen aan. Het is heel lastig om goed te kijken hoe het uit komt. Ik heb liever winst dan verlies. Ik snap dat het niet altijd precies te bekijken is, dus ik heb er geen moeite mee. Ik had één vraagje. Plankosten. Sommige projecten lopen wat langer, grondexploitatieprojecten en dan lopen ook die kosten wat langer. Nu is het tegenwoordig zo, dat de gemaakte uren worden toegekend aan de exploitaties. Ik heb een vraag aan de accountant: is dat niet een gevaar, dat dat een beetje uit de hand kan lopen? Alle uren die gemaakt worden, kunnen doorgeschoven worden naar die projecten. Is dat niet een beetje een valkuil? Vraag aan de accountant.

5/10

De heer Kalkman: Ik weet niet of dat een valkuil is. Het is natuurlijk zo, dat de uren die gemaakt en besteed worden aan grondexploitaties of aan andere onderwerpen, zoals grote investeringsprojecten, die moet je volgens de verslaggevingsregels ook toerekenen aan de projecten. Zo werkt dat in de BBV. In die zin voldoet de gemeente daar aan de eisen, die je zou kunnen stellen. De toets die wij vooral doen is vooral: zijn de kosten, die worden toegerekend aan de grondexploitatie, juist? Zijn ze op basis van de toerekeningssystematiek en tijdschrijvensystemen, zijn ze daaraan ontleend? En het tweede wat wij doen, is dat wij ook naar de grondexploitatie kijken, die naar de toekomst kijken, om daar ook vooral te bepalen of die zogenaamde plankosten, die daarin zitten, of die ook onderbouwd zijn. Dat is vooral bedoeld om daar de scherpte in te krijgen, om ervoor te zorgen, dat het geen vergaarbak wordt van uren, die elders niet verantwoord kunnen worden. Daar wordt zeker door ons op getoetst in onze controle. De heer Ammerlaan: Dat is een reactie, die ik graag wilde horen. Dank u. Mevrouw Van Olst, WIJ: Ik heb niet heel veel vragen meer. Ik wilde in ieder geval aangeven, dat ik erg blij ben met het stuk dat voor ligt. Erg makkelijk leesbaar en volledig. Zo ook de reactie van het college.

Het komt allemaal zeer professioneel over en dat hebben we weleens anders ervaren met voorgangers. Ik heb nog een vraag over voorgangers. Op blz.6 staat over de risico’s voor de jaarrekening: de juistheid en volledigheid van de beginbalans vanuit de 8 rechtsvoorgangers van uw gemeente. Voor zover ik weet waren er 3 rechtsvoorgangers, maar misschien wordt er wel iets anders mee bedoeld. Even kijken wat ik nog meer open had staan. Er wordt ook nog iets gezegd over dat het college de dreigende overschrijdingen wat explicieter onder de aandacht moet brengen van de raad. Daar ben ik het wel mee eens, want we zien nu natuurlijk die enorme overschrijding in het sociaal domein. Nu heb ik niet echt het idee, dat we dat heel erg gemist hebben, maar misschien kunt u daar nog iets op toelichten, hoe u dat dan ziet, hoe ze dat zouden kunnen verbeteren. En in het stuk staat op blz.33 iets over een fraude risicoanalyse, die nog toegevoegd zou worden. Ik heb dat niet kunnen ontdekken bij de stukken. Dat was het. De heer Kalkman: Even de vraag over de 8 rechtsvoorgangers. Heel knap, dat u het eruit gehaald heeft, want al heel veel mensen hebben dit accountantsverslag gelezen en gemaakt, dat zeg ik er ook gelijk bij, en die hebben het er niet uit gehaald.

Die passage hoort hier uiteraard niet thuis, want wij weten natuurlijk heel goed, dat de gemeente Lansingerland is ontstaan uit de gemeente Berkel en Rodenrijs, Bergschenhoek en Bleiswijk. Bovendien is het hier niet meer van toepassing, dus die tekst zullen wij zeker aanpassen. Dank u wel voor deze opmerking. De derde opmerking ging over de fraude risicoanalyse. Wat wij daar over opmerken is dat we die fraude risicoanalyse een belangrijk instrument vinden om ook zicht te krijgen op de fraude risico’s, die de gemeente loopt. Die wordt ook gemaakt. Wat wij ook belangrijk vinden, is dat die fraude risicoanalyse ook in het college, maar ook in de gemeenteraad, bijvoorbeeld in deze auditcommissie, in deze BAC wordt besproken. Dat is wat wij hebben bedoeld met deze opmerking. De tweede opmerking is mij even ontgaan, omdat ik even in de war was van de 8 rechtsvoorgangers. Mevrouw Van Olst: Zal ik hem herhalen dan? Misschien stelde ik hem ook een beetje vaag. U merkt op in het verslag, dat eventueel dreigende overschrijdingen op investeringen meer expliciet onder de aandacht gebracht moet worden van de gemeente raad. Mijn vraag is: wat zijn uw ideeën hierover? De heer Van Hattem: Ik wil er wel iets over zeggen. Er wordt met name bedoeld, dat het van belang is om ook tussentijds de investeringskredieten te monitoren.

Wat je vaak ziet is dat op het moment dat er een overschrijding optreedt, dan zie je dat een investeringskrediet tekort komt. Maar het is ook van belang om tussentijds goed te kijken: wat is de status van een investering ten opzichte van het krediet? Als je bijvoorbeeld 50% van je krediet hebt opgebruikt en je bent pas op 30% van het werk, dan moet je ook tijdig signaleren en ook tijdig aangeven: misschien hebben we aanvullend krediet nodig. Dat is op hoofdlijnen wat daar mee bedoeld wordt. Mevrouw Van Olst: Ik wil graag een verduidelijking vragen aan de heer Twisk, want die heb ik van de week horen praten over de MIP. Is dit dan iets wat daar verder in naar voren komt? Hoe investeringskredieten verlopen? De heer Twisk: Jazeker. Ik heb bij de presentatie over het meerjarig investeringsplan aangegeven dat het investeringskrediet een element is met budgetrecht van de raad. De raad gaat daar uiteindelijk over. We hebben ook aangegeven, dat we de bijstelling van het MIP bij de P&C producten doen, althans, de doorrekeningen. Maar als het gaat om echt nieuwe investeringen, dan doen we dat vooral bij de begroting, tenzij er reden is om een nieuwe investering tussentijds aan de raad voor te leggen, maar dan komt dat vergezeld van een raadsvoorstel waar ook daarin het investeringskrediet is benoemd.

De uitputting van het investeringskrediet, waar de accountant op wijst, dat is wel iets wat wel uit het MIP te halen valt. Als er tussentijds meer uitgaven nodig zijn dan het investeringskrediet, dan zal het college aan de raad om een nieuw investeringskrediet moeten vragen. Dat is dan het moment om te toetsen en om te kijken vanuit de raad of dat wel of niet toegekend wordt. Kunt u daarmee uit de voeten? Mevrouw Van Olst: Ja. De heer Meester: Mag ik daar op reageren? Je krijgt dan dat het signaal pas komt op het moment, dat de overschrijding al heeft plaats gevonden. Ik denk dat het de bedoeling is, dat we niet in een situatie komen, dat het percent is completion. Dat dat gelijk is aan de verstreken tijd en pas als het bij 95 is, dan stopt het ineens. Dan blijft het 95%. Dat zou ik liever niet hebben. De heer

6/10

De Quartel: Ik wil nog wat aanvullen. We hebben de reguliere P&C cyclus, waar straks gewoon uitgebreid wordt gerapporteerd over de voortgang van het MIP. Dus als er geen calamiteiten zijn. Daarnaast hebben we natuurlijk gewoon onze financiële verordening, waarin ook is vast gelegd: stel, dat wij vandaag zouden zien dat we voor een bepaald project een nadere uitrekening naderen van wat het project gaat kosten en er blijkt een miljoen overschrijding te zijn, dan is het college wel verplicht om direct de raad te informeren en eventueel aanvullend krediet aan te vragen. Vanaf bepaalde bedragen gelden dat soort procedures. Er wordt altijd tegemoet gekomen aan het budgetrecht van de raad, niet achteraf, maar juist vooraf. De heer Azzouzi, PvdA: Ik heb geen vraag. Ik wil me gewoon melden, want ik was wat later. Wethouder Van den Beukel: Om de cirkel rond te maken op dit belangrijke onderwerp. Ik vind het belangrijk, want we gaan met publiek geld om, met heel veel publiek geld. Het is belangrijk om de raad dan heel erg goed mee te nemen zonder overigens teveel administratie en papierwerk in de stand van zaken.

Als opvolging van deze analyse opmerking van de accountant, maar ook van onze eigen controle en bevindingen, het ging over control op projecten, als u zich het herinnert, bij de avond over het MIP, gaan we in de zomerrapportage en de slotrapportage vanaf dit jaar ook een overzicht geven van de uitputting van de investeringen. Er wordt dan ook echt expliciet gekeken of er voldoende krediet is. Dat is echt nieuw ten opzichte van voorgaand jaar. Dus daarmee wordt, als het goed is, op een adequate manier dit opgevolgd. De heer Dieleman, CU: Het zal heel kort zijn. Heel veel dank voor al het werk, dat is gedaan. Een helder accountantsverslag en een heldere presentatie nog in deze vergadering. Erg veel dank daarvoor. Ik vind het ook prettig, de manier waarop jullie als onze toch relatief nieuwe accountants jullie rol invullen. Die waardeer ik enorm, dus veel dank. Ik heb op dit moment geen vragen. De heer Van der Stad, D66: Er is niet veel voor ons om op te merken. De resultaten zijn goed, zowel in financiële zin als de ontwikkelingen op de verschillende aandachtspunten en dat is erg positief gezien de corona-ontwikkeling het afgelopen jaar. We hebben enkel een drietal korte opmerkingen dan wel vragen. Goed dat alle inhuur via een centraal gecontracteerde partij nu vergaat. De eerder geconstateerde onrechtmatigheid bij Europese aanbesteding heeft daarmee een oplossing gekregen.

Inzake de plankostenraming in de grondexploitaties, die niet reëel bleken te zijn o.a. door langere looptijden. Wellicht dat de wethouder zich hierover kan uitweiden hoe dit vanaf 2021 en verder wordt opgelost, er wordt immers geen concrete oplossing benoemd in onze stukken. Het derde en laatste punt, wat ons bijzonder stoort, is dat er afgelopen jaar nog steeds niet het toerekeningsbeginsel is toegepast. Dit is een basisvaardigheid. Wij vernemen graag tekst en uitleg. De heer Kalkman: Ik wil eigenlijk zeggen, dat dit vooral vragen voor het college zijn. Wethouder Van den Beukel: Eerst de plankosten. Mijn college Frank ten Have, wethouder Delfland, partner bij Deloitte op het vlak van gebiedsontwikkeling, heeft in zijn slotbeschouwing in een vakblad zich heel kritisch uitgelaten op de ontwikkeling van de laatste 10 jaar, misschien decennia, over de ontwikkeling van plankosten. Dat die zo hoog zijn bij eigenlijk alle gemeenten bij gebiedsontwikkelingen groot of klein. Ik sluit me daar eigenlijk wel bij aan. Ook wij zien natuurlijk grote, hoge plankosten en die hebben veel te maken met de complexiteit van gebiedsontwikkeling in ons goede vaderland.

Die complexiteit is voor een deel onvermijdelijk, maar voor een deel ook wel vermijdbaar en misschien wel het gevolg van de manier waarop we dingen organiseren, van zeer complexe wetgeving en misschien wordt het een beetje beter met de omgevingsweg, ik hoop dat, met zeer complexe belangenafwegingen ook, maar voor een deel ook met de manier waarop we dingen organiseren. Publiek private samenwerking kan met heel veel moeite en plankosten gepaard gaan. Dus dat even in het algemeen als het gaat om plankosten. Dat is een thema, dat terecht de aandacht krijgt. Vervolgens, als ze hoog zijn, is dat nog geen reden om er niet goed grip op te hebben. Dat is dan een thema waar u zich zorgen over maakt, meneer Van der Stad. De oplossing, die volgens mij wordt aangedragen, want ik zie niet dat er een probleem is, ik zie alleen dat de accountant signaleert dat de plankosten toenemen en dat is op zich een terechte observatie. Wat we zien, is dat ze toenemen en dat we ze om die reden nog nadrukkelijker willen gaan monitoren om te voorkomen dat het al te veel gaat oplopen. Het moet geen zelfrijzend bakmeel zijn, die plankosten.

Ik ken onze teams als zeer efficiënt en professioneel, maar niettemin moeten ze er wel zorg voor dragen, dat inderdaad nog net dat extra advies bij wijze van spreken van de jurist op een misschien wel ondergeschikt punt, dat we dat ook een keertje achterwege laten en misschien wel baseren op professional judgement in plaats van op nog een keer een rapportje, om het maar even heel concreet en tastbaar te maken. Om daar goed oog op te houden, staat er dus dat we nadrukkelijker gaan monitoren. Hoe ziet dat eruit? In de organisatie hebben we natuurlijk een team gebiedsopgave. Daar hangen allerlei teams onder. Control speelt daar een rol in. In de rapportages, die

7/10

worden geproduceerd zal nadrukkelijker worden gekeken naar het kopje plankosten en vaker geactualiseerd en nadrukkelijker bevraagd, zo stel ik me dat voor. Zoals ik het zie, is het een goede opvolging, maar ik ben benieuwd naar uw ideeën, of die nog anders of aanvullend zouden zijn. Dat als eerste. De voorzitter: En het toerekeningsbeginsel? Wethouder Van den Beukel: Ik ben even zoekende naar waar dat ook alweer over ging, excuus daarvoor, maar ik heb even niet scherp welke passage u bedoelt. De heer Van der Stad: Dat is ook één van de aandachtspunten. Het gaat over boeken in de juiste periode. Wethouder Van den Beukel: Dan heb ik het weer scherp. De noemer was me even ontschoten. Volgens mij is het een beperkt aantal observaties, waar dat speelt. Elke observatie is er één teveel. We hebben een heel grote organisatie met 500 man, professionals, waar voor een deel ook nieuwe mensen tussen zitten. Waar gehakt wordt, vallen spaanders. Volgens mij valt die met name in die categorie. Ik ben het helemaal met u eens, dat dat een kwestie is van professionaliteit. Het is een basale vaardigheid om dat te doen, maar toch kunnen er soms afwijkingen optreden van de norm, die op zich heel helder is. Dat is mijn beeld van de zaak. Ik denk dat het goed is om daar aandacht voor te hebben en te houden, want dit moet eigenlijk niet gebeuren.

Ik weet niet of ik daarmee onrecht doe aan specifieke casussen die besproken zijn tussen accountant en control, dan zou ik me even moeten laten bijpraten daarover of misschien nog iets in aanvulling willen horen. De heer Van der Stad: Dat is voldoende. De heer Ruijtenberg, GL: Bedankt vooral voor de heel heldere wijze van verslaglegging. Zelfs voor mij als nieuwkomer in deze commissie is het goed leesbaar. Ik heb eigenlijk geen vragen meer, want de voorgangers hebben alle verduidelijkingsvragen, die er eventueel nog waren, al gesteld. Dus dat is voor mij wel makkelijk. Als ik dan toch even mag jeremiëren, dan heeft het voornamelijk iets taalkundigs. Dat is in de reactie van het college op het accountantsverslag. Daar is de aanhef: geachte heer, leden van de raad. Al 102 jaar bestaat een gemeenteraad niet meer uit alleen heren, dus ik zou willen voorstellen om het woord ‘heer’ eruit te halen. Verder heb ik geen toevoegingen. De heer Blonk: Ik vind het wel een heel mooie toevoeging. De heer Azzouzi, PvdA: Wij hebben geen grote opmerkingen. Heel veel opmerkingen kwamen voorgaande jaargangen ook terug. We zien dat het college dat oppakt en daar zijn wij ook blij mee. We maken ons zorgen over de onzekerheden op het gebied van WMO en jeugd, maar dat is een landelijk probleem. We zijn wel blij, dat het college ook bij de kleine aanbieders dat probleem heeft getackeld met enquêtes.

In die zin zijn we blij met deze ontwikkeling. Ik heb wel een vraag aan de wethouder: hoe staat het met de voorbereiding op de verantwoording 2021? In de control cyclus. Dank u wel. Wethouder Van den Beukel: Volgens mij hebben we daar vorig jaar ook over gesproken, tenminste, ik kan me herinneren, dat de accountant het ook ter sprake bracht. Vanaf dat moment, misschien eerder al, is het onder mijn bestuurlijke aandacht gebracht wat dat betreft, dat dit iets is wat eraan zit te komen. Mijn begrip is, dat we dat via met name de functie control, dat we dat in voorbereiding hebben. Dat we daarmee op het juiste pad zitten en ook het juiste tempo om daar volgend jaar op een goede manier invulling aan te geven. Dus dat is even mijn bestuurlijke visie op de zaak. Als er specifieke aandachtspunten zouden optreden, als er specifieke zorgen zouden ontstaan daarbij, een onmogelijkheid van ons om dat statement af te geven, dan zou ik daar de raad natuurlijk over informeren, maar vooralsnog is dit wat mij betreft een kwestie van een vrij overzichtelijke wijziging van wet- en regelgeving, die maakt dat de verhoudingen anders komen te liggen. Dat volgen we op en dat passen we toe. De voorzitter: Dan zijn we rond. Heeft niemand meer een brandende vraag? Zo vaak hebben we niet, dat we de accountant kunnen bevragen. Die zit hier niet maandelijks in de gewone commissie aan tafel.

Ik denk dat de vragen goed beantwoord zijn door de accountants en door de wethouder. De voorzitter: Dan is mijn laatste vraag bij dit onderwerp: moet er nog een advies van de BAC naar de raad? Op 9 juni kan er politiek over gesproken worden, over de jaarrekening. Moet er vanuit deze BAC nog een advies naar de raad? De heer Meester, L3B: Ik zou willen voorstellen om aan de raad voor te stellen om het voor kennisgeving aan te nemen. Met dank, als dat er ook nog bij past. De voorzitter: De griffier maakt er wel een kort briefje van namens de BAC. De heer Meester: Het hangt even van de etiquette af of we dat erbij zetten. De voorzitter: Ik proef bij jullie in ieder geval tevredenheid over het werk van de accountant. Dat hebben jullie ook aangegeven, dus wij zullen dat zeker in het advies mee nemen. Een compliment daarvoor. Ik vind het ook fijn om dat te horen. Ik denk ook, dat de accountant het fijn vindt om te horen, dat wij er zo over denken. Wat dat betreft, wil ik graag dit agendapunt afsluiten. 5. Rondvraag en sluiting

8/10

De voorzitter: Dan de rondvraag. Is er iemand die een rondvraag heeft voor deze vergadering? Dat is niet het geval. De heer Kalkman: Ik heb niet echt een vraag, maar ik wil u wel bedanken voor de mooie woorden, die u aan ons gericht heeft. Ik word er ook een beetje verlegen van. Wij doen gewoon ons werk. Wij proberen ons werk zo goed mogelijk te doen. Als dat u goed bevalt, dan zijn wij natuurlijk ook blij en tevreden. De voorzitter: Ik heb dat gezegd, omdat mijn collegae dat allemaal gezegd hebben over u vanavond. In die zin heb ik dat even verwoord. Het is niet alleen van mij, maar dat is van alle commissieleden, die hier aanwezig zijn vanavond. De voorzitter, om 19.25 uur: Dan zijn we toe aan de sluiting. De volgende vergadering is ergens in november, precies weet ik niet, maar die datum ligt vast. Hartelijk dank voor jullie aanwezigheid. Een aantal van jullie zie ik dadelijk bij de radenbijeenkomst Zoetermeer met Lansingerland om 20.00 uur. Bedankt, goedenavond, het beste met jullie. Tot de volgende keer.

9/10

Verslag opgesteld door Marianne Jansen, Lothassa Secretarie, met behulp van geluidsopname.

10/10